Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access

CONTENIDOS

1. Entorno de Access 2007 12

2. Comenzar a trabajar con una base 17

de datos en Access

Botón de Office

Barra de acceso
Barra de título
Barra de opciones

Barra de estado

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Entorno de Access 2007

(1) Entorno de Access 2007

Office Access 2007 presenta una nueva interfaz de usuario, con un área estándar
denominada barra de opciones cinta de opciones (o) que reemplaza las capas
de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores de Access.

La flecha que aparece en la esquina izquierda de algunos botones de

herramientas indica que dicho menú es desplegable y contiene más opciones.

Botón de Office

El botón de Microsoft Office reemplaza el menú Archivo y está situado en la

esquina superior izquierda de de la ventana.

Al hacer clic en el botón de Microsoft Office , se ven los mismos comandos

básicos disponibles en versiones anteriores de Access para abrir, guardar e
imprimir el archivo.

Sin embargo, en la versión Office 2007, hay disponibles más comandos, como
Finalizar y Publicar.

Este botón despliega el siguiente menú:

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Entorno de Access 2007

Para manejar Access sin utilizar el ratón se pueden utilizar los métodos
abreviados del teclado, que no vamos enumerar aquí, pero el alumno puede
obtener esta información completa desde la ayuda de Access (para acceder a la
ayuda de Access pulsar la tecla de función F1).

Barra de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra de forma
predeterminada en la parte superior de la ventana de Access y permite obtener
acceso rápidamente a herramientas que se usan con frecuencia. La barra de
herramientas de acceso rápido se puede personalizar agregándole comandos.

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Entorno de Access 2007

En la siguiente imagen se muestra desplegada

Para agregar más comandos a la barra de acceso rápido selecciona la opción

“Más comandos…”, y se abrirá la ventana de opciones de Access.

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Entorno de Access 2007

Barra de estado
Se encuentra en la parte inferior de la ventana y ofrece información a los usuarios
a cerca de la operación actual que se está realizando.

Barra de Título
Se encuentra en la parte superior de la ventana y contiene el nombre del archivo
que está abierto además de los botones de control (minimizar, maximizar, cerrar).

Barra de opciones

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Entorno de Access 2007

La barra de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En

Office Access 2007, las fichas de comandos principales son Inicio, Crear, Datos
externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de
comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás
elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo
de control que presenta las opciones visualmente.

Los comandos de la barra de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente

activo. Por ejemplo, si hay una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace
clic en Formulario de la ficha Crear en el grupo Formularios, Access 2007 crea el
formulario basándose en la tabla activa.

Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la barra de opciones. Todos

los métodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes.

Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos

disponibles en esa ficha.

Para seleccionar una ficha de comandos hay que hacer clic con el botón izquierdo
del ratón en la ficha que se desee. O bien, Presionar y soltar la tecla ALT.

Al posicionar el ratón sobre un botón aparecen etiquetas con las sugerencias de

teclado. Puede utilizar la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado
correspondiente a la ficha de comandos para realizar la operación.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más

directa es usar el método abreviado de teclado asociado al comando. El método
abreviado de una versión anterior de Access también deberá funcionar en Access
2007.

Minibarra de Herramientas
Una de las operaciones más comunes realizadas es la aplicación de formato a
texto. En las versiones anteriores de Access, la aplicación de formato a texto
requería a menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de
herramientas Formato. En Access 2007, se puede aplicar formato a texto con
mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas. Cuando se selecciona
texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece
automáticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del
ratón a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente y se puede
usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el
puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si desea
no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de
texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparece.

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Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007

(2) Comenzar a trabajar con una base de datos en Access

Crear una nueva base de datos
Pulse en el botón de office

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Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007

En el panel Base de datos en blanco (en la zona derecha de la ventana

Introducción a Microsoft Office Access 2007), escriba un nombre de archivo en el
cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo,
Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del
archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos
(situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a
continuación, haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1, a
continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la
primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

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Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007

Crear una base de datos con plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar
el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista
para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes
necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por
ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o
mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño
número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo.
Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede
personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de

empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Las plantillas
tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar
los datos existentes a otra estructura.

Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y
luego haga clic en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a
Microsoft Office Access.

Seleccione Plantillas Locales.

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Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007

En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias

plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de
plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del
sitio Web de Office Online.

Haga clic en la plantilla que desee utilizar.

Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre

de archivo (en la zona derecha de la ventana). Para guardar la base de datos en
una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de
archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de
datos y, a continuación, haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de
Office Online).

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Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007

Abrir una base de datos

Para abrir una base de datos existente puede seguir una de estas opciones:

(1) Desde el botón de Office y pinchando sobre la opción

(2) Desde la opción Abrir base de datos reciente (al entrar en Access 2007) en
la zona derecha de la ventana.

(3) Pulsando el método abreviado del teclado Ctrl + A.

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Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007

Cree una base de datos en blanco con la que trabajaremos a lo largo de este
manual.
2.1

(a) Abra Access 2007

(b) Pulse sobre el icono de la parte central de la ventana

Introducción a Microsoft Office Access.
(c) Guarde este archivo con el nombre de Videoclub. Escriba este
nombre en el control Nombre de archivo del panel Base de datos
blanco (a la derecha de la ventana).
(d) Para finalizar pulse crear. Observe como se almacenará como
Videoclub.accdb

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