EVIDENCIA 2 – SEMANA 3.

Importancia de la implementación de la gestión de Procesos en una organización.

Debemos ser consientes que dentro de una organización todos los empleados y sus
respectivos procesos o áreas donde laboran hacen parte de una cadena; y en este caso se
puede aplicar el dicho popular que dice que “una cadena es tan fuerte como su eslabón mas
débil”; esto significa que las mejoras que se puedan hacer dentro de un proceso o área
asimismo como sus posibles fallas o deficiencias pueden alterar todo el proceso productivo o
administrativo dentro de una empresa.

Las compañías, independiente a los productos o servicios que oferten a sus clientes, de
forma interna tienen sus respectivos procesos y actividades las cuales requieren siempre una
continua y detallada atención, todo esto con la finalidad de tener un control de todos los
procesos de la organización y buscar siempre las fallas o deficiencias que se puedan
presentar para así poder diseñar planes, programas y proyectos que mitiguen riesgos,
amenazas o falencias que puedan alterar el buen funcionamiento interno de la compañía que
también pueda afectar negativamente los servicios o productos que oferte.

Una de las herramientas más utilizadas para estos casos es la auditoria interna, procura
siempre mantener una constante y ordenada revisión de los procesos que se manejen
internamente dentro de la compañía, facilita su documentación y gestión para la
implementación de los planes o programas que se puedan crear para su posterior
implementación.

Es importante dedicar un tiempo considerable para evaluar cada proceso de manera

independiente y fijar prioridades para así organizar los tiempos por medio de un cronograma
de actividades que facilite un orden oportuno y equilibrado entre las etapas de diagnóstico,
planeación, ejecución y seguimiento de todas las actividades que se puedan plantear para
cada proceso y con esto no haya alteraciones e las debidas actividades en los procesos de la
compañía.

Es fundamental que inicialmente se haga un diagnostico de cada proceso, evaluar todos los
componentes que conforman el mismo y llevar una detallada bitácora para identificar cuales
son los aspectos que deben ser reemplazados o mejorados creando objetivos y metas que
permitan medir los progresos para lograrlos y asimismo su posterior seguimiento luego de
implementados.

Actualmente hay muchas empresas que están implementando la gestión de procesos dede
hace ya varios años, y no solo las empresas sino instituciones de diferentes tipos como lo
son universidades o colegios; por ejemplo realizan ajustes en sus áreas administrativas,
optimizan la gestión documental, o abren nuevos canales de atención con los usuarios que
están adquiriendo algún servicio o producto; por otra parte también implementan programas
ambientalmente amigables y de buenas prácticas, que siempre busca mejorar la gestión de
residuos, disminuir el gasto de servicios y así obtener ahorro en gastos de servicios que se
traducen en ganancias y reconocimientos de calidad por parte de empleados, clientes e
instituciones externas.

También es muy importante identificar a los responsables en cada área que se

evalúa, esto debido a que es importante capacitar a estas personas para que
no sea solo el proceso en sí el que se modifique, sino que los empleados estén
en sincronía con estas acciones de mejora para que todos los procesos

La gestión de procesos busca estabilizar y mejorar los procesos dentro de la

empresa u organización, procurando que se haga bajo las condiciones que ya
existen internamente y sin un impacto muy agresivo en cuanto a espacios y
tiempos que alteren la línea productiva y la cadena de interna de
funcionamiento; para esto es importante que el encargado de cada área o
proceso en el cual se encuentren deficiencias o falencias para generar
iniciativas o acciones a corto y mediano plazo (según el proceso) que permita
mejorar y estabilizar el área que se esté evaluando.

En conclusión, la gestión de un proceso busca hacer las cosas de manera mas

controlada, organizada y eficiente, incorporando prácticas que permitan llevar
un monitoreo siempre objetivo y detallado de las posibles falencias,
deficiencias o amenazas que requieran atención para ser mitigadas y asi
mejorar la calidad y eficiencia interna en la organización, obtener u mayor
reconocimiento por parte de entidades externas y ciertamente por parte de los
clientes.