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COMO PLANEJAR

A FORMATURA
DOS SONHOS?

mundo
FORMATURA
OLÁ!

Ter uma festa de formatura memorável é o sonho de qualquer formando.


No entanto, para que esse desejo vire realidade, é preciso que toda a
turma trabalhe em conjunto para arrecadar fundos e escolher cada
detalhe.

Nesse e-book você vai conferir:

Comissão de formatura: qual o perfil desejável para os membros?


Como montar a Comissão de Formatura
Quais as vantagens de integrar a Comissão de Formatura
A escolha da empresa organizadora
Compartilhando o sonho: motivando a turma a participar das ações
Prazos e detalhes da festa
Conclusão
INTRODUÇÃO

Seja na faculdade ou no ensino médio, todo estudante sonha em


comemorar a conquista do diploma em grande estilo!

No entanto, organizar um baile de gala, a colação de grau festiva, a aula


da saudade, entre outros eventos da formatura, exige muito
planejamento, controle financeiro e engajamento de todos os integrantes
do fundo de formatura.

O planejamento da formatura dos sonhos é fundamental conciliar os


desejos de todos os formandos, escolher os melhores contratos e, é claro,
fazer valer o investimento da galera.

Pensando nisso, preparamos esse guia para auxiliar os formandos na


organização da tão sonhada formatura.

Continue a leitura e boa sorte!


CO M ISSÃO D E F O R M AT U R A :
Q UA L O P E R F I L D E S EJÁV E L
PA R A OS M E M B R OS?

A Comissão de Formatura é constituída pelos formandos mais proativos,


que têm paixão por desafios e vontade de cuidar de cada detalhe da
construção das comemorações. Engana-se quem pensa que participar
da comissão é só festa e glamour. Os membros que integram a comissão
têm responsabilidades sérias, como:

Representar juridicamente a turma;

Gerir o dinheiro do fundo;

Escolher os contratos de melhor custo-benefício:


buffet, atrações musicais, salão de festa, teatro e mais!

Em geral, as comissões de formatura são formadas por cinco membros,


com diferentes cargos: presidente, vice-presidente, tesoureiro (dois) e
secretário.
E qual é a missão de cada um
dos cargos? Q ual é o perfil ideal
para ocupá-los?

Presidente: é aquele que coordena todas as ações da comissão,


convoca reuniões, entra em contato com os fornecedores e transmite as
decisões aos formandos.
Perfil: determinado e centralizador

Vice-presidente: auxilia o presidente e os tesoureiros em


suas atividades. Na ausência do presidente, ele assume suas funções.
Perfil: dedicado e cooperativo

Tesoureiros: cobram mensalidades, efetuam os pagamentos,


elaboram as planilhas financeiras e devem prestar contas sobre os gastos e
contratações para o presidente e o vice-presidente constantemente.
Perfil: organizado e responsável

Secretário: tem o compromisso de manter organizados a agenda


de compromissos, o arquivo de contratos e as atas de reuniões. Deve sempre
elaborar as atas das reuniões e ajudar a resolver conflitos.
Perfil: organizado e observador

Coordenador de Eventos: algumas comissões podem contar


com esse cargo. Responsável por organizar festas, festivais, rifas, escolher
brindes para vender e outras ações com o intuito de arrecadar fundos.
Perfil: comunicativo e proativo
CO M O M O N TA R A
C O M I S S Ã O D E F O R M AT U R A?

Compreendido o perfil ideal de cada cargo, é hora de escolher quais


formandos ocuparão os cargos. É claro que sempre existem as pessoas
que tomam à frente da organização da formatura. Muitas dessas
pessoas, é claro, desejam integrar a comissão. Porém é indispensável
abrir a oportunidade para todos os integrantes do fundo de formatura e,
a partir disso, realizar uma votação simples.

A turma pode escolher votar nos candidatos por


cargos. Exemplo: escolher entre três candidatos para
presidente, dois para vice-presidente e etc.

Ou a votação pode ser por interessados, isso é, a


turma deve escolher os três a cinco integrantes da
comissão entre os interessados e, a partir daí,
alocá-los nos cargos de acordo com perfil.
Q UA IS AS VA N TAG E NS D E
INTEGRAR A COMISSÃO
D E F O R M AT U R A?

Se você acredita que participar da comissão de formatura só rende


glamour e degustação, você está enganado! Ser membro da comissão é
aproveitar uma oportunidade de crescimento profissional e pessoal.
Confira!

1. Organização
A comissão precisa agendar datas de reuniões, cuidar do talão de
cheques, solicitar boletos, liderar ações de arrecadação e arquivar
documentos. São muitas as responsabilidades, por isso, é essencial que
o membro seja organizado.

2. Resiliência e paciência
Resiliência é a capacidade de se adaptar à má sorte ou às mudanças. A
comissão de formatura não pode deixar se abater por qualquer
problema!

3. Responsabilidade e maturidade
É a comissão que define os fornecedores, contrata artistas e escolhe a
comida. Todas as decisões influenciam diretamente o sonho de todos.
4. Gestão de Pessoas
Cerca de cinco pessoas precisam lidar com as expectativas de dezenas
de colegas. Cada pessoa tem uma personalidade, um gosto e uma
perspectiva das coisas.

5. Gestão de Conflitos
Todo fundo de formatura tem o membro mais “esquentadinho”, pronto
para questionar qualquer decisão!

6 . G e s t ã o d o Te m p o
Os membros da comissão de formatura também têm provas, trabalhos,
estágios, academia… por isso, conciliar todos esses compromissos
diários com as reuniões e decisões do fundo te ensinam a organizar
melhor o seu tempo e, assim, aproveitar mais os seus dias!

7. C r i a t i v i d a d e n a c o m i s s ã o d e
formatura
Na hora de escolher a decoração, as atrações e a temática do convite,
por exemplo, é preciso ter muita criatividade!

8. Competência em Eventos
Você sabia que a habilidade para organizar eventos se tornou um
diferencial buscado por muitas empresas na hora de contratar um
funcionário? Você pode ter essa capacidade no seu currículo se integrar
a comissão de formatura!
A ESCOLHA DA
EMPRESA ORGANIZADORA

Organizar uma formatura sem nenhum apoio é uma missão impossível


para as turmas. Por isso existem as empresas de formaturas e eventos,
que estão prontas para dar todo suporte jurídico, financeiro e estratégico
para os fundos de formatura.

São as empresas que instruem as reuniões com buffet e atrações,


oferecem suporte na organização de ações de arrecadação, no
cerimonial e muito mais.

Escolher uma empresa organizadora é meio caminho andado para fazer


a formatura dos sonhos acontecer. Para decidir essa fonte de apoio, a
turma deve levar em conta alguns aspectos:

Credibilidade da marca: há quanto tempo a empresa está


atuando no mercado de eventos?

Histórico: pesquise com outras turmas do seu curso ou colégio


como foi a experiência de organizar a formatura com a empresa almeja-
da. Verifique a qualidade do cerimonial e de todo o suporte oferecido.
Relevância no mercado de eventos: verifique se turmas de
outras faculdades costumam contratar a empresa. A tradição é um bom
elemento de desempate! Veja se a marca está presente em diferentes
cidades e “abraça a causa” de diferentes fundos de formatura,
independente de seu porte.

Portfólio: solicite às empresas cotadas vídeos e outros materiais que


exemplifiquem festas por elas já organizadas. Isso ajudará a turma a
comprovar a qualidade dos serviços prestados.

Preço: verifique se os valores de mensalidade propostos pela empresa


são condizentes com o mercado de eventos. Desconfie de qualquer
super promoção! O barato às vezes pode custar caro.

Apresentação: solicite às empresas cotadas uma apresentação de


proposta para a turma. Assim, é possível que todos escolham em
conjunto, por votação, aquela empresa que é mais vantajosa e alinhada
ao sonho de todos!
CO M PA RT I L H A N D O O SO N H O:
MOTIVANDO A TURMA A
PA RT I CI PA R DAS AÇÕ E S

Todo formando quer comemorar a conquista do diploma com muita


festa, elegânicia e sorrisos. No entanto, poucos entendem que a
realização da formatura exige um forte trabalho em equipe entre todos os
integrantes do fundo de formatura.

Para que cada detalhe saia perfeito, é essencial que os participantes do


fundo de formatura estejam em dia com as mensalidades e participem
ativamente das ações de arrecadação de fundos extras. Entenda como
motivar a turma a participar das ações de arrecadação e compartilhar o
sonho da formatura:

1. Ações variadas
Nada de ficar só na venda de rifas! É importante que o fundo realize
diferentes ações de arrecadação, para que os integrantes possam vender
os produtos para diferentes grupos de amigos, familiares e mais!

O volume de produtos a ser vendido deve ser variável e adequado a


realidade do fundo, para que ninguém fique frustrado com a
possibilidade de não vender e ter que arcar com tudo.
Veja algumas ações que podem gerar mais engajamento da galera:

Produtos customizados da faculdade: Aproveite o início


do período para vender bonés, camisetas, moletons, canecas, copos,
squeezes e chaveiros com o nome/tema do seu curso da faculdade. Todo
estudante - principalmente os calouros - gostam de comprar um produto
do curso.

Chopadas: Todo estudante adora uma festa! Então que tal sua
turma investir em uma festa open bar e com boas atrações? Com certeza
muitas pessoas vão ficar interessadas. O dinheiro da venda dos convites
deve cobrir o investimento e render uma graninha. Por isso, planejem
bem a escolha das atrações, a data, o local e a divulgação.

Festivais: Imagina que incrível arrecadar dinheiro enquanto faz


uma boquinha? Organize festivais de comidas e bebidas que todo mundo
ama, como tortas, sorvetes, bolos, caldos, petiscos, pizza, pipoca e
chopp.

Cofrinho: E se a turma se comprometesse a abrir mão de cinco


reais que gastariam na cantina em um dia e depositassem essa grana em
um cofrinho? Essa ação rende um bom dinheirinho!

Conheça mais sobre essas outras ações que são muito rentáveis!
8 dicas do que fazer para arrecadar dinheiro para a formatura.
2. Feedback de outros fundos
A comissão de formatura pode convidar comissões de outros fundos do
curso para contar para a turma sobre suas ações de arrecadação e como
esse fundo irá converter o dinheiro para a festa.

A turma convidada precisa ser muito engajada e ter cases práticos de


sucesso em arrecadação, como uma chopada memorável na faculdade,
um festival que rendeu muitos convidados no colégio e outros.

3. Exibição de vídeos
Sempre que possível, a comissão de formatura pode exibir para a turma
aqueles vídeos super animados de formaturas recentes!.

Por ter seu apelo extremamente visual, a turma ficará encantada de ver,
frente a frente, o resultado final de anos de esforço e pagamento.
Certamente todos vão se sentir motivados a lutar para ter uma festa tão
linda quanto a exibida!
CONCLUSÃO

Organizar a formatura dos sonhos não é uma tarefa fácil. Por trás de todo
glamour da semana de formatura, estão anos ou meses de muitas
reuniões e desafios para arrecadar fundos e conciliar a vontade de todos.

No entanto, comprar esse sonho e embarcar nesse desafio é muito


válido, uma vez que todo o esforço dispensado na busca do diploma
merece uma comemoração.

Para realizar a tão sonhada formatura, tão importante quanto ter um


fundo de formatura engajado, é receber o apoio profissional. Portanto, é
indispensável que as turmas busquem empresas especializadas em
eventos para ajudá-las a gerir as finanças e organizar cada celebração.
Todos os formandos merecem tranquilidade e segurança para
comemorar o dia mais feliz de suas vidas!
SOBRE A VIVA EVENTOS

Desde 2007 no mercado, realizamos um trabalho diferenciado no


segmento formaturas.

Nossas produções já chegaram a mais de 60 cidades através das nossas


unidades em Belo Horizonte, Rio de Janeiro, São Paulo, Vitória, Juiz de
Fora, Petrópolis, Ipatinga, Volta Redonda, Governador Valadares,
Itaperuna, Lavras, Muriaé, Barbacena, Divinópolis e Pouso Alegre.

A nossa forma de trabalho prioriza a aliança entre pensamento criativo,


planejamento minucioso e total compromisso com a satisfação do
cliente. Assim, nossos eventos se tornaram referência em
personalização, excelência e ousadia.

É o famoso “jeito VIVA” de fazer eventos!

Conheça o nosso trabalho e viva essa experiência!


www.vivaeventos.com.br