Transcripción de la entrevista.

Jueves 24 de mayo de 2018, entrevista a J. Gonzalez jefe de la Oficina de Control de

inventario del Sistema Lerma (JOCISL) .9:10 horas
Entrevistador: Buenos días, me da gusto que ya esté aquí, comencemos con la primera
pregunta. ¿Actualmente cómo se lleva el control del archivo?
JOCISL: A pues mira, ahora solamente tenemos en papel los resguardos, que se van
llenando cada vez que algún usuario saca un bien si es que no lo tenemos en las carpetas,
estos se llenan a máquina tomando los datos de un padrón inventarial que nos imprimen
en el área de COSBI, son como mil hojas, ya te imaginas como es para buscar los datos de
un bien.
Entrevistador: ¿De cuántos bienes estamos hablando?
JOCISL: más de siete mil bienes, a diferencia del almacén estos bienes son únicos, aunque
se trate de un motor, por decir algo, cada motor es único pues tomamos en cuenta sus
características, obviamente la serie de uno no es la misma que la de otro, aunque su
capacidad y características físicas sean iguales, ¿me entiendes?
Entrevistador: Creo que sí, ¿Cuáles son los problemas que pretende, anular con la
creación de la Base de Datos?
JOCISL: En primera la reducción de tiempo en los tramites, además de los errores que
tenemos al estar transcribiendo con la máquina…los códigos son de diez dígitos, más su
clave cuatro dígitos, ósea que son en total 14 dígitos, y ponle a eso las series que son
números y letras, yo supongo que si ya las tuviéramos en una computadora sería más fácil.
A veces los usuarios se van y no firman su resguardos ya teniendo el bien, por lo mismo
que nos tardamos en realizar el documento, y después tu como les compruebas que ellos
se lo llevaron si no te firmaron, otra cosa es cuando el área operativa quiere un bien con
características físicas específicas, pues nos tardamos en localizarlas, hasta que nos
ponemos a buscar en los archivos y eso si no se le paso a alguien actualizar el dato, como
vez nos falta mucho.
Entrevistador: Hablando de eso ¿Cuál es la tarea que más tiempo toma en realizarse?
(Imprimir un resguardo, realizar un vale de entrega/recepción, etc)
JOCISL: Creo que todas, como te digo el problema es que son muchos números y quieras
o no a veces se te va uno y tienes que empezar otra vez. Si tiene error en un vale, ya cambio
por completo el bien, y después los usuarios son los que tienen el problema.
Entrevistador: ¿Se ha implementado anteriormente un Sistema parecido?
JOCISL: No, desde que recibí la oficina, así se a llevado esto, yo tengo una pequeña base,
con lo que se, y como te das cuenta no tenemos una computadora para la oficina, así que
no nunca lo hemos intentado.
Entrevistador: ¿Cuenta con personal capacitado para el manejo y actualización de la Base
de Datos?
JOCISL: Ese va a ser un pequeño problema, son pocos los que saben usar una
computadora, así que lo que se haga tiene que ser algo muy sencillo, no solo por el personal
sino por las computadoras, que vamos a usar, son las computadoras de nosotros.
Entrevistador: tendremos que adaptarnos a eso. ¿Qué espera que este Sistema realice
además del llenado de los formatos?
JOCISL: Yo he visto que hay programas comerciales que hacen muchas cosas, en lo
personal los probé, pero no, yo quiero algo muy específico que se adapte al tipo de bienes
que controlamos, Me gustaría que se llenen los formatos automáticamente, si se puede que
me de informes mensuales o quinales, que me dé por usuario los bienes a su resguardo, a
eso le llamamos personalizado, como ves, que me de costos, pues de eso se trata un
inventario, saber que hay en cada instalación.
Entrevistador: Gracias por su tiempo, tomare en cuenta los requerimientos para desarrollar
el Sistema.