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1.

A Universalidade da Administração

Os princípios da administração são universais, isto é, aplicam-se a todos os tipos de


empresas (negócios, igrejas, associações, equipes de atletas, hospitais e assim por diante) e
níveis organizacionais. Naturalmente, as funções dos gerentes variam um pouco de uma
empresa para outra, porque cada tipo de organização requer o emprego de conhecimentos
especializados, possui em um ambiente político de trabalho único e utiliza diferentes
tecnologias. Entretanto, há semelhanças de funções em diferentes empresas, porque as
atividades básicas da gerência - planejamento, organização, influência e controle - são comuns
a todas as organizações.

2. Habilidades dos Administradores

Habilidades
Nível Alta Direção Conceituais
Institucional (Idéias e
conceitos abstratos)

Habilidades
Nível Gerência Humanas
Intermediário (Relacionamento
Interpessoal)

Habilidades
Nível Técnicas
Operacional Supervisão
(Manuseio de
coisas físicas)

Execução das Operações Fazer e executar

A habilidade que os administradores eficazes geralmente usam pode ser classificada


em quatro tipos principais:

1. Conceitual
2. Técnica
3. Administrativa
4. De relações humanas

A importância de cada uma dessas habilidades para determinado administrador em


certo tempo depende do tipo de organização, do nível hierárquico e da função a ser
desempenhada. Apesar de essas habilidades serem necessárias a todos os administradores,
você pode verificar que os administradores de alto nível usam mais a habilidade conceitual do
que os de nível médio e baixo, contudo os de nível baixo usam mais a habilidade técnica do
que os dos outros níveis. A habilidade administrativa e a de relações humanas são usadas
quase da mesma forma por todos os administradores.

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2.1 Habilidades conceituais

As habilidades conceituais, que incluem a de diagnóstico, são as habilidades mentais


necessárias para se obter, analisar e interpretar informações recebidas de várias fontes e a
partir daí tomar decisões complexas. Isso envolve a habilidade para compreender a relação
das partes com o todo e, reciprocamente, compreender o todo separando-o em partes. Assim
sendo, os administradores eficazes têm a capacidade de chegar a um significado através de
dados conflitantes e muitas vezes inadequados. Os incapazes disso tendem a reagir da mesma
forma a todas as informações, sem levar em conta sua importância relativa.
Conseqüentemente, perdem o senso de controle e direção.
Um gerente que possua habilidades conceituais é capaz de compreender a maneira
como várias funções da empresa se complementam, o modo de como se relaciona com o meio
em que se insere e como as mudanças em um setor afetam o resto da empresa.

Os administradores devem desenvolver essa habilidade para serem capazes de ver o


que acontece no seu ambiente de trabalho e ajudar a reagir adequadamente. Em resumo, esta
é a habilidade de "ver o quadro todo" para planejar em vez de somente reagir.

Uma pesquisa dos 500 melhores da Fortune tende a confirmar a conclusão de que as
habilidades conceituais são usadas mais na alta administração do que em qualquer outro nível.

2.2 Habilidades técnicas

As habilidades técnicas incluem o uso de conhecimento, instrumentos e técnicas de


uma disciplina ou campo específicos, como, por exemplo, contabilidade, engenharia, produção,
medicina ou vendas. Os administradores precisam ter algum conhecimento das funções
técnicas sob sua supervisão, embora o tempo gasto em desempenhar essas atividades
técnicas diminua à medida que sobem na escala de níveis da empresa. As habilidades técnicas
se referem ao conhecimento e capacidade de executar a mecânica de determinado trabalho.
Alguns exemplos dessa capacidade podem ser a de programar um computador, operar uma
máquina (como um tomo, uma impressora ou uma máquina de escrever) ou ainda a de
preparar declarações financeiras.

Como já mostramos, essas capacidades são relativamente mais importantes para os


supervisores de nível mais baixo do que para os administradores de alto nível. Os supervisores
estão mais perto do trabalho que está sendo executado e muitas vezes devem explicá-Io ou
mostrar a outros como desempenhá-Io, e também devem saber quando ele está sendo bem-
feito. Cada indústria, cada firma e empresa, e cada tarefa têm suas exigências especiais de
habilidades técnicas.

Embora John Sculley fosse um administrador de nível alto na Pepsi, a Apple Computer
estava interessada em sua contratação, principalmente por seu conhecimento de marketing.
Os executivos da Apple achavam que a administração da companhia tinha conhecimento
técnico excepcional, porém precisava de alguém no topo da hierarquia com experiência em
liderança, em atividades administrativas, e especialmente em marketing, para maximizar o
conhecimento técnico da empresa.

É necessário fazer aqui uma advertência. Nunca se deve supor que um empregado
altamente eficiente em seu trabalho e capaz de desempenhar tarefas técnicas tenha também
os requisitos e características para se tornar um chefe ou administrador. Essa suposição não é
válida, pois um bom operador não tem necessariamente potencial para ser chefe ou executivo
eficaz. Além disso, como sabemos, a habilidade técnica é apenas parte do necessário para
tomar-se um administrador.

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2.3 Habilidades administrativas

Nenhuma discussão acerca dos recursos de uma empresa estaria completa sem a
menção das habilidades administrativas, que talvez sejam o determinante primário de quão
eficazes e eficientes serão os gerentes.
As habilidades administrativas se referem ao conjunto de capacidades associadas a
funções de planejamento, organização, contratação de pessoas e controle. Essas habilidades
incluem a capacidade do administrador para se adaptar a diretrizes e procedimentos, para
processar os papéis de forma ordenada, e equilibrar as despesas dentro dos limites do
orçamento. Portanto, as habilidades administrativas são uma extensão das habilidades
conceituais; os administradores implementam as decisões usando habilidades administrativas
(e em relações humanas).

2.4 Habilidades de relações humanas

São aquelas que geram cooperação em meio à equipe que está sendo liderada.
Os administradores precisam de uma rede de contatos e relacionamentos humanos
para, que usando os esforços de várias pessoas, atingir os objetivos organizacionais. Portanto,
eles precisam ter várias habilidades comportamentais e analíticas para se relacionar com
pessoas, dentro e fora da organização.

A Ford Motor Company, compreendendo que o mundo de amanhã, altamente


tecnológico, exigirá executivos aptos a liderar subordinados por caminhos ainda
desconhecidos, estabeleceu um programa de treinamento de uma semana em seu Centro de
Desenvolvimento de Executivos. O objetivo do programa era desenvolver as habilidades dos
administradores em se relacionar adequadamente com os empregados.

As habilidades em relações humanas consistem em diversas capacidades para


compreender outras pessoas e para com elas interagir eficazmente. É necessária a habilidade
pessoal para criar e manter uma rede de contatos com pessoas fora de sua cadeia de
comando. Por exemplo, são necessárias habilidades interpessoais para liderar, motivar e
comunicar-se com os subordinados, com os colegas, com os chefes e até mesmo com pessoas
fora da organização. O problema com relação a essas habilidades é que a maioria dos
administradores acha que já as têm todas.

De acordo com a American Management Association, as empresas globais


(multinacionais) levam sobre suas correspondentes nos Estados Unidos uma vantagem que se
localiza no lado humano da administração. Competidores globais no Japão, na Alemanha e em
outros países industrializados têm maior facilidade de liderar e criar um clima em que o pessoal
se empenhe em obter produtos e serviços de qualidade. Nos Estados Unidos, somos culpados
de dar ênfase exagerada à abordagem financeira e analítica da administração. A abordagem
"supernumérica" freqüentemente deixa de lado a importância das habilidades humanas para
uma administração bem sucedida.

Uma nota final: Não se deixe intimidar por esta lista de habilidades administrativas!
Desde que você tenha a capacidade natural para ser um administrador, pode aprender essas
habilidades na escola ou, mais tarde, através da experiência.

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3. As competências duráveis dos administradores

As habilidades dos administradores requerem certas competências pessoais para


serem colocadas em ação com êxito. As competências – qualidades de quem é capaz de
analisar uma situação, apresentar soluções e resolver assuntos ou problemas – constituem o
maior patrimônio pessoal do administrador. O seu capital intelectual é a sua maior riqueza.
Porém em um mundo em constante mudança e transformação, a aquisição de uma nova
competência necessária, significa quase sempre, o abandono de outra que se tornou velha e
ultrapassada. O segredo está em adquirir competências duráveis: aquelas que, mesmo em
tempos de rápida mudança, não se tornam descartáveis nem obsoletas. Diante de todos esses
desafios, o administrador para ser bem-sucedido profissionalmente precisa desenvolver o
conhecimento, perspectiva e a atitude.

Conhecimento – significa todo o acervo de informações, conceitos, idéias,


experiências, aprendizagens que o administrador possui a respeito de sua especialidade.
Como o conhecimento muda a cada instante em função da mudança e da inovação
que ocorrem com intensidade cada vez maior, o administrador precisa atualizar-se
constantemente e renová-lo continuamente. Isto significa aprender a aprender, a ler, a ter
contato com outras pessoas e profissionais e, sobretudo, reciclar-se continuamente para não
tornar-se obsoleto e ultrapassado em seus conhecimentos.
Perspectiva – significa a capacidade de colocar o conhecimento em ação. Em saber
transformar a teoria em pratica. Em aplicar o conhecimento na análise das situações e na
solução dos problemas e na condução do negócio. Não basta só o conhecimento, é necessário
saber utilizá-lo e aplicá-lo nas diversas situações e na solução dos diferentes problemas. A
perspectiva representa a habilidade de colocar em ação os conceitos e idéias abstratas que
estão na mente do administrador. Em visualizar as oportunidades que nem sempre são
percebidas pelas pessoas comuns e transformá-las em novos produtos, serviços e ações
pessoais. Na realidade, a perspectiva é a condição pessoal que torna o administrador capaz de
diagnosticar situações e propor soluções criativas e inovadoras. É a perspectiva que dá
autonomia e independência ao administrador, que não precisa perguntar ao chefe o que deve
fazer e como fazer nas suas atividades.
Atitude – significa o comportamento pessoal do administrador frente às situações com
que se defronta no seu trabalho. A atitude representa o estilo pessoal de fazer as coisas
acontecerem, a maneira de liderar, de motivar, de comunicar e de levar as coisas para a frente.
Envolve impulso e a determinação de inovar e a convicção de melhorar continuamente, o
espírito empreendedor, o inconformismo com os problemas atuais e, sobretudo, a facilidade de
trabalhar com outras pessoas e fazer as suas cabeças. É esta a competência durável que
transforma o administrador em um agente de mudança nas empresas e organizações e não
simplesmente um agente de conservação.

4. Os Papéis do Administrador

Mintizberg prefere identificar dez papéis específicos do administrador divididos em três


categorias: interpessoal, informacional e decisorial.
Papeis do administrador – significa um conjunto de expectativas da organização a
respeito do comportamento de uma pessoa. Cada papel representa atividades que o
administrador conduz para cumprir as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar os
recursos organizacionais para atingir o objetivo.
Papéis interpessoais – representam as relações com outras pessoas e estão
relacionados as habilidades humanas. Mostram como o administrador interage com as pessoas
e influencia seus subordinados.
Papéis informacionais – descrevem as atividades para manter e desenvolver uma
rede de informação. Um administrador no nível institucional passa em média cerca de 75% do

seu tempo trocando informações com outras pessoas dentro e fora da organização. Mostram
como o administrador intercambia e processa a informação.

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Papéis decisórios – envolvem eventos e situações em que o administrador deve fazer uma
escolha ou opção. Estes papéis requerem tanto habilidades humanas como conceituais.
Mostram como o administrador utiliza a informação em suas decisões.

Papel do
Categoria Atividade
Administrador

Assume deveres cerimoniais e simbólicos, representa a


Representação organização, acompanha visitantes, assina documentos legais

Liderança Dirige e motiva pessoas, treina, aconselha, orienta e


Interpessoal se comunica com os subordinados

Mantém redes de comunicação dentro e fora da


Ligação organização, usa malotes, telefonemas e reuniões

Monitoração Manda e recebe informação, lê revistas e relatórios,


mantém contatos pessoais

Informacional Disseminação Envia informação para os membros de outras organizações,


envia memorandos e relatórios, telefonemas e contatos

Porta-voz Transmite informações para pessoas de fóra, através de


conversas, relatórios e memorandos

Empreende Inicia projetos, identifica novas idéias, assume riscos,


delega responsabilidades de idéias para outros
Resolve Toma ação corretiva em disputas ou crises, resolve conflitos
Decisorial conflitos entre subordinados, adapta o grupo a crises e a mudanças

Alocação Decide a quem atribuir recursos. Programa, orça e


de recursos estabelece prioridades
Representa os interesses da organização em negociações
Negociação
com sindicatos, em vendas, compras ou financiamentos

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Bibliografia:

CERTO, Samuel C. Administração moderna. 9ª ed. São Paulo: Prentice Hall, 2003.

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 6ª ed. Ed. Campos.


São Paulo, 2000.

MEGGINSON, Leon C. et al. Administração. Conceitos e Aplicações. Ed. Habra. São Paulo,
1998.

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