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CRIANÇAS
Após um estudo profundo, feito pela equipe de profissionais da APEC em parceria com
Instituições Tecno Profissional, ligada a uma necessidade de obtenção de conhecimento
por parte da população, distribuídas pelas Províncias do nosso Pais, nasce o Projecto
Transferência de Conhecimento assente no pressuposto de que a empregabilidade, está
relacionada a qualquer modalidade de trabalho, seja na montagem do próprio negócio ou
em prestação de serviços para uma pequena ou grande empresa. Para desenvolver a
empregabilidade, o profissional deve ter não somente o conhecimento, mas sim técnicas
e habilidades complementares, tais como: Comunicação, Capacidade de Transmitir
Ideias, Liderança, Capacidade de Trabalhar em Equipa, Cultura Geral, Domínio de
informações Culturais, Político-Económicas, Sociais e Tecnológicas, aliadas a atitudes
vencedoras, tais como Persuasão, Capacidade de Convencer outras pessoas ou grupos a
aderirem as suas ideias. Estas e outras habilidades, só podem ser aprendidas através da
actualização, formações de base, o que a APEC propõe através do presente Projecto
Transferência de Conhecimento.
Objectivos Específicos
Preparar e Capacitar jovens, onde serão incutidos matérias para melhor enfrentar
os desafios da vida pessoal, profissional e objectivamente, dotando-os de
ferramentas e atitudes vencedoras, para os desafios do Millennium.
Instruir o Profissional, formando com excelência, a visão empreendedora para
trabalhar de forma autónoma, podendo actuar no mercado de emprego,
contribuindo assim, para um melhoramento técnico na sua área de actuação;
Permitir que a aplicabilidade, dos conteúdos transmitidos “teóricos e práticos”
possam trazer uma independência financeira, justificando de uma certa forma a
componente empreendedorismo / empregabilidade.
Motivação
A presente iniciativa surge através da observação que a APEC fez em diversos fóruns de
âmbito social, e em palestras relacionadas a empregabilidade, levadas a cabo juntos de
estudantes e lideres do movimentos associativos juvenis, onde os jovens foram unânimes
em dizer que a falta de emprego, deve-se ao desenvolvimento acelerado da tecnologia, o
que não constitui a verdade, pois, o emprego não acabou, apenas transformou-se devido
ao desenvolvimento acelerado, intenção essa que a APEC, pretende incutir aos jovens, no
decorrer das formações. Pois, as empresas hoje têm um volume de prestadores de serviços
que são solicitados quando forem necessários, quando têm propostas ou necessidade
específica.
Por outro lado percebeu-se também, que o emprego formal reduziu drasticamente, e em
sua substituição surgiram novas formas de relacionamento laboral, onde todo o
profissional, seja de que área for, deve se comportar como empresa de prestação de
serviços para indivíduos, comunidades ou empresas. E para tal, o profissional precisa
desenvolver a sua empregabilidade
Formando:
Este momento, não é apenas um instante de início de mais uma formação, um momento
de início de mais um curso ou de conhecimento das novas responsabilidades pelas
convicções de que será capacitado, mas é o início de uma jornada repleta de desafios, de
uma estrada barricada de muita investigação, pesquisa, prática e proactividade na busca
de um saber e construção de um conhecimento que o permitirá fazer face ao combate que
enfrentará no seu espaço laboral.
Estamos cientes de que a partir deste momento, irá a sala de aulas, e ou oficina certamente
como um novo homem, mas desta mesma geração, sem nunca perder de vista, contudo,
que é preciso estudar, mais e mais, para que todos nós, sendo dignos do nosso
compromisso com o país construamos conhecimentos, habilidades e atitudes que nos
permitirão uma qualificação e capacidade de gerar um auto emprego e empregabilidade.
Razão pela qual o principal objectivo deste curso é garantir que no final do mesmo os
alunos sejam capazes de por um lado adquirir conhecimentos, competências e habilidades
de Secretariado Execurivo. Por outro lado assimilar e aplicar na prática profissional os
conhecimentos apreendidos para a resolução de problemas de âmbito contabilístico na
sua organização.
Nós, APEC, Inspirados por intelectuais, detentores do saber e da ciência lutamos todos,
cada um com sua força e instrumento de trabalho, transmitindo e construindo
competências aguardando o futuro confiadamente e que nele não murchem as flores da
nossa crença!
Caro formando, é com imensa alegria que desejamos muito boa sorte durante a sua
formação e que a partir de hoje possa trilhar um mundo que valoriza o saber fazer, a
qualificação profissional e sobre tudo a auto empregabilidade.
Carinhosamente:
APEC
INTRODUÇÃO
O presente Manual de Secretariado Executivo, foi produzido com vista a servir como
material de apoio para o curso de secretariado executivo, ministrado pela Associação Para
a Promoção do Emprego e da Criança, orientado para o mercado de emprego e
empreendedorismo.
1. Capítulo
SECRETARIADO EXECUTIVO
ORIGEM
Se buscarmos na idade antiga a origem da profissão do Secretário (a),podemos afirmar
que o “escriba” foi o seu antepassado. Este cargo era ocupado por homens que
dominavam a escrita, faziam contas, classificavam arquivos e redigiam documentos.
Eram homens capazes de receber por escrito as ordens e depois executa-las, o que tem
muita semelhança com o papel do (a) secretário (a), levando em consideração as
características da época.
SECRETARIADO
Podemos também dizer que o secretariado é o órgão de apoio para exercer ou que precisa
de pessoas com certas qualidades (pelo fato de ser a imagem da instituição).
OBJECTIVO DE SECRETARIADO
Assegurar o escritório e o seu executivo, no cumprimento de todas atividades, envolvendo
os objetivos, planos, obrigações e compromissos da instituição.
IMPORTÂNCIA DO SECRETARIADO
Fornece informações relevantes para tomada de decisões ao Diretor;
Melhorar qualidade de vida e do trabalho, escritório e do seu executivo;
Planeamento;
Organização;
Controle;
Liderança.
PLANEAMENTO – o (a) Secretário(a) deve planear a sua rotina diária usando o seu tem
po da forma mais eficaz e agradável possível. Deve garantir que todas as actividades cor
ram com normalidade e que sejam executadas com profissionalismo, eficiência e eficáci
a.
ORGANIZAÇÃO – a execução das suas tarefas inicia com a organização das suas ferram
entas de trabalho. Todas as coisas que lhe dizem respeito devem estar organizadas: seus
cabelos, roupas, agenda, mesa, gavetas, arquivos, etc…
CONTROLE – o (a) secretário(a) executivo (a) deve ter total controlo sobre as suas ativi
dades e a dos seus subordinados pois ele (a) é a peça fundamental no mecanismo da engr
enagem que faz a empresa funcionar.
FUNÇÕES DO SECRETÁRIO
Intermediário;
Coordenativo (a);
Lhe dar com as relações públicas;
Administrar um escritório;
PERFIL DO SECRETÁRIO
As competências abaixo são de fundamental importância e devem ser desenvolvidas se
você realmente pretende chegar ao mais elevado nível profissional e, como consequência,
receber os melhores salários do mercado de trabalho.
Proactivo;
Iniciativa;
Organização;
Eficiência e eficácia;
Pontualidade e assiduidade;
Compreensão;
Responsabilidade;
Cultura geral;
Bom censo;
Criativo;
Simpatia;
Boa comunicação
Boa organização;
Boa postura;
Boa apresentação;
Sigilo e ética profissional;
2. Capitulo
RELACIONAMENTO DO (A) SECRETÁRIO (A) COM O CHEFE
O relacionamento entre o (a) secretário (a) com o chefe é fundamental para o desenvolvi
mento eficiente do trabalho, pois, é através dessa interação que são desenhadas estratégi
as e planos para o alcance dos objetivos da empresa. O relacionamento entre eles deve s
er o mais profissional possível para que não comprometa os objetivos da empresa.
No relacionamento entre o (a) secretário (a) e o Chefe existem dois momentos importa
ntes:
I. DESPACHO COM O CHEFE
Representa o momento em que existe uma união de coordenação do trabalho, período e
m que o chefe informa o (a) secretário (a) sobre a sua agenda e são esclarecidas todas as
dúvidas do (a) secretário (a). No momento do despacho o (a) secretário (a) entra em cont
acto directo com o seu superior para a busca de informações, instruções e orientações, é
o momento onde são traçadas as estratégias de trabalho o chefe fala e o (a) secretário (a)
toma nota.
É importante que neste momento o (a) secretário (a) mantenha uma postura respeitável d
eixando claro os seus limites e evitando entrar nos limites do seu chefe.
3. Capitulo
ÉTICA PROFISSIONAL
MORAL: são costumes, regras, tabus, convenções estabelecidas por cada sociedade.
ÉTICA: conjunto de regras e costumes que devem ser obedecidos e que dão valor moral
ao cidadão. É uma reflexão da moral.
ÉTICA PROFISSIONAL
É o conjunto de normas éticas que devem ser seguidas pelos profissionais no exercício
do seu trabalho. É o instrumento que transmite princípios e valores com que os
profissionais de determinada área devem exercer a sua função.
CÓDIGO DEONTOLÓGICO
DEONTOLOGIA - é uma filosofia que faz parte da filosofia moral contemporânea e a sua
origem que em grego significa, ciência do dever e da obrigação.
O (a) secretário(a) deve estar sempre pronto(a) a oferecer apoio e cooperação a sua
Empresa e deve conhecer, igualmente, os objetivos e a política interna da mesma.
O (a) secretário (a) não deve aceitar uma remuneração que não corresponda o seu salário,
nem incentivos e bónus que a sua Empresa destine para tal fim. É lhe proibido aceitar
gratificações que estejam diretamente ligadas com a transmissão de informação.
SIGILO PROFISSIONAL
Confidências e informação pessoal por parte do seu superior a que pode ter acesso no
âmbito do exercício da sua profissão.
4. Capitulo
ASSÉDIO
É toda qualquer conduta abusiva (gesto, palavra, escrita, comportamento, atitude) que
intencional e frequentemente, fira a dignidade e a integridade física ou psíquica de uma
pessoa, ameaçando o seu Emprego ou degradando o clima de trabalho. Pode - se definir
como sendo a perseguição insistente com o objetivo de conseguir algo na vítima.
TIPOS DE ASSÉDIO
Assédio Moral
Assédio sexual
ASSÉDIO MORAL é a exposição dos trabalhadores a uma situação humilhante e
constrangedora, repetitiva e prolongante, durante a jornada e no exercício das funções.
5. Capitulo
O ESCRITÓRIO
DEFINIÇÃO
Considera-se escritório o lugar onde se concentra o conjunto de serviços administrativos
duma empresa. E nele onde todas as informações relativas a instituição (Empresa) são
centralizadas. Pode afirmar-se que o escritório constitui o cérebro de qualquer instituição.
O PLANEAMENTO DO ESCRITÓRIO
Ouvimos por vezes dizer que determinado escritório não despenha cabalmente a sua
função; que a difícil situação desta ou daquela instituição se deve a eficácia dos seus
serviços administrativos.
A importância e estabilidade de uma instituição dependem em grande parte dos sectores
administrativos. Referir que, para esses serviços funcionarem adequadamente e
desempenhem integralmente a sua importante função, devera dispensar-se o maior
cuidado a um conjunto de trabalhos vulgarmente conhecidos por planeamento de
escritório, ou seja, a instalação e organização dos serviços que o constituem.
A MESA DE TRABALHO
Embora cada profissão tenha normalmente a sua própria concepção de arrumação
relativamente a mesa de trabalho que utiliza, convêm que o (a) secretário (a) não descure
este particular.
Em primeiro lugar não deve esquecer o conjunto de elementos e utensílios que defere
manter sobre a mesa:
Computador;
Impressora;
Fax;
O telefone;
O bloco de apontamento;
Agenda;
Furador e agrafador;
Clips, agrafos, etc. …
6. Capitulo
GESTÃO DO TEMPO
O TEMPO É VIDA
(PORQUE QUANDO NOSSO TEMPO TERMINA, ACABA NOSSA VIDA)
O tempo é um recurso não renovável, pois, quando o tempo acaba ele acaba mesmo. O
tempo não é usado nem pode ser guardado para ser usado no futuro, pois, o que vivo hoje
não pode viver amanhã.
O tempo democraticamente distribuído, pois, todos nos tem o nosso tempo, que é 24
horas.
Alguns produzem tanto com o tempo que se dispõe, e outros nos conseguem produzir
nada ao mesmo tempo. Os últimos não que não façam nada, mas as vezes são
ocupadíssimos ou mesmo, nada produzem. Entretanto, para sermos produtivos devemos
ser eficientes e eficazes.
EFICÁCIA consiste em realizar uma determinada tarefa usando menos recursos
possíveis, principalmente o recurso tempo.
EFICIÊNCIA consiste em determinar bem uma tarefa, com nível de qualidade aceitável.
O TEMPO É DINHEIRO
Significa que, nós ganhamos o dinheiro dentro do tempo que nos disponibilizamos para
trabalhar. Portanto, para alcançar um determinado nível de qualidade ou resultado temos
que investir tempo e dinheiro. E também é sempre bom ter o hábito de relacionar o ganho
do dinheiro dentro do tempo.
Sendo assim, a ordem da escolha das actividades deve obedecer um critério das
importâncias, há que definir perante duas ou mais actividades qual ou quais se
demonstram mais importante. A solução é simples, eu devo usar ou concentrar-me nas
vantagem comparativas, isto é, “Questionar-me”
O que eu ganho com isto, ou o que eu ganho com aquilo?
INDIVIDUO OCUPADO: este tem o hábito de exercer muitas tarefas em simultâneo.
INDIVÍDUO PRODUTIVO: este é eficiente e eficaz, pois concerta-se na mesma tarefa.
NOTA BEM:
1. Atendendo e considerando a proporção das actividades produtivas definidas por
si, esboce quais das 20% das actividades que tens desenvolvido semanalmente é
que lhe proporcionam 80% de produtividade.
2. Por outro lado defina quais das 80% de suas actividades tem lhe proporcionando
20% de produtividade.
RELÓGIO BIOLÓGICO
Todos nos, temos um “relógio biólogo”, que regula o nosso fluxo de energia no decorrer
de 24 horas do dia. A nossa capacidade raciocínio, criatividade bónus muscular atingem
seu auge entre 6h as 11h da amanha (horário nobre), devo aproveitar dedicar-me a um
projeto importante, fazer reunidos produtivas, participar em alguns foros ligados ao
desenvolvimento económico, entre outras. Das 11h as 14h devem dedicar-me mais a
rotina e trabalhos corriqueiros (que leva ou traz novidades).
7. Capitulo
PLANIFICAÇÃO DE ATIVIDADES
PLANO é um documento direcionado para atingirmos uma meta tendo lá os recursos para
alcançá-los, também é administrativo porque temos recursos para realizar e por fim
vinculativo, pois, nos cumprimente a realizar as nossas actividades.
PLANO DIÁRIO é o processo de alinhamento das tarefas importantes criadas durante o
planeamento semanal com as afetividades que aparecem no dia-a-dia.
INTERRUPÇÕES E PROCRASTINAÇÃO
Em todo universo abrangente da gestão de tempo, o item que se julga mas difícil de ser
combatido é a falta de foco, que podemos entender como interrupções.
FOCO é o ponto de concentrarão.
GESTÃO DE INTERRUPÇÕES
Existem fatores diversos que podem levar a paralisação de uma atividade, como fatores
de distorção de foco (telefonemas, visitas inesperadas, ruídos, vontade de realizar outra
tarefa).
GESTÃO DE PROCRASTINAÇÃO
PROCRASTINAÇÃO é o ato de adiar alguma tarefa por esta se demonstrar complexa,
desagradável, difícil e longa.
CAUSAS DA PROCRASTINAÇÃO
NOTA BEM: A procrastinação é a saída mais conveniente para quem nada quer fazer,
mas também nada vai ter. Dois profissionais de sucesso (como nós) se exige atitude
proactiva, ou seja, trabalho. E se sobrar algum tempo, trabalhe um pouco mais.
MARKETING PESSOAL
PASSOS PARA O MARKETING PESSOAL
Diagnóstico da sua situação atual;
O que transmite aos outros?
O que acham de ti?
O seu pensamento de que lado esta?
As suas ações são como são?
8. Capitulo
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
São quaisquer suportes de informações sob forma visual, escrita, sonora, eletrónica ou
outra forma de material. EXEMPLO: Relatório; Convocatória; Ata; Anúncio; Aviso;
Circular; Comunicado; Requerimento.
1. CONVOCATÓRIA
É um texto técnico em que o sujeito enunciador revestido de competência e poder de
determinar a realização futura de uma reunião ou ação convoca pessoas de uma dada
organização para participar na mesma reunião/ ação especificando o local, a data, a hora
e agenda de trabalhos.
ESTRUTURA DA CONVOCATÓRIA
A convocatória apresenta uma estrutura que integra as seguintes partes:
CABEÇALHO: Timbre da instituição ou empresa; origem do documento e pelo
título “CONVOCATÓRIA” e de apresentar-se bem destacado.
CORPO: Entidade que convoca; sujeitos convocados, a data, a hora e o local da
realização da reunião e por último a agenda de trabalhos – se a agenda tiver um
único ponto, escreve-se: “agenda única”, seguido da informação agendada.
FECHO: É a parte final da convocatória que compreende o local e a data da
emissão da convocatória, separados por vírgula, o cargo de quem convoca e
respetiva assinatura.
MODELO DA CONVOCATÓRIA
2. ANUNCIO
Informação pela qual se leva qualquer mensagem ao conhecimento do público, sem que
individualize o destinatário. É um texto oral ou escrito. O texto pode apresentar palavras,
imagens, musica, recursos audiovisuais, etc. E para que o anúncio chegue ao destinatário
pode ser transmitido através de vários meios de comunicação social, como rádio, jornal,
televisão, revista, e outros meios.
MODELO DE ANÚNCIO
ANÚNCIO DE VAGA
Contabilista Sénior
A socremo – banco de microfinanças SA, Pretende recrutar um (a) contabilista Sénior
Perfil do candidato
- Curso superior de contabilidade
- Experiencia profissional mínima de 5 anos;
- Conhecimento da legislação bancária;
- Conhecimento da área de mercados financeiros;
Principais tarefas
- Supervisionar as actividades de contabilidade;
- Analisar as informações contabilísticas
- Assessorar o diretor de gestão operacional
Oferecemos
- Remuneração acima da média
- 13º Vencimento
- Formação complementar na área bancária
Os interessados poderão manifestar a intenção através de uma carta de candidatura dirigida aos
recursos humanos, anexando o CV para o endereço abaixo referido até 5 dias após a publicação
do presente anúncio
Socremo – Departamento dos Recursos Humanos, AV. 24 de Julho, n 426 – Maputo
3. AVISO
Texto, oral escrito, destinado a chamar atenção para um facto ou para uma situação. O
aviso previne, notifica, coordena, noticia, etc.
ESTRUTURA DO AVISO
INTRODUÇÃO: é constituído pelo timbre facultativo e pelo título “AVISO”;
CORPO: UM corpo explicativo que informa sobre o assunto;
FECHO: O desfecho contém o local, a data da emissão do aviso e a assinatura;
MODELO DO AVISO
4. RELATÓRIO
É uma narração oral ou escrita, geralmente minuciosa e organizada, quer de
acontecimentos vistos ou ouvidos, quer de actividades profissionais referentes a uma
determinada tarefa.
OBJECTIVOS: divulgar os dados técnicos obtidos e analisados e registá-los em carácter
permanente.
TIPOS DE RELATÓRIOS
DESCRITIVO: Aquele cujo objetivo é relatar fielmente os factos ocorridos;
CRÍTICO: aquele cujo objetivo não é só relatar os factos ocorridos, mas também opinar,
criticar, elogiar, apreciar, recomendar, etc.
ESTRUTURA DE UM RELATÓRIO
CABEÇALHO: Origem do Documento; Título do documento; Nome do emitente; Nome
do destinatário; Assunto;
ÍNDICE: É onde se indicam todos pontos que serão abordados no relatório;
CORPO: Subdivide-se em três partes, nomeadamente:
INTRODUÇÃO: indicam-se os objetivos do relatório;
DESENVOLVIMENTO: faz-se a narração, descrição ou exposição dos aspetos
indicados no índice
CONCLUSÃO: engloba análises pessoais sobre o assunto tratado, elogios,
agradecimentos, críticas, sugestões, propostas, justificações, etc…
FECHO: Local da emissão do Relatório; Data da emissão do relatório; Cargo e
assinatura do emitente.
MODELO DE RELATÓRIO
ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO DO EMPREGO E DA CRIANÇA
INDICE
Apresentação dos Formadores e coordenadores
Cumprimento do programa de formação
Avaliação dos formandos (participação e assiduidade)
Assiduidade no trabalho
O presente relatório tem como objetivo dar a conhecer à Direção da APEC sobre as actividades do primeiro
trimestre do ano de 2015.
O grupo de formadores é constituído pelos seguintes professores: Eduardo Santos, João António, Agostinho
Mavota e André Adriano.
O grupo funcionou da seguinte forma: diariamente com os formandos, tendo aulas presenciais e participativas.
Com temas diversos de acordo com o plano temático e Analítico de cada Curso por um período de 45 dias, que
teve início a 14 de Abril e que terminou a 30 de Maio.
Os formandos mostravam-se sempre preocupados com as aulas, com uma participação diária acima dos 90%. O
que mostra a relevância do nosso trabalho.
Do lado dos formadores, houve algumas dificuldades, principalmente no que diz respeito ao transporte, uma vez
que a Escola dista cerca de 3km da residência.
Porém, houve situações de faltas do lado dos formadores que no total fora 20, 17 das quais justificadas e 3
injustificadas a maior parte das quais por motivos de doença.
De elogiar a prestação do professor André Adriano do curso de contabilidade que ao longo do período de
formação não cometeu nenhuma falta. Tendo cumprido com o trabalho com muito profissionalismo.
5. COMUNICADO
É uma publicação feita pelas autoridades civis, militares políticas ou administrativas
acerca de acontecimentos, atividades operações de guerra, etc.
Considera-se também um texto oral ou escrito, destinado a chamar atenção para uma
situação de âmbito urgente e de última hora.
ESTRUTURA DO COMUNICADO
a. INTRODUÇÃO: É constituído pelo timbre (facultativo), e pelo título
“COMUNICADO”;
b. CORPO: a informação que se quer transmitir;
c. FECHO: contém o local, a data da emissão do comunicado e a assinatura do emissor.
MODELO DE COMUNICADO
CONSELHO EXECUTIVO DA CIDADE DE MAPUTO
COMUNICADO
DÁ-SE a conhecer por meio deste, a todos os interessados que no dia 29 de Maio de 2014, no
Instituto Superior de Contabilidade e Auditoria de Maputo, sala 7, será realizada a prova escrita
do concurso público para provimento de lugares de Chefe de secção a que se refere o edital nº
15 destes serviços.
Os senhores candidatos deverão comparecer no local indicado, 15 minutos antes da hora
designada, munidos dos respetivos cartões de identidade e esferográfica azul ou preta.
Maputo, aos 10 de Março de 2015
O Chefe de Seção
6. CIRCULAR
É uma mensagem endereçada simultaneamente a diversos destinatários para transmitir
orientações, ordens ou instruções. É também uma carta ou ofício compilado em diversos
exemplares idênticos que se enviam a muitas pessoas ao mesmo tempo.
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DAS FINANÇAS
CIRCULAR nº 05/14
Assunto: promoção do funcionário
Em virtude de boa conduta demonstrada pelo funcionário Eduardo Mazive (Servente), facto
consumado pela assiduidade e pontualidade na execução do expediente, profissionalismo e
responsabilidade e pelo facto de ter concluído o nível básico, está promovido a funcionário em
referência para a carreira de Auxiliar Administrativo.
Maputo, aos 12 de Maio de 2015
O Gestor de Recursos Humanos
_________________________________
7. REQUERIMENTO
É um pedido feito por escrito a uma autoridade pública (Ministros, Diretores Provinciais,
Chefes de Repartições, etc) para que seja concedida ou dada uma satisfação a um interesse
do requerente (obtenção de um certificado, vaga de emprego, licença, entre outros
benefícios)
ESTRUTURA DO REQUERIMENTO
a. INTRODUÇÃO: Pelo vocativo, entidade a quem se dirige o requerimento, bem
como o local da emissão do requerimento;
b. CORPO: Engloba a identificação completa ou não, conforme o caso, pedido e a
fundamentação do que é requerido;
c. FECHO: Encontramos o pedido de deferimento, local e a data da emissão do
requerimento e a assinatura do requerente.
MODELO DE REQUERIMENTO
Exmo. Senhor
Diretor Provincial das Finanças
Maputo
Aurélio Vasco Massango, solteiro de 30 anos de idade, portadora do B.I nº1230987653M,
emitido pelo arquivo de identificação civil de Maputo, residente na Matola, bairro da Machava,
funcionário da Secretaria provincial de Maputo, na carreira de técnico Administrativo, desde
Agosto de 2009, vem mui respetivamente, através da presente solicitar à V.excia a autorização
do pagamento de subsidio técnico referente aos meses de Janeiro, Fevereiro e Março de 2014,
pelo que
Pede Deferimento
8. ACTA
É A narração POR escrito, de forma sintética ou circunstanciada, do que ocorreu numa
reunião; ou ainda o resumo dos atos deliberativos de um corpo coletivo.
ESTRUTURA DA ATA
a. INTRODUÇÃO: Fórmula inicial (incluindo data, hora, local, agenda, nome do
presidente, registo dos presentes e dos ausentes.);
b. CORPO: Indicação das diferentes fases do trabalho (com eventuais explicações,
pontos discutidos, propostas, soluções aprovadas, factos ocorridos acidentalmente)
c. ENCERRAMENTO: Fórmula final de encerramento, assinatura do presidente e do
Secretário.
MODELO DE ACTA
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
GOVERNO DA PROVINCIA DE INHAMBANE
Acta da reunião do conselho de direção dos municípios de Inhambane
_______________________________ Ata número dois_________________________________________
Aos trinta dias do mês de Março de dois mil e doze, pelas nove horas reúne-se, no salão nobre do município
de Inhambane, o conselho de direção dos municípios de Inhambane, com a seguinte agenda de trabalhos:
______________________________________________________________________________________
- Proposta de construção do laboratório em Pande______________________________________________
- Suas implicações: ______________________________________________________________________
- Diversos: ____________________________________________________________________________
A reunião foi presidida pelo Governador da província de Inhambane, e contou com a participação dos
municípios de Inhambane, Vilanculos e Panda. Esteve ausente o presidente do Município de Maxixe, por
motivos justificados. ___________________________________________________
O encontro iniciou com a leitura e aprovação da acta da reunião anterior. De seguida o presidente da comissão
instaladora do projeto de gás de Pande, o presidente do município de Vilanculos procedeu a apresentação do
plano de instalação do laboratório que foi aprovada por todos presentes. Após a apresentação e aprovação do
plano, tomou a palavra o governador referindo se aos impactos positivos que adviriam da instalação do
laboratório, nomeadamente: desenvolvimento do pais, particularmente da província de Inhambane, a garantia
de emprego para centenas de moçambicanos e as novas parcerias na área do empresariado moçambicano.
____________________________________________________________
E nada mais havendo a tratar, a sessão foi encerrada as onze horas e dela foi lavrada a presente acta que depois
de lida e aprovada será assinada pelo presidente e por mim que a
secretariei____________________________________________________________________________
O Presidente A Secretária
___________________________ _________________________
9. Capitulo
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS (REUNIÕES E VIAGENS)
EVENTOS
REUNIÃO
Todo acontecimento de pouca dimensão, que envolve a maioria dos executivos que disc
utem um determinado assunto á mesa da direção. Geralmente é convocada para se discut
ir assuntos e chegar a decisões coletivas.
1. QUANTO AO OBJETIVO
INFORMATIVA: aquela em que a decisão já foi tomada e as pessoas estão reunidas para
serem informadas acerca.
2. QUANTO A ABRANGÊNCIA
3. QUANTO A PERIODICIDADE
ORDINÁRIA: Aquela que é realizada uma vez por semana, mês ou mesmo ano, onde as
datas, a hora e agenda, muitas vezes são fixas.
VIAGEM
É uma deslocação de curta ou longa duração a um determinado lugar, que pode ser d
entro ou fora do país, com o objetivo de estabelecer alguma parceria comercial, com
prar produtos/serviços ou para lazer.
CORRESPONDÊNCIA
Quando falamos de correspondência, estamos a falar de: cartas, contratos, faturas,
convites, recibos avisos, circulares, convocatórias, atas relatórios, anúncios, jornais,
revistas ou seja todos os documentos físicos que a empresa transmita (recebe),
curriculum, concursos, fax, etc.
OBJETIVO
Saber lidar com correspondência aberta;
Como lidar com a correspondência enviada e remeter itens postais corretamente;
Definir correspondência interna.
TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA
1. ENTRADAS DE CORRESPONDÊNCIA
Eu serei capaz de manusear a entrada de correspondência, abrir com as mãos e distribui-
la a pessoas certas para qualquer tipo de ação necessária. O importante e que a
correspondência seja manuseada eficientemente de tal maneira que seja distribuída
rapidamente e eficazmente.
NOTA BEM: Se a correspondência não for encaminhada com eficiência e eficácia pode
ferir a organização.
DISTRIBUIÇÃO
A distribuição deve ser entregue ao respetivo departamento obedecendo os sistemas
seguintes:
PASTAS: usar uma pasta para cada departamento agrupando-o dentro da pasta e entregar
ou guardar papa o departamento devido, a correspondência.
PIGE ON HOLE: É uma serie de caixas do tamanha de envelopes ou papel A cada
departamento deve ter a sua caixa.
EM TABULEIROS: Na secretaria de cada pessoa pode ter um tabuleiro, isso pode facilitar
a procura da correspondência e melhor organização das correspondências.
MUCHANGA DE EMPREGO
2. SAÍDA DE CORRESPONDÊNCIA
Refere-se a correspondência enviada pela organização aos seus fornecedores ou futuros
clientes.
PODEM SER: cartas, anúncios, avisos, etc.
11. Capitulo
GESTÃO DE ARQUIVOS
OBJETIVO
No final do módulo, pretende-se constituir um centro regularizador dos diferentes
serviços, pois, é a base que centraliza toda a documentação ou informação que circula nos
diferentes sectores de uma instituição.
Recolher, ordenar, classificar, codificar e conservar os documentos provenientes de vári
os sectores de atividade de modo a melhorar os procedimentos aplicáveis no apoio admi
nistrativo para a conservação e manutenção dos documentos recolhidos dentro da institu
ição
O ARQUIVO PERMITE:
FUNÇÕES DO ARQUIVO
Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou
eliminação;
Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da
empresa;
Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação;
Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam
ocasionar a sua perda;
Executar as funções específicas conforme a organização e administração da
instituição.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
1. MÉTODO ALFABÉTICO: É o mais simples. Nesse método as fichas ou pastas são
dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para a al
fabetização.
Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de docu
mentos é muito grande, devido ao cansaço visual e á variedade de grafia dos nomes.
REGRAS DE ALFABETIZAÇÃO
1º Nos nomes de pessoas físicas considera - se o último sobrenome e depois o prenome.
EXEMPLO: Heitor; Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marília; Morro Azul; Sílvia Prai
a Vermelha.
ARQUIVAM-SE: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marília; Villa-Lobos, Heitor; Praia
Vermelha, Sílvia.
3º Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos so
bre nomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
EXEMPLO: Walmir; Santo Cristo, Luís; São Caetano, Denise; Santa Rita.
ARQUIVAM-SE: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; São Caetano, Luís;
NOTAS IMPORTANTES:
É importante ressaltar que arquivar por assunto é mais fácil do que arquivar por
nomes. Empresas que fabricam uma grande variedade de produtos consideram
este método mais adequado as suas necessidades;
É preciso saber bem a designação dos assuntos, para poder arquivar a
correspondência diária. É necessário um bom conhecimento dos assuntos e dos
termos comerciais da correspondência diária da empresa;
Se receber um documento que só pode ser arquivado por nome, arquive-o na
ordem alfabética, de modo que cada nome se torne a designação de um assunto.
EXEMPLO:
Lubrificantes e combustíveis Gasolina; Óleo; Metais; Bronze; Ouro; Prata; Pessoal
Currículos; Recrutamento e Seleção.
MÉTODO CRONOLÓGICO- A documentação é ordenada tendo por base datas (emissão,
receção, fabricação, aquisição, prazo, vencimento, etc). É muito utilizado nos
departamentos de Contabilidade, Crédito & Cobrança e outros de caráter financeiro,
porque controla datas de pagamentos entre outras.
CRITÉRIOS DE CLASSIFICAÇÃO: meses, quinzenas, séries de 10 dias, semanas, dias.
Quando deve ser usado: quando a quantidade do material a ser arquivado é pequena,
quando é possível conhecer pelo menos, aproximadamente as datas.
200 – Aluguel;
210 – Apartamento;
220 – Casa.
3ª. ETAPA: as segundas subdivisões têm números de 1 em 1, assim:
200 – Aluguel;
210 – Apartamento;
211– Apartamento de 1 dormitório.
12. Capitulo
PROTOCOLO E BOAS MANEIRAS
PROTOCOLO
É um conjunto e regras e de cortesia a observar em situações profissionais e adminis
trativas. É também o individuo que responde pela monitoria, avaliação e organização
de uma cerimónia ou evento.
NORMAS PROTOCOLARES: São conjunto de regras que permitem uma relação entre
as pessoas.
TIPOS DE PROTOCOLO
PROTOCOLO EMPRESARIAL: é um conjunto de atos de boa educação e respeito q
ue facilita o relacionamento interno e externo das empresas.
TRATAMENTOS HONORÍFICOS
É a forma solene e cortês que são tributadas as altas individualidades co um cargo social
reconhecido. Consiste em atribuir honras de acordo com o seu título pessoal ou profissio
nal.
ESPÉCIES DE TRATAMENTO HONORÍFICOS
As que correspondem o título pessoal e são vitalícios.
POR EXEMPLO: Rei, Rainha, Príncipe, Princesa.
As que acompanham o cargo que geralmente terminam com o fim do mandato.
POR EXEMPLO: Presidente, Ministro(a), Vice- Ministro(a), Diretores, etc.
13. Capitulo
ATENDIMENTO AO CLIENTE (TELEFÓNICO E PRESENCIAL)
Depois de ler este módulo, espera-se que o formado seja capaz de compreender melhor:
como atender e líder com um cliente.
Os tipos de atendimento com destaque para o atendimento direto - presencial e indireto
via telefonem.
OS OBJETIVOS SÃO:
Perceber qual é a relação que existe no atendimento e os principais intervenientes
do atendimento;
Quais os principais passos do atendimento ao cliente;
Quais os principais aspetos do atendimento telefónico;
Os cuidados a ter com o ambiente do atendimento telefónico.
INTRODUÇÃO
Toda a empresa que deseja solidez, credibilidade e sucesso, em especial nos dias atuais,
precisa reconhecer que deve ter seus clientes pode parecer uma tarefa simples, mas exige
treinamento adequado dos funcionários, bem como atendimento rápido e eficaz, que de
ao cliente a impressão de que ele é importante para a empresa e que poderá contar com
ele sempre que necessário.
O atendimento é uma via de mão dupla, mas o a tendente desempenha um papel
fundamental e se bem preparado, estará apto a fechar negócios muitos lucrativos para a
empresa e a ter sucesso profissional.
Vivemos numa era de serviço ao cliente, estamos conscientes de que, se não
correspondermos ou excedermos as expectativas dos nossos clientes, vamos a falência.
Se vermos os nossos clientes como opositores num conflito, como nossos predadores, o
mais provável é acharmos que temos razão. Mas ao contraio do peixe, no fim, o cliente
sempre ganha. Se o nosso relacionamento for uma batalha, eles possuem uma arma
derradeira.
O QUE É QUE FAZ COM QUE A NOSSA RELAÇÃO COM O CLIENTE RESULTE
TÃO BEM?
É colarmo-nos no lugar do cliente e entendermos que somos pessoas eles e que ambos
temos sentimentos.
ENTENDE-SE POR ATENDIMENTO como sendo, ato ou feito de atender. Maneira como
habitualmente são atendidos os utilizadores de um determinado serviço.
QUALIDADE
A qualidade no atendimento é hoje, uma questão de sobrevivência. Ter qualidade implica
buscar a melhoria constante e permanente, em fazer tudo corretamente, desde o inicio. E
consiste, principalmente em deixar o cliente sempre satisfeito, fidelizando-o, para que
permaneça fiel a empresa.
Muitas empresas perdem clientes, porque não lhe prestam o devido atendimento,
ignorando suas necessidades, que vão desde a qualidade na prestação de serviços a
qualidade dos produtos oferecidos, sendo um bom atendimento o diferencial.
Quando o cliente é mal atendido, ou produtos oferecidos por sua empresa, desde o
primeiro momento em que ele entre em contacto. A grande maioria dos clientes que são
mal atendidos não reclamam, eles simplesmente buscam outras alternativas, ou seja,
buscam outro fornecedor.
INTERVENIENTES DO ATENDIMENTO
4. FINALIZAÇÃO DO ATENDIMENTO: após ter dito ao cliente o que pode ser feito
e/ou o que vai fazer, despeça-se, mais fique sempre com a indicação do meio e do
horário mais conveniente para em caso de necessidade contactar. Não se esqueça,
também de pousar o telefone com suavidade.
14. Capitulo
RELAÇÕES PÚBLICAS E COMUNICAÇÃO
RELAÇÕES PUBLICAS
As ações que deram origem as relações publicas podem ser encontradas desde os
primórdios da civilização humana, penteado (1993). Ainda, penteado comenta que nos
estados unidos no final do século XIX, jovens revolucionários começaram a escrever
sobre abusos políticos e sociais, visando despertar anseios por reforma o que intimidou
os grandes capitalistas sentiram-se ameaçados diante a opinião pública, ou seja, os
grandes empresários perceberam a necessidade em se defender diante da situação.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Todas as empresas necessitar de um prestígio ou de uma credibilidade técnica. Assim, as
delações públicas têm como objetivos;
Construir, manter ou reformar a reputação positiva de uma organização;
Pensar e gerir as relações da organização com todos os seus públicos e o
impacto na reputação;
Planear e organizar eventos dentro do conceito institucional e organizacional
visando objetivos estratégicos de relacionamento público;
Promover pesquisas de opinai pública;
Planear e produzir publicações institucionais,
Desenvolver atividades de relacionamento com os Mídias – muito mais que
assessoria de imprensa (gestão do relacionamento entre uma pessoas físicas,
entidade, empresa ou órgão publico com a imprensa);
Identificar e/ou construir canais e códigos de linguagem que possibilitem a
aceitação dos públicos em função dos objetivos organizacionais de forma ética
e democrática;
Monitorar as variáveis de comportamentos dos públicos de interesse da
organização;
Instrumentalizar através de informações estratégicas a cúpula diretiva para
permitir decisões claras e lógicas face ao contexto politico, social, económico,
tecnológico em que esta inserida a organização.
COMUNICAÇÃO
SOMOS AVALIADOS DURANTE A NOSSA COMUNICAÇÃO EM TRÊS ASPETOS
BÁSICOS:
Nossa aparência;
O que falamos;
Como falamos.
1- NOSSA APARÊNCIA- é muito importante. Que imagem você quer gerar no seu
interlocutor? É por meio dela que, de forma não-verbal, comunicamos quem
somos. Se o seu interlocutor olha para nos e nosso cérebro réptil não nos aprova.
Imediatamente ele para de nos ouvir e procura deixar o ambiente ou nos elimina
mentalmente. Sua vestimenta, seu cabelo e sua maquilhagem são fundamentais.
PERSISTÊNCIA vem, beatamente, na hora em que parece estar tudo perdido. Você olha
para o público e não sente o reflexo de sua fala. Da aquela sensação de estar perdido. É
nessa hora que a persistência, a determinavas de continuar o trabalho e promover a
mundanas de curso na direção da sua fala, de modo a torna- lá prazerosa e atraente.
VOZ é o veículo – chefe da nossa comunicarão verbal. É ela quem transmite o estado de
espírito, as emoções do comunicador; tristeza, alegria, apreensão, medo, felicidade,
segurança, etc. a voz é feita de vários componentes e artifícios capazes de enriquecer e
ilustrar o que estamos falando: respiração, ficção, velocidade, expressão, etnicidade e
ritmo.
SÍNTESE é a capacidade de falar somente o que for necessário. Aqui, tornar-se difícil
policiar-se, principalmente quando o comunicado dominou a situava e tem um público
recetivo.
Nessa hora, comente, o pecado de falar mais do que se deve e estourar o horário de
término.
É comum vermos comunicadores terminando a fala vária vez. Ele termina, mas não
termina e sempre vem com mais uma ou duas observações. Essa insegurança em encerrar,
misturada a falta de síntese, acaba por comprometer todo o trabalho brilhante realizado.
VOCABULÁRIO em vez de vocábulo, que significa palavra. É a matéria – prima usada
na nossa comunicação. Torna-se fundamentarem vocabulário rico e amplo em caso de
necessidade de sofisticação. Não podemos nos esquecer de que a comunicação não é o
que o comunicador fala, mas o que publico entende. O vocabulário deve ser adequado ao
público, não tão rico que dificulte a compreensão, nem tão vulgar e pobre que desmereça
a imagem do comunicador.