Sustentado por: Elizabeth Severino de león

Matricula: 16-10071

Facilitador: Andy Duran.

Sección:20

Practica: Unidad II

UNIDAD II: Control Interno y Efectivo

UNIDAD II: Control Interno y Efectivo
2.1 Control Interno.
Una responsabilidad fundamental de un administrador de empresas es controlar
las operaciones. Los propietarios fijan las metas, contratan a los gerentes para
que dirijan las acciones y reclutan a empleados para que lleven a cabo los planes
del negocio. El control interno es el plan organizacional y todas las medidas
correlativas diseñadas para:

1. Salvaguardar los activos. Una compañía debe proteger sus activos; de lo

contrario, estaría derrochando sus recursos. Si se deja de cuidar el efectivo, el
más líquido de los activos, éste se agotará rápidamente.

2. Motivar a los empleados para que sigan las políticas de la compañía. En una
organización, todo mundo necesita trabajar hacia las mismas metas. Con el
hermano de Sheena, Andrew, operando una parte de Smart Touch Learning es
importante que la empresa identifique las políticas que ayuden a alcanzar las
metas de la compañía. Estas políticas también son importantes para la empresa,
de tal modo que todos los clientes sean tratados de una forma similar, y de que
los resultados se midan con eficacia.

3. Promover la eficiencia operativa. Las empresas no pueden darse el gusto de

desperdiciar recursos. Sheena y Andrew trabajan duramente buscando ventas
para Smart Touch y no quieren desperdiciar ninguno de los beneficios. Si Smart
Touch puede comprar un DVD de capacitación específico en $3, ¿por qué pagar
$4? Se deben reducir los gastos para aumentar las utilidades de la empresa.

4. Asegurar registros contables exactos y confiables. La existencia de buenos

registros resulta esencial. Sin registros confiables, los administradores no
sabrían qué parte de la empresa es rentable y cuál necesita mejoría. Smart
Touch podría estar perdiendo dinero en cada DVD vendido sin darse cuenta de
ello a menos de que mantenga buenos registros para el costo de sus productos.
2.1.1 Concepto e importancia.

Plan organizacional y todas las medidas correlativas adoptadas por una entidad
para salvaguardar los activos, motivar a los empleados a seguir las políticas de
la compañía, promover la eficiencia operativa, y asegurar registros contables
exactos y confiables.

El concepto de Control puede ser muy general y empleársele como punto central
para el Sistema Administrativo. Por ejemplo, la planeación puede ser imaginada,
como medio para lograr el control del comportamiento individual u
organizacional. En forma similar, la tarea de organización puede ser, constituida
de manera que proporcione un medio para el control de las actividades. La
palabra "Control" tiene varios significados y, más específicamente, varios
sentidos, que son significativos para el análisis, por ejemplo, significa:

• Verificar.

• Regular.

• Comparar con una norma.

• Ejercer autoridad sobre (dirigir y ordenar).

• Limitar o restringir.

Todas son significativas para la teoría y la práctica administrativa. Sin embargo,

daremos algunas definiciones: La palabra "control", es un galicismo que indica
la acción o efecto de controlar. Controlar es un verbo activo que significa:
"Examinar y censurar con autoridad suficiente, formando juicio, aprobando o
corrigiendo lo que no estuviera en forma o modo debido". Otra acepción dice:
"Es la función administrativa que consiste en asegurar, la medición y la
corrección de la eficiencia hacia los objetivos fijados". Otra definición dice: "Es el
conjunto de actividades que se emprenden, para medir y examinar los resultados
obtenidos en el periodo, para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas
que sean necesarias".

El control es, en consecuencia, una función que no se desarrolla en el vacío,

sino que se inserta dentro del proceso de administración, y presenta
características perfectamente diferenciadas, según el nivel de decisión en el que
opere.

Importancia
El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento
en que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

2.1.2 Componentes y procedimientos.

Una empresa puede lograr sus objetivos de control interno mediante la
aplicación de cinco componentes.
● Supervisión de controles
● Sistema de información
● Procedimientos de control
● Ambiente de control
● Evaluación del riesgo

Supervisión de controles

Las compañías contratan auditores para que vigilen sus controles. Los auditores
internos son empleados de la empresa, quienes aseguran que los trabajadores
de la compañía sigan las políticas del negocio y que las operaciones se realicen
con eficacia. Estos auditores internos también determinan si la empresa está
cumpliendo los requisitos legales que regulan los controles internos para
salvaguardar los activos. Los auditores externos son contadores externos
completamente independientes de la compañía. Evalúan los controles para
asegurarse de que los estados financieros se presenten —razonablemente— de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) y
sugieren mejoras para ayudar a la empresa.

Sistema de información

Como hemos visto, el sistema de información es fundamental. Los tomadores de

decisiones necesitan información precisa para dar un seguimiento a los activos,
así como para medir las utilidades y las pérdidas.

Procedimientos de control

Éstos son aquellos procedimientos que se diseñan para asegurarse de que se

logren las metas de la empresa. La siguiente sección expone los procedimientos
de control interno. Ambiente de control

El ambiente de control

Es el “tono en la cima” de la empresa. Empieza con el propietario o con el director

general y con la alta gerencia. Ellos deben comportarse de una forma honesta
para dar el buen ejemplo a los empleados de la compañía. Cada uno de ellos
debe demostrar la importancia de los controles internos, si espera que los
empleados tomen los controles con seriedad. Los ejecutivos anteriores de Enron
y WorldCom dejaron de establecer un buen ambiente de control y como resultado
de ello están en prisión.

Evaluación del riesgo

Una compañía debe identificar sus riesgos. Por ejemplo, Kraft Foods se enfrenta
al riesgo de que sus productos alimenticios dañen a la gente; los aviones de
American Airlines pueden estrellarse; y Sony se enfrenta a los riesgos de una
transgresión a los derechos de autor. Todas las empresas se enfrentan al riesgo
de quiebra. Los negocios que se enfrentan a dificultades se sienten tentados a
falsificar los estados financieros para verse mejor de lo que realmente están.

Procedimientos de control interno

Indistintamente de que la empresa sea Smart Touch Learning, Microsoft, o una
estación de servicio BP, todas las empresas necesitan los siguientes
procedimientos de control interno: Personal competente, confiable y con ética
Los empleados deberían ser competentes, confiables y tener ética. El hecho de
pagar buenos salarios atraerá a empleados de alta calidad. Los empleados
también tienen que capacitarse para hacer bien su trabajo y sus labores deben
ser supervisadas adecuadamente. Asignación de responsabilidades En una
empresa con buenos controles internos, ninguna tarea de importancia se pasa
por alto. Cada empleado tiene ciertas responsabilidades. En Smart Touch,
Sheena Bright es el presidente. Suponga que ella se encarga de girar los
cheques para controlar los pagos de efectivo. Ella permite que Andrew, su
hermano, lleve la contabilidad. En una compañía grande, la persona a cargo de
girar los cheques es el tesorero. El director de contabilidad recibe el nombre de

2.1.3 Tipos de controles internos.

Control interno previo
Es aquel que se realiza antes que una actividad se efectué.
Control interno concomitante
Se hace en el mismo tiempo en que se realiza la actividad.
Control interno posterior
Es aquel que se lleva a cabo justo después que se realiza la actividad. Es
efectuado por auditorías gubernamentales.

Beneficios, limitaciones y costos del control interno.

Por desgracia, es posible evadir la mayoría de los controles internos. La colusión

—dos o más personas que trabajan en forma conjunta— llega a traspasar los
controles internos. Por ejemplo, considere el siguiente escenario de Galaxy
Theater. Ralph y Lana diseñan un esquema donde Ralph, el taquillero, vende
boletos y se apropia del efectivo de 10 clientes. Lana, quien se ocupa de recoger
los boletos, admite 10 clientes sin tomar sus boletos. Ralph y Lana se reparten
el efectivo. La colusión ocurrió para evadir los controles. Para prevenir esta
situación, el administrador debe tomar medidas adicionales, como confrontar el
número de personas en el cine, contra el número de talones de los boletos
recogidos. Sin embargo, ello los distrae de otras tareas. Es difícil y costoso
planear controles para prevenir la colusión.

Cuanto más estricto sea un sistema de control interno, mayor será su costo. Un
sistema complejo de control interno puede estrangular al negocio con trámites y
papeleo. ¿Qué tan estrictos deberían ser los controles? Los controles internos
siempre deben juzgarse a la luz de sus costos frente a sus beneficios. A
continuación se presenta un ejemplo de una buena relación costo/beneficio: Un
guardia de seguridad de una tienda Wal-Mart cuesta aproximadamente $28,000
al año. En promedio, cada guardia evita cerca de $50,000 en robos. Los ahorros
netos para Wal-Mart son de $22,000. Un ejemplo de una mala relación
costo/beneficio sería pagarle $28,000 al año al mismo guardia de seguridad para
proteger un cajón de efectivo con sólo $1,000. El costo neto excede al beneficio
en $27,000.

Efectivo.
Concepto e importancia.
El efectivo constituye un recurso que puede ser utilizado para varios fines
generalmente; está integrado por billetes y monedas, cheques, giros bancarios,
depósitos a la vista y deposito a plazos.

El efectivo se puede definir como aquellas partidas que están compuestas de

las monedas de curso legal o forzoso, los cheques o talones, los giros
bancarios, los giros postales y los depósitos a la vista en los bancos
comerciales.

IMPORTANCIA DEL EFECTIVO

El hecho de que el efectivo constituya el principio y el fin del ciclo de
operaciones en una empresa, le da al mismo su importancia; además de que
representa la disponibilidad inmediata del poder de compra. Aunque el efectivo
normalmente representa una pequeña porción del activo total, ninguna
empresa puede operar de forma óptima sin tener efectivo debido a que éste es
imprescindible para la realización de las operaciones normales de la misma,
básico para su crecimiento.
2.2.2 La cuenta bancaria como instrumento de control interno.
Poner el efectivo en una cuenta bancaria ayuda a controlar el dinero porque los
bancos tienen prácticas establecidas para la salvaguarda del dinero de los
clientes. Los documentos que se usan para controlar una cuenta bancaria
incluyen lo siguiente:

Registro de firmas

● Comprobante (ficha) de depósitos

● Cheque

● Estado de cuenta bancario

● Conciliación bancaria

2.2.3 La conciliación bancaria. .

Hay dos registros para el efectivo de una empresa: 1. La cuenta Efectivo en el
mayor general de la compañía. La cuenta-T de abril para Smart Touch, que se
presentó originalmente en el capítulo 2, se reproduce más abajo. La figura 7-4
muestra que el saldo final del efectivo de Smart Touch Learning es de $21,000.

El estado de cuenta bancario, el cual muestra las entradas de efectivo y los

pagos de efectivo que se realizaron a través del banco. Sin embargo, en la figura
7-3, el banco muestra un saldo final de $14,070 para Smart Touch Learning.

2.2.4 Control interno sobre las entradas de efectivo.

Entradas de efectivo en el mostrador

La figura 7-8 ilustra una entrada de efectivo en el mostrador de una tienda. La
terminal del punto de venta (la caja registradora) proporciona un control sobre
las entradas de efectivo. Considere el caso de una tienda Target. Para cada
transacción, Target emite una nota para asegurarse de que se registre cualquier
venta. El cajón de efectivo se abre cuando el empleado ingresa una transacción,
y la máquina (caja registradora) la registra. Al final del día, un gerente revisa el
efectivo comparando el que hay en el cajón contra el registro de ventas de la
máquina. Este paso ayuda a prevenir el robo por parte del empleado.

2.2.5 Control interno sobre los pagos en efectivo.

Las compañías hacen la mayoría de los pagos usando cheques. También pagan
pequeñas cantidades a partir de un fondo de caja chica, el cual se expone
posteriormente en esta sección.

Empecemos con los pagos en efectivo usando cheques. Controles sobre los
pagos hechos con cheque Como vimos, se necesita una buena separación de
funciones entre las operaciones y la elaboración de cheques para los pagos en
efectivo.

El pago a través de cheque es un importante control interno, por las siguientes

razones:

● El cheque brinda un registro del pago.

● El cheque debe ser firmado por un funcionario autorizado.

● Antes de firmar el cheque, el funcionario revisa la factura u otras evidencias

que sustenten el pago.

Controles sobre las compras y los pagos

Para ilustrar el control interno sobre los pagos de efectivo hechos con cheque,
suponga que Smart Touch Learning adquiere su inventario de Sony. El proceso
de compra y de pago conlleva los siguientes pasos, como se muestra en la figura
7-10. Empecemos con el recuadro de Smart Touch Learning que aparece del
lado izquierdo. PASO : Smart Touch envía por fax una orden de compra a Sony.
Smart Touch dice: “Sírvanse enviarnos 1,000 DVD-R”. PASO : Sony embarca
los bienes y envía por fax una factura a Smart Touch. Sony envía los bienes.
PASO : Smart Touch recibe el inventario y prepara un informe de recepción.
Smart Touch ha obtenido sus DVD-R. PASO : Después de aprobar todos los
documentos, Smart Touch envía un cheque a Sony. Smart Touch dice: “Muy
bien, les pagaremos”.
2.2.6 El fondo de caja chica.

Hemos establecido que el efectivo es el más líquido de los activos. El fondo de

caja chica es más líquido que el efectivo depositado en el banco, porque no
interviene ninguno de los controles del banco. Por lo tanto, el fondo de caja
chica necesita de controles como los siguientes:

● Designación de un custodio del fondo de caja chica. El custodio es el

individuo a quien se le asigna la responsabilidad por el fondo de caja chica.

● Designación de una cantidad específica de efectivo que deberá mantenerse

en el fondo de caja chica

● Respaldo de todos los pagos hechos con el fondo de caja chica mediante un
vale de caja chica, el cual sirve como un comprobante de autorización y como
explicación.