Análisis costo beneficio

Propuestas:

1. Mejora el proceso manual de Expediente

2. Digitalizar el Expediente con un escáner
3. Digitalizar el Expediente utilizando archivos de Word
4. Comprar un sistema de información general
5. Conseguir un software de código libre para adaptarlo
6. Programar un software a la medida

Ventajas y desventajas:

Para la primera opción tenemos un ahorro casi total si se pone empeño y exigencia a la hora
de almacenar los Expedientes. Comprando un archivero de cajones con división para cada letra
en orden alfabético podría ser más que suficiente, y uno más para el archivo muerto. Se deben
hacer inspecciones periódicas para actualizar datos u eliminar Expedientes, se recomendaría
designar a un empleado solo para que esté a cargo de todos los movimientos y procesos que
ser van a requerir. El costo monetario sería de aproximadamente de 8 mil pesos ($8,000) para
la compra de archiveros, además del sueldo u aumento a la persona que se va a encargar de
administrar, un aproximado de 4 mil pesos ($4,000) mensuales.

Para digitalizar por medio de un escáner se puede tener un poco más de control tal vez por un
gasto menor que la anterior opción, aunque de igual forma se requiere tener a una persona
que se encargue de hacer todo el proceso de escanear los documentos generados a mano,
ponerles un nombre y posicionarlos en la carpeta correspondiente. Un problema sería a la
hora de querer editar un documento se tiene que realizar el proceso de volver a llenar la hoja,
volver a escanearlo y reemplazarlo en la carpeta. De igual forma se deben de hacer chequeos
periódicos para actualizar datos y eliminar Expedientes. Una impresora con escáner tiene un
valor aproximado de 5 mil pesos ($5,000) y el sueldo de la persona encargada de 4 mil pesos
mensuales ($4,000).

Para migrar el Expediente a Word es exactamente la misma situación que la anterior, la

diferencia sería que no se tiene que gastar en una impresora para guardar el documento y se
tiene la ventaja de poder editar de forma digital cualquier documento. Solamente se tendría
que contemplar el sueldo de la persona que se encargará de todos los procesos del
Expediente. Un total de 4 mil pesos ($4,000) al mes.

La siguiente opción consta de comprar un sistema general de información. Puede parecer la

más sencilla, ya que se tendría el software instalado y funcionado en poco tiempo, además de
tal vez no requerir a una persona extra para que haga las revisiones y eliminación de
Expedientes. La desventaja es que al ser general no todas las opciones pueden ser las que se
requieren en la institución, obteniendo un servicio incompleto que nos podría generar más
problemas que beneficios. Normalmente una licencia de uso de un software va de los 500 a mil
pesos ($500 o $1,000) mensuales. Podría ser más barato que las opciones anteriores pero no
nos brinda todo lo necesario.

El software de libre sería una opción prácticamente gratuita de conseguir y con la ventaja de
poder modificar el código para adaptarlo a nuestras necesidades. Se incluyen los beneficios de
la opción anterior. La cosa puede dificultarse cuando e quiera adaptar el software, ya que al
ser creado por otra persona, va a ser algo complicado entender la lógica que utilizó, el
paradigma que siguió y el lenguaje de programación que utilizó. Teniendo que buscar a una
persona que conozca del tema para que pueda modificar y adaptar a lo requerido. El adaptar
un software puede ser algo costoso incluso siendo más conveniente realizar uno a la medida
para que el producto termine exactamente como lo necesitamos. Se puede llegar a pagar a un
programador hasta 30 mil ($30,000) pesos por modificar un software.

Y por último, la opción que se considera más viable es la de programar a la medida un sistema
desde cero. Debido a que tal vez la inversión sea un poco elevada en un principio, el software
va a estar diseñado específicamente para lo que se necesita. Se puede omitir el uso de un
empleado en especial que se encargue del expediente, ya que se ordenará, actualizará y
borrará la información por sí mismo .No se tendrá el problema de modificar algo para
adaptarlo a tu negocio y te servirá por una buena cantidad de años. Aproximadamente se
valúa el desarrollo de un software en 50 mil (50,000) pesos, dependiendo de los
requerimientos.