Administrar bibliografía con EndNote

EndNote es uno de varios programas diseñados para ayudar a los investigadores y

estudiantes a administrar sus referencias bibliográficas. Permite compilar las referencias a libros,
artículos, páginas web, entrevistas, etc. dentro de una única base de datos.

Además de esta función básica, EndNote está preparado para trabajar en colaboración con
Microsoft Word, mediante un plug in denominado “Cite While You Write”. Esta función puede ser
utilizada para generar citas y bibliografías en forma automática y siguiendo un amplio rango de
estilos de citación como APA, MLA, Chicago. El propio programa viene con más de 4000 estulos ya
incluidos y muchos más pueden descargarse desde internet.

A continuación, se explican algunas de las funciones básicas del programa.

1. Abrir una biblioteca en EndNote

Una biblioteca de EndNote (Library) es una colección de referencias, cada una de las cuales
contiene toda la información requerida para crear una bibliografía (Autor, título, edición, editorial,
lugar de editorial, año, y un largo etc.). Cada biblioteca posee una capacidad ilimitada para
almacenar registros, aunque se recomienda no superar los 100.000. Por otro lado, es posible
generar un indeterminado número de bibliotecas, pero es conveniente guardar todas las
referencias en una sola para evitar la reduplicación de fuentes, el olvido de información y
optimizar la vinculación con Word.

Cuando se abre por primera vez el programa, un cuadro de diálogo pregunta si se desea
crear una nueva biblioteca o abrir una ya existente. Para crear una nueva biblioteca, simplemente
es necesario proveer un nombre de archivo y guardar una copia como archivo .enl.

EndNote viene con un archivo biblioteca de ejemplo ubicado en c:Archivos de

programa/EndNote/Examples/Sample_Library.enl. Se puede abrir esta biblioteca desde el
programa para aprender el funcionamiento del programa y poner en práctica las técnicas que
permiten dominar cada función.
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Como puede verse, al abrir una biblioteca, el programa presenta una ventana dividida en
tres partes:

a) El panel del Listado de Referencias: que ocupa la mayor parte de la pantalla

b) El panel de pestañas ubicado por debajo, que muestra tres opciones: Preview p
permite visualizar la referencia bibliográfica seleccionada según el formato
determinado; search, que permite buscar alguna referencia mediante una o varias
palabras clave; PDF & quick edit que permite visualizar (si lo hay) el archivo .pdf
relacionado con la referencia y modificar información de la misma.
c) El panel Grupos ubicado a la izquierda, permite clasificar las referencias de acuerdo
con ciertos criterios predefinidos o establecidos por el usuario.

2. Añadir una nueva referencia

La biblioteca de EndNote trabaja de la misma forma que el catálogo de una biblioteca
convencional: para encontrar las referencias necesarias se pueden utilizar herramientas estándar
como búsquedas por nombre de autor, título, títulos de revistas o palabras clave. Por ello es
conveniente que, al cargar una nueva fuente, se le brinde al programa el mayor número de datos
posibles del elemento a clasificar.

a) Para cargar una nueva referencia, se debe ir a References>New Reference, o presionar

conjuntamente Control+N, o hacer click en el botón superior que posee un signo + dentro de un
círculo verde. Esto abre una nueva ventana que contiene los diferentes campos que pueden
llenarse con la información de la referencia.

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Nótese que los campos que se despliegan dependen del tipo de referencia que se va a
cargar. Por defecto, EndNote supone que lo que se va a garcar son los datos de un artículo de
revista (Journal Article). Para modificar esto hay que cliquear en el menú desplegable que se
encuentra en la parte superior de la ventana y seleccionar allí el tipo de referencia (Book, Book
Section, Electronic Book, etc.).

No es necesario llenar todos los campos. Sin embargo, para asegurar un correcto
funcionamiento de la biblioteca es importante completar ciertos datos clave, los cuales varían
según el tipo de referencia del cual se trate (Autor, Título, Título de la revista, volumen, n´mero,
año de publicación, páginas de inicio y fin, etc.). Para guardar los cambios, click en la pestaña
File>save.

Un consejo importante en este punto: asegurarse de unificar el criterio con el cual se

introduce el nombre de un autor. EndNote trabaja con un criterio de exactitud absoluta al
momento de considerar los nombres de autor. Así, para EndNote “J.L. Borges, Jorge L. Borges y
Jorge Luis Borges” designan tres autores distintos, y así lo reflejará en toda lista de bibliografía que
genere.

b) Para editar una referencia, basta con hacer doble click sobre la misma en el listado de
referencias. Esta acción abrirá nuevamente la ventana que contiene los campos de información
que podrán ser modificados.

c) Para borrar una referencia, click derecho sobre la misma en el Listado de Referencias, y
seleccionar Move Reference to Trash.

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3. Buscar referencias dentro de una biblioteca

Existen dos modos de buscar una referencia dentro de una biblioteca de EndNote: a través
de Quick Search o de la pestaña Search.

a) En la barra de herramientas principal, se encuentra la ventana Quick Search que

permite buscar en toda la biblioteca una determinada fuente introduciendo
simplemente una palabra o frase. En este caso, EndNote busca los términos
introducidos en todos los campos posibles y devuelve los resultados.
b) En el panel de pestañas ubicado en la parte baja se encuentra la pestaña Search, la
cual permite realizar una búsqueda más precisa al dar la posibilidad de indicar en qué
campo EndNote debe buscar el término o frase solicitados. Puede también realizar una
búsqueda en la cual se excluya cierto término u otra donde los resultados deban
cumplir la condición de contener dos o más términos dentro de campos determinados.

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 Manual EndNote

4. Importar referencias desde bases de datos en línea

Existen varias maneras de ingresar referencias a EndNote más allá del tipeo manual delas
mismas. Si se está realizando una búsqueda a través de una base de datos como EBSCO, JSTOR o
Springer, es posible importar directamente la referencia completa desde la web hacia la biblioteca
de EndNote.

Para ello es necesario seguir estos pasos:

1°) Tener abierto el programa EndNote y la biblioteca adonde queremos importar la referencia.

2°) Ir a la base de datos en línea y seleccionar el elemento que desea agregarse a la biblioteca.

3°) Buscar el vínculo que diga “Exportar cita” o similar, y seleccionarlo.

4°) Descargar el archivo en formato .ris, apto para EndNote, Reference Manager y otros.

5°) Ejecutar el archivo descargado. La referencia bibliográfica completa se cargará

automáticamente en la biblioteca de EndNote.

5. Estilo de presentación (Output Styles)

Los Output Styles controlan la apariencia de las citaciones dentro del texto y la bibliografía.
Básicamente, contienen instrucciones que le indican a EndNote cómo ordenar la información
presente en las referencias de la biblioteca para crear citas y bibliografías en el formato apropiado
(qué campos incluir, en qué orden, que tipo de puntuación utilizar, etc.)

Es posible cambiar el Output Style para adecuarse a prácticamente cualquier sistema de

referencias (MLA, APA, Chicago, Harvard, etc.). El nombre de cada estilo hace referencia a la
revista y organización que ha definido el formato bibliográfico. También es posible bajar más
formatos desde internet o modificar los existentes para adaptarlos o actualizarlos. Por último, el
programa también permite crear nuevos formatos a total criterio del usuario, aunque esta opción
no es recomendable para todos.

a) Previsualizar un estilo de presentación

Es posible previsualizar las características de cualquier estilo de presentación en EndNote:

• Seleccionar alguna referencia en la ventana de la lista de referencias

• Ir a Edit > Output Styles
• Para ver todos los formatos, click en Open Style Manager.
• Click en cualquier estilo para ver una previsualización de la referencia seleccionada en
el panel inferior, ventana Preview.

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b) Descargar estilos de presentación adicionales

Para instalar otros estilos de presentación que no se encuentren en el listado, deben seguirse
los siguientes pasos:

• Abrir el Style Manager siguiendo esta ruta: Edit > Output Styles > Open Style
Manager.
• En la ventana que se abre seleccionar Get More on the Web
• Esta acción provoca la apertura de una pestaña en el navegador de internet
predeterminado que conduce hacia la web del programa EndNote, donde se ofrece
una extensa lista de estilos que pueden ser seleccionados fácilmente mediante un
buscador.
• Seleccionar el estilo deseado y clickear el vínculo Download correspondiente.
• Ejecutar el archivo que se ha descargado; el estilo se instalará automáticamente y
luego estará disponible para su selección en la lista del programa.

6. Utilizando Cite While You Write (CWYW)

EndNote trabaja en consuno con Microsoft Word para permitir la citación de referencias
del modo más rápido posible mientras se escribe, y para preparar un escrito académico con las
citas correctamente formateadas. La función Cite While You Write otorga acceso a los comandos
de referencia y formato de EndNote a través de una ventana ad hoc que se instala
automáticamente en Word junto con el software.

a) Insertar citas:
El modo más sencillo de insertar una cita en Word utilizando CWYW consiste en seleccionar la
referencia desde el propio procesador de texto. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

• Abrir la biblioteca EndNote que contiene la referencia que desea citarse.

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• Ir al texto en Word y colocar el cursor en la posición donde se desea introducir la cita

(cuerpo del texto, nota al pie, nota al final).
• En la ventana EndNote, seleccionar Insert Citation > Find Citation…
• En la ventana que se abre, colocar los términos clave que permitan hallar la fuente
(apellido de autor, por ejemplo) y click en Find

• Seleccionar la referencia correcta y click en Insert

• La referencia se inserta en el lugar seleccionado en el texto, y también al final del
mismo en formato de Bibliografía.

b) Cambiar el estilo de presentación de la cita:

Nótese que la referencia se inserta en el estilo que esté previamente seleccionado en la
ventana de EndNote dentro de Word. Para cambiar el estilo, click en el menú desplegable
ubicado al lado del título Style, y seleccionar el estilo deseado.

Si el estilo buscado no se encuentra entre los disponibles en dicho menú, click en Select
another Style, lo cual abre la un cuadro de diálogo que presenta todos los estilos disponibles.

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Los cambios que se introducen en el estilo de presentación afectan a todo el documento. De

este modo, con un par de operaciones sencillas es posible cambiar completamente el formato
de citación de un documento de varias páginas y numerosas referencias.

c) Remover los códigos de campo

Para dar formato a las citas y vincularlas con la biblioteca, EndNote introduce las referencias a
Word con un determinado código de campo. Sin embargo, es posible que para enviar el
trabajo a un revisor o a una revista cuyo sistema informático sea incompatible con EndNote (o
con nuestra biblioteca informática) se necesite quitar esos códigos.

Para ello, debe seguirse el siguiente camino:

• En la pestaña EndNote de Word, click en Convert Citations and Bibliography >

Convert to Plain Text.
• Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

• Resulta de suma importancia guardar previamente una copia del documento con los
códigos de campo activados ya que, una vez convertidos a texto plano, no puede
revertirse el proceso.
• Una vez que se guarda el texto original con los códigos, EndNote abre un nuevo
documento en una ventana adicional, pero en esta ocasión sin los códigos de campo.
Se recomienda guardar este nuevo archivo con un nombre similar al del archivo
original (por ejemplo Capítulo 1 copia).

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