CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE

INFORMACIÓN DOCUMENTADA, NORMA NTC ISO 9001

INTRODUCCIÓN

En el contexto de un Sistema de Gestión de la Calidad, la documentación de la

información es altamente relevante, pues es así como se logra estandarizar los
procesos para alcanzar niveles óptimos de operación, mantener el enfoque hacia los
objetivos de la calidad, controlar las actividades mediante registro, y sobre todo,
preservar el capital intelectual o “saber hacer” de la compañía.

Dada la gran importancia de la gestión documental, resulta indispensable conocer y

entender todo lo relacionado con la creación y actualización de la información
documentada. Por tal motivo, dentro de este documento se presenta información
detallada sobre la jerarquía de la documentación, la identificación y descripción de la
información documentada, y los medios de soporte de la documentación. Todos los
contenidos aquí presentados están basados en los lineamientos de la Norma Técnica
Colombiana NTC ISO 9001.

CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA, NORMA NTC ISO 9001
En el contexto de un Sistema de Gestión
de la Calidad, la documentación de la
información es altamente relevante, pues
es así como se logra estandarizar los
procesos para alcanzar niveles óptimos de
operación, mantener el enfoque hacia los
objetivos de la calidad, controlar las
actividades mediante registro, y sobre
todo, preservar el capital intelectual o
“saber hacer” de la compañía.

1 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

ESTRUCTURA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... .... 1

1.JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN................................................................ 4
2.IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.... 5
2.1. Autor................................................................................................................... 5
2.2. Aprobación de los documentos.......................................................................... 6
2.3. Título y asignación de códigos........................................................................... 6
2.4. Versión del documento....................................................................................... 7
2.5. Fecha de emisión de los documentos................................................................ 7
3. FORMATO Y MEDIO DE SOPORTE DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.. 8
3.1. Formatos de la información documentada......................................................... 8
3.1.1. Idioma...................................................................................................... 8
3.1.2. Gráficos................................................................................................... 8
3.1.3. Texto........................................................................................................ 8
3.2. Medios de soporte de la información documentada........................................... 8
3.2.1. Impreso.................................................................................................... 8
3.2.2. Electrónico...............................................................................................
8
GLOSARIO ................................................................................................................. 10
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 11
CONTROL DE DOCUMENTO - CREATIVE COMMONS .......................................... 12

2 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

MAPA TEMÁTICO

IMPRESO
CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
INFORMACIÓN DE
REGISTROS
OBLIGATORIA DOCUMENTACIÓN

ESPECIFICACIONES

IDENTIFICACIÓN Y FORMATO Y MEDIO

DESCRIPCIÓN DE SOPORTE

FORMATO
AUTOR

APROBACIÓN DE IDIOMA
LOS DOCUMENTOS

TÍTULO Y ASIGNACIÓN GRÁFICOS, TABLAS

DE CÓDIGOS E ILUSTRACIONES

VERSIÓN DEL TEXTO

DOCUMENTO

FECHA DE EMISIÓN
DE LOS DOCUMENTOS

MEDIO DE SOPORTE

IMPRESO

ELECTRÓNICO

AUDIOVISUAL

3 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

DESARROLLO DE CONTENIDOS

1- JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN.

La información documentada de origen interno y las especificaciones pueden

clasificarse bajo la siguiente estructura documental según el nivel de especificidad de
los mismos:

NIVEL 1

Información de obligatoria documentación:

Alcance del SGC.
Política de la calidad.
Objetivos de la calidad.
Adicionalmente:
NIVEL 1 Manual del sistema de gestión de calidad.

NIVEL 2

Especificaciones como:
NIVEL 2 Procedimientos.
Guías.
Instructivos.

NIVEL 3
Especificaciones como:
NIVEL 3
Formatos.

NIVEL 4

Información documentada que proporciona

evidencias de la ejecución de actividades:
NIVEL 4
Formatos diligenciados.
Registro de actividades.

El gráfico anterior muestra la estructura jerárquica de la documentación del Sistema de

Gestión de la Calidad (SGC) de una organización. En esta medida, el Nivel 1 (parte
superior de la pirámide) recoge la totalidad de los lineamientos documentales y del
sistema, mientras que en el Nivel 4 se encuentran agrupadas en detalle las evidencias
de ejecución de las diferentes actividades.

4 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

Ahora bien, es importante señalar que toda la documentación independientemente del

nivel que ocupe en la jerarquía documental, debe tener en cuenta unas
consideraciones básicas que garanticen la coherencia y homogeneidad en el desarrollo
del Sistema de Gestión. Para esto, la norma NTC ISO 9001 ha definido requisitos para
la creación y actualización de la información documentada (Numeral 7.5.2 de la NTC
ISO 9001).

2- IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.

2.1. Autor.

La organización debe asignar responsabilidades frente al Sistema de Gestión de la

Calidad, una de estas responsabilidades consiste en la creación y actualización de
documentos.

En términos generales, cualquier persona de la organización podría crear un

documento, siempre y cuando se identifique la necesidad de estandarizar una
actividad. No obstante, hay que tener en cuenta que, para la inclusión de los nuevos
documentos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, estos deben ser revisados y
aprobados por el líder del proceso o por quien tenga asignada la autoridad de aprobar
la documentación del sistema.

Todo documento nuevo y/o actualizado en el marco del Sistema de Gestión, deberá
seguir los lineamientos que establezca el Procedimiento de Control de la Información
Documentada que diseñe y adopte la compañía. De esta forma se asegurará la
estandarización de la documentación y en parte, la adecuación para su uso.

En cualquier caso, se recomienda identificar con nombre y cargo el autor del

documento, de manera que en el momento de la revisión se pueda acudir a dicha
persona si existe algún tipo de inquietud.

5 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

2.2. Aprobación de los documentos.

Todo documento nuevo y/o modificado debe ser revisado y

aprobado por el líder de proceso o quien tenga la autoridad y
responsabilidad para tal fin. Por lo tanto, ningún documento
debe ser incluido al SGC, ni divulgado a los trabajadores,
sin contar antes con una aprobación explícita.

2.3. Título de asignación de códigos.

Según la norma NTC ISO 9001, al crear y/o actualizar la información documentada,
la organización debe asegurar que ésta esté identificada, por ejemplo, a través de
un título. De igual manera, debe contar con una fecha de emisión, un autor o un
número de referencia.

Quien aprueba la creación y/o actualización de los documentos en cada uno de

los procesos es el responsable de asignarle el título a los mismos, sin embargo,
esta persona debe remitirlos al área encargada del SGC con el fin de asignarle un
código único de identificación.

Generalmente, los lineamientos que se siguen para la asignación de títulos y

códigos son las siguientes:

TÍTULO
Se recomienda que sea corto, claro y conciso.
Debe permitir la identificación directa y clara
del documento al cual se tiene acceso.
Se recomienda que el tipo de documento sea
incluido dentro del título con el fin de facilitar su
identificación. Por ejemplo: “Procedimiento de
Diseño y Patronaje”.

CODIFICACIÓN
Generalmente para realizar la codificación de los documentos se hace uso de
siglas, por ejemplo:

Adicionalmente, es común que las empresas diseñen códigos que incluyen el

nombre de la compañía, el tipo de documento, el proceso al cual está asignado
el documento y el consecutivo según la cantidad de documentos que se haya
generado en el momento de la creación del mismo.

6 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

Por ejemplo:
La empresa Confecciones S.A. diseñó el “Procedimiento de Diseño y
Patronaje”, el cual se asocia al proceso de Diseño y es el primer procedimiento
creado para dicho proceso.
¿Cómo se identificaría?

SIGLA EMPRESA SIGLA PROCESO TIPO DE DOCUMENTO CONSECUTIVO

CO DI PR 001

Entonces el código del Procedimiento de Diseño y Patronaje, asociado al

proceso de Diseño de la empresa Confecciones S.A. Sería: CO-DI-PR-001.
Es importante resaltar que este tipo de codificación no es obligatorio para
todas las organizaciones, ya que esto dependerá del tamaño y las necesidades
particulares de la misma. Por ejemplo, otro tipo de codificación podría ser:
CO-PR-001, en donde sólo se identifica el nombre de la empresa, el tipo del
documento y el consecutivo.

2.4. Versión del documento.

La versión del documento hace referencia a un consecutivo utilizado para conocer el

nivel de actualización del mismo.

Una vez un documento es aprobado y cuenta con un código único de identificación, le

es asignada una versión. Algunas compañías manejan versiones desde la “00” o desde
la “01”, esto depende de lo que se establezca en el procedimiento de Control de la
Información Documentada de cada organización. La versión de los documentos será
cambiada cada vez que el documento sea modificado.

¡ATENCIÓN!
No es lo miso revisar un documento, que
actualizarlo.
La revisión puede realizarse en cualquier
momento del año y no genera un cambio de
versión, mientras que la actualización implica
cambios en el fondo o la forma del documento y por
ende, conlleva a un ajuste en la versión del mismo.

2.5. Fecha de emisión de los documentos.

Corresponde al día, mes y año en el cual cada documento entra en vigencia, para así
conocer en qué momento el personal debe iniciar su implementación.

La fecha de emisión varía conforme se realicen actualizaciones al documento y por

ende a la versión del mismo.

Generalmente, la fecha de emisión de los documentos equivale a la fecha en la cual el

documento es divulgado al personal de la compañía.

7 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

3- FORMATO Y MEDIO DE SOPORTE DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.

3.1. FORMATOS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.

3.1.1. Idioma: Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo
posible el uso de abreviaturas y términos en un idioma o dialecto diferente al que
conoce el personal que los utilizará. En caso de emplear palabras técnicas o muy
especializadas, se recomienda definirlas y explicarlas al inicio del documento.

Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto y emplear los
símbolos y unidades ya establecidos y reconocidos por la organización.

3.1.2. Gráficos: Tablas e ilustraciones: Siempre que sea aplicable, se recomienda

utilizar e incluir gráficos, tablas e ilustraciones que brinden mayor claridad al texto, esto
con el fin de asegurar una buena comprensión del documento.

Siempre que se usen gráficos, tablas y/ o ilustraciones se debe hacer referencia

explícita a las mismas, incluyendo algún tipo de texto explicativo.

3.1.3. Texto: Se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo

únicamente las explicaciones estrictamente necesarias.

3.2. MEDIOS DE SOPORTE DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.

3.2.1. Impreso: Incluye como soporte documental el papel u otros medios físicos
sólidos.

3.2.2. Electrónico: Información en archivos digitales como Microsoft Word, Microsoft

Excel, Microsoft Power Point, Páginas web, bases de datos, software.

8 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

Audiovisual: Hace referencia a fotografías, fonogramas filminas, sonido digital (wav,

mp3).

¡ATENCIÓN!
La documentación del sistema de gestión NO se
tiene que adaptar al esquema de apartados de la
norma. Por el contrario, este debe acoger los
requisitos de la norma, pero adaptándose a las
necesidades de la empresa. Cuanto más sencilla
es la documentación, mejor.

9 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

GLOSARIO
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Realización del sistema de gestión de la calidad: Proceso de establecimiento,

documentación, implementación, mantenimiento y mejora continua de un sistema de
gestión de la calidad.

Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan.

Sistema de gestión: Conjunto de elementos de una organización, interrelacionados

o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr
estos objetivos.

Sistema de gestión de la calidad: Parte de un sistema de gestión relacionada con la

calidad.

SGC: Abreviación de Sistema de Gestión de la Calidad.

10 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

BIBLIOGRAFÍA

Departamento Nacional de Planeación - DNP. (2015). DNP. Consultado el

02 de Septiembre de 2016, de https://www.dnp.gov.co

Gómez, Adriana. (Junio de 2014). Asesor de Calidad. Consultado el 01 de Septiembre

de 2016, de http://asesordecalidad.blogspot.com

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. (2015).

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad -
Fundamentos y Vocabulario. Bogotá: ICONTEC.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. (2015).

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001. Sistemas de Gestión de la Calidad -
Requisitos. Bogotá: ICONTEC.

Pereiro, J. (28 de Noviembre de 2004). Portal Calidad. Consultado el 01 de Septiem-

bre de 2016, de http://www.portalcalidad.com

Portal Calidad. (s.f.). Método de codificación de documentos. Consultado en 4

de marzo de 2017, de http://www.portalcalidad.com

11 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001

CONTROL DEL DOCUMENTO

CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN

DOCUMENTADA - NORMA NTC ISO 9001

Andrea Lucía Ordóñez Núñez

Antonio Vecino Valero

Productor de Audios

Daniel Martínez Díaz

Andrea Lucía Ordóñez Núñez

12 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje