Universidad Dominicana O&M

(Organización y Método)

Nombres: Matricula:

Gerson Steel Matos De Oleo 14-EIST-1-149

Miguel De Jesús Rosa Mota 14-EIST-1-037

Jan Carlos Placencio Ramírez 13-SISM-1-044

Mandela Faustin 13-MIST-1-032

Jean Lovensky Decilien 12-SIST-1-058

Tema:

Mejora y sistematización del departamento gestión e impresiones

Profesor:

José Luis Meran

Grupo:

Sección:

MIS-2
Contenido
Introducción ................................................................................................................................. 1
Acta de Constitución .................................................................................................................. 2
Descripción del proyecto ........................................................................................................... 2
Objetivos del proyecto ............................................................................................................... 2
Alcances de Proyecto y objetivo del proyecto ....................................................................... 4
Cultura organizacional ............................................................................................................... 5
Información Histórica ................................................................................................................. 6
Historia ..................................................................................................................................... 6
Estilo de formación ................................................................................................................. 6
Misión ....................................................................................................................................... 6
Visión ........................................................................................................................................ 6
Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) ............................................................................. 7
Asignación de Responsabilidades ........................................................................................... 8
Responsabilidad del gerente de proyecto .............................................................................. 9
Cronograma del proyecto ........................................................................................................ 10
Estimación de los costos ......................................................................................................... 11
Presupuesto del proyecto ....................................................................................................... 12
Análisis FODA ........................................................................................................................... 13
Plan de riesgo ........................................................................................................................... 14
Normas de calidad ................................................................................................................... 15
Comunicación ........................................................................................................................... 16
Recursos Humanos del proyecto ........................................................................................... 17
Lista de chequeo ...................................................................................................................... 18
Anexo ......................................................................................................................................... 19
Conclusión ................................................................................................................................. 20
Bibliografía ................................................................................................................................. 21
Siglas .......................................................................................................................................... 22
El Área de digitación

Introducción

Hoy en día el mejoramiento, la organización y la eficiencia son partes cruciales para

una buena administración y control de un sistema, ya que la tecnología va avanzando
día a día, por eso los sistemas deben estar innovándose a medida que pase el tiempo.

El presente informe pretende de hacer un mejoramiento en el sistema actual que tiene

el Centro Educativo Paula Montal en el área de digitación e impresión.

Primeramente se realizara un diagnostico que permita detectar las áreas afectadas así
podremos determinar que necesita dicha área para el mejoramiento.

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El Área de digitación

Acta de Constitución

Nombre: Mejora y sistematización del departamento gestión e impresiones.

Antecedentes: Este proyecto de Análisis que realizaremos es en base a la

estructura que debe de llevar un proyecto de TI asignada por el docente José L Meran
para la aprobación del primer módulo del monográfico de la carrera Ing. En sistemas
en la universidad Dominica O&M.

Beneficios: Optimizar la velocidad, calidad y funcionamiento del departamento. Con

estas mejoras que se podrían implementar en el departamento mejoraremos
proporcionalmente los procesos que en él se ejecutan y así ofrecer al cliente un
servicio más rápido y eficiente que el actual.

Justificación del proyecto: Con la aprobación de la directora Santa Inés

Pequero el equipo de gestión del proyecto del grupo 6 de la sección 2 hará un análisis
a los procesos que se llevan a cabo en el departamento de gestión e impresiones,
junto con el encargado del departamento Richard A batista A con el fin de proporcionar
cambios y mejoras al mismo.

Descripción del proyecto

Propósito principal:

 Que el programa sea fácil entendimiento del usuario.

 Reducir el tiempo de espera.
 Cambiar el equipo actual por uno más moderno y potente.

Propósito medible:

 Proponer un cambio y mejora al sistema de gestión del Centro Educativo Paula

Montal.

Objetivos del proyecto

Para los objetivos del proyecto se van a destacar los siguientes
aspectos:

 Conocer con exactitud cuales factores afectan los procesos del departamento
para poder diagnosticarlo.
 Poder Informarse sobre los riesgos a los que se enfrentan en el departamento.
 Conocer el estado actual del departamento.
 Disponer de la información del tiempo utilizado en tiempo real.
 Saber cuánto dinero se gasta en mantenimiento y recursos en segundo plano.
 Pronosticar los gastos que restan hasta terminar la mejora.
 Conocer los requisitos del docente para solicitar o mantenerse en el puesto.
 Comprobar el cumplimiento de los requisitos del docente.

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El Área de digitación

 Determinar los hitos y entregas del proyecto en general.

 Finalizar exitosamente el proyecto.

Información e informes al nivel ejecutivo

Para mantener tanto al equipo de proyecto como a los responsables de la empresa y
el departamento se elaboró la estructura de reportes de información siguientes:

1- Reportes semanales con el encargado del departamento.

2- Reuniones presenciales del con el grupo.
3- Reuniones presenciales con el asesor del módulo.
4- Reportes cada 2 semanas a la directora, en caso de que lo solicite semanal.

Supuestos y restricciones

Supuestos:
1- Información de la empresa de parte del encargado del departamento.
2- Acceso al departamento.
3- Participación del encargado del departamento.
4- Participación del equipo de gestión del proyecto.
5- Un presupuestó definido para la mejora del departamento.

Restricciones:
1- Tiempo de 3 meses para implementar las mejoras.
2- Solo trabajar en el departamento y sobre el departamento.
3- Participación del departamento de gestión e impresiones solamente.
4- El sistema de gestión no tendrá mejora.

Presupuesto del proyecto

Fondos generales
Cambio de área de trabajo (Nuevo Computadora, Instalación de Software, materiales)
RD$70,000

Firma del acta

Firma del proyecto

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El Área de digitación

Alcances de Proyecto y objetivo del proyecto

Para el alcance del proyecto se van a destacar los siguientes

aspectos:

 Levantamiento de problemas de los Procesos actuales del departamento de

gestión.
 Ejecutar un diagnóstico a los problemas por los que está pasando el
departamento del colegio en base a la gestión de proyecto.
 Establecer mejoras en el departamento (gestión, impresión y copias) y los
procesos que se ejecutan en él.
 Planificar la implementación de la gestión de proyecto al departamento.

Para ello se debe de cumplir las reglas del centro

 Tener la aprobación de la directora.

 Mantener la evaluación del docente.
 Ser puntuar y cumplir con el horario correspondiente.

Interesados

Cargo Nombre/Organización Teléfono E-mail

Santa Inés Pequero 849-916-2467 XXXXXXXXXXXXXXX
Directora
Encargado del Richard Alexander Batista 809-505-7010 Richardbatista21@hotmail.com
departamento
José Luis Meran Hernández 809-756-4807 oymmeran@hotmail.com
Asesor
Gerente de Gerson Steel Matos D,oleo 809-910-9420 Steelmd22gmail.com
proyecto
Miguel De Jesús Rosa Mota 849-254-8334 Lic.miguelmota@gmail.com
Gerente general
Jan Carlos Placencio 809-454-9242 jancarlosplacencio@gmail.com
Ordenador
Mandela Faustin 849-542-0392 Mandel22f@gmail.com
Programador
Decilien Jean Lovensky 829-851-7503 dclovensky@gmail.com
programador

Centro Educativo Paula Montal Página 4

El Área de digitación

Cultura organizacional
 Individualismo-colectivismo. Es el grado en que la cultura enfatiza la
independencia y necesidades individuales frente al colectivismo que enfatiza la
satisfacción de necesidades grupales.

 Cultura fuerte. Todo el personal de la empresa se encuentra convencido de

los valores y creencias de la organización; es compartida por todos sus
miembros.

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El Área de digitación

Información Histórica

Historia

Fundada en el 18 de agosto de 1998 el ¨Centro Educativo Paula Montal¨ es una

institución educativa dirigida por la Congregación Hijas de María Religiosa Educadora
de la Iglesia de la infancia y la juventud, con la finalidad de formar personas que amen
y busquen la verdad y como auténticos cristianos sean capaces de enfrentar la
realidad con responsabilidad y espíritu crítico, de manera que sean partícipes de la
construcción de una sociedad más justa.

Estilo de formación
Concebimos al hombre como persona singular, social y trascendente, en continuo
Proceso de crecimiento y maduración. La escuela es lugar privilegiado para favorecer
Este crecimiento y potenciar sus posibilidades físicas, intelectuales, afectivas y
religiosas. Nuestros colegios se proponen, según el ideal de Madre Paula Montal:
"Salvar las Familias enseñando a las niñas el Santo Temor de Dios", la educación
integral de la Mujer con sentido humano profundo.

Misión
El Centro Educativo Paula Montal es una Institución educativa dirigida por la
Congregación Hijas de María Religiosas de las Escuelas Pías que participa de la
Misión Educadora de la Iglesia de la infancia y la juventud, con la finalidad de formar
personas que amen y busquen la verdad y como auténticos cristianos sean capaces
de enfrentar la realidad con responsabilidad y espíritu crítico, de manera que sean
partícipes de la construcción de una sociedad más justa y solidaria.

Visión
Ser una institución forjada en el amor y temor de Dios, que ofrece una formación
cristiana y promoción humana de fe y cultura. Donde se ayuda al educando en su ser
singular, social y trascendente.

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El Área de digitación

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

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El Área de digitación

Asignación de Responsabilidades

Participantes
Gerson Steel Miguel Jan Jean Mandela
Dóleo Mota Placencio Lowensky Faustin
Acta de Constitución R R
Gestión de Proyecto A A A
Administración análisis y
Diseño C C C
TAREAS
Diseño R R R
Administración de Base de
datos R R
Encargado de Informes I I I I I

Leyenda
RESPONSABLE (R)
ENCARGADO (A)
CONSULTADO (C)
INFORMADO (I)

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El Área de digitación

Responsabilidad del gerente de proyecto

Liderar
A cada una de las personas las cuales tiene en su control; guiarlos al buen desarrollo
de la vida del sistema el cual va a trabajar, para satisfacer los requerimientos del
cliente.

Coordinar
Que todos los procesos desde el inicio hasta el final, puedan estar establecidos, con
tal de que no haya ninguna pausa, y evitar riesgos, los más que se pueda, y el
proyecto pueda ser saludable.

Gestionar las restricciones

(Alcance, cronograma, costo, calidad, etc.) del proyecto.

Buena habilidad de comunicación

Para manejarse bien frente a sus compañeros de trabajo, y controlar los ambientes
que se pueden manifestar.

Motivar
Al grupo de trabajo, para que el trabajo con caiga en un stress, y pueda, de parte de
cualquier persona encargada de su área, hacer que pierda el hilo del proyecto.

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El Área de digitación

Cronograma del proyecto

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El Área de digitación

Estimación de los costos

1. Elementos del EDT

Gestión del Proyecto
Director del Proyecto
Miembros del Equipo

RD$5,000.00

2. Hardware
Computadora
Organización del ámbito de Trabajo
Materiales (Tintas, Caja de Papel)

RD$ 33,500.00

3. Software
Instalación de Sistema de Venta
+ Facturación, creación de reportes,
Y demás.
RD$8,500.00

4. Entrenamiento y soporte
Costo del entrenamiento
+ Los viajes + miembro del equipo
Del proyecto

RD$3,500.00

Total de Estimación del Proyecto: RD 55,000.00

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 El Área de digitación

Presupuesto del proyecto

Cliente: Centro Educativo Montal

Dirección: Av. Cayetano Germosen, Santo Domingo

Tel: 809-532-8364

Cant. Descripción Precio Valor

1 Instalación de Sistema de Venta, 8,500.00 8,500.00
facturación
1 Computadora 25,000.00 25,000.00
- Procesador Intel Core i7 inside
3.2ghz
- Memoria de 8 GB, NVIDIA GTX
660 2GB
- Tarjeta de Sonido: con soporte para
DirectSound (Directx 11.0c)
1 Entrenamiento de personal para el 3,500.00 3,500.00
software
(1 Mes y 3 semanas)
1 Paquete de Tintas para Impresora Epson, 2,500.00 2,500.00
12 unidades
- Negro
- Colores (Rojo, azul, amarillo)
5 Caja de Resma de Papel 1,200.00 6,000.00
Mano de Obra 5,000.00
Total RSD$ 55,000.00

_________________________ ________________________________
Directora Gerson Steel Matos de Oleo
Gerente del Proyecto

__________________________________
Miguel De Jesús Rosa Mota
Gerente General
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El Área de digitación

Análisis FODA

Fortaleza

Amenaza
Analisis Oportunidad
FODA

Debilidad

Fortaleza

 Mejor rendimiento de los procesos

 Control de ventas de los servicios
 Mejor computadora para los servicios

Oportunidad

 Mayor clientela
 Mejores recursos
 Una mejor organización en el área de trabajo

Debilidad

 Días feriados
 Tiempo de vacaciones escolares
 Ser manipulado por los clientes

Amenaza

 La creación de otro centro de impresión y fotocopiado en el área

 Que el cambio de luz pueda afectar los equipos eléctricos
 Caída irregular del sistema

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El Área de digitación

Plan de riesgo

Para la amenaza de que los clientes puedan entrar a ciertos lugares

dentro del programa
Para esto se crearan los usuarios que ellos ingresen, al ingresar no tendrán acceso a
opciones que ya el administrador tiene, cuidando así lo interno del programa.

Para la caída del sistema

se tendrán las soluciones posibles para las caídas, para cuando el desarrollando no
pueda asistir, el mismo administrador, pueda resolver.

Para los días feriados o vacaciones escolares

Es cierto que la escuela es una de las que da más beneficios, pero para este riesgo,
será que esta área, se mantendrá abierta, para los usuarios de afuera que necesiten
tales servicios.

Lluvias o Inundaciones
Es que los equipos electrónicos tendrán un buen lugar el cual evite este riesgo.

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El Área de digitación

Normas de calidad

El Proyecto estará sujeto a las los siguientes estándares de calidad:

ISO 9001:1.987- Producción, instalación y servicios.

ISO 9003:1987- Pruebas final de funcionamiento eh inspecciones.

ISO 9004:1987- Aseguramiento de cumplimiento de las reglas de calidad.

Control de calidad
Para el control de calidad del proyecto se implementaran las metodologías al
departamento:

Informe de fallas- El personal del departamento podrá tener total acceso a

comunicación con los encargados de la calidad del proyecto y recibirán informes en
caso de cualquier falla.

Monitoreo online (1 año)- El sistema contada con monitorio por el tiempo de un

año donde se estará evaluando.

Actualización- El sistema contara con una actualización para mejoras al

rendimiento.

Cumplimiento de las reglas- Asegurar que se cumplan las normas de

utilización del sistema.

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El Área de digitación

Monitoreo presencial trimestral (1 año)- Cada tres meses durante un año

una persona de la gestión de calidad del proyecto ara presencia en el departamento
con el fin de monitorear si se están realizando los procesos como corresponden.

Comunicación

La comunicación es parte fundamental en un proyecto, el equipo de trabajo mantiene

una relación interpersonal y macro social, se utiliza un total control de la información
de forma que conforme a cómo vamos trabajando esa información llega a cada uno de
los miembros del grupo.

La comunicación es naturalmente estable llamándola mejor como proporcionalmente

ascendente , pues las motivaciones y las expresiones personales son tomadas en
cuenta y debatidas constantemente aportando así un flujo constante de información y
transformando el grupo en una red circular donde ningún integrante esta o se siente
aislado de los demás.

El grupo mantiene una comunicación ascendente debido a que se fomentan métodos

de relaciones de equipo que ayudan al crecimiento de esta, respeto mutuo y las
fijaciones objetivas, manteniendo así también la etapa de madurez donde el equipo
está completamente compenetrado.

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El Área de digitación

Recursos Humanos del proyecto

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Lista de chequeo

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El Área de digitación

Anexo

Área de Trabajo

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El Área de digitación

Conclusión

Como resultado de dicha investigación de mejoramiento del sistema del

Centro Educativo Paula Montal podemos concluir es bastante viable el
cambio del sistema actual tanto económico como productivo.

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El Área de digitación

Bibliografía

Project Management for DUMMIES 3rd Edition Stanley E. Portny.

Gestión de proyecto en el mundo real por Teresa S. Stover.

Biblioteca del Centro Educativo Paula Montal.

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El Área de digitación

Siglas

EDT: Estructura de Desglose de Trabajo.

FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas.

TI: Tecnología de la información.

O&M: Organización y Método.

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