2/26/2014

TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƢƠNG 05
CẤU TRÚC
CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN

GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Mục tiêu và nội dung

• Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ
sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database)
• Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình
liên kết thực thể (REA model)
• Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính
• Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán

• Giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán

• Mô hình liên kết thực thể
• Xử lý dữ liệu kế toán trong môi trƣờng máy
• Ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán
2

1
 2/26/2014

TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU
KẾ TOÁN (CSDL)

Toå chöùc döõ lieäu trong CSDL

 Cô sôû döõ lieäu: Taát caû caùc döõ lieäu (DL) ñöôïc löu tröõ
vaø ñöôïc söõ duïng bôûi doanh nghieäp taïo thaønh
CSDL cuûa doanh nghieäp.
 Tay:

 Maùy:

 Toå chöùc DL logic

Vuøng Maåu Taäp CSDL
Kyù töï
DL tin tin

2
 2/26/2014

Ví duï toå chöùc logic taäp tin döõ lieäu

Taäp tin khaùch haøng
Vuøng döõ lieäu

Maõ KH Teân KH
Ñòa chæ giôùi haïn Soá
baùn chòu dö
301 ABC Co. Box 5 1,000 400
555 XYZ Co. Box 9 6,000 2,000

Giaù trò döõ

2 maåu tin lieäu
5

So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy

• Tình huoáng: Ngaøy 2/1/20X1, coâng ty kyù hôïp ñoàng soá 01 baùn
chòu cho khaùch haøng A 300 kg haøng hoùa CC, vôùi soá tieàn 10
trieäu ñoàng. Ngaøy 4/1/20X1, coâng ty thöïc hieän hôïp ñoàng vaø ñaõ
phaùt haønh hoùa ñôn soá 35 göûi ñeán khaùch haøng A.
• Tay
Baùn haøng Keá toaùn
H.Ñoàng H oaù ñôn
Phaûi thu khaùch haøng

Ghi cheùp Ghi cheùp KH Tieàn Thöïc hieän

Ghi cheùp A 10.000.000 HÑ 35

Theo doõi hôïp ñoàng Ghi cheùp Soå nhaät kyù baùn haøng

Thöïc
HÑ KH Tieàn hieän
01 A 10.000.000 HÑ 35
Ghi cheùp
Soå caùi TK 131

3
 2/26/2014

So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy

Baùn haøng
Maùy H.Ñoàng

Nhaäp lieäu
KHAÙCH HAØNG
KH Dö
HÔÏP ÑOÀNG
A
HÑ KH MH TIEÀN

01 A CC

HAØNG HOÙA
BAÙN HAØNG
MH SL
HÑ H.ÑÔN KH MH SL
01 35 A CC

SOÅ CAÙI
TK SOÁ DÖ
131 Nhaäp lieäu
Keá toaùn
H oaù ñôn
7

So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy

• Tay • Maùy

 Ghi cheùp döõ lieäu nhieàu  Ghi cheùp moät laàn

laàn

 Löu tröõ truøng laép, Coù theå  Löu tröõ khoâng truøng laép,
daãn tôùi maâu thuaãn döõ lieäu khoâng daãn tôùi maâu thuaãn
döõ lieäu
 Khoâng chia seû döõ lieäu  Chia seû döõ lieäu

Khaùc nhau cô baûn laø do phöông phaùp toå chöùc caùc taäp
tin trong cô sôû döõ lieäu và cách ghi trên các sổ giấy.

4
 2/26/2014

Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu

Chöông
trình öùng
duïng 1
Cô sôû döõ Heä quaûn
trò CSDL Chöông Ngöôøi
lieäu trình öùng söû
(Data (DBMS)
duïng 2 duïng
base)
…
Chöông
trình öùng
duïng n

CSDL Kế Toán

Hệ quản trị CSDL

10

5
 2/26/2014

Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu

 Heä quaûn trò CSDL: laø moät phaàn meàm quaûn lyù DL
với caùc chöùc naêng:

 Toå chöùc döõ lieäu: Ñònh nghóa DL; Taïo caáu truùc DL

 Quaûn trò döõ lieäu:

Thay ñoåi döõ lieäu (caäp nhaät, theâm, boû maãu tin; thay
ñoåi caáu truùc DL)
Truy vaán döõ lieäu, taïo thoâng tin, baùo caùo theo yeâu
caàu ngöôøi söû duïng

11

Giao diện kế toán

Giao diện kế toán (Accounting Interface) - hoạt động
đƣợc bởi sự hỗ trợ của ba thành phần tƣơng tác với cơ sở
dữ liệu bên trong:
- Form/Mẫu nhập liệu (Forms): nhập dữ liệu kế toán.

- Câu lệnh truy vấn (Queries): tìm kiếm và truy xuất dữ

liệu kế toán từ CSDL.
- Định dạng báo cáo (Reports): trình bày thông tin đƣợc
kết xuất (kết quả) từ câu lệnh truy vấn.

12

6
 2/26/2014

Giao diện kế toán

13

Form/Mẫu nhập liệu

14

7
 2/26/2014

Bài tập thảo luận 1

Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các form/mẫu nhập liệu
trên các phân hệ:
1. Phân hệ Mua hàng
2. Phân hệ Kho
3. Phân hệ Bán Hàng
4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi
5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp

15

Định dạng báo cáo

Các nhóm báo cáo cơ bản trên hệ thống kế toán máy phục
vụ cho:
- Đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong tổ chức
- Đối tƣợng sử dụng thông tin bên ngoài tổ chức
- Đối tƣợng cơ quan pháp quyền của Nhà nƣớc

16

8
 2/26/2014

Định dạng báo cáo

17

Định dạng báo cáo

18

9
 2/26/2014

Định dạng báo cáo

19

Bài tập thảo luận 2

Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các định dạng báo cáo
trên phân hệ:
1. Phân hệ Mua hàng
2. Phân hệ Kho
3. Phân hệ Bán Hàng
4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi
5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp
6. Phân hệ Thuế
20

10
 2/26/2014

Câu lệnh truy vấn

21

Bài tập thảo luận 3

Hệ quản trị CSDL xử lý câu lệnh truy vấn này nhƣ thế nào?

1. Các Bảng (Tables) nào đƣợc tiếp cận?

2. Các Trƣờng (Fields) nào truy xuất dữ liệu?

3. Tiêu chí tìm kiếm dữ liệu trong trƣờng hợp này là gì?

SELECT Customer No, Company Name, Sales Order No, Date

FROM Customer, Sales Order

WHERE Customer No = “3099”;

22

11
 2/26/2014

MÔ HÌNH LIÊN KẾT

THỰC THỂ

MÔ HÌNH REA

23

MInh hoïïa. caùch toå chöùc döõ lieäu theo caáu

truùc quan heä - moâ hình lieân keát thöïc theå
Nguoàn löïc Söï kieän Ñoái töôïng tham gia

Ngöôøi baùn
Haøng toàn kho Baùn haøng

Khaùch haøng

Tieàn Thu tieàn

Thuû quyõ

Moâ hình bao goàm 02 noäi dung:

Thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL
Moái quan heä giöõa caùc thöïc theå (taäp thöïc theå) trong
CSDL veà maët logic
24

12

Moâ hình lieân keát thöïc theå
 Thöïc theå laø moät ñoái
töôïng, moät söï kieän cuï theå
caàn ghi nhaän DL trong heä
thoáng. Coù theå coù 03 loaïi:
 Nguoàn löïc (Resources)Laø
taøi saûn coù giaù trò kinh teá vôùi
DN, thuoäc sôû höõu DN vaø
ñöôïc DN söû duïng.
 Söï kieän (Events). Laø nhöõng
hoaït ñoäng maø DN muoán
thu thaäp thoâng tin cho vieäc
laäp keá hoaïch vaø kieåm soaùt
 Ñoái töôïng tham gia vaøo söï
kieän (Agents)
Ví duï toå chöùc döõ lieäu kieåu quan heä
2/26/2014
 Caùc loaïi thuoäc tính cuûa thöïc
theå
 Thuoäc tính nhaän bieát
 Ñeå phaân bieät: phaûi laø duy
nhaát
 Coøn goïi laø khoaù chính
 Thuoäc tính moâ taû. Caùc
moâ taû veà thöïc theå
 Thuoäc tính lieân keát
 Theå hieän moái lieân keát
giöõa caùc thöïc theå
 Coøn goïi laø khoaù lieân keát
(khoaù ngoaïi)
25
26
13
 2/26/2014

Lieân keát giöõa caùc thöïc theå

• KHAÙCH HAØNG ( Maõ KH, teân, phaûi thu)

• ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ KH, ng ÑH, ng GH)

• CHI TIEÁT ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ haøng, ÑG

baùn, soá löôïng)

• HAØNG HOÙA (Maõ haøng, teân, ÑV tính, ÑG, SL

toàn, giaù trò toàn)
27

Các khái niệm lưu trữ dữ liệu *

- CSDL (Database) – một bộ các tệp/tập tin
(table/file)
- Mỗi tệp/tập tin (Table) – một bộ các bản
ghi (record)
- Mỗi bản ghi (Record) – một bộ các trường
dữ liệu (field)
- Mỗi trường dữ liệu (Field) – một bộ các
bytes
- Mỗi Byte – được mô tả bằng một bộ các
bits (0, 1). Một Byte = 8 Bits

28

14
 2/26/2014

quay lại… Câu lệnh truy vấn

29

Bài tập thảo luận 4

• Sinh viên được giao nhiệm vụ thiết kế phân
hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán
lẻ. Hãy nhận biết các bảng (tables) mà bạn
nghĩ là cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan
hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng.
Nhận dạng các trường (fields) quan trọng
của từng bảng dữ liệu, các khóa chính
(primary keys) và khóa ngoại (foreign keys)
để kết nối quan hệ giữa các bảng dữ liệu.

30

15
 2/26/2014

Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống kế toán máy

31

Bài tập thảo luận 5

Thảo luận về thiết kế cơ sở dữ liệu.
Yêu cầu sinh viên:
1. Liệt kê các thành phần của cơ sở dữ liệu: Bảng
(Tables), Trƣờng (Fields); Khóa chính (Primary
Key); Khóa ngoại (Foreign Key)?
2. Nhận xét về các mối liên hệ (Relationships) giữa
các Bảng (Tables) dữ liệu?

Tham khảo tập tin: Accounting Database.mdb

32

16
 2/26/2014

Nhận xét về tổ chức dữ liệu trên file Excel

và CSDL trên ứng dụng?

33

Xử lý dữ liệu
trên môi trƣờng máy tính

34

17
 2/26/2014

Thu thaäp döõ lieäu

 Phöông phaùp thu thaäp döõ lieäu:
 Baèng ghi nhôù, truyeàn mieäng tröïc tieáp
 Chöùng töø
 Nguoàn döõ lieäu töï ñoäng: Thieát bò POS
 Noäi dung thu thaäp thöôøng caùc noäi dung cô baûn
 Noäi dung cô baûn hoaït ñoäng
 Nguoàn löïc bò aûnh höôûng
 Ngöôøi tham gia trong hoaït ñoäng

 Caùc noäi dung chi tieát tuøy thuoäc vaøo yeâu caàu cuï theå löu
tröõ phuïc vuï laäp baùo caùo cho ngöôøi söû duïng
 Döõ lieäu thu thaäp ñöôïc chuyeån vaøo löu tröõ ñeå xöû lyù
35

Xöû lyù döõ lieäu

 Coù caùc kieåu xöû lyù cô baûn:  Coù caùc phöông
phaùp xöû lyù
 Caäp nhaät döõ lieäu (updating): caäp
nhaät giaù trò môùi vaøo taäp tin chính
 Xöû lyù theo loâ
 Thay ñoåi döõ lieäu (changing): thay
ñoåi giaù trò nhöõng thuoäc tính moâ taû.  Xöû lyù theo thôøi
Ví duï: thay ñoåi ñiaï chæ khaùch haøng; gian thöïc
giôùi haïn baùn chòu …
 Theâm môùi döõ lieäu (adding): theâm
moät maåu tin môùi. Ví duï khai baùo
theâm moät khaùch haøng
 Boû döõ lieäu (deleting): ví duï boû moät
maãu tin veà khaùch haøng do hoï
khoâng coøn giao dòch vôùi doanh
nghieäp 36

18
 2/26/2014

Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu treân

moâi tröôøng maùy
Coù 02 phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu:

 Xöû lyù theo loâ:

 Batch Processing
 On-line Batch Processing

 Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc : On-line

/ Real-time Processing

37

Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu

Xöû lyù theo loâ -Batch Processing
•TT
chính

Taäp hôïp 8
= 5 /
Löu DL •Xöû lyù taát
caùc caû caùc loâ
Nhaäp loâ trong •In baùo
chöùng töø •Caäp nhaät
chöùng töø taäp tin caùo
thaønh loâ taäp tin
Saép xeáp taïm
taäp tin chính

38

19
 2/26/2014

Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu

Xöû lyù theo loâ On-line Batch Processing
•TT
chính

8
= 5 /
Xöû lyù
Löu DL • In baùo
Nhaäp taäp tin
trong caùo
nghieäp vuï taïm
taäp tin Caäp nhaät
ngay khi taïm
xaåy ra taäp tin
chính 39

Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu

Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc
On- line Real time Processing
•TT
chính

8
5
Xöû lyù döõ lieäu
/
•In baùo
Nhaäp nghieäp vuï ngay khi xaåy ra caùo
ngay khi xaåy ra Caäp nhaät taäp tin
chính

40

20
 2/26/2014

ẢNH HƢỞNG CỦA CNTT

ĐẾN CSDL KẾ TOÁN

41

AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn

1. Döõ lieäu löu tröõ
Tay
 DL taøi chính
 Phaân taùn, khoâng chia xeû
 Theo töøng ñoái töôïng KT
ñaày ñuû soá PS, soá dö
 Maâu thuaãn DL, khoù thay
ñoåi phaùt trieån H/T
Maùy
 DL taøi chính & phi taøi
chính
 Taäp trung deã daøng chia
xeû chia xeû DL
 Löu tröõ rieâng bieät soá dö
theo ñoái töôïng KT vaø soá
PS theo nghieäp vuï
 Khoâng maâu thuaãn DL
42

21
 2/26/2014

AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn

2. Thoâng tin cung caáp
Tay Maùy
 Thoâng tin taøi chính  Thoâng tin taøi chính &
phi taøi chính (hoaït
ñoäng)
 Chaäm, coù theå maâu thuaãn  Nhanh choùng, Khoâng bò
thoâng tin maâu thuaãn DL

 Baùo caùo do ngöôøi löu tröõ, 
xöû lyù DL laäp theo maãu
ñònh saün
Baùo caùo coù theå do chính
ngöôøi söû duïng laäp neáu
ñöôïc pheùp truy caäp DL
khoâng caàn theo maãu
ñònh saün 43

AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn

3. Thao taùc
Tay Maùy
 Chæ caàn löu tröõ ban
 Caàn söû duïng nhaät kyù
ñaàu DL nghieäp vuï,
chung vaø nhaät kyù
(Khoâng caàn söû duïng
ñaëc bieät
nhaät kyù ñaëc bieät )
 Coù theå khai baùo ñoái  Caàn khai baùo ñoái
töôïng ngay khi ghi töôïng tröôùc khi nhaäp
cheùp, löu tröõ DL phaùt lieäu, löu tröõ DL phaùt
sinh môùi cho ñoái töôïng sinh cho ñoái töôïng

44

22
 2/26/2014

AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn

4. Kieåm soaùt döõ lieäu keá toaùn
Tay
 Kieåm soaùt hoaït ñoäng
kinh doanh
 Kieåm soaùt hoaït ñoäng heä
thoáng keá toaùn
 Nguoàn soá lieäu
 Ghi keùp
 Kieåm keâ
 Baûng caân ñoái taøi
khoaûn, baûng keâ chi
tieát
Maùy
 Kieåm soaùt hoïat ñoäng
kinh doanh
 Kieåm soaùt hoïat ñoäng
heä thoáng keá toaùn
 KS Chung: thieát laäp, truy
caäp, löu tröõ…
 KS öùng duïng
 Kieåm soaùt ñöôïc laäp
trình töï ñoäng
45

AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn

5. Nguyeân taéc ghi cheùp keá toaùn

Một vài trƣờng hợp…
- Cách xử lý TK không theo kế toán thủ công … Hệ
thống sử dụng TK “trung gian” để kiểm soát nghiệp vụ;
ví dụ: mua hàng – nhập hàng và nhận hóa đơn riêng
biệt.
- Cách thức ghi nhận hạch toán, đôi khi không giữ khái
niệm “tập hợp”; ví dụ: trong kế toán chi phí sản xuất,
hệ thống chỉ “tổng hợp” nguồn lực vào TK “C/P
SXKDDD”
-… 46

23
 2/26/2014

Bài tập thảo luận 6

• Xây dựng mô hình liên kết thực thể của
doanh nghiệp Costic – doanh nghiệp
thương mại, buôn bán các loại hàng hóa
mỹ phẩm

BTCSDL_Costic.pdf

47

Sau khi học xong chƣơng này,

bạn có thể:
• Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ
sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database)

• Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình

liên kết thực thể (REA model)

• Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính

• Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán

48

24