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SAP Datenanforderung

SAP - Datenausgabe
für die Betriebsprüfung

Version 1.1
Stand: 03.12.2015

Welche Daten werden von der Betriebsprüfung/Außenprüfung benötigt?


In welcher Form sollen die Daten zur Verfügung gestellt werden?

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SAP Datenanforderung

Inhaltsverzeichnis

1. Allgemeine Informationen für SAP/R3 – EDV Systeme ............. 2


2. Informationen zu den einzelnen Bereichen ............................... 3

2.1. Journale ........................................................................................... 3


2.2. Saldenlisten...................................................................................... 6
2.2.1. Saldenlisten Sachkonten............................................................................. 6
2.2.2. Saldenlisten Debitoren und Kreditoren ......................................................... 7
2.3. Stammdaten .................................................................................... 8
2.3.1. Stammdaten Sachkonten ........................................................................... 8
2.3.2. Stammdaten Kunden- und Lieferantenkonten .............................................. 9
2.4. Umsatzsteuerverprobung ................................................................. 12
2.5. Bilanz / G&V .................................................................................... 13
2.6. Anlagenbuchhaltung ........................................................................ 14
2.6.1. Anlagengitter .......................................................................................... 14
2.6.2. Bewertungsreserven / Zuschüsse / Subventionen ....................................... 15
2.6.3. Anlagenzugänge / -abgänge ..................................................................... 16
2.6.4. Stammdaten zu den Anlagen .................................................................... 17
2.7. Auflistung (Stammdaten) aller Kostenstellen (= Kostenstellen
Stammdatenbericht) ........................................................................ 18
2.8. Liste aller Steuercodes, Belegarten, Buchungskreise und
Buchungsschlüssel ........................................................................... 19

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SAP Datenanforderung

1. Allgemeine Informationen für SAP/R3 – EDV Systeme

In dieser Arbeitsanleitung ist beschrieben, welche Daten der Betriebsprüfer benötigt und in
welcher Form diese Daten von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden sollen.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Sie für den Export einiger Daten – insbesondere für Datenexporte
aus den Tabellenbrowsern SE16 oder SE16N – ADMINISTRATORENRECHTE benötigen.

Die unten angeführten Daten aus dem SAP Modul "FI – Finanzwesen" werden von der Be-
triebsprüfung für den Prüfungs- und den Nachschauzeitraum benötigt:

1) Journale – bestehend aus Belegkopf- und Belegsegmentdaten


2) Saldenlisten
3) Stammdaten Sachkonten
4) Stammdaten Kunden- und Lieferantenkonten
5) Umsatzsteuerverprobung
6) Bilanz / G&V
7) Anlagengitter
8) Bewertungsreserven / Zuschüsse / Subventionen
9) Anlagenzugänge / -abgänge
10) Stammdaten zu den Anlagen
11) Auflistung (Stammdaten) aller Kostenstellen
12) Liste aller Steuercodes, Belegarten, Buchungskreise und Buchungsschlüssel

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2. Informationen zu den einzelnen Bereichen

2.1. Journale
Belegkopf- (Tabelle BKPF) und Belegsegmentdaten (Tabelle BSEG)

• Ausgabeformat: Textdatei mit Trennzeichen


• Trennzeichen: Pipe = | (gerader Strich)
• 1. Zeile: Feldnamen (NICHT Feldbezeichnungen!)
• Zeitraum: pro Jahr (nicht eine Datei für alle Jahre)

Datenausgabe aus SAP:


1. Tabellenbrowser SE16/SE16N
2. Tabelle BKPF aufrufen
3. unten angeführte Spalten auswählen
4. Exportieren in eine Textdatei mit Trennzeichen

Anmerkung zum Export von großen Datenmengen aus SAP:


• Bei großen Datenmengen ist ein Export der BKPF- bzw. BSEG-Daten direkt aus der
SE16 oft nicht möglich. In diesen Fällen ist ein Query oder ein ähnliches Hilfspro-
gramm für den Datenexport notwendig.
• Eine weitere Variante ist die Daten nach Zeiträumen (zB quartalsweise) oder nach Be-
legkreisen zu unterteilen und getrennt zu exportieren -> dh zB mehrere BSEG-Teile
pro Jahr zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass die BSEG und BKPF in gleicher Form
exportiert werden müssen. Unterschiedliche Ausgabeformen, zB Export der BKPF di-
rekt über SE16 und Export der BSEG über ein Query, führen meist zu Problemen, da
die Exporte dann meist keinen identen Aufbau haben.

Anmerkung zum Export von Online- und Archivdaten:


• Sollten Daten eines Jahres nur teilweise online verfügbar und teilweise bereits in ei-
nem Archiv sein, stellen Sie bitte sicher, dass die vollständigen Daten (Online + Ar-
chiv) im Export enthalten sind.

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Beispielabbildung BKPF:

Nachstehend finden Sie eine Auflistung jener Felder, welche aus den Tabellen BKPF und
BSEG benötigt werden. Als Spaltenkopf verwenden Sie bitte die Feldnamen (zB BUKRS)
und nicht die Feldbezeichnungen (zB Buchungskreis).

Bitte die Datenfelder in der angeführten Reihenfolge exportieren!

Auszugebende Datenfelder der Belegkopfdatei (BKPF):


Feldname Feldbezeichnung
BUKRS Buchungskreis
BELNR Belegnummer des Buchhaltungsbelegs
JAHR Geschäftsjahr
BLART Belegart
BLDAT Belegdatum
BUDAT Buchungsdatum
XBLNR Referenzbelegnummer
BKTXT Belegkopftext
BSTAT Belegstatus
WAERS Währungsschlüssel

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Bitte die Datenfelder in der angeführten Reihenfolge exportieren!

Auszugebende Datenfelder der Belegsegment (BSEG):


Feldname Feldbezeichnung
MANDT Mandant
BUKRS Buchungskreis
BELNR Belegnummer
AUGDT Ausgleichsdatum
AUGBL Ausgleichsbeleg
BSCHL Buchungsschlüssel
KOART Kontoart
SHKZG Soll-/Haben-Kennzeichen
GSBER Geschäftsbereich
MWSKZ Umsatzsteuerkennzeichen
DMBTR Betrag in Hauswährung
WRBTR Betrag Belegwährung
MWSTS Steuerbetrag in Hauswährung
HWBAS Steuerbasisbetrag in Hauswährung
MWART Steuerart
SGTXT Positionstext
KOSTL Kostenstelle
AUFNR Auftragsnummer
SAKNR Nummer des Sachkontos
HKONT Sachkonto der Hauptbuchhaltung
KUNNR Debitorennummer
Kontonummer des Lieferanten bzw Kredi-
LIFNR
tors
KSTRG Kostenträger

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2.2. Saldenlisten
2.2.1. Saldenlisten Sachkonten
Standardreport "RFSSLD00"
Transaktionscode: S_ALR_87012277

• Ausgabeformat: unformatierte Textdatei

Datenausgabe aus SAP:


1. Standardreport RFSSLD00 aufrufen
2. Als unkonvertierten Text speichern

[System -> Liste -> Speichern -> Lokale Datei -> unkonvertiert]

Beispielabbildung:

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2.2.2. Saldenlisten Debitoren und Kreditoren


Standardreport "RFDSLD00" bzw "RFKSLD00"
Transaktionscode: Debitoren S_ALR_87012172 / Kreditoren S_ALR_87012082

• Ausgabeformat: unformatierte Textdatei

Datenausgabe aus SAP:


1. Standardreport RFDSLD00 bzw RFKSLD00 aufrufen
2. Als unkonvertierten Text speichern

[System -> Liste -> Speichern -> Lokale Datei -> unkonvertiert]

Beispielabbildung:

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2.3. Stammdaten
2.3.1. Stammdaten Sachkonten

• Ausgabeformat: Textdatei mit Trennzeichen


• Trennzeichen: Pipe = | (gerader Strich)
• 1. Zeile: Feldnamen (NICHT Feldbezeichnungen!)
• Kontenplan: bitte den für Ihr Unternehmen relevanten Kontenplan auswählen

Datenausgabe aus SAP:


1. Tabellenbrowser SE16/SE16N
2. Tabelle SKA1 aufrufen und den/die für Ihr Unternehmen relevanten Kontenplan (Kon-
tenpläne) selektieren
3. unten angeführte Spalten auswählen
4. Exportieren in eine Textdatei

Eine Auflistung der Inhalte/Felder, welche aus der Tabelle SKA1 benötigt werden, finden Sie
nachstehend.

Beispielabbildung:

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Bitte die Datenfelder in der angeführten Reihenfolge exportieren!

Auszugebende Datenfelder der Tabelle SKA1:


Feldname Feldbezeichner
MANDT Mandant
KTOPL Kontenplan
SAKNR SachkontoNr
XBILK Bestandskonto
SAKAN SachkontoBez_lang
BILKT Konzernkontonummer
GVTYP Erfolgskontentyp
VBUND Partnergesellschaft
MCOD1 Suchbegriff
TXT20 Kurztext
TXT50 Sachkontenlangtext

2.3.2. Stammdaten Kunden- und Lieferantenkonten

• Ausgabeformat: Textdatei mit Trennzeichen


• Trennzeichen: Pipe = | (gerader Strich)
• 1. Zeile: Feldnamen (NICHT Feldbezeichnungen!)
• Bitte um Info, ob diese Stammdaten nur für einen BUKR gelten oder für alle
BUKR relevant sind (Zentrale Personenkontenstammdaten oder Personenkonten-
stammdaten für jeden BUKR extra).

Datenausgabe aus SAP:


1. Tabellenbrowser SE16/SE16N
2. Tabellen KNA1 bzw LFA1aufrufen
3. unten angeführte Spalten auswählen
4. Exportieren in eine Textdatei

Eine Auflistung der Inhalte/Felder, welche aus der Tabelle KNA1 bzw LFA1 benötigt werden,
finden Sie nachstehend.

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SAP Datenanforderung

Beispielabbildungen:

Bitte die Datenfelder in der angeführten Reihenfolge exportieren!

Auszugebende Datenfelder der Tabelle KNA1:

Feldname Feldbezeichner
MANDT Mandant
KUNNR Debitor
LAND1 Land
NAME1 Name
NAME2 Name 2
ORT01 Ort
PSTLZ Postleitzahl
REGIO Region
SORTL Suchbegriff
STRAS Straße
ADRNR Adresse
MCOD1 Name
MCOD2 Name 2
MCOD3 Ort
KONZS Konzernschlüssel
LIFNR Kreditor
STKZU Umsatzsteuerpfl.
STCEG Umsatzsteuer-Id.Nr

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Bitte die Datenfelder in der angeführten Reihenfolge exportieren!

Auszugebende Datenfelder der Tabelle LFA1:

Feldname Feldbezeichner
MANDT Mandant
LIFNR Kreditor
LAND1 Land
NAME1 Name
NAME2 Name 2
ORT01 Ort
PFACH Postfach
PSTLZ Postleitzahl
REGIO Region
SORTL Suchbegriff
STRAS Straße
KONZS Konzernschlüssel
KUNNR Debitor
STCEG Umsatzsteuer-Id.Nr
TXJCD Steuerstandort

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2.4. Umsatzsteuerverprobung

• Ausgabeformat: unformatierte Textdatei

Datenausgabe aus SAP:


1. Standardreport RFUMSV00 aufrufen
2. Als unkonvertierten Text speichern

[System -> Liste -> Speichern -> Lokale Datei -> unkonvertiert]

Beispielabbildung:

Nachstehende Felder sollten im Report jedenfalls vorhanden sein:


• BuKr
• M
• Jahr
• Bel.dat
• Buch.dat
• Belegnr
• Referenz
• St
• Vor
• Steuerbasisbetrag
• abzuf. Ausg. St.
• Bruttobetrag
• Ausgangssteuer
• Alt. Referenznummer
• Nicht abzuführen

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2.5. Bilanz / G&V

• Ausgabeformat: unformatierte Textdatei

Datenausgabe aus SAP:


1. Standardreport RFBILA00 aufrufen
2. Als unkonvertierten Text speichern

[System -> Liste -> Speichern -> Lokale Datei -> unkonvertiert]

Beispielabbildung:

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2.6. Anlagenbuchhaltung

2.6.1. Anlagengitter
• Ausgabeformat: unformatierte Textdatei

Datenausgabe aus SAP:


1. Bewertungsbereich auswählen (zB 01 = Unternehmensrecht, 02 = Steuerecht)
2. Standardreport RAGITT00 (oder RAGITT01) aufrufen
3. Als unkonvertierten Text speichern

[System -> Liste -> Speichern -> Lokale Datei -> unkonvertiert]

Werden unternehmensrechtlich andere Abschreibungssätze (Nutzungsdauern) als steuer-


rechtlich verwendet, exportieren Sie bitte beide Bewertungsbereiche.
Vor dem Aufruf des Reports muss der jeweilige Bewertungsbereich selektiert werden (zB
Bewertungsbereich "01" Unternehmensrecht und "02" Steuerrecht).

Anmerkung:
• Bitte Export der Detailinformationen – das heißt Auflistung sämtlicher Anlagegüter – mit
"Anlagen anlisten" auswählen.

• Bitte auch die Breite der Ausgabelist und die maximale Trefferanzeige anpassen, falls
nicht alle Inhalte im Report angeführt werden (eventuell liefert die "ALV-Grid"-Darstel-
lung die korrekte Ausgabeform).

• Verwendet Ihr Unternehmen "Mehrschichtfaktoren"? (Das heißt, dass die Anschaffungs-


kosten dividiert durch die Nutzungsdauer nicht mit der jährlichen AfA übereinstimmen).
Wenn ja, wo steht die Information, welche Mehrschichtfaktoren verwendet werden?
In den meisten Fällen steht diese Info in der Tabelle ANLZ – im Feld "MSFAK" = "Mehr-
schichtfaktor".

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Beispielabbildung:

2.6.2. Bewertungsreserven / Zuschüsse / Subventionen


Gleiche Vorgehensweise wie in Punkt 2.6.1.

Falls Bewertungsreserven, Zuschüsse oder Subventionen in getrennten Bewertungsbereichen


gebucht wurden, bitte im ersten Schritt den entsprechenden Bewertungsbereich auswählen.

• Ausgabeformat: unformatierte Textdatei

Datenausgabe aus SAP:


1. Bewertungsbereich auswählen
2. Standardreport RAGITT00 (oder RAGITT01) aufrufen
3. Als unkonvertierten Text speichern

[System -> Liste -> Speichern -> Lokale Datei -> unkonvertiert]

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2.6.3. Anlagenzugänge / -abgänge


• Ausgabeformat: unformatierte Textdatei

Datenausgabe aus SAP:


1. Bewertungsbereich auswählen (zB 01 = Unternehmensrecht, 02 = Steuerecht)
2. Standardreport
-> für Anlagenabgänge "RAABGA01" oder "RAABGA00"
-> für Anlagenzugänge "RAZUGA01" oder "RAZUGA00" auswählen
3. Als unkonvertierten Text speichern
[System -> Liste -> Speichern -> Lokale Datei -> unkonvertiert]

Beispielabbildung - Anlagenzugänge:

Beispielabbildung - Anlagenabgänge:

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2.6.4. Stammdaten zu den Anlagen

• Ausgabeformat: Textdatei mit Trennzeichen


• Trennzeichen: Pipe = | (gerader Strich)
• 1. Zeile: Feldnamen (NICHT Feldbezeichnungen!)

Datenausgabe aus SAP:


1. Tabellenbrowser SE16/SE16N
2. Tabelle ANLB aufrufen
3. unten angeführte Spalten auswählen
4. Exportieren in eine Textdatei

Eine Auflistung der Inhalte/Felder, welche aus der Tabelle ANLB benötigt werden, finden Sie
nachstehend.

Bitte die Datenfelder in der angeführten Reihenfolge exportieren!

Auszugebende Inhalte/Datenfelder der Tabelle ANLB:


Feldname Feldbezeichnung
MANDT Mandant
BUKRS Buchungskreis
ANLN1 Anlagennummer
ANLN2 AnlagenUnternummer
AFABE Bewertungsbereich
NDJAR Nutzungsdauer
NDPER ND Perioden

Informationen zur Tabelle ANLB:


Da beispielsweise die Nutzungsdauer für jeden Bewertungsbereich (zB "01" Unternehmens-
recht, "02" Steuerrecht, "03" Kostenrechnung etc) unterschiedlich sein kann, bitte die Infor-
mationen aller Bewertungsbereiche exportieren. Weiters wird die Information benötigt, was
die einzelnen Bereiche bedeuten ["01" = …, "02" = …]

Beispielabbildung - ANLB:

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2.7. Auflistung (Stammdaten) aller Kostenstellen


(= Kostenstellen Stammdatenbericht)

• Ausgabeformat: Textdatei mit Trennzeichen


• Trennzeichen: Pipe = | (gerader Strich)
• 1. Zeile: Feldnamen (NICHT Feldbezeichnungen!)

Datenausgabe aus SAP:


1. Transaktionscode KS 13
2. Exportieren in eine Textdatei

Beispielabbildung:

(im Bild sind nicht alle Felder enthalten - es wird nur ein Auszug dargestellt)

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2.8. Liste aller Steuercodes, Belegarten, Buchungskreise und


Buchungsschlüssel

• Ausgabeformat: Textdatei mit Trennzeichen


• Trennzeichen: Pipe = | (gerader Strich)
• 1. Zeile: Feldnamen (NICHT Feldbezeichnungen!)

Datenausgabe aus SAP:


1. Tabellenbrowser SE16/SE16N
2. Tabelle T007A für die Steuercodes, "T003T" für die Belegarten, "T001" für die
Buchungskreise und "TBSLT" (bzw "TBSL") für die Buchungsschlüssel aufrufen
3. Alle Felder auswählen
4. Exportieren in eine Textdatei

Die benötige Auflistung (inkl. Erläuterungen) erhalten Sie durch den Export der Tabellen
"T007A" für die Steuercodes, "T003T" für die Belegarten, "T001" für die Buchungskreise
und "TBSLT" (bzw. TBSL) für die Buchungsschlüssel [Exportformat => Textdatei].

Beispielabbildungen:
Beispiel (in den u.a. Bildern ist jeweils nur ein Auszug aller Felder dargestellt):

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