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Labor de concientización
Esta labor deberá adelantarse en los niveles operativo y administrativo. Desde el punto de
vista operativo, la concientización es crucial porque en ella recae la ejecución de lo que la
dirección se propone en materia fabril y comercial. En cuanto a lo administrativo, se
necesita persuadir a los cuadros gerenciales sobre las ventajas de la adopción de un
sistema presupuestal para definir el horizonte comercial y financiero de las empresas,
facilitar el control y responder a las condiciones cambiantes del medio. En la fase de
concientización es importante tener presente:
Es indispensable que los objetivos trazados por la dirección sean cuantificables, claros y
alcanzables.
Quienes planean deben proponer un conjunto de alternativas, estudiarlas y seleccionar las
más favorables, evaluar sus efectos sobre el valor de la empresa en el mercado y el grado de
aceptación por parte de quienes ejecutarán los planes.
Los planes no deben superar el potencial productivo, comercial y financiero de las empresas
y tampoco trascender las habilidades de quienes los desarrollan.
La planeación y los presupuestos no pueden ser inflexibles, no pueden convertirse en
camisas de fuerza que ahoguen la iniciativa de sus ejecutores ni presentar márgenes de
maniobra o de error excesivos que propicien la ambigüedad o la subjetividad.
Los planes deben generar el compromiso de los planificadores y ejecutores, propiciar la
participación activa en su diseño de todos los integrantes de la organización.
Como ninguna empresa puede abstraerse del medio en que se desenvuelve, en los planes
y presupuestos se deben tener en cuenta aspectos del entorno. El diagnóstico, según se
muestra en la figura 2.1, incorpora dos clases de variables que afectan de manera
significativa el comportamiento de la empresa: las que dependen de la administración,
denominadas controlables, y las que no, denominadas no controlables (estas últimas
representan graves riesgos o amenazas para la empresa). A continuación, se relacionan
algunas variables de cada tipo.
En empresas grandes
o Si el objetivo es “incrementar las ventas”, será necesario considerar las ventajas, las
desventajas y las posibilidades de opciones como la concesión de mayores plazos, el
otorgamiento de mayores descuentos, la creación de mercados, el mejoramiento de
los productos, la reducción del tiempo de despacho o el refuerzo financiero de la
publicidad.
o Si el objetivo es la “adquisición de activos”, será indispensable determinar el
financiamiento de la negociación (fondos aportados por los accionistas o por
organismos crediticios), sin descartar la viabilidad del leasing.
o Si el objetivo radica en “minimizar los costos de almacenamiento de inventarios”,
deberán estudiarse las implicaciones de dicha medida sobre los costos de colocación
de pedidos que tienden a crecer cuando el interés de reducir los volúmenes de
inventarios almacenados tiene la contraparte de mayores pedidos.
3. Ejecución.
En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de
los planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el
comité de presupuestos como el principal impulsor.
4. Control.
5. Evaluación.
Manual de presupuesto: Guía escrita que indica cómo confeccionar los presupuestos;
contiene los siguientes requisitos:
1. Objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal, y la
responsabilidad de cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene
asignada una área de responsabilidad presupuestal.
2. Periodo de! presupuesto y periodicidad para generar los informes de actuación.
3. Toda la organización se pondrá en funcionamiento para su perfecto desarrollo y
administración.
4. Instrucciones para el diligenciamiento de los formatos diseñados con el fin de
elaborar el presupuesto.
Temas de reflexión
Formule sus comentarios acerca de los enunciados siguientes:
• ¡En economías afectadas por fuertes fluctuaciones de los indicadores de la
inflación y la devaluación
no tienen aplicación práctica la planeación y la presupuestación!
• ¡Cuando la dirección sólo busca !a supervivencia de la organización, el trabajo
presupuestal se limita a
considerar la ejecución del presupuesto anterior y tener en cuenta para el futuro
un crecimiento acorde
con la tasa de inflación esperada!
• ¡Al amparo de las obligaciones que se asumen en el momento de aprobar los
presupuestos, es frecuente
encontrar directivos que adoptan posiciones conservadoras frente a los
pronósticos!
• ¡Los presupuestos simbolizan la expresión formal, cuantitativa y monetaria del
planeamiento
empresarial!
• ¡Sin la formulación de planes, programas, proyectos, estrategias, políticas y
presupuestos, las empresas
comprometen su participación en el mercado competitivo y enfrentan tropiezos
para utilizar
eficientemente sus factores productivos!
• ¡El ambiente de la globalización económica, la apertura de los mercados y la
mayor competencia son
fuerzas económicas que alimentan la necesidad de! presupuesto y la planeación a
largo plazo!
• ¡No es viable planear y presupuestar sin conocer la capacidad instalada de
producción, lo cual
constituye un factor restrictivo de la comercialización!
• ¡Las políticas de control de inventarios tienen incidencia directa sobre los costos
de venta y, por ende,
sobre los objetivos relacionados con la utilidad y la rentabilidad!
• ¡Los costos unitarios de producción dependen del método utilizado para
distribuir o asignar los costos
indirectos de fabricación!