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Diagrama de iconos

Gestión de Procesos Hasta 21 dias

Gerente de Zona Recepción Validación

Conferencia de Ventas Distribución
O/C

Consultora Pedido

Call Center Digitación

Ing. Daniel Febres Peñalva, PMP Hasta 4 dias

Consumidor Web
Base de Datos
Facturación
Picking, Packing

Simbología para el análisis de Análisis del proceso

procesos
SITUACION : CUANDO EXISTE STOCK EN ALMACEN
PASO SIMBOLO DESCRIPCION ACTIVIDADES/PASOS TIPO DEACTIVIDAD
TIEMPO
EFECTIVO
Cualquier paso que agrega valor al proceso hace avanzar en VA CONTROL
OTROS (**)
Operación forma directa al proceso PASO ACTIVIDADES VA
(*)
CONTROL OTROS(*) TIEMPO EFECTIVA (**)
1 ELABORACION DEL PEDIDO X
Transporte Cualquier acción que desplaza información u objetos, 2 ENVIO DE PEDIDO A GERENCIA DE AREA X 1.00
ESPERA X 1.00
incluyendo personas 3 REVISION DEL PEDIDO X 0.50
4 ENVIO DEL PEDIDO A COMPRAS X 0.50
Demora Retraso no programado de materiales, partes o productos. 5 VERIFICACION DE STOCK X 0.50
Cualquier tiempo de espera de las personas 6 ENVIO DEL PEDIDO A ALMACEN X 8.00
7 VERIFICACION DE STOCK X 0.50
(no programada) 8 CODIFICA Y REGISTRA LA REQUISICION X 8.00
Incluye inspecciones de calidad y cantidad, revisiones y 9 ENVIO DE ORDEN DE SALIDA A JEFE LOGIS. X 0.25
Inspección autorizaciones ESPERA X 0.25
10 APROBACION DEL PEDIDO X 0.50
Almacenaje Retraso programado de materiales, partes o productos 11 REGISTRO DE LA ORDEN DE SALIDA X 1.00
12 PREPARACION DEL PEDIDO X 0.25
(demora programada) 13 ENTREGA DEL PEDIDO AL AREA SOLICITANTE X 2.00
14 ARCHIVO DEL PEDIDO Y LA ORDEN DE SALIDA X 2.00
TOTAL 5 4 4 2 1 4.25 2.00 20.25 26.50
Retrabajo R Cualquier paso innecesario y repetido de operación

1
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Diagrama de flujo
Proceso Gestión de cambios Actual INGRESO DE DATOS

ENTREGA DE PLANILAD
A DM.VENTAS
ENTREGA DE TARJETAS

FICHAS A EMPR.
DIGITADORA

BPMs ARCHIVO DE FICHAS

DIGITACION DE
CONFECCION DE FICHAS
REMESAS

RECOJO DE ENTREGA DE DISKETTE

PRODUCCION A SISTEMAS

ENTREGA DE REMESAS-
FICHAS VERIFICACION
DE DISKETTE

REVISION
ACTUALIZACION DE
BASE DE DATOS

REPORTE DE
CONSOLIDACION DE LA
REMESAS
INFORMACION

Diagramas de flujo
Principales errores que se cometen
en los procesos de reingeniería

 Las diez principales formas de fracasar en la reingeniería

son:

1. No aplicar la reingeniería, pero decir que “se está

haciendo”.
2. No centrarse en los procesos.
3. Dedicar una gran cantidad de tiempo al análisis de la
situación actual.
4. No contar con un fuerte liderazgo que apoye la recreación
de los procesos.
5. No ser lo suficientemente atrevido a la hora de rediseñar y
Fuente: Lefcovich, Mauricio. Preguntas y respuestas sobre reingeniería de procesos. Argentina: El Cid Editor |
reconfigurar
apuntes, 2009. p 33. los
 procesos.
6. Pasar directamente del diseño conceptual a la
implantación.
7. Implantar lentamente la reingeniería.
8. Ignorar las preocupaciones del personal, no tomando
debidamente en
 cuenta aspectos psicológicos, entre ellos la resistencia al 2
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Cambian los modelos de negocio

La Nueva Economía Nuevas formas de hacer negocios

Economía basada
en la información y
el conocimiento

COMPRADORES
PROVEEDORES

Economía La innovación es una idea, un método o un mecanismo nuevos; una novedad

globalizada

Economía basada
en redes
empresariales

La Empresa interconectada
Modelo de un BPM software La empresa Virtual

D o ku m e n te n si c h t

RO O T

D oc um ent
Proveedores
Diseño
D oc um ent

D ata E lem ent

D ata E lem ent

Bancos
Modelamiento

CORE
Workflow-Control
de la Empresa

Ejecución Dirección

Transportes Clientes

Supervisión

3

Las tecnologías de la
información y
el rediseño de procesos
 El proceso no depende de las tecnologías sino de
las necesidades del negocio
 Trabajo distribuido
 El trabajo es independiente de la locación
 Rediseñar los procesos antes de automatizarlos
 Las TI deben apoyar a los procesos
 Motivar cambios de paradigmas
¿Qué es Calidad?
“CALIDAD es el grado de adecuación del
producto a las expectativas de los
clientes, lo que se manifiesta no sólo en
las capacidades o características de
dicho producto, sino en su presentación ,
su documentación y sus mecanismos de
comercialización, entrenamiento y
soporte”
Un director de la firma
MATSUSHITA
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Calidad Total
Satisfacer necesidades del Cliente de una
manera tan eficiente y tan rentable como sea
posible
En un entorno de Calidad Total todos los trabajadores deben esforzarse por :
1. Hacer las cosas correctas
2. Hacer correctamente las cosas
3. Hacer correctamente las cosas, a la primera, siempre
Hacer correctamente las cosas correctas, a la primera, siempre
GEMBA
Gemba significa “donde ocurre la acción”
Es el lugar de los hechos
La filosofía Gemba indica que:
• Las actividades que agregan valor, ocurren en Gemba
• Las oportunidades se aprecian mejor en Gemba
• Ante un problema, hay que “ir a Gemba”, donde está ocurriendo la
acción.
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KAIZEN - Calidad Total Indicadores para la gestión de

Mejoramiento continuo
procesos
Son elementos cuantificables que permiten medir la calidad del
Mejoramiento pequeños é incrementales
proceso en cuanto al nivel de logro del objetivo.
Calidad es satisfacer plenamente las necesidades del cliente
Ejemplo:
Es despertar nuevas necesidades
Lograr productos y servicios con cero defectos
Hacer bien las cosas desde la primera vez • N/P recibidas
• N/P atendidas
No depender de la inspección masiva
• Tiempo de ciclo de atención.
Trabajar en equipo
• Cotizaciones recibidas
La mala calidad tiene un costo • O/C generadas
Involucra a todas las personas
Resultados radicales a través del tiempo Pueden ser de Costo, Tiempo, calidad , Servicio
De cumplimiento
De eficiencia
De eficacia

Indicadores para la gestión de

procesos Indicadores para la gestión de
Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que
no se controla no se puede gestionar procesos

Indicadores de Eficacia Los Indicadores de Gestión (KPI),

Ejemplo: Tiempo fabricación de un
producto, Periodo de maduración de
un producto, ratio de piezas / hora,
rotación del material, etc.
Indicadores de Eficiencia
Ejemplo: grado de satisfacción de los
clientes con relación a los pedidos. y
esperar al resultados de los mismos
para tomar acciones.
permite ver la situación del proceso
en todo momento
Ejemplo: administración y/o gestión
de los recursos de fabricación,
cuellos de botella
Para poder interpretar lo que esta
ocurriendo
Para tomar medidas cuando las
variables se salen de los limites
establecidos
Para definir la necesidad de introducir
cambios y/o mejoras y poder evaluar
sus consecuencias en el menor tiempo
posible.
Gestión

5
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Herramientas para el
análisis de datos
DIAGRAMA DE PARETO

100%
90%
80%
Ayuda a determinar qué problemas
70%
60%
resolver y en qué orden.

Aislamient
50%

Ayuda a dirigir nuestra atención y 170

160

o
esfuerzos en problemas realmente 150
M
importantes. 140
e Histograma 130

Perfi
120

Número de defectos antes del

d 110

l
100

Contorn
i 90
d 80

Acabad
o
70
a 60

o
tiempo 50
Medición

Diámetro

Diámetro
40

Diámetro

Otro
retrabajo
30

Radi
Gráfico de control Diagrama de dispersión

s
20

II
o
10

III
I
0

T ipos de D efec tos

Variable 2

tiempo de medición Variable 1

Diagrama de Ishikawa
Diagrama Causa – Efecto
Diagrama de espina de pescado

¿Qué es un Gráfico de Control? Representa la relación entre algún efecto y

todas las posibles causas que lo influyen.
Es un Gráfico de Desarrollo con límites de
El efecto o problema es colocado en el lado
control estadisticamente determinados: derecho del Diagrama y las influencias o
causas principales son listadas a su Métodos Mano de obra
a) Límite de Control Superior (LCS) izquierda.
b) Límite de Control Inferior (LCI)

LCS Calidad

Medición de Promedio
Defectuosos, etc
LCI
Materiales Maquinarias

Tiempo

6
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La espina de pescado ¿Un ejemplo?

Profundiza en el nivel de las causas y ve utilizando espinas secundarias y
terciarias. Practicar un buen Brainstorming... Y... Demoras en el registro de pacientes en un hospital

¡ Y...ya lo tienes !
Causa de nivel 2
Causa
principal
Causa de nivel 1

EFECTO

Causa de nivel 1

Causa
Causa de nivel 2 principal

FACTOR
HUMANO EQUIPO

Calidad Conversación con

Mecanografí El paciente El ciclo PHVA : Mejoramiento
a Falla de impresora Planear,Hacer,Verificar,Actuar (PHVA)
Falla de
Habla distinto idioma
Fatiga
Computadora
Planear: Establecer un objetivo para mejoramiento
Computadora
Copiadora no funciona y planes de acción
Interrupciones del gerente Llamadas lenta
telefónicas Hacer : Implementar el plan,prueba en
ambiente controlado
EFECTO

Verificación del seguro Paciente sin dinero Verificar: Analizar resultados

Requisitos de
fotocopiado
Situaciones de
Olvidó los papeles del
seguro
Actuar : Si es positivo estandarizar,sino repetir el ciclo
Consulta del manual del
proceso emergencia
Accidentes en los Habla otro idioma
exámenes
Ordenes extraviadas

Se confundió al paciente El paciente necesita ayuda

No se incluyó el
diagnóstico adicional

PROCESO PACIENTE

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Trabajo
Elaborar diagramas del proceso y de
Caso: Bellsouth procedimientos de la situación actual
Analizar aspectos tecnológicos de soporte
1. Elabore un análisis y diagnóstico de las situaciones presentadas en el caso
2. ¿Qué conclusiones puede sacar del caso? al proceso actual
Identificar indicadores del proceso actual
Realizar el análisis de datos relacionados
a los indicadores actuales
Evaluar la organización actual en relación
al proceso analizado
Elaborar conclusiones y recomendaciones

Plantear una vision del proceso nuevo