PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y

REEVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES

Código: DOMUS-P04
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Versión: 08

CARGO NOMBRE FECHA FIRMA

Elaborado Gerente de
Kelvin Reyes Pinto 09/06/17
por: Proyectos

Revisado Gerente de
Kelvin Reyes Pinto 09/06/17
por: Proyectos

Aprobado
Gerente General César Zavala Carrillo 12/06/17
por:

Cambios en el presente documento

- Se modifica el numeral 3.2.1, donde se precisa que el Proveedor crítico es una

persona natural o jurídica.

- Se actualiza el ítem 4: “Responsables”.

- Se actualiza el ítem 5.1, donde se retira la mención del “Formato de solicitud de

Cotización”, y se incluye en el texto, a las gerencias mencionadas en el ítem 4.2 y
4.3.

- El formato DOMUS – F44: Solicitud de Cotización, se coloca en la carpeta Obsoleto.

- Se elimina el numeral 5.2: “Descripción para la Selección, Evaluación y Reevaluación

de los Contratistas (especialistas y asistentes)”.

- Se actualizan los registros DOMUS - F22 y DOMUS - F22 – I, y se cambian de versión

01 a versión 02.

- Se modifica la versión del presente documento de 06 a 07.

- Se realiza la re-elaboración del documento por parte del Ing. Kelvin Reyes
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1. Objetivo y alcance:

1.1 Objetivo:

Establecer el procedimiento para la selección, evaluación y reevaluación de los

proveedores críticos del Sistema de Gestión Integrado, con el fin de asegurar la
calidad, oportunidad y continuidad del abastecimiento de productos y servicios a la
empresa.

1.2 Alcance:

Este procedimiento se aplica a toda actividad relacionada al proceso de

contratación de servicios de terceros, los cuales tengan incidencia o impacto en la
calidad del producto, en el ambiente y en la seguridad y salud de todos los
colaboradores.

2. Referencias:

- Manual del Sistema de Gestión Integrado sección 6.7.6.5

3. Abreviaturas y definiciones:

3.1 Abreviaturas:

3.1.1 SGI: Sistema de Gestión Integrado

3.1.2 SGC: Sistema de Gestión de la Calidad
3.1.3 SGA: Sistema de Gestión Ambiental
3.1.4 SGS&SO: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
3.1.5 RSGI: Responsable del Sistema de Gestión Integrado

3.2 Definiciones:

3.2.1 Proveedor crítico: Es la persona natural o jurídica que provee

productos y/o servicios, los cuales tienen incidencia o impacto en la
calidad del producto, en el ambiente y en la seguridad y salud de todos
los colaboradores. Estos productos y/o servicios se encuentran
identificados en la Lista de Productos y Servicios Críticos.

4. Responsabilidades:

4.1 El RSGI tiene la responsabilidad de verificar que la evaluación, calificación y

aprobación de los proveedores de Domus, se realice sobre la base de los
criterios establecidos en el Anexo del presente documento.
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4.2 La Gerencia General y Gerencia de Proyectos son responsables de llevar

a cabo la selección y evaluación de proveedores críticos para la realización de
sus actividades en oficina y campo.

4.3 La Gerencia de Administración y Finanzas, se encarga de los

proveedores críticos de suministro de oficina.

5. Descripción del proceso:

5.1. Descripción para la selección, evaluación y reevaluación de los

proveedores críticos

Las tres gerencias mencionadas en el ítem 4.2 y 4.3, obtienen información de

posibles proveedores, considerados críticos para la empresa, a través de
referencias, medios informativos, catálogos, folletos, internet, guía de proveedores
y/o cartas de presentación, y seguidamente, se solicita el envío de sus
cotizaciones.

Después de haber obtenido información de los posibles proveedores, se procede a

seleccionar a los proveedores críticos que cumplan con las exigencias de calidad,
ambiental y seguridad y salud ocupacional según el anexo “Criterios de
Evaluación de Proveedores – Selección de Proveedores” y, sólo en casos de
proveedores de servicios de laboratorio se realizará según “Criterios de
Evaluación de Proveedores – Selección de Laboratorios”.

Cabe especificar que, cuando se realice selección de proveedores de servicios

logístico de campo, de transporte (aeronave, fluvial, terrestre) y de abastecimiento
de combustible, todos ellos serán evaluados por todos los ítem del documento
“Criterios de Evaluación de Proveedores – Selección de Proveedores”. En
el caso de otros tipos de proveedores críticos, podrán ser evaluados con los cinco
primeros ítem del documento.

El Área de Administración y Finanzas se encargará de pedir los datos de los

proveedores requeridos, tales como el número del RUC, razón social, teléfonos, e-
mail; de esta manera, se puede administrar los pagos con prontitud. En el caso de
que el proveedor sea conocido, deberá tenerlo registrado en su base de datos.
Asimismo, es necesario que tanto los Gerentes de Proyectos, como el Asistente
Administrativo guarden los datos de sus proveedores críticos.

Posteriormente a la selección de proveedores, cada 06 meses se realizará la

evaluación del desempeño de los proveedores, sin embargo, dependiendo de la
decisión de los encargados de la evaluación y del tiempo de contratación de los
proveedores, el periodo de evaluación pudiera ser en menos y/o en mayor tiempo.

La evaluación del desempeño se realiza considerando los siguientes parámetros:

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Las evaluaciones de los proveedores se desarrollarán según el formato

“Evaluación y Reevaluación de Proveedores” y en caso de los laboratorios
con el formato “Evaluación y Reevaluación de Proveedores
(Laboratorios)”.

Si los proveedores críticos envían muestras u otros materiales, estos deberán ser
comunicados al área que lo solicitó.

El proveedor será eliminado o separado del registro de evaluaciones y

reevaluaciones, cuando sea considerado desaprobado en las evaluaciones y que
no haya cumplido con las siguientes condiciones:

 Dejar de presentar cotizaciones solicitadas.

 No cumplir en forma reiterada con los requisitos especificados.
 Cometer alguna falta grave contra la empresa.
 No cumplir con el manejo seguro de los productos.

Para el caso específico de laboratorios de análisis químicos y físicos, el criterio de

evaluación principal para desaprobar a un proveedor será que no cumpla con la
debida acreditación ante INACAL.

6. Anexos y Registros:

 DOMUS-Anexo P04: Criterios de Evaluación de Proveedores

 DOMUS-F06 Lista de Productos y Servicios Críticos
 DOMUS-F22 Evaluación y Reevaluación de Proveedores.
 DOMUS-F22-I Evaluación y Reevaluación de Proveedores (Laboratorio)

7. Bibliografía:

 International Organization for Standardization (ISO). 2008. ISO 9001:2008.

Sistema de gestión de la calidad. Traducción del Grupo de Trabajo Spanish
Translation Task Group del Comité Técnico ISO/TC 176. 15 de noviembre (pp.
1-16).

 International Organization for Standardization (ISO). 2004. ISO 14001:2004.

Sistema de gestión ambiental. Traducción del Grupo de Trabajo Spanish
Translation Task Force del Comité Técnico ISO/TC 207. (pp. 1-10).

 OHSAS Project Group. 2007. OHSAS 18001:2007. Sistema de gestión de la

seguridad y salud en el trabajo. Traducción de AENOR (Asociación Española de
Normalización y Certificación). (p.p. 1-29).