SISTEMA ERP

Son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de

negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa,
básicamente es una arquitectura de software para empresas que facilita e integra la
información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos
de una empresa. En la mayoría de los negocios online, esto hace referencia a todo el
tema de la facturación, gestión de pedidos y envíos, así como datos de los clientes, del
personal, distribuidores y otros. Actualmente, un ERP se ha convertido en un aspecto
fundamental en la elaboración y gestión de una estrategia empresarial.

FORTALEZAS ERP
-La base de datos de un ERP es prácticamente uno de los puntos más
importantes. Esto debido a que en la base de datos se encontrará almacenada
toda la información de las operaciones que se ejecutan día a día en la compañía.
Los ERP sectoriales cuentan con una base de datos que les brinda
seguridad para que terceros no tengan acceso a la información. En el mismo
orden de ideas, esta base de datos permite que sean accesibles de forma rápida
y sin ningún tipo de retardos.
-Otorga un alto desempeño y conocimiento sobre el sector al cual va dirigido
el ERP, brindando estabilidad en los procesos de la empresa al cual va dirigido
ya que realiza una gran integración entre ellos.
-Podemos agrupar las fortalezas de las soluciones ERP en: su capacidad de
organización, su necesidad de definición de procesos de negocio que ordenan
la gestión, ser facilitadores de información, su capacidad de análisis y reporting
que facilita la toma de decisiones estratégicas, y por supuesto el resguardo y
seguridad en la gestión de un activo tan valioso como la información. Ahora bien,
todas estas cuestiones pueden verse flaquear, si no consideramos en el análisis,
la flexibilidad de la solución para adaptarse a las particularidades del negocio, su
facilidad de uso y amigabilidad, la calidad del servicio de soporte post venta que
ofrece el proveedor; la profundidad de la capacitación brindada al cliente en el
uso de la solución, y la actualización tecnológica y funcional a la que se
compromete el proveedor de la solución como parte del servicio que nos
garantiza que la compañía estará siempre al día en la capacidad de su ERP para
responder a los cambios legales e impositivos que impone el entorno.

COMO VA AYUDAR A MEJORAR LAS ACTIVIDADES DE LA

EMPRESA
En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en
las estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las
empresas realizan sus procesos. Los sistemas de información permiten a las
compañías lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando
actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía,
o también mediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios,
ampliando el alcance de las industrias.
Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya
sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la
misma pueda presentar.
El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para
modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas,
comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de
todos los recursos de la empresa

¿Cuáles son realmente los objetivos de contar con un sistema de estos en mi

organización?

-Optimización de los procesos empresariales.

-Acceso a la información.
-Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
-Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
Las características destacables de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada.
Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y
comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos
para alinearlos con los del sistema ERP.

ÁREA DE LOGISTICA
Va a permitir controlar las áreas relacionadas con el stock del cliente así como ofrecerle
servicios de valor añadido, por ejemplo permitir vía Internet que los clientes consulten
sus stock, entradas, salidas, descarguen sus documentos y sus facturas, etc…
Gestión completa de las necesidades de almacenamiento, facturación automática de
ocupación almacén, tiempo y servicios de un operador logístico.
Recepción y Envíos de Mercancías.
Gestión de Ubicaciones Almacén.
Números de Serie-Lotes.
Control de Fechas de Caducidad
Gestión de Artículos ADR.
Movimientos FEFO, FIFO y LIFO.
Picking Almacén.
Visualización gráfica de la ocupación del suelo, cámaras frigo, estanterías, silos etc.
Preparación de pedidos.
Histórico de Movimientos.
Gestión de incidencias y Control de Calidad.
Facturación automática y personalizada a clientes por los distintos conceptos:
ocupación, periodo de tiempo, manipulación de mercancía, tipo de producto.
Contabilización Automatizada.
Integración Cliente-Operador Logístico vía Internet.
Acceso seguro del cliente al control de su stock, movimientos, etc.

ÁREA DE COMPRAS
El área de compras de cualquier empresa requiere de un control y un seguimiento que
se vuelve más complejo a medida que crece la organización. En este sentido, lo que en
una microempresa, como un comercio local, puede llevarse a cabo en ocasiones de
forma manual o a través de un software, en una empresa de mayor tamaño el circuito
de compras se vuelve más complicado.
Para hacer más eficaz la gestión de las compras, salvando la medida de la distancia, es
imprescindible contar con un online que nos permita gestionar los partes de compra,
pedidos y facturas de los diferentes departamentos, evitando las duplicidades,
reduciendo al mínimo los gastos sin contabilizar y unificando las tareas en una única
área de gestión.
Veamos tres aspectos fundamentales para ver cómo puede ayudarnos un ERP en el
área de compras.
Gestión de pedidos. En las empresas, los diferentes departamentos formulan
peticiones de compra de forma habitual, especialmente en aquellos comercios que se
nutren de múltiples proveedores. Estas peticiones deben ser validadas correctamente,
evaluar los proveedores, efectuar la compra, gestionarse la recepción, cumplir los
controles de calidad y distribuirlos en los diferentes almacenes con capacidad suficiente
en el momento de la compra.
Un ERP online nos permite llevar una gestión ordenada, facilitando la comunicación
entre el Departamento de Compras, el área de calidad y el almacén para que la
información fluya de manera diaria.
Gestión de facturas de compra. Otro aspecto importante es la recepción de las
facturas, albaranes y todo tipo de documentación relacionada con las compras. Si esto
se hace de forma aislada, es fácil que la documentación fiscal y comercial llegue a
perderse o esté dispersa en diferentes departamentos. Unificándolo todo en el entorno
online, se logra una mayor eficiencia en la gestión de las facturas recibidas.
No sólo por el hecho de que se evita la pérdida de información. A través de un ERP en
la nube, podemos obtener estadísticas de compras para conocer la situación y que la
gerencia pueda contar con información detallada entrando en el programa online.
Gestión de la contabilidad. Una vez que se han efectuado todos los trámites en el área
logística y de compras, la documentación pasa a contabilidad, que tiene una relación
muy importante con el Departamento Comercial. Algunas de esas adquisiciones podrán
desgravarse, para lo cual es imprescindible que todo el proceso anterior se haya
desarrollado correctamente para que contabilidad pueda llevar las cuentas al día.
Cabe destacar por último que el ERP puede ayudar también en el área financiera o de
tesorería, con el que también el Departamento Comercial debe mantener una
comunicación directa y constante en el entorno online.

SISTEMA ERP ÁREA VENTAS

Parte fundamental de una empresa radica en las ventas. Las organizaciones utilizan un
sinfín de recursos para estimular al cliente potencial para que compre. El módulo de
ventas del Sistema ERP debe de ser para tu empresa una herramienta indispensable
para conseguir mejores resultados en el proceso comercial.
CLIENTES Esta opción permite el registro de los Clientes con sus datos más
importantes, tales como: Nombre ó Razón Social, Dirección, Distrito ó Ciudad, RUC,
Teléfono, Fax, etc. Podemos asignar un Vendedor específico a un Cliente, así como
también una Línea de Crédito.
SALIDA DE VENTAS La opción de Despacho/Facturación nos permite generar la
Guía de Remisión para su salida de Almacén. En dicha Guía de Remisión
especificamos si se despacha total o parcialmente, en caso de despacho total el
sistema asume que todos los ítems de la Orden de Pedido se van a despachar, en
caso contrario el usuario puede asignar la cantidad a despachar por cada producto.
Luego, se pueden generar los Documentos de Venta en base a una o varias Guías de
Remisión. Las Guías de Remisión afectan al Almacén y los Documentos de Venta
afectan a la Cuenta Corriente del Cliente.
COBRANZAS Esta opción nos permite generar un Informe de Cobranza, es decir
tener una relación de los documentos (Facturas, Boletas, Letras, Anticipos, etc) con su
cobranza respectiva, afectando la Cuenta Corriente del Cliente. En el Informe de
Cobranza detallamos la forma de pago (efectivo, cheque, etc.), Banco, Nº de Cheque,
Fecha del Cheque, Fecha de Pago, Importe, etc.

ÁREA TESORERÍA
Descripción Este módulo nos permite llevar un control de las operaciones financieras
de la empresa, con la finalidad de obtener información oportuna para la Gerencia. Este
módulo nos permite registra los movimiento Bancarios, de tal manera que podamos
obtener inmediatamente nuestros estados de cuenta. Hay operaciones que afectan al
Libro Banco, tales como el Pago a Proveedores si es con cheque, Apertura de Caja
Chica y Entregas a Rendir. También nos permite conciliar nuestras operaciones
Bancarias con el estado de Cuenta del Banco.
PAGOS
Esta opción nos permite cancelar o amortizar la deuda de un Proveedor, para ello
seleccionamos los documentos y luego indicamos la forma de pago. En caso que la
forma de pago es con Cheque el sistema le solicitará el Banco, Nº de Cheque, Fecha
del Cheque, Importe. Afectando a Libro Bancos y su Cuenta Corriente. Para el caso de
forma de pago Caja Chica el sistema nos solicitará el Nº de Caja Chica, afectando al
movimiento de la Caja Chica seleccionada y su Cuenta Corriente.
CAJA CHICA
El inicio de toda Caja Chica lo podemos realizar con la opción de Apertura de Caja
Chica, el sistema nos permite apertura varias cajas por Area de tal manera que podamos
controlar los gastos por área. En caso que la apertura es con Cheque el sistema le
pedirá el Banco, Nº de Cuenta, Nº de Cheque, etc. generando un movimiento en Bancos.
Para la apertura de una Caja Chica se debe cerrar previamente la Caja Chica anterior.
RESUMEN DE PAGOS
Esta opción nos permite visualizar un resumen de todos los pagos efectuados en un
periodo determinado.