UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas

MANUAL DE ACCESS

UNFV-FIIS

Autor: JORGE FRANCO MEDINA

Manual de Access 2000

MICROSOFT ACCESS 2000

INTRODUCCIÓN.-
Access es un programa de gestión de bases de datos relacionados. Permite manipular
grandes volúmenes de datos mediante objetos con características propias definidos en la
estructura de una base de datos.

BASE DE DATOS.-
Es un conjunto de archivos ordenados de maneras lógicas y relacionadas entre sí. Los
datos que contienen los archivos son independientes de las aplicaciones que el usuario desea
realizar.
Una base de datos puede contener datos de empleados de una empresa, alumnos de
una institución educativa, productos o artículos de un almacén, pacientes de un hospital,
libros de una biblioteca, etc.
Ejemplo:

B.D. FRANCO IMPORT

ARCHIVOS CLIENTES

VENDEDORES FACTURAS

FRANCO IMPORT: Empresa dedicada a la venta de suministros de computo.

COMO INGRESAR AL PROGRAMA:

1.- INICIO \ PROGRAMA \ MICROSOFT ACCESS

2.- INICIO \ EJECUTAR \ escribir MSACCESS.

B.D. En blanco
ASISTENTES
PAQ

ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE

Ing. Jorge Franco Medina 2

Manual de Access 2000

COMO CREAR UNA BASE DE DATOS.-

1.- Abrir el programa
2.- clic en : base de dato en blanco
3.- clic en: Aceptar

2.

3.

4. Seleccionar Carpeta

5. darle un nombre

6. clic

Ing. Jorge Franco Medina 3

Manual de Access 2000

Nota: Cuando se crea una base de datos con Access, es recomendable guardarlo en una
carpeta del disco duro (escritorio, disco C, disco D, etc.). Cuando termine la sesión, cierras
todos los archivos y después Access, y luego lo puedes copiar al disquete.
Para reiniciar las operaciones con la base de datos, copie el archivo del disquete hacia
alguna carpeta del disco duro de la computadora. Esto permitirá trabajar de manera rápida y
evitará la perdida de datos cuando el archivo se dañe por el continuo acceso de
lectura/escritura.

ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS EN ACCESS

Estructura
de la B. D.
de Access

Estructura de la Base de Datos

a) TABLAS.- Son los objetos principales de la Base de Datos, en ellos se encuentran los
datos distribuidos en un conjunto de filas y columnas. Las filas representan a los registros
y las columnas a los campos. Ej.:

TABLA: ARTICULOS.
IDARTICULO DESCRIPCION STOCK PRECIO FECHA_ING R
e
g
A001 MONITORES 100 140 01/10/2001 i
s
t
r
o
s

C a m p o s

Ing. Jorge Franco Medina 4

Manual de Access 2000

b) CONSULTAS.- Son objetos que permiten visualizar el contenido de una o más tablas
relacionadas.

c) FORMULARIOS.- Son Objetos que permiten crear interfases gráficas para actualizar
datos de las tablas.

d) INFORMES.- Son reportes que se generan con datos contenidos en tablas y consultas.
Estas serán visualizadas en formato impreso.

e) PÁGINAS.- Son Objetos similares a los formularios. Permiten crear accesos a datos a
través de páginas Webbs.

f) MACROS.- Son objetos que realizan operaciones automáticas asociadas a un evento

producido por el sistema o el usuario.

g) MODULOS.- Son objetos similares a las macros. En su diseño se emplea código de

lenguaje de programación Visual Basic.

CREACION DE TABLAS.

Para crear una tabla, inicialmente deberá definir los datos que desea almacenar, el tipo
de datos que contendrá los campos y el tamaño de los mismos.
Para crear una tabla haga lo siguiente:

Procedimiento:
(debe estar seleccionado la opción crear una tabla en vista diseño)

1) Seleccionar la opción tabla.

2) Clic en la opción diseño: 2.

1.

3) Empezar a diseñar la Tabla

Ing. Jorge Franco Medina 5

Manual de Access 2000

TABLA ARTICULOS (1era tabla)

tamaño
4
20
Entero Largo
Entero Largo

4) Para guardar la tabla creada se presiona CTRL + W (del teclado)

5) Del menú que sale hacer clic en: Si

6) Darle el nombre de la tabla : ARTICULOS luego Aceptar

7) Si pregunta por Clave Principal decir: NO

TABLA CLIENTES (2da tabla)

NOMBRE DEL CAMPO TIPO TAMAÑO

IDCLIENTE TEXTO 4
APELLIDOS “ 20
NOMBRES “ 20
DIRECCION “ 30
TELEFONO “ 7
RUC “ 11
FOTO OBJETO OLE

Ing. Jorge Franco Medina 6

Manual de Access 2000

TABLA VENDEDORES (3ra tabla)

NOMBRE DEL CAMPO TIPO TAMAÑO

IDVENDEDOR TEXTO 4
APELLIDOS “ 20
NOMBRES “ 20
DIRECCION “ 30
TELEFONO “ 7

TABLA FACTURAS (4ta tabla)

NOMBRE DEL CAMPO TIPO TAMAÑO

IDFACTURA TEXTO 5
IDCLIENTE “ 4
IDVENDEDOR “ 4
FECHA_VTA Fecha/Hora

TABLA DETALLE (5ta tabla)

NOMBRE DEL CAMPO TIPO TAMAÑO

IDFACTURA TEXTO 5
IDARTICULO “ 4
CANTIDAD NUMERICO Entero Largo
PRECIO “ “

INGRESO DE DATOS
1) Abrir la Tabla (doble clic en la tabla deseada o un clic en ella y clic en el botón
ABRIR).
2) Escribir los datos para cada tabla.
3) Al terminar de ingresar los datos; presione del teclado: CTRL + W (guarda y cierra la
tabla)

Ing. Jorge Franco Medina 7

Manual de Access 2000

Ejemplos.

TABLA: ARTICULO
IDARTICULO DESCRIPCION STOCK PRECIO FECHA_ING

A001 IMPRESORAS 100 140 01/10/01

A002 MOUSE 150 10 02/10/01
A003 TECLADO 200 30 03/10/01
A004 DISCO DUROS 100 120 01/10/01
A005 LECTORA CD 140 60 02/10/01

TABLA: CLIENTES
Idcliente Apellidos Nombres Dirección Teléfono Ruc Foto

C001 RUIZ ERIKA Av. Arequipa 202 9906080 10080054861

C002 LOPEZ JORGE Jr. Ilo 331 4255302 24689161910
C003 ALVA JOSE Jr. Ica 820 4255040 52356478911
C004 GOMEZ LUISA Av. Brasil 230 9409290 10050049962
C005 ALVAREZ CARLOS Av. Faucett 430 4582365 86036392114
C006 ROBLES JUAN Av. Benavides 980 9804110 33444622789

TABLA: VENDEDORES
IDVENDEDOR APELLIDOS NOMBRES DIRECCION TELEFONO

V001 SANCHEZ NANCY Av. 28 de Julio 1056 9722515

V002 MEJIA NILTON Av. Canevaro 4723035
V003 DURAND JHON Jr. Arica 230 9807524
V004 VILLAR FRANK Jr. Velarde 630 8903246
V005 MENDOZA NILDA Av. Arenales 850 4753092

Ing. Jorge Franco Medina 8

Manual de Access 2000

TABLA: FACTURAS

IDFACTURA IDCLIENTE IDVENDEDOR FECHA_VTA

F001 C002 V004 05/10/01

F002 C001 V005 06/10/01
F003 C003 V002 06/10/01
F004 C004 V003 07/10/01
F005 C005 V001 07/10/01
F006 C006 V002 08/10/01
F007 C001 V001 08/10/01
F008 C002 V001 08/10/01

TABLA: DETALLE
IDFACTURA IDARTICULO CANTIDAD PRECIO

F001 A001 10 160

F001 A005 5 80
F002 A002 15 15
F003 A004 10 140
F003 A003 10 40
F004 A001 10 160
F005 A002 5 15
F005 A004 5 140
F006 A005 10 80
F007 A002 5 15
F008 A003 10 40
F008 A005 10 80
F008 A002 10 15

Como agregar imágenes en campos de tipo OBJETO OLE

- Para hacer esto, primero abra la tabla CLIENTES.
1) Clic derecho en el campo FOTO, aparece un menú contextual, haga clic en....
2) Insertar Objeto (aparece una ventana, busque la opción: Microsoft ClipGallery)

Ing. Jorge Franco Medina 9

Manual de Access 2000

Tipo de objeto
ACEPTAR
Microsoft Clip Gallery
3)

4) Elegir Categoría (con un clic del mouse)

5) Elegir imagen (con un clic del mouse y aparece un menú grafico)
6) Y clic en la primera opción. (insertar clip)

OJO: esto solo es para el registro de un solo cliente, debes de terminar para todos los clientes

PROPIEDADES DE CAMPOS

Las propiedades de los campos son las características que se definen en el diseño de una
tabla. Estas características son de dos tipos:

PROPIEDADES GENERALES.-
Son características que definen el tamaño, forma de ingreso de los datos, titulo de
campo, restricción de datos mediante reglas de validación, etc.
Ejemplo: Definir las siguientes propiedades de tipo general para el campo FOTO de la
Tabla: CLIENTES.
a) Seleccionar la Tabla: Clientes.
b) Haga clic derecho sobre ella.
c) Escoja vista diseño
d) Clic en el campo: FOTO

CLIENTES – TABLA

FOTO Seleccionar campo

e) Clic en el cuadro de texto de Titulo; de la ficha General y escriba: FOTO DEL

CLIENTE.
f) CTRL + W (para guardar los cambios)

Ing. Jorge Franco Medina 10

Manual de Access 2000

PROPIEDADES DE BÚSQUEDA
Son propiedades que definen los controles desde donde se pueden agregar datos, estos
controles pueden ser cuadros de textos (por defecto), lista de valores y cuadros combinados
cuyos orígenes pueden ser listas creadas por el usuario o campos de otra tabla.
Ejemplo: Definir la propiedad de búsqueda para los campos: Identificación de cliente e
identificación de Vendedor, usando como origen las tablas correspondientes.

- abra en vista diseño la tabla: FACTURAS

Sol.
• Seleccione los campos

• Clic en la ficha: Búsqueda; y defina las propiedades

• CTRL + W

Ing. Jorge Franco Medina 11

Manual de Access 2000

CARACTERES USADOS EN PROPIEDADES DE CAMPOS

Los siguientes caracteres se utilizan para definir propiedades de campos de la tabla en
uso. Los caracteres más usados son:

L Acepta una letra del alfabeto

9 Acepta un dígito numérico.
C Acepta cualquier carácter
0 Acepta dígitos y espacios en blanco
> Fuerza la entrada de caracteres con mayúsculas

< Fuerza la entrada de caracteres con minúsculas

Ejemplo:

Clic aquí

Esto indica que el código de cliente tendrá 4 caracteres: Pero el primero será una letra en
mayúsculas, y los 3 últimos caracteres serán dígitos numéricos.

Ing. Jorge Franco Medina 12

Manual de Access 2000

Idclientes

C001
C002
C003

Haga lo mismo para el campo: APELLIDOS

CLIENTES : TABLA

Idcliente TEXTO
Apellidos TEXTO

GENERAL
20
(20 VECES)
>CCC...

APELLIDOS

FUENTES MEZA

Nota: el espacio en blanco se

cuenta como un carácter

REGLAS DE VALIDACION
Son propiedades de los campos que restringen el ingreso de datos en un campo. Al
infringir la regla de validación, se puede definir un texto que describa la infracción cometida.
Ejemplo:
Abra la tabla: DETALLE, y debe estar en vista Diseño a)ubíquese en el campo CANTIDAD
Ing. Jorge Franco Medina 13
Manual de Access 2000

b) de la pestaña GENERAL, escriba los textos tal como esta en la siguiente figura:

Ahora ingrese un nuevo registro y en el campo CANTIDAD, ingrese un valor de 16 ó

más, observe el resultado.

OPERADORES USADOS EN REGLA DE VALIDACION

> MAYOR AND (Y) ENTRE

< MENOR OR (O) COMO
>= MAYOR O IGUAL NOT (NO)
<= MENOR O IGUAL
<> DISTINTO DE; DIFERENTE

CAMPOS DE CLAVE PRINCIPAL

Los campos de clave principal son aquellos campos que determina el orden de
procesamiento de los registros, permiten realizar búsquedas y establecer relaciones entre las
tablas de la Base de Datos.
Los campos de clave principal no aceptan valores duplicados ni tampoco nulos o
vacíos y generalmente están asociados a campos de identificación del registro.

Ing. Jorge Franco Medina 14

Manual de Access 2000

COMO DEFINIR CLAVE PRINCIPAL

1.- Abrir la tabla en vista diseño.
2.- Clic derecho en el campo que usara como clave principal
3.-
Idcliente

4.- Guardar los cambios: CTRL + W

Crear los campos de clave principal:

TABLA CAMPO

CLIENTES Idcliente
VENDEDORES Idvendedor
FACTURAS Idfactura
ARTICULOS Idarticulos

RELACIONAR TABLAS
Las relaciones entre las tablas, son conexiones que se realizan a través de campos comunes
de las tablas definidos por los campos de clave principal. Para relacionar 2 tablas, al menos
una de ellas debe tener un campo de clave principal.

TIPO DE RELACIONES

a) UNO A UNO.- Se define entre un campo de clave principal de una de las tablas con
el campo de clave principal de la segunda tabla. Además, establece que un registro de
la tabla 1 (uno) puede estar contenido una sola vez en la tabla 2 (dos).

A01 A01
A02 A02
A03 A03

b) UNO A VARIOS.- Se define entre un campo de clave principal y el campo común de

la otra tabla. Además, establece que un registro de la tabla 1 puede estar contenida
varias veces en la tabla 2.

Ing. Jorge Franco Medina 15

Manual de Access 2000

A01 A01
A02 A01
A03 A02
A02

A03
A03

COMO RELACIONAR TABLAS

1) Clic en el botón Relaciones

Aparece una ventanita (mostrar tabla)encima de la ventana Relaciones

2) Agregar las tablas que desea relacionar (en este caso las 5 tablas)
Primero selecciona la tabla a agregar y haz clic en el botón agregar

3) Arrastre el campo de clave principal de una de las tablas hacia el campo de la otra
tabla (de paso trate de colocar las tablas en el orden que se muestra)

Aparece una ventana, y harás lo siguiente:

a) Debes de activar la opción: Exigir integridad referencial
b) Luego haces clic en la opción: Crear.
Observa la figura de abajo:

Ing. Jorge Franco Medina 16

Manual de Access 2000

b)

a)

4) CTRL + W para guardar las relaciones

OJO: Después de hacer esta relación para dos tablas debes de terminar las otras relaciones,
siguiendo los mismos pasos, tal como muestra la siguiente figura:

NOTA: Si al relacionar tablas, se visualizara un cuadro de información indicando que no es

posible establecer relaciones, haga lo sgte:
1. Lea el cuadro y verifique la tabla en que se produjo el error.
2. Minimice la ventana de relaciones.
3. Abra la tabla en donde se produjo el posible error y verifique los datos:
No deben haber registros vacíos, ya que esto infringe la integridad referencial
Los registros de la tabla deben ser los mismos que la otra tabla.
4. Guarde los cambios en la tabla.

Ing. Jorge Franco Medina 17

Manual de Access 2000

5. Maximice la ventana; y Defina la relación nuevamente.

CONSULTAS.-
Son objetos que permiten visualizar los datos contenidos en los registros de uno o más
tablas.
Mediante este proceso de visualización es posible establecer diversos tipos de consulta
tales como consultas de selección, consultas con criterio, consultas con campos calculados,
consultas de creación de tablas, y de eliminación; (además es posible crear consultas
mediante la utilización de …)

Para crear consultas, las tablas de la base de datos deben estar relacionadas.

ALUMNOS.

CODIGO NOMBRE
A001 Juan
A002 Carlos
A003 Ana CODIGO NOMBRE PROM.
A001 Juan 16
A002 Carlos 15
NOTA A003 Ana 17

CODIGO PROM.
A001 16
A002 15
A003 17

I) CONSULTAS DE SELECCIÓN.-

Son aquellas consultas que se generan únicamente seleccionando los campos que desea
mostrar en la consulta.

Ejemplo A:
Crear la consulta DIRECTORIO DE CLIENTES que permite visualizar los siguientes
campos: Identificación de Clientes, Apellidos, Nombres, Dirección, Teléfono.

PROCEDIMIENTO:
1) Clic en el objeto CONSULTAS de la estructura de la BD de Access
2) Clic en el botón Nuevo
3) Clic en Vista diseño
4) Aceptar

Ing. Jorge Franco Medina 18

Manual de Access 2000

5) Seleccionar Tabla (Clientes)

2.

1.

3.

4.

6.

7.
5.

Ing. Jorge Franco Medina 19

Manual de Access 2000

Haga doble clic en cada campo del problema pedido para mostrar en la consulta

8 Ejecute la Consulta !
9 CTRL + W para guardar los cambios

Cuando se desactiva el check no muestra el campo. En el orden puede ser ascendente o

se puede escoger

Nota: + este signo indica que es una tabla relacionada, al hacer clic nos mostrara la otra
tabla relacionada.

Ejemplo B: Crear la consulta COMPRAS POR CLIENTE, que permita visualizar los
siguientes campos: (siga los mismos pasos, pero se usaran varias tablas)

CAMPOS TABLAS
Idclientes FACTURAS
Apellidos CLIENTES
Nombres CLIENTES
Idarticulo DETALLES
Descripción ARTICULOS
Precio DETALLES

Ing. Jorge Franco Medina 20

Manual de Access 2000

Ejemplo C: (tarea para ti)

Crear la consulta VENTAS POR FACTURA, que permita visualizar los siguientes campos:
CAMPOS TABLAS

Idfactura Detalle

Fecha_Vta Factura
Idcliente
Apellidos
Nombres Clientes

Descripción del articulo Articulo

Cantidad Detalle
Precio

II .- CONSULTAS CON CAMPOS CALCULADOS

Son aquellas consultas que incluyen campos definidos por el usuario en los cuales se
emplea una expresión para realizar cálculos con los campos seleccionados

Ejemplo A: Crear la consulta FACTURAS CON SUBTOTALES, que permita mostrar los
campos de la tabla FACTURAS con el valor de venta realizado por cada factura

CAMPOS TABLAS

Idfactura Detalle
Fecha_vta Factura
Idcliente Factura
Descripción Artículos
Cantidad Detalle
Precio Detalle

Ing. Jorge Franco Medina 21

Manual de Access 2000

Subtotal (valor de venta)Campo calculado (DETALLE)

Ojo: en el subtotal hay que escribir la expresión: SUBTOTAL:PRECIO*CANTIDAD

Ejemplo B: Crear la consulta FACTURAS CON SUBTOTALES E IGV, mostrar los

campos de la consulta anterior

CAMPOS TABLAS

Idfactura Detalle
Fecha_vta Factura
Idcliente Factura
Descripción Artículos
Cantidad Detalle
Precio Detalle
Subtotal: Precio*Cantidad Detalle
IGV: Subtotal*0.18

Ejemplo C: Crear la consulta FACTURAS CON TOTALES Y DSCTO DE 10%, con

respecto al subtotal, considerar los campos de la consulta anterior y además
los campos calculados TOTAL y DSCTO.

CAMPOS TABLAS

Idfactura Detalle
Fecha_vta Factura
Idcliente Factura
Descripción Artículos
Cantidad Detalle

Ing. Jorge Franco Medina 22

Manual de Access 2000

Precio Detalle
Subtotal: Precio*Cantidad Detalle
IGV: Subtotal*0.18
DSCTO: Subtotal*0.10
TOTAL: Subtotal+IGV-DSCTO.

III CONSULTAS CON CRITERIOS

Son consultas que permiten visualizar que cumplan una o más condiciones definidos
como criterio para los campos correspondientes. Los operadores que se pueden utilizar en
este tipo de consultas son:

Operadores Relaciones:

> >= =

< <= <>

Operadores Lógicos:

AND (Y)
OR (O)
NOT (NO)

Ejemplo A: Crear la consulta denominada LECTORAS, que permita visualizar los registros
de las ventas realizadas de este artículo. Mostrar los sgts campos: Fecha_Vta, Idfactura,
Descripción, Cantidad, Precio.

CAMPOS TABLAS

Fecha_Vta Facturas
Idfactura Detalle
Descripción artículos
Cantidad Detalle

Ing. Jorge Franco Medina 23

Manual de Access 2000

Precio. Detalle

Nota:
* Reemplaza a varios caracteres
? Reemplaza a un carácter.

Que se debe hacer par abrir una B.D. de Access de otra versión?

1. Crear una nueva B.D.

2. Clic derecho en la estructura.
3. Elegir opción IMPORTAR.
4. Seleccionar B.D. desde donde importar los archivos.
5. Seleccionar todos los objetos de las fichas, tablas, consultas, formularios, etc.
6. Clic Importar

Ejemplo B: Crear la consulta DISCOS DUROS y MOUSE, que permita visualizar los
siguientes campos: Fecha_Vta, Idfactura, Idcliente, Descripción, Cantidad, Precio , Valor de
Venta.

CAMPOS TABLAS

Fecha_Vta Facturas
Idfactura Detalle
Idcliente Factura
Descripción artículos
Cantidad Detalle
Precio Detalle
Valor de Venta: Precio*Cantidad

DI*
MO*

Ing. Jorge Franco Medina 24

Manual de Access 2000

Ejemplo C: Crear la consulta VENTAS DEL DIA 07, que permita visualizar los registros
de las ventas realizadas después de ese día (07 de Octubre). Considerar los
campos: Fecha_Vta, Idfactura, Descripción, Cantidad, Precio del Articulo por
un monto mayor que 500.

CAMPOS TABLAS

Fecha_Vta Facturas
Idfactura Detalle
Descripción artículos
Cantidad Detalle
Precio Detalle

Ejemplo D: Crear la consulta VENTAS DE LA PRIMERA SEMANA, que permita

visualizar las ventas de los primeros 7 días del mes de Octubre para aquellos
artículos cuyo valor de venta sea mayor que 200 (con los campos anteriores).

CAMPOS TABLAS

Fecha_Vta Facturas
Idfactura Detalle
Descripción artículos
Cantidad Detalle
Precio Detalle

Ing. Jorge Franco Medina 25

Manual de Access 2000

FUNCIONES DE FECHA.-
a) FECHA ( ).- Devuelve la fecha del sistema.
b) DIA (fecha).- Devuelve el día de una fecha.
c) MES (fecha).- .- Devuelve el mes de una fecha.
d) AÑO (fecha).- .- Devuelve el año de una fecha.

Ejemplo E: Crear la consulta VENTAS DEL DIA 5 Y 7 , DEL MES DE OCTUBRE,

considerar los siguientes campos: Fecha de venta, Idfactura, Descripción,
Cantidad, Precio. (OBSERVE DETALLADAMENTE EL GRAFICO)

CAMPOS TABLAS

Fecha de venta Facturas

Idfactura Detalle
Descripción Artículo
Cantidad Detalle
Precio. Detalle

Nota: cuando se escriba Día, debe estar acentuada, o en su defecto se puede escribir DAY

IV) CONSULTA DE TOTALES.-

Son aquellas consultas que permiten realizar operaciones de cálculos con datos
agrupados. Para ello se hace uso de las funciones estadísticas de EXCEL tales como: Suma,
Contar, Máximo, Mínimo, Promedio, etc.

Ejemplo A: Crear la consulta TOTALES POR FACTURA, que permita visualizar el total
de ventas hechas por cada factura. El cálculo deberá realizarse con respecto al
valor de venta.

CAMPOS TABLAS

Ing. Jorge Franco Medina 26

Manual de Access 2000

Idfacturas Detalles

1) Activamos la Consulta de tablas y activamos el campo pedido, mirar el grafico

2) Luego hacemos clic en el botón TOTALES (∑) de la barra de iconos , y aparecen

nuevos títulos al costado de la ventana inferior de la ventana de consulta de selección
luego seleccionamos las opciones : agrupar por y suma tal como esta en el grafico:

Ejemplo B: Crear la consulta ARTICULOS VENDIDOS, que permita visualizar el número

de artículos vendidos. Que muestre los campos: Idarticulo, Descripción,
cantidad.

CAMPOS TABLAS

Idarticulo Detalles
Descripción Artículo

FORMULARIOS.-
Los formularios son objetos que permiten crear interfases para actualizar los datos
contenidos en las tablas. Para generar estos objetos también es posible utilizar consultas
previamente elaboradas.

Ing. Jorge Franco Medina 27

Manual de Access 2000

Al igual que otros objetos de la base de datos los formularios pueden ser creados por
distintos métodos, usando asistentes, autoformularios o vistas de diseño.

Ejemplo A: Crear el formulario ACTUALIZAR ARTICULOS, utilizando el modo

autoformulario en columnas.

Procedimiento:
1) Clic en Formulario
2) Clic en Nuevo
2

(3)

BASE DE DATOS - SUMINISTROS

(4)

Seleccione.- AUTOFORMULARIO: EN COLUMNAS.

3) Seleccionar la tabla para el formulario: ARTICULOS

4) Aceptar. (observe el grafico)

Ing. Jorge Franco Medina 28

Manual de Access 2000

NUEVO
PRIMERO
ANTERIOR ULTIMO
SIGUIENTE

BOTONES DE DESPLAZAMIENTO

Nota: En formularios se puede y sirve para modificar los datos

Ejemplo B: Crear el formulario: ACTUALIZAR CLIENTES, utilizando la vista diseño.

Procedimiento.-
1) Clic en Formulario
2) Clic en Nuevo
3) Vista Diseño
4) Tabla: Cliente
5) Aceptar (observe el grafico)

Ing. Jorge Franco Medina 29

Manual de Access 2000

Nota: Debes de modificar el tamaño del formulario con los botones de dirección (tiradores), es igual como
modificar el tamaño de una ventana, para que quede igual como la figura, y a la vez pueda entrar todos los
campos que pide el problema

AGREGAR CAMPOS DE LA LISTA AL FORMULARIO

1) Arrastre el campo sobre el formulario (soltarlo al centro)

ETIQUETA

CONTROLES DE TAMAÑO

BOTON DE DESPLAZAMIENTO
INDEPENDIENTE CUADRO DE TEXO
(PARA MOVER CADA UNO)

2) Arrastre los objetos para dar la alineación deseada.-de tal forma que quede así-

Ing. Jorge Franco Medina 30

Manual de Access 2000

Ojo: si haces clic en el icono vista (que esta al lado izquierdo del icono guardar) de la barra
de diseño de formulario, te darás cuenta que las imágenes no se ven bien, para ello tendrás
que hacer….

COMO ENCUADRAR LA FOTO.

1) Tienes que estar en la vista diseño.
2) Lleva el puntero del Mouse al recuadro de la foto, y haz un clic con el botón derecho,
aparece una menú; clic en la opción propiedades.
3) Clic en la ficha (lengüeta): todas
4) Clic en el cuadro de texto de la opción: modo de cambiar el tamaño, aparecerá un
combo, clic ahí y escoge la opción: ZOOM
5) Cerrar

5)
3)

Ing. Jorge Franco Medina 31

Manual de Access 2000

4)

Si has entendido los pasos como hacerlo, entonces haz el siguiente ejercicio.

Ejemplo C: crear el formulario: ACTUALIZAR VENDEDORES, utilizando la vista diseño.(tu

decides que campos vas a utilizar)

ENCABEZADO Y PIE DE FORMULARIO.-(debes estar en vista diseño)

Son elementos que se definen en la parte superior e inferior del formulario respectivamente.
Permite agregar diversos objetos tales como: Etiquetas, Fecha, imagen, etc.

COMO ACTIVAR EL ENCABEZADO Y PIE DE FORMULARIO.

Recuerda que debes estar en vista diseño,
Nota: utiliza el formulario: ACTUALIZAR CLIENTES

1. Clic en el menú Ver.

2. Luego elegir la opción: Encabezado o pie de formulario.

1)

2)

Ing. Jorge Franco Medina 32

Manual de Access 2000

USO DE LOS CONTROLES DE FORMULARIO.-

USO DE LOS CONTRLES DE FORMULARIO

Son herramientas que permiten agregar diversos objetos en el formulario. Para agregar un
control en el formulario haga lo Sgt.:
1) Seleccionar la herramienta correspondiente al control que desea agregar.
2) Haga clic en el formulario, en el punto en donde agregará el objeto.

Si el asistente para controles se encuentra activado, se mostrara la ventana que permite

definir los parámetros necesarios para el control seleccionado.
haga clic en el botón Etiqueta del cuadro de herramientas y escriba:

FRANCO IMPORT S.A.

Av. Arequipa 4530 – MIRAFLORES

Ing. Jorge Franco Medina 33

Manual de Access 2000

(Observe que son dos líneas de texto, por lo tanto debe usar el botón de etiqueta 2
veces, por que es una ves por línea)

FORMATO DE OBJETO (de los textos escritos)

1) Seleccione el objeto
2) Usar las herramientas de la barra de formato

FORMATO:
Titulo: Arial Black, 14, N, Blanco
Sub-titulo: Arial Black, 10, N, Blanco

FORMATO DE FONDO
1) Clic derecho en la banda encabezado

2) Aparece un menú contextual, vaya a la opción que dice: color de fondo o de relleno, y
haga clic en el color: verde azulado (ver imagen)

Ing. Jorge Franco Medina 34

Manual de Access 2000

FORMATO EFECTO ESPECIAL.-

Para el titulo principal
1) Seleccionar el objeto (el titulo)
2) Haz clic en la comba del botón: Efecto especial de la barra de herramientas Formato
3) Escoge con un clic la opción :Sombreado (mira el grafico de abajo)

2)

1) 3)

INSERTAR IMAGEN.-

NOTA: La imagen que vamos a insertar va a estar en el encabezado del formulario; puede ser
una imagen de cualquier tipo (JPG, BMP, WMF, etc.) pero se supone que es una imagen que
sea el logo de la empresa, en este caso dicha imagen debe estar en su disco duro (en cualquier
carpeta) o en su disco, para ello para jalar la imagen solo debe indicar la ruta, veamos:

1) Clic en el botón IMAGEN

2) Clic en la banda del encabezado del formulario (pero al hacer clic, no sueltes el
Mouse) y arrastra para el tamaño deseado.
3) Te pide que ubiques el directorio, en este caso la imagen del logo de mi empresa esta
en: C:\CLIPART\PHOTOS\TRABAJO\reunion.jpg
4) Luego la imagen lo acomodo para visualizarlo mejor con el ZOOM (anteriormente, ya se
vio como hacerlo)

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El formulario debe quedar igual como está en la imagen de abajo (al menos eso espero)

USO DEL CONTROL FICHA

Permite crear formularios con 2 ó más paginas, pero previamente deberá haber creado un
formulario nuevo.
Para agregar este control, haga clic en el cuadro de herramienta (control ficha).
Ejemplo: vamos a hacer un ejemplo como se utiliza este botón, para ello creamos un
formulario que no necesite de ninguna tabla o consulta, los pasos serian:
1) Crear el formulario
2) Clic en el botón Control Ficha.
3) Luego un clic en la cuadricula del diseñador de formulario (de preferencia en el
primer cuadrante) - ver grafico-

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COMO DEFINIR TITULOS DE LAS FICHAS

Si observamos las lengüetas de las fichas que han aparecido (2 por defecto) dicen: pagina
1 y pagina 2, para cambiar de nombre se hace lo siguiente:
1) Clic derecho con el Mouse en la lengüeta de la ficha, aparece un menú contextual, me
voy a la opción que dice PROPIEDADES.
2) Hago clic en la opción propiedades y aparece una ventana de nombre pagina ubique
el cursor en el cuadro de texto de la opción Nombre (de repente esa opción esta en
video inverso) y escriba el nombre que desee (en mi caso puse un bonito nombre).
3) Después de escribir, solo cierre ese cuadro (ventana: pagina). Vea el grafico:

De esta forma puede cambiar el nombre a todas las lengüetas que tuviera el Control Ficha.

Ejemplo A.- Crear el formulario DATOS DE CLIENTES, utilizando la vista diseño. El

formulario deberá incluir un control ficha de 2 páginas.
En la primera página se incluirán los campos identificación del cliente, apellidos, nombres y
foto del cliente. En la segunda página estarán los campos restantes, además incluir
encabezados de formulario similar al ejercicio anterior.

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Nota: usar la tabla clientes

Pasos:
1) Crear el formulario, utilizando la tabla: CLIENTES
2) Usa el botón: Control Ficha (si no esta activada el icono cuadro de herramientas,
actívalo), y suéltalo en el primer cuadrante del formulario.
3) Si gustas modifica el ancho del formulario y/o de la ficha.
4) Cambia de nombres a las lengüetas de las fichas por: Datos Personales y Mas Datos
(ya se indico como hacerlo anteriormente).

Debe quedar más o menos así

5) Luego agregue los campos, tal como pide el problema, pero hágalo igual cuando
agregaba campos a un formulario, o sea arrastre cada campo de la tabla que esta a la
derecha de control ficha a Datos Personales (Pagina 1), después de hacerlo ordénalo
para que se vea igual que la figura de abajo, ah, no se olvide de encuadrar la foto
(ZOOM o Extender)

Ing. Jorge Franco Medina 38

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6) Ahora ubícate en Mas Datos (pagina 2) y agrega los campos que faltaba tal como pide
el enunciado del problema, una vez hecho eso, ordenas los campos, de tal forma que
quede como la figura de abajo:

Después de haber hecho todo esto puedes agregarle un encabezado igual como en el
formulario anterior, haz un clic en el botón de diseño y podrás verlo como te muestra la
figura de abajo:

Ing. Jorge Franco Medina 39

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En caso no puedas ver la lengüeta de Mas Datos, entonces desplaza el botoncito arriba de la
barra de desplazamiento hasta el extremo superior y veras las lengüetas, entonces ahora si
has clic en la lengüeta Más datos y veras igual como la figura de abajo:

No importa que registro estés viendo, cuando cambias a otro registro, y pasas a otra página
(Datos Personales o Mas Datos) el número de registro se actualiza, prueba para que te des cuenta.
EJEMPLO B .- Crear un formulario: 4 PAGINAS, utilizando la vista diseño. El formulario
deberá incluir un control ficha de 4 páginas.
En la página 1 se incluirán los campos identificación del cliente, apellidos, nombres y foto
del cliente. En la página 2, estarán los campos: dirección, Idcliente y la foto del cliente. En la
página 3 estarán los campos: teléfono, Idcliente y la foto del cliente. En la página 4 estarán
los campos: Numero de RUC, Idcliente y la foto del cliente, ya no incluir encabezados de
formulario similar al ejercicio anterior. Además cada página se llamara: Clientes, dirección,
teléfono y número de RUC, respectivamente, es decir le debe salir igual o parecido como las
figuras de abajo:
Nota: usar la tabla clientes
SOLUCION: Para resolver este ejercicio, solo tiene que hacer lo mismo que en el ejercicio
anterior, pero tendrá que añadir dos páginas más al control ficha, para ello harás lo siguiente:
1. Crear el formulario, pero ahora usa la tabla clientes
2. Clic en el botón Control Ficha.
3. Luego un clic en la cuadricula del diseñador de formulario (de preferencia en el
primer cuadrante) .

Ing. Jorge Franco Medina 40

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4. Una vez que aparece la ficha, lleva el puntero del Mouse sobre ella y haz un clic
derecho, aparecerá un menú contextual y escoge la opción: Insertar pagina, repite
la misma operación otra vez, hasta que veas que la ficha aparezca con 4 paginas.

5. Después que tengas las 4 páginas, haces como tenías dos paginas, es decir ubícate
en cada página y arrastra los campos que te pide el problema.

Nota: De repente cuando arrastres los campos a cada pagina de la ficha, pueda que no
salga el nombre del campo, sino puede salir un mensaje diferente como texto14, o algo
así, para corregir este impase solo ubica el cursor del Mouse en ese mensaje y rescribe el
título correctamente

6. Al finalizar de poner todos los campos en cada pagina, cambia los títulos de las
paginas, dale el formato a cada cuadro de texto de los campos así como a sus
títulos, TAL COMO SALE EN LOS GRAFICOS siguientes:

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Clientes (Pagina 1 )

Dirección (Pagina 2)

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Teléfono (Pagina 3)

Numero de RUC (Pagina 4)

Ing. Jorge Franco Medina 43

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CONTROL: SUBFORMULARIO
Permite agregar una consulta o informe como parte de un formulario.
Veamos como se utiliza este control con un ejemplo:
Ejemplo A: Crear el formulario VENTAS POR CLIENTES, que permite visualizar los
productos vendidos por clientes.
Procedimiento:
1) Crear la Consulta: CONSULTA SUBFORMULARIO, y considerar los sgts campos y
tablas; tal como indica la figura siguiente:

2) Clic en el objeto Formulario (para crear).

3) Clic en el botón Nuevo
4) Seleccione la Tabla: CLIENTE
5) Vista diseño, luego ACEPTAR
Clic en el botón: SUBFORMULARIO del cuadro de herramientas.
6) En el formulario, definir mediante arrastre el tamaño del subformulario.
7) Debe estar activada la opción: Usar tablas y consultas existentes, de no estarlo,
hágalo Ud. De tal forma que este igual como en el grafico:

7)

Ing. Jorge Franco Medina 44

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8) Clic en Siguiente.
9) Clic en el combo de Tablas/consultas, buscar y seleccionar: Consulta Subformulario.
10) Un clic en el botón >>
11) Siguiente
12) Siguiente
13) Finalizar

9)

10)

13)

12)
13)

(clic en vista)
Observe el resultado

INFORMES.-

Los informes son objetos que permiten visualizar en formato impreso los datos
contenidos en Tablas y Consultas. El diseño de un informe se realiza de manera similar al
diseño de un Formulario

Ing. Jorge Franco Medina 45

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Ejemplo A.- Crear un informe denominado: DIRECTORIO DE CLIENTES, que permita

visualizar en el reporte los siguientes campos: Idclientes, Apellidos y Nombres,
Dirección, Teléfono y Foto del Cliente.

Procedimiento:

1. Clic en la opción Informes.

2. Clic en Nuevo
3. Clic en Vista Diseño
4. Clic en el combo de: elija la tabla o la consulta, y escoja la Tabla Clientes.
5. Clic en Aceptar.

2)

1)

3)

4)

5)

Aparece una hoja parecida a como si estuviéramos haciendo un formulario, modifica

el tamaño del informe a 15 cm.

Después arrastre los campos que pide el problema a la banda detalle y borre solo los
títulos,

Ing. Jorge Franco Medina 46

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Y por ultimo agregue los objetos necesarios al informe tales como: el logo de la
empresa, imágenes, etc. De tal forma que quede como muestra el grafico:

NOTA: cuando visualices el informe (vista previa antes de imprimir) de repente sale
ordenado por un campo diferente al que tú quieres, para ello haz lo siguiente:
a) en un lugar vació de la banda detalle, un clic con el botón derecho, y aparece un menú
contextual, haz un clic donde dice: ordenar y agrupar (ver grafico)

Ing. Jorge Franco Medina 47

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c) Aparece una ventana pequeña, haz clic en el combo que dice: Campo/expresión,
escoge el campo que desees (en este caso IDCLIENTE ) y luego vete al siguiente
combo de Orden y escoge la Opción Ascendente, luego cierra la ventana (ver grafico)

d) De nuevo haz clic en vista previa y observa.

PAGINAS

Las páginas son objetos que permiten crear aplicaciones de acceso a datos de una tabla en
una base de datos.
Las páginas tienen el formato HTML, y se pueden abrir desde el navegador: Internet
Explorer

El diseño de una página es similar a la de un Formulario o al de un Informe

Ejemplo A: Crear una pagina de acceso a datos utilizando la tabla: ARTÍCULOS.

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Procedimiento:
1. Un clic para seleccionar el objeto Páginas.
2. Clic en la opción: Nuevo.
3. Clic en el combo de: Elija la tabla o consulta y seleccione la tabla ARTÍCULOS.
4. Clic en Vista Diseño.
5. Clic en Aceptar

Ver el grafico siguiente:

2)

3)

1)

4)

5)

Al seguir con todas estas indicaciones aparecerá una ventana como muestra el grafico:

Ing. Jorge Franco Medina 49

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7. Después arrastre los iconos que representa a los campos de la tabla Articulo hacia
la cuadricula de la banda Detalles. De tal forma que quede como el grafico.

AGREGAR OBJETOS.-

Vamos a ponerle un texto desplazante (marquesina), para ello haga lo siguiente:

a) En la barra de controles(cuadro de herramientas) haga un clic en texto desplazante.
b) Después un clic en algún lugar de la cuadricula para soltar la marquesina.
c) Clic dentro del rectángulo de la marquesina y escriba un nuevo texto: Acceso a
Productos Periféricos. que será nuestro texto desplazante.

Depende de Ud. cambiar los formatos a los textos, a la página, a los títulos, etc.

Nota: donde dice: “Haga clic y escriba el texto de titulo”, pues dele un clic y escriba:
“Franco Import S. A:”

FONDO .-

a) Un clic en el menú formato

b) Clic en: Tema, y escoger una (pintura sumi)
c) Aceptar.

Ing. Jorge Franco Medina 50

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De tal forma que la página quede igual (o parecido) al grafico:

Ahora haz un clic en el botón: Vista y observa el resultado.

Inclusive puedes insertar un gif animado. Pruébalo

MACROS .-

Los macros son opciones programadas que realizan diversas tareas con los objetos de
las bases de datos. Los Macros se asocian a eventos activados por el usuario. Por ejemplo, al
hacer clic con el mouse.
Ejemplo.- Desarrollar una aplicación de tipo Panel de Control que permita manipular los
objetos de la Base de Datos. La aplicación deberá permitir el acceso a los objetos mediante
botones de comando.

Procedimiento:
a) Abrir un nuevo formulario (sin tabla) y modifica el tamaño al que tu deseas.
b) Asegurase que el botón para asistente de controles este desactivado.
c) Clic en el botón de comando y llevarlo al formulario, unas 6 veces (hacerlo igual
como esta en el grafico,).

Ing. Jorge Franco Medina 51

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Como agregar imagen

Para que nuestro formulario se vea más presentable, hacer lo siguiente:

1) Clic en el botón imagen del cuadro de herramienta.

2) Arrastrarlo al formulario y definir el tamaño.
3) Selecciona la imagen en la carpeta donde se encuentra, (Ej.: C:\imagen\ruinas.jpg)
También le pones un encabezado. Todo debe salirte igual como el grafico siguiente:

b) el botón no
esta activado

1)

c)

Ahora cambie los nombres de los botones de comando, tal como se muestra la figura
siguiente:

Ing. Jorge Franco Medina 52

Manual de Access 2000

Si observa el grafico los botones de comando tienen un nombre diferente, para hacer
eso basta que hagas un clic en el botón y luego le escribas el nombre (como se vio
anteriormente), haces así para c/u de los botones, y además le agregas 2 etiquetas con el
botón que corresponde del cuadro de herramientas.

Acciones que deben realizar los objetos .-

Tabla de Macros
OBJETO NOMBRE
ACCION VISTA
FORMULARIO
(botón comando)
Clientes Abrir un Formulario 4 Páginas Formulario
Vendedores “ “ “ Actualizar Vendedores Formulario
Facturas “ “ “ Ventas X Clientes Formulario
Artículos “ “ “ Actualizar Artículos Formulario
INFORME
CLIENTE Abrir Informe Vista Preliminar
Directorio de Cliente
CALCULADORA Ejecutar Aplicación Línea de Comando C:\Windows\system32\Calc.exe

CREACION DE MACROS
Vamos a crear macros para cada uno de los botones de comando (ficha, vendedores,
facturas, etc.) del formulario, pero indicaremos los pasos solo para uno de ellos y a los otros
cinco (el resto) lo hace Ud.
Procedimiento:
1) Clic derecho en el objeto (botón Ficha) al cual asociara la macro, sale un menú
contextual.

Ing. Jorge Franco Medina 53

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2) Clic en la opción Generar Evento, y aparecerá una ventanita, escoja la opción:

Generador de macros. (ver grafico)

3) Aceptar.
4) Escriba el nombre de la macro, por ejemplo: Abrir Ficha. Aceptar
5) aparecerá una ventana (Abrir Ficha: Macro), haga clic en el combo de la opción:
Accion; y escoja: AbrirFormulario.
6) En la parte de debajo de esta ventana, dice Argumentos de Acción, haga clic en el
cuadro de texto de Nombre del Formulario, aparecerá un combo, haga clic en él; y
escoja el formulario: 4 paginas (con ese nombre se grabó).
7) Y en Vista debe estar en Formulario, de no ser así cambiarlo.
Observe el grafico:

8) Grabarlo: CTRL + W.
9) Si, luego cierre esa ventana, y
10) Ejecutar el formulario.
Con ayuda de los datos que están en la tabla de macros. Termine de hacer los otros 5 macros.

Ing. Jorge Franco Medina 54