UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICE-RECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTIAS
OFICINA MERINO & ASOCIADOS, C.A

ANALIZIS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA

OFICINA CONTABLE MERINO & ASOCIADOS, C.A.
CIUDAD BOLIVAR–ESTADO BOLÍVAR

Bachiller: España S. Sirleny D.

C.I.: V-21.262.086
Pasante

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 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICE-RECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTIAS
OFICINA MERINO & ASOCIADOS, C.A

ANALIZIS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA

OFICINA CONTABLE MERINO & ASOCIADOS, C.A.
CIUDAD BOLIVAR – ESTADO BOLÍVAR
Informe de Pasantías exigido como requisito para optar al Título en:
LICENCIADO EN CONTADURÍA PÚBLICA

Lcdo. Cesar Iriarte Lcda. Jhoanny Osuna

Tutor Académico Tutor Industrial

Bachiller: España S. Sirleny D.

C.I.: V- 21.262.086
Pasante

Ciudad Bolívar, Junio 2013.

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 ÍNDICE GENERAL

Pág.
INTRODUCCIÓN 4

DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN
1.1 Identificación de la organización………………………………………… 5
1.2 Situación Contextual…………………………………………….……….. 12
1.3 Diagnostico Situacional………………………………………………….. 14

DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PROCESO DE PASANTÍA

2.1 Objetivos Generales y Específicos.……………………………………… 16
2.1 Descripción y conceptualización de las actividades realizadas…………. 16

CONCLUSION Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones…………………………………………………………….. 26
5.2 Recomendaciones……………………………………………………….. 27
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS……………………………………… 28
ANEXOS………………………………………………………………………. 29

3
 INTRODUCCIÓN

El presente informe recoge toda la experiencia adquirida como profesional de

Contaduría Pública en la realización de pasantías en la Oficina Merino & Asociados,
C.A., ubicada en la Avenida Táchira, cruce con la Avenida Bolívar, Quinta Noraila,
Ciudad Bolívar - Estado Bolívar, cuya experiencia se inició el 13 de febrero y finalizó
el 05 de junio del 2013.
La firma contable antes mencionada surgió para prestar servicios a Pequeñas,
Medianas y Grandes Empresas de la Región, contados con el apoyo de profesionales
relacionados con área. Esta permite emplear conocimientos relacionados con la
contabilidad y el cálculo de tributos, haciendo que se coloque en práctica
conocimientos adquiridos durante el estudio de la carrera y obtener nuevas
experiencias, mejorando de esta manera el profesionalismo. Además permite un
mayor conocimiento de marcos legales relacionados con la determinación y pago de
tributos así como la obligación de llevar libros de contabilidad.
Este informe estará estructurado de la siguiente manera:
♦ Se desarrolla en el diagnóstico de la organización.
♦ Descripción y análisis del proceso de pasantía tomando como referencia los
objetivos específicos.
♦ Las conclusiones, recomendaciones y anexos necesarios para verificar la
veracidad de lo anteriormente descrito.

4
DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 Identificación de la organización.

1.1.1. Nombre y Ubicación Geográfica De La Empresa:

La “Oficina Merino & Asociados, C.A.”, pudiendo abreviarse “Merino &
Asociados, C.A.”, tiene su domicilio fiscal principal en la Av. Táchira cruce con
calle Bolívar, Quinta Noraila, Nº 58, ubicada dentro de los límites urbanos del
Municipio Héres, Ciudad Bolívar- Estado Bolívar.

1.1.2 Reseña Histórica de la Empresa.

Merino & Asociados es una firma de contadores y auditores que fue fundada en
el año de 1969, por el Sr. Modesto Merino (D). En sus inicios la oficina fue fundada
como firma personal por el ya antes mencionado.
Ubicada en casco histórico de Ciudad Bolívar. Esta comenzó con el ejercicio
de teneduría de libros para unas pocas empresas; porque para la época no contaban
con personal profesional especializado, solo con técnicos contables.
La Firma fue concebida para responder a las necesidades de algunos
comerciantes de la localidad; que desearían contar con un servicio contable capaz de
colaborar con el fiel cumplimiento de sus obligaciones mercantiles y fiscales vigentes
y además ofrecerles información precisa y confiable sobre la situación económica,
financiera y fiscal de su empresa.
A la muerte del Sr. Modesto Merino, la firma cambia su razón social. La Firma
Merino & Asociados, C.A. fue inscrita en el Registro Mercantil Segundo del Primer
Circuito de la Circunscripción Judicial del Estado Bolívar el 21 de noviembre de
1996, en el Libro A-9, Nº 710, bajo la certificación de la Dra. Egleé Tortolero de
Meléndez. La oficina principal se encuentra ubicada en la Avenida Táchira, cruce
con la Avenida Bolívar, Quinta Noraila, Ciudad Bolívar; y la sucursal fue ubicada en
la Avenida Guayana, Parque Punta Cristal, Hotel Intercontinental Guayana, Puerto
Ordaz.

5
 Esta empresa fue constituida originalmente por el Economista Braulio Merino
Alonso, la Sra. Heika Rivas Montes y el Abogado Denis Andarcia Muñoz, los cuales
establecieron como capital social la cantidad de Cuarenta Millones de Bolívares (Bs.
40.000.000) y una vida útil estimada de veinte (20) años, contados a partir de la
fecha de inscripción ante el Registro, pudiendo ser prorrogado dicho período, previo
acuerdo entre las partes que conforman la sociedad.

1.1.3 Importancia en el Contexto Económico Social.

La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones

gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica
ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la
actividad económica más pequeña hasta las transacciones económicas de grandes
corporaciones, la ciencia contable aporta un gran cúmulo de conocimientos, los
cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría pública
altamente capacitados.
Por lo general el servicio contable es prestado por Firmas debidamente
registradas integradas por Contadores Públicos y profesionales relacionados con la
materia (Lcdo. En Contaduría Pública, Abogados, Administradores, etc.), los cuales
vienen a constituir organizaciones tales como Compañías Anónimas, Firmas
Personales, entre otras. La Firma Contable sostiene un sistema adaptado para
clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se
convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán
a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir y
manejar una empresa determinada.
Surgió para atender a las diversas necesidades que tienen las empresas del país
y de la región, en cuanto a servicios contables, permitiéndole a las mismas un mejor
aprovechamiento de sus recursos (patrimonio) así como también el cumplimiento de
obligaciones mercantiles, laborales y tributarias enmarcadas en la legislación
venezolana; por tanto, sin las técnicas proporcionadas por los profesionales en el

6
área contable de la mencionada oficina, y en general por cualquier otra oficina con
propósitos similares, el éxito y control de las operaciones lucrativas de tales
empresas sería poco probable, debido a que no se podrían medir los recursos con los
que cuentan (recursos propios y/o ajenos) y como ejercen control sobre estos
recursos.
Su importancia en el contexto económico social del país y de la región, está
dada por la asistencia contable que le ofrecen a las empresas de nuestra región.
Además, constantemente busca implementar nuevas estrategias que la hagan más
competente y productiva en el contexto del mercado donde se desenvuelve y ofrecer
sus servicios de acuerdo a los propósitos comerciales de la misma.

1.1.4 Filosofía de Gestión.

Objeto de la Firma Merino & Asociados, C.A.

Es una organización de servicio privado, con personalidad jurídica propia,
dedicada a prestar servicios profesionales en el área de contabilidad, así como brindar
a las empresas y personas naturales orientación en el cumplimiento de obligaciones
mercantiles, laborales y tributarias enmarcadas en la legislación venezolana, además
tiene la capacidad de representar firmas, marcas y empresas nacionales e
internacionales, elaborar manuales administrativos, cursos de actualización
administrativa y gerencial y, cualquier otra actividad de lícito comercio y libre
contratación dentro y fuera del país.
La interacción y la constante complementación de servicio ha hecho de esta
oficina una de las mejores opciones de servicios empresariales, multidisciplinarios y
de alto nivel profesional para las empresas venezolanas.
La actualización constante en cada una de estas áreas nos hace altamente
competitivos y nuestra mejor carta de presentación es la constante búsqueda de la
excelencia en los servicios que se ofrecen a personas naturales, jurídicas y público en
general.

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Políticas de la Firma Merino & Asociados, C.A.

La principal política de la Firma Merino & Asociados, C.A. se establece en la

adquisición de equipos tecnológicos actuales, tales como: computadoras, impresoras,
calculadoras; además, de los programas contables computarizados con los cuales
trabaja, entre los cuales se encuentra el GALAC en sus diferentes versiones
(CONTABILIDAD, IVA, AXI, DER), entre otros, los cuales constituyen
herramientas fundamentales para contribuir a facilitar, agilizar y desarrollar un mejor
trabajo en los distintos niveles de la organización, y de esta manera, contribuir con el
logro de los objetivos organizacionales tanto de la firma como de sus clientes.

Normas y Procedimientos establecidos por la Firma Merino & Asociados, C.A.

• Aplicar sistemática y detalladamente, las disposiciones reflejadas en la Ley.

• Mantener un criterio de regularidad y constancia en el comportamiento de la
organización, para evitar la arbitrariedad.
• Asegurar el máximo de prosperidad para la organización, unido al de sus
empleados.
• Obtener mayor beneficio, a través de la adquisición de tecnología actualizada,
para así reemplazar las existentes.
• Cooperar con los trabajadores, para que la ejecución del trabajo sea hecha en el
menor tiempo posible.
• Controlar la eficacia y eficiencia en la ejecución de planes.
• Explicar a los empleados las políticas a seguir en la ejecución de los planes
operativos.
• Observar y evaluar los resultados obtenidos, a través de la utilización de las
políticas y planes operativos.
• Trabajar en un ambiente armónico.

8
Misión
Prestar un servicio personalizado al cliente, a través de recursos profesionales y
resultados específicos por parte de la firma, con el objeto de proporcionar una
combinación efectiva y participativa en el desarrollo de las operaciones de la empresa
solicitante, en materia económica, financiera y fiscal.

Visión
Convertir a Merino & Asociados, C.A. en una de las principales proveedoras de
servicios profesionales en materia de consultoría y asesoramiento económico,
financiero y fiscal de la región.

1.1.5 Estructura General de la Organización.

Merino & Asociados, C.A. se encuentra dividida en tres (3) niveles jerárquicos:

Nivel Directivo. Este nivel se encarga de la toma de decisiones y aplicación de nuevas

políticas que buscan lograr el alcance de los objetivos propuestos por la firma, captar
nuevos clientes, realizar estudios de mercado para conocer su posición con respecto a
la competencia, analizar sus oportunidades y aprovechar sus recursos en el mercado.
También, se encarga de revisar y aprobar la adquisición de mobiliario y equipos, así
como supervisar de manera directa el proceso de reclutamiento, contratación y
evaluación del personal.

Este nivel cuenta con un apoyo jurídico encargado de asesorar en materia legal,
el mismo lo integra un abogado y su asistente

Nivel Administrativo. Este nivel está conformado por dos (2) divisiones, los cuales
son:
• División Administrativa. Esta división se encarga de reportar oportunamente su
gestión al Director en aspectos relacionados con la facturación, cobranza, cuentas
por pagar, contratos de servicios a clientes, control de los suministros y materiales
de la firma; vigilar que se efectúen los respaldos necesarios de la información

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 contenida en el sistema, con la preparación y cancelación de la nómina, así como
de solventar y reportar cualquier anormalidad al Director.
• División de Auditoría y Asistencia Administrativa. Se encarga de asesorar con
objetividad y exactitud en materia legal, tributaria y gerencial a las empresas; de
igual manera, se encarga de coordinar y supervisar las auditorías, los ajustes por
inflación y la interposición de recursos de descargo y recursos jerárquicos
administrativos, para la defensa de los clientes de la firma. Dentro de este nivel,
también se coordinarán y supervisarán las actividades de los contadores, analistas
y transcriptores. Cabe destacar, que la importancia de este nivel radica en que
estudia las necesidades de los clientes de la firma, las cuales van enfocadas hacia la
búsqueda y cumplimiento de los objetivos propuestos.

Nivel Operativo. Este nivel se encuentra conformado por los contadores, analistas y
transcriptores, los cuales deben reportar al nivel gerencial lo relacionado con las
operaciones funcionales del cliente, valiéndose para esto del control mensual de
eficiencia. Este nivel es responsable directo del fiel cumplimiento de los deberes
formales de los clientes, tanto en el aspecto fiscal, como de los principios contables
generalmente aceptados, además de realizar todo lo concerniente a la contabilidad de
los negocios o clientes de la firma.

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 ORGANIGRAMA ESTRUCURAL

Junta
Directiva

Gerente General

Asesor
Jurídico

Departamento de Gerente de
Auditoria y Administración
Contabilidad

Asistente de Asistente
Cobranza Administrativ

Contadores I Contadores II

Asistentes
Servicios Generales

FUENTE: “Oficina Merino & Asociados, C.A.”

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1.2 Situación Contextual

1.2.1. Unidad o Departamento donde se desarrollaron las Pasantías.

El Departamento de Auditoría y Contabilidad de la Oficina Merino & Asociados, C.A.
está conformado por contadores y asistentes contables, los cuales desempeñan diversas
actividades que contribuyen de manera activa con el desarrollo de los objetivos de la firma y
de su cartera de clientes..

1.2.2 Objetivo General

• Asesorar con exactitud en materia financiera, legal y tributaria para así cumplir
con las exigencias y necesidades de cada una de las empresas que conforman la
cartera de clientes de Merino & Asociados, C.A.

1.2.3 Objetivos Específicos

• Aplicar los principios de contabilidad generalmente aceptados de manera
sistemática.
• Verificar si los Estados Financieros están presentados en las fechas y períodos
correspondientes.
• Realizar Auditoría Financiera.
• Realizar Auditorías Fiscales.
• Realizar Auditoría de Sistemas Administrativos.
• Realizar Auditorías legales.
• Codificar y automatización de los registros contables.
• Elaborar de Estados Funcionales.
• Elaborar de ajustes por Inflación Fiscales y Financieros.
• Elaborar de las Declaraciones de Rentas y Sucesiones.
• Evaluar Sistemática de los Estados Financieros.

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1.2.4 Funciones del Contador:

♦ Elaborar estados financieros y todo lo relacionado a las operaciones fundamentales

requeridas por el cliente.
♦ Cumplir las políticas establecidas por el presidente en lo que respecta a los
servicios ofrecidos por la firma y en lo que concierne a asesoría financiera y
contable.
♦ Analizar y solucionar los problemas de carácter general planteados por el cliente.
♦ Elaborar y controlar los Registros diarios.

1.2.5 Funciones del Asistente Contable:

♦ Llevar registro de asientos diarios de acuerdo a los procedimientos de la empresa
♦ Elaborar las requisiciones y tramitaciones de documentos enviados por los
contadores.
♦ Imprimir reportes y Estados Financieros de la empresa y de los clientes.
♦ Transcribir todo el material que sea enviado por las distintas divisiones de la
estructura de la organización.
♦ Controlar sistemáticamente los comprobantes registrados con el nombre de la
empresa y los relacionados con la contabilidad de los clientes.

13
1.3 Diagnostico Situacional.

1.3.1 Evaluación de la situación actual del Departamento.

Merino & asociados, C. A., es una firma contable que tiene el compromiso de
brindar a sus clientes además de un servicio contable, asesorías en los aspectos
relacionados a sus funciones, así como una buena asistencia en lo administrativo, en
lo contable, en los aspectos legales de manera que puedan cumplir con sus
actividades de la forma adecuada, esta firma es ampliamente reconocida en esta
ciudad por ser eficiente en sus funciones y el trato que brinda a sus clientes,
suministrando servicio a más del cincuenta por ciento de las empresas comerciales lo
que incluye a contribuyentes especiales por lo que requiere cumplir con exigencias
propias del desempeño contable, el personal que labora en esta firma debe estar al día
con los cambios y actualizaciones generadas en el ambiente contable.
El personal del departamento de contabilidad de la Firma Contable Merino &
Asociados, C.A., está comprendido por 8 Contadores Públicos y 6 Asistentes quienes
desde sus inicios han procurado cumplir con las exigencias legales al mantenerse
actualizados con los diferentes tipos de contribuyentes, incluyendo los sujetos pasivos
calificados como Agentes de retención.
El trabajo que se realiza en esta firma que presta servicios contables abarca
diversos aspectos, entre los que se encuentran: Elaboración de Estados Financieros,
Asesoría Contable en General, Cotización de Operaciones, determinación del
Impuesto al valor agregado, Preparación de Nómina e I.S.L.R., Retenciones, Cálculo
de Prestaciones Sociales, en fin Servicios de Contabilidad general.
El trabajo que se realiza es distribuido de acuerdo a la jerarquía, experiencia,
habilidades y conocimientos de cada una de las personas que laboran dentro de la
Firma; haciendo con esto, que el personal obtenga buen desempeño en las
actividades asignadas y que dichas funciones sean realizadas de manera eficaz,
atendiendo así con las expectativas de un buen servicio.

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 En dicha firma se observa un ambiente agradable, de confianza y con gran
respeto entre las personas que allí laboran, permitiendo de esa manera que el trabajo
que se ejecuta sea armonioso.
Referente al espacio de la firma, esta cuenta con una excelente distribución de
sus escritorios de trabajo, con los equipos de computación, biblioteca y sillas, con la
finalidad de que el trabajo que se realiza sea agradable.

1.3.2 Limitaciones.

La oficina cuenta con recursos necesarios para realizar las actividades

pertinentes, pero algunos equipos de computación son lentos o cuentan con poca
memoria lo que hace que el trabajo a veces suela demorarse. En la sala que está
destinada a pasantes hacen falta computadoras pues en la actualidad solo cuentan con
dos. Dichas limitaciones no impiden la realización de cualquier actividad o servicio de
los que se prestan, así mismo la oficina se encarga de proporcionar las herramientas,
ubicación y conocimientos necesarios para la formación del estudiante. Dentro de
alguno de los recursos que se encuentran en la firma están: artículos de escritorio, los
mobiliarios necesarios para realizar el trabajo, asesoría en dudas presentadas, y sobre
todo dedicación y desempeño por parte de los Contadores; Además del asesoramiento
recibido por parte del tutor académico, con lo cual se puede afirmar que no hubo
impedimento en la realización de las actividades asignadas durante el proceso de
pasantía.

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PROCESO DE PASANTÍA

2.1 Objetivos Generales y Específicos.

2.1.1 Objetivo General.

Describir las actividades realizadas en el departamento de contabilidad de la
Oficina Merino & Asociados, C.A. Ciudad Bolívar – Estado Bolívar

5.1.1 Objetivos Específicos.

o Revisar las leyes, normativas legales y disposiciones relacionadas con el

impuesto Al Valor Agregado (I.V.A.)
o Establecer los lineamientos legales que identifican el registro de libros de
compra y venta de los contribuyentes ordinarios del IVA.
o Determinar los períodos para presentar la declaración del impuesto Al Valor
Agregado.
o Evaluar los procedimientos para declaración del IVA de contribuyentes ordinarios
y contribuyentes especiales.

5.2 Descripción y conceptualización de las actividades realizadas.

Las pasantías fueron desarrolladas en un lapso de cuatro meses, en los que se

efectuaron actividades relacionadas con el proceso de declaración del Impuesto del
Valor Agregado (IVA). Además de establecer dicha declaración se obtuvieron
experiencias diversas referentes a los deberes formales de los contribuyentes
ordinarios.
Por consiguiente, las actividades realizadas durante el periodo de pasantías en el
Departamento de Contabilidad de la Oficina Merino & Asociados, C.A. fueron las
siguientes:
1. Preparar expedientes de empresas.
2. Recepción de documentos de las empresas a ser procesadas.

16
3. Revisar que las facturas cumplan con lo que establece en la providencia
Administrativa Nº/SNAT 0257.
4. Transcripción de créditos y débitos fiscales en el Programa Software Galac I.V.A.
5. Verificar que los soportes de los Libros de Compra y Venta del I.V.A. estén
correctamente.
6. Impresión de los libros de compra y venta de los contribuyentes ordinarios.
7. Archivar las facturas de Compras, Gastos y Ventas de cada Empresa.
8. Registro de comprobante de retenciones de I.V.A en los libros.
9. Realización de asientos contables en el Programa Software Galac I.V.A
(Contabilidad).

1. Preparar expedientes de empresas.

El expediente está establecido por políticas de la oficina Merino & Asociados,

C.A, dichos expedientes contienen información de los últimos cuatro años de cada
empresa, para así estar al tanto de la situación actual de la misma.

El expediente está estructurado de la siguiente manera:

a. Aspecto Legal:
o Acta constitutiva con las últimas modificaciones.
o C.I. del representante legal.

b. Aspecto Fiscal:

o La declaración del impuesto Sobra La Renta de los últimos cuatro años

o Ajuste por inflación
o Retenciones
o Balances de Comprobación
o Multas
o Registro Único de Información Fiscal (RIF).

c. Aspecto Municipal:

17
 o Declaración de Ingresos Brutos Anuales (DIBA)
o Patentes

d. Aspecto Financiero:

o Balances Generales y Estados de Resultados nominales y reexpresados.

En caso de que algunos de los requisitos antes mencionados no se encuentren

en los expedientes, estos deben ser solicitados a los contribuyentes.

2. Recepción de documentos de las empresas a ser procesadas.

Se recibe por parte de los clientes toda la información requerida para llevar un
registro y control de las operaciones que se realizan, para así iniciar con el
procesamiento de las facturas de compras y ventas.
Es importante tener en cuenta el tipo de contribuyente, ya que la Ley de
Impuesto al Valor Agregado (IVA), ha plasmado tres modalidades de contribuyentes
señalados en los artículos 5, 6 y 8, según sea el grado de participación en el específico
mecanismo que conforman la aplicación del Impuesto al Valor Agregado, estas
categorías de contribuyentes son:, los ordinarios, los ocasionales, y los formales.

3. Revisar que las facturas cumplan con lo que establece en la providencia

Administrativa Nº/SNAT 0257.

Esta actividad consiste en ordenar las facturas de compra y ventas de las

empresas correspondientes, tomando en cuenta que las facturas sean originales y
cumplieran los requisitos establecidos en la providencia Administrativa Nº/SNAT
0257 emanada por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y
Tributaria (SENIAT), en su Capítulo II; para dicha actividad fue necesario conocer
los elementos que componen una factura, como lo son:
o Contener la denominación “factura”
o Número de factura

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 o Número de Control de la factura
o Nombre del cliente (en caso de ser factura de venta) o del proveedor (en caso
de ser factura de compra)
o R.I.F pertinente del cliente o del proveedor, según sea su caso.
o Base imponible de cada una de las facturas
o Monto del Impuesto al Valor Agregado según sea su base imponible
o Total mas el Impuesto al Valor Agregado.
o Fecha de elaboración por la imprenta autorizada.

En el caso de facturas emitidas por Maquinas Fiscales:

o Contener la denominación “factura.
o Número de factura
o Nombre del cliente (en caso de ser factura de venta) o del proveedor (en caso
de ser factura de compra)
o R.I.F pertinente del cliente o del proveedor, según sea su caso.
o Hora y fecha de emisión.
o Base imponible de cada una de las facturas
o Monto del Impuesto al Valor Agregado según sea su base imponible
o Total mas el Impuesto al Valor Agregado.
o Logotipo fiscal seguido del número de Registro de la Maquina.

Para la realización de esta actividad fue necesario el suministro de facturas de

compras y ventas de los clientes, para posteriormente clasificarlas en orden de acuerdo
al mes de dichas facturas.
Procedimiento:
a. Se analizan cada uno de los soportes de las facturas para clasificarlos de
acuerdo al tipo de transacción, según sea estas ventas, compras o gastos.
b. Se procede a comparar los soportes con los libros de compra y venta, para
asegurar que los montos estén correctos.
c. Se organizan los documentos en orden secuencial y cronológico, tomando en

19
 cuenta lo indicado en los libros de compra y venta

4. Transcripción de créditos y débitos fiscales en el Programa Software Galac I.V.A.

Primeramente, se debe tener conocimiento de cómo es el funcionamiento del

Programa Software Galac I.V.A., dicho programa permite que se emitan los
respectivos libros de compra y venta a través del ingreso de facturas de compras,
ventas, gastos y las notas de créditos, de los clientes tomando en cuenta la Ley que
establece el Impuesto al Valor Agregado, Reglamento de la Ley de impuesto al Valor
Agregado y las Providencias Administrativas.
El procesamiento del I.V.A se realiza bajo el Programa Software Galac I.V.A,
una vez las facturas debidamente clasificadas por mes de tal manera que se procediera
a ingresar los datos en el programa, y dichos datos tomados en cuenta son los
siguientes:

Procesamiento del Libro de Compras:

o Número de Operación
o Fecha de Factura
o Registro de Información Fiscal (RIF)
o Nombre o Razón Social
o Tipo de Proveedor
o Número de Comprobante
o Número de Planilla de importación (C-80 o C-81)
o Número de Expediente de Importación
o Número de Factura
o Número de Control de Factura
o Número de Nota de Débito
o Numero de Nota de Crédito
o Tipo de Transacción
o Compras Exentas

20
 o % Alícuota
o Total de Compras Incluyendo el IVA
o Base Imponible
o IVA

Procesamiento del Libro de Venta:

El procesamiento de las facturas de ventas es similar al de compras:

o Número de Operación

o Fecha de Factura

o Registro de Información Fiscal (RIF)

o Nombre o Razón Social

o Número de Planilla de Exportación (forma D)

o Número de Factura

o Número de Control de Factura

o Número de Nota de Débito

o Número de Nota de Crédito

o Tipo de Transacción

o Número de Factura Afectada

o Total Ventas Incluyendo IVA

o Ventas Internas No Gravadas

o Base Imponible

o Alícuota Impuesto

o IVA

21
 o IVA Retenido (por el comprador)

o IVA Percibido

En el caso de insertar los reportes diario de venta, denominado reporte Z, se

debe de identificar la base imponible total del día, el monto total diario que
corresponde al Impuesto al Valor Agregado y el total de las ventas diario,
respectivamente identificar el numero de control y el numero del reporte Z a emitir.
Para complementar la información cabe destacar que esta actividad requiere un
cuidado y concentración total por parte de las personas que las estén realizando, ya que
esta es la parte fundamental del programa donde se calcula el Impuesto al Valor
Agregado.

5. Verificar que los soportes de los Libros de Compra y Venta del I.V.A. Estén
correctamente procesados.

Para desarrollar esta actividad fue necesaria la impresión de los Libros de

compra y venta, ya que estos son los soportes para clasificar e identificar las
diferencias existentes en las facturas procesadas.
En los Libros de compra y venta se verifica individualmente cada factura para
observar si existen errores entre los números de facturas así como el número de
control y sus montos indicados. En caso de existir algún error se debe dejar evidencia
de esto para posteriormente corregirlos, de no existir errores se continua la
verificación.
Esta actividad consiste en cerciorarse la veracidad de los datos expuestos en las
facturas de compras y ventas.
Procedimiento:
a. Ubicar la carpeta con los soportes y el libro de compra y venta del cliente que
se le hará la revisión.
b. Comprobar que los datos emitidos en cada soporte estén indicados en cada
libro de compra y venta.

22
 c. Verificar que el correlativo de las facturas estén en orden cronológico y que
no hayan salto de ninguna factura (en caso de facturas de ventas).
d. En el caso de constatar algún error, dejar evidencia de ello para ejecutar
futuras correcciones.

Todo este procedimiento es necesario para asegurar que las facturas que hayan
sido registradas en el sistema estén correctamente y estar seguros de no haber
introducido datos erróneos.

6. Impresión de los libros de compra y venta de los contribuyentes ordinarios.

Esta acción reside en que se impriman los libros de compra y ventas generados
por el Sistema Galac (IVA) de cada uno de los clientes, después de haber ingresado
los datos requeridos para su cálculo. Se procedió a imprimirlos desde el programa
Microsoft Excel.

7. Archivar las facturas de Compras, Gastos y Ventas de cada Empresa.

Si la compañía es contribuyente del IVA se deben archivar sus documentos

contables o facturas en dos carpetas de la siguiente manera:

1.- En una carpeta amarilla, tipo carta, se deben archivar todas las facturas de
compras, gastos e ingresos con IVA junto con sus respectivos libros de compras y
ventas, esta carpeta se llama SENIAT.

2.- En otra carpeta amarrilla tipo carta, se archivan todas aquellas facturas de
compras y gastos sin IVA, y se le da el nombre de Contabilidad.

Esto se hace de esta manera a fin de separar las facturas que tienen que ver con
la declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado.

En caso de que la compañía no sea contribuyente del IVA toda su

documentación se archiva en una sola carpeta llamada Contabilidad.

23
8. Registro de comprobante de retenciones de I.V.A en los libros.

Una vez recibido el comprobante de retención del IVA por el contribuyente

ordinario, el cual debe contener número de comprobante, fecha, nombre o razón
social del agente de retención, Rif del agente de retención, período fiscal, dirección
fiscal del agente de retención, nombre o razón social del sujeto de retención y el Rif
del mismo. Verificar si los comprobantes de retención están debidamente anotados
por el agente de retención y por el proveedor, en el mismo periodo de que
corresponda a la fecha de emisión o de entrega, a su vez revisar que los comprobantes
estén anotados en el libro de compras en el periodo en las cuales fueron emitidos y en
libro de venta en el cual fueron recibido.
Para el registro del mismo se ingresa en el sistema GALAC, y se escoge el
nombre o razón social del contribuyente y de allí se hace el mismo procedimiento
como para insertar una factura de venta solo que en vez de insertar una venta como
tal se hace clic a un recuadro que dice “RETENER”, de allí se abre otra ventana en
donde se coloca el número de factura a la que se le aplico la retención, el número de
control de factura, el nombre o razón social del cliente, la fecha y mes de aplicación
de la retención, la fecha del comprobante de retención, número de comprobante de
retención y el monto del IVA retenido y seguidamente se graba, así mismo para las
demás facturas que se pudieran presentar en el comprobante de retención.

9. Realización de asientos contables en el Programa Software Galac I.V.A

(Contabilidad).
Luego que estuvieran procesados y ordenados en orden cronológico los soportes
correspondientes a las operaciones de compra y venta efectuadas por cada uno de los
clientes asignados durante el mes, para así poder proceder a reflejar dicha
información, en forma de asientos contables, en el Programa Software Galac, el cual
está dividido en dos (2) secciones:
a. Opciones de IVA (ver anexo 6).
b. Opciones de CONTABILIDAD (ver anexo 9).

24
 Aparte de que el programa permita realizar los asientos también permite
procesar de manera rápida y práctica los libros especiales de compra y venta, y
determinar los montos correspondientes a débitos y créditos fiscales que irán
reflejados en la Planilla Forma IVA 00030.
Procedimiento:
1. En el caso de las ventas, una vez procesadas en el IVA, son generadas en
Contabilidad en el Menú Contabilizar, Opción Venta y se procede a escoger el
mes a generar y, posteriormente se le da clic al botón Generar. Este asiento
quedará contabilizado de manera automática en el sistema.
2. En el caso de las compras que generan IVA es totalmente diferente, debido a
que, al momento de procesar cada factura, nota de débito o crédito, éstas
deberán de contabilizarse en comprobantes separados, con el fin de llevar un
control estricto de cuáles de estas operaciones representan costos y cuáles
representan gastos. Se busca de manera similar a las ventas, con diferencia que
se busca la opción de compras.
3. Para contabilizar los gastos que no generan IVA, es decir, aquellos gastos que
no son soportados con facturas, se procede a escoger el Menú Comprobante,
Opción Insertar, y se codifica y especifica el tipo de operación, según
corresponda.
A través de esta actividad el programa permite que el usuario genere el Estado
de Resultados y el Balance General en un momento determinado, facilita el
almacenamiento, por cada cuenta, además que permite conocer los saldos mensuales,
así como los montos generales de débitos y créditos fiscales, a través de Balances de
Comprobación, entre otros beneficios.
Para contabilizar en el Programa Software Galac todo dependerá también de los
parámetros establecidos y de si el período en el cual se está trabajando está cerrado o
no. si ya estuviera cerrado dicho periodo los comprobantes de contabilidad se
generarían inmediatamente al insertar la compra o venta, no quedando nada para
contabilizar posteriormente según el procedimiento que se explico anteriormente

25
CONCLUSION Y RECOMENDACIONES

1.1 Conclusiones

Las actividades y operaciones contables fueron cumplidas a cabalidad

considerando que cada situación requiere de un estricto control en los registros y
transacciones que se generen.
Los programas computarizados con que trabaja la empresa representan la
principal fuente de información contable, administrativa y financiera, es allí donde se
controlan las principales operaciones ocurridas en cada empresa. Estos programas
computarizados simplifican cálculos y obligaciones que debían ser realizados
manualmente, ahorrando tiempo en beneficio de los analistas y clientes. El desarrollo
de sistemas computarizados, ha demostrado que aplicados a la contabilidad, la hace
ser más efectiva y dinámica, los procesos son más fáciles y permite aligerar la carga
laboral en las personas que se ocupan de este trabajo, además de hacer más rápidas
las operaciones.
La Oficina Merino & Asociados, C.A realiza sus trabajos de manera eficiente y
oportuna a todos los clientes, evitando el despilfarro y la pérdida de tiempo a la hora
de culminar los trabajos asignados; es decir una empresa debe establecer límites a la
hora de brindarle a sus clientes una serie de servicios, para que su personal pueda
cumplir con ellos y cumplir las asignaciones que exige la ley.

Dentro de la Oficina Merino & Asociados, C.A existe un clima laboral de

respeto y tolerancia entre los trabajadores que allí laboran.

26
5.2. Recomendaciones

o Mantener la innovación en los programas contables con el fin de estar vigentes

con los cambios que se presenten, esto garantizará la eficiencia del servicio.
o Amplificar memoria de los CPU, para que de esta manera el nivel de
almacenamiento sea eficaz y rápido sobre las actividades que se vayan a
realizar.
o Surtir de equipos de computación la sala destinada a pasantes.
o Por último, que la firma continúe con la recepción de pasantes, que siga
colaborando para la formación de futuros profesionales y estos a su vez
persistan en el fortalecimiento de los conocimientos adquiridos para lograr
mayor dominio del mismo.
o Seguir promoviendo la buena relación del personal que labora en esta firma
contable para que siga fortaleciendo el clima de colaboración y
compañerismo que caracteriza a la mencionada firma.

27
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

(Año 1999)

CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO. Gaceta Oficial de la República Bolivariana

de Venezuela Nº 37305 Del 17 de octubre de 2001.

LEY IMPUESTO AL VALOR AGREGADO. Gaceta Oficial N° 38.632 de fecha 26

de febrero 2007.

REGLAMENTO GENERAL DE LA LEY QUE ESTABLECE EL IMPUESTO AL

VALOR AGREGADO. Tercera Edición, febrero 2006.

CÓDIGO DE COMERCIO. Gaceta N° 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955

PROVIDENCIA N.0257 SOBRE LAS NORMAS GENERALES DE EMISIÓN DE

FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS. Gaceta Oficial N° 38.997, de fecha 19 de agosto
de 2008.

Sabino, C. (2002)El Proceso de Investigación, Editorial PANAPO DE VENEZUELA

Méndez, C. (2002), Métodos de la Investigación.

KOHLER, E. L. (1979) Diccionario para Contadores, México, Uteha, 717 pp. Título
original: A Dictionary for Accountants, U.S.A., (1970). Traducido y complementado
por: R. Cárdenas C

http://www.monografias.com/trabajos10/conta/conta.shtml

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29
30
Anexo1: Entrada al Programa Galac Software

31
Anexo 2: Opciones de Software Galac IVA.

32
Anexo 3: Forma de cómo insertar las ventas en el Sistema GALAC Integrado (1)

33
Anexo 4: Forma de cómo insertar las ventas en el Sistema GALAC Integrado (2)

34
Anexo 5: Forma de insertar las compras en el Sistema GALAC Integrado (1)

35
Anexo 6: Forma de insertar las compras en el Sistema GALAC Integrado (2)

36
Anexo 7: Exportar Libro de Ventas y Compras del Sistema Galac a Excel.(1)

37
Anexo 8: Exportar Libro de Compra del Sistema Galac a Excel. (2)

38
Anexo 9: Opción Menú para acceder a opciones de Contabilidad

39