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1. OBJETIVO:
Establecer las actividades para que el Plan de Gestión del Proyecto se ejecute día a
día, garantizando el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
2. ALCANCE:
Inicia con la socialización del plan de gestión del proyecto al equipo de trabajo y
termina aprobación de los entregables para iniciar el cierre del proyecto.
3. DEFINICIÓN:
4. RESPONSABLE:
5. CONDICIONES:
Para la ejecución de los proyectos se tomará como base el Plan de Gestión del
Proyecto realizado en el procedimiento Planeación de Proyectos P-GP-1 , en el cual se
han determinado elementos necesarios para su ejecución.
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
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Se realizan todos los arreglos logísticos y operativos para la gestión del equipo de
trabajo (puestos de trabajo, permiso de acceso a determinadas áreas, creación de
cuentas de usuario con acceso a correo electrónico, repositorio de documentos, bases
de datos; entre otros; tanto en la Fundación FES como en las instalaciones del
cliente).
- Tableros de control
- Monitoreo a riesgos
- Semáforo de cumplimiento de cronograma y entregables
- Informes de ejecución presupuestal
Código: P-GP-2
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Ese cronograma de seguimiento es socializado con todos los miembros del equipo del
proyecto y publicado en el repositorio del documento del proyecto.
El proyecto puede ser objeto de una auditoria interna liderada por el proceso Gestión
Mejoramiento Continuo, la cual se planea en el Plan de Calidad.
El equipo del proyecto realiza día a día todas las actividades tendientes a cumplir los
objetivos del proyecto, teniendo en cuenta que la Fundación FES puede ejecutar
proyectos en diversas áreas del conocimiento (Salud, Educación, Cultura Ciudadana,
entre otros) cuya ejecución requiere de la aplicación de técnicas particulares que están
documentados en procedimientos y/o instructivos relacionados en el proceso de
Gestión de Proyectos y/o en las metodologías propias del cliente.
Los integrantes del equipo generan los informes técnicos producto de la ejecución del
proyecto los cuales serán revisados de acuerdo con lo establecido en el plan de
calidad.
Código: P-GP-2
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Seguimiento a la efectividad a los controles definidos para mitigar los riesgos del
proyecto o a la identificación de nuevos riesgos que puedan afectar el mismo. De
ser necesario puede actualizar los riesgos o los controles a través del
procedimiento Administración del riesgo P-GMC-9 del proceso Gestión de
Mejoramiento Continuo.
Control al cumplimiento del plan de calidad del proyecto a fin de identificar posibles
mejoras al mismo respecto a la efectividad en las acciones de elaboración, revisión
y aprobación de los entregables, uso de metodologías y herramientas de calidad.
Código: P-GP-2
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Cualquier brecha identificada entre los resultados actuales y lo esperado debe tratarse
de manera inmediata mediante la formulación de acciones preventivas, correctivas o
de mejora con la implementación del procedimiento de formulación de acciones
preventivas, correctivas y de mejora P-GMC-6 y se socializa con el equipo de trabajo
del proyecto.
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Externos
Internos
Seguimiento financiero
El Gerente del Proyecto y/o el Coordinador PMO mantiene la relación de los gastos del
proyecto, así como del pago de los mismos vs los compromisos contractuales. De igual
manera, mantiene la relación de las facturas entregadas al cliente y sus respectivos
pagos.
Adicionalmente, genera los informes periódicos de ingresos y egresos del proyecto que
facilitan el cierre financiero del mismo y revisa que todos los gastos del
contrato/convenio que estén aprobados y definidos dentro del presupuesto inicial
estén registrados debidamente en el sistema de información contable, para ello debe
informar al proceso Gestión Financiera y Contable el estado las cuentas por pagar para
que sea contrastada con el registro contable.
Código: P-GP-2
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El Director de Área o el Coordinador PMO y/o el Gerente del proyecto verifican que la
planeación del proyecto se haya realizado en cumplimiento de sus objetivos. Si se
identifican brechas se pueden formular acciones preventivas, correctivas y de mejora
de acuerdo con lo expresado en el P-GMC-6 Procedimiento Formulación de Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora y/o lecciones aprendidas de acuerdo con el
P-GCO-1 Procedimiento Gestión de Conocimiento.
7.ANEXOS
Código: P-GP-2
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CONTROL DE CAMBIOS:
Descripción del Motivo del Fecha del Aprobado
Versión del Cambio cambio cambio por
Documento
1 Creación ______ 17 de Junio de Director
2014 Ejecutivo.