Nombre del alumno: Aldair Rivero Córdoba

Numero de control: E15021499

Materia: Administración de operaciones 1

Tema: Administración de almacenes

Catedrático: Zamudio Poistan Angel

Fecha: 24/Mayo/2018

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 Índice

Contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 3
5.1 Funciones y manejo físico de los inventarios, recepción, organización, despacho y
mantenimiento de los registros. ......................................................................................................... 4
5.2 Localización y distribución de almacenes. .................................................................................. 16
5.3 Selección de mobiliario y equipo de almacén ............................................................................. 18
5.4 Sistemas informáticos de administración de almacenes. ........................................................... 20
Conclusión ......................................................................................................................................... 21
Bibliografía ........................................................................................................................................ 22

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 Introducción
Actividad cuya función es custodiar y preservar la calidad de los productos, con las
condiciones óptimas de protección, siguiendo los siguientes principios:
Primeras Entradas - Primeras Salidas ( FIFO )
Primeros que Expiran- Primeros que Salen ( FEFO )
El Almacén es una de las áreas que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el
abastecimiento y la distribución física, constituyendo actividades importantes para la
operatividad de la empresa. Siendo necesario implementar métodos, sistemas
y procedimientos de Gestión que nos permitan alcanzar economías potenciales e
incremento de las utilidades.

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5.1 Funciones y manejo físico de los inventarios, recepción,
organización, despacho y mantenimiento de los registros.

FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS

En realidad algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del
inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el
recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase
de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la
línea de producción o de esta al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener
producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente
podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción,
o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción, o bien
mediante una organización más eficiente de la línea de producción. Como una
alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la
carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones
conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la
programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada,
está bien; sin embargo, frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea
difícil.

El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en

proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica.
Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de
compras, producción y ventas a distintos niveles.

PLANIFICACON DE LAS POLITICAS DE INVENTARIO

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente

alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la
empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo
incongruente:

Ventas: Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las
exigencias del mercado.

Producción: se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la

disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande
de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.

Compras: las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de
compras en general.

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Financiación: los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión
(corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios
(almacenamiento, antiguamiento, riesgos, etc.).

Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:

1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios

2.- A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo
planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo
que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado
que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas
de ventas y producción

LA IMPORTANCIA DEL INVENTARIO

Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Los
problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los
negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario,
los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante
pierde la utilidad bruta de este artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario
(incapacidad de abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer
que se detenga la producción. Por el contrario si una firma mantiene inventarios
excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre
utilidades y pérdidas. La conclusión debe ser que la administración habilidosa de los
inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la
firma.

LAS FUNCIONES QUE EFECTUA EL INVENTARIO

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de
otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una
necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina
y que estas se preparen para producir una sola parte.
Funciones:

 Eliminación de irregularidades en la oferta

 Compra o producción en lotes o tandas
 Permitir a la organización manejar materiales perecederos
 Almacenamiento de mano de obra

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"RECEPCIÓN DE MATERIALES"

Es un proceso mediante el cual se recibe productos terminados procedentes de fábricas

y almacenes, estos se recepción en forma apilada en el camión de transporte para que
luego los estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de
acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacén
verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los
productos, para que el jefe de almacén verifique la disponibilidad de espacio en
módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas
demarcadas para cada línea de producto, finalizando en los productos procedentes de
planta y almacenes, que van a ser estibados con separadores de cartón entre "cama" y
"cama". Y algunos cubiertos con mantas térmicas. La manipulación de los productos.

"FUNCIONES DE LA RECEPCIÓN DE MATERIALES

1. Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de

compra y el remito.
2. Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones
a los vendedores.
3. Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.
4. Entregar la mercadería a los almacenes.

"NORMAS PARA LA RECEPCIÓN MATERIALES"

Debe ajustarse a:

1) Recibir de una manera ordenada

2) Planificar la Recepción con arreglo a la economía(Tiempo y Movimiento)
3) Delegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas.
4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6) Sistemas de seguridad y protección procedentes.
7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir.
8) Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo
acompañan.

"PASOS Y MEDIDAS"
Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la orden de
compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar:
unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en Venezuela, el sistema legal para
medir o pesar es el sistema métrico decimal, cuya base es el metro.

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"DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIÓN DE MATERIALES"

a) Orden de Compra: Abarca de manera concreta: Membretes, Nombres y Domicilio,

Teléfono de la firma, Computadora para su identificación.

b) Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes que utilizara el
proveedor para hacer el embarque y la facturación de los materiales y que permita
registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho
número en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el
pedido, para fines de comparación. El departamento de Almacén tendrá una copia de
la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a
cuenta de ella. En consecuencia el número debe estar ya impreso, nunca puesto a
mano.

FECHAS DE EMISIÓN Y DE ENTREGA

Estas fechas permiten planificar la recepción, y uso de materiales.

NOMBRE Y DOMICILIO DEL PROVEEDOR

Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago,
reclamaciones, etc.

MOTIVACIÓN Y CONDICIONES DE PAGO

En las instrucciones sobre la facturación se debe establecer el número de copias
necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de
compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compañías en la nota de
pedido usan cláusulas indicando que no se admitirán letras, a menos que exista un
acuerdo concreto en ese sentido.

LUGAR DE LA ENTREGA
Cuando la recepción de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de la
empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incómodas.

TRANSPORTE
Debe indicar la vía que se utilizará; por camión, ferrocarril, vapor, avión, etc.

DESCRIPCICÓN DE LO QUE SE COMPRA

La descripción de los diferentes artículos pedidos debe de ser especificada. Si se trata
de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designación o descripción clara de cada
uno de ellos con medidas, tamaños o a las características que corresponden. Si se
trata de impresos: cantidad, especificación suscrita de la forma o trabajo encargado,
etc.

VERIFICAR LA FACTURA DE PROVEEDOR

Precios, condiciones, descuentos, etc., cuando se recibe el pedido

COMPROBACION DE FACTURAS
Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad, esta
comprobación debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y el
resultado del conteo físico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los
excesos a los defectos en los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago de

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los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos:

Calidad
Si la calidad no esta de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido,
en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.

Precios
El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los precios que
deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada de recibir los
materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el departamento de
compras a través de su orden.

Condiciones
Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa a los
departamentos de compras y contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia,
debe revisar el asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y
daños sufridos, para determinar la reclamación correspondiente.

Guías de Remisión o Envíos

En oportunidades, los materiales vienen acompañados de simples de remisión o guías
de despacho.

ÁREA DE RECEPCIÓN

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora,
requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.
Condiciones que impiden el flujo rápido:

1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.

2) Medios de manejo de materiales deficientes.

3) Demoras en la inspección y documentación de entrada

El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que
la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.
El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de
mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más

corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez
con que éstas se pasan del vehículo del proveedor al almacén. Todo estancamiento
innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las funciones del área de
recepción pueden ser los siguientes (dados aquí como un ejemplo):

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1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:
a) Patios de maniobra de los vehículos;
b) Andenes;
c) Zona de maniobras de estiba;
d) Zona de inspección;
e) Zona de la oficina de control, y
f) Zona de medición (báscula)

2) Otros costos incluyen:

a) El mantenimiento de) área y de su equipo y maquinaria,
b) Los intereses sobre la inversión en el inmueble y en el equipo.

3) Los gastos indirectos de:

a) Personal;
b) Registros, y
c) Protección de los materiales.

Organización del almacén.

Normalmente una planta manufacturera o una empresa
comercializadora debe tener las siguientes áreas en el almacén como base de
su planeación:

• Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de

recepción.

• Almacenamiento, reserva o stock: zonas de destino de los

productos almacenados. De adaptación absoluta a las mercancías
albergadas, incluye zonas específicas de stock para mercancías especiales,
devoluciones, etc.

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 • Preparación de pedidos o picking: zona donde son ubicados las
mercancías tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas
para expedición

• Salida, verificación o consolidación: desde donde se produce la

expedición y la inspección final de las mercancías

• Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y máquinas.

Diseñados también para permitir la total maniobrabilidad de las máquinas.

• Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo

auxiliares a las operaciones propias de almacén.

Por ello, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

A) Mantenimiento autónomo.

Los operarios de una fábrica o almacén realizan para cuidar correctamente

su área de trabajo, maquinaria, calidad de lo que fabrican, seguridad y
comparter el conocimiento que obtienen del trabajo cotidiano..

Es necesario que adquieran una cultura de orden y aseo, lo cual es parte

primordial para el cumplimiento de los objetivos esperados.

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 B) Mantenimiento profesional.

Tiene que ver con la ergonomía laboral, el como sentirse con la empresa. Un
profesional debe manejarse con ética laboral al saber hacer las cosas.

C) Mantenimiento de la calidad.

El mantenimiento de la calidad se realiza en tiempo real conforme a checklist

estructurados. Tales listados incluyen verificar características del proceso, del
producto elaborado o semielaborado, o del equipo para asegurar que se cumplen
los criterios especificados.

DESPACHO DE MERCANCÍAS
Este proceso es llevado por el jefe de bodega que es el encargado de llevar las existentes
de la mercancía que entra y sale del almacén El control de inventarios El recibo de la
mercancía: Es el jefe de recibos se pone de acuerdo con el proveedor para asignar el día
la hora y la fecha de entrega de los productos el jefe de recibos es el encargado de
organizar la logística organizando a los recibos es el encargado de organizar la logística
organizando a los recibidores para cada tipo de productos Las revisiones de la mercancía
El recibidor tiene como función revisar y verificar la mercancía con el orden de compra
donde estiba se embala en el se clasifica se almacena Programación de despacho Las
solicitudes de los productos es el jefe de ventas elabora una solicitud de los productos
salientes. El orden de venta esta orden se monta en el sistema de la compañía por el jefe
de despacho que tiene en cuenta los siguientes factores grupos de despacho, fecha,
dirección
PREPARACIÓN Y DESPACHO DEL PEDIDO

 Recibo del pedido.

 Verificación del cupo de crédito y demás condiciones comerciales. El proveedor

debe garantizar que el cliente tiene la certificación para expender los medicamentos de
uso controlado.

 Reserva de la mercancía.

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 En el caso de los medicamentos de uso controlado es importante que la orden de
compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar
el control de los entes reguladores.

 Generación de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de

asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logísticos, el
proveedor debe enviar las instrucciones de Despacho .

 Preparación del pedido por parte del proveedor u operador logístico utilizando los
mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de
lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de cantidades iguales a las
físicamente entregadas.

 En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de mercancía, la

lista de empaque estará contenida en el Aviso de Despacho.

 Generación y envío del Aviso de Despacho hacia al cliente . Si no tiene la

capacidad de generar un aviso de despacho vía el proveedor al pedir la cita debe
especificar la cantidad y tipo de camiones que serán despachados para entregar la
mercancía solicitada por el cliente.

 En los despacho de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de

despacho (rótulo) el número de localización del punto de entrega simbolizado en código
de barras. También aplica para las entregas en Cross Docking Predistribuido.

 Facturación registrando el número del sello de seguridad que lleve el vehículo al

igual que el número de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad
de un carrusel de sellos para entregas parciales en varios almacenes.

 Nota: Estos datos deben incluuirse en el aviso de despacho cuando se aplica.

 Asegurar la calidad en la entrega, tanto de procesos como de productos en los

cuales los industriales deben hacer uso de normas pertinentes.

 Cargue del vehículo y colocación del sellos de seguridad o su equivalente.

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Mantenimiento de los registros
Muchos educadores están acostumbrados a llevar registros de los alumnos. También
pueden mantener planes para las lecciones, portafolios para el aprendizaje, grupos de
materiales y ocasionalmente, perfiles para la evaluación del personal. Los registros que se
requieren para los programas educativos a favor de las elecciones y la democracia deben
permitirle a los planeadores ahorrar tiempo y esfuerzo al construir un nuevo programa, al
igual que al ayudar a los planeadores a entender el contexto dentro del cual operó el
programa anterior, con el fin de facilitar los ajustes y las adaptaciones necesarias.

La organización o el personal responsable

Cuando existe una autoridad electoral o una institución oficial responsable de la

educación cívica y de mantener los registros, el o los responsables saltan a la vista. En
embargo, en muchos de los casos, no resulta tan obvio. Muchos de estos programas
involucran un amplio rango de organizaciones locales e internacionales, las cuales pueden
insistir en llevar sus propios registros. Éstas pueden no tener un protocolo para compartir
sus registros, lo cual hace que cualquier registro que consista de recursos compartidos no
sirva para nada. En los lugares en que se ha mantenido un registro universal, gracias a que
ha sido mantenido por la organización para una tarea específica (i.e. el que instrumenta el
proyecto o el evaluador) éste desaparece dentro de una organización que no reconozca su
existencia o importancia.

Métodos para archivar la información

Sin importar el método que se elija, el propósito principal de archivar la información es

que pueda ser encontrada nuevamente. Se puede archivar distintos tipos de información
de diferentes formas, pero antes de establecer el sistema se debe considerar las
necesidades de los futuros usuarios.

 Tarjetas índices. Las tarjetas índices, son organizadas en orden alfabético dentro
de un conjunto de cajones o ( si son lo suficientemente pequeñas) dentro de un
marco como los Rolodex, los cuales son especialmente buenos para archivar
detalles personales. Éstas son utilizadas por muchos profesionales que mantienen
información de sus clientes, debido a que son fáciles de llenar, no ocupan mucho
espacio y pueden ser encontradas y revisadas con facilidad. De otro lado, éstas no
pueden incluir mucha información y no son útiles para guardar documentos. Por

13
 lo general son utilizadas junto con otros sistemas de archivo como una forma de
mantener un índice o un registro acumulativo de un sistema más amplio.

 Sistemas de archivo. Se debe desarrollar un sistema de fácil acceso para archivar

los documentos. El encargado de desarrollarlo debe entender que su principal
propósito es facilitar la búsqueda de documentos. Con suerte, dicho
entendimiento puede conducir a la creación de un sistema que permita el archivo
de los documentos en orden de importancia y profundidad. Siempre debe haber
una proporción entre el archivo de los documentos y la cantidad de espacio
disponible para esto. Quizá sea necesaria una limpieza y eliminación de algunos
documentos, al igual que la creación de algunos protocolos para la administración
del archivo. Los sistemas de archivo pueden existir desde un conjunto de cajas
para llenar los cajones, hasta microfichas y computadores. Se debe tener mucho
cuidado en que el sistema elegido no desgaste los materiales con el transcurso
del tiempo. También es muy importante mantener copias de toda la información
para que no se pierda nada de lo que se necesita.

 Agendas de direcciones. Muchos documentos y recursos pueden resultar

dispersos después del programa. Por ello, es muy útil mantener una pequeña
libreta en orden alfabético que contenga la ubicación de todas las cosas para
facilitar cualquier búsqueda. Dicha libreta enumerará las cosas de la siguiente
forma: los hoteles se encontrarán bajo el título de hospedaje, los proveedores
telefónicos, las agencias telefónicas, etc., se encontrarán bajo el título de
comunicaciones. El objetivo de dicha libreta es mantener toda la información que
le permita al programa encontrar los proveedores, recursos, consultores
empleados anteriormente con la experiencia en elecciones requerida, en un
mismo sitio.

 Archivadores y bibliotecas. Parte de la información tendrá que ser mantenida

dentro de un ambiente parecido a una biblioteca. En los lugares donde hay una
biblioteca con ubicación central, ésta debe ser utilizada. Sin embargo, sin
importar si ésta existe o si los recursos están dispersos, un sistema de índice y de
catálogo debe permitir la ubicación de los documentos. Los sistemas con base en
bibliotecas son especialmente útiles para guardar reportes y publicaciones. Éstas
pueden ser extremadamente versátiles. El centro de recursos IFES puede
preservar y poner a disposición los materiales de video, la parafernalia de las

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 elecciones, los estudios de caso y los materiales de trabajo dentro de una serie de
cajones, facilitando así su archivo.

 Computadoras. Antes de computarizar cualquier sistema, debe haber una

estrategia que permita el archivo, los índices y la búsqueda. Los sistemas
computarizados, en su forma más simple pueden reemplazar los sistemas de
tarjetas de índice. Si los materiales pueden ser copiados con un escáner, los
registros computarizados pueden incluir dibujos, imágenes con sonido, e incluso
películas y videos. Un contacto personal puede ser encontrado a través de una
foto, de un discurso grabado o de su hoja de vida. Al igual que los otros sistemas,
los computadores son tan buenos como lo es la información archivada.

Todos los sistemas requieren unos parámetros claros:

 Quien es el responsable de registrar y de recolectar los materiales

 Qué formato se va a utilizar para mantener los registros

 Qué se va a guardar

 Dónde se van a guardar los registros

 Quién tendrá acceso a ellos

 Quién va a mantener los registros

15
 5.2 Localización y distribución de almacenes.

La localización de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geográfico

para realizar las operaciones de una empresa. Seis grupos de factores dominan
las decisiones de localización en el caso de nuevas plantas manufactureras:

 Clima laboral favorable.

 Proximidad a los mercados, calidad de vida.

 Proximidad a proveedores y recursos.

 Proximidad a las instalaciones de la empresa matriz.

 Costos aceptables de servicios públicos, impuestos y bienes raíces.

CONSIDERACIONES DE ALMACENES

Las consideraciones siguientes, de aplicación general, son más importantes en un almacén que
en cualquier otro lugar:

1. La carga del piso debe ser adecuada para las condiciones más adversas.

2. Los almacenes requieren ser seguros, no permitir la entrada de otro personal que no sea el
del almacén.

3. La impermeabilización debe ser particularmente buena en un almacén, la gotera puede

estar en una zona oculta que puede causar daño considerable antes de que sea descubierta.

4. Equipo especial, ganchos, elevadores, sierras y guillotinas motorizadas pueden estar

compartidos con otros departamentos.

5. La estantería en los almacenes evitará el movimiento normal de aire con lo que la

distribución de la temperatura se puede afectar seriamente.

6. Los pasillos tienen que ser lo suficientemente anchos como para permitir la circulación.

16
7. Los artículos de uso frecuente tienen que estar lo más cerca de las ventanillas de
distribución.

8. Los artículos pesados o voluminosos hay que almacenarlos tan bajo como sea posible.

9. Los anaqueles y compartimientos no deberán ser tan profundos teniendo así un

acceso fácil a la parte posterior.

10. Hay que proporcionar un área de recepción donde los artículos se puedan separar y
desempacar antes que distribuir.

11. Las cintas de medir, que se empleen siempre que sea posible, se protegerán de las
corrientes de aire.

12. Es esencial un sistema de localización que haga posible conocer la posición de cualquier
artículo que cambie frecuentemente de lugar. Un sistema sencillo es dar una letra de
referencia a cada línea de compartimientos y numerar éstos en forma consecutiva a partir de
uno de los extremos.

13. El almacenamiento es esencialmente un problema volumétrico, esto es, depende tanto de la

altura como del área del piso. La altura útil puede incrementarse empleando algunos de los
modernos montacargas con el elevador vertical junto con cestas especiales.

PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES

 Artículos con mayor movimiento deben estar en un lugar de fácil acceso.

 Los artículos pesados deben estar ubicados de tal manera que minimicen el trabajo de
manipulación en el almacén.

 Los espacios en alto deben usarse para artículos ligeros y protegidos.

 Materiales peligrosos deben ubicarse en un anexo o externos al almacén general.

ETAPAS DE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DEL ALMACÉN

17
1. Determinar la ubicación de las existencias y establecer el sistema de almacenamiento.

2. Establecer el sistema de manejo de materiales

3. Mantener un sistema de control de inventarios

4. Establecer procedimientos para tramitar pedidos.

5. Seleccionar el medio de transporte.

5.3 Selección de mobiliario y equipo de almacén

Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de
los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo
adecuado.

Función de Recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de

un transportador común, es la misma.

PROCESO DE SELECCIÓN

· Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en

buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el número de paquetes
requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar
recibo de conformidad por él envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es
aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo
resultante sobre envíos ocultos.

· De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también

debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de
almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad
inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

os bienes muebles se
clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones físicas
y situación legal.

• Por su Naturaleza:

18
a. Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios
para el desarrollo de las actividades que se realizan, tienen una vida útil prolongada y que
puedan inventariarse y resguardarse individualmente.

b. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el desarrollo de las
actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial, total o que tienen un periodo de
vida corto y que además no pueden ser inventariados en forma individual.

• Por su aprovechamiento:

-Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades y
que no requieren de algún dispositivo para su operación.

-Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las actividades y
que requieren de dispositivos para su operación.

• Por su Origen:

1) Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que
fueron incorporados a través de su adquisición con recursos federales o con recursos de
proyectos externos.

2) Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero y que a través de un contrato o

convenio. Transitoriamente están a disposición.

3) Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores públicos de la

empresa para su uso personal y que la empresa no adquiere ninguna responsabilidad sobre
ellos.

• Por sus Condiciones Físicas:

a) Bien útil: Mobiliario y equipo que todavía permite su uso y operación con seguridad.

b) Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas mínimas
de seguridad para su operación.

c) Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su

rehabilitación es mayor o casi igual que su valor de reposición o su mantenimiento es muy
alto.

d) Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones físicas

prácticamente deplorables y que no es posible su rehabilitación.

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• Por su situación legal:

1. Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicación por
extravío, y cuya causa puede ser imputable a él.

2. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin violencia.

3. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufrió un deterioro a causa de un accidente y

que puede ser reclamada su indemnización a la compañía de seguros.

5.4 Sistemas informáticos de administración de almacenes.

La función de un sistema de administración de almacenes es apoyar los procesos de

almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es encontrar la solución óptima a la
configuración del almacén y agilizar el proceso de la gestión de inventarios.

Sus ventajas son minimizar las pérdidas de inventario, le reducir los costos operativos,
incrementar la capacidad del almacén y la exactitud del inventario, un control de operación en
tiempo real, e incrementar el nivel del servicio al cliente. Debe señalarse que los sistemas
pueden ser independientes o hacer parte de un sistema de planificación de recursos
empresariales y puede incluir una tecnología compleja como la identificación por radiofrecuencia
y reconocimiento de voz. Sin embargo, el principio básico del sistema de almacenamiento sigue
siendo la misma, que es proporcionar información para permitir un control eficaz de los
elementos ubicados en el almacén.

TIPOS DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

· Gestión Integrada de Inventarios: El objetivo es tener la mercadería adecuada en el sitio

apropiado en el momento necesario. Mediante unidades de almacenamiento de inventario (SKU)
se registran los artículos a su llegada a la tienda y en el momento de su venta. Con una simple
lectura del código de barras en el punto de compra, el número de SKU, el nombre del producto,
el precio de venta y el costo se registran en las bases de datos de la empresa.

· Optimización Dinámica de Inventarios (ODI): Es una técnica altamente eficaz en el manejo

de las existencias. Que permite administrar y controlar stocks de productos terminados que se
adquieren para ser usados o vendidos, y que tienen la característica de tener una demanda futura
incierta.

20
· Warehouse Management System (WMS): Este sistema permite conducir en forma
organizada todos los movimientos de mercaderías de uno o varios almacenes, incluyendo
almacenes de terceros, lo que garantiza la optimización de las técnicas de almacenaje y de los
recursos tecnológicos y humanos involucrados en el proceso. Para ello, el software debe estar
integrado a herramientas tales como lectoras láser de código de barra, terminales de transmisión
de datos por radio frecuencia y contar con integración de accesos vía Internet.

· Sistemas de Planeamiento y Programación avanzados (APS): Son herramientas

informáticas que consisten en la utilización de técnicas de optimización para obtener una
“solución inteligente” en la administración de cadena de abastecimiento. Para esto, los
programas utilizan técnicas tales como la programación lineal, la clasificación ABC de
inventarios, modelos heurísticos y el enfoque de la teoría de las restricciones, entre otros.

Conclusión
El almacenaje no queda exento de esta homogeneización, no sólo provocado por la
estandarización de las bases utilizadas, sino por la falta de implantación de sistemas
alternativos de almacenaje de comprobada eficacia, debido principalmente a la falta de
conciencia de la aplicación de técnicas de mejora de los sistemas, que son presentes en
otras partes de la actividad empresarial (caso de producción), así como la disponibilidad
de mayores recursos de inversión. En el ámbito de la gestión informatizada de los flujos de
información generados en la operativa de los almacenes, comentar el elevado espectro de
paquetes informáticos implantados. Poniendo de manifiesto la total utilización de
recursos informáticos para la gestión de la información por las empresas, quedando
erradicada por completo la gestión sin la presencia o utilización de recursos informáticos,
facilitando así la posibilidad del control, tratamiento, análisis y almacenaje de datos. Por
otro lado, se observa un despunte sobre la generalidad de programas, la presencia de
programas o sistemas integrados tales como el SAP y el AS/400, sistemas ambos que
facilitan y mejoran la gestión integral de los sistemas de las empresas, unificando la
gestión de los almacenes a la operativa global de la empresa.

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