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SOLUCION
1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros.
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la
documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos
los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales,
procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los
documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la
divulgación del documento por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este
procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de
Gestión.
3.1Coordinador Trabajo:
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y
administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente
de acuerdo con la naturaleza del servicio.
3.3Líderes de Procesos:
Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el
procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación
de los documentos.
4. PRECISIONES
4.1ESTRUCTURA DOCUMENTAL
DOCUMENTO
Política
Mapa de procesos
Procedimientos - instructivos
Manuales - Matrices
Protocolos - Programas
4.3 REGISTROS
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que,
si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente
cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los
registros guardados de forma digital.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc.
4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Legible.
Toma de muestras
Procesamiento y análisis de información
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
INICIO
6 NO Informa al
Coordinador Si es una solicitud de anulación, se
del Área de registra y el proceso termina.
Aprobada líder del Salud, Cuando se considere necesario define
proceso Seguridad e la intervención de un experto a fin de
Higiene en el retroalimentar el documento antes de su
Trabajo aprobación final.
SI Según corresponda se presenta al
3 Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.
7 Auxiliar del Se diligencia la parte 2 del registro
SG-QGHSE Solicitud de Creación, Mejora o
Registra Aprobación En La Solitud De
Anulación del Documento F-SO-OH-12,
Creación, Mejora O Anulación De marcando la casilla de aprobado,
Documentos Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.
2
2 Coordinador Se comunica al líder que el documento
12
del Área de se encuentra liberado y se autoriza su
Salud, uso.
Seguridad e
Socializa con el líder del
Higiene en el
proceso y/o funcionario que Trabajo.
realizo solicitud.
1
10 Líder del proceso Informar los cambios de la
1 documentación a los
participantes del proceso.
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA