UBICACIÓN Y CATALOGACIÓN DE LAS EXISTENCIAS

Ubicación
Es aquel lugar o ambiente apropiado donde se guarda, con adecuada
distribución física y en condiciones de seguridad, los diferentes tipos de
materiales sujetos a controles de inventario, operaciones en ingreso, salida,
reubicación, modificaciones de presentación, realizar registros, custodiar y
conservar transitoria o temporalmente los productos, etc.

Importancia

La importancia de contar con un almacén se pude reflejar en los siguientes

aspectos:

 Mantiene los materiales a salvo de incendios, robos y deterioros. En

almacén se debe establecer y mantener el resguardo físico adecuado de
los materiales allí ubicados tomando las precauciones necesarias que
protejan los artículos de algún daño por uso inapropiado, mala
manipulación, defectos en el procedimiento de rotación de inventarios,
robos, etc.

 Permite llevar a cabo la distribución física adecuada de los artículos,

facilitando a las personas autorizadas el rápido acceso a los materiales
almacenados.
En almacén se debe llevar un registro de la ubicación de todos los
materiales para facilitar su localización inmediata

 Facilita el control de existencias y permite mantener constante

información sobre la situación real de los materiales disponibles. En el
almacén se realiza el control físico de todos los artículos que forman
parte de su inventario, llevando para ello controles en forma minuciosa
sobre la rotación de materiales (entradas, salidas, transferencias)

Catalogación de Materiales
Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las
empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad
de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus
respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos

con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje
adecuado, operativo operacionalización de la bodega y control eficiente de las
existencias.
Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación,
especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los
materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este
concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.
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  Catalogación:
Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir
ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los
artículos proporcionando una idea general de la colección.

 Simplificación:
Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con
una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo
fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.
 Especificación:
Significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas,
formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se
contara con más informaciones sobre el artículo y menos dudas con
respecto de su composición y características. La especificación facilita
las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa
del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material,
el trabajo de ingeniería del producto, etc.
 Normalización:
Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el
uso de los materiales.
 Estandarización:
Significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos
para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre
ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal
o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos
diferentes entre innecesariamente en existencias.

Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y

estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la
clasificación. A partir de la clasificación se puede codificar los materiales.

Clasificación y Codificación de los Materiales

Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma,
peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal
modo que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su
identificación y localización de la bodega

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos.

Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que
contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y
letras. Los sistemas de codificación más usadas son: código alfabético,
numérico y alfanumérico.

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El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una
de las cuales identifica determinadas características y especificación. El
sistema alfanumérico limita el número de artículos y es de difícil memorización,
razón por la cual es un sistema poco utilizado.

El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y6 abarca un

mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y su
grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador
del artículo.
AB --- 286

Código indicador
Grupo

Clase
El sistema alfa numérico de codificación de materiales.
El sistema numérico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad,
facilidad de información e ilimitado número de artículos que abarca.

DISTRIBUCIÓN: ORGANIZACIÓN, OBJETIVOS Y METODOS

DISTRIBUCION: ORGANIZACION
La distribución física puede ser un medidor entre el éxito y el fracaso en los
negocios. En esta etapa se pueden realizar los ahorros más importantes debido
a que el intercambio se facilita por medio de las actividades que ayuden a
almacenar, transportar, manipular y procesar pedidos de productos.
La distribución física implica la planeación, la instrumentación y el control del
flujo físico de los materiales y los bienes terminados desde su punto de imagen
hasta los lugares de su utilización, con el fin de satisfacer las necesidades de
los clientes a cambio de una ganancia. El mayor costo de la distribución física
corresponde al transporte, seguido por el control de inventario, el almacenaje y
la entrega de pedidos con servicios al cliente.
Los administradores han llegado a preocuparse por el costo total de la
distribución física, y los expertos creen que se pueden realizar grandes ahorros
dentro de esta área. Las decisiones erróneas sobre la distribución física
pueden provocar altos costos. Aun las grandes compañías utilizan a veces
demasiado poco las modernas herramientas de decisión para coordinar los

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niveles de inventario, las formas de transporte y la localización de la planta, la
bodega y las tiendas.
Por ejemplo, al menos una parte de la culpa del lento crecimiento y la
disminución de ganancias de Sears durante los últimos años corresponden a
su costoso y anticuado sistema de distribución. Sus viejas bodegas de varios
pisos y equipo no automatizado lo han hecho muchos menos eficientes que sus
competidores. Sus costos de distribución representan el 8 por ciento de sus
ventas, comparados con menos del 3 por ciento en el caso de sus
competidores cercanos, como K mart y Wal-Mart.
Además, la distribución física es no sólo un costo, sino una poderosa
herramienta de creación de demanda. Las compañías pueden atraer más
clientes otorgándoles mejor servicio o precios más bajos por medio de una
mejor distribución física. En cambio, pierden clientes cuando no logran
suministrarles los bienes a tiempo.

Tipos De Distribución

Muchas compañías expresan su objetivo como: llevar los bienes adecuados, a

los lugares adecuados en el momento adecuado, y al menor costo. Por
desgracia, ningún sistema de distribución física puede a la vez maximizar los
servicios al cliente y minimizar los costos de distribución. Un nivel máximo de
servicios al cliente implica grandes inventarios, el mejor medio de transporte y
muchas bodegas, todo lo cual eleva los costos de distribución. Un mínimo de
costos de distribución implica un medio de transporte barato, inventarios
reducidos y pocas bodegas.
La compañía no puede sencillamente dejar que cada gerente de distribución
física limite sus propios costos. En efecto, los costos de transporte, almacenaje
y procesamiento de pedidos interactúan, a menudo en forma inversa. Por
ejemplo, los bajos niveles de inventarios reducen este tipo de costos, pero
también incrementan los que representan la falta de suministros, los pedidos
atrasados, el papeleo, los ciclos de producción especial y los envíos por
transporte rápido, que son más caros. Como los costos y actos de la
distribución física implican fuertes transacciones, las decisiones deben tomarse
sobre la base de la totalidad del sistema.

1. Distribución Por Posición Fija O Por Producto Estático:

En este caso lo más obvio es que el producto que vamos a fabricar no

puede ser movido, ya sea por su tamaño o porque simplemente debe
ser hecho en ese sitio. Ejemplo de esto son los tanques de recolección
de agua que construyen las ciudades.

Este tipo de trabajos por lo general exigen que la materia prima también
se transporte a ese lugar ó que si se trata de ensamblar el producto las
partes viajen desde la fábrica hasta el punto final, con lo cual usted
deberá tomar en cuenta esos costos y la mejor estrategia para
disminuirlos. Por ejemplo puede contratar una bodega cercana donde
hacer los últimos procesos antes de llevarlos al ensamblaje.

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 2. Distribución Por Proceso:

Las máquinas y servicios son agrupados de acuerdo las características

de cada uno, es decir que si organiza su producción por proceso debe
diferenciar claramente los pasos a los que somete su materia prima para
dejar el producto terminado.

Primero cuando la selecciona, segundo cuando la corta, tercero donde la

pule y cuarto donde la pinta. Dese cuenta que ahí se puede diferenciar
muy claramente cuantos pasos y/o procesos tiene su operación. Así
mismo deberán haber estaciones de trabajo para cada uno.

3. Distribución Por Producto:

Esta es la llamada línea de producción en cadena ó serie. En esta, los

accesorios, maquinas, servicios auxiliares etc. Son ubicados
continuamente de tal modo que los procesos sean consecuencia del
inmediatamente anterior.

La línea de montaje de un automóvil es un claro ejemplo de esto, sin

embargo en las empresas de confecciones o de víveres también es
altamente aplicado y con frecuencia es el orden óptimo para la
operación.

DISTRIBUCION: OBJETIVOS
Su objetivo es maximizar las ganancias, no las ventas, y por ello debe analizar
los costos que representa otorgar un mayor nivel de servicios. Así, algunas
compañías ofrecen menos servicio, pero cobran un precio menor; en cambio,
otras dan mayor servicio que sus competidores y cobran precios más altos para
cubrir costos mayores.
En última instancia, la compañía debe establecer objetivos para la distribución
física, con el fin de que éstos guíen la planificación. Por ejemplo, Coca Cola
desea "colocar una Coca donde baste con estirar el brazo para alcanzar su
deseo". Otras compañías van más lejos y definen niveles para cada factor del
servicio.
Así, un fabricante de aparatos eléctricos ha definido las reglas de servicio
siguientes: entregar por lo menos el 95 por ciento de los pedidos dentro de los
siete días de recibidos, satisfacer el pedido del distribuidor con una exactitud
del 99 %, responder sus preguntas sobre la situación de su pedido en un
máximo de tres horas y asegurarse de que la mercancía dañada durante el
transporte no exceda del 1 %.
Ya con un conjunto de objetivos, la compañía está lista para diseñar un sistema
de distribución física que minimice el costo de alcanzarlos. Los puntos
principales son los siguientes: Cómo deben manejarse los pedidos
(procesamiento de pedidos) Dónde deben situarse las existencias
(¿almacenamiento?) ¿Qué cantidad debe tenerse a mano (inventario)? ¿Y,
cómo deben enviarse los bienes (transporte)?.

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Un sistema de distribución eficaz será aquel que tenga a disposición del
mercado los productos que éste demande, en la cantidad precisa y en
momento oportuno, para esto debe disponerse de unos medios logísticos
adecuados, que suministren los productos a los canales de distribución.

Para que la logística sea eficiente deberá llevarse a cabo al menor costo
posible.

No obstante, al contemplar los costos de la distribución física deben tenerse en

cuenta, no solo los costos directos de cada una de las actividades que engloba
(procesamiento de pedidos, transportes, almacenaje, etc.), sino también la
interpelación entre cada una de ellas y los costos de oportunidad en que
pueden cubrirse.

El cumplimiento de los objetivos de la distribución física debe contemplarse

desde una perspectiva global. Es decir, se trata de minimizar el costo total del
sistema de distribución física.

DISTRIBUCION: METODOS

Realmente existe multitud de métodos, sin embargo por practicidad los

clasificaremos en métodos cuantitativos y métodos cualitativos.

Los Métodos Cuantitativos:

Estos consideran la medición de los procesos y las distancias, es decir que

minimizan el costo de transporte de un proceso a otro.

Los Métodos Cualitativos:

En estos se busca darle importancia a los gustos o deseos subjetivos de que

un departamento quede cerca o lejos de otro. En otras palabras en este tipo de
ordenamiento los criterios que prevalecen son la comodidad o los accesos para
la atención al cliente.