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om/erp-planificacion-de-
recursos-empresariales/

ERP: Planificación de
recursos empresariales
Octavio Rolando Lara Martínez
Administración
Tecnología
02.12.2011
29 minutos de lectura
ERP
software y aplicaciones

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Resumen
El ERP es un sistema integral de gestión
empresarial que está diseñado para modelar y
automatizar la mayoría de procesos en la
empresa (área de finanzas, comercial, logística,
producción, etc.). Su misión es facilitar la
planificación de todos los recursos de la
empresa.
Kumar y Hillengersberg (2000) definen al
Enterprise Resource Planning (ERP) como
“paquetes de sistemas configurables de
información dentro de los cuales se integra la
información a través de áreas funcionales de la
organización”. Los sistemas ERP son
extremadamente costosos, y una vez que los
sistemas ERP se implantan con éxito trae una
serie de beneficios importantes para las
empresas.
Innowera Process Runner

<div class="player-unavailable"><h1 class="message">Se produjo un error.</h1><div

class="submessage"><a href="http://www.youtube.com/watch?v=7BYoylWvebU"
target="_blank">Intenta ver este video en www.youtube.com</a> o habilita JavaScript en
caso de que no lo tengas habilitado tu navegador.</div></div>

PA40 Personnel Actions Fro...

Run SAP Tcodes from Excel with just one click. Check us out! Free Eval

Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de

planeación de recursos empresariales (ERP)
como un sistema que permite coleccionar y
consolidar la información a través de la Empresa.

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El software ERP planea y automatiza muchos

procesos con la meta de integrar información a lo
largo de la empresa y elimina los complejos
enlaces entre los sistemas de las diferentes
áreas del negocio.
Introducción
Problema
Es indudable que el ambiente competitivo que se
vive dentro del entorno empresarial, requiere de
mejoras en los procesos y actividades de
negocio que generan las ventajas
competitivas de las compañías ante sus más
fuertes competidores.

Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado

mayor importancia a las Tecnologías de
Información y su alineación con las estrategias
del negocio para mejorar sus procesos clave de
negocio. Prueba de ello, es el incremento tan
sustancial de adquisiciones de paquetes de
software empresariales tales como el ERP
(Enterprise Resource Planning), con el cual los
directivos de las compañías esperan tener
integradas todas las áreas o departamentos de la
compañía que apoyan para la generación de sus
productos y servicios.
Hoy más que nunca las empresas requieren de
herramientas que les proporcionen control y
centralización de su información, esto con el fin
tomar las mejores decisiones para sus procesos
y estrategias de negocios. Los ERP son una
solución robusta para aquellas empresas que
buscan una solución universal a la
centralización de su información.

La implementación de un sistema de ERP por lo

general es larga y compleja, ya que implica
rediseñar los esquemas de trabajo. Su
implementación es de alto riesgo, ya que
envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un
equipo considerable de desarrollo, además de
inversión de tiempo.
En la mayoría de las empresas, se requiere
remplazar la infraestructura existente, lo que
implica inversión de capital adicional,
especialización y hasta la posibilidad de parar el
negocio temporalmente para la implementación:
por otra parte es importante señalar que el grado
de experiencia de los proveedores es un factor
importante para el buen funcionamiento del
sistema.
Revisión de la literatura
Definición de sistemas ERP
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Los sistemas de planificación de recursos

empresariales (en inglés ERP, Enterprise
Resource Planning) son sistemas de gestión
de información que integran y automatizan
muchas de las prácticas de negocio
asociadas con los aspectos operativos o
productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de
gestión para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes partes
integradas en una única aplicación. Estas partes
son de diferente uso, por ejemplo: producción,
ventas, compras, logística, contabilidad (de
varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema
de información geográfica), inventarios y control
de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo
podemos definir un ERP como la integración de
todas estas partes. Lo contrario sería como
considerar un simple programa de facturación
como un ERP por el simple hecho de que una
empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la
diferencia fundamental entre un ERP y otra
aplicación de gestión. El ERP integra todo lo
necesario para el funcionamiento de los
procesos de negocio de la empresa. No
podemos hablar de ERP en el momento que tan
sólo se integra uno o una pequeña parte de los
procesos de negocio. La propia definición de
ERP indica la necesidad de “Disponibilidad de
toda la información para todo el mundo todo el
tiempo”.
Reuther,D. (2004) en su artículo “Critical Factors
for Enterprise Resources Planning System
Selection and Implementation Projects within
Small to Médium Enterprise” menciona que K.C.
Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los
sistemas de planeación de recursos
empresariales (ERP) como un sistema de
administración de negocios que integra todas las
facetas del negocio, incluyendo planeación,
manufactura, ventas y finanzas (esto lo podemos
representar en Fig. 1) El software ERP planea y
automatiza muchos procesos con la meta de
integrar información a lo largo de la empresa
y elimina los complejos enlaces entre los
sistemas de las diferentes áreas del negocio.

<img class="aligncenter wp-image-24810 size-full"

title="ERP, integrador de todas las fases del negocio"
src="https://www.gestiopolis.com/wp-
content/uploads/2011/12/erp-planificacion-de-
recursos-empresariales.gif" alt="ERP, integrador de
todas las fases del negocio" width="399" height="228"
data-pagespeed-url-hash="4098732191"/>Lo más
destacable de un ERP es que unifica y ordena
toda la información de la empresa en un solo
lugar, de este modo cualquier suceso queda a la
vista de forma inmediata, posibilitando la toma de
decisiones de forma más rápida y segura,
acortando los ciclos productivos. Con un ERP
tendremos la empresa bajo control e
incrementaremos la calidad de nuestros servicios
y productos. Ramiro Rodríguez (2003) en su tesis
“ERP en la administración de proyectos de
construcción” menciona la importancia de que,
para implementar un sistema ERP debe formarse
un equipo con las personas de mayor experiencia
en sus áreas, generalmente se menciona que “sí
las compañías pueden operar el negocio como
siempre sin la gente que ellos han puesto en los
equipos de implantación, entonces se ha
seleccionado al personal equivocado para el
proyecto ERP”.
El equipo debe incluir gente técnica (que sabe
cómo trabajar con el sistema ERP) y gente de
negocios que entiende cómo opera la compañía,
aunque se debe reconocer que de ambos es más
importante el personal experto en el negocio. La
persona adecuada para administrar un proyecto
de ERP debe conocer de ambas áreas.

<img class="aligncenter wp-image-24811 size-full"

title="Éxito del proyecto ERP"
src="https://www.gestiopolis.com/wp-
content/uploads/2011/12/erp-planificacion-de-
recursos-empresariales1.gif" alt="Éxito del proyecto
ERP" width="502" height="121" data-pagespeed-url-
hash="818329770"/>En resumen, los sistemas
ERP unifican información de las diferentes
áreas (finanzas, recursos humanos, ventas,
manufacturación, etc.,) de la empresa en un
solo lugar, haciendo más fácil la toma de
decisiones dentro de la empresa. El software
ERP planea y automatiza muchos procesos con
la meta de integrar información a lo largo de la
empresa y elimina los complejos enlaces entre
los sistemas de las diferentes áreas del negocio
La implementación de los ERPs no es fácil, se
requiere de un largo período de implementación,
además de integrar varios factores que conlleven
al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas
de la empresa juegan un papel importante, desde
la alta dirección hasta el departamento de
Tecnologías de Información. Es importante que
los usuarios estén convencidos de los beneficios
que se obtendrán con los ERPs, pues esto
facilitará la implementación en la empresa.
Anteriormente sólo las grandes empresas podían
adquirir este tipo sistemas, esto debido a los
altos costos, sin embargo en la actualidad las
pequeñas y medianas empresas están
incursionando en la implementación de dichos
sistemas.
Objetivos principales de los sistemas
ERP
• Optimización de los procesos empresariales.
• Acceso a toda la información de forma
confiable, precisa y oportuna (integridad de
datos).
• La posibilidad de compartir información entre
todos los componentes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones
innecesarias de reingeniería.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar
apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos
de respuesta a sus problemas, así como un
eficiente manejo de información que permita la
toma oportuna de decisiones y disminución de
los costos totales de operación.
Características de los sistemas ERP
Las características que distinguen a un ERP de
cualquier otro software empresarial, es que
deben de ser sistemas integrales, con
modularidad y adaptabilidad:
• Integrales: porque permiten controlar los
diferentes procesos de la compañía
entendiendo que todos los departamentos de
 una empresa se relacionan entre sí, es decir,
que el resultado de un proceso es punto de
inicio del siguiente. Por ejemplo, en una
compañía, el que un cliente haga un pedido
representa que se cree una orden de venta
que desencadena el proceso de producción,
de control de inventarios, de planificación de
distribución del producto, cobranza, y por
supuesto sus respectivos movimientos
contables. Si la empresa no usa un ERP,
necesitará tener varios programas que
controlen todos los procesos mencionados,
con la desventaja de que al no estar
integrados, la información se duplica, crece el
margen de contaminación en la información
(sobre todo por errores de captura) y se crea
un escenario favorable para malversaciones.
Con un ERP, el operador simplemente
captura el pedido y el sistema se encarga de
todo lo demás, por lo que la información no
se manipula y se encuentra protegida.
• Modulares: Los ERP entienden que una
empresa es un conjunto de departamentos
que se encuentran interrelacionados por la
información que comparten y que se genera
a partir de sus procesos. Una ventaja de los
ERP, tanto económica como técnica es
que la funcionalidad se encuentra dividida
 en módulos, los cuales pueden instalarse de
acuerdo con los requerimientos del cliente.
Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control
de almacén, recursos humanos, etc.
• Adaptables: Los ERP están creados para
adaptarse a la idiosincrasia de cada
empresa. Esto se logra por medio de la
configuración o parametrización de los
procesos de acuerdo con las salidas que se
necesiten de cada uno. Por ejemplo, para
controlar inventarios, es posible que una
empresa necesite manejar la partición de
lotes pero otra empresa no. Los ERP más
avanzados suelen incorporar
herramientas de programación de 4ª
Generación para el desarrollo rápido de
nuevos procesos. La parametrización es el
valor añadido fundamental que debe contar
cualquier ERP para adaptarlo a las
necesidades concretas de cada empresa.
Otras características destacables de los
sistemas ERP son:
• Base de datos centralizada.
• Los componentes del ERP interactúan entre sí
consolidando todas las operaciones.
• En un sistema ERP los datos se ingresan sólo
una vez y deben ser consistentes, completos
y comunes.
• Las empresas que lo implanten suelen tener
que modificar alguno de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP. Este
proceso se conoce como Reingeniería de
Procesos, aunque no siempre es necesario.
• Aunque el ERP pueda tener menús modulares
configurables según los roles de cada
usuario, es un todo. Esto significa: es un
único programa (con multiplicidad de
bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de
datos centralizada. No debemos confundir en
este punto la definición de un ERP con la de
una suite de gestión.
• La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones
especializadas para determinadas empresas.
Es lo que se denomina versiones sectoriales
o aplicaciones sectoriales especialmente
indicadas o preparadas para determinados
procesos de negocio de un sector (los más
utilizados).
Cómo implantar un sistema ERP
Las soluciones ERP en ocasiones son
complejas y difíciles de implantar debido a
que necesitan un desarrollo personalizado
para cada empresa partiendo de la
parametrización inicial de la aplicación que es
común. Las personalizaciones y desarrollos
particulares para cada empresa requieren de un
gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en
dinero, para modelar todos los procesos de
negocio de la vida real en la aplicación.
Las metodologías de implantación de los ERP en
la empresa no siempre son todo lo simples que
se desearía, dado que entran en juego múltiples
facetas.
No hay recetas mágicas ni guiones explícitos
para implantaciones exitosas; solamente trabajo
bien realizado, una correcta metodología y
aspectos que deben cuidarse antes y durante el
proceso de implantación, e inclusive cuando el
sistema entra en función.
Por ello, antes, durante y después de la
implantación de un ERP es conveniente
efectuar lo siguiente:
• Definición de resultados a obtener con la
implantación de un ERP.
• Definición del modelo de negocio.
• Definición del modelo de gestión.
• Definición de la estrategia de implantación.
• Evaluación de oportunidades para software
complementario al producto ERP.
• Alineamiento de la estructura y plataformas
tecnológicas.
• Análisis del cambio organizativo.
• Entrega de una visión completa de la solución a
implantar.
• Implantación del sistema.
• Controles de calidad.
• Auditoría del entorno técnico y del entorno de
desarrollo.
• Benchmarking de la implantación.
Pasos en la implementación de los
sistemas ERP
a Organizar el proyecto: Los sistemas ERP
se podrían catalogar como sistemas selectos
que solo pueden ser implementados por
algunas empresas ya que los costos que
estos representan son muy altos. Es decir
cuando las empresas cuentan con el dinero,
los equipos, la infraestructura y la disposición
de personal para la implementación de este
tipo de sistema se puede decir que se debe
de dar el primer paso, organizar como es que
va a funcionar y desarrollar el proyecto que
dará una nueva funcionalidad y visión de los
recursos y procesos de la organización a
cada área de la empresa.
b Definir las medidas de desempeño:
Cuando el proyecto ya se planteado, se debe
definir las actividades que se deben realizar
para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en
cuenta hasta el más minino detalle para la
implementación del sistema ERP.
c Crear un plan inicial detallado del proyecto:
 Como todo proyecto. La implementación de
un sistema ERP implica una adecuada
distribución de tiempo, empleados, funciones
y recursos: por lo cual es de vital importancia
que se planifiquen cada una de las
actividades que se llevan a cabo, que se
construya una bitácora que guie cada uno de
los pasos a seguir.
d Capacitar al equipo para el proyecto:
Como los sistemas ERP son nuevos se debe
hacer una capacitación en la cual se incluyan
cada uno de los empleados que
posteriormente ante este se van a
desenvolver. Esta implantación se torna en
una situación nueva que revoluciona el
quehacer diario del talento humano.
e Revisar la integridad de la base de datos:
Constituye uno de los pasos más importantes
en la implementación de cualquier sistema de
información pero en especial de los sistemas
ERP. La base de datos de convierte en el eje
central del proceso, es la encargada de
almacenar, distribuir y reportar la información
que se va a manejar en los distintos niveles
de organización.
f Instalar en nuevo hardware: El hardware o
parte dura del proceso es una de las
mayores inversiones de la empresa, se
 deben abolir la vieja tecnología utilizada por
la empresa para instalar nuevos equipos que
puedan dar soporte al desarrollo de un
sistema.
g Instalar el nuevo software: Este se
convierte en una sala piloto o una sala de
prueba la cual será utilizada en todo el
proceso de instalación del sistema. Se debe
tener un continuo cuidado de cada uno de los
pasos realizados ya que el software es la
medula espinal del sistema.
h Capacitar masa crítica: Se refiere al
personal de la empresa, se define como
crítica y que refiere al personar que va a
estar directamente relacionado con el nuevo
sistema, es decir el que va a estar en
continuo contacto y el encargado de la
manipulación del mismo.
i Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada
la sala piloto, se debe pasar a la utilización
de la misma por medio del entrenamiento
que al personal se le dará de ella.
j Integración de datos: Consiste en la
recopilación de la información proveniente de
diferentes fuentes o áreas organizacionales
que hasta el momento han sido organizados,
esto se convierten en la base del
funcionamiento del sistema.
k Ejecución: Poner en marcha el sistema ERP no
es fácil, se debe pasar por todas las etapas
anteriores teniendo en cuenta que el éxito o
fracaso en cualquiera de ellas puede limitar
la ejecución del sistema.
l Mejoramiento continuo: Tener un registro del
desarrollo del sistema, hacer una continua
retroalimentación de este e implementar un
mejoramiento continuo son las características
de las compañías que han sido victoriosas en
la implementación de este tipo de sistemas.
Beneficios e impactos de la
implementación de sistemas ERP
Varios son los puntos de vista en cuanto a los
diferentes beneficios que se esperan en una
implementación de un ERP, así como los
impactos que este tendrá en la organización.
Es importante mencionar que las diferentes
marcas creadoras de software ERP (SAP,
Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos.
Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en
común varios beneficios: Aquí algunos de los
beneficios que podrían adquirirse al implementar
cualquiera de ellos:
• Solo un sistema para manejar muchos de sus
procesos comerciales
• Integración entre las funciones de las
aplicaciones
• Reduce los costos de gerencia
• Incrementa el retorno de inversión
• Fuente de Infraestructura abierta
Éstos son simplemente varios beneficios que
usted puede lograr al implementar un software
ERP para su negocio. Como se mencionó
anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras
de ERP, siempre es bueno asegurarse de los
beneficios que ofrece cada unos de ellos, para
esto es importante poner una versión de prueba
antes de que usted decida casarse con uno de
ellos.
La página www.cio.com en su artículo “The ABCs
of ERP” menciona que hay cinco razones por las
cuales las empresas desean emprender un ERP:
1 Integración de la información financiera. El
CEO (Chief Executive Officer) siempre busca
tener información financiera verás, en su
búsqueda financiera se puede encontrarse
con muchas versiones diferentes a la real.
Cada departamento tiene por lo regular sus
propios números financieros, finanzas tiene
su propio juego de números, el área de
ventas tiene otra versión y las diferentes
unidades comerciales de la empresa pueden
tener sus números propios referente a cuanto
están contribuyendo para la empresa. Con la
implementación de los ERP todos tendrán
 solo una versión de los números, con esto no
habrá vuelta de hojas, todo estará unificado.
2 Integración de la información de los pedidos
de los clientes Con los sistemas ERP es
posible centralizar y darle un seguimiento
a los pedidos de los clientes, desde que
se recibe el pedido hasta que se surte la
mercancía. Esto en lugar de tener varios
sistemas los cuales se encarguen del
seguimiento de los pedidos, ya que por lo
regular se originan problemas de
comunicación entre los sistemas. Con los
ERPs esto será más fácil.
3 Estandarizar y agilizar los procesos de
manufacturación – Compañías
manufactureras – los sistemas de ERP
vienen con los métodos estándares para
automatizar algunos de los pasos de un
proceso de fabricación. Estandarizar esos
procesos y usar un solo sistema informático,
integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar
productividad y reducir la cuenta principal.
4 Minimiza el inventario Los ERPs agiliza el
flujo del proceso industrial más fácilmente, y
mejora la visibilidad del proceso de
cumplimiento de orden por parte de la
empresa. Eso puede originar que los
inventarios sean reducidos, ayuda a los
 usuarios para que desarrollen mejores planes
de entrega con respecto a los pedidos de los
clientes. Claro está que para mejorar
realmente el flujo de la cadena de suministro,
sería necesario implementar un sistema que
administre dicha, sin embargo los ERPs
ayudan en gran parte.
5 Estandarización de la información de RH
(Recursos Humanos) – Especialmente en
compañías con múltiples unidades de
negocios, RH puede no tener un simple
método unificado, para seguir el tiempo de
los empleados y comunicarse con ellos sobre
beneficios y servicios. ERP puede
encargarse de eso.
Para arreglar estos problemas, las compañías a
menudo pierden de vista el hecho de que los
sistemas o paquetes ERP no son más que unas
representaciones genéricas de las formas típicas
de hacer negocio en las empresas. Mientras que
la mayoría de los paquetes son exhaustivamente
integrales, cada industria tiene sus
características que lo hacen único
Ventajas
Una empresa que no cuente con un sistema
ERP, en función de sus necesidades, puede
encontrarse con muchas aplicaciones de
software cerradas, que no se pueden
personalizar, y no se optimizan para su negocio.
Diseño de ingeniería para mejorar el producto,
seguimiento del cliente desde la aceptación hasta
la satisfacción completa, una compleja
administración de interdependencias de los
recibos de materiales, de los productos
estructurados en el mundo real, de los cambios
de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la
necesidad de elaborar materiales substitutos, etc.
La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y
más, está integrado.
El cambio como un producto está hecho en los
detalles de ingeniería, y es como ahora será
hecho. La efectividad de datos puede usarse
para el control cuando el cambio ocurra desde
una versión anterior a la nueva, en ambos
productos los datos van encaminados hacia la
efectividad y algunos van a la suspensión del
mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta
para identificar el número de la versión (código
de barras).
La seguridad de las computadoras está incluida
dentro del ERP, para proteger a la organización
en contra de crímenes externos, tal como el
espionaje industrial y crimen interno, tal como
malversación. Una falsificación en el escenario
de los datos puede involucrar terrorismo
alterando el recibo de materiales como por
ejemplo poner veneno en los productos
alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del
ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los
que incluyen CRM o la relación administrativa
con los consumidores, back end (el trabajo
interno de la compañía para satisfacer las
necesidades de los consumidores) que incluye
control de calidad, para asegurarse que no hay
problemas no arreglados, en los productos
finales; cadena de abastecimiento (interacción
con los proveedores y la infraestructura). Todo
esto puede ser integrado a través de la ERP,
aunque algunos sistemas tengan espacios de
menos comprensibilidad y efectividad. Sin un
ERP que integre todo esto, puede ser complicado
para la administración de la manufactura.
Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las
compañías con el ERP son debido a la inversión
inadecuada para la educación continua del
personal relevante, incluyendo los cambios de
implementación y de prueba, y una falta de
políticas corporativas que afectan a cómo se
obtienen los datos del ERP y como se mantienen
actualizados.
Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:
• El éxito depende en las habilidades y la
 experiencia de la fuerza de trabajo,
incluyendo la educación y cómo hacer que el
sistema trabaje correctamente. Muchas
compañías reducen costos reduciendo
entrenamientos. Los propietarios de
pequeñas empresas están menos
capacitados, lo que significa que el manejo
del sistema ERP es operado por personal
que no está capacitado para el manejo del
mismo.
• Cambio de personal, las compañías pueden
emplear administradores que no están
capacitados para el manejo del sistema ERP
de la compañía empleadora, proponiendo
cambios en las prácticas de los negocios que
no están sincronizados con el sistema.
• La instalación del sistema ERP es muy costosa.
• Los vendedores del ERP pueden cargar sumas
de dinero para la renovación de sus licencias
anuales, que no está relacionado con el
tamaño del ERP de la compañía o sus
ganancias.
• El personal de soporte técnico en ocasiones
contesta a las llamadas inapropiadas de la
estructura corporativa.
• Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos,
y difíciles de adaptarse al flujo específico de
los trabajadores y el proceso de negocios de
 algunas compañías, este punto se cita como
una de las principales causas de falla.
• Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
• Los sistemas pueden sufrir problemas de “cuello
de botella”: la ineficiencia en uno de los
departamentos o en uno de los empleados
puede afectar a otros participantes.
• Muchos de los eslabones integrados necesitan
exactitud en otras aplicaciones para trabajar
efectivamente. Una compañía puede lograr
estándares mínimos, y luego de un tiempo
los “datos sucios” (datos inexactos o no
verificados) reducirán la confiabilidad de
algunas aplicaciones.
• Una vez que el sistema esté establecido, los
costos de los cambios son muy altos
(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de
control).
• La mala imagen de unión de la compañía puede
causar problemas en su contabilidad, la
moral de sus empleados y las líneas de
responsabilidad.
• La resistencia en compartir la información
interna entre departamentos puede reducir la
eficiencia del software.
• Hay problemas frecuentes de compatibilidad
con algunos de los sistemas legales de los
socios.
• Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería
respecto a las necesidades reales del
consumidor.
Pero definitivamente no todo lo que rodea a un
ERP es bueno, también tienen sus desventajas:
• Son muy caros.
• Requiere cambios en la compañía y procesos
para su instalación.
• Son complejos y muchas compañías no pueden
ajustarse a ellos.
• Hay pocos expertos en ERPs.
Ejemplo. Implementación de un ERP en la
empresa Cisco
Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por
dos Ingenieros de Sistemas de la universidad de
Stanford en 1984 y dada a conocer al mundo en
1990 y que se ha encargado de dominar y
explotar el mercado de las redes de dato.
Actualmente se dedica principalmente a la
fabricación, venta, mantenimiento y consultoría
de una amplia gama de equipos de
telecomunicaciones y se ha consolidado como el
líder mundial en soluciones der e infraestructuras
para Internet.
El primero producto de Cisco fueron los Routers,
un equipo que permitía controlar el flujo de
paquetes de datos a través de las complejas
topologías de las redes utilizando el protocolo
TCP/IP, que permitían la existencia tanto de
Internet como de las redes corporativas o
Intranets. Con el crecimiento acelerado de
Internet debido a su popularidad, Cisco logró
consolidarse como el líder y dominar el mercado
con sus productos. Esto le permitió pasar de una
capitalización del mercado de $100 billones de
dólares en 1998 a $531 billones en el año 2000.
Cisco comenzó en el mercado dando una lucha
en tres diferentes frentes con sus productos:
Redes de telefonía para transmisión de voz,
redes área local para la transmisión de datos y
redes de broadcast para la transmisión de video.
La idea de Cisco se basa en que la digitalización
permitiría la transmisión de audio, video y datos a
través de una sola red conocida como Internet,
haciendo que el proceso sea mucho más
eficiente y barato. En este punto se funda la
visión de la compañía que puede ser resumida
en las palabras de su CEO: “Information at your
finger tips, with a computer in every desk and in
every home”.
Internet es una red fundada en estándares
abiertos, lo creo un nuevo frente de batalla para
la vertical de negocio a la que pertenece Cisco,
donde compiten grandes empresas de
telecomunicaciones regulares como AT&T,
Verizon, British Telecom y Deutsche Telecom.
Este nuevo negocio de transmisión de datos ha
permitido el surgimiento de nuevas compañías
que se dedican a ofrecer servicios como el
acceso a Internet, hosting, email, y servicios de
búsqueda de información. Todas estas
actividades aceleraron aun más las redes IP,
haciendo que para el año 2000 el tráfico de datos
excedía ampliamente el tráfico de voz. Siendo
Cisco el principal proveedor, se estimó que el
70% de estos datos viajaban soportados en
productos de la compañía Cisco.
En 1988 fue contratado John Morgridge como
CEO de la compañía debido a su experiencia en
la industria de la computación. Inmediatamente
comenzó a construir inmediatamente un equipo
de administración profesional. Morgridge
implantó un sistema basado en la idea de un
control centralizado general y tres ramas
descentralizadas en el área de Investigación y
Desarrollo, una para cada línea de negocio:
Negocios pequeño, medianos y proveedores de
servicios.
En 1991 Morgridge contrató a John Chambers,
quien asumió el rol de CEO en 1995. En 1993,
Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien
era el CTO en el momento, generaron un plan de
estrategia constituido por 6 elementos, que se
explican a continuación.
Tener una línea de producto amplia para
redes empresariales
Cisco quería tener una línea de productos
bastante amplia que le permitieran servir como
un único punto de venta para todas las redes
empresariales, que le permitían a la empresa
manejar el tráfico de datos desde la oficina
principal hasta cada uno de los terminales de la
empresa. Esta estrategia se muestra finalmente
en el ofrecimiento de productos en la actualidad
que satisfacen todas las necesidades de un
cliente. Con el tiempo Cisco se consolidó tanto
en el ámbito de grandes proveedores de
servicios y ambientes empresariales como los
pequeños nichos con requerimientos específicos
como pequeños comercios o consumidores
finales.
Adquisición sistemática como un proceso
de negocio efectivo
Cisco tenía en mente la adquisición de varias
compañías y la realización de importantes
alianzas estratégicas con el fin de lograr
completar sus líneas de productos. Cada uno de
estos procesos debía ser sistematizado para
reducir los tiempos y costos para aumentar la
ventaja competitiva de la compañía. En la
actualidad el proceso de “Merge and
Acquisitions” se ha convertido en una innovación
interna. La capacidad de innovación es el marco
seguro para éxito y la sostenibilidad de la
empresa, algo que Cisco ha logrado mantener
con la integración de nuevas, pequeñas y
medianas empresas que tienen las ideas
innovadoras pero no necesariamente los
recursos, los medios o el conocimiento para
poner en marcha estas ideas.
Establecimiento de estándares de
software para toda la industria
Cisco implemento un sistema operativo para
redes conocido como IOS (Internetwork
Operating System), que fue licenciado a
compañías como Alcatel, Ericcson, Northen
Telecom, Compaq, Hewlett-Packard, Bay
Networks, 3Com, Microsoft, Intel y otras 12
compañías japonesas. En la actualidad Cisco
logró hacer que cada hogar en el planeta, como
lo digo su CEO algún tiempo atrás, contara con el
equipo para conectarse a cualquier red basada
en el protocolo IP.
Escogencia del aliado estratégico
adecuado
Cisco estaba empeñado en realizar alianzas
estratégicas con las compañías más adecuadas
de la industria. Como ejemplo tenemos el trabajo
realizado con Microsoft en la creación de un
estándar de seguridad en redes o con HP para el
desarrollo y venta de sistemas de computación
corporativa basada en internet. En la actualidad
Cisco cuenta con tres focos para la escogencia
de aliados, con los que algunos terminan también
en adquisiciones o compras de la compañía por
parte de Cisco: Aceleración de mercados,
expansión del mercado y la entrada a nuevos
mercados.
Implementación de un ERP (necesidad de
implantación de un nuevo sistema de
información)
En 1993 entró a la organización Pete Solvik
como CIO. En este momento la compañía se
encontraba soportado en sistemas UNIX que le
permitían manejar todos sus procesos
transaccionales a través de una amplia gama de
paquetes, uno para cada área como finanzas,
recursos humanos, ventas, etc. La experiencia de
Solvik y junto al crecimiento de la compañía logró
determinar la necesidad de un cambio urgente en
todos los sistemas de información. Se sabía que
los actuales sistemas no darían abasto para las
nuevas necesidades y empezarían a traer
problemas al desarrollo diario de la compañía.
Algunos análisis realizaron mostraron que
existían varias demoras en los procesos de
negocio debido al proceso de sincronización de
la información que debía hacerse en cada uno de
los pasos. Esto se reflejaba en gasto innecesario
de recursos y tiempo de los empleados e incluso
algunos procesos como investigación y desarrollo
debían iterar entre 5 y 6 ciclos. Como
mostraremos, con un ERP esto se redujo a 2.5
ciclos. Finalmente, en el mes de febrero de 1994
se comenzaron a materializar los problemas en la
infraestructura con un daño en la base de datos
de la aplicación principal. Este daño llevo a que
la compañía estuviera sin sistemas por dos días,
generando millonarias pérdidas. El tiempo se
había agotado y todo el equipo de TI estaba de
acuerdo en la necesidad de un cambio pronto.
Proceso de selección del ERP a
implementar
Desde un comienzo se tomó en cuenta la
importancia del tiempo ya que la situación no
permití la implementación en fases y fue
necesario un plan para un cambio total. En este
momento se entró en el proceso de selección del
sistema ERP que se iba a implementar en la
compañía. Dada la estrategia de la compañía de
escoger a la alianza estratégica correcta, se tuvo
a KPMG con sus amplias habilidades técnicas y
conocimiento del negocio. Junto a KPMG se
estableció la tarea de especificar las necesidades
de Cisco respecto al software (RFP – Request
For Proposals) que se les entregaría a todos los
vendedores con el fin de que cada uno mostrara
su mejor opción.
Finalizado este proceso, se le dio a cada uno de
los vendedores dos semanas para presentar su
propuesta, mientras Cisco continuaba la
investigación de cada una de las empresas
vendedoras. Finalmente, a cada empresa se le
dio un conjunto de datos de ejemplo y un espacio
de tres días para que pudieran presentar como
su solución cumplía, o no, con los requerimientos
especificados. Finalmente se escogía a Orcale
como la compañía vencedora. Además de las
características de la solución presentada, Cisco
compartía con Oracle en gran parte su visión,
además de tener la capacidad tanto económica
como de negocio para estar a la misma altura de
Cisco. Este proceso demoró un total de 75 días.
Finalmente se acordó el negocio entre Orcale y
Cisco por un valor de 15 millones de dólares. El
quipo preparó la presentación del proyecto al
CEO Morgridge. Era un valor considerable para
cualquier proyecto, así que era importante
mostrar no solo las necesidades de una
migración a nuevos sistemas sino también la
generación de valor que este iba a dar a los
procesos de negocio y como se alineaba con el
plan estratégico de la empresa. Durante esta
reunión con CEO se presentaron nuevos
problemas con los sistemas, casi impidiendo que
se pudiera mostrar la información, lo que aceleró
la aprobación del mismo y catalogación de
prioritario.
Implementación del ERP por parte de
Oracle
Para la implementación del ERP se utilizó una
técnica conocida como “Rapid Iterative
Prototyping”, con lo que se tenían fases llamadas
“Conference Room pilots” o CRP. Cada una de
estas construía sobre las anteriores y buscaban
un mejor entendimiento del software y su
funcionalidad para el ambiente del negocio. A
continuación se muestra el resultado de cada
CRP.
CRP-0
En el primer CRP se implementó el equipo de
trabajo y ambiente técnico en las aplicaciones
Oracle. A cada grupo se le impartió clases de
entrenamiento de 16 horas diarias durante 5
días. Finalizado el entrenamiento cada grupo se
encargó de la configuración de cada uno de los
miles de parámetros de la aplicación. Al finalizar
la semana y el CRP-0 se demostró la capacidad
del software para procesar las órdenes de Cisco
a través de todos procesos de negocio de la
compañía (Quote-to-Cash).
CRP-1
Finalizado CRP-0 se pasó a la tarea de hacer
funcionar el sistema en cada una de las áreas de
la compañía. Se generaron scripts de la
respectiva documentación del proceso que se
estaba llevando, incluyendo los problemas
encontrados. Estos eran tratados en reuniones
de 3 horas semanales, en donde los líderes de
cada grupo encontraban las soluciones de cada
uno. Adicionalmente se tuvo un arduo proceso de
modelamiento, ya que muchos procesos de
negocio no eran soportados por la aplicación y
debían ser implementados. Un equipo de
implementación se encargó de llenar cada uno
de los vacíos del ERP.
CRP-2 Y CRP-3
Durante los dos siguientes ciclos se entró al
proceso más difícil de la implementación con la
inclusión del paquete adicional de ventas que
debía ser desarrollado a medida para cumplir con
el proceso de Cisco, que no era soportado
originalmente por el software de Oracle. También
se presentaron algunos problemas técnicos con
las comunicaciones, pasando de un modelo
punto-a-punto que originalmente se tenía a un
modelo donde toda la información pasaba a
través de un data wharehouse, que
adicionalmente ofrecía ventajas a la recopilación
de información para Cisco.
Al finalizar el CRP.2 se entró en una fase de
pruebas del sistemas, tanto hardware como
software, determinando que la capacidad de
carga y volúmenes de transacciones generados
por Cisco eran soportados correctamente y que
además el sistema soportaba el crecimiento
esperado y que había generado originalmente la
necesidad del cambio de los sistemas de
información. CRP-3 se dedicó finalmente a la
generación de pruebas totales del sistema y la
preparación de la puesta en marcha de este.
Puesta en marcha del sistema
Uno de los grandes logros para Oracle fue la
puesta en marcha del funcionamiento del
sistema, sin embargo se tuvieron grandes
problemas e un comienzo. Los usuarios debían
adaptarse a un sistema que tenía graves
problemas de estabilidad, sufriendo caídas casi a
diario. El principal problema se encontró en el
dimensionamiento del hardware, donde se
debían realizar cambio de equipo en los puntos
donde no se cumplían con las necesidades. La
ventaja en este punto fue el contrato con el
vendedor de hardware, ya que este se realizó por
una promesa de funcionamiento y no en una
especificación dada, por lo que fue este el que
debía remplazar el equipo sin aumentar el costo.
El segundo problema encontrado fue la
deficiencia en la capacidad del software para
manejar la carga de transacciones generada. El
problema se atribuyó a que las pruebas
realizadas anteriormente no tuvieron volúmenes
de información similar a la que maneja Cisco en
su negocio. Durante los siguientes 60 días se
contó con un equipo especializado que se
encargó de encontrar soluciones tanto de
software como hardware, logrando finalmente
una estabilización de todo el sistema de ERP.
Resultados
Se logró mostrar como la empresa Cisco,
después de realizar un análisis y contando con la
experiencia de su CIO y su CIO se llegó a la
conclusión de la necesidad de la implementación
de nuevos sistemas de información que
soportara todos los procesos de negocio de la
compañía. Dentro del plan estratégico de la
misma se tenía previsto un gran crecimiento,
como ocurriría con la adición de nuevos
productos para poder ofrecer una solución a
todas las necesidades de redes de un cliente.
Este crecimiento no estaba siendo soportado por
los sistemas actuales, quienes no tenían una
coordinación o una integración completa, lo que
incluso llevaba un desperdicio de horas hombre y
de grandes cantidades de dinero en la realización
de procesos que no estaban optimizados.
La implementación de un ERP en una empresa
tan grande como estas lleva grandes riesgos y
muchas complicaciones tanto técnicas como de
negocio. Es importante que el proceso esté
soportado directamente por toda la empresa para
poder culminarlo de manera satisfactoria.
Entre las ventajas de un ERP encontramos le
centralización de la información. Es muy
importante que toda la organización o compañía
funcionen como una sola unidad y no como
varias dependencias que parecen incluso
compañías diferentes. Con la centralización es
posible realizar análisis del estado de todos los
procesos de negocio, permitiendo optimizarlos al
encontrar los defectos de estos. Al tener una sola
fuente de información se logra también mejorar la
experiencia del usuario, ya que la empresa
responde como una unidad ante todas sus
solicitudes o inconformidades, pudiendo
encontrar la fuente del problema en caso de
presentarse. Adicionalmente, cuando se tiene la
información suficiente es posible anticipar
situaciones.
Cisco, con la implementación de este ERP logró
entrar en nuevos negocios y cambiar de manera
radical del modelo de negocio. Un claro ejemplo
está en la nueva forma de realizar el soporte de
los clientes, con sitios web interactivos en donde
cada cliente puede encontrar toda la información
necesaria para solucionar sus inconvenientes.
Esto no hubiera sido posible si no se tenía un
sistema centralizado como el ERP.
La reducción de costos y tiempos es lo que
finalmente más valor le da a la cadena de valor y
sus procesos de negocio, siempre
manteniéndolos alineados como la estrategia de
la compañía. Con un ERP es posible reducir
costos eliminando los procesos iterativos y
repetitivos que debían hacerse anteriormente
para el manejo de la información de cada uno de
los sistemas por aparte.
Discusión
Como conclusión, el objetivo primordial de un
ERP es proporcionar información oportuna, veraz
y confiable que pueda ser utilizada para una
planeación estratégica. Existen varios ERP en el
mercado, sin embargo no todos se adaptan a las
necesidades de la empresa, por lo cual será
necesario tener un conocimiento amplio de la
misma para determinar cuál es el ERP que le
conviene.
En la actualidad las tecnologías de información
juegan un papel importante en las estrategias de
negocios, ya que están cambiando la forma en
que las empresas realizan sus procesos. Los
sistemas de información permiten a las
compañías lograr ventajas competitivas de
diferentes maneras: coordinando actividades de
valor en localidades que se encuentran en una
amplia geografía, o también mediante la creación
de nuevas interrelaciones entre los negocios,
ampliando el alcance de las industrias.
Asimismo le sirve a las empresas para soportar
sus estrategias competitivas, ya sea para ir un
paso delante de la competencia o reducir las
ventajas que la misma pueda presentar.
El ERP es un sistema integral de gestión
empresarial que está diseñado para modelar y
automatizar la mayoría de procesos en la
empresa (área de finanzas, comercial, logística,
producción, etc.). Su misión es facilitar la
planificación de todos los recursos de la
empresa.
Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus
desventajas, de los beneficios más comunes e
importantes podemos mencionar:
• Solo un sistema para manejar muchos de sus
procesos comerciales
• Integración entre las funciones de las
aplicaciones
• Reduce los costos de gerencia
• Incrementa el retorno de inversión
• Fuente de Infraestructura abierta
De las desventajas podemos mencionar:
• Son muy caros.
• Requiere cambios en la compañía y procesos
para su instalación.
• Son complejos y muchas compañías no pueden
ajustarse a ellos.
• Hay pocos expertos en ERPs.
Antes de implementar un ERP, es importante que
la empresa considere los beneficios que desea
para su organización y en base a ello buscar la
mejor solución en el mercado.
Referencias
• Fernando Madrigal Hernández. Instituto
Tecnológico y de Estudios Superiores de
Monterrey (ITESM), Campus Monterrey.
http://www.monografias.com/trabajos29/bene
ficios-erp/beneficios-erp.shtml
• Guillermo A. Cuellar.
http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm.
• Artículo gente y empresas.
http://www.aqa.org.ar/iyq356/GenteyEmpresa
s356.pdf
Artículo de Wikipedia.
https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planifica
ci%C3%B3n_de_recursos_empresariales