MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CR4381 2013 Mod04102013

República de Honduras
Secretaría de Educación
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN,
GOBERNABILIDAD Y FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL CR – 4381 HO
TABLA DE CONTENIDO
Introduccion ______________________________________________________________________________________________ 1
Descripcion General del Proyecto _______________________________________________________________________ 2
Objetivo Principal ___________________________________________________________________________________________________ 2
Objetivos de Desarrollo _____________________________________________________________________________________________ 2
Estructura del proyecto _____________________________________________________________________________________________ 2
Estructura Interna del Proyecto _________________________________________________________________________ 4

Mision y Vision de Secretaría de Educacion ____________________________________________________________ 5
Mision _______________________________________________________________________________________________________________ 5
Vision ________________________________________________________________________________________________________________ 5
Estrategia Institucional _____________________________________________________________________________________________ 5
Estructura Organizativa de la Secretaría de Educación ____________________________________________________________ 6
Objetivos del Manual de Procesos y Procedimientos __________________________________________________ 7

Glosario y Acronimos ____________________________________________________________________________________ 8
Política o Principios ____________________________________________________________________________________ 11
Convenio de Credito _______________________________________________________________________________________________11
Documentos Oficiales del Proyecto _______________________________________________________________________________11
Disponibilidad Presupuestaria _____________________________________________________________________________________11
Sistema de información administrativo-financiero _______________________________________________________________11
Plan Anual de Contrataciones _____________________________________________________________________________________12
Normativa Banco Mundial _________________________________________________________________________________________12
PROCESOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACION _________________________________________________ 13

PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO _____________________________________________________________13
PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL __________________________________________________________13
PROCESO 3 – ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO________________________________________13
PROCESO 4 – ARCHIVO DE DOCUMENTACION ____________________________________________________________________13
PROCESO 5 – SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS _____________________________________________13
PROCESO 6 – REPORTE DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEG _______________________________13
TABLA DE CONTENIDO
PROCESO 7 – ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES ________________13
PROCESOS – UNIDAD FINANCIERA ___________________________________________________________________ 39

PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01 _______________________________________________________________________________39
PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA __________________________________________________________________39
PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO _________________________________________39
PROCESO 11 – INGRESAR ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ____________________________________________________39
PROCESO 12 – ELABORACIÓN DE F01 _____________________________________________________________________________39
PROCESO 13 – ELABORACIÓN DE F07 _____________________________________________________________________________39
PROCESO 14 – MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA _____________________________________________________________39
PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO _____________________________________________________________________39
PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES ______________________________________________________________________39
PROCESO 17 – PLANILLA SEGURO SOCIAL ________________________________________________________________________39
PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC) _________________________________________________________39
PROCESO 19 – INFORME DE CUENTAS POR COBRAR _____________________________________________________________39
PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES _______________________________________________________________39
PROCESO 21 – REGISTRO EN EL SISTEMA (MODULO DE BIENES) ________________________________________________39
PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES _______________________________________________________40
PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO _________________________________________________40
PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA ____________________________________________40
PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES ____________________________________________________________40
PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS _______________________________________________40
PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS _____________________________________________________________________40
PROCESO 28 – CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y ANTICIPOS ____________________________________________40
PROCESO 29 – CIERRE CONTABLE MENSUAL _____________________________________________________________________40
PROCESO 30 – ELABORACIÓN DE PLANILLA ______________________________________________________________________40
PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA ____________________________________________________________40
PROCESOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES __________________________________________________________ 110

PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL _________________________________________________________________ 110
PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL __________________________________________________________ 110
TABLA DE CONTENIDO
PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING) ________________________________________________ 110

PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL ______________________________________________________________________ 110
PROCESO 36 – CARGA DE INFORMACIÓN EN HONDUCOMPRAS _______________________________________________ 110
PROCESOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB ___________________________________________________________ 131

PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB _____________________________________________________ 131
PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB _____________________________________________________________ 131
PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB ____________________________________________________________________ 131
PROCESO 40 – PAGO DE EDUCADORAS DE CCEPREB ___________________________________________________________ 131
PROCESOS – UNIDAD DE ADMINISTRACION DE SISTEMAS _______________________________________ 145

PROCESO 41 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE CÓMPUTO (SIN GARANTÍA) ____________________________________ 145
PROCESO 42 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE COMPUTO (CON GARANTÍA) ___________________________________ 145
PROCESO 43 – REALIZAR BACKUPS ______________________________________________________________________________ 145
PROCESO 44 – ADMINISTRAR LA PLATAFORMA DE CORREOS __________________________________________________ 145
PROCESO 45 – ADMINISTRAR RED LOCAL Y PERIFÉRICOS ______________________________________________________ 145
PROCESOS – UNIDAD GRANT JAPONES _____________________________________________________________ 161

PROCESO 46 – TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS __________________________________________________________ 161
ANEXOS – POLITICAS O PRINCIPIOS ________________________________________________________________ 167

ANEXO 1 – CONVENIDO DE CREDITO ____________________________________________________________________________ 167
ANEXO 2 - DOCUMENTO DE LA EVALUACIÓN INICIAL DEL PROYECTO _________________________________________ 167
ANEXO 3 - MANUAL DE OPERACIONES __________________________________________________________________________ 167
ANEXO 4 - DOCUMENTO DE RESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO ______________________________________________ 167
ANEXOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACION___________________________________________________ 168

PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO ___________________________________________________________ 168
PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL ________________________________________________________ 168
ANEXOS – UNIDAD FINANCIERA _____________________________________________________________________ 169

PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01 _____________________________________________________________________________ 169
PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA ________________________________________________________________ 169
PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO _______________________________________ 169
PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO ___________________________________________________________________ 169
TABLA DE CONTENIDO
PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES ____________________________________________________________________ 169

PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC) _______________________________________________________ 169
PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES _____________________________________________________________ 169
PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES _____________________________________________________ 169
PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO _______________________________________________ 169
PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA __________________________________________ 169
PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES __________________________________________________________ 169
PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS _____________________________________________ 169
PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS ___________________________________________________________________ 169
PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA __________________________________________________________ 169
ANEXOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES _____________________________________________________________ 170

PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL _________________________________________________________________ 170
PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL __________________________________________________________ 170
PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING) ________________________________________________ 170
PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL ______________________________________________________________________ 170
ANEXOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB _____________________________________________________________ 171

PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB _____________________________________________________ 171
PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB _____________________________________________________________ 171
PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB ____________________________________________________________________ 171
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Introduccion
La Secretaría de Educacion, así como todas las Instituciones del Estado, estan trabajando en la
sostenibilidad del sector publico, para ello se ha solicitado a las diferentes dependencias, elaborar Manuales
de Procesos y Procedimientos, que colaboren con el Sistema de Control Interno de cada Institucion. Cabe
destacar, que dichos manuales deben incluir informacion clara y precisa, que permita a los usuarios su facil
entendimiento y la ejecucion de las actividades en ellos plasmados.
En tal sentido, se ha elaborado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se incluyen los
Procesos correspondientes al Proyecto Calidad de la Educacion, Gobernabilidad y Fortalecimiento
Institucional CR- 4381 / Banco Mundial, Secretaría de Educacion.
Para un mayor entendimiento, se han agrupado los Procesos segun las Unidades que conforman el
Proyecto, como ser: Unidad de Monitoreo y Evaluacion, Unidad Financiera, Unidad de Adquisiciones, Unidad
Tecnica de CCEPREB y Unidad de Administracion de Sistemas. Cada Unidad soporta procesos específicos;
sin embargo, el fin de estos, es el alcance de los objetivos del Proyecto, que llevan al mejoramiento de la
Educacion de los ninos y ninas de Honduras.
Asimismo, se ha incluido en el documento todos los formularios, formatos y documentacion soporte

utilizado en el desarrollo de las actividades, matriz de riesgos y diagramas de flujo correspondientes.
Pagina 1
Descripcion General del Proyecto

En el marco del Convenio Financiero No. 4381-HO suscrito el 2 de julio de 2008, entre la Asociacion
Internacional de Fomento (AIF) y el Gobierno de la Republica de Honduras; la Secretaría de Educacion en el
ano 2009 comenzo la implementacion del Proyecto Calidad de la Educacion, Gobernabilidad y
Fortalecimiento Institucional, a traves del cual se contribuira a lograr objetivos de alto nivel de: (i)
Estrategia de Reduccion de la Pobreza de Honduras (ERP); (ii) Educacion para Todos de Honduras para el
período 2003-2015; y (iii) Plan Estrategico Sectorial de Educacion 2005-2015.
OBJETIVO PRINCIPAL
Apoyar al Gobierno de Honduras en mejorar la calidad, rendicion de cuentas y transparencia del sistema
educativo nacional, a traves de inversiones focalizadas en el sector educativo y del mejoramiento de la
capacidad financiera, de monitoreo y evaluacion de la Secretaría de Educacion.
OBJETIVOS DE DESARROLLO
• Ampliar la cobertura de preescolar en comunidades desprovistas
• Mejorar la calidad en escuelas PROHECO
• Mejorar la rendicion de cuentas de las escuelas a los ciudadanos
• Mejorar el sistema de gobernanza de las escuelas
ESTRUCTURA DEL PROYECTO

El Proyecto esta estructurado en cuatro componentes:
Componente 1. Mejora y ampliación de las intervenciones que abordan las necesidades educativas
de los pobres
Este componente apoya intervenciones a nivel de Pre-basica y Basica concentradas en los segmentos mas
pobres de la poblacion donde las escuelas PROHECO (Programa Hondureño de Educación Comunitaria)
estan concentradas.
Este componente incluye los siguientes Sub-componentes:
1. Ampliacion de la cobertura de la educacion preescolar en las zonas rurales

2. Mejora de la calidad en las escuelas del PROHECO con aulas multigrado a traves de la capacitacion
de los docentes y la provision de materiales
Componente 2: Participación de la comunidad en la administración de las escuelas

El objetivo de este componente es promover la participacion de la comunidad en la gestion escolar para
mejorar el rendimiento educativo. La participacion comunitaria permite brindar informacion sobre las
Pagina 2
necesidades concretas de las comunidades; los padres de familia, miembros de la comunidad

complementarían la informacion que puede proporcionar el docente. Para alcanzar este objetivo general, el
Proyecto apoya los siguientes tres subcomponentes:
1. Consolidacion e institucionalizacion del sistema de administracion de las escuelas

2. Planificacion escolar y recursos para la educacion de calidad
3. Administracion de las escuelas y seguimiento y evaluacion del desempeno educativo
Gobernabilidad y fortalecimiento institucional de la SEDUC

El objetivo de este componente es apoyar la iniciativa del Gobierno de Honduras de fortalecer la capacidad
institucional de la Secretaría de Educacion para mejorar la gobernabilidad y la produccion de informacion
para el monitoreo social en el sector de educacion.
Este componente incluye los siguientes Sub-componentes:
1. Informacion para un mejor desempeno y una mayor rendicion de cuentas

2. Sistema nacional de evaluacion de resultados del aprendizaje
3. Administracion y evaluacion de recursos humanos
Administración del Proyecto

Personal del equipo de la Unidad de Gestion del Proyecto (UGP) – personal fiduciario y de apoyo – y gastos
operativos asociados al funcionamiento de la misma para la efectiva implementacion del Proyecto.
Pagina 3
Estructura Interna del Proyecto
Pagina 4
Mision y Vision de Secretaría de Educacion

MISION
La Secretaría de Educacion es una institucion con liderazgo, responsable de garantizar servicios educativos
de calidad para todos, ninos, ninas, jovenes y adultos, con criterios de integridad y contextualizacion en
consonancia con el mandato constitucional y convenios internacionales, ofreciendo y promoviendo servicios
educativos publicos y privados en funcion de las necesidades del desarrollo humano y la vision de país,
aprovechando la participacion de la sociedad civil en la formacio n y financiamiento de prestacion de dichos
servicios.
VISION
La Secretaría de Educacion contara con una estructura institucional y de participacion que opera en forma
efectiva los procesos educativos y administrativos; contando con un sistema educativo de calidad que
propicie el desarrollo humano sostenible, sustentado en los mas altos principios de eficiencia, identidad
nacional, equidad, etica, valores cívicos, morales y culturales, y comprometida con la rendicion de cuentas
en todos sus niveles.
ESTRATEGIA INSTITUCIONAL
Los lineamientos estrategicos establecidos por la Secretaría de Educacion para el período 2010-2014, son
los siguientes:
1. Mejorar el acceso de los ninos, ninas, jovenes y adultos a los servicios educativos. Este
lineamiento estrategico considera la promocion de equidad en el acceso a los servicios
educativos para todos y todas, ofrecido en igualdad de oportunidades.
2. Mejorar la eficiencia del Sistema Educativo. Este lineamiento estrategico considera el logro de
mayores niveles de eficiencia escolar en terminos del aprovechamiento de los recursos
destinados al proceso educativo.
3. Mejorar la calidad de la educacion. Este lineamiento considera la oferta de servicios educativos
de calidad para todos y todas, con resultados que generen altos resultados escolares.
4. Mejorar los procesos de gestion a nivel central, departamental, distrital y de centro educativo.
Este lineamiento estrategico propone implementar un sistema gerencial de educacion nacional,
en funcion de la calidad, equidad y eficiencia de los servicios educativos.
5. Formar capital humano para la inversion laboral y profesional con garantía de exito. Se refiere a
la elevar los índices de Competitividad mediante la formacion de capital humano con dominio y
uso de un segundo idioma y en tecnologías de la informacion y comunicacion.
6. Promover la participacion de padres, madres de familia y comunidad educativa en el desarrollo
del centro educativo. Lineamiento estrategico que propone la participacion social en procesos
de toma de decisiones asociados con la gestion, transparencia y acceso a la informacion
educativa.
Pagina 5
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
Pagina 6
Objetivos del Manual de Procesos y Procedimientos

Proporcionar al Proyecto Calidad de la Educacion, Gobernabilidad y Fortalecimiento Institucional, Secretaría
de Educacion, un documento oficial que contribuya a la Institucion a estandarizar criterios y
procedimientos, para el mejor desempeno y logro de los objetivos organizacionales, simplificando de esta
forma su ejecucion y aportando un marco de referencia para la mejora continua de los mismos.
Establecer lineamientos y parametros, en el desarrollo de actividades que corresponden a los Procesos del
Proyecto, a fin de alcanzar los objetivos de la institucion en tiempo y forma; tratando en todas las etapas, de
reducir al maximo el uso de los recursos.
Pagina 7
Glosario y Acronimos
En el presente Manual de Operacion se utilizaran las siguientes siglas y abreviaturas:
AECO Asociacion Educativa Comunitaria

ADEL Asociaciones de Desarrollo Educativo Local
AID Asociacion Internacional para el Desarrollo
BM Banco Mundial
COMDE Consejo Municipal de Desarrollo Educativo
CCEPREB Centro Comunitario de Educacion Pre-Basica
CD Comite de Direccion
CE Centro Educativo
CLP Consultores de largo plazo
CCP Consultores de corto plazo
Consultants Qualifications Selection (Seleccion basada en calificacion de consultores-
CQS
SCC)
DDE Direccion Departamental Educacion
DEV Documento de Evaluacion del Proyecto
DGEC Direccion General de Evaluacion de la Calidad
DGSP Direccion General de Servicios Pedagogicos
DIGECE Direccion General de Evaluacion de la Calidad Educativa
EIB Educación Intercultural Bilingüe
EFA Educación para Todos
EFA-FC Educación para Todos – Fondo Común
EFA-FTI Educacion para Todos – Fast Track Initiative
GA Gerencia Administrativa
GdH Gobierno de Honduras
IC Individual Consultants (Consultores individuales - CI)
IAF Informe de Administracion Financiera
IAGF Informe de Avance de la Gestion Financiera
INICE Instituto Nacional de Investigacion y Capacitacion Educativa
INPREMA Instituto Nacional de Prevision del Magisterio
ITP Informe de Terminacion del Proyecto (Implementation Completion Report –ICR)
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JP Jefe de Proyecto
LPI Licitacion Publica Internacional
LPN Licitacion Publica Nacional
MG-ME Marco General – Memorando de Entendimiento
MOP Manual de Operacion del Proyecto
NO No Objecion
ONG Organizaciones No Gubernamentales
PAC Plan Anual de Contrataciones
PAD Project Appraisal Document (Documento de Evaluacion Preliminar de Proyecto)
PEC Proyecto Educativo de Centro
PER Proyecto Educativo de Red
POA Plan Operativo Anual
PROHECO Programa Hondureno de Educacion Comunitaria
TDR Terminos de Referencia
SBC Seleccion basada en calidad
SBCC Seleccion basada en calidad y costo
SCC Seleccion basada en calificaciones de consultores
SSAAYF Subsecretaría de Asuntos Administrativos y Financieros
SBPF Seleccion bajo presupuesto fijo (Fixed Budget Selection – FBS)
SCC Seleccion basada en calificaciones de consultores (Selection based on Consultants
Qualifications –CQS)
SE Secretaría de Educacion
SEE Secretario Ejecutivo del Comite de Direccion
SEFIN Secretaría de Finanzas
SEPA Seguimiento del Plan de Contrataciones
SIEE Sistema Integrado de Estadísticas Educativas
SIARHD Sistema Integrado de Administracion de Recursos Humanos Docentes
SIAFI Sistema de Administracion Financiera Integrada
SINECE Sistema Nacional de Evaluacion de la Calidad Educativa
SMC Seleccion basada en el menor costo
SoE Statement of Expenses (Certificado de Gastos)
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SRF Solicitud de Retiro de Fondos

SSS Single Source Selection (Seleccion con base en una sola fuente – SSF)
TdR Terminos de Referencia
TEC Transferencia entre Cuentas
SSATP Sub-Secretaría de Asuntos Tecnico-Pedagogicos
UAP Unidad Administrativa del Proyecto
UECEX Unidad Ejecutora de Creditos Externos
UGPP Unidad de Gestion de Programas y Proyectos
UGP Unidad de Gestion del Proyecto
UI Unidad de Infotecnología
UL Unidad de Línea
UME Unidad de Modernizacion Educativa
USNAD Unidad de Supervision Nacional y Acompanamiento Docente
UPEG Unidad de Planeamiento y Evaluacion de la Gestion
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Política o Principios
El Proyecto Calidad de la Educacion, Gobernabilidad y Fortalecimiento Institucional, tiene como Políticas y
Principios Institucionales los siguientes:
CONVENIO DE CREDITO
Convenio Financiero No. 4381-HO suscrito el 2 de julio de 2008, entre la Asociacion Internacional de
Fomento (AIF) y el Gobierno de la Republica de Honduras. Anexo 1
DOCUMENTOS OFICIALES DEL PROYECTO

El Proyecto se rige con las políticas y principios del Banco Mundial, enmarcados en las Leyes del Estado de
Honduras. Los documentos oficiales del Proyecto Incluyen:
1. Documento de la Evaluacion Inicial del Proyecto (Anexo 2)

2. Manual de Operaciones (Anexo 3)
3. Documento de Restructuracion del Proyecto (Anexo 4)
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA
Toda actividad financiera realizada por el Proyecto debera estar incluida en el POA del Proyecto del ano
correspondiente.
Entre abril y mayo de cada ano, la SE preparara su programa de inversion para el siguiente ano (incluyendo
las partidas del Proyecto), y lo enviara a la SEFIN. Este programa debera ser consistente con la política
presupuestaria dictada por esta Secretaría, y sera incorporado en el presupuesto nacional para su entrega al
Congreso en septiembre. Con base en el presupuesto autorizado, la SE ajustara el POA y el PAC, que seran
revisados por el BM.
La UGP tendra a su cargo la preparacion de los Planes Operativos Anuales (POA). El desarrollo de las
actividades del Proyecto seguira una programacion anual basada en POA, que deberan ser desglosados para
cada uno de los componentes y seran validados por el Comite de Direccion y acordados con el BM en
reuniones anuales de seguimiento.
SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO-FINANCIERO

Para la implementacion del Proyecto, la SAF utilizara el sistema nacional para la contabilidad y preparacion
de reportes de actividad financiera. Las actividades financieras del proyecto (especialmente presupuesto y
su ejecucion) seran registradas en el SIAFI.
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Tambien se utilizara el subsistema UEPEX del SIAFI, el cual es un sistema de gestion y registro de
transacciones financieras de proyectos con financiamiento externo, que comprende los modulos de
presupuesto, contabilidad, registro de desembolsos y ejecucion de gastos, tesorería y compras y
contrataciones. Mediante el UEPEX, la SAF debera generar los reportes requeridos para realizar los cierres
contables del Proyecto.
Su estructura permite reflejar, entre otros aspectos, la codificacion de las cuentas contables, los saldos o
montos iniciales en efectivo, total en bancos, las transferencias de fondos, las categorías de desembolso de
inversion, la categoría de los gastos a ser cubiertos con fondos nacionales o de operacion (servicios, viaticos
y gastos de viaje, mantenimiento, materiales y suministros, y otros) y origen de los fondos
(contrapartida/externos).
Durante el transcurso de la implementacion del Proyecto, el BM continuara trabajando con la SE y SEFIN

para asegurar la puesta en practica y la operacion apropiadas de UEPEX para el Proyecto.
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

La adjudicacion de los contratos previstos en el marco del Proyecto sera realizada directamente por la UGP.
El PAC especificara los metodos que deberan ser utilizados para realizar las actividades del proyecto. El plan
debera ponerse al día regularmente para reflejar el desarrollo del Proyecto. Una vez revisado, se enviara al
BM para aprobacion, a mas tardar 12 meses despues de la fecha del PAC anterior.
NORMATIVA BANCO MUNDIAL

Los Procesos de Adquisiciones estan regidos bajo la Normativa del Banco Mundial, entre las Normas se
incluyen las siguientes:
1. Normas: Seleccion y Contratacion de Consultores (Anexo 5)

2. Normas: Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios distintos a los de Consultoría. (Anexo 6)
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PROCESOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACION

Se incluye por cada Proceso lo siguiente:
1. Matriz de Proceso con sus respectivas actividades

2. Diagrama de Flujo
3. Matriz de Riesgos
Los Procesos que corresponden a esta Unidad son los siguientes:
PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO
PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL
PROCESO 3 – ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO
PROCESO 4 – ARCHIVO DE DOCUMENTACION
PROCESO 5 – SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS
PROCESO 6 – REPORTE DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEG
PROCESO 7 – ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES
Pagina 13
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación

Unidad: Monitoreo y Evaluación
Proceso: ELABORACION DE POA DEL PROYECTO
Alcance o ambito de aplicación:SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
Fecha: 23/09/2013
RESPON-SABLE † ENVIO A :̂
RESUL-TADO /
NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
PRODUCTO
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
Coordinar la elaboración del

POA del Proyecto en tiempo y
Solicitar a las Unidades de Línea la
forma, a fin de satifacer las UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
1 Solicitud de Información elaboración de Memorias de Cálculo 2 días
principales necesidades de la SE MONITOREO Evaluación
con actividades a ejecutar en el año
a través de las Unidades de Línea
de SE.
Revisar junto con las UL cada una de UNIDAD Coordinador de Monitoreo y

2 10 días
las Memorias de Cálculo MONITOREO Evaluación
Modificar y realizar ajustes a las UNIDAD Coordinador de Monitoreo y

3 1 día Memorias de Cálculo
Memorias de Cálculo de las UL MONITOREO Evaluación
Incorporar las actividades de las

Memorias de Cálculo al POA del UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
4 Elaboración de POA 10 días POA
Proyecto y hacer los cálculos por MONITOREO Evaluación
Componente
Revisar el Presupuesto aprobado del
UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
5 año, y hacer los ajustes necesarios 2 días
MONITOREO Evaluación
en el POA
Solicitar No Objeción del POA al UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
6 Solicitud de no objeción 3 días POA NO OBJETADO
Banco Mundial MONITOREO Evaluación
Cargar POA Presentar y cargar POA en la UPEG
7 1 día
Pagina 14
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Secretaría de Educación / Proyecto

Institución :
Calidad de la Educación Objetivo :
Coordinar la elaboración del POA del Proyecto en tiempo y forma,
Unidad: Monitoreo y Evaluación a fin de satisfacer las principales necesidades de la SE a través de
Proceso: ELABORACION DE POA DEL PROYECTO las Unidades de Linea de SE.
Fecha: 23/09/2013
Actividad /
I P VTR
No. Procedimiento Descripción del Riesgo Actividad de Control Residual Ranking
Solicitar con tiempo a UL

Que la información la entreguen tardía e Medio
1 5 5 25 memorias de cálculo y dar 8
incompleta (1)
seguimiento
Solicitud de
Información
Verificar con UL las memorias de Bajo
2 Presupuestos elevados de difícil ejecución 3 4 12 3
cálculo, con datos reales (3)
Identificar con UL todas las

Que no se pueda ajustar el POA al techo actividades que no son Bajo
3 5 1 5 2
presupuestario establecido prioritarias, y montos que (5)
representan
Elaboración de POA
Analizar con autoridades de SE las

Mala decisión de actividades afectadas en Bajo
4 5 2 10 actividades que son prioridad para 4
recorte presupuestario (2)
la institución
Pagina 15
Iniciar con antelación la

Bajo
5 Tiempo tardío de entrega de POA 3 4 12 elaboración del POA, para que 3
(4)
este listo en la fecha establecida
Verificar con UPEG si cuentan con

Bajo
6 Cargar POA Dificultad de carga del POA en la UPEG 4 1 4 el equipo necesario, y planificar 1
(6)
carga del POA
Ranking : 1-6 bajo Bajo

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 16
INSTITUCIÓN: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN, GOBERNABILIDAD Y FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL CR-4381 HO
UNIDAD RESPONSABLE: NOMBRE DEL PROCESO: FECHA DE ELABORACIÓN:
MONITOREO Y EVALUACIÓN ELABORACIÓN DEL POA DEL PROYECTO 25/09/2013
Inicio
Solicitar Memorias
de Calculo
Memorias de
Revisar Memorias
calculo
de calculo
Incorporar POA
actividades al POA
Revisar presupuesto
aprobado y ajustar
POA
POA NO OBJETADO
Solicitar no objeción
Presentar y cargar
POA a UPEG
Fin
Pagina 17

Proceso: ELABORACION DE INFORME SEMESTRAL
Alcance o ambito de aplicación:SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
Fecha: 23/09/2013
RESUL-TADO /
PRODUCTO
Presentar a las autoridades de

Secretaría de Educación y Banco
Mundial los avances Fisicos y Solicitar a las Unidades de Línea la
1 Solicitud de Información Financieros obtenidos en el información de respaldo que debe 2 días
desarrollo de actividades del ser incluida en el Informe
Proyecto y el logro de los
objetivos establecidos
Revisar la información enviada por UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
2 10 días
Unidades de Línea MONITOREO Evaluación
Si la documentación está correcta se

3 procesa e incluye en el Informe 1 día
Semestral, si no se vuelve a solicitar.
Incorporar en el Informe el detalle

de las actividades desarrolladas en
4 Elaboración de Informe el Semestre, incluyendo el avance 10 días
en el cumplimiento de los
indicadores del Proyecto
Elaborar matrices, cuadros y tablas UNIDAD Coordinador de Monitoreo y

5 2 días Matrices de Indicadores
de contenido MONITOREO Evaluación
Solicitar a la Unidad Financiera

6 información contable del Proyecto y 1 día
PMRs correspondiente al semestre
Revisar la información y elaborar UNIDAD Coordinador de Monitoreo y

7 1 dia Cuadros Financieros
cuadros de situación Financiera MONITOREO Evaluación
Revisar en detalle el Informe UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
8 Revisión de Informe Semestral
3 días
Informe Semestral
Presentar Informe Semestral a las

9 Presentación de Informe autoridades de la Secretaría de 5 días
Autoridades de la SE y BM
Educación y Banco Mundial
Pagina 18
Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la

Institución :
Educación Objetivo :
Presentar a las autoridades de Secretaría de Educación y Banco
Unidad: Monitoreo y Evaluación Mundial los avances Fisicos y Financieros obtenidos en el
desarrollo de actividades del Proyecto, y el logro de los objetivos
Proceso: ELABORACION DE INFORME SEMESTRAL
establecidos
Fecha: 23/09/2013
Actividad /
I P VTR
Solicitar con tiempo a UL la
Que la información la entreguen tardía e Medio
1 5 5 25 información, especificando lo que 7
Solicitud de incompleta (1)
se necesita
Información
Verificar en campo las actividades Bajo
2 Información enviada sin fundamentos o respaldo 5 2 10 2
desarrolladas por UL (3)
No se cuenten con suficiente evidencia o Solicitar a UL envío de Bajo
3 5 3 15 3
información de cumplimiento de los indicadores información, según indicadores (2)
Elaboración de
Informe Iniciar con antelación la
Bajo
4 Tardanza en la estructuración del informe 5 1 5 elaboración del informe, para que 1
(5)
esté listo en la fecha establecida
Solicititar a Coordinadores de UL
Revisión de No se puedan verificar todas las actividades del Bajo
6 4 2 8 envíen información con oficio, que 2
Informe semestre incorporadas en el informe (4)
respalde los datos proporcionados

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 19

MONITOREO Y EVALUACIÓN ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL 25/09/2013
Inicio A
Solicitar a UL
información Revisar informe Informe Semestral
Semestral
No
Revisar Información
Presentar Informe
Semestral
Información
correcta? Fin
Si
Incorporar
información a
informe
Matrices de
Elaborar matrices y
Indicadores
tablas
Solicitar
información
financiera
Elaborar cuadros Cuadros financieros

financieros
Pagina 20

Proceso: ELABORACION DE HERRAMIENTAS DE CONTROL Y MONITOREO
Alcance o ambito de aplicación:SECRETARIA DE EDUCACION
Fecha: 23/09/2013
RESPONSABLE † ENVIO A :̂
RESULTADO /
PRODUCTO
Elaborar diferentes mecanismos

de control y monitoreo que
faciliten el seguimiento de los
Solicitar a la Unidad Financiera
Procesos del Proyecto, de
información contable del Proyecto, UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
1 Solicitud de Información acuerdo a las Normas del Banco
Client Connection, Ejecutado según
2 días
Mundial y Secretaría de
SIAFI
Educación, garantizando así la
correcta ejecución de los Fondos
del del Proyecto
Solicitar a la Unidad de
Adquisiciones Información de los UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
2 2 días
Procesos ejecutados, pagos MONITOREO Evaluación
pendientes y otra
Situación Financiera y
Elaborar Matrices de Previsión de UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
3 Elaboración de Matrices Gastos y Situación Financiera
1 día
Previsión de Gastos del
Proyecto
Revisar matrices y sus valores,

4 corroborar con datos del Sistema 1 día
Contable
Identificar la Ruta Critica del

Identificación de Ruta Proyecto, actividades retrasadas, no UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
5 2 días Ruta Critica
Critica ejecutadas o con problemas de MONITOREO Evaluación
ejecución
Solicitar a las Unidades de Línea el

6 avance en la ejecución de las 1 día UL Coordinadores de UL
actividades
Revisar periódicamente el avance UNIDAD Coordinador de Monitoreo y
7 Cuadros Financieros
Fisico y Financiero del Proyecto MONITOREO Evaluación
Pagina 21

Institución :
Elaborar diferentes mecanismos de control y monitoreo que faciliten
Unidad: Monitoreo y Evaluación el seguimiento de los Procesos del Proyecto, de acuerdo a las Normas
ELABORACION DE HERRAMIENTAS DE del Banco Mundial y Secretaría de Educación, garantizando así la
Proceso: CONTROL Y MONITOREO correcta ejecución de los Fondos del Proyecto
Fecha: 23/09/2013
Actividad /
I P VTR
Solicitar a Unidad Financiera la
Que la información la entreguen Bajo
1 5 3 15 información con tiempo y 4
incompleta (2)
Solicitud de especificar lo que se necesita
Información Imprimir reportes y estado
Que no se pueda ingresar al Client Bajo
2 5 1 5 financiero diariamente, a fin de 2
Connection (5)
contar con datos recientes
Que existan demasiadas actividades sin Dar seguimiento a las actividades de Bajo
3 5 3 15 5
ejecutar ruta critica (1)
Elaboración de
Matrices Explicar a los usuarios de las
Bajo
4 Que no se entiendan las matrices 5 2 10 matrices el origen de los datos y su 3
(3)
uso
Que las Unidad Financiera y
Dar seguimiento a los procesos y su Bajo
6 Revisión periódica Adquisiciones no tengan al día sus 5 4 20 3
ejecución (4)
procesos y documentación

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 22

NOMBRE DEL PROCESO:
UNIDAD RESPONSABLE: FECHA DE ELABORACIÓN:
ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CONTROL Y
MONITOREO Y EVALUACIÓN 25/09/2013
MONITOREO
Inicio
Solicitar
información
Previsión de gastos
y situación
Elaborar matrices
financiera
Revisar matrices y
sus valores
Identificar la ruta Ruta Critica

critica
Solicitar el avance
de ejecución
Revisar
periódicamente
ejecución
Fin
Pagina 23
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION

Unidad: MONITOREO Y EVALUACION
Proceso: ARCHIVO DE DOCUMENTACION
Alcance o ambito de aplicación:UGP
Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
RESUL-TADO /
PRODUCTO
Dar entrada a toda la Mantener de forma Recibir la documentación

documentación remitida ordenada y clasificada remitida por la Coordinación Archivos
Documentación recibida por
por la Coordinación de la toda la documentación de la Unidad de Gestión Monitoreo y actualizados con la
1 la Coordinación de la Unidad 1 día Asistente Monitoreo
Unidad de Gestión del que ingresa a la colocando la fecha, hora y Evaluación información
de Gestión del Proyecto
Proyecto para su Coordinación de la Unidad firma de la persona que correspondiente
respectiivo trámite de Gestión del Proyecto recibe
Realizar la gestión
Dar trámite a cada una de correspondiente a cada Monitoreo y
2 1 día Asistente Monitoreo
las solicitudes recibidas solicitud ante la Unidad Evaluación
respectiva
Archivo de toda la
documentación que se Ordenar y clasificar la
recibe de la Coordinación documentación por
Monitoreo y
3 de la Unidad de Gestión Componente, 5 días Asistente Monitoreo
Evaluación
del Proyecto Subcomponente y actividad
realizada
Pagina 24
SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO

Institución :
CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Mantener de forma ordenada y clasificada toda la
Unidad: MONITOREO Y EVALUACION documentación que ingresa a la Coordinación de la Unidad
Proceso: ARCHIVO DE DOCUMENTACION de Gestión del Proyecto
Actividad /
I P VTR
Dar entrada a toda la
documentación
remitida por la
Realizar control de entrada Bajo
1 Coordinación de la No realizar control de recibo de documentos 5 1 5 2
de documentos (2)
Unidad de Gestión del
Proyecto para su
respectivo trámite
Dar trámite a cada una
No estar dentro de los parámetros Verificar la factibilidad de Bajo
2 de las solicitudes 5 2 10 3
establecidos en el Proyecto cada solicitud (1)
recibidas
Archivo de toda la
documentación que se
Verificar que se tenga el
recibe de la No contar con los insumos necesarios para Bajo
3 5 1 5 material y las condiciones de 1
Coordinación de la su archivo (3)
archivo necesarios
Unidad de Gestión del
Proyecto

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 25

MONITOREO Y EVALUACIÓN ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN 25/09/2013
Inicio
Recibir la
documentación
Realizar la gestion
Archivos
Ordenar y clasificar
actualizados
la documentación
Fin
Pagina 26

Proceso: SOLICITUD DE ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS
Alcance o ambito de aplicación:UGP Y UNIDADES DE LINEA SECRETARIA DE EDUCACION
RESUL-TADO /
PRODUCTO
Constatar que esté

autorizada la adquisición Realizar la compra de
del bien o servicio dentro bienes o la adquisición de Plan Operativo Anual (POA) Verificar en el POA cada una
Monitoreo y
1 de las Actividades servicios de conformidad debidamente aprobado por de las adquisiciones que se 5 minutos Asistente Monitoreo
Evaluación
contempladas en el Plan a la normativa establecida el Banco Mundial realizarán
Operativo Anual (POA) en el Proyecto
del Proyecto
Solicitud de las
Especificaciones técnicas
para la adquisición del Solicitar a la Especialista de
bien o servicio que se Monitoreo las
pretenda adquirir por especificaciones técnicas Monitoreo y Monitoreo y Coordinador Monitoreo y
2 Especificaciones Técnicas 2 días Asistente Monitoreo
cualquiera de las revisadas enviadas por la Evaluación Evaluación Evaluación
Unidades de Línea Unidad de Línea interesada
involucradas con el en el bien o servicio
Proyecto o por la Unidad
de Gestión del Proyecto
Envío de Memorandum
solicitando se realice la
adquisición del bien o
servicio de conformidad a
las especificaciones
técnicas recibidas Solicitar a la Unidad de
Memorandum firmado por Adquisiciones del Proyecto
la Coordinadora de la se realice trámite de Monitoreo y Unidad de Coordinador Unidad de
3 De 15 a 30 días Asistente Monitoreo
Unidad de Gestión del adquisición del bien o Evaluación Adquisiciones Adquisiciones
Proyecto servicio para la Unidad de
Línea solicitante
Aviso de la recepción de
los bienes a la Unidad de Informar al responsable de la
Línea Interesada Unidad de Línea interesada
Monitoreo y
4 Acta de Recepción sobre la adquisición del bien 30 minutos Asistente Monitoreo Unidades de Línea
Evaluación
o servicio para su debida
aceptación y recibo
Pagina 27
Matriz de Micro Evaluación de

Riesgos
SECRETARIA DE EDUCACION /
Institución : PROYECTO CALIDAD DE LA
EDUCACION Objetivo :
Realizar la compra de bienes o la adquisición de
Unidad: MONITOREO Y EVALUACION servicios de conformidad a la normativa establecida en
ADQUISICION DE BIENES O el Proyecto
Proceso: SERVICIOS
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
Constatar que esté autorizada la

adquisición del bien o servicio
Que no esté autorizada la Bajo
1 dentro de las Actividades 5 4 20 Verificación en el POA 3
adquisición (3)
contempladas en el Plan Operativo
Anual (POA) del Proyecto
Solicitud de las Especificaciones

técnicas para la adquisición del
bien o servicio que se pretenda
Que no cumplan con los Revisar con Bajo
2 adquirir por cualquiera de las 5 5 25 5
requerimientos necesarios especialistas (2)
Unidades de Línea involucradas
con el Proyecto o por la Unidad de
Gestión del Proyecto
Pagina 28
solicitando se realice la Listado de
Bajo
3 adquisición del bien o servicio de Que no hayan oferentes 5 5 25 proveedores con su 2
(4)
conformidad a las especificaciones registro
técnicas recibidas
Cerciorarse que la
compra realizada
Aviso de la recepción de los bienes Bajo
4 Que no acepten la compra realizada 5 5 25 concuerde lo 6
a la Unidad de Línea Interesada (1)
comprado con lo
solicitado

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 29

MONITOREO Y EVALUACIÓN SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 25/09/2013
Inicio
Recibir solicitud de
bien o servicio
Verificar, esta en Se devuelve

No
el POA? solicitud
Si
Solicitar Fin
especificaciones
tecnicas revisadas
Solicitar tramite a
Unidad de
Adquisiciones
Informar a UL sobre
la adquisición
Fin
Pagina 30

Proceso: REPORTE DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEG
Alcance o ambito de aplicación:
SECRETARIA DE FINANZAS
RESUL-TADO /
PRODUCTO
Elaboración de Matriz Ingresar en el Sistema

de pago SIAFI de la Secretaría de Solicitar a la Unidad Administrativa-
F01 elaborados para los
Finanzas de forma Financiera todos los F01 elaborados
diferentes pagos realizados Monitoreo y Administrativa
1 correcta la ejecución durante el mes que se va a reportar la 1 día Asistente Monitoreo Auxiliar Administrativo
por la Unidad Administrativa Evaluación Financiera
mensual reflejada por el ejecución a la Unidad de Planificación y
Financiera del Proyecto
Proyecto y la Donación Evaluación de la Gestión (UPEG)
Japonesa
Elaborar un cuadro en excel detallando
cada uno de los pagos realizados por el
Proyecto y la Donación Japonesa
identificándolos por objeto de gasto,
región, monto devengado, resultado de Monitoreo y Matriz de pagos
2 1 día Asistente Monitoreo
producción, fuente, número de f01, Evaluación realizados
número de actividad, descripción y con
la actividad POA con la que se hizo la
solicitud original para el respectivo
trámite de pago
Agrupación de
Cuadro elaborado con el Realizar un filltro para poder agrupar
actividades Monitoreo y Administrativa
3 detalle de todos los f01 cada f01 por actividad y conocer cuanto 10-15 minutos Asistente Monitoreo Analista de Presupuesto
Evaluación Financiera
reportados ha sido el monto ejecutado por cada una
Compaeración de F01
entregados por la
Reporte de ejecución Realizar el respectivo cuadraje de
Unidad Administrativa
4 financiera sacado montos para que concuerde lo que se 1 día Administrativa Asistente Monitoreo Analista de Presupuesto
Administrativa Financiera
directamente del SIAFI tiene en f01 y lo reportado por el SIAFI
Financiera y lo
reportado por el SIAFI
Elaboración de
Elaborar la matriz de evaluación física y
formato de evaluación Oficial de Enlace entre la
Cuadro realizado con el financiera de la ejecución que se Monitoreo y Matriz de evaluación
5 física y financiera de 1 hora Asistente Monitoreo UPEG UPEG y los Proyectos y
cuadraje correspondiente reportará a la Unidad de Planificación y Evaluación fisica y financiera
la ejecución a Programas
Evaluación de la Gestión (UPEG)
reportar
Elaboración de Elaborar un informe narrativo de cada
informe una de las actividades contempladas en Oficial de Enlace entre la
formato de evaluación física Monitoreo y
6 la ejecución física y financiera 1 hora Asistente Monitoreo Informe de Ejecución UPEG UPEG y los Proyectos y
y financiera Evaluación
desglosada por cada uno de los Programas
Componentes del Proyecto
Ingreso de Ejecución Ingresar al SIAFI la ejecución mensual
al SIAFI desde la UPEG debidamente cuadrada por actividad,
Cuadro con el cuadraje Oficial de Enlace entre la
de SE directamente desde la Unidad de Administrativa Analista de Presupuesto Ejecución mensual
7 realizado por la Unidad 1 hora UPEG UPEG y los Proyectos y
Planificación y Evaluación de la Gestión cargado en SIAFI
Administrativa Financiera Programas
(UPEG) incluyendo todos los datos de Monitoreo y Asistente Monitoreo
ejecución física y financiera Evaluación
Pagina 31

Riesgos
Institución : PROYECTO CALIDAD DE LA
EDUCACION Objetivo :
Ingresar en el Sistema SIAFI de la Secretaría de Finanzas de forma
correcta la ejecución mensual reflejada por el Proyecto y la
REPORTE DE EJECUCION DEL
Donación Japonesa
PRESUPUESTO MENSUAL A LA
Proceso: UPEG
Que los F01 no se encuentren Solicitar con anticipación a la
Elaboración de Matriz de Bajo
1 impresos o que no estén ordenados 4 4 16 Unidad Administrativa Financiera 2
pago (4)
en su respectivo Leitz que se tengan ordenados los F01
Que los F01 no estén archivados
desde el primero hasta el último Cerciorarse que los F01 sean Bajo
2 Agrupación de actividades 5 4 20 5
que se tramitó durante el mes que entregados en su totalidad (2)
se reportará la ejecución
Comparación de F01 Que no concuerden los montos
entregados por la Unidad ejecutados por Componente entre Asegurarse que la información Bajo
3 5 5 25 4
Administrativa Financiera y lo posteado de los F01 y lo concuerde entre ambos datos (3)
lo reportado por el SIAFI reportado por el SIAFI
Elaboración de formato de Asegurarse que la información
evaluación física y esté completa Medio
4 Tener la información incompleta 5 4 20 7
financiera de la ejecución a (1)
reportar
Pagina 32
Que no se logren plasmar todas las

Llevar un control de todas las Bajo
5 Elaboración de informe actividades realizadas por 4 1 4 1
actividades realizadas (6)
componente
Que no se logre cuadrar los
Ingreso de Ejecución al Asegurarse que la información Bajo
6 resultados de lo posteado de los F01 5 4 20 2
SIAFI desde la UPEG de SE este correcta (5)
y lo reportado por el SIAFI

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 33

NOMBRE DEL PROCESO:
REPORTE DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
MENSUAL A LA UPEG
Inicio
Solicitar F01
Matriz de pagos
Elaborar matriz de
realizados
pagos
Filtrar y agrupar F01
Realizar cuadraje de
montos
Matriz de
Elaborar matriz de evaluación física y
evaluación financiera
Informe de
Elaborar informe
ejecución
narrativo
Ejecución mensual
Ingresar a SIAFI
cargada en SIAFI
información
Fin
Pagina 34

Proceso: ELABORACION DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES
Alcance o ambito de aplicación: UGP Y UNIDADES DE LINEA SECRETARIA DE EDUCACION
RESULTADO /
PRODUCTO
Elaborar cada uno de los

Constatar que esté contemplada
contratos de servicios de
la contratación dentro de las Plan Operativo Anual (POA) Verificar en el POA cada una Contratos
consultoría y de servicios Monitoreo y
1 Actividades autorizadas en el debidamente aprobado por de las contrataciones que se 5 minutos Asistente Monitoreo elaborados y
profesionales Evaluación
Plan Operativo Anual (POA) del el Banco Mundial realizarán aprobados
debidamente autorizados
Proyecto
para su proceso
Solicitud de Términos de
Solicitar a la Especialista de
Referencia para la contratación
Monitoreo los Términos de
que se pretenda realizar por
Términos de Referencia Referencia revisados Monitoreo y Monitoreo y Coordinador Monitoreo y
2 cualquiera de las Unidades de 2 días Asistente Monitoreo
revisados enviados por la Unidad de Evaluación Evaluación Evaluación
Línea involucradas con el
Línea interesada en alguna
Proyecto o por la Unidad de
contratación
Envío de Memorandum Solicitar a la Unidad de
solicitando se realice trámite de Memorandum firmado por Adquisiciones del Proyecto
no objeción de los Términos de la Coordinadora de la se realice trámite de no Monitoreo y Unidad de Coordinador Unidad de
3 5 días Asistente Monitoreo
Referencia ante el Banco Unidad de Gestión del objeción a los Términos de Evaluación Adquisiciones Adquisiciones
Mundial Proyecto Referencia remitido para su
respectivo proceso
Elaboración de contratos de
Solicitar a la Unidad de
servicios profesionales
Adquisiciones la Solicitud de
No objeción remitida por el Monitoreo y
4 No Objeción emitida por el 30 minutos Asistente Monitoreo
Banco Mundial Evaluación
Gerente del Proyecto (Banco
Mundial)
Elaboración de contratos de No objeción remitida por el
servicios de consultoría Banco Mundial y la Elaborar contrato de Monitoreo y
5 30 minutos Asistente Monitoreo
evaluación de la terna Servicios de Consultoría Evaluación
correspondiente
Solicitud de número de acuerdo Solicitar a la Secretaria
para validar el contrato Oficio de solicitud remitido a
General la autorización de un
elaborado la Secretaria General por la Monitoreo y Secretaría
6 número de acuerdo para 5-8 días Asistente Monitoreo Secretaria General
Coordinadora de la Unidad Evaluación General
legalizar el contrato
de Gestión
elaborado
Firma de contrato elaborado Oficio de solicitud de firma
Solicitar a la Secretaria
del Señor Ministro del
General la revisión del
contrato remitido a la Monitoreo y Secretaría
7 contrato y sus adjuntos para 20 días Asistente Monitoreo Secretaria General
Secretaria General por la Evaluación General
pasarlo a firma del Señor
Coordinadora de la Unidad
Ministro
de Gestión
Pagina 35
Institución :
PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Elaborar cada uno de los contratos de servicios de
consultoría y de servicios profesionales debidamente
ELABORACION DE CONTRATOS DE
autorizados para su proceso
Proceso: CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES
Constatar que esté contemplada
la contratación dentro de las
Que la contratación no esté Bajo
1 Actividades autorizadas en el 5 4 20 Verificar en el POA 4
contemplada en el POA (3)
Plan Operativo Anual (POA) del
Proyecto
Solicitud de Términos de
Referencia para la contratación
que se pretenda realizar por
Que no se logre un consenso en la Cerciorarse de contar con Bajo
2 cualquiera de las Unidades de 5 4 20 3
revisión de los Términos de Referencia la información correcta (7)
Línea involucradas con el
Proyecto o por la Unidad de
solicitando se realice trámite de
Que no cumplan con los objetivos de la Verificar el alcance Bajo
3 no objeción de los Términos de 4 5 20 4
consultoría deseado (4)
Referencia ante el Banco
Mundial
Pagina 36
Verificar la aprobación de
Elaboración de contratos de Que no se autorice la contratación de la contratación Bajo
4 4 5 20 5
servicios profesionales personal técnico y de apoyo (2)
Elaboración de contratos de Que no se autorice la contratación de la Bajo

5 4 5 20 Solicitar la no objeción 4
servicios de consultoría consultoría (5)
Solicitud de número de acuerdo
Que la persona a contratar no cumpla Revisar perfiles de Bajo
6 para validar el contrato 5 5 25 6
con los requerimientos de la consultoría candidatos (1)
elaborado
Contar con aprobaciones Bajo
7 Firma de contrato elaborado que no se acepte la contratación 5 5 25 4
previas (6)

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 37

NOMBRE DEL PROCESO:
ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE CONSULTORIA Y
SERVICIOS PROFESIONALES
Inicio A
Recibir solicitud de Solicitar revisión de

elaboración de Contrato
contrato
Se encuentra en Pasar contrato a Contrato firmado

Se devuelve
el POA la No firma
solicitud
contratación?
Si
Solicitar los TDR

Fin Fin
Solicitar tramite a
Unidad de
Adquisiciones
Solicitar NO Unidad
de Adquisiciones
Contrato de
Servicios de
Elaborar contrato
Consultoría
Solicitar numero de
Acuerdo
Pagina 38
PROCESOS – UNIDAD FINANCIERA


PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01
PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA
PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO
PROCESO 11 – INGRESAR ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
PROCESO 12 – ELABORACIÓN DE F01
PROCESO 13 – ELABORACIÓN DE F07
PROCESO 14 – MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA
PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO
PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES
PROCESO 17 – PLANILLA SEGURO SOCIAL
PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)
PROCESO 19 – INFORME DE CUENTAS POR COBRAR
PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES
PROCESO 21 – REGISTRO EN EL SISTEMA (MODULO DE BIENES)
Pagina 39
PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES
PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO
PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA
PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES
PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS
PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO 28 – CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y ANTICIPOS
PROCESO 29 – CIERRE CONTABLE MENSUAL
PROCESO 30 – ELABORACIÓN DE PLANILLA
PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA
Pagina 40

Unidad: Financiera
Proceso: Aprobación de F01
Alcance o ambito de aplicación: Efectuar pagos correspondientes
Fecha: 24 de Septiembre de 2013
RESUL-TADO /
PRODUCTO
Revisar documentación de
solicitud del gasto F01 como
ser: fuente de
Verificar que el gasto
Revisión de solicitud del gasto, F01 Verificado, POA y financiamiento, Convenio, Unidad Analista y Encargado de Solicitud del gasto Unidad Coordinador Unidad
1 esté contemplado en el 5 minutos
F01 (Formulario del gasto) Presupuesto Estructura Presupuestaria, Financiera Prespuesto UGP aprobado Financiera Financiera
POA y Presupuesto
Componente Objeto del
Gasto, beneficiarios y
valores.
Regresar el F01, en caso de

no estar correcto, al Auxiliar
Administrativo
Pagina 41
Secretaria de Educación / Proyecto Calidad de

Institución :
la Educación Objetivo :
Unidad: Financiera Verificar que el gasto esté contemplado en el POA y
Presupuesto
Proceso: Aprobación de F01
Fecha: 24 de septiembre del 2013
Actividad /
I P VTR
Revisión de
solicitud del gasto, Que se pague a otra persona o que se cargue a Bajo
1 5 1 5 Revisar el pin del SIAFI 1
F01 (Formulario del otro componente u objeto del gasto (1)
Gasto)
Que se cargue a otro componente u objeto Revisar el Memorandun de Bajo

2 3 2 6 1
del Gasto. pago y el POA (2)

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 42

FINANCIERA REVISION DE F01 25/09/2013
Inicio
Revisar
documentación de
solicitud
Fuente de
Financiamiento
Convenio y
Estructura
Presupuestaria
Componentes,
Solicitud de gasto
objeto del gasto,
aprobado
beneficiarios y
valores
Si no esta correcto
el F01 se regresa al
Auxiliar
Administrativo
Fin
Pagina 43

Unidad: Financiera
Proceso: Modificacion Presupuestaria
Alcance o ambito de aplicación: Disponibilidad de presupuesto en Componentes y Objetos de Gastos
Fecha: 24 de Septiembre de 2013
RESULTADO /
PRODUCTO
Financiar actividades
Analista y
Elaboración de Modificación que no cuentan con Detallar por cada actividad el Unidad
1 POA y Presupuesto 2 dias Encargado de
Presupuestaria disponibilidad número del objeto del gasto Financiera
Presupuesto UGP
presupuestaria
Elaborar un resumen por Analista y
Unidad
2 componente y objeto de gasto 2 Horas Encargado de
Financiera
a utilizar Presupuesto UGP
Establecer la diferencia entre lo Analista y
Unidad
3 disponible según presupuesto 4 horas Encargado de
Financiera
vigente y de lo que se requiere Presupuesto UGP
Elaborar la modificación
presupuestaria, definiendo que
renglón presupuestario se debe
aumentar y que renglón Analista y Gerencia
Unidad Modificación lista
4 presupuestario se debe 4 horas Encargado de Administativa Gerente Administrativo
Financiera para ingresar
disminuir, considerar que NO Presupuesto UGP SEDUC
se puede disminuir el grupo 4
(Inversión), pero si se puede
incrementar.
Preparar oficio al Gerente Autorización para el
Analista y Gerencia
Administrativo de la SEDUC, 15 Unidad ingreso de
5 Encargado de Administativa Gerente Administrativo
solicitando autorización para la minutos Financiera Modificacion
Presupuesto UGP SEDUC
Modificación Presupuestaria Presupuestaria
Coordinación
Ingresar la Modificación Analista y Coordinación de la UGP y
Unidad Modificación UGP
6 Presupuestaria en el SIAFI con 2 horas Encargado de Coordinador Unidad
Financiera ingresada en el SIAFI Unidad
perfil autorizado. Presupuesto UGP Financiera
Financiera
Pagina 44

Institución :
Unidad: Financiera Financiar actividades que no cuentan con disponibilidad
presupuestaria
Proceso: Modificación presupuestaria
Actividad /
I P VTR
Elaboración de Revisar el POA y preguntar a cada

Que no se tenga disponibilidad de Bajo
1 Modificación 4 2 8 Unidad de Línea que se piensa 1
presupuesto por cada componente (2)
Presupuestaria hacer para cumplir las actividades
Revisar el POA y preguntar a cada

Que no se tenga disponibilidad de Bajo
2 2 2 4 Unidad de Línea que se piensa 2
presupuesto por Objeto del gasto (1)
hacer para cumplir las actividades

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 45

FINANCIERA MODIFICACION PRESUPUESTARIA 25/09/2013
Inicio
Detallar por cada

actividad el numero
del objeto del gasto
Resumen por
componente y
objeto de gasto
Establecer lo
disponible según
presupuesto de lo
que se requiere
Elaborar la Modificación lista

modificación para Ingreso
presupuestaria
Autorización para el
Preparar oficio al ingreso de
Gerente modificación
Administrativo presupuestaria
Ingresar la Modificación
modificación ingresada en el
presupuestaria en el SIAFI
SIAFI
Fin
Pagina 46
Institución : Secretaría de Educacion / Proyecto Calidad de la Educación

Unidad: Financiera
Proceso: Ingreso y Distribución de Cuota de Compromiso
Alcance o ambito de aplicación: Tener Disponibilidad de presupuesto en T.G.R.
Fecha: 24 de Septiembre del 2013
RESULTADO /
PRODUCTO
Contar con
disponibilidad de
Programación Mensual o Detallar por cada actividad a
Ingresar solicitud de Cuota de fondos en el trimestre, Unidad Analista y Encargado de
1 Trimestral de pagos, POA ejecutar, el objeto del gasto a 2 horas
compromiso trimestral que cada grupo del Financiera Presupuesto UGP
y Presupuesto afectar.
gasto tenga asignada la
cuota correspondiente
Cuota de
compromiso
Efectuar un resumen por ingresada en el
Unidad Analista y Encargado de
2 objeto del gasto y clasificarlo 1 hora Sistema SIAFI y
Financiera Presupuesto UGP
por grupo. disponibilidad de
fondos en el
trimestre
Disponiblidad de
POA y Presupuesto y Ingresar en SIAFI la cuota de Tesorería
Distribución de cuota de Unidad Analista y Encargado de fondos en la TGR Tesorero General de la
3 disponibilidad de fondos compromiso, aprobarla y 5 minutos General de la
compromiso Financiera Presupuesto UGP para poder efectuar República
en la TGR. verificarla República
pagos.
Pagina 47

Institución :
Unidad: Financiera Contar con disponibilidad de fondos en el trimestre, que cada grupo
Ingreso y Distribución de Cuota de del gasto tenga asignada la cuota correspondiente
Proceso: Compromiso
Actividad /
I P VTR
Ingresar solicitud de Quedarse sin disponibilidad de Revisar disponibilidad de saldos

Bajo
1 Cuota de compromiso presupuesto por grupo de gasto en la 5 5 25 por grupos en el SIAFI de forma 5
(1)
trimestral TGR. periódica
Revisar cada vez que se ingresa la

Distribución de Cuota Realizar una mala distribución de cuota cuota de compromiso para saber Bajo
2 4 5 20 1
de compromiso. de compromiso si ya fue aprobada para hacer la (2)
distribución

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 48

FINANCIERA INGRESO Y DISTRIBUCION DE CUOTA DE 25/09/2013
COMPROMISO
Inicio
Detallar por cada

actividad a ejecutar
el objeto del gasto a
afectar
Cuota de
Resumen por compromiso
objetos del gasto y ingresada en SIAFI y
clasificarlo por disponibilidad de
grupo fondos
Ingresar en SIAFI la
cuota de Disponibilidad de
compromiso, fondos en TGR
aprobarla y
verificarla
Fin
Pagina 49

Unidad: Financiera
Proceso: Ingresar Anteproyecto de Presupuesto
Alcance o ambito de aplicación: Tener Presupuesto para el proximo Año
Fecha: 24 de Septiembre del 2013
RESULTADO /
PRODUCTO
Contar con un Detallar por cada actividad el

Ingresar el Anteproyecto de Anteproyecto de POA y Unidad Analista y Encargado de POA con objeto del
1 presupuesto aprobado número del objeto del gasto 2 dias
Presupuesto en el SIAFI presupuesto. Financiera Presupuesto UGP gasto
en el sistema SIAFI a afectar
Sacar un resumen por Anteproyecto de
Unidad Analista y Encargado de
componente y objeto de 2 Horas Presupuesto listo
Financiera Presupuesto UGP
gasto. para ingresarse
Anteproyecto de
Ingresar en el SIAFI el Director de la Unidad de
Unidad Analista y Encargado de presupuesto
Anteproyecto de 2 horas UPEG/SEDUC Planificación y Evaluación de
Financiera Presupuesto UGP ingresado en el
Presupuesto la Gestión (UPEG)
Sistema SIAFI
Pagina 50

Riesgos

Institución :
Unidad: Financiera
Contar con un presupuesto aprobado en el sistema SIAFI
Ingresar Anteproyecto de
Proceso: Presupuesto.
Actividad /
I P VTR
Estar en comunicación con la Unidad de
Ingresar anteproyecto
Quedarse fuera del Presupuesto para Monitoreo del Proyecto para que esta Bajo
1 de Presupuesto en el 5 5 25 1
el año siguiente. unidad prepare el POA proyectado para el (2)
SIAFI
siguiente año.
Revisar antes de ingresar el anteproyecto

Que no se tenga disponibilidad de
del POA, y preguntar a cada Unidad de Bajo
2 presupuesto por Componente y 4 3 12 2
Línea que actividades piensan desarrollar (1)
Objeto del Gasto.
por cada Item.

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 51

FINANCIERA INGRESO ANTEPROYECTO PRESUPUESTO 25/09/2013
Inicio
Detallar por cada

POA con objeto del
actividad el numero
Gasto
del objeto del
gasto a afectar
Anteproyecto de
Resumen por
Presupuesto listo
componente y
para ingresar
objeto de gasto
Ingresar en SIAFI la
Anteproyecto de
cuota de
presupuesto
compromiso,
ingresado al SIAFI
aprobarla y
verificarla
Fin
Pagina 52
Institución : Secretaria de Educación /Proyecto Calidad de la Educación

Unidad: Financiera
Proceso: Elaboración F01
Alcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la Educación
Fecha: 25/09/2013
RESULTADO /
PRODUCTO
Revisar que junto al memorandum

venga la documentación completa
Reservar fondos en SIAFI para como ser: factura, cotizaciones,
Elaboración de F01 (Formulario Memorandum de la Coordinacion Unidad Elaboración de F01 a nivel Analista y Encargado de Presupuesto
1 realizar el Pago de Procesos del orden de compra, cuadro 5 Minutos Auxiliar Administrativo Unidad Financiera
del Gasto) de Gestión, POA y Presupuesto Financiera de Verificado UGP
Proyecto comparativo de precios, acta de
recepción, recibo de la Tesorería
General de la República
Revisar cuando se le realiza pago a

un consultor que venga la
documentación completa como ser:
Unidad Elaboración de F01 a nivel Analista y Encargado de Presupuesto
2 informe de trabajo, recibo de pago, 5 Minutos Auxiliar Administrativo Unidad Financiera
Financiera de Verificado UGP
acta de recepción, cuadro de
programación de pagos y copia del
contrato
Dar seguimiento al F01 para que sea

Unidad Aprobación en el SIAFI por
3 aprobado por el Administrador en el 1 Hora Auxiliar Administrativo Unidad Financiera Coordinador Unidad Financiera
Financiera el Administrador
SIAFI
Enviar el F01 a la Unidad de Pre- Revisión de documentos y Pre-Intervención

Unidad Pre-Interventores de la Secretaría de
4 intervención de la Secretaría de 1 Dia Auxiliar Administrativo aprobación del F01 en el de la Secretaría de
Financiera Finanzas
Finanzas SIAFI Finanzas
Dar seguimiento al F01 para que sea

Unidad Firma en el SIAFI por el
5 firmado por el Director Ejecutivo en 1 Dia Auxiliar Administrativo Coordinación UGP Coordinación de la UGP
Financiera Director Ejecutivo
el SIAFI
Enviar, si son fondos Nacionales, un

oficio a la Tesorería General de la Pago de F01 por la
Unidad Tesorería General
6 República, donde se solicita la 2 Dias Auxiliar Administrativo Tesorería General de la Tesorero General de la República
Financiera de la República
alimentación de fondos en la libreta República
para que se pueda pagar X F01
Elaborar, si son fondos externos por

medio del SIAFI , una TEC para bajar Alimentación de la libreta
Unidad Personal de Crédito Público que
7 fondos de la cuenta especial en 15 Minutos Auxiliar Administrativo para pagar F01 de Fondos Credito Publico
Financiera revisa las TEC.
dólares y los pasamos a Lempiras a la Externos
libreta pagado de fondos externos
Enviar correo al departamento de

programación Financiera de la Programacion
Pago de F01 por la
Tesorería General de la República Unidad Financiera de la
8 1 Dia Auxiliar Administrativo Tesorería General de la Programación Financiera
para que sean pagados los F01 que Financiera Tesoreria General
República
van en la TEC que se elaboró de la Republica
anteriormente
Archivar el F01 que se elaboró del El F01 del gasto archivado

Unidad
9 SIAFI junto con toda la 5 Minutos Auxiliar Administrativo correlativamente y en
Financiera
documentaciÓn soporte. orden cronológico
Pagina 53

Institución :
Unidad: Financiera Reservar fondos en SIAFI para realizar el Pago de Procesos del Proyecto
Proceso: Elaboración de F01
Fecha: 25/09/2013
Actividad /
I P VTR
Elaboración de que se cargue a la actividad o el Bajo
1 3 3 9 Revisar el gasto conforme al POA 1
F01 componente malo (2)
que se cargue al beneficiario Bajo
2 5 3 15 Revisar que tenga pin de SIAFI 1
equivocado (3)
revisar bien las cantidades antes de Bajo
3 cantidades inadecuadas 4 3 12 1
verificar el documento en el SIAFI (4)
Revisar el pago conforme al catálogo de Bajo
4 objetos de gasto incorrecto 2 3 6 objetos del gasto. 1
(5)
que el F01 sea rechazado por el
Revisar bien todo el F01 que no haga Bajo
5 departamento de Pre-Intervención de 2 2 4 1
falta ningún documento (6)
la Secretaría de Finanzas
Si el F01 es pagado por fondos Gestionar en la Tesorería para que los
Bajo
6 nacionales que la tesoreria no lo pueda 5 3 15 pagos realizados con fondos nacionales 2
(1)
pagar sean pagados en el tiempo más corto
Si el F01 es pagado por fondos externos hacer bien la conversión de los Dólares Bajo
7 3 3 9 1
y la TEC se hizo mal a Lempiras (7)

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 54

FINANCIERA ELABORACION DE F01 25/09/2013
Inicio
Revisar
documentación
Documentación Solicitar
No
completa? documentación a UL
Si
F01 Aprobado en el
Dar seguimiento al
SIAFI
F01
Enviar F01 a Unidad

de Pre-intervención
Solicitar fondos o
transferir fondos a
cuenta
Enviar notificación a F01 pagado

Finanzas
Archivar F01
Fin
Pagina 55
Institución : Secretaria de Educacion / Proyecto Calidad de la Educación

Unidad: Financiera
Alcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la Educacion
Fecha: 25/09/2013
RESUL-TADO /
PRODUCTO
Revisar la liquidación de
Elaboración de F07 (Formulario de Sistema SIAFI, POA y viáticos y si hay sobrante se
Hacer devoluciones,
depósito, reversión por imputación Presupuesto, facturas de procede a la elaboración de Unidad Elaboración de Banco
1 correcciones en el SIAFI, 10 Minutos Auxiliar Administrativo
incorrecta, corrección por mala hotel, combustible y otros un F07 para depósito con Financiera boleta de depósito Central/SEFIN
por mala imputación.
imputación en actividad) gastos boleta del SIAFI, se firma y se
manda al Banco Central

Institución :
Unidad: Financiera Hacer devoluciones, correcciones en el SIAFI, por mala
imputación.
Fecha: 25/09/2013
1 Elaboración de F07 Elaborar un depósito con valor incorrecto 4 2 8 revisar los valores 1 Bajo (1)

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 56

FINANCIERA ELABORACION DE F07 25/09/2013
Inicio
Revisar la
liquidación de
viaticos
Hay sobrantes? No Fin
Si
Boleta de deposito
Elaborar F07
Fin
Pagina 57
Institución : Secretaria de Educacion / Proyecto Calidad de la Educación

Unidad: Financiera
Proceso: Manejo de Fondos de Caja Chica
Fecha: 25/09/2013
RESULTADO /
PRODUCTO
Realizar compras por

medio de los fondos
asignados en caja chica, Pagar las facturas o recibos
Solicitusd de gasto, Facturas Unidad Pago de la compra o
1 Manejo de Fondos de Caja Chica de productos o solicitudes al personal o proveedores 10 minutos Auxiliar Administrativo
o recibos de la compra Financiera servicio solicitado
realizadas a lo interno de debidamente autorizados
Proyecto, como parte de
los costos operativos
Revisar de gastos de caja

Unidad Solicitud de Unidad Asistente Fiduciario
2 chica para solicitud de 1 hora Auxiliar Administrativo
Financiera Reembolso Financiera Financiero
reembolso
Pagina 58
Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de

Institución :
Realizar compras por medio de los fondos asignados en caja chica,
Unidad: Financiera de productos o solicitudes realizadas a lo interno de Proyecto, como
Proceso: Manejo de Fondos de Caja Chica parte de los costos operativos
Fecha: 25/09/2013
Actividad /
I P VTR
Manejo de Fondos recibir memorandum solicitando la Bajo
1 que se realice una compra sin autorización 4 2 8 1
de Caja Chica compra (1)
que la factura o recibo no venga a nombre de la revisar las facturas o recibos al Bajo
2 5 3 15 1
Institución encargada de la Caja Chica momento de revisar la compra (2)
realizar una compra con un monto mayor al que Tener a mano el Reglamento de caja Bajo
3 5 3 15 1
establece el reglamento de caja chica chica (3)

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 59

FINANCIERA MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA 25/09/2013
Inicio
Pagar las facturas

debidamente
autorizadas
Revisar gastos de
caja chica
Caja chica con

Solicitar Reembolso
fondos?
Si
Fin Fin
Pagina 60
Institución: SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION

Unidad: FINANCIERA FINANCIERA
Proceso: SOLICITUD DE DESEMBOLSO
NO RESPONSABLE † RESULTADO / ENVIO A :̂

PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
. PRODUCTO
Alimentar la cuenta especial

de Fondos Banco Mundial
para disponer de recursos Revisar todos los
Todos los Formularios F01
SOLICITUD DE FONDOS AL financieros para la ejecución documentos de pago (F01)
1 que se hayan pagado y no 5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
BANCO MUNDIAL de todas las actividades que se hayan generado
hayan sido solicitados
programadas por el durante el mes.
Proyecto Calidad de la
Educación.
Elaborar los formularios para

2 5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
solicitud de fondos.
Revisar todas las Conciliar las

operaciones contables para operaciones de
cuadrar la Solicitud de Desembolso versus
Fondos (SOE) Contabilidad
Enviar la Solicitud de Fondos

BANCO
4 al Gerente del Proyecto para 3 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO GERENTE DE PROYECTO
MUNDIAL
su aprobación.
Ingresar el formulario 2380

en el Sistema Client
5 25 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
Connection la Solicitud de
Fondos.
Pasar a firma de la
Coordinación Firnanciera y
COORDINADOR DEL
6 Coordinación de la Unidad 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCP
PROYECTO
Ejecutora los formularios de
la Soliciutd de Fondos.
Tramitar con el Señor SECRETARIA

7 Ministro de Educación la 3 día UGP COORDINADOR GENERAL DE MINISTRO DE EDUCACION
firma en el formulario 2380 EDUCACION
Fotocopiar y preparar todos

8 los documentos soportes de 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
la Solicitud de Fondos.
Enviar la Solicitud de Fondos

al Banco Mundial en
BANCO
9 Washington (desde el envío 5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UNIDAD DE DESEMBOLSOS
MUNDIAL
hasta ser recibida en
Washington).
Monitorear en el Sistema
Client Connection la Solicitud
de Fondos hasta el momento
Disponer de BANCO
10 en que el Banco Mundial 7 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UNIDAD DE DESEMBOLSOS
Recursos Financieros MUNDIAL
deposita su valor en la
cuenta Especial de la
Secretaría de Finanzas
Pagina 61

Institución :
Unidad: FINANCIERA Llevar control de los días que corresponden por vacaciones a cada empleado
Proceso: SOLICITUD DE DESEMBOLSO
Actividad /
I P VTR
SOLICITUD DE Información para preparar la solicitud no esté Que todos los F01 (Documentos de pago) se Bajo
1 4 4 16 5
DESEMBOLSO disponible en el tiempo requerido. encuentren debidamente archivados (3)
Verificar que los registros contables estén Medio
2 Registros contables mal categorizados 5 3 15 7
debidamente contabilizados (2)
El no monitoreo constante de los saldos Monitorear diariamente los saldos Bajo
3 5 2 10 4
disponibles en la cuenta especial disponibles (4)
El no documentar correctamente los Verificar que toda la documentación de

respaldo ha sido incluida Bajo
4 formularios enviados a la Unidad de 5 2 10 4
(5)
Desembolso
Enviar los documentos con un margen
Medio
5 Retrasos en el correo 5 5 25 razonable para evitar el riesgo por algún 14
(1)
retraso eventual en las entregas
Que no se encuentren documentados en la Verificar antes de enviar los documentos que

Bajo
6 Unidad de Desembolsos procesos colaterales 5 2 10 todos los procesos se encuentren registrados 4
(6)
de otras unidades en el Sistema del Banco (Client Connection)

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 62

FINANCIERA SOLICITUD DE DESEMBOLDO 25/09/2013
Inicio A
Revisar documentos
Enviar solicitud al
BM
Elaborar
formularios Recursos financieros
Monitorear en el
disponibles
Sistema la solicitud
Operaciones
Revisar todas las
conciliadas Fin
operaciones
Enviar solicitud a
Gerente de
Proyecto
Ingresar formulario
2380
Pasar solicitud a
firma de
autoridades
Preparar
documentación
Pagina 63

Unidad: FINANCIERA
Proceso: SOLICITUD DE VACACIONES
Fecha: Septiembre 24, 2013 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
RESPONSABLE † RESULTADO / ENVIO A :̂

PRODUCTO
Llevar control de los dias

que corresponden por Elaborar cuadro de control Control interno de la COORDINADOR GENERAL DE
1 SOLICITUD DE VACACIONES Contratos 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCP
vacaciones a cada de vacaciones disponibilidad PROYECTO
empleado
Entregar a cada empleado el

formulario de solicitud de
2 5 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
vacaciones cuando lo
necesite
Llenar el formulario de cada
empleado para refrendar los
JEFE DE CADA
3 dias de que dispone y pasar a 10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCP
DEPARTAMENTO
firma del Jefe Inmediato del
Empleado
Remitir el formulario de
4 Solicitud de vacaciones para 10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCP GERENTE DE PROYECTO
su aprobación final.
Actualizar el cuadro de
control de vacaciones cada
COORDINADOR GENERAL DE
5 vez que un empleado 30 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCP
PROYECTO
presenta solicitud de
vacaciones.
Pagina 64

Institución :
Unidad: FINANCIERA Llevar control de los días que corresponden por vacaciones a
cada empleado
Proceso: SOLICITUD DE VACACIONES
Actividad /
I P VTR
SOLICITUD DE El no llenar el formulario estipulado para este Exigir que el personal Llene el Medio
1 5 5 25 10
VACACIONES proceso formulario (1)
La no actualización del cuadro de control de Actualizar periódicamente el Medio

2 5 3 15 7
vacaciones cuadro de control de vacaciones (2)
Archivar oportunamente en los
Extravío de los formularios llenados y Bajo
3 5 2 10 expedientes los formularios ya 3
autorizados (3)
autorizados

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 65

FINANCIERA SOLICITUD DE VACACIONES 25/09/2013
Inicio
Cuadro de Control
Elaborar Cuadro de
Interno
Control
Entrega de
Formulario
Llenar Formulario
Pasar a Firma
Remitir a
Coordinación del
Proyecto para
Aprobación
Actualizar Cuadro
de Control
Fin
Pagina 66

Unidad: FINANCIERA
Proceso: PLANILLA SEGURO SOCIAL

PRODUCTO
Asegurar en el IHSS a Reportar en la planilla del

PLANILLA SEGURO SOCIAL todo empleado del Seguro Social al personal del Que el personal sea
1 Contratos 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO PLANILLA IHSS
(I.H.S.S.) Proyecto Calidad de la Proyecto Calidad de la asegurado
Educación. Educación
Que el empleado goce de Solicitar al empleado

2 INGRESOS I.H.S.S los beneficios y servicios fotocopia de Tarjeta de 5 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
prestados por el IHSS Identidad
Llenar formulario especial

3 para reportar los nuevos 10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
ingresos.
Llevar el formulario especial

para reportar los nuevos
ingreso, adjunto con la
4 10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO PLANILLA IHSS
copiad de la identidad al
Departamento de Planilla Pre-
elaborada del IHSS
Que la institución no siga Reportar en las fechas

pagando por una persona establecidad por el IHSS las
5 BAJAS I.H.S.S 10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO PLANILLA IHSS
que ha dejado de laborar personas que han dejado de
con la institución. laborar con el Proyecto
Tener al día el pago de los

derechos de los Enviar a recoger la planilla
6 PAGO PLANILLA I.H.S.S. 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
derechohabientes y del mensual
Patrono
Tramitar la elaboración del

ADMINISTRATIV
7 cheque para su pago antes 5 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO TESORERIA DEL I.H.S.S
A
de la fecha de vencimiento
Pagina 67

Institución :
Unidad: FINANCIERA Asegurar en el IHSS a todo empleado del Proyecto Calidad de la
Educación.
Proceso: PLANILLA I.H.S.S
Actividad /
I P VTR
Bajo
1 PLANILLA I.H.S.S Olvidar incluir a un empleado 5 3 15 Comunicación interna efectiva 5
(4)
REPORTAR INGRESOS No reportar a tiempo un empleado y que éste Reportar el ingreso del nuevo Medio
2 5 3 15 7
AL I.H.S.S. tenga una emergencia médica. empleado a la brevedad posible (3)
Que el empleado no entregue la documentación Exigir al empleado la urgencia del Medio

3 5 5 25 10
requerida a tiempo caso (2)
Reportar los ingresos en periodos tardíos ocasiona Persona encargada debe estar bien Bajo
4 5 2 10 4
cobro de multas para el patrono alerta de estos procesos. (5)
REPORTAR LAS BAJAS La no comunicación de que un empleado dejó de Alto
5 5 5 25 Comunicación interna efectiva 15
AL I.H.S.S. laborar para el Proyecto (1)
Que el empleado encargado de este proceso
Revisar mensualmente la planilla Bajo
6 olvide no reportar dicha baja a tiempo a la Unidad 2 2 4 2
para evitar este olvido. (6)
de Planilla Pre-elaborada del Seguro Social

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 68

FINANCIERA PLANILLA IIHSS 25/09/2013
Inicio
Reportar en la
Planilla del Seguro
Solicitar copia
Identidad
Llenar Formulario
Nuevo Ingreso
Enviar los
Documentos al
Depto. de Planilla
Pre-elaborada IHSS
Enviar reporte de
Personal que no
labora en el
proyecto
Recoger la Planilla
Mensual
Tramitar Pago
correspondiente
Fin
Pagina 69

Unidad: FINANCIERA
Proceso: DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)

. PRODUCTO
Cumplir con requisito

establecido por la Ley,
para todos los Entregar el formulario a todo
DECLARACION JURADA DE funcionarios que prestan el personal que supere el Cumplir con el TODAS UNIDADES TODAS UNIDADES DEL
1 Contratos 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
BIENES sus servicios en las techo del ingreso para dicha requisito DEL PROYECTO PROYECTO
Instituciones del Estado declaración
de la República de
Honduras
Establecer un tiempo para la

entrega de este formulario
Elaborar las constancias de

trabajo para cada empleado
Fotocopiar todos los

formularios llenos y las
4 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
constancias para dejar copia
de archivo
Entregar en la fecha
establecida por el Tribunal Constancia de haber TODAS UNIDADES TODO EMPLEADO DEL
5 2 horas FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
Superior de Cuentas toda la declarado DEL PROYECTO PROYECTO
documentación requerida
Entregar la constancia a cada

empleado para dar fe que se TODAS UNIDADES TODO EMPLEADO DEL
ha efectuado la declaración DEL PROYECTO PROYECTO
jurada de bienes anual.
Entregar copia de la
Constancia para archivo en
7 expedientes del personal de 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO ADQUISICIONES OFICIAL DE ADQUISICIONES
la Unidad Ejecutora de
Proyecto
Pagina 70

Institución :
Cumplir con requisito establecido por la Ley, para todos los
Unidad: FINANCIERA funcionarios que prestan sus servicios en las Instituciones del Estado
Proceso: DECLARACION JURADA DE BIENES de la República de Honduras
Fecha: SEPTIEMBRE 24, 2013
Actividad /
I P VTR
DECLARACION Orientar al personal como deberá
Llenar el formulario estipulado para este Medio
1 JURADA ANUAL 4 4 16 llenarse el formulario y revisar 8
proceso incorrectamente (1)
DE BIENES minuciosamente el mismo
El no adjuntar todo los documentos de Exigir al personal que debe completar

Bajo
2 respaldo a dicha declaración, se corre el 2 2 4 estrictamente la documentación 2
(3)
riesgo de que sea rechazado por el TSC. solicitada.
Entregar con tiempo limitado los formularios

al personal, se corre el riesgo que no estén Entregar los formularios con un Bajo
3 5 3 15 4
completos para ser presentados en la fecha margen de tiempo prudente. (2)
estipulada por la Ley.
Si la declaración se presenta en tiempo Notificar al personal de esta
tardío al Tribunal Superior de Cuentas, se disposición Bajo
4 2 2 4 2
corre el riesgo de multas que van desde Lps. (4)
5,000.00 según la gravedad de cada caso

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 71

FINANCIERA DECLARACION JURADA DE BIENES 25/09/2013
Inicio
Formulario de
Entregar Formulario
Declaración de
de Declaración
Bienes
Establecer Tiempo
de Entrega
Elaboración de
Constancia de
Trabajo
Copia de los
Documentos
Solicitados para
archivo
Constancia de
Entregar en Fecha
Declaracion
Establecida
Entregar constancia
a los Empleados
Entregar copia de
Constancia para
Expedientes del
Personal
Fin
Pagina 72

Unidad: FINANCIERA
Proceso: INFORME DE CUENTAS POR COBRAR

. PRODUCTO
Determinar que personas Revisar los registros

tienen viáticos y anticipos contables de la Cuenta por
INFORME DE CUENTAS POR Monto reflejado en la
1 pendientes de liquidar al Cobrar (Fondos Banco 2 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
COBRAR contabilidad
Proyecto Calidad de la Mundial, Grant Japonés y
Educación. Fondos Nacionales)
Hacer un auxiliar detallado

Se utiliza como una
en excel para cuantificar el
herramienta auxiliar para
monto pendiente de liquidar
demostrar a las
2 de cada persona (Fondos 2 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
Auditorias Externas el
Banco Mundial, Grant
movimiento de esta
Japonés y Fondos
cuenta.
Nacionales).
Cuadrar el auxiliar de excel

3 con los movimientos 4 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
contables
ASISTENTE FIDUCIARIO
Revisar el informe final y UNIDAD FINANCIERO Y
pasarlo a firma. FINANCIERA COORDINADOR UNIDAD
FINANCIERA
Contar con un
documento bien
detallado para las
5 Archivar el informe 10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
auditorias de
seguimiento del
Banco Mundial
Pagina 73

Institución :
Unidad: FINANCIERA Determinar que personas tienen viáticos y anticipos pendientes de
liquidar al Proyecto Calidad de la Educación.
Proceso: INFORME DE CUENTAS POR COBRAR
Actividad /
I P VTR
INFORME DE CUENTAS Que los viáticos por liquidar por persona sean Medio
1 5 5 25 Revisar mensualmente 10
POR COBRAR excesivos (2)
Revisar el monto pendiente que

Que los beneficiarios hayan liquidado y por Bajo
2 3 4 12 cada persona tiene registrado para 4
olvido no se haya efectuado el registro contable (4)
tomar las acciones del caso
Vigilar constantemente el Medio

3 Reparos por parte de las Auditorías Externas 5 5 25 10
comportamiento de esta cuenta (3)
Que las personas que hayan recibido viáticos no Exigir que se respete las
normativas del Reglamento de Medio
4 estén liquidando dentro de los 5 días que 5 5 25 15
Viáticos (1)
establece el Reglamento de viáticos

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 74

FINANCIERA INFORME DE CUENTAS POR COBRAR 25/09/2013
Inicio
Revisar los Registros

contables de la
cuenta por cobrar
Hacer un auxiliar
detallado en excel
para cuantificar el
monto
Cuadrar el excel con

los movimientos
contables
Revisar el informe
final y pasar a firma
Informe Impreso
para Archivar en
Archivar el Informe
caso de Auditorias
Inicio
Pagina 75
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educacion

Unidad: Financiera
Proceso: Recepcion y Entrega de Bienes
Fecha: 24/09/2013

. PRODUCTO
Verificar que los bienes

adquiridos cumplan con las
Recibir y entregar todos
Recibir todos los Bienes especificaciones solictadas
los bienes que pertenecen
comprados a los proveedores Orden de Compra o en la orden de compra, Cantidad de Bienes
1 al Proyecto, de acuerdo a 4 hrs Financiera Oficial de Bienes Varias Oficial de Bienes
por el Proyecto Calidad de la Contrato verificando cantidad, Recibidos
los sistemas de control de
Educacion características, condiciones
bienes
de uso, valor, número de
serie, etc.
Elaborar acta de recepción y

Coordinador de
2 Acta de Recepción reportarla para el pago del 30 minutos Financiera Oficial de Bienes Recibido conforme Adquisiciones
Adquisiciones
proveedor
Elaboración de la Etiqueta
con logo del proyecto,
3 Máquina Rotuladora número de Inventario dado 20 minutos Financiera Oficial de Bienes Bienes Inventariados Financiera Oficial de Bienes
por la Unidad de Bienes de la
S.E.
Elaboración de Acta de
Entrega de Bienes al personal Entrega, describiendo las
Persona que hará uso del
4 que lo solicite mediante Acta de Entrega especificaciones técnicas del 10 minutos Financiera Oficial de Bienes Asignacion del bien Varias
bien (responsable)
solicitud bien, número de inventario,
serie, valor y su ubicación
Archivar actas de entrega Tener la

5 Leitz por cada unidad o lugar de 5 minutos Financiera Oficial de Bienes documentación Financiera Oficial de Bienes
asignación archivada
Pagina 76
Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de

Institución :
Recibir y entregar todos los bienes que pertenecen al Proyecto,
Unidad: Financiera de acuerdo a los sistemas de control de bienes
Proceso: Recepción y Entrega de Bienes
Fecha: 24 de septiembre de 2013
Verificar las especificaciones
Recibir todos los Bienes Recibir algo que no esté de acuerdo a las Medio
1 5 4 20 técnicas con personal 8
comprados a los especificaciones técnicas solicitadas. (2)
calificado.
proveedores por el
Proyecto Calidad de la Ordenar el producto recibido
Recibir menos cantidad de la que estamos Bajo
2 Educación 5 4 20 de una forma que facilite 5
comprando (3)
contarlo
No entregar el bien hasta
Entregar un bien sin haber firmado y sellado el haber firmado y sellado de Bajo
3 5 2 10 3
Entrega de Bienes al acta de entrega recibido en el acta de entrega (4)
personal que lo solicite
mediante solicitud Revisar el inventario y número
Que el acta de entrega tenga mal escrito el Medio
4 5 3 15 de serie al momento que se 9
inventario y la serie (1)
hace la entrega

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 77

FINANCIERA RECEPCION Y ENTREGA 25/09/2013
Inicio
Cantidad de Bienes
Orden de Compra o
Recibidos
Contrato
Recibido Conforme
Acta de Recepcion
Bienes
Maquina
Inventariados
Rotuladora
Elaboración de Acta Asignación del Bien

de Entrega
Archivar Actas de Archivo de

Entrega por Cada Documentacion
Unidad o Lugar
Fin
Pagina 78
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación

Unidad: Financiera
Proceso: Registro en el sistema (Módulo de Bienes)
Fecha: 24/09/2013

UNIDAD CARGO PRODUCTO UNIDAD CARGO
Ingresar al sistema (módulo

Actualizar la base de
(Sistema/módulo de de bienes) toda la Base de datos
datos y registro de Asistente Fiduciario
1 Registro de bienes adquiridos Bienes), acta de recepción, información que se requiere 1 semana Financiera Oficial de Bienes actualizada y bienes Financiera
bienes, en el sistema de Financiero
orden de compra para el control interno de registrados
Modulo de Bienes.
cada bien
Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la

Institución :
Educación Objetivo :
Unidad: Financiera Actualizar la base de datos y registro de bienes, en el sistema de
Módulo de Bienes.
Proceso: Registro en el sistema (Módulo de Bienes)
Actividad /
I P VTR
Al terminar de ingresar generar un
Medio
1 Ingresar mal el número de inventario, serie, y ubicación 5 4 20 reporte para verificar que la 10
Registro de bienes (1)
información esta correcta
adquiridos
Generar un reporte por Bajo
2 Registrar al responsable del bien equivocado 2 1 3 1
responsable (2)

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 79

FINANCIERA REGISTRO DE BIENES 25/09/2013
Inicio
Preparar
Información para
Ingresar al sistema
Ingresar la
información del
bien en el Sistema
(Modulo de Bienes)
Modulo de Bienes
Base de Datos
Actualizada y Bienes
Registrados
Fin
Pagina 80
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educacion

Unidad: Financiera
Proceso: Descargo o Transferencia de Bienes
Fecha: 24/09/2013

. UNIDAD CARGO PRODUCTO UNIDAD CARGO
Levantar inventario para

Descargar los bienes
verificar que los bienes que
asignados al personal del
Descargo de Bienes, por no están bajo la responsabilidad
Proyecto, y la
seguir siendo utilizados por el Acta de Descargo, sistema de cada persona estén de Empleado que se le hace el
1 reasignación de los 3 hrs Financiera Oficial de Bienes Bienes descargados Varias
personal que los tiene de módulo de bienes conformidad al acta de descargo
mismos según
asignados o por mal estado entrega de bienes que se
necesidades o solicitudes
firmó al momento de hacer la
recibidas
asignación
Elaboración de Acta de
Transferencia, describiendo
Transferencia de bienes,
las especificaciones técnicas Empleado que usará los
2 mediante solicitud hecha por el Acta de Transferencia 2 hrs Financiera Oficial de Bienes Entrega de Bienes varias
del bien, número de bienes
personal que los necesites
inventario, serie, valor y su
ubicación
Pagina 81
Secretaría de Educación/ Proyecto

Institución :
Unidad: Financiera Descargar los bienes asignados al personal del Proyecto, y la
reasignación de los mismos según necesidades o solicitudes recibidas
Proceso: Descargo o Transferencia de Bienes
Descargo de Bienes, por
Solicitar el descargo y levantar
no seguir siendo utilizados Que haya un faltante al momento de
inventario de los bienes antes de Alto
1 por el personal que los levantar el inventario y el responsable ya 5 5 25 15
que la persona responsable deje de (1)
tiene asignados o por mal no trabaje con la institución
laborar con la institución
estado
No entregar el bien hasta haber
Entregar un bien sin haber firmado y Bajo
2 5 2 10 firmado y sellado de recibido en el 3
Transferencia de bienes, sellado la acta de transferencia (3)
acta de transferencia
mediante solicitud hecha
por el personal que los Revisar el inventario y número de
Que la acta de transferencia tenga mal Medio
3 requiere 5 3 15 serie al momento que se hace la 9
escrito el inventario y la serie (2)
entrega

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 82

FINANCIERA DESCARGO O TRANSFERENCIA BIENES 25/09/2013
Inicio
Levantamiento de Descargo de Bienes

Invetnario
Verificación del
Levantamiento
contra actas de
entrega de Bienes
Acta de
Entrega de Bienes
Transferencia del
bien
Fin
Pagina 83

Unidad: Financiera
Proceso: Solicitud de Materiales de Oficina y Aseo
Fecha: 24/09/2013

Mantener inventario de
Materiales, útiles de
oficina y aseo en bodega, Levantar inventario de
de tal forma que se materiales para conocer la Abastecer de
Elaboración del pedido de
cumplan con las Solicitud de Bienes y existencia actual en bodega y materiales a todas Asistente Fiduciario
1 materiales y útiles de oficina y 1 dia Financiera Oficial de Bienes Financiera
necesidades del Proyecto Servicios luego elaborar el pedido las unidades del Financiero
aseo
y se realicen las según el consumo de cada proyecto
actividades previstas sin material
retrasos por falta de
material
Pagina 84

Riesgos

Institución :
Mantener inventario de Materiales, útiles de oficina y aseo en
Unidad: Financiera bodega, de tal forma que se cumplan con las necesidades del
Solicitud de Materiales de Oficina y Proyecto y se realicen las actividades previstas sin retrasos por
Proceso: Aseo falta de material
Actividad /
I P VTR
Revisar bien el pedido para
Bajo
1 Pedir algo que no se necesite 5 2 10 asegurarse que todo el material 3
(1)
Elaboración del pedido solicitado será utilizado
de Materiales y Útiles de
Oficina y Aseo Hacer los pedidos tomando en
Bajo
2 Pedir cantidades muy grandes 3 1 3 cuenta las necesidades reales 1
(2)
según el consumo

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 85

FINANCIERA SOLICITUD DE MATERIALES 25/09/2013
Inicio
Levantar Inventario
Actualizado a la
fecha
Elaborar cuadro de
control de
Inventario
Elaborar acta
solicitud de bienes y
servicios
Enviar a Unidad de
Adquisiciones
Fin
Pagina 86

Unidad: Financiera
Proceso: Recepción y Entrega de Materiales de Oficina
Fecha: 24/09/2013

Recepcionar en bodega
todos los materiales de
Recibir los bienes de acuerdo
Recibir todos los Materiales de oficina entregados por
a lo solicitado en orden de Proyecto
oficina comprados a los proveedores, para luego Cantidad de Bienes
1 Orden de Compra compra, verificando 4 hrs Financiera Oficial de Bienes Calidad de la Encargado de Bodega
proveedores por el Proyecto dotar a todas las Recibidos
cantidad, características, Educación
Calidad de la Educación Unidades del Proyecto de
valor, etc.
material y útiles de
oficina.
Retirar de la Bodega los

Entrega de Materiales a las Materiales solicitados y Materiales Persona que hará uso de los
2 Requisicion de Materiales 30 minutos Financiera Oficial de Bienes Varias
Unidades del Proyecto hacer entrega a la persona Entregados materiales solicitados
que lo está solicitando
Pagina 87

Riesgos

Institución :
Calidad de la Educación Objetivo : Mantener inventario de Materiales, útiles de oficina y aseo
Unidad: Financiera en bodega, de tal forma que se cumplan con las necesidades
Recepción y Entrega de Materiales del Proyecto y se realicen las actividades previstas sin
Proceso: de Oficina retrasos por falta de material
Recibir todos los Verificar bien las
Recibir algo que no esté de acuerdo a Medio
1 Materiales de oficina 5 4 20 características del producto 8
las características solicitadas. (1)
comprados a los recibido
proveedores por el Ordenar el producto recibido
Proyecto Calidad de la Recibir menos cantidad de la que Bajo
2 5 4 20 de una forma que facilite 5
Educación estamos comprando (2)
contarlo
Entregar material sin que la No entregar material sin que
Bajo
3 requisición de materiales esté 3 2 6 la requisición esté 1
(3)
debidamente firmada y autorizada debidamente llenada
Entrega de Materiales a las Entregar material a alguien, sabiendo Reportar al jefe inmediato de Bajo
4 Unidades del Proyecto 3 2 6 1
que no hace uso del mismo la situación (4)
Entregar material en cantidades
Reportar al jefe inmediato de Bajo
5 grandes o en tiempo corto de la 3 2 6 1
la situación (5)
ultima solicitud entregada.

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 88

FINANCIERA RECEPCION Y ENTREGA 25/09/2013
Inicio
Cantidad de Bienes
Orden de Compra o
Recibidos
Contrato
Recibido Conforme
Acta de Recepcion
Bienes
Maquina
Inventariados
Rotuladora
Elaboración de Acta Asignación del Bien

de Entrega
Archivar Actas de Archivo de

Entrega por Cada Documentacion
Unidad o Lugar
Fin
Pagina 89

Unidad: Financiera
Proceso: INFORMES FINANCIEROS CONTABLES
Alcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

. PRODUCTO
Mantener registro de Todos los documentos de
Ingreso de los F01 al sistema de Solicitar los archivos de la Asistente Fiduciario Asistente Fiduciario
1 todos los gastos pago (F-01) generados en el 8 dias Financiera Financiera
Bancos. información de los F01. Financiero Financiero
mensuales SIAFI mensualmente.
Conciliar todos los F01 impresión de la actividad
Realizar las conciliaciones del ingresados al sistema de Ingreso de los F01 al realizada que es el reporte Asistente Fiduciario Reporte de la Asistente Fiduciario
2 5 días Financiera Financiera
mes (7 cuentas para conciliar) bancos para conciliar (7 modulo de Bancos de la conciliación Bancaria Financiero Conciliación del mes Financiero
cuentas para conciliar). del mes.
Ingreso de las Revisar las liquidaciones de
Ingreso de las liquidaciones de Balanza de
liquidaciones de viáticos Ingreso de Liquidaciones de viáticos ingreso al sistema Asistente Fiduciario Asistente Fiduciario
3 viáticos y anticipos para pago de 3 días Financiera comprobación y Financiera
del mes al módulo de Viáticos contable de la ejecución del Financiero Financiero
capacitaciónes del mes. saldos
contabilidad. mes en Capacitaciones.
Conciliar el módulo de Informes Financieros
Que todos los asientos estén Realizar el cierre del mes Asistente Fiduciario Asistente Fiduciario
4 contabilidad a realizar el cierre Cierre del mes 1 día Financiera y PMR´s para el Financiera
debidamente registrados. para impresión. Financiero Financiero
del mes. Banco Mundial.
Realizar el cierre del mes
Que todos los asientos estén para impresión firma de la Informes Financieros
Realizar el cierre con las Asistente Fiduciario Asistente Fiduciario
5 Cerrar y posteo del mes debidamente registrados y Contadora, Coordinador 1 dia Financiera y PMR´s para el Financiera
partidas conciliadas todas Financiero Financiero
conciliados. Financiero y Coordinadora Banco Mundial.
de la unidad de Gestión..
Pagina 90

NOMBRE DEL PROCESO:
ELABORACION DE INFORMES FINANCIEROS
FINANCIERA 25/09/2013
CONTABLES
Inicio
Solicitar archivos de
F01 y
documentación
Reporte de
Ingresar los F01 al concialiación
No modulo de bancos bancaria
Revisar e ingresar
las liquidaciones de
viáticos
Estan todos los

datos
registrados?
Si
Realizar cierre del

mes
Informe Contable
Imprimir informe
Fin
Pagina 91

Unidad: Financiera
Proceso: INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS
ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTO

. PRODUCTO
Mantener registro de Todos los documentos de
Ingreso de los F01 al Solicitar los archivos de Asistente Fiduciario
1 todos los gastos pago (F-01) generados en el 1 dia Financiera
sistema de Bancos. todos los F01. Financiero
mensuales SIAFI mensualmente.
Mantener los saldos Revisar que la
Asistente Fiduciario Reporte de la Asistente Fiduciario
2 disponibles en bacos al documentación de respaldo 3 días Financiera Financiera
Financiero Conciliación del mes Financiero
dia esté completa
Ingresar los F01 en el Balanza de
Asistente Fiduciario Asistente Fiduciario
3 Sistema Contable de la 8 días Financiera comprobación y Financiera
Financiero Financiero
Tesorería saldos
Revisar que todos los F01 Informes Financieros
Asistente Fiduciario Asistente Fiduciario
4 hayan sido procesados en el 1 día Financiera y PMR´s para el Financiera
Financiero Financiero
sistema contable Banco Mundial.
Pagina 92

Objetivo:
Institución :
Calidad de la Educación
Unidad: Financiera Mantener registro de todos los gastos mensuales
Proceso: Ingreso de los F01 al sistema de bancos
Actividad /
I P VTR
Medio
1 Que los Archivos no estén en orden 5 5 25 Control del archivo de los F01 10
(3)
Ingreso de los F01 al Que todos los F01 estén
sistema de Bancos. Que los F01 no estén archivados en archivados en secuencia, con su Bajo
2 5 1 5 2
secuencia solicitud de pago y la demás (5)
documentación soporte
Revisar que los F01 y los depósitos Bajo
3 Que quede un F01 sin ingresar 5 2 10 4
estén ingresados debidamente (4)
Verificar periódicamente que los
Que los componentes y sub componentes Medio
4 5 5 25 componentes y sub componentes 12
estén mal ingresados (1)
estén bien ingresados
Que las partidas estén
Que las partidas estén debidamente Medio
5 5 5 25 debidamente conciliadas para 12
conciliadas en Bimoneda (2)
cerrar y postear

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 93

FINANCIERA INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA CONTABLE 25/09/2013
Inicio
Solicitar archivos de
F01 y
documentación
No
Revisar
documentación de
respaldo
Documentación
de respaldo
correcta?
Si
Ingresar F01
Revisar F01 en
sistema contable
F01 procesados?
Si
Informe Contable
Imprimir reporte
Fin
Pagina 94

Unidad: Financiera
Proceso: CONCILIACIONES BANCARIAS
Alcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTO

. PRODUCTO
Mantener conciliadas Conciliar todas las
Estados de Cuenta de los Asistente Fiduciario
1 Conciliaciones Bancarias todas las cuentas de operaciones del módulos de 5 dias Financiera
Bancos Financiero
bancos Tesoreria
Conciliar todos los F01 Asistente Fiduciario
2 5 días Financiera
(pagos) del mes Financiero
Conciliar todos los depósitos Asistente Fiduciario Reporte de la

del mes Financiero Conciliación del mes
Asistente Fiduciario
4 Pasar a revisión y firma 1 día Financiera Financiera Coordinador Financiero
Financiero
5 Archivar 20 minutos
Financiero
Pagina 95
Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad

Institución :
de la Educación Objetivo:
Unidad: Financiera Mantener conciliadas todas las cuentas de
bancos
Proceso: Conciliaciones Bancarias
Actividad /
I P VTR
Que los Estados de Cuenta no lleguen a Gestionar con las instituciones la Bajo
5 2 10 4
tiempo entrega a tiempo (3)
CONCILIACION Que no se concilien las operaciones Verificar que la Conciliación cuadre Bajo
1 5 3 15 6
BANCARIA correctamente con los registros contables (2)
Que los registros contables no estén de Revisar que los registros contables Medio
5 4 20 10
acuerdo a la realidad estén correctamente (1)
Ranking : 1-6 bajo

7- 14 medio Bajo
15-25 alto Medio
Alto
Pagina 96

FINANCIERA CONCILIACIONES BANCARIAS 25/09/2013
Inicio
Conciliar
operaciones en
sistema
Conciliar F01
Reporte de
Conciliar depositos
conciliación
del mes
Pasar a revisión y
firma
Archivar
Fin
Pagina 97

Unidad: Financiera
Proceso: CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y CAPACITACIONES

. PRODUCTO
Proporcionar en tiempo y
Solicitud de viáticos,
forma los viáticos Realizar el cálculo de viáticos
Cálculo de viáticos, gastos de constancia de sueldo por Asistente Fiduciario Asignación de Monitoreo y Coordinador Monitoreo y
1 solicitados por las UL, de y gastos de viaje de acuerdo 1 día Financiera
viaje y capacitación. Recursos Humanos, POA y Financiero viáticos por persona Evaluación Evaluación
acuerdo a la Tabla de al Reglamento de Viáticos
Presupuesto
Viáticos de la SE
Verificar en POA y
Presupuesto que las Asistente Fiduciario
2 1 día Financiera
actividades a realizar estén Financiero
establecidas en el POA
Realizar la revisión de la
Que las liquidaciones sean
Facturas de hotel y liquidación de viáticos, firma
Liquidación de viáticos, gastos de presentadas en el término Asistente Fiduciario Coordinador Unidad
3 combustible e informe de la de la persona que recibe la 1día Financiera Gira liquidada Financiera
viaje y capacitación. establecido en el Financiero Financiera
gira liquidación y firma del
Reglamento de Viáticos
Coordinador Financiero,
Archivo de la documentación
Asistente Fiduciario Liquidación Asistente Fiduciario
4 y registro en el Sistema 1 día Financiera Financiera
Financiero contabilizada Financiero
Contable
Pagina 98
Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la

Institución :
Educación Objetivo:
Unidad: Financiera
Proporcionar en tiempo y forma los viáticos
CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y
solicitados por las UL, de acuerdo a la Tabla
Proceso: CAPACITACIONES
de Viáticos de la SE
Actividad /
I P VTR
Bajo
1 No cumplir con reglamento de viáticos 5 5 25 Revisión de solicitud de viáticos. 2
(3)
Cálculo de viáticos para la Bajo
2 No respetar las reglas de control interno 5 5 25 Que tenga la constancia de sueldo. 2
gira (4)
Que sea empleado de la secretaria Bajo
3 Que el cálculo de la gira no sea correcto 5 5 25 2
constancia de sueldo. (5)
Cálculo de presupuesto de Bajo
4 No tener respaldo de los fondos asignados 5 5 25 Que no tenga fondos para la gira. 1
viáticos para la gira (7)
Entrega de cálculo de
viáticos, presupuesto para Que el presupuesto de la Unidad de Línea se Que la unidad de línea tenga Bajo
5 5 5 25 2
la gira a la Unidad de pase del valor asignado para viáticos. agotado los fondos para viáticos. (6)
Monitoreo
No cumplir con Reglamento de Viáticos Artículo Notificar a los empleados de SE de Bajo
6 5 5 25 4
No.16 de las liquidaciones de viáticos. reglamento de viáticos (2)
Liquidación de viáticos Que no se entreguen las facturas de hotel y Notificar a los empleados de SE de
Medio
7 combustible, según Articulo No.16 del Reglamento de 5 5 25 documentación a entregar para 8
Viáticos (Acuerdo No.696 de Finanzas)
(1)
liquidar

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 99

NOMBRE DEL PROCESO:
CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOSY
FINANCIERA 25/09/2013
CAPACITACIONES
Inicio
Realizar calculo de
viaticos
Verificar en POA y
presupuesto
Estan en POA? No Fin
Si
Asignación de
Completar solicitud viáticos
Revisar liquidación
Liquidación
Archivar liquidación contabilizada
Fin
Pagina 100

Unidad: Financiera
Proceso: CIERRE CONTABLE MENSUAL
Alcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
RESULTADO /
PRODUCTO

Mantener al día las cuentas del
Proyecto, realizando para ello el Revisar que todas los asientos Asistente Fiduciario
1 CIERRE CONTABLE MENSUAL cierre mensual del Sistema
Todos los asientos contables
contables estén conciliados
3 dias Financiera
Financiero
Contable
Realizar partidas de ajuste en los Asistente Fiduciario
casos necesarios Financiero
Verificar que todas las operaciones
3 hayan sido registradas 3 días Financiera
correctamente Financiero
Realizar el cierre y posteo en el
4 módulo contable financiero (se hace 1 hora Financiera
todos los meses) Financiero
Impresión de los Estados Asistente Fiduciario

5 1 hora Financiera Financiera Coordinador Unidad Financiera
Financieros para revisión Financiero
6 Firma de los Estados Financieros 1 dia Financiera Financiera Coordinador Unidad Financiera
Financiero
7 Archivo de los Estados Financieros 10 minutos Financiera Estado Financiero mensual
Financiero
Pagina 101

Riesgos

Institución :
Calidad de la Educación Objetivo:
Unidad: Financiera Mantener al día las cuentas del Proyecto,
Proceso: Cierre Contable realizando para ello el cierre mensual del
Sistema Contable
Actividad /
I P VTR
Que los Registros contables no estén Revisar cuidadosamente las Medio
1 5 5 25 10
registrados correctamente operaciones ingresadas (2)
CIERRE CONTABLE
Que por error no se detecten Bajo
2 5 1 5 Verificar el cuadre entre cuentas 2
descuadres entre las cuentas (3)
Hacer todo los esfuerzos posibles para
Que hayan retrasos en las fechas de Medio
3 5 5 25 que los cierres mensuales se lleven a 14
cierre (1)
cabo en las fechas establecidas

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 102

FINANCIERA CIERRE CONTABLE MENSUAL 25/09/2013
Inicio
Revisar asientos
contables
Realizar conciliación
Realizar partidas de
Esta conciliado? No
ajuste
Si
Realizar cierre en
modulo contable
Estado financiero
Impresión y firma
contable
de estados
Fin
Pagina 103

Unidad: Financiera
Proceso: ELABORACIÓN DE PLANILLA
ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTO
Fecha: 24/09/2013

PRODUCTO
Hacer efectivo el salario a

Elaboración de planilla los empleados Coordinador de la Unidad
mensual de sueldos y contratados, y los No objeción del Banco Asistente Fiduciario Planilla firmada y Financiera/Coordinación de
1 Gestionar firmas de planilla 1 dia Financiera Financiera/UGP
salarios básicos en benefios que por Ley Mundial Financiero autorizada la Unidad de Gestión del
Dólares y Lempiras corresponden en el Proyecto
tiempo establecido
Contratos firmados por el

2 empleado y el Señor
Ministro de Educación
Elaboración de planilla de Coordinador de la Unidad

Contratos firmados por el
decimotercer y Asistente Fiduciario Planilla firmada y Financiera/Coordinación de
3 empleado y el Señor 1 dia Financiera Financiera/UGP
decimocuarto mes de Financiero autorizada la Unidad de Gestión del
Ministro de Educación
salario Proyecto
Pagina 104

Institución :
Unidad: Financiera Hacer efectivo el salario a los empleados
Proceso: Elaboración de planilla contratados, y los beneficios que por Ley
corresponden en el tiempo establecido
Enviar al Banco mundial en Diciembre
Calculo de planilla en No enviar al Banco Mundial la planilla Bajo
5 5 25 de cada año la planilla anual para la No 2
Dólares y Lempiras para anual (1)
1 Objeción
obtener la no objeción del
Que no esté incorporada en el Que sea incorporada en el Presupuesto Bajo
Banco Mundial 5 5 25 2
Presupuesto General de la República General de la República (2)
Que el Banco Mundial no proporcione

Cálculo de planilla para Que se revisen bien los cálculos para la Bajo
2 la No Objeción de la planilla para los 5 5 25 1
preparar contratos elaboración de los contratos. (4)
contratos.
No tener los contratos firmados el Pasar los contratos a firma del Señor Bajo
3 Cálculo de planilla del mes 5 5 25 2
Señor Ministro de Educación Ministro de Educación con antelación (3)

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 105

FINANCIERA ELABORACION DE PLANILLAS 25/09/2013
Inicio
Realizar calculos de
planilla
Elaborar Planilla
Planilla firmada y
Gestionar firmas autorizada
Fin
Pagina 106

Unidad: Financiera
Proceso: CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA

PRODUCTO
Atender necesidades
urgentes del Proyecto,
referente a compras
menores, verificando que Manual de uso de caja chica, Solicitar a la UGP , la creación Asistente Fiduciario
Apertura de Caja
1 Creación del fondo de caja chica el fondo asiganado a caja pagaré, solicitud de apertura del fondo para uso de caja 1 días Financiera Financiero/Coordinador Coordinación UGP Coordinacion de la UGP
Chica
chica este siendo de fondo chica, adjuntando el pagaré Unidad Financiera
utilizado para los fines
establecidos en el manual
de caja chica
Elaborar cheque a nombre Coordinación de la UGP/

Oficial administrativo Disponibilidad de
2 del responsable del manejo 1 dia Financiera Financiera Coordinador Unidad
contable fondos
de caja chica Financiera
Contar con fondos

disponibles y
verificar que el fondo
Revisar los gastos efectuados
Asistente Fiduciario esta ciendo utilizado
3 Arqueo de caja chica Manual, pagaré, facturas a la fecha del arqueo y 1 dia Financiera
Financiero para los fines
definicion de saldo existente.
expresados en el
manual de cahja
chica
Liquidación del fondo de caja Contar con un nuevo Revisar de todos los gastos Asistente Fiduciario Gastos efectuados
4 Facturas de gasto 1 dia Financiera
chica fondo en caja chica efectuados Financiero revidados
Elaborar cheque a nombre Coordinación de la UGP/

Oficial administrativo Disponibilidad de
5 del responsable del manejo 1 dia Financiera Coordinación UGP Coordinador Unidad
contable fondos
de caja chica Financiera
Contar con fondos

disponibles y
Verificar que el fondo
verificar que el fondo
asignado a caja chica este Revisar los gastos efectuados
Asistente Fiduciario esta ciendo utilizado
6 Arqueo de caja chica siendo utilizado para los Manual, pagaré, facturas a la fecha del arqueo y 1 dia Financiera
Financiero para los fines
fines establecidos en el definición de saldo existente.
expresados en el
manual de caja chica
manual de cahja
chica
Pagina 107

Institución :
Unidad: Financiera Atender necesidades urgentes del Proyecto,
referente a compras menores, verificando
Proceso: Creación y Arqueo Caja Chica que el fondo asignado a caja chica este
Fecha: 24 de septiembre de 2013 siendo utilizado para los fines establecidos
en el manual de caja chica
Actividad /
I P VTR
No cumplir con las normas de control Bajo
5 5 25 Revisar la preparación del manual. 2
interno (1)
Preparar el manual de Que sea incorporada en el Bajo
1 No respetar las reglas de la caja chica 5 5 25 2
caja chica Presupuesto General de la República (2)
Revisar cada factura de pago con Bajo
Realizar pago de facturas sin parámetro 5 5 25 2
detenimiento (3)
Entrega de caja chica,
No tener respaldo de los fondos Que se revise la firma del manual y Bajo
2 firma de manual y 5 5 25 1
asignados pagaré de caja chica (6)
pagaré de caja chica
Elaboración del
No tener lo fondos necesarios para Que el cheque esté de acuerdo a Bajo
cheque para operar la 5 5 25 2
pagos menores de L.2,000.00 fondo de la caja chica y el pagaré. (4)
caja chica
3
Arqueo de caja chica, Revisar las facturas, recibos y
Si no se arquea no hay reintegro de Bajo
manual y pagaré de 5 5 25 objetos de gastos que estén 1
fondos. (5)
caja chica correctos con el arqueo.

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 108

FINANCIERA CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA 25/09/2013
Inicio
Solicitar a UGP
fondos para Caja
chica
Fondos disponibles
Elaborar cheque
Revisar los gastos
Arqueo de caja Fondos disponibles

chica
Elaborar cheque de
reposición de
fondos
Revisr gastos
Fin
Pagina 109
PROCESOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES


PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL
PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL
PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING)
PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL
PROCESO 36 – CARGA DE INFORMACIÓN EN HONDUCOMPRAS
Pagina 110
Institución : Secretaría de Educación/Proyecto Calidad de la Educación

Unidad: Adquisiciones
Proceso: Licitación Pública Nacional
Alcance o ambito de aplicación: Adquisición de Bienes, Obras y Servicios (No Consultorías) Secretaría de Educación
Fecha: 23/09/2013
RESULTADO /
PRODUCTO
El Personal Técnico, Ingenieros,

Arquitectos y/o especialistas en la
Proveer a la Secretaría de materia deberá elaborar las
Educación de Bienes, Obras o Planos, descripción de actividades a especificaciones técnicas, planos, Especificaciones Técnicas
Preparación de los Pliegos de Servicios para satisfacer las
1 utilizar, modelos, caracteristicas actividades e identificar las 30 dias UNIDAD TECNICA DE UGP Evaluadora de Infraestructura de los artículos, UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
Condiciones necesidades del personal especiales condiciones en que se encuentran actividades a realizar
operativo, docente, niños y los bienes, como se realizarán los
niñas de la Secretaría, conforme servicios o las características de
a las especificaciones técnicas inmueble objeto del contrato.
establecidas por el solicitante
dentro del marco de las leyes
vigentes de Honduras (Ley de Reglas del Procedimiento,
Contratación del Estado, requisitos y plazos de las ofertas, el Revisar las Condiciones Generales
Emisión de los Documentos de disposiciones vigentes y demás objeto, especificaciones tecnicas del Contrato e incorporación de las Documento Base de Departamento de Salvaguardas o de
2 Leyes) 3 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones BM
Licitación del bien, obra o servicio, asi como Especificaciones Técnicas, Planos y Licitación Adquisiciones, según sea el caso
las condiciones generales y Condiciones Especiales
especiales de la contratación.
Enviar vía correo electrónico una

Solicitud de No Objeción de los Documentos Base de Licitacion y del No Objeción de los Departamento de Salvaguardas o de
3 copia de la documentación en 7 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones BM
Pliegos de Condiciones aviso de licitación Documentos de Licitación Adquisiciones, según sea el caso
formato PDF
Revision de Documentos de Imprimir el Documento Base, se

Licitación por la Secretaría Documentos Base de Licitacion y del acompaña el aviso de Licitación, la SECRETARIA GENERAL DE
4 14 dias COORDINACION UGP Coordinación de la UGP Dictamen Legal Secretario General
General de Secretaría de aviso de licitación No Objeción y el Oficio de solictud SECRETARIA DE EDUCACION
de Dictamen
Educación (SE)
Publicación del aviso de

Remitir del aviso de licitación para
licitacion en dos diarios de
Publicación del Proceso de publicar, publicación en la dirección Especialista de Gestión Financiera de
5 Aviso de Licitacion 2 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones circulación nacional, en UNIDAD ADMINISTRATIVA
Licitación electronica de Honducompras y a la la UGP
honducompras y en la
Unidad de Transparencia
Registro de los montos

Ofertados por los
Recepcionar y aperturar ofertas en
Licitantes, vigencia y tipo
Recepción y apertura de las Acta de Recepcion y Apertura de audiencia pública, levantamiento
6 1 día UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones de Garantias de COORDINACION UGP COORDINACION DE LA UGP
Ofertas Ofertas del acta con las autoridades y los
Sostenimiento de Oferta y
participantes presentes al acto
envío de la minuta del acta
al Banco Mundial
Remitir el Acta de Recepción y
Acta de Recepcion y Apertura de Publicación del acta de
7 Envío del acta de Apertura Ofertas
Apertura al BM y publicarla en la 1 día COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP
Recepción y apertura
BM y ONCAE Honducompras
pagina web de honducompras
Ofertas de los Licitantes,
Instalar la Comision de Evaluación,
Evaluación de ofertas y documentos soporte, garantia de
8 examen preliminar de ofertas, 30 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Informe Preliminar COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACION
documentos de los Licitantes sostenimiento de oferta,
evaluación y comparación de precios
presupuesto de actividades
Ofertas de los Licitantes, Elaborar el informe de la evaluación

documentos soporte, garantia de y comparación de ofertas utilizando Informe Técnico y de
9 Informe de Evaluación de Ofertas sostenimiento de oferta, los criterios establecidos en los
10 dias COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACION
ofertas
COORDINACION UGP Coordinación de la UPG
presupuesto de actividades documentos de licitación
Solicitud de No Objeción No Objeción al Informe de

Remitir al BM en digital el informe y
Solicitud de No Objeción al acompañando el informe de Evaluación y
10 la documentación soporte del 7 dias COORDINACION UGP Coordinación de la UGP COORDINACION UGP Coordinación de la UGP
Informe de Evaluación de Ofertas evaluación realizado por el comité recomendación de
informe de Evaluación
de Evaluación Adjudicación
Resolución de
Elaboración de Dictamen Legal de Informe final de evaluación, No Remitir la documentación soporte a
11 7 días COORDINACION UGP Coordinación de la UGP Adjudicación y Contrato a COORDINACION UGP Coordinación de La UGP
Adjudicación/contrato Objeción del BM la Secretaría General de la SE
firmar
Publicar la Adjudicación en
Notificación de la adjudicación a Resolución de adjudicacion y Notificación de la
12 Honducompras y notificar a los 1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones ONCAE Honducompras
las empresas Licitantes notificaciones a los Licitantes Adjudicación
licitantes
Sustituir la garantia de Seriedad de
la oferta por la de Cumplimiento y Departamento de Salvaguardas o de
13 Formalización del Contrato Contrato elaborado
demás documentos exigibles previo
1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Firma del Contrato BM
Adquisiciones, según sea el caso
a la firma del contrato
Emitir orden de inicio / orden de Departamento de Salvaguardas o de

14 Orden de Inicio del Contrato Contrato firmado, anticipo
compra
1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones BM
Adquisiciones, según sea el caso
Oden de Inicio
Pagina 111

Institución :
Proveer a la Secretaria de Educación de Bienes, Obras o Servicios
Unidad: Adquisiciones para satisfacer las necesidades del personal operativo, docente,
niños y niñas de la Secretaría, conforme a especificaciones
Proceso: Licitación Pública Nacional técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco de las
Fecha: 23/09/2013 leyes vigentes de Honduras (Ley de contratación del Estado,
disposiciones vigentes y demás Leyes)
Actividad /
I P VTR
Revisión técnica por personal
Baja
Especificaciones técnicas mal definidas 5 5 25 especializado en el bien, servicio 6
(2)
u obra solicitada
Cantidades inadecuadas del bien, servicio u obra Verificar la necesidad real y Baja
4 4 16 2
solicitada disponibilidad del presupuesto (6)
1 Solicitud de compras Modificar las cantidades
Baja
Fondos insuficientes para la adquisición 5 3 15 solicitadas que vaya de acuerdo 1
(10)
a los fondos disponibles,
Baja
Recorte de presupuesto por razones fuera de Reservar fondos mediante
5 1 5 3 (4)
nuestro alcance comunicación entre SE y SEFIN
Solicitar en tiempo y forma en

Elaboración de almacén los insumos necesarios Baja
2 Falta de insumo para la entrega del documento 5 1 5 1
documentos a fin de no retrasar el proceso (11)
Pagina 112
Persona a cargo del documento

Baja
Documento de licitaciones mal elaborados 5 1 5 capacitado y apta en la 1
(12)
elaboración del documento
Dar seguimiento continuo al
Baja
Tiempo tardío de revisión por la Unidad Legal 5 5 25 proceso de revisión del 1
(13)
documento
Publicación del Fondos insuficientes para el pago de publicación Presupuesto de forma adecuada Baja
3 5 1 5 1
documento en periódicos a los fondos requeridos (14)
Verificar el historial de
empresas, honducompras, Baja
No participan empresas en el proceso 5 1 5 1
empresas que puedan participar (15)
y comunicarse con ellas
4 Recepción de ofertas
Verificar el historial de
empresas, honducompras, Baja
Que participen empresas maletín en el proceso 5 1 5 2
empresas que existan y realizar (7)
visitas de campo
Mencionar en el documento de
Baja
Que la empresa no presente garantía 5 1 5 licitación la presentación de 1
(16)
documentos no subsanables
5 Apertura de ofertas Presupuesto elaborado en base
Que los ofertas sobrepasen los fondos a precios de mercado, Media
5 4 20 8
disponibles incluyendo un incremento por (1)
inflación y aumento de precios
Planificar e integrar, en tiempo y
forma el comité de evaluación
No contar con un especialista en la evaluación Baja
6 Evaluación de ofertas 5 1 5 con personal especializado en el 1
de los ofertas (17)
área del bien, servicio u obra a
adquirir
Pagina 113
Que la Unidad de Adquisiciones

entregue notificación de
Subsanación de Las ofertas no presentan los documentos de subsanación en tiempo y forma, Baja
7 5 2 10 3
ofertas subsanación en tiempo y forma indique en el oficio claramente (5)
la fecha máxima de presentación
de los documentos
Revisión de empresas que están
participando en el proceso.
Adjudicación de la Baja
8 Que la empresa adjudicada no acepte 5 1 5 Documentos presentados por 2
empresa (8)
empresa, constancias, record
crediticio.
Seguimiento en la revisión y
Tiempo tardío en la revisión y envío del contrato Baja
9 Contrato 5 2 10 envío del contrato por parte de 6
por Unidad Legal a cargo de este proceso (3)
Unidad Legal
La Unidad de Adquisiciones debe
Que la empresa se tarde mas en la entrega del Baja
10 Ejecución 5 1 5 tener comunicación constante 2
bien, servicio u obra (9)
con la empresa adjudicada
Gestionar el pago en lo interno y
SEFIN, de tal forma que se Baja
11 Pago Demandas al estado por pagos de tardíos 5 1 5 1
realice en los tiempos (18)
establecidos

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 114

ADQUISICIONES LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL 25/09/2013
Inicio A
Recibir las Especificaciones

Especificaciones revisadas Conformar Comité de Informe preliminar
tecnicas Evaluación
Revisar las Informe técnico y

Documento Base de
Condiciones Elaborar informe de
Licitación de oferta
Generales del evaluación
contrato
NO Documento Remitir a BM
Solicitar NO de NO al Informe
Base informe y
Documento Base
documentación
Resolución de
Remitir
Imprimir Dictamen Legal adjudicación y
documentación a
Documento Base contrato
Secretaría General
Publicación del
Remitir aviso de Publicar
aviso de licitación
licitación adjudicación
Registro de los
Recepcionar y Sustituir la garantía Contrato firmado
montos ofertados
aperturar ofertas de seriedad
Publicación de Acta
Remitir acta de de Recepción y Emitir Orden de Orden de Inicio
recepción y oferta apertura Inicio
A
Fin
Pagina 115

Proceso: Licitación Pública Internacional
Alcance o ambito de aplicación: Adquisición de Bienes, Obras y Servicios (No Consultorias) Secretaría de Educación
Fecha: 23/09/2013
NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO RESULTADO / PRODUCTO
Elaborar por parte del Personal Técnico,

Ingenieros, Arquitectos y/o especialistas
Planos, descripción de
Proveer a la Secretaría de en la materia las especificaciones
actividades a realizar, Especificaciones Técnicas
Preparación de los Pliegos de Educación de Bienes, Obras o técnicas, planos, actividades e identificar
1 modelos, características 30 dias UNIDAD TECNICA DE UGP Evaluadora de Infraestructura de los artículos, UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
Condiciones Servicios para satisfacer las las condiciones en que se encuentran los
especialesy actividades Actividades a realizar
necesidades del personal bienes, como se realizarán los servicios o
conexas
operativo, docente, niños y las características de inmueble objeto del
niñas de la Secretaría, conforme contrato.
a las especificaciones técnicas
establecidas por el solicitante Reglas del Procedimiento,
dentro del marco de las leyes requisitos y plazos de las
vigentes de Honduras (Ley de ofertas, el objeto, Revisar las Condiciones Generales del
Departamento de Salvaguardas
Emisión de los Documentos de Contratación del Estado, especificaciones técnicas Contrato e incorporación de las Documento Base de
2 3 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones BM o de Adquisiciones, según sea
Licitación disposiciones vigentes y demás del bien, obra o servicio, Especificaciones Técnicas, Planos y Licitación
el caso
Leyes) asi como las condiciones Condiciones Especiales
generales y especiales de
la contratación.
Documentos Base de Departamento de Salvaguardas

Solicitud de No Objeción de los Enviar vía correo electrónico una copia de No Objeción de los
3 Licitación y del aviso de 7 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones BM o de Adquisiciones, según sea
Pliegos de Condiciones la documentación en formato PDF Documentos de Licitación
licitación el caso
Revisión de Documentos de Imprimir del Documento Base, se

Documentos Base de
Licitación por la Secretaria acompaña el aviso de Licitación, la No SECRETARIA GENERAL de
4 Licitación y del aviso de 14 dias COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP Dictamen Legal Secretario General
General de Secretaría de Objecióny el Oficio de solictud de SECRETARIA DE EDUCACION
licitación
Educación (SE) Dictamen
Publicación del aviso de

Remitir el Aviso de Licitación para
licitación en dos diarios de
Publicación del Proceso de publicar, publicación en la dirección Especialista de Gestión
5 Aviso de Licitación 15 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones circulación nacional, en UNIDAD ADMINISTRATIVA
Licitación electronica de Honducompras y a la Financiera de la UGP
Honducompras y en la
Registro de los montos
Ofertados por los
Recepcionar y aperturar las ofertas en
Licitantes, vigencia y tipo
Recepción y apertura de las Acta de Recepción y audiencia pública, levantamiento del
6 1 día UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones de Garantias de COORDINACION UGP Coordinación de la UGP
Ofertas Apertura de Ofertas acta con las autoridades y los
Sostenimiento de Oferta y
participantes presentes al acto
envio de la minuta del
acta al Banco Mundial
Remitir el Acta de Recepción y Apertura
Acta de Recepción y Publicación del Acta de
7 Envío del Acta de Apertura al BM y publicarla en la pagina web de 1 día COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP BM y ONCAE Honducompras
Apertura de Ofertas Recepción y apertura
honducompras

documentos soporte, Instalar la Comisión de Evaluación,
Evaluación de ofertas y
8 garantía de sostenimiento examen preliminar de ofertas, 30 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Informe Preliminar COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACION
documentos de los Licitantes
de oferta, presupuesto de evaluación y comparación de precios
actividades

Elaborar el informe de la evaluación y
documentos soporte,
Informe de Evaluación de comparación de ofertas utilizando los Informe Técnico y de
9 garantía de sostenimiento 10 dias COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACION COORDINACION UGP Coordinación de la UGP
Ofertas criterios establecidos en los documentos ofertas
de oferta, presupuesto de
de licitación
actividades
Solicitud de No Objeción
No Objeción al Informe de
Solicitud de No Objeción al acompañando el informe Remitir al BM en digital el informe y la
Evaluación y
10 Informe de Evaluación de de evaluación realizado documentación soporte del informe de 7 dias COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP COORDINACION UGP Coordinación de la UGP
recomendación de
Ofertas por el comité de Evaluación
Adjudicacion
Evaluación
Informe final de Resolución de
Elaboración de Dictamen Legal Remitir la documentación soporte a la
11 evaluación, No Objeción 7 días COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP Adjudicación y Contrato a COORDINACION UGP Coordinación de la UGP
de Adjudicación/contrato Secretaría General de la SE
del BM firmar
Resolución de
Notificación de la adjudicación adjudicación y Publicar la Adjudicación en Notificación de la
12 1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones ONCAE Honducompras
a las empresas Licitantes notificaciones a los Honducompras y notificar a los licitantes Adjudicación
Licitantes
Sustituir la garantía de Seriedad de la
oferta por la de Cumplimiento y demás
13 Formalización del Contrato Contrato elaborado 1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Firma del Contrato BM o de Adquisiciones, según sea
documentos exigibles previo a la firma
el caso
del contrato
Contrato firmado,
14 Orden de Inicio del Contrato Emitir orden de inicio / orden de compra 1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Oden de Inicio BM o de Adquisiciones, según sea
anticipo
el caso
Pagina 116

Riesgos
Secretaría de Educación /
Institución :
Proyecto Calidad de la Educación
Objetivo: Proveer a la Secretaria de Educación de Bienes, Obras o Servicios
Unidad: Adquisiciones para satisfacer las necesidades de la Secretaría, conforme a especificaciones
técnicas establecidas por los solicitantes y cuyos montos superan los US$
Proceso: Licitación Pública Internacional 1,500,000.00
Actividad /
I P VTR
Especificaciones técnicas mal Revisión técnica por personal especializado en Baja
5 5 25 6
definidas el bien, servicio u obra solicitada (2)
Cantidades inadecuadas del bien, Verificar la necesidad real y disponibilidad del Baja
Elaboración de los 4 4 16 2
servicio u obra solicitada presupuesto (8)
1 documentos de
Licitación Fondos insuficientes para la Modificar las cantidades solicitadas que vayan Baja
5 3 15 1
adquisición de acuerdo a los fondos disponibles, (12)
Recorte de presupuesto por Reservar fondos mediante comunicación Baja
5 1 5 3
razones fuera de nuestro alcance entre SE y SEFIN (4)
Publicación del Fondos insuficientes para el pago Presupuesto de forma adecuada los fondos Baja
2 5 1 5 1
documento de publicación en periódicos requeridos (13)
Verificar el historial de empresas ,
No participan el número mínimo Baja
5 1 5 honducompras, empresas que puedan 1
de empresas en el proceso (14)
3 Recepción de ofertas participar y comunicarse con ellas
Que participen empresas maletin Tener un banco de empresas precalificadas Baja
5 1 5 2
en el proceso para diferentes tipos de procesos (7)
Pagina 117
Que la empresa no presente Mencionar en el documento de licitación la Baja

5 1 5 1
garantía presentación de documentos no subsanables (11)
4 Apertura de ofertas Presupuesto elaborado en base a precios de
Que los ofertas sobrepasen los Media
5 4 20 mercado, incluyendo un incremento por 8
fondos disponibles (1)
inflación y aumentado precios
Planificar e integrar, en tiempo y forma el
No contar con un especialista en comité de evaluación con personal Baja
5 Evaluación de ofertas 5 1 5 1
la evaluación de los ofertas especializado en el área bien , servicio u obra (10)
a adquirir
Las ofertas no presentan los
Establecer un Check List de los documentos Baja
6 Subsanación de ofertas documentos de subsanación en 5 2 10 3
obligatorios y que no son subsanables (5)
tiempo y forma
Adjudicación de la Que la empresa adjudicada no Adjudicar al oferente que haya resultado en
7 5 1 5 2 Baja
empresa acepte segundo lugar del proceso de selección
Tiempo tardío en la revisión y
seguimiento en la revisión y envío del Baja
8 Contrato envío del contrato por la Unidad 5 2 10 6
contrato por parte de unidad Legal (3)
Legal a cargo de este proceso
El Supervisor del Proyecto deberá darle
Que la empresa se tarde más en seguimiento constante a la ejecución del
Baja
9 Ejecución la entrega del bien, servicio u 5 1 5 contrato e informar a la mayor brevedad 2
(6)
obra posible a la UGP sobre hallazgos en la
ejecución
Gestionar el pago en lo interno y SEFIN, de tal
Demandas al estado por pagos de Baja
10 Pago 5 1 5 forma que se realice en los tiempo 1
tardíos (9)
establecidos

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 118

ADQUISICIONES LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL 25/09/2013
Inicio A
Recibir las Especificaciones

Especificaciones revisadas Conformar Comité de Informe preliminar
tecnicas Evaluación
Revisar las Informe técnico y

Documento Base de
Condiciones Elaborar informe de
Licitación de oferta
Generales del evaluación
contrato
NO Documento Remitir a BM
Solicitar NO de NO al Informe
Base informe y
Documento Base
documentación
Resolución de
Remitir
Imprimir Dictamen Legal adjudicación y
documentación a
Documento Base contrato
Secretaría General
Publicación del
Remitir aviso de Publicar
aviso de licitación
licitación adjudicación
Registro de los
Recepcionar y Sustituir la garantía Contrato firmado
montos ofertados
aperturar ofertas de seriedad
Publicación de Acta
Remitir acta de de Recepción y Emitir Orden de Orden de Inicio
recepción y oferta apertura Inicio
A
Fin
Pagina 119

Proceso: Comparación de cotizaciones (Shopping)
Alcance o ambito de aplicación: Adquisición de Bienes de la Secretaría de Educación
Fecha: 23/09/2013
Proveer a la Secretaría de
Educación de Bienes o Preparar las solicitudes de
Servicios para satisfacer sus cotización en base a un
necesidades, mediante formato pre-elaborado y
comparación de cotizaciones, compilación de la lista de
Cantidades, tipos de Listado de productos a
Elaboración de lista de bienes y especificaciones conforme a especificaciones empresas o proveedores que
1 bienes, listado de 7 dias Adquisiciones Auxiliar de Adquisiciones cotizar y de proveedores a Adquisiciones Oficial de Adquisiciones
técnicas técnicas establecidas por el serán invitados a presentar
empresas invitar
solicitante dentro del marco una cotización. Según como lo
de las leyes vigentes de indica el PAC, solicitar
Honduras (Ley de contratación previamente la no objeción
del Estado, disposiciones del BM
vigentes y demás Leyes)
Invitar por escrito a empresas

y proveedores nacionales o
internacionales para que Recibir al menos tres
2 Pedido de Cotizaciones Invitaciones a Cotizar 1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Comité de Evaluación Comité de Evaluación
presenten una cotización en cotizaciones
un plazo determinado (no
menos de 5 días hábiles)
Evaluar al menos tres

cotizaciones y preparación de
un informe de evaluación
donde se propone la
Cotizaciones enviadas por
3 Recepción y análisis de al menos 3 cotizaciones selección de la oferta más 2 dias Comité de Evaluación Comité de Evaluación Oferta más ventajosa Adquisiciones Oficial de Adquisiciones
las empresas proveedoras
ventajosa. Se enviarán al BM
los primeros tres licitados
bajo este método para
revisión previa
Preparar la carta de
adjudicación del contrato y el
Proveedor con la oferta
4 Adjudicación a la oferta de menor costo Informe de evaluacion contrato donde se incluye los 1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Coordinación UGP Coordinación de la UGP
mas ventajosa
términos de la oferta
aceptada
Contrato/ orden de Verificar la recepción de los Certificación de la Especialista en gestíon
5 Orden de Pedido 1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Finanzas
compra al proveedor bienes Recepción de los bienes financiera
Confirmar la utilización de
fondos, preparar las órdenes
Certificación de la Factura y Recibo de Coordinación de la
6 Pago de pago, y solicitar la 1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Unidad Financiera
recepción de los bienes compra Unidad Financiera
aprobación de las unidades
interesadas
Pagina 120

Institución : Proveer a la Secretaria de Educación de Bienes o Servicios para
satisfacer las necesidades de la Secretaría de Educación, mediante
Unidad: Adquisiciones comparación de cotizaciones, conforme a especificaciones técnicas
Proceso: Compras Menores establecidas por el solicitante dentro del marco de las leyes vigentes
de Honduras (Ley de contratación del Estado, disposiciones vigentes
y demás Leyes)
Fecha: 25/09/2013
Actividad /
I P VTR
Solicitud de
1 comprar algo que se necesite 3 3 9 según control de inventarios 5 Bajo (9)
compra
cantidades inadecuadas en la solicitud de verificar control de inventarios y
2 1 2 2 1 Bajo (11)
compras POA
no cumplan con las especificaciones técnicas
3 Cotizaciones 5 4 20 verificar con el especialista 14 Medio (2)
solicitadas
Se está monitoreando al
que los proveedores no cumplan con el tiempo proveedor
4 5 5 25 20 Alto (1)
solicitado para presentar su oferta
que las empresas no cumplan con los requisitos

5 4 3 12 registro de proveedores 7 Medio (3)
legales
Selección y que el monto supere a la disponibilidad de
6 3 3 9 verificar en POA 6 Bajo (5)
adjudicación fondos
7 que pase del techo para compras menores 4 3 12 comité de compras 7 Bajo (4)
que exista un dictamen técnico y se elabore
8 Orden de compra 5 3 15 comité de compras 6 Bajo (6)
orden de compra a otro proveedor
Recepción del
9 que no entreguen completo el producto 3 4 12 verificar con la orden de compra 6 Bajo (7)
producto
Pagina 121
10 producto dañado 2 3 6 inspección de calidad 5 Bajo (10)

La notificación de pago debe ser
Notificación de
11 que no se envíe la solicitud a tiempo 4 3 12 después de recepcionar los 6 Bajo (8)
pago
productos

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 122

ADQUISICIONES COMPRACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING) 25/09/2013
Inicio
Preparar las Listado de

solicitudes de productos
cotización
Recibir las 3
Invitar por escrito a
cotizaciones
empresas
Evaluar cotizaciones
Carta de
Preparar carta de
adjudicación
adjudicación
Certificado de
Verificar la
recepción de bienes
recepción de bienes
Factura y recibo de
Preparar ordenes de
compra
pago
Solicitar aprobación
de UL
Fin
Pagina 123

Proceso: Consultoría Individual
Alcance o ambito de aplicación: Consultores Individuales (hasta US$ 35,000.00) de Secretaría de Educación
Fecha: 23/09/2013
Contratar personal
Preparación de los TdR,
especializado en el área de
Preparación de los Términos de Referencia presupuesto base, evaluación
interés, quien proporcionará Al menos tres CV de
1 (TdR), presupuesto base, preparación de curricular de tres CV y 7 días Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Preparación deTdR Coordinación UGP Coordinación de la UGP
productos de acuerdo a las consultores Individuales
términos y condiciones del contrato preparación de términos y
necesidades de la Secretaría
condiciones del contrato
de Educación
Oficio solicitando No
Obtención de la No Objeción del BM a los TdR y Objeción de TdR y de los
2 Remisión de TdR y CV al BM 1 dia Coordinación UGP Coordinación de la UGP TdR y CV No Objetados Adquisiciones Oficial de Adquisiciones
de los CV de los consultores CV de los consultores
propuestos
No Objeción y CV del Firma del Contrato y solicitud
3 Adjudicación y firma del Contrato 1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Contrato Coordinación UGP Coordinación de la UGP
Consultor de documentación soporte
Certificación de las etapas
Seguimiento y Evaluación del avance del concluidas por el consultor y
4 Informe de actividades 1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones informes de actividades Coordinación UGP Coordinación de la UGP
contrato preparación de las órdenes de
pago
Recibir Informe de Coordinador Unidad
5 Pago Informe final 1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Pago Unidad Financiera
Consultoría Financiera
Pagina 124

Institución :
Calidad de la Educación
Objetivo : Proveer los mejores Servicios de Consultores Especialistas requeridos
para la ejecución de los diferentes proyectos a ejecutarse por la Secretaria de
Educación
Proceso: Consultorías
Actividad /
Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
Procedimiento
Revisión técnica por personal especializado en
Especificaciones técnicas mal definidas 5 5 25 6 Baja (2)
el bien, servicio u obra solicitada
Cantidades inadecuadas del bien, Verificar la necesidad real y disponibilidad del
4 4 16 2 Baja (6)
servicio u obra solicitada presupuesto
Elaboración de los TdR
Modificar las cantidades solicitadas que vaya
Fondos insuficientes para la adquisición 5 3 15 1 Baja (10)
de acuerdo a los fondos disponibles,
Recorte de presupuesto por razones Reservar fondos mediante comunicación entre

5 1 5 3 Baja (4)
fuera de nuestro alcance SE y SEFIN
Verificar el banco de consultores de la
No participan el número mínimo de
5 1 5 Secretaría, honducompras o Colegios 1 Baja (11)
consultores en el proceso
Recepción de ofertas Profesionales
Que participen consultores de maletín Tener un banco de consultores
5 1 5 2 Baja (7)
en el proceso preferiblemente precalificados
Mencionar en el documento de licitación la
Apertura de ofertas Que la empresa no presente garantía 5 1 5 1 Baja (12)
presentación de documentos no subsanables
Pagina 125
Presupuesto elaborado en base a precios de

Que los ofertas sobrepasen los fondos
5 4 20 mercado, incluyendo un incremento por 8 Media (1)
disponibles
inflación y aumentado precios
Planificar e integrar, en tiempo y forma el
No contar con un especialista en la comité de evaluación con personal
Evaluación de ofertas 5 1 5 1 Baja (13)
evaluacion de los ofertas especializado en el área bien , servicio u obra
a adquirir
Las ofertas no presentan los
Establecer un Check List de los documentos
Subsanación de ofertas documentos de subsanación en tiempo 5 2 10 3 Baja (5)
obligatorios y que no son subsanables
y forma
Adjudicación del Adjudicar al oferente que haya resultado en
Que la empresa adjudicada no acepte 5 1 5 2 Baja (8)
Contrato segundo lugar del proceso de selección
Tiempo tardío en la revisión y envío del
Seguimiento en la revisión y envío del contrato
Contrato contrato por unidad legal a cargo de 5 2 10 6 Baja (3)
por parte de unidad Legal
este proceso
La UGP deberá dar seguimiento constante a la
Que la empresa se tarde mas en la ejecución del contrato e informar a la mayor
Ejecución 5 1 5 2 Baja (9)
entrega del producto brevedad posible al Consultor sobre hallazgos
en la ejecución del contrato
Gestionar el pago en lo interno y SEFIN, de tal
Demandas al estado por pagos de
Pago 5 1 5 forma que se realice en los tiempo 1 Baja (14)
tardios
establecidos

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 126

ADQUISICIONES CONSULTORIA INDIVIDUAL 25/09/2013
Inicio
TdR, Términos y
Preparar la condiciones de
documentación Contrato
TdR y CV No
Remisión de TdR y
objetados
CV al BM
Contrato
Firma del Contratto
Certificación de Informe de
etapas concluidas actividades
por consultor
Recibir informes de Tramite de Pago

consultoría
Fin
Pagina 127

Proceso: Carga de Información en Honducompras
Alcance o ambito de aplicación: Secretaría de Educación
Fecha: 23/09/2013

UNIDAD CARGO PRODUCTO UNIDAD CARGO
1 Carga de Información Cargar la Formato de Proporcionar la 1 hora ADQUISICIONES Oficial La información está a ADQUISICIONES Coordinador
información de HONDUCOMPRAS información o Administración la disponibilidad de Unidad de
cada proceso de subir II los interesados Adquisiciones
compras menores correctamente los
y licitaciones a la datos de acuerdo
página oficial de la a los proceos de
ONCAE, según los compras menores
lineamiento y licitaciones
establecidos
Pagina 128

Riesgos
Secretaría de Educación /
Institución :
Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
CARGAR LA INFORMACION DE CADA PROCESO DE COMPRA
MENORES Y LICITACIONES A LA PAGINA OFICIAL DE LA ONCAE ,
Carga de Información en
SEGÚN LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS
Proceso: Honducompras
Fecha: 23/09/2013
Actividad /
I P VTR
SUBIR LA VERIFICACION
1 HAY RETENCION DE PAGO 3 2 6 4 Bajo (1)
INFORMACION PAGINA ONCAE

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 129

ADQUISICIONES CARGA DE INFORMACION HONDUCOMPRAS 25/09/2013
Inicio
Cargar Información
Información
Verificar
cargada
información
Fin
Pagina 130
PROCESOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB


PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB
PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB
PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB
PROCESO 40 – PAGO DE EDUCADORAS DE CCEPREB
Pagina 131
Institución : SECRETARÍA DE EDUCACIÓN / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN

Unidad: TECNICA CCEPREB
Proceso: CAPACITACIÓN DE EDUCADORAS DE CCEPREB
Alcance o ambito de aplicación:18 DEPARTAMENTOS DE HONDURAS
Fecha: 23/09/2013
RESUL-TADO /
PRODUCTO
Programar, desarrollar y ejecutar

de forma eficiente y oportuna la
Capacitación de Educadoras de Verificar en Base de Datos de UNIDAD
Planificación de Base de Datos de CCEPREB del Lista de Educadoras a
1 CCEPREB en el uso y manejo del CCEPREB, educadoras que no han 1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
Capacitación Proyecto Capacitar
Paquete Metodológico y Guía recibido Capacitación CCEPREB
Metodologica de actividades de
CCEPREB.
Elaborarar Plan de Acción y

UNIDAD Plan de Acción y
Presupuesto correspondiente a
2 2 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB Presupuesto de
Capacitación en todos los
CCEPREB Capacitación
departamentos
Revisar con Unidad de Prebásica UNIDAD
Plan de Accion y Presupuesto de Coordinadora de Unidad de
3 Plan de Acción y Agenda de 2 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB PREBASICA
Capacitación Prebásica
Capacitación a ser desarrollada CCEPREB
UNIDAD
Elaborar Oficio de Convocatoria a Oficio de Convocatoria a
4 Convocatoria Capacitación Jornada de Capacitación
1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
Capacitación
CCEPREB
Enviar Oficio, listado de

UNIDAD
participantes y Agenda de
5 1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
Capacitación a Coordinadoras de
CCEPREB
Prebásica junto con el
Solicitar a Unidad Adminsitrativa UNIDAD

Gestionar recursos
6 Listado de Educadoras a participar fondos para el pago de estipendios 1 dia TECNICA Asistente Técnico CCEPREB Finaciera de UGP Coordinador Financiero
necesarios Capacitación de Capacitación en cada Sede CCEPREB
Solicitar a Unidad de Adquisiciones UNIDAD

7 fotocopia de manuales y 1 dia TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
documentación a utilizar CCEPREB
Preparar documentación para el

UNIDAD
pago de estipendios de capacitación
8 1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB Formatos y formularios
(Lista de asistencia, recibos, Planilla
CCEPREB
de Pago, etc)
Desarrollo de Capacitaciones por
parte de Coordinadoras de Prebásica
9 Capacitación Educadoras o personal técnico capacitado en el
3 días DDE Coordinadoras de Prebásica
tema
Verificar Listas de asistencia,
UNIDAD
Planillas de Pago y Listas de Educadoras que recibieron
10 1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB Informe de Capacitación
Asistencia capacitación. Elaborar Informe de
CCEPREB
Capacitación
Pagina 132

Institución :
Calidad de la Educación Objetivo : Programar, desarrollar y ejecutar de forma eficiente y oportuna
Unidad: Técnica CCEPREB la Capacitación de Educadoras de CCEPREB en el uso y manejo
CAPACITACIÓN DE EDUCADORAS DE del Paquete Metodológico, y Guia Metodologica de actividades
Proceso: CCEPREB de CCEPREB.
Fecha: 23/09/2013
Actividad /
I P VTR
Alta cantidad de Educadoras que deben
Definir el porcentaje de cambios
Planificación de ser capacitadas, debido al cambio de
1 5 4 20 de Educadoras que se da cada año 8 Medio (1)
Capacitación estas en los CCEPREB y sobrepase el
y establecerlo en el POA
Presupuesto establecido en POA
Solicitar a las Coordinadoras de
El listado de Educadoras a capacitar no
Prebásica desde inicio de año los
2 este actualizado a la fecha de 5 3 15 5 Bajo (2)
cambios y nuevas aperturas de
Planificación de la actividad
CCEPREB
La UL no envíe a tiempo el Plan de Mantener comunicación constante
3 5 2 10 3 Bajo (4)
Acción de la Capacitación con UL
Mantener comunicación constante
Convocatoria Las Educadoras no sean convocadas en
4 3 4 12 con DDE, y asegurar asistencia de 2 Bajo (5)
Capacitación tiempo y forma por DDE
Educadoras según listado
Notificar a las Coordinadoras de
Que asistan a Capacitación Educadoras Prebasica que cualquier
5 que ya fueron capacitadas y no se 3 2 6 Educadora que no este en listado 2 Bajo (6)
encuentran en lista de capacitación no se cubrirán los gastos, y estos
deberá pagarlos la DDE
Pagina 133
Gestionar recursos Retraso en la disponibilidad de fondos Gestionar con el debido tiempo los
6 5 4 20 4 Bajo (3)
necesarios capacitación de Capacitación fondos de Capacitación
Solicitar a la DDE el nombre de las

Capacitadoras sin conocimiento del
7 Capacitación Educadoras 4 2 8 Capacitadoras y verificar que 2 Bajo (7)
tema
conozacan el tema

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 134

TECNICA CCEPREB CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB 25/09/2013
Inicio A
Preparar documentación
Verificar Base de
para el pago de
datos
estipendios de
capacitación
Elaborar Plan de Plan de Acción y

Desarrollo de
Acción y Presupuesto
Capacitaciones
Presupuesto
No
Revisar Plan de Verificar Listas de Informe Final

Acción asistencia
Esta correcto?
Fin
Si
Elaborar Oficio de Convocatoria

Convocatoria
Enviar Convocatoria
con documentación
Solicitar a Unidades
Recursos
Pagina 135

Proceso: ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB
Fecha: 23/09/2013
RESUL-TADO /
PRODUCTO
Coordinar la Distribución de
material y mobiliario para los
UNIDAD
Planificación del Proceso CCEPREB financiados con el Base de Datos de CCEPREB del Determinar las necesidades de los Cantidad de materiales
1 2 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
de Distribución Proyecto, a fin de mejorar las Proyecto CCEPREB y cantidades necesarias por CCEPREB
CCEPREB
condiciones de los niños y niñas
en las aulas de clases
UNIDAD
Elaborar Especificaciones técnicas de Especificaciones Técnicas
Distribución de material de Distribución
CCEPREB
Enviar a la Unidad de Adquisiciones UNIDAD

3 las Especificaciones Técnicas para el 1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
inicio del Proceso de Adquisiciones CCEPREB
UNIDAD
Participar en el Proceso de
4 Evaluación de Ofertas Evaluación de Ofertas
20 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
CCEPREB
UNIDAD
Revisar Cronograma de Entrega de
Distribución de Empresa Adjudicada
CCEPREB
Elaborar Formatos de Entrega de

UNIDAD
materiales (Fichas de Entrega /
6 3 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB Formatos de Entrega
Recepción a Empresa de Transporte,
CCEPREB
CCEPREB)
Verificar que todos los materiales UNIDAD

7 Control de Bodegas esten en Bodega, previo al inicio del 1 dia TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
Proceso de Distribución CCEPREB
UNIDAD
Entregar material en Bodega y Fichas
de Entrega requeridas en el Proceso
CCEPREB
UNIDAD
Monitorear la correcta entrega de
los materiales en cada CCEPREB
CCEPREB
UNIDAD
Revisión de Fichas de Revisar cada una de las Fichas de
10 Fichas de Entrega 8 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
Entrega Entrega
CCEPREB
UNIDAD
Informe Final de Coordinador Unidad de
11 Elaborar Informe de Distribución 2 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB ADQUISICIONES
Distribución Adquisiciones
CCEPREB
Pagina 136

Institución :
Coordinar la Distribución de material y mobiliario para los
Unidad: Técnica CCEPREB CCEPREB financiados con el Proyecto, a fin de mejorar las
Proceso: Entrega de Material a CCEPREB condiciones de los niños y niñas en las aulas de clases
Fecha: 23/09/2013
Actividad /
I P VTR
Solicitar información de
Que se incluyan materiales para necesidades de CCEPREB a
1 3 3 9 4 Bajo (2)
CCEPREB que no los necesitan Coordinadoras de Prebásica en
Planificación del Proceso
DDE
de Distribución
Validez de las especificaciones (lugares
Asegurar con las DDE que los
2 de entrega) en el tiempo real de 4 5 20 12 Medio (1)
CCEPREB estén funcionando
Distribución
Verificar los procesos
Que los proveedores de materiales no involucrados en las
3 Control de Bodegas 5 2 10 3 Bajo (3)
entreguen en tiempo y forma distribuciones, y con esto
determinar la fecha de inicio
Que los CCEPREB no reciban los Proporcionar a la Empresa de

4 5 3 15 1 Bajo (4)
materiales y cantidades establecidas Transporte listados de entrega
Revisión de Fichas de
Entrega Verificar las Fichas de Entrega
Que el material no sea entregado al
5 5 1 5 (Nombre, Identidad e 1 Bajo (5)
CCEPREB establecido por el Proyecto
información de CCEPREB)

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 137

TECNICA CCEPREB ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB 25/09/2013
A
Inicio
Determinar Entregar material en

cantidades Bodega
Elaborar Especificaciones Monitorear

Especificaciones Técnicas entregas
Tecnicas
Enviar
Especificaciones Revisar Fichas
Tecnicas
Elaborar Informe Informe Final

Participar en
Evaluación
Fin
Cronograma
Revisar Cronograma
revisado
de Entrega
Formatos de
Elaborar Formatos
entrega
de Entrega
Revisar material en
Bodega
Pagina 138

Proceso: ORGANIZACIÓN DE CCEPREB
Fecha: 23/09/2013
RESUL-TADO /
PRODUCTO
Identificar a nivel de Prebásica la

Identificación de Solicitar a la Unidad de Prebásica y
necesidad de CCEPREB, UNIDAD
Lista de comunidades que no Coordinadoras de Prebásica de las
1 Necesidades (Areas sin ampliando así la cobertura y
cuentan con CCEPREB DDE identifiquen comunidades con
5 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
cubrir) atención de niños de 5 años en CCEPREB
necesidad de Educación Prebasica
el nivel pre-escolar
Enviar por parte de las
Coordinadoras de Prebasica listado
2 de comunidades, municipios 4 días DDE Coordinadoras de Prebásica Listado de comunidades
interesados en la apertura de
CCEPREB
Porporcionar a las Coordinadoras de

Prebásica los formatos y
documentación requerida para la
Solicitud de Organización de CCEPREB (Acta de UNIDAD
Formatos de Organización de
3 documentación de CCEPREB
Apertura, Formato de Información 2 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
Organización de CCEPREB, Formulario de Matrícula CCEPREB
Inicial y Final del CCEPREB, copia de
identidad de Educadora, partidas de
nacimiento de niños)
UNIDAD
Recibir documentación de
4 1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
Organización de CCEPREB
CCEPREB
UNIDAD
Revisar documentación de
Organización de CCEPREB
CCEPREB
Verificar que el CCEPREB sea de UNIDAD
6 Base de Datos de CCEPREB de SE nueva apertura, no se encuentre en 2 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
Bases de Datos de la SE CCEPREB
Si el CCEPREB no existe y la
documentación está completa, se Base de Datos de CCEPREB
7 Organización de CCEPREB ingresa CCEPREB a Bases de Datos
1 día
del Proyecto
del Proyecto.
Solicitar creación de código de
CCEPREB a Coordinadora de
8 1 día Código de CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
Prebásica de DDE, a través de Unidad
de Infotecnología de DDE
Si la Documentación está
incompleta, solicitar documentación
9 a Coordinadora de Prebásica y una DDE Coordinadoras de Prebásica
vez completada, se prosigue a los
pasos 7 y 8
Pagina 139

Institución :
Identificar a nivel de Prebasica la necesidad de CCEPREB,
Unidad: Técnica CCEPREB ampliando así la cobertura y atención de niños de 5 años en el
Proceso: ORGANIZACIÓN DE CCEPREB nivel pre-escolar
Fecha: 23/09/2013
Actividad /
I P VTR
Definir e informar a
Identificación de
Que se focalicen comunidades que no Coordinadoras de Prebásica los
1 Necesidades (Áreas 3 5 15 6 Bajo (1)
cuentan con población en edad pre-escolar requisitos de Organización de
sin cubrir)
CCEPREB
Se envían instrucciones claras de
Documentación de Organización la documentación que debe
2 4 3 12 5 Bajo (2)
Solicitud de incompleta o con datos equivocados completarse, y como debe
documentación de completarse.
Organización Notificación a las DDE de la
Documentación de Organización de
3 5 2 10 fecha máxima de envío de 2 Bajo (4)
CCEPREB entregada fuera de tiempo
documentación
Se informa a las Coordinadoras
Organización de
4 Que el CCEPREB ya exista 5 3 15 de Prebásica que se hará cruce 4 Bajo (3)
CCEPREB
de Base de Datos

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 140

TECNICA CCEPREB ORGANIZACIÓN DE CCEPREB 25/09/2013
Inicio
Solicitar lista de
comunidades
Formatos de
Organización de
CCEPREB
Recibir
No documentación
Formatos de
Revisar
CCEPREB completos
documentación
CCEPREB nuevo
y doc.
completa?
Si
Base de Datos de
Ingresar a Base de
CCEPREB
Datos
Solicitar Codigo de Codigo de CCEPREB

CCEPREB
Fin
Pagina 141

Proceso: PAGO BONO EDUCADORAS DE CCEPREB
Fecha: 23/09/2013
RESUL-TADO /
PRODUCTO
Gestionar el Pago de las UNIDAD

Elaborar Oficio por medio del cual se solicitan
1 Solicitud de Planillas Educadoras de CCEPREB en
Planillas
1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB Oficios
tiempo y forma, de tal forma CCEPREB
que reciban el pago de su Elaborar listados por Departamento de CCEPREB UNIDAD
Base de Datos de CCEPREB del Listado de CCEPREB por
2 voluntariado conforme a lo en funcionamiento, incluidas en Bases de Datos 2 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
Proyecto Departamento
establecido al momento de la del Proyecto CCEPREB
Enviar Oficios y listados de CCEPREB a Directores UNIDAD
3 Departamentales y Coordinadores de Prebásica, 2 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
solicitando Planillas CCEPREB
Las Coordinadoras de Prebásica se encargan de
verificar junto con los Directores Distritales /
Municipales el tiempo que ha laborado cada una UNIDAD TECNICA
4 Elaboración de Planillas de las Educadoras y calcular la cantidad de meses
5 días DDE Coordinadoras de Prebásica
CCEPREB
Asistente Tecnico CCEPREB
a pagar en cada semestre y elaborar la Planilla
de Pago
UNIDAD
Recepción y revisión de Recibir en magnético Planillas de Pago de
Planillas Educadoras enviadas de DDE
CCEPREB
Revisar Planillas de Pago de Educadoras de UNIDAD
6 Planillas de Pago de Educadoras CCEPREB (Nombres, identidades, información de 5 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB Planillas revisadas
CCEPREB, etc.) CCEPREB
Si las Planillas no tienen errores, se solicitan UNIDAD
7 Planillas en físico debidamente firmadas y 1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
selladas. CCEPREB
Si las Planillas contienen errores, se envían vía UNIDAD
8 correo electrónico las observaciones a cada 1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
Planillas CCEPREB
UNIDAD
Recepcionar en físico las Planillas de Pago a
9 5 días TECNICA Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
Educadoras de CCEPREB
CCEPREB
UNIDAD
Elaborar Planilla de Pago Consolidada que será Planilla de Pago
enviada al Banco a cargo de efectuar el Pago consolidada
CCEPREB
Enviar Planillas Originales y consolidada a la UNIDAD

COORDINACION Coordinadora de la Unidad de
11 Pago de Educadoras Coordinación de UGP con su respectivo Memo, 1 día TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
UGP Gestión del Proyecto
quien tramitará el Pago con la Unidad Financiera CCEPREB
Enviar al salir el pago un comunicado a todas las

UNIDAD
Coordinadoras de Prebásica y personal de la
12 3 dias TECNICA Asistente Técnico CCEPREB
Unidad de Prebásica de SE para que notifiquen a
CCEPREB
las Educadoras que ya pueden cobrar su bono.
UNIDAD
Reporte de Bonos sin Pedir al Banco periódicamente reportes de
13 TECNICA Asistente Técnico CCEPREB Reportes del Banco
cobrar bonos cobrados y pendientes de cobro.
1 día CCEPREB
Notificar a las Coordinadoras de Prebásica de las
Educadoras que aún no han cobrado. Realizar las UNIDAD
14 actividades 13 y 14 tantas veces sea necesario, o TECNICA Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
hasta el tiempo definido con el banco estarán CCEPREB
Reportes del Banco los fondos disponibles 1 día
Elaborar reporte de Educadoras sin cobrar, para UNIDAD UNIDAD
Reporte de Educadoras sin
15 que la Unidad Financiera solicite fondos al Banco TECNICA Asistente Técnico CCEPREB FINANCIERA DE LA Coordinador Unidad Financiera
cobrar
emisor de los pagos. 1 día CCEPREB UGP
Pagina 142

Institución :
Gestionar el Pago de las Educadoras de CCEPREB en tiempo y forma, de
Unidad: Técnica CCEPREB tal forma que reciban el pago de su voluntariado conforme a lo
Proceso: PAGO BONO EDUCADORAS DE CCEPREB establecido al momento de la Apertura de los CCEPREB
Fecha: 23/09/2013
Actividad /
I P VTR
Enviar a Coordinadoras de Prebásica el
Que no sean incluidas correctamente
1 Solicitud de Planillas 5 5 25 listado de Educadoras de CCEPREB del 5 Bajo (1)
todas las Educadoras del Proyecto
Proyecto para uso como referencia
Solicitar copia de identidad de

2 Errores en los datos de las Educadoras 5 3 15 3 Bajo (2)
Elaboración de Educadoras, sobre todo de los cambios
Planillas
Notificación a DDE de la fecha máxima
3 Planillas enviadas fuera de tiempo 5 1 5 2 Bajo (4)
de envío de documentación
Se informa a las Coordinadoras de

Prebásica el tiempo que estará el bono
4 Pago a Educadoras Educadoras no cobren su bono a tiempo 3 3 9 3 Bajo (3)
disponible en el banco, se envían
reportes periódicos
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 143

TECNICA CCEPREB PAGO BONO EDUCADORAS DE CCEPREB 25/09/2013
Inicio A
Elaborar Oficio para Oficios

Elaborar Planilla Planilla Consolidada
solicitar Planillas
consolidada
Listados de
Elaborar listados Solicitar el Pago de
CCEPREB
por Depto. los bonos
Enviar Oficios y
Comunicar del Pago
listados solicitando
del Bono
planillas
No
Pedir reporte de Reporte de Bonos

Recibir Planillas
pago al Banco
Planillas sin Planillas revisadas Notificar quienes no

errores? han cobrado
Si
Informe Final de
Solicitar Planillas en Elaborar Informe de
Pago de Bono
físico Pago de Bono
Fin
Recibir planillas en
físico
Pagina 144
PROCESOS – UNIDAD DE ADMINISTRACION DE SISTEMAS


PROCESO 41 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE CÓMPUTO (SIN GARANTÍA)
PROCESO 42 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE COMPUTO (CON GARANTÍA)
PROCESO 43 – REALIZAR BACKUPS
PROCESO 44 – ADMINISTRAR LA PLATAFORMA DE CORREOS
PROCESO 45 – ADMINISTRAR RED LOCAL Y PERIFÉRICOS
Pagina 145

Unidad: Administración de Sistemas
Proceso: Mantenimiento Equipo de Cómputo (Sin garantía)
Alcance o ambito de aplicación:Proyecto Calidad de la Educación
Fecha: 24/09/2013
NO RESPON-SABLE † RESUL-TADO / ENVIO A :̂

. PRODUCTO
Mantener en óptimas condiciones
Realizar las respectivas
el equipo de cómputo del proyecto Administración
1 Diagnóstico del equipo NINGUNO pruebas para dar el 30 minutos Técnico en Soporte
para lograr el mejor desempeño de Sistemas
diagnóstico correcto
del mismo
solicitar al Oficial de Bienes
por correo electrónico los
Verificación de la vigencia de Unidad de
2 NINGUNO datos generales de compra 2 dias Oficial de Bienes
garantía Bienes
(quien proporcionó el equipo
y las respectivas garantías)
Si la garantía NO está
Administración
3 NINGUNO vigente, proceder a reparar 1 dia Técnico en Soporte
de Sistemas
el equipo
Desarmar el equipo y realizar
pruebas de las partes hasta Administración
4 Reparación del equipo NINGUNO 1 dia Técnico en Soporte
identificar donde está de Sistemas
fallando
Crear las especificaciones
técnicas correctas para
Cotización de las piezas Especificaciones del equipo y Administración Unidad de
5 comprar las piezas 1 hora Técnico en Soporte Auxiliar de Adquisiciones
dañadas de las partes dañadas de Sistemas Adquisiciones
necesarias para reparar el
equipo
Recibir las partes o piezas Unidad de
6 3 a 15 dias Auxiliar de Adquisiciones
solicitadas Adquisiciones
Instalar las partes y realizar
las pruebas del Administración
7 1 hora Técnico en Soporte
funcionamiento de Sistemas
correspondiente
Instalación de equipo en el Instalar el equipo en su lugar Administración
8 NINGUNO 30 minutos Técnico en Soporte
puesto de trabajo predeterminado de Sistemas
Pagina 146
Institución :
Unidad: Administración de Sistemas Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del proyecto para
Mantenimiento Equipo de Computo (sin lograr el mejor desempeño del mismo
Proceso: garantía)
Fecha: 24/09/2013
Actividad /
I P VTR
Compra innecesaria de las partes de equipo a Realizar una verificación o investigar las Bajo
1 Diagnóstico del equipo 5 3 15 3
reparar posibles causas que genera el problema (1)
Reparar en el proyecto un equipo que tiene Solicitar la información necesaria a las
Verificación de la
2 garantía se pierde los beneficios de la misma y 5 2 10 Unidad de Bienes y esperar su 2 Bajo (2)
vigencia de garantía
causaría gastos extras al proyecto confirmación
No tener los conocimientos necesarios para Mantener actualizado en los métodos de
3 Reparación del equipo realizar esta actividad ya que podría causar 5 2 10 Reparaciones más actuales y en el 2 Bajo (3)
daños graves al equipo funcionamiento de cada equipo
Cotización de las Cotizar en varios lugares para poder tener
4 Adquirir la pieza a un costo muy elevado 5 2 10 1 Bajo (5)
piezas dañadas un precio estimado en el mercado actual
Utilizar los protocolos de instalación de
Instalación de equipo Realizar una mala instalación del equipo
5 4 2 8 equipo según las recomendaciones del 2 Bajo (4)
en el puesto de trabajo podrÍa causarle daños al mismo
mismo

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 147

ADMINISTRACION DE SISTEMAS MANTENIMIENTO SIN GARANTIA 25/09/2013
Inicio A
Realizar Diagnostico Instalar o Entregar

al equipo el equipo en su
lugar
predeterminado
Solicitud de
Información del Enviar Datos de
Equipo Inventario a Unidad
de Bienes Fin
Cuando no Tiene
Unidad de Bienes Garantía se Procede
a Reparacion
Desarmar el equipo
y realizar pruebas
Crear
Especificaciones de
Unidad de
la pieza a comprar y
Adquisiciones
enviar a
Adquisiciones
Recibir las partes

solicitadas
Instalar las partes y

realizar las pruebas
de Funcionamiento
Pagina 148

Proceso: Mantenimiento Equipo de Computo (Con garantía)
Proyecto Calidad de la Educación
Fecha: 24/09/2013
NO RESPON-SABLE † RESUL-TADO / ENVIO A :̂

. PRODUCTO
Mantener en óptimas condiciones Realizar las respectivas
Administración
1 Diagnóstico del equipo el equipo de cómputo del Proyecto NINGUNO pruebas para dar el 30 minutos Técnico en Soporte
de Sistemas
para lograr el mejor desempeño diagnóstico correcto
Solicitar al Oficial de Bienes
por correo electrónico los
Verificación de la vigencia Unidad de
2 NINGUNO datos generales de compra 2 dias Oficial de Bienes
de garantía Bienes
(quien proporcionó el equipo
y las respectivas garantías)
Si la garantía está vigente,
contactar a la persona de Administración Personal Técnico de la
3 NINGUNO 1 dia Técnico en Soporte Empresa
enlace de la compañía que de Sistemas Empresa
proporcionó el equipo.
Enviar el equipo a la empresa
Copia de factura y garantía Administración Personal Técnico de la
4 Reparación del equipo para su respectivo 1 dia Técnico en Soporte Empresa
del equipo de Sistemas Empresa
diagnóstico y reparación
Tiempo en que la empresa
Personal Técnico de la Personal Técnico de la
5 NINGUNO recibe las partes nuevas de 3 a 15 dias Empresa Empresa
Empresa Empresa
los fabricantes
Hoja de Reporte por parte
de la Empresa especificando Ir a la empresa para recibir el Administracion
6 1 Dia Técnico en Soporte
las partes que fueron equipo ya reparado de Sistemas
cambiadas
Realizar las respectivas
Administración
7 NINGUNO pruebas de su 1 hora Técnico en Soporte
de Sistemas
funcionamiento
Instalación de Equipo en Instalar el equipo en su lugar Administración
8 NINGUNO 30 minutos Técnico en Soporte
el puesto de trabajo predeterminado de Sistemas
Copia Hoja de Reporte por Entregar la copia del reporte
parte de la Empresa de la empresa para archivar Administración Unidad de
9 10 minutos Técnico en Soporte Auxiliar de Adquisiciones
especificando las partes que en el leitz de la Unidad de de Sistemas Adquisiciones
fueron cambiadas Adquisiciones
Pagina 149

Institución :
Unidad: Administración de Sistemas Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del Proyecto
Mantenimiento Equipo de Cómputo (Con para lograr el mejor desempeño del mismo
Proceso: garantía)
Fecha: 24/09/2013
Compra innecesaria de las partes del Realizar una verificación o investigar las
1 Diagnóstico del equipo 5 3 15 3 Bajo (1)
equipo a reparar posibles causas que genera el problema
Mantener en óptimas condiciones el Solicitar la información necesarias a las
Verificación de la vigencia
2 equipo de cómputo del proyecto para 5 2 10 Unidad de Bienes y esperar su 2 Bajo (2)
de garantía
lograr el mejor desempeño del mismo confirmación
No tener los conocimientos necesarios Mantenerse actualizado en los
3 Reparación del equipo para realizar el mantenimiento de equipo 5 2 10 métodos de reparación más actuales y 2 Bajo (3)
y causar daños graves al mismo en el funcionamiento de cada equipo

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 150

ADMINISTRACION DE SISTEMAS MANTENIMIENTO CON GARANTIA 25/09/2013
Inicio A
Realizar Diagnostico Instalar o Entregar

al equipo el equipo en su
lugar
predeterminado
Solicitud de
Información del Enviar Datos de
Equipo Inventario a Unidad Entregar copia de
de Bienes Reporte a Auxiliar
de Adquisiciones
Contactar a la
Compañía que
Unidad de Bienes
proporciono el Fin
equipo
Enviar equipo con

copia de factura y
garantía a la
empresa
Tiempo en que la
empresa repara el
equipo
Recibir el equipo ya
reparado
Realizar las Pruebas

de Funcionamiento
Pagina 151

Proceso: Realizar Backups
Fecha: 24/09/2013

. PRODUCTO
Mantener un respaldo de toda la
información que se genera en las Solicitar al usuario la
Administración
1 Solicitar permiso al usuario computadoras del proyecto para Ninguno contraseña del equipo en el 1 minuto Técnico en Soporte
de Sistemas
evitar daños o pérdida de cual está asignado
información importante
Realizar una inspección de
todos los documentos que
Administración
2 Identificación de la Información Ninguno contiene el usuario 20 minutos Técnico en Soporte
de Sistemas
(exceptuando la información
personal fotos, música, etc.)
Crear una Carpeta en el diso
duro con la información Administración
3 Disco duro externo 1 minuto Técnico en Soporte
siguiente: nombre usuario, de Sistemas
fecha actual del backup
Instalar programa especial
para realizar copia de
seguridad (esta opción se
Instalación de Software para Administración
4 Software utiliza para prevenir que se 5 minutos Técnico en Soporte
realizar el Backup de Sistemas
generen problemas al
momento de copiar la
información)
ejecutar el programa y
configuralo con la
informacion antes obtenida Administración
5 Disco duro externo 1 a 3 horas Técnico en Soporte backup del equipo
para crear el backup y de Sistemas
esperar hasta que termine el
copiado
Desinstalar el programa con Administración
6 Software 5 minutos Técnico en Soporte
el cual se generó el backup de Sistemas
Notificar al usuario que se
Administración
7 Notificar finalización del backup Ninguno realizó correctamente el 1 minuto Técnico en Soporte
de Sistemas
backup
Pagina 152

Institución :
Calidad de la Educación Objetivo : Mantener un respaldo de toda la información que se genera en las
Unidad: Administración de Sistemas computadoras del proyecto para evitar daños o pérdida de información
Proceso: Realizar Backups importante
Fecha: 24/09/2013
Causar molestia en los usuario porque Solicitar autorización por parte del
Solicitar Permiso al Bajo
1 siempre se almacena información 4 2 8 usuario y que ellos estén presentes al 1
usuario (3)
personal que no compete a lo laboral momento de realizar esta operación
Llenar el disco duro con información
Se pueden utilizar muchas técnicas o
Identificación de la chatarra que no es necesaria para el
2 4 2 8 programas que identifiquen los tipos de 2 Bajo (2)
Información proyecto y haciendo que se pierda tiempo
archivos para realizar la copia
valioso
No tener los conocimientos necesarios
Instalación de Software Realizar cambios en los sistemas según
3 para realizar esta actividad ya que podría 5 2 10 2 Bajo (1)
para realizar el backup los protocolos que se recomiendan
causar daños graves al equipo

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 153

ADMINISTRACION DE SISTEMAS REALIZAR BACKUPS 25/09/2013
Inicio
Solicitar al usuario
Contraseña del
equipo
Realizar inspección
de los archivos
Crear carpeta en
Disco Duro Externo
Instalar Software
para copiado
Configurar el
software y
ejecutarlo
Backup
Backup
Desinstalar el
software
Notificar la
Finalización del
Backups
Fin
Pagina 154

Proceso: Administrar la plataforma de Correos
Fecha: 24/09/2013

. PRODUCTO
Mantener en conexión todas las
Ingresar a la plataforma
Unidades del Proyecto para
https://cpanel.seduc.multida
facilitar el flujo de la información Administración
1 Ingresar en la Plataforma Virtual ta.hn:2083/ donde solicita 2 minutos Técnico en Soporte
(solicitudes, cotizaciones, memos, de Sistemas
un usuario y contraseña de
oficios, etc.) que genera y recibe
adminsitrador
cada unidad.
Realizar una revisión de la
Monitorear el movimiento de cantidad de información que Administración
2 Virtual 15 minutos Técnico en Soporte
correos dentro de la plataforma se genera dentro de la de Sistemas
plataforma
Administrar la cantidad de
cuentas de correos en
Administrar la plataforma de funcionamiento y la cantidad Administración
3 Virtual todos los dias Técnico en Soporte
correos de espacio asignado para de Sistemas
almacenar información
dentro del servidor
Solicitar cambios a los

proveedores de la
Cambios y actualizaciones en los plataforma en lo que Administración Personal Técnico de la
4 Correos electrónicos 1 hora Técnico en Soporte Empresa
servidores de correos corresponde a información de Sistemas Empresa
del servidor y actualizaciones
en la plataforma
Realizar backup de los
correos internos en la Administración Backup de la cuenta
5 Disco duro externo 2 a 3 horas Técnico en Soporte
computadoras de Sistemas de correo
correspondientes
Pagina 155
Secretaría de Educación / Proyecto Calidad

Institución :
de la Educación Objetivo : Mantener en conexión todas las Unidades del Proyecto para facilitar el
Unidad: Administración de Sistemas flujo de la información (solicitudes, cotizaciones, memos, oficios, etc.)
Proceso: Administrar la plataforma de Correos que genera y recibe cada unidad.
Fecha: 24/09/2013
Solo el administrador de red puede
Se puede borrar o deshabilitar un usuario tener acceso a esta plataforma y
Bajo
1 Ingresar en la Plataforma causando pérdida de información de correos 5 2 10 administrando un periodo de 1
(3)
del proyecto vencimiento en la clave del
administrador
Monitorear el movimiento Monitorear diariamente la cantidad de
Falta de espacio para el almacenamiento de
2 de correos dentro de la 4 2 8 información que se genera en la 2 Bajo (2)
correos
plataforma plataforma
Cambios y actualizaciones Realizar cambios en forma programada
Mal funcionamiento o problemas de accesos
3 en los servidores de 5 3 15 con la empresa que brinda estos 3 Bajo (1)
a las cuentas de correo
correos servicios de correo.

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 156

ADMINISTRACION DE SISTEMAS ADMINISTRAR LA PLATAFORMA DE CORREOS 25/09/2013
Inicio
Ingreso a la
Plataforma
Revisar un
monitoreo de la
información
Administrar la
cantidad de
usuarios y el espacio
asginado
Solicitar cambios a
los proveedores
Backup de la
Realizar backups de
cuentas de correo
cuentas de correo
Fin
Pagina 157

Proceso: Administrar Red Local y Periféricos
Fecha: 24/09/2013

PRODUCTO
Mantener en conexión todas las
unidades del Proyecto para Realizar una prueba de
facilitar el flujo de la información velocidad de conectividad Administración
1 Revisar la conectividad a internet Virtual 2 minutos Técnico en Soporte
(solicitudes, cotizaciones, memos, para confirmar el ancho de de Sistemas
oficios, etc.) que se genera y banda real
recibe cada unidad.
Ingresar al servidor DNS y
Administración
2 Revisar el servidor DNS Virtual realizar pruebas de 15 minutos Técnico en Soporte
de Sistemas
conectividad, seguridad.
Revisar que todas las
Mantener actualización computadoras tengan opción
Administración
3 automáticas de bases de virus en Virtual a actualización de bases de 15 minutos Técnico en Soporte
de Sistemas
las PC de la Unidad virus y actulización de
software antivirus
Revisar que las impresoras
Reporte de
Monitorear equipo de impresoras estén en funcionamiento Administración
4 Virtual 30 minutos Técnico en Soporte funcionamiento del
en red dentro de la red del de Sistemas
equipo
proyecto.
Realizar mantenimiento Administración
5 Virtual 12 minutos Técnico en Soporte
preventivo de las impresoras de Sistemas
Instalar en forma física el Administración
6 Conexión de nuevo equipo Ninguno 15 minutos Técnico en Soporte
equipo a configurar de Sistemas
Instalar controladores en los
Administración
6 Software equipos necesarios donde se 15 minutos Técnico en Soporte
de Sistemas
pondrá en funcionamiento
Pagina 158

Institución :
Mantener en conexión todas las unidades del Proyecto para facilitar
Unidad: Administración de Sistemas el flujo de la información (solicitudes, cotizaciones, memos, oficios,
Proceso: Administrar Red Local y Periféricos etc.) que se genera y recibe cada unidad.
Fecha: 24/09/2013
No tener conexión de salida del proyecto ésto Monitorear periódicamente la
Revisar la conectividad a Bajo
1 ocasiona atrasos en las áreas claves del 5 3 15 red, conexión para identificar 2
internet (3)
proyecto (Unidad Financiera) problemas y tomar acciones
Realizar pruebas de conexión y

Red se deshabilite y las unidades no se puedan
2 Revisar el servidor DNS 4 2 8 estado del servidor utilizando los 2 Bajo (2)
comunicar con otras áreas o proyectos.
protocolos adecuados
Mantener actualización Ingreso de un virus, malware etc., puede
automática de bases de ocasionar el daño a los diferentes software, Mantener los antivirus en las
3 5 3 15 3 Bajo (1)
virus en las PC de la archivos que son vitales para el computadora actualizados
Unidad funcionamiento del equipo y del usuario

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 159

ADMINISTRACION DE SISTEMAS ADMINISTRAR RED LOCAL Y PERIFERICOS 25/09/2013
Inicio
Realizar pruebas de
conectividad y
velocidad
Realizar pruebas al
Servidor
Revisar que las

computadoras estén
actualizadas
Revisión de
conectividad de las
impresoras
Mantenimiento
preventivo a las
impresoras
Instalación física del

equipo
Reporte de
Instalar el software
Conectividad y
y los controladores
Funcionamiento
del mismo
Fin
Pagina 160
PROCESOS – UNIDAD GRANT JAPONES


PROCESO 46 – TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS
Pagina 161

Unidad: PROYECTO DONACIÓN JAPONESA
Proceso: TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS
Alcance o ámbito de aplicación:PROYECTO DONACIÓN JAPONESA
Fecha: 24/09/2013
RESULTADO /
PRODUCTO
Memoria de cálculo plan de inversión Dar seguimiento a la Transferencia

Monitoreo de ejecución de fondos Establecer controles en relación a la monto total a ejecutar por cada AECO
por rubros.
acreditados en cada una de las administración, de fondos por según convenio. Grant
1 planilla de ejecución de fondos Asistente Administrativo Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
cuentas, en base a procedimientos transferencias ejecutadas por las Japonés
transferidos por el Proyecto Grant
establecidos según memoria cálculo AECOs.
Japonés.
Solicitud de documentación a la Monitorear las AECOs la Ejecución de
organización y asociaciones u fondos por medio de Apoyos
Grant
2 organizaciones para el análisis Reporte de Cheques Anulados Administrativos de Roatán y Comayagua Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
Japonés
correspondiente por ejecución de asegurando así el eficiente manejo de
fondos realizada los recursos. 1 a 2 meses
Solicitar la liquidación de fondos
Subsanar hallazgos presentados en la
Reporte por Subsanaciones de cada para siguiente transferencia a Grant
3 revisión de la liquidación de 1 a 2 meses Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
transferencia analizada ejecutar Japonés
transferencias
Revisar la documentación adjunta a la Grant

4 7 Días Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
liquidación de fondos Ejecutada Japonés
Comprobar la legalidad de la compra
Grant
5 con el análisis de la documentación Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
Japonés
recibida
Cheques Emitidos Grant
6 Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
Japonés
Factura Grant
Japonés
Revisar el cuadro reporte de
cotizaciones y verificar que se cumpla
Grant
8 con lo establecido 3 cotizaciones como Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
Japonés
mínimo por la compra
Revisar el acta de recepción tiene que Grant

venir con las firmas correspondientes Japonés
Presentar, si el gasto fue por
Grant
10 capacitaciones, el currículo de la Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
Japonés
persona que realizará la exposición
Respectivas planillas de participantes Grant
Japonés
Recibo debidamente Firmado por Grant
miembros de la AECO Japonés
2 Días
Comprobante de caja chica Grant
Japonés
Presentar, uando el pago es mediante
caja chica, la siguiente documentación:
1) Copia de tarjeta de identidad de la
persona responsable de la compra 2)
Factura Original con la descripción
exacta de acuerdo a la solicitud.
Grant
14 3) Efectuar planilla de liquidación de Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
Japonés
gastos menores, realizadas por caja
chica con su respectiva acta de
recepción
Agregar , si la documentación está

incompleta, la planilla de liquidación
gastos la columna de observaciones con Grant
15 el fin de describir el documento que Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
Japonés
tiene pendiente de completar
Pagina 162
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN / PROYECTO

Institución :
CALIDAD DE LA EDUCACIÓN Objetivo :
Unidad: PROYECTO DONACIÓN JAPONESA Establecer controles en relación a la administración de fondos
por transferencias ejecutadas por las AECOs.
Proceso: TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS
Que no exista consenso entre los intereses Reuniones, asambleas

Bajo
1 de los involucrados y beneficiarios de cada 5 1 5 comunitarias y acompañamiento 1
(8)
comunidad. por parte del Proyecto
Asesorar en la elaboración de los
perfiles de los proyectos de cada
comunidad/ desembolso de Que la documentación para solicitar la
transferencia transferencia (solicitud de financiamiento,
perfil, plan de inversión, memoria de Se reformula la solicitud con
Bajo
2 cálculo) presente inconsistencias 5 2 10 toda la documentación 1
(9)
consecuentemente se requiere de más debidamente firmada y sellada
tiempo para devolverla y que sea
enmendada.
Pagina 163
Monitoreo y gestión del avance

Demora en el trámite de la firma del Medio
3 5 5 25 de la firma ante el Despacho 7
Secretario de Estado (4)
Ministerial.
Elaboración y envío de convenio de
transferencia de fondos entre cada
asociación comunitaria y la SE/
desembolso de transferencia
Demora en el envío por parte de la
Monitoreo y gestión del avance
Asociación u organización comunitaria del Bajo
4 5 3 15 de la firma ante la Organización 4
convenio ya firmado por el Presidente y el (6)
comunitaria.
Tesorero(a)/ Administrador.
Demora en la aprobación de la solicitud de Monitoreo y gestión del avance

Bajo
5 Solicitar desembolso transferencia la Coordinación Grant Japonés a la 5 3 15 de la firma ante la Unidad de 4
(7)
según perfil de proyecto comunitario Coordinación UGP Monitoreo del Proyecto
y convenio suscrito con SE/
Desembolso de transferencia
Demoran el envío a la Unidad Financiera Monitoreo y gestión del avance
Bajo
6 para su trámite por parte de la 5 4 20 de la firma ante la Unidad 6
(5)
Coordinación de la UGP Financiera
Monitoreo de la ejecución en base a

Poca agilidad en la ejecución de los fondos
procedimientos establecidos según Monitoreo y acompañamiento
7 por parte de las Asociaciones/ 5 5 25 15 Alto(3)
memoria de cálculo/ liquidación de en la agilidad de los procesos
organizaciones comunitarias
transferencias
Pagina 164
Monitoreo por parte de la Junta

Demora en los procesos de cotizaciones/
Directiva de la Asociación u
comparación de precios e información y Alto
8 5 5 25 organización y apoyo técnico por 15
documentación requerida por parte de los (2)
parte del consultor de apoyo
proveedores
administrativo
Monitoreo por parte de

Asistente Administrativo de la
Subsanar hallazgos presentados en la
Demora en la captura de documentación UGP del Proyecto a la Alto
9 revisión de cada liquidación/ 5 5 25 20
faltante e inconsistente Asociación/ organización y al (1)
liquidación de transferencias
consultor de apoyo
administrativo

7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Pagina 165

DONACION JAPONES TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS 25/09/2013
Inicio Revisar el cuadro

reporte de
cotizaciones
Dar seguimiento a
la Transferencia
monto total a
ejecutar por cada Revisar el acta de
AECO según recepción con sus firmas
convenio.
Si el gasto fue por

Monitorear las capacitaciones
AECOs presentar el
currículo de la
persona que
realizara la
exposición
Solicitud de
Liquidación de
Fondos para
siguiente Respectivas planilla
transferencia a de participantes
ejecutar
Revisión de la Recibo
documentación debidamente
adjunta a la Firmado por
liquidación de miembros de la
fondos Ejecutada AECO
comprobante de
Comprobar la caja chica
legalidad de la
compra con el
análisis de la
documentación
Cuando el pago es
recibida
mediante caja chica
presentan la
siguiente
documentación
Cheques Emitidos
1) Copia de tarjeta 3) Efectuar planilla
de identidad de la 2) Factura Original de liquidación de
persona con la descripción gastos menores,
responsable de la exacta de acuerdo realizadas por caja
compra a la solicitud. chica con su
respectiva acta de
recepción
Factura Si la documentación
está incompleta, se
agrega en la planilla
de liquidación
gastos la columna
de observaciones
Fin
Pagina 166
ANEXOS – POLITICAS O PRINCIPIOS

ANEXO 1 – CONVENIDO DE CREDITO
ANEXO 2 - DOCUMENTO DE LA EVALUACIÓN INICIAL DEL PROYECTO
ANEXO 3 - MANUAL DE OPERACIONES
ANEXO 4 - DOCUMENTO DE RESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO
Pagina 167
ANEXOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACION

PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO
PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL
Pagina 168
ANEXOS – UNIDAD FINANCIERA

PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01
PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA
PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO
PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO
PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES
PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)
PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES
PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES
PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO
PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA
PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES
PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS
PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA
Pagina 169
ANEXOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES

PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL
PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL
PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING)
PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL
Pagina 170
ANEXOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB

PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB
PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB
PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB
Pagina 171

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CR4381 2013 Mod04102013

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CR4381 2013 Mod04102013

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República de Honduras

Estructura Interna del Proyecto _________________________________________________________________________ 4

Objetivos del Manual de Procesos y Procedimientos __________________________________________________ 7

PROCESOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACION _________________________________________________ 13

PROCESO 7 – ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES ________________13

PROCESOS – UNIDAD FINANCIERA ___________________________________________________________________ 39

PROCESOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES __________________________________________________________ 110

PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING) ________________________________________________ 110

PROCESOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB ___________________________________________________________ 131

PROCESOS – UNIDAD DE ADMINISTRACION DE SISTEMAS _______________________________________ 145

PROCESOS – UNIDAD GRANT JAPONES _____________________________________________________________ 161

ANEXOS – POLITICAS O PRINCIPIOS ________________________________________________________________ 167

ANEXOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACION___________________________________________________ 168

ANEXOS – UNIDAD FINANCIERA _____________________________________________________________________ 169

PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES ____________________________________________________________________ 169

ANEXOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES _____________________________________________________________ 170

ANEXOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB _____________________________________________________________ 171

Asimismo, se ha incluido en el documento todos los formularios, formatos y documentacion soporte

Descripcion General del Proyecto

ESTRUCTURA DEL PROYECTO

Este componente incluye los siguientes Sub-componentes:

1. Ampliacion de la cobertura de la educacion preescolar en las zonas rurales

Componente 2: Participación de la comunidad en la administración de las escuelas

necesidades concretas de las comunidades; los padres de familia, miembros de la comunidad

1. Consolidacion e institucionalizacion del sistema de administracion de las escuelas

Gobernabilidad y fortalecimiento institucional de la SEDUC

Este componente incluye los siguientes Sub-componentes:

1. Informacion para un mejor desempeno y una mayor rendicion de cuentas

Administración del Proyecto

Estructura Interna del Proyecto

Mision y Vision de Secretaría de Educacion

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

Objetivos del Manual de Procesos y Procedimientos

AECO Asociacion Educativa Comunitaria

SRF Solicitud de Retiro de Fondos

DOCUMENTOS OFICIALES DEL PROYECTO

1. Documento de la Evaluacion Inicial del Proyecto (Anexo 2)

SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO-FINANCIERO

Durante el transcurso de la implementacion del Proyecto, el BM continuara trabajando con la SE y SEFIN

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

NORMATIVA BANCO MUNDIAL

1. Normas: Seleccion y Contratacion de Consultores (Anexo 5)

PROCESOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACION

1. Matriz de Proceso con sus respectivas actividades

Los Procesos que corresponden a esta Unidad son los siguientes:

PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO

PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL

PROCESO 3 – ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO

PROCESO 4 – ARCHIVO DE DOCUMENTACION

PROCESO 5 – SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS

PROCESO 6 – REPORTE DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEG

PROCESO 7 – ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES

Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación

UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO

Coordinar la elaboración del

Revisar junto con las UL cada una de UNIDAD Coordinador de Monitoreo y

Modificar y realizar ajustes a las UNIDAD Coordinador de Monitoreo y

Incorporar las actividades de las

Matriz de Micro Evaluación de Riesgos

Secretaría de Educación / Proyecto

Solicitar con tiempo a UL

Identificar con UL todas las

Analizar con autoridades de SE las