RECURSOS HUMANOS

PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS CODIGO

MANUAL DE
Y
FUNCIONES EQ-F-REC-001
DESCRIPCION DE FUNCIONES
FECHA FECHA
08-05-2008 04-03-2013 No. REVISIÓN 1 PÁGINA: 1
EMISIÓN REVISIÓN

1. INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL DEL CARGO:

Cargo: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO
División: ADMINISTRACIÓN Reporta a: GERENTE GENERAL
Área/Departamento/Sección: ADMINISTRACIÓN/ADMINISTRACIÓN
Supervisa a: Misión de Cargos Supervisados:
- Administradores de Sucursales. Planificar, supervisar y coordinar los recursos requeridos, permisos legales
- Jefes de Centro de Abastecimiento. y las actividades del personal de la Región, Sucursal o Centro de
- Jefe Administrativo Sierra. Abastecimiento; utilizando las políticas, reglamentos, procedimientos,
- Jefe de Seguridad, Ambiente y Salud sistemas informáticos, infraestructura, presupuesto y canales de
Ocupacional. comunicación implementados y asignados por la organización; con el fin de
- Ingenieros y Analistas de Procesos. alcanzar las metas comerciales, estratégicas y de desempeño de procesos
establecidas por la Organización en su Sistema Integrado de Gestión.

Planificar, supervisar y ejecutar las actividades de Seguridad, Ambiente y

Salud Ocupacional; estableciendo políticas y procedimientos,
desarrollando planes y programas, supervisando la ejecución de los
procesos técnicos, administrativos y operativos que conforman el área y
están definidos en el Sistema Integrado de Gestión; a fin de garantizar la
eficacia y la eficiencia de las operaciones de prevención ambiental,
prevención de riesgos laborales, accidentes y/o enfermedades
ocupacionales acorde a las disposiciones legales, directrices y mejores
prácticas emanadas por los entes reguladores de la materia.

Programar, supervisar y efectuar levantamiento, análisis y medición de

procesos; utilizando técnicas y metodologías estándares y relevantes; afín
de mantener actualizados y disponibles los procedimientos, políticas,
manuales y demás documentos relacionados a los procesos y requeridos
por el Sistema Integrado de Gestión.

2. PROPÓSITO O MISIÓN DEL CARGO:

¿Qué se hace? ¿Cómo se hace? ¿Para qué se hace?:
Planificar, coordinar y supervisar las actividades, recursos, infraestructura y desempeño de las sucursales y departamentos de la
Organización; analizando el desempeño de las diferentes áreas y sus procesos, elaborando e implementando en forma coordinada
con los respetivos jefes de áreas: programas, presupuestos, políticas, procedimientos y métodos de evaluación y seguimiento; con
el fin de que la Organización y su Sistema Integrado de Gestión tenga un eficiente desempeño y se cumpla con los objetivos y metas
estratégicas.

3. ACTIVIDADES DEL CARGO:

Grado: Frecuencia de Consecuencia de no realización de la actividad o Grado de dificultad en la ejecución de la
ejecución de la ejecución errada: (CO). actividad: (GD).
actividad: (FR).
 Consecuencias muy graves: Máxima complejidad: la actividad demanda el mayor
5 Todos los días.
pueden afectar a toda la organización en múltiples aspectos. grado de esfuerzo / conocimientos / habilidades.
Alta complejidad: la
Al menos una vez por Consecuencias graves: pueden afectar resultados, procesos o
4 actividad demanda un considerable nivel de esfuerzo /
semana. áreas funcionales de la organización.
conocimientos / habilidades.
Al menos una vez cada Consecuencias considerables: repercuten negativamente en los Complejidad moderada: la actividad requiere un grado
3
quince días. resultados o trabajos de otros. medio de esfuerzo / conocimientos / habilidades.
Consecuencias menores: cierta incidencia en resultados o Baja complejidad: la actividad requiere un bajo nivel de
2 Una vez al mes.
actividades que pertenecen al mismo puesto/cargo. esfuerzo / conocimientos / habilidades.
Otro: bimensual,
Consecuencias mínimas: poca o ninguna incidencia en Mínima complejidad: la actividad requiere un mínimo
1 trimestral, semestral,
actividades o resultados. nivel de esfuerzo / conocimientos / habilidades.
anual.
Total = frecuencia + (consecuencia x grado de dificultad)
Actividades del cargo: FR: CO: GD: Total: Esencial:
Elaborar y aprobar la Planificación del Sistema Integrado de Gestión así como los
a. 2 5 5 27 X
recursos requeridos para su ejecución.
Aprobar, supervisar y verificar la ejecución de las planificaciones de las áreas
administrativas, del área de recursos humanos, del área de seguridad, ambiente
b. 2 5 5 27 X
y salud ocupacional, de las áreas operativas y de áreas de soporte de la
organización.
Asegurar el cumplimiento legal de los todos los requisitos que garanticen la
c. 1 5 5 26 X
normal operación de la organización en todas sus instalaciones.
Diseñar, levantar y evaluar el desempeño de los procesos y estructuras por
medio de entrevistas con el personal, revisión de documentos y registros,
d. 4 4 5 24 X
simulaciones de métodos de trabajo, análisis de procesos, inspecciones físicas,
resultados de inspecciones y auditorías.
Representar a la Dirección en auditorías al Sistema Integrado de Gestión; por
e. parte de organismos gubernamentales, proveedores, clientes, entidades 1 5 4 21 X
certificadoras y/o revisiones internas.
Aprobar y elaborar en conjunto con los Jefes de Áreas presupuestos, programas,
políticas, procedimientos, directivas, manuales y demás documentos o recursos
f. 5 4 3 17 X
que sean requeridos para asegurar el desarrollo de las actividades y operaciones
de sus respectivas áreas.
Planificar y programar auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión, así
g. como consultorías y/o acompañamientos externos encaminados a implementar 1 5 3 16
nuevos procesos, metodologías o a mejorar los procesos/áreas existentes.
Efectuar seguimiento al cierre de las no conformidades resultante de las
h. auditorías y seguimiento al desempeño de los indicadores al Sistema Integrado 2 4 3 14
de Gestión.
Participar en el diseño y definición de proyectos de infraestructura y/o compras
i. 1 3 4 13
de equipos, asignados y coordinados con la Gerencia y/o Apoderado Legal.
Participar en la elaboración de perfiles de cargos, planes de capacitación,
j. 2 4 3 14
entrevistas para contratación de personal y evaluaciones de personal.
k. Coordinar y desarrollar capacitaciones en procesos inherentes a la organización. 2 3 3 11
Otras funciones que requieran seguimiento y/o ejecución acorde a las metas y
l. 1 3 3 10
objetivos de la organización.

4. ACTIVIDADES ESCENCIALES, INDICADORES DE DESEMPEÑO Y CLIENTES:

Actividades esenciales: Clientes: Indicadores: Fórmula de cálculo: Meta Unidad de
: medida
Gerente General, % Cumplimiento (Actividades Ejecutadas / 90% Porcentaje
Elaborar y aprobar la Planificación
Gerentes de División, de Planificación Actividades Planificadas) mensual
del Sistema Integrado de Gestión
Jefes de Área, * 100
así como los recursos requeridos
Auditores Internos
para su ejecución.
SIG.
 Aprobar, supervisar y verificar la Gerente General, % Cumplimiento (Actividades Ejecutadas / 90% Porcentaje
ejecución de las planificaciones de Gerentes de División, de Actividades Planificadas) mensual
las áreas administrativas, del área Jefes de Área, Planificaciones * 100
de recursos humanos, del área de Auditores Internos Departamentales
seguridad, ambiente y salud SIG.
ocupacional, de las áreas
operativas y de áreas de soporte
de la organización.
Asegurar el cumplimiento legal de Gerente General, % Cumplimiento (Requisitos 100% Porcentaje
los todos los requisitos que Gerentes de División. de Requisitos Requeridos/Requisitos anual
garanticen la normal operación de Legales Cumplidos) * 100
la organización en todas sus
instalaciones.
Diseñar, levantar y evaluar el Gerente General, % Cumplimiento (Procesos Elaborados / 90% Porcentaje
desempeño de los procesos y Gerentes de División, de Procesos Procesos Requeridos) * mensual
estructuras por medio de Jefes de Área, 100
entrevistas con el personal, Personal, Auditores
revisión de documentos y Internos SIG.
registros, simulaciones de métodos
de trabajo, análisis de procesos,
inspecciones físicas, resultados de
inspecciones y auditorías.
Representar a la Dirección en Gerente General, % Eficacia del Puntaje Obtenido 80% Porcentaje
auditorías al Sistema Integrado de Gerentes de División, Sistema semestral
Gestión; por parte de organismos Jefes de Área. Integrado de
gubernamentales, proveedores, Gestión
clientes, entidades certificadoras
y/o revisiones internas.
Aprobar y elaborar en conjunto Gerente General, % Solicitudes (Recursos y documentos 90% Porcentaje
con los Jefes de Áreas Gerentes de División, Implementadas Implementados/Recursos mensual
presupuestos, programas, Jefes de Área, y documentos
políticas, procedimientos, Personal, Auditores requeridos) * 100
directivas, manuales y demás Internos SIG.
documentos o recursos que sean
requeridos para asegurar el
desarrollo de las actividades y
operaciones de sus respectivas
áreas.

5. MATRIZ DE COMPETENCIAS:
Actividades esenciales: Conocimientos académicos: Competencias generales: Otras competencias:
Elaborar y aprobar la Planificación, Gestión de Pensamiento analítico.
Planificación del Sistema Proyectos, Gestión de Personal.
Integrado de Gestión así como
los recursos requeridos para su
ejecución.
Aprobar, supervisar y verificar la Planificación, Gestión de Pensamiento analítico.
ejecución de las planificaciones Indicadores, Gestión de
de las áreas administrativas, del Proyectos.
área de recursos humanos, del
área de seguridad, ambiente y
salud ocupacional, de las áreas
 operativas y de áreas de soporte
de la organización.
Asegurar el cumplimiento legal Planificación. Planificación y organización,
de los todos los requisitos que conocimiento de legislación
garanticen la normal operación ecuatoriana, normas INEN.
de la organización en todas sus
instalaciones.
Diseñar, levantar y evaluar el Metodología de diseño y Pensamiento analítico,
desempeño de los procesos y medición de procesos (SIX Planificación y organización,
estructuras por medio de SIGMA), metodología de gestión conocimiento de legislación
entrevistas con el personal, de recursos humanos, gramática, ecuatoriana, normas INEN,
revisión de documentos y ortografía, software de normas ISO.
registros, simulaciones de simulación, herramientas
métodos de trabajo, análisis de ofimáticas.
procesos, inspecciones físicas,
resultados de inspecciones y
auditorías.
Representar a la Dirección en Planificación y Organización, Conocimiento de legislación
auditorías al Sistema Integrado Comunicación, Teconología. ecuatoriana, normas INEN.
de Gestión; por parte de
organismos gubernamentales,
proveedores, clientes, entidades
certificadoras y/o revisiones
internas.
Aprobar y elaborar en conjunto Planificación y Organización, Conocimiento de legislación
con los Jefes de Áreas Comunicación. ecuatoriana, normas INEN.
presupuestos, programas,
políticas, procedimientos,
directivas, manuales y demás
documentos o recursos que
sean requeridos para asegurar el
desarrollo de las actividades y
operaciones de sus respectivas
áreas.

6. COMPETENCIAS ESPECIFICAS Y ACTITUDES:

Competencias específicas y grado de desarrollo. (A = nivel avanzado; D = nivel mínimo) Actitudes
Compromiso. ☒A ☐B ☐C ☐D Negociación. ☐A ☐B ☐C ☐D
Trabajo en equipo. ☒A ☐B ☐C ☐D Orientación a los clientes. ☐A ☐B ☐C ☐D
Innovación / mejora continua. ☒A ☐B ☐C ☐D Orientación a los resultados. ☐A ☐B ☐C ☐D ☒ Honestidad.
Iniciativa / creatividad. ☒A ☐B ☐C ☐D Pensamiento estratégico. ☒A ☐B ☐C ☐D ☒ Motivación.
Comunicación. ☐A ☐B ☐C ☐D Pensamiento analítico. ☐A ☐B ☐C ☐D ☒ Responsabilidad.
Empoderamiento. ☐A ☐B ☐C ☐D Planificación y organización. ☒A ☐B ☐C ☐D ☒ Auto control.
Gestión de información. ☐A ☐B ☐C ☐D Relaciones de negocio. ☐A ☐B ☐C ☐D ☒ Colaboración.
Habilidad analítica. ☐A ☐B ☐C ☐D Tolerancia a la presión. ☐A ☐B ☐C ☐D ☐ Otra:
Impacto e influencia. ☐A ☐B ☐C ☐D Otra: ☐A ☐B ☐C ☐D
Liderazgo. ☒A ☐B ☐C ☐D Otra: ☐A ☐B ☐C ☐D

7. ALCANCE DE DECISIONES: (empoderamiento)

Decisiones tomadas por si mismo y sin consultar. Decisiones que requieren la aprobación previa de su superior.
 Elaborar y aprobar la Planificación del Sistema Integrado de Aprobar gastos extraordinarios.
Gestión así como los recursos requeridos para su ejecución.
Aprobar, supervisar y verificar la ejecución de las
planificaciones de las áreas administrativas, del área de
recursos humanos, del área de seguridad, ambiente y salud
ocupacional, de las áreas operativas y de áreas de soporte de la
organización.
Asegurar el cumplimiento legal de los todos los requisitos que
garanticen la normal operación de la organización en todas sus
instalaciones.
Diseñar, levantar y evaluar el desempeño de los procesos y
estructuras por medio de entrevistas con el personal, revisión
de documentos y registros, simulaciones de métodos de
trabajo, análisis de procesos, inspecciones físicas, resultados de
inspecciones y auditorías.
Representar a la Dirección en auditorías al Sistema Integrado
de Gestión; por parte de organismos gubernamentales,
proveedores, clientes, entidades certificadoras y/o revisiones
internas.
Aprobar y elaborar en conjunto con los Jefes de Áreas
presupuestos, programas, políticas, procedimientos, directivas,
manuales y demás documentos o recursos que sean requeridos
para asegurar el desarrollo de las actividades y operaciones de
sus respectivas áreas.
Planificar y programar auditorías internas del Sistema
Integrado de Gestión, así como consultorías y/o
acompañamientos externos encaminados a implementar
nuevos procesos, metodologías o a mejorar los procesos/áreas
existentes.
Efectuar seguimiento al cierre de las no conformidades
resultante de las auditorías y seguimiento al desempeño de los
indicadores al Sistema Integrado de Gestión.
Participar en la elaboración de perfiles de cargos, planes de
capacitación, entrevistas para contratación de personal y
evaluaciones de personal.
Coordinar y desarrollar capacitaciones en procesos inherentes
a la organización.

8. EDUCACIÓN FORMAL REQUERIDA:

Nivel de educación formal: Titulo requerido: Área de conocimiento:
Tercer nivel Ingeniero Industrial, Ingeniero de Gestión de procesos y/o proyectos, Administración
Procesos, Ingeniero de de Empresas.
Computación/Sistemas, Ingeniero
Comercial o rama afín.
Cuarto nivel Maestría en Administración, Sistemas Gestión de Sistemas de Gestión Empresarial.
Gerenciales, Procesos o afín.

9. CONOCIMIENTO/ DESTREZAS/HABILIDADES ESPECIFICAS REQUERIDAS:

Conocimiento/Destrezas/Habilidades: Detalle: Nivel de desarrollo:
 Herramientas informáticas. Manejo de procesadores de palabras, hojas Avanzado.
electrónicas, bases de datos, sistemas transaccionales.
Relaciones interpersonales. Facilidad de lenguaje y trato con las personas. Avanzado.

Negociación. Desarrollo de propuestas y relaciones ganar-ganar. Avanzado.

10. FACTORES OCUPACIONALES:

Jornada laboral: Postura laboral: Zona de trabajo: Equipo de trabajo: Equipos de Ambiente
protección laboral:
personal:
☒ Completa. ☐ Parado. ☒ Oficina. ☒ Computador. ☐ Casco. ☐ Precisión
☐ Parcial. ☒ Sentado. ☐ Bodega / ☐ Maletín de ☐ Gafas. requerida.
☐ Nocturna. ☐ Movimientos Planta. muestras. ☐ Mascarillas. ☐ Uso de
☐ Turnos rotativos. repetitivos. ☐ Área confinada. ☐ Montacargas. ☐ Protectores EPPs.
☐ Horas extras. ☐ Exposición a ☐ Transpaletas. auditivos.
gases / vapores. ☐ Bandas ☐ Botas de
☐ Altas transportadoras. protección.
temperaturas. ☐ Apiladores. ☐ Overol.
☐ Exposición a ☐ Trizadoras de ☐ Línea de vida.
ruido. plásticos. ☐ Guantes.
☐ Vibración. ☐ Compactadora.
☐ Llenadora de
polvo/líquido.
☐ Maquinaria agrícola
(sembradora,
cosechadora, tractores,
bombas de motor, etc.)
☐ Secadora industrial.
☐ Zaranda industrial.
☐ Herramientas
mecánicas.
☐ Avioneta de
fumigación.

Controles: Nombre y Apellido: Cargos: Firma:

Elaboró: Oscar Jaramillo Burgos JEFE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

Autorizó: Antonio Seiler Pareja APODERADO LEGAL.

Aprobó: Pierina Guillen JEFE DE RECURSOS HUMANOS.