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L México 2002
Introducción:
El Plan de Administración del Proyecto provee información de cómo el proyecto debe ser ejecutado,
monitoreado, controlado y cerrado. El plan de administración es un resumen de los planes subsidiarios
y otros componentes.
El Plan de Administración del Proyecto provee de reglas y guías que deben ser observadas por todos
los participantes del proyecto para asegurar el éxito del mismo.
Metodología:
ASAP es la metodología propuesta para llevar a cabo la implementación del proyecto. La metodología
de implementación ASAP es una metodología orientada a entregables y por etapas que racionaliza los
proyectos de implementación, minimiza el riesgo y reduce el costo total de implementación. ASAP
toma un enfoque disciplinado para la administración de proyectos, la administración del cambio, la
administración de soluciones y cualquier otra disciplina aplicada a la implementación de soluciones
SAP. La metodología apoya a los equipos del proyecto con formatos, herramientas, cuestionarios y
listas de verificación, incluye guías y aceleradores.
1. Preparación.
En la etapa de preparación del proyecto, el equipo de proyecto define los objetivos del proyecto, el
alcance, el plan de proyecto. Se asegura el soporte de la alta dirección y se desarrollan y acuerdan
los estándares del proyecto. La estrategia de implementación es definida y aprobada. Al mismo
tiempo los procedimientos, estándares, la organización y el organigrama son concluidos. Roles y
responsabilidades y todas las actividades de inicialización son documentados en la estrategia del
proyecto.
2. Planos de Negocio.
Durante la fase de planos de negocio, los diseños funcionales y técnicos son documentados en un
diagrama de negocio. Guiados por expertos de soluciones CRM (consultores) una serie de talleres
estructurados son planeados y conducidos para alcanzar un diseño de solución deseada “to-be”.
Todos los requerimientos funcionales y técnicos, pendientes y brechas del proyecto son
documentados.
3. Realización.
En la fase de realización, el sistema CRM es configurado y probado en una serie de ciclos.
Inicialmente la configuración base, la cual representa los procesos fundamentales de la
organización son ejecutados, probados y confirmados. Estos son seguidos por una serie de ciclos
de configuraciones y desarrollos, hasta implementar todas las soluciones. La configuración es
documentada y todos los desarrollos, interfaces, programas de conversión y reportes son
construidos y documentados. Por último los sistemas de producción son instalados.
4. Preparación Final.
Dentro de la fase de preparación final, todos los sistemas se garantizan que funcionen
correctamente siguiendo las pruebas de integración aprobadas. Técnicamente todos los pendientes
de integración son resueltos. Planes detallados de transición y de arranque son desarrollados. La
estructura de soporte de la organización es establecida. El sistema productivo es montado con los
transportes e información del cliente. Al final de esta fase, el sistema productivo es arrancado y las
operaciones de la organización inician en el nuevo ambiente.
Flujos de Trabajo.
La metodología ASAP es estructurada alrededor de flujos de trabajo claves. Por cada flujo de trabajo la
metodología lista una serie de entregables que tienen que ser producidos en cada fase. Cada fase
tendrá los siguientes flujos de trabajo:
Las actividades y entregables del proyecto Plataforma tecnológica única por la etapa y cada una de
sus fases han sido representadas en estructura de jerarquías de trabajo (WBS), lo que permitirá dar
seguimiento a las mismas durante el transcurso del proyecto. Favor de referirse a la carpeta de
Planeación del Proyecto en la sección “Plan Detallado del Proyecto” para mayor información
sobre el detalle del mismo.
Planes:
Los planes de administración subsecuentes son desarrollados por cada área de conocimiento y
proveen de los fundamentos para soportar las aplicaciones consistentes de una práctica de
administración de proyecto:
Una administración de control de cambios es un proceso clave dentro de una administración integral
que se enfoca a asegurar que las solicitudes de cambio, ya sea que sean aprobadas o no, se
encuentren debidamente documentadas, procesadas y contraladas.
Para mayor información referirse a la carpeta de Preparación del Proyecto en la sección “Estrategia de
Control de Cambios y Gobierno de Proyectos”.
Administración de Pendientes.
La administración de pendientes es clave para el éxito del proyecto. Los pendientes y problemas son
las barreras que restringen que los objetivos de un proyecto sean alcanzados. En muchos proyectos las
personas se resisten a levantar pendientes y problemas, se preocupan de cómo levantarlos y cuáles
podrían ser las consecuencias, por lo tanto no las levantan conforme se presentan. Un buen gerente de
proyecto, debe buscar precisamente lo contrario. Un pendiente reconocido a tiempo puede ser
administrado más eficientemente, pendientes o problemas descubiertos más adelante en el proceso, se
convierten en problemas más grandes y requieren de mayor esfuerzo para resolverse. Pendientes y
problemas deben ser administrados tempranamente y en la mayoría de los casos, esto previene de que
los pendientes y problemas sean factores que restrinjan el éxito de los entregables del proyecto.
Para mayor información referirse a la carpeta de Preparación del Proyecto en la sección “Estrategia de
Control de Cambios y Gobierno de Proyectos”.
Para mayor información referirse a la carpeta de Administración del Proyecto en la sección “Esquema
para el Control de Calidad”.
Para mayor información referirse a la carpeta de Administración del Proyecto en la sección “Planes y
Políticas Oficiales de Comunicación del Proyecto”.
En su definición más amplia, un riesgo representa el peligro planteado por potenciales interrupciones
para la habilidad de SAP de alcanzar los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende en parte
de tener un entendimiento claro de los riesgos que enfrenta la organización.
Para mayor información referirse a la carpeta de Administración del Proyecto en la sección “Plan de
Gestión de Riesgos del Proyecto”.
Firmas
Móises Aguilar
31-10-2011
Gerente de Proyecto Advanced