Manual Aplicacion COI 7 0

INTECH-DIVISIÓN
ASPEL
ASPEL-COI
VERSION 7.0.1
MANUAL DE SISTEMA DE
CONTABILIDAD INTEGRAL.
Soporte Técnico InTech-División ASPEL
Sistema de Contabilidad Integral.

AS
1.
1.1
INTRODUCCIÓN
Definición
PE
1.2 Objetivo del Curso
2. INICIO DE OPERACIONES
2.1 Definición
2.2 Abrir empresa
L-
2.3 Instalación de la Base de Datos
2.4 Cambio de período
2.5 Cerrar Empresa
2.6 Salir
CO
2.7 Barra de herramientas
2.8 Teclas de Acceso rápido
2.9 Operaciones de Aplicación General
2.10 Calculadora
2.11 Uso de la ayuda del sistema
I 3.
3.1
3.2
3.3
CATÁLOGOS
Definición
Catálogo de departamentos
Catálogo de monedas
NI
3.3.1 Histórico de tipos de cambio
3.4 Catálogo de cuentas
3.4.1 Agregar o modificar cuentas
3.5 Catálogo de cuentas departamentales
3.6 Operaciones con cuentas
VE
3.6.1 Asignación de cuentas
departamentales
3.6.2 Asignación de naturaleza de
cuentas
L
3.7 Asociación de cuentas

3.8 Catálogo de tipos de pólizas

3.9 Catálogo de conceptos de pólizas
3.10 Catálogo de pólizas
3.10.1 Alta / Modificación de pólizas
3.10.2 Barra de herramientas en el Alta de pólizas
3.10.3 Operaciones con pólizas
3.10.4 Copiar y Pegar Pólizas
3.10.5 Documentos asociados
3.10.6 Pólizas modelo y pólizas modelo inteligentes
3.11 Catálogo de tipos de activos
3.12 Catálogo de Activos
3.13 Tabla de I.N.P.C.
4. CONSULTAS
4.1 Consulta de catálogo de cuentas
4.2 Consulta de pólizas
4.3 Consulta de balanza de comprobación
4.4 Consulta de balanza de comprobación con departamentos
4.5 Consulta de auxiliares
4.6 Consulta de catálogos de activos
4.7 Consulta y validación de CFDIs y documentos asociados
5. PROCESOS
5.1 Administrador de periodos
5.1.1 Crear nuevos periodos
5.1.2 Eliminación de períodos
5.1.3 Traspaso de saldos
5.1.4 Auditar / Desauditar período
5.1.5 Directorio de trabajo
5.2 Borrado de Movimientos
5.3 Contabilización

5.4 Consolidación
5.5 Balanza anual
5.6 Póliza de ajuste cambiario
5.7 Póliza de cierre
5.8 Integración de pólizas
6. CONTABILIDAD ELECTRÓNICA
6.1 Definición
6.2 Configuración y definición de datos
6.2.1 Datos fiscales de proveedores y terceros
6.2.2 Configuración de catálogos
6.2.3 Captura de asientos contables
6.2.4 Generación de XML
7. EMISIÓN DE REPORTES
7.1 Generales
7.2 Especificar Impresora
7.3 Emisión de Reportes
7.4 Reporte de catálogo de cuentas
7.5 Reporte de seguimiento de presupuestos
7.6 Reporte Emisión de Pólizas
7.7 Reporte Balanza de Comprobación
7.8 Reporte Diario General
7.9 Reporte de Auxiliares
7.10 Reporte de Catálogo de Activos Fijos
7.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos
7.12 Reportes Financieros
7.12.1 Balance General
7.12.2 Estado de Resultados
7.12.3 Libro Mayor
7.13 Reportes del Usuario

8. UTILERIAS
8.1 Respaldo de archivos
8.1.1 Generación de respaldo
8.1.2 Reinstalación de respaldo

ASPEL-COI NIVEL BÁSICO
OBJETIVO
Al término de este curso el usuario tendrá los conocimientos necesarios
para realizar la captura, modificación y eliminación de los datos en los
catálogos del sistema, asimismo, conocerá las herramientas disponibles
para extraer la información contable que requiera, como reportes de
Pólizas, Estados de resultados y Balance general, entre otros,
permitiendo así el trabajo con el sistema y la automatización de su
registro contable.
También se revisarán los procesos más importantes para el manejo de la
información como el manejo de pólizas y periodos.
Es importante mencionar que el curso está dividido en 3 niveles: Básico,

Intermedio y Avanzado, en el nivel Intermedio se le dará continuidad a
esta primera parte, en la que el participante obtendrá más herramientas
para explotar el sistema y la información en él almacenada, por lo que
algunos temas se analizarán con mayor detenimiento en los cursos
Intermedio y Avanzado.

1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
ASPEL-COI 7.0 procesa, integra y mantiene actualizada la información
contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable, para ello, el
sistema organiza la información en catálogos, los cuales son
básicamente cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas,
departamentos, centros de costos, proyectos, pólizas, conceptos de
pólizas, tipos de pólizas, activos, monedas y tipos de activo por
empresa.
El sistema ofrece varios catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se

adaptan a los giros más comunes, no obstante, para diseñar el catálogo
de cuentas que se adapte a las necesidades específicas de la empresa
se permite su modificación, teniendo la opción de comenzar con un
catálogo completamente diferente o importar el catalogo desde Excel.
También permite a las empresas mantener su contabilidad al día y a la
vanguardia tecnológica, ya que es posible generar la Declaración
Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) permitiendo la máxima
explotación de la información de forma muy sencilla, tomando en
consideración las reformas fiscales vigentes.
En esta versión, se agrega un nuevo catálogo que permite manejar

presupuestos anuales, mensuales y acumulados a las cuentas. En este
catálogo se podrán dar de alta los presupuestos, aunque también es
posible cargarlos desde una hoja de cálculo. Además, es posible
modificar el presupuesto actual del periodo, también se podrá consultar
y realizar algunas funcionalidades que proporciona la consulta del
periodo, también se podrá consultar y realizar algunas funcionalidades
que proporciona la consulta y por último, dichos Presupuestos podrán
aplicarse a las cuentas departamentales.

También se cuenta con dos módulos para clasificar la información de una

manera mejorada para la empresa:
 Centros de Costos: Este catálogo contiene los centros de costos de
la empresa y se podrán asignar a las cuentas para una mejor
clasificación de la información.
 Proyectos: Con esta opción es posible conocer todos los proyectos
que hay en el sistema y así poder asignar a los movimientos de
cuentas en pólizas el proyecto al que pertenezcan.
ASPEL-COI asegura la información almacenada y generada en el

sistema sea integra en cualquier momento, proporciona además
diversas utilerías con las que se le puede dar mantenimiento
periódicamente.
Los reportes financieros más importantes como son: Balanza de

comprobación, Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares,
Libros mayor y Diario general, podrán ser generados fácilmente a
partir de la información contable capturada.
A partir de la información de activos capturada se podrán generar los

reportes de depreciación, entre los que destacan: Depreciación
contable, con valores actualizados anuales (deducción fiscal sobre el
título II de la Ley de Impuestos sobre la Renta), impuesto a los activos
fijos, deducción y proyección de depreciación.
Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la

información que genera incluso en otras aplicaciones, tal es el caso
de la mejorada y dinámica interface que se tiene con Microsoft Excel,
en cuya barra de herramientas se agregan varios botones que
permiten acceder en cualquier momento a la información de ASPEL-

COI, evitando así la doble captura y facilitando la elaboración de

declaraciones fiscales de la empresa.
Para una administración integral y eficiente, ASPEL-COI mantiene

interface con los demás sistemas de la línea: ASPEL-BANCO, ASPEL-
CAJA, ASPEL-NOI Y ASPEL-SAE, concentrando fácil y eficazmente toda
la información contable de la empresa.
Al termino de este curso el participante tendrá los conocimientos

necesarios para realizar la configuración, captura, modificacion ye
liminacion de los datos en los catalogos del sistema, asimismo, conocera
las herramientas disponibles para extraer la información contable que
requiere, como reportes de Polizas, Estados de resultados y Balance
genral, entre otros, permitiendo asi el trabajo con el sistema y la
automatización de su registro contable.
Conocerá también el manejo del DIOT (Declaración Informativa de

Operaciones con Terceros) e IETU (Impuesto Empresarial a Tasa Única)
dentro de ASPEL-COI 6.0, además de los diferentes reportes financieros y
consultas que presenta el sistema para una mejor interpretación de la
información.
Es importante mencionar que el curso está dividido en 2 niveles:

Propedéutico y Certificación, en el nivel Certificación se le dará la
continuidad a esta primera parte, el participante obtendrá más
herramientas para explotar el sistema y la información en el
almacenada, por lo que algunos temas se analizaran con mayor
determinación en el Curso Certificación.


2. INICIO DE OPERACIONES.
2.1 Definición.
Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa COIWIN.EXE y
se puede hacer de diferentes maneras:
 A través del acceso directo que se encuentra en el
escritorio.
 Mediante el explorador de Windows o Mi PC buscando la
carpeta donde fue instalado el sistema.
 Desde la opción Inicio/Ejecutar.
 Mediante el icono creado en el grupo de programas.
2.2 Abrir empresa.

Ruta de Acceso:
 Al iniciar una sesión con el sistema.
 Menú Archivo, Abrir empresa.
 Desde la barra de herramientas con el botón.
Manejo:
 Cómo funciona el proceso: Cuando es la primera vez que
accedes al sistema, se mostrarán varias ventanas antes de la
ventana de Abrir empresa. Para accesos posteriores, también
dependerá de los procesos pendientes por realizar, como podemos
citar la activación del sistema la configuración de la empresa,
entre otros.
 Para acceder al sistema: Si es la primera vez que accedes al
sistema, en el campo "Usuario" se sugerirá el nombre del usuario
"Administrador" y éste por omisión tiene definida la clave
"Aspel1", por lo que para acceder al sistema anota la clave de
acceso temporal "Aspel1" o teclea F8. Posteriormente, por
seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde
el módulo de perfiles del usuario por una que sólo el administrador
conozca. Recuerda que esta clave será la única que puede
modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dará acceso

total al sistema, sin restricción de ningún tipo, por lo que sólo debe
ser conocida por el responsable de la instalación, manejo y
administración del programa o empresa, esta clave se conoce
como clave maestra de acceso al sistema

2.3 Instalación de la Base de Datos/Asistente para la

configuración de ASPEL-COI 7.0.
Ruta de Acceso:
 Al instalar el sistema y no tener una base de datos por omisión.
Qué es: El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar

fácilmente tu empresa, definiendo ciertos parámetros que son
indispensables para empezar a trabajar con el sistema ASPEL-COI. Si
eres usuario de ASPEL-COI de otras versiones (5.x y 6.0) el sistema te
permitirá traducir la información que tenías registrada en dicho sistema.
En términos generales mediante el asistente podrás:

 Configurar los datos de tu empresa.
 Si eres usuario de otras versiones podrás, importar y/o traducir los
parámetros de la empresa, datos de la misma y los perfiles de
usuarios.
 Definir los parámetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios,
así como definir sus perfiles (opciones a las que tendrán acceso).
 Crear tu base de datos.
Manejo:
 Cómo funciona el proceso: El asistente se presentará cada vez
que accedas al sistema y mientras trabajes con la base de datos
Ejemplos y una vez utilizado para crear o configurar la base de
datos de la primer empresa, para la creación de la base de datos
de las demás empresas deberás acceder a él posteriormente
desde el Menú Configuración / Agregar empresa. Este
asistente también se desplegará al abrir la empresa y está por
alguna razón no tenga asociado un alias o conexión, para este
caso deberás usar la opción "Conectarse a una base de datos
existente". El asistente podrá ser cancelado en cualquier

momento sin que esto afecte la configuración de la empresa, ya

que podrás realizarla posteriormente sin ningún problema. Solo
deberás tomar en cuenta, que una vez iniciado el proceso el alias
asociado a la empresa se creará de manera automática, pero eso
no significa que posteriormente no puedas reanudar el proceso
desde el asistente. Al acceder al asistente deberás seguir los
siguientes pasos:
Paso 1.- El asistente te desplegará una pantalla de
Bienvenida.
Paso2.- Selecciona la opción que requieras.

 Crear una nueva base de datos: El asistente creará una nueva

base de datos.
Qué es: Este proceso permite crear una base de datos nueva para la
empresa en la cual estés trabajando.
 Traducir de una versión anterior: Con lo generado en una

versión anterior, el asistente traducirá los datos para trabajar en
ASPEL-COI 7.0.
Qué es: El objetivo de este asistente, es ayudarte a traducir la
información contable definida en versiones anteriores (Aspel - COI 5.0,
5.5, 5.6, 5.7 y 6.0) para que esta pueda ser leída por la versión 7.0. Te
recomendamos que ejecutes este proceso antes de capturar
movimientos, para que no se sobrescriba la información anteriormente
capturada. Podrás traducir los archivos de datos, los parámetros del
sistema y los perfiles del usuario.

 Conectarse a
una base de datos
existente: Si
tienes una base
de datos ya
existente
diferente a la de
Ejemplos,
selecciona el
alias o conexión de la
base de datos.
 Conectarse a la
base de datos Ejemplos: En esta opción trabajarás
directamente con la base de datos que el sistema ofrece por
omisión.
Observación: Todos los pasos del asistente tienen como finalidad

ayudarte a definir todo lo necesario para que el sistema trabaje de
acuerdo a los requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir
algún punto, o tienes dudas, no te preocupes; posteriormente dentro del
sistema podrás definir la información que te haga falta; en cada sección
del ayuda que habla del asistente se te indicará donde puedes consultar
y modificar el campo en cuestión.
2.4 Cambio de período/Administrador de periodos.

Ruta de Acceso:
 Menú Archivo, Administrador de periodos.
 Desde la Barra de herramientas, con el botón.
Qué es: En este módulo se encuentran los periodos dados de alta en la

empresa.

2.5 Cerrar Empresa

Ruta
de
Acceso:
 Menú Archivo, Cerrar empresa.
Qué es: Esta opción sirve para terminar el trabajo con la empresa activa
y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema.
Observaciones: Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices

se aplicarán exclusivamente a la contabilidad de la empresa que
elegiste. Recuerda que es necesario que las empresas con las que
laboras, estén Registradas dentro del sistema o las tengas dadas de
alta para poder acceder a estas.
2.6 Salir.
Ruta de Acceso:
 Menú Archivo, Salir.

Qué es: Esta opción te permite terminar definitivamente la sesión del

sistema.

2.7 Barra de herramientas.

Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Preferencias, Barra de herramientas.
 Colocar el cursor del ratón sobre la Barra de herramientas, oprimir
el botón derecho del ratón y elegir la opción Personalizar.
Qué es: Es un conjunto de botones, que se encuentran agrupados en la

parte superior de las ventanas. Su objetivo es ejecutar de inmediato las
opciones más importantes. Cada botón cuenta con una imagen, una
leyenda, y opcionalmente una etiqueta; las cuales en diferente forma
indican el funcionamiento del botón. Las barras de herramientas
permiten organizar las opciones del sistema de forma que se puedan
encontrar y utilizar rápidamente. Se pueden personalizar fácilmente, por
ejemplo, se pueden agregar y quitar menús o botones, crear barras de
herramientas personalizadas, las puedes ocultar, mostrar y mover.
Botones.
Nuevo
Te permite agregar un botón a la barra de
herramientas.
Renombrar
Permite cambiar el nombre de la barra de
herramientas.
Borrar
Elimina la barra de herramientas.
Reiniciar
Restablece a su estado original la barra de
herramientas
Manejo.
Para desplegar la ventana despliega el menú contextual, ubicando el
cursor del ratón sobre la barra de herramientas, después oprime el
botón derecho del ratón y selecciona la opción Personalizar. Para añadir
un botón a la barra de herramientas oprime con el botón izquierdo de tu
Cómo ratón la pestaña "Comandos".
funciona Procedimiento para agregar botones a la barra actual

el 
Elige el botón que requieras de la barra de comandos
proceso disponibles.
 Arrastra el botón hacia la barra de herramientas, ubicando el
botón en la posición que lo deseas colocar.
Procedimiento para quitar botones de la barra actual
1. Elige de la barra de herramientas, el botón que no utilizas con
frecuencia o que no requieres visualizar.
2. Arrastra el botón hacia la ventana Personalizar menús de Aspel-
COI
Observaciones: El sistema asigna en forma predeterminada la función

de cada botón, por lo que no será posible modificarla.
2.8 Teclas de Acceso rápido.
Qué es: Son las combinaciones de teclas que te ayudarán a obtener un

acceso más rápido a los catálogos del sistema, o a realizar alguna
función específica, sin necesidad de buscar en la barra de menú la
función deseada. Para identificar las teclas de acceso rápido observa a
detalle la barra de menú y encontrarás una letra subrayada en cada una
de las opciones del menú.
Manejo, cómo funciona el proceso.

Existen dos tipos de teclas de acceso rápido:
1. Las que se indican con una letra subrayada en cada uno de los
textos que se encuentran en la barra de menú, si es una opción
del menú principal ésta debe ser activada con la combinación de
teclas: Alt + "la letra subrayada". "
Nota: Recuerda que para ver las teclas de acceso rápido en Windows ®
2000 y XP, debes presionar la tecla Alt para que puedas visualizar los
textos con una letra subrayada, las cuales te indican las teclas de
acceso rápido.

Ejemplo: Edición" como se puede observar la letra "E" se encuentra

subrayada, esto indica que es una tecla de acceso rápido, y ésta puede
ser activada mediante la combinación de ALT + E, junto con la tecla de
acceso de la opción a la que deseas acceder (ALT + E + t). Si la opción a
la que deseas acceder se encuentra dentro de un submenú, sólo es
necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta
desplegar la opción deseada.
2. También existen teclas de acceso rápido que se presentan frente a

las opciones que se despliegan al momento de seleccionar alguna

de las funciones de la barra de menú, las cuales te indican las

teclas que se deben de presionar.
Ejemplo: En el menú Edición se encuentra la opción Copiar frente a la
cual se encuentra el texto "Ctrl + C", lo que indica que si presionas la
combinación de teclas CTRL + C, se realizará o ejecutará la opción de
copiado.

3. En las ventanas de captura también existen teclas de acceso

rápido y su función es poder cambiar de campo para agilizar la
captura, mediante la combinación de la tecla Alt + "la letra
subrayada".
4. Otro tipo de teclas son con las que cuentan los botones de las
ventanas, el cual puedes activar mediante la combinación de la
tecla Alt + "la letra subrayada".
Ejemplo: En la ventana de Agregar activos, se puede observar que la
letra "A" del botón Aceptar se encuentra subrayada, esto indica que es

una tecla de acceso rápido, y te permite activar este botón, mediante la

combinación de Alt + A.
2.9 Operaciones de Aplicación General.

2.10 Calculadora
Ruta de Acceso:
 Menú Utilerías, Calculadora.
 Desde la Barra de herramientas principal, con el botón.
Qué es: Esta opción te permite acceder a la aplicación Calculadora sin

tener que salir
del sistema.
2.11 Uso de la ayuda del sistema/Características de ASPEL-COI

Ruta de Acceso:
 Menú Ayuda, tecla F1
 Icono
El sistema cuenta con archivos de ayuda los cuales nos pueden auxiliar
en cualquier momento que se tenga alguna duda sobre el manejo del
sistema esta aplicación funciona de la siguiente manera.


3. CATÁLOGOS
3.1 Definición
El sistema ASPEL-COI cuenta con diversos módulos los cuales permiten
capturar la información necesaria para llevar el control de los procesos
contables, a dichos módulos también se les denomina catálogos. En los
catálogos se almacena información con características particulares, la
cual puede ser consultada en cualquier momento y se utiliza para la
generación de los reportes necesarios de la empresa.
Los catálogos que maneja el sistema son los siguientes:

 Catálogo de Departamentos.
 Catálogo de Centros de Costos.
 Catálogo de Proyectos.
 Catálogo de Monedas.
 Catálogo de Cuentas.
 Catálogo de Cuentas Departamentales.
 Catálogo de Rubros.
 Catálogo de Conceptos de Pólizas.
 Catálogo de Pólizas.
 Catálogo de Tipo de Activos.
 Catálogo de Activos.
 Tabla de I.N.P.C


3.2 Catálogo de departamentos

3.3 Catálogo de monedas

3.3.1 Histórico de tipos de cambio
3.4 Catálogo de cuentas
3.4.1 Agregar o modificar cuentas

3.5 Catálogo de cuentas departamentales/Opciones para el

catálogo de cuentas departamentales
3.5.1. Agregar cuentas departamentales.
Ruta de Acceso
 Menú Archivo, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú Edición,

agregar o Alt +Ins.
 Menú Archivo, Catálogo de cuentas departamentales, con el botón.
 Posicionándote sobre la ventana de catálogo de cuentas

departamentales, Menú contextual (botón derecho del ratón),
Agregar.
Qué es: Las cuentas departamentales son aquellas cuentas a las que
estarán asociadas a los departamentos con que cuenta la empresa. Sólo
podrás asociar cuentas de detalle a los departamentos.
Manejo
Parámetros de configuración que afectan.
 Manejo de departamentos: Con este parámetro se habilita en el
menú Archivo, la opción Catálogo de cuentas departamentales que

te permitirá dar de alta cuentas como cuenta departamental en el

sistema.
Cómo funciona el proceso: Indica la cuenta a la que se le va a asignar

el departamento y luego selecciona el departamento para asignar.
Nota: En caso de indicar una cuenta que no se encuentra en el
catálogo, el sistema te pedirá que la desde alta, para esto el sistema
mostrará la ventana de alta de cuenta para realizar este proceso.
De dónde viene la información.

 Catálogo de departamentos: El catálogo de departamentos es
esencial para poder designar un departamento a una cuenta
indicada, deberás dar de alta los departamentos que vas a manejar
en tu contabilidad.
 Catálogo de cuentas: Para poder dar de alta las cuentas
departamentales, primero debes dar de alta las cuentas que vas a
utilizar, en caso de no existir, el sistema te pedirá que las des de
alta.
A dónde va la información: La información de las cuentas

departamentales, sirve para generar reportes, así como pólizas y otros
procesos en donde se necesite desplegar información del catálogo.
Campos de este proceso

 No. de cuenta: Selecciona la cuenta a la que le asociarás el
departamento, ayúdate de la tecla o con F2 para que
despliegue el catálogo de las cuentas.
 Departamento: Selecciona el departamento con que asociarás la
cuenta, ayúdate del botón o la tecla de función F2 para que
despliegue el catálogo de los departamentos.
 Saldo inicial: Captura el saldo inicial de la cuenta departamental;
toma en cuenta que el saldo inicial de tu cuenta departamental es el

saldo final de la cuenta en el catálogo, es decir, el saldo final es igual

a la sumatoria de todos los saldos de tus cuentas departamentales
que pertenezcan a la misma.
Dicho campo estará habilitado si se tiene activo el Parámetro del

sistema "Captura del saldo inicial".
 Moneda Contable: Indica el saldo inicial en moneda contable. Si la
cuenta en donde se asociará el departamento está en moneda
extranjera, se escribirá el saldo inicial en moneda contable y
automáticamente, al darle Enter o TAB se realizará la conversión en
moneda extranjera, ayúdate del botón o la tecla de función F2 para
que despliegue la calculadora. Si la cuenta se encuentra en moneda
base en el campo moneda extranjera no se realizará la conversión.
 Moneda extranjera: Indica el saldo en moneda extranjera de la
cuenta departamental, en Dicho campo la conversión se realizará al
momento de captura la cantidad en moneda contable,
ayúdate del botón o la tecla de función F2 para que
despliegue la calculadora.

3.5.2. Modificar cuentas departamentales.

Ruta de Acceso:
Modificar o con el botón o Alt+BkSp.

 Posicionándote sobre la sobre la ventana del catálogo de cuentas
departamentales/ Menú contextual (botón derecho del ratón),
Modificar.
Qué es: En este proceso podrás consultar los datos de las cuentas
departamentales y modificar el saldo tanto en moneda contable como
en moneda extranjera de la cuenta departamental siempre y cuando sea
el primer periodo de tu contabilidad.
Manejo
Cómo funciona el proceso: Por seguridad en el sistema, sólo podrás
modificar el saldo de una cuenta departamental, siempre y cuando sea
el primer mes de la contabilidad, con el fin de que no existan
inconsistencias en el sistema.
Repercusiones: Debes tomar en cuenta que al modificar un saldo de tu
cuenta departamental, la cuenta de mayor verá afectado su saldo final.


3.5.3. Eliminar cuentas departamentales.

Ruta de Acceso:
Eliminar o con el botón o Alt + Del.
 Posicionándote sobre la ventana del catálogo de cuentas
departamentales, Menú contextual (botón derecho del ratón)/
Eliminar
Qué es: Con este proceso eliminarás las cuentas departamentales que
diste de alta en la empresa, debes tomar en cuenta que al eliminarlas
tendrás una póliza con movimientos de una cuenta que ya no existe.
Manejo
 Que debes verificar primero: Para poder dar de baja una cuenta y
evitar que se descuadre tu contabilidad, es necesario que se
cumplan algunas condiciones:
 No podrás eliminar cuentas departamentales si en la cuenta
tiene saldos y/o movimientos.
 Debes tener en cuenta que la cuenta departamental se integra
a varios departamentos, por lo que para eliminar la cuenta
deberá eliminarse en todos los departamentos.
 Cómo funciona el proceso: Colócate sobre el registro de la cuenta
a eliminar, para eliminarla da clic al botón o con la opción
Eliminar del menú contextual, aparecerá el detalle de la
cuenta y al darle clic al botón Aceptar se eliminará la cuenta; en caso
de no querer eliminar la cuenta, haz clic al botón Cancelar o cierra la
ventana de detalle de la cuenta.
 Repercusiones.
 El dar de baja cuentas en el catálogo, causa inconsistencias en la
información, por lo que se recomienda realizar las bajas del
catálogo sólo una vez al año, al iniciar un nuevo ejercicio.
 Si la cuenta tiene saldo, no podrás eliminarla.

 Otros/Complementarios. También desde el catálogo de cuentas

puedes eliminar una cuenta departamental:
1. Elimina la cuenta departamental del catálogo de cuentas
departamentales.
2. En el catálogo de cuentas deberás Inhabilitar el campo Es
departamental
3. Elimina la cuenta con el botón.

3.6 Operaciones con cuentas

3.6.1 Asignación de cuentas departamentales
Ruta de Acceso:
 Menú Proceso, Asignación de cuentas departamentales.
 Desde la barra de herramientas, con el botón.
Qué es: El módulo de asignación de cuentas departamentales permite

asociar en un departamento varias cuentas de tu catálogo.
Manejo
 Que debes verificar primero: Debes verificar que en tengas dados
de alta departamentos, así como las cuentas para que se pueda
asociar.
 Cómo funciona el proceso: La ventana tendrá dos listados de
cuentas: Del lado izquierdo estarán las cuentas departamentales
agrupadas por los departamentos a los que están asociadas y del
lado derecho estarán todas las cuentas del sistema.

Para asociar cuentas a departamentos simplemente selecciona las

cuentas que desea asociar, después selecciona el departamento al que
desea asociar las cuentas y presione el botón o
arrástralas al mismo.
Para desasociar una cuenta selecciónala en el listado de cuentas
departamentales y presiona el botón o
arrástrala hacia el listado de todas las cuentas.
Para que se apliquen los cambios realizados se debe
presionar el botón. Si deseas cancelar los cambios
presiona el botón.
A dónde va la Al asociar las cuentas, esta información se guarda en el catálogo

información de cuentas departamentales lo que hará un mejor manejo de la
contabilidad.
Repercusiones  No podrás asociar cuentas acumulativas.
 No podrás asociar cuentas departamentales si tienes
restringido el acceso desde el módulo de Perfiles.
 No podrás desasociar cuentas departamentales que tengan
movimientos en el departamento en que están asociadas.
 No se permitirá asociar múltiples cuentas a múltiples
departamentos.

3.6.2 Asignación de naturaleza de cuentas

3.7 Asociación de cuentas

Ruta de Acceso:
 Menú Archivo, Asociar cuentas.
 Desde la ventana del catálogo de cuentas, menú contextual,
botón derecho del ratón, opción Asociar cuentas.
 Desde la Barra de herramientas principal, botón.
 Durante el proceso de Importación de archivos.
Qué es: El módulo de asociación de cuentas te permite asociar en un

rubro varias cuentas de tu catálogo.
Manejo
Que debes verificar primero: Debes verificar que en tu catálogo de
cuentas, tengas bien definida la cuenta que vayas a manejar con tu
contabilidad.

Cómo funciona el proceso: La ventana de la asociación de cuentas,

presenta dos secciones, del lado izquierdo se encuentran los rubros a
donde se asignarán las cuentas disponibles que se encuentran del lado
derecho.
En la parte de rubros disponibles, la ventana visualiza la Descripción de
los rubros del catálogo, al darle clic sobre (+) te mostrará las cuentas
que pertenecen a ese rubro.

Tendrás dos
formas de asociar las
cuentas a los rubros: Por medio del botón o arrastrando la cuenta hacia
el rubro de la cuenta por medio del ratón. Puedes seleccionar más de
una cuenta para asociarla a un rubro.
Del lado derecho se encuentran las cuentas que están disponibles y a la
izquierda los rubros con las cuentas asociadas, en caso que quieras que
una cuenta ya no pertenezca a un rubro determinado basta
que la selecciones y con el botón pase del lado de las cuentas
disponibles, o arrastrando con el ratón la cuenta seleccionada hacia el
lado derecho que es donde se encuentran las cuentas disponibles.
Nota: En la ventana del catálogo de cuentas, sitúate ya sea en el rubro
que muestra todas las cuentas o en el rubro que corresponda a la cuenta
que deseas desasociar y con el menú contextual, opción desasociar
cuenta del rubro realizarás este proceso.

De dónde viene la información: El sistema por omisión te sugiere

instalar el catálogo estándar de cuentas el cual contiene:
Cuentas
1. Activo Circulante: Caja, Bancos, Inversiones en valores, Clientes,
Almacén, Deudores diversos, funcionarios y empleados,
Documentos por cobrar, IVA por acreditar.
2. Activo no Circulante: Terrenos, Edificios, Equipo de transporte,
Equipo de cómputo, Equipo de oficina, Depreciación de edificios,
depreciación de mobiliario y equipo de oficina, Depreciación de
equipo de cómputo, Pagos anticipados, Depósitos en garantía,
Gastos de organización, Gastos de instalación, Amortización de
gastos de organización e instalación.
3. Pasivo a corto plazo: Proveedores, Acreedores diversos,
Documentos por pagar, Impuestos por pagar, I.V.A, por pagar,
Anticipos de clientes.
4. Pasivo a largo plazo: Créditos hipotecarios, Documentos por
pagar a LP
5. Capital: Capital social, Reserva legal, Reserva para reinversión,
Superavit por actualización de Act. Fijo, Resultado de ejercicios
anteriores.
6. Ventas: Ventas, Devoluciones y Rebajas sobre ventas.
7. Costo de ventas: Costo de ventas y mano de obra.
8. Gastos de operación: Gastos de operación.
9. Otros ingresos y Gastos: Productos financieros, Otros
productos, Gastos financieros, Otros gastos.
10. ISR y PTU: ISR y PTU
A dónde va la información: Al asociar las cuentas, esta información se
guarda en el catálogo de cuentas lo que hará un mejor manejo de la
contabilidad.
Repercusiones: Si no defines bien tus rubros de cuenta, no podrás
obtener debidamente tu Balance general, así como reportes que se
forman con la información de rubros de cuentas, ya que depende mucho
a que rubro hayas asociado la cuenta.

Otros/Complementarios: Se tienen disponibles los formatos

Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que
tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI
4.0).
3.8 Catálogo de tipos de pólizas
Ruta de Acceso:
 Menú Archivo, Pólizas, Tipos de pólizas.
Qué es: Dentro del sistema puedes manejar hasta 12 diferentes tipos de
pólizas
Manejo
 Cómo funciona este proceso: Por omisión, el sistema presenta los
3 tipos más usados: Póliza de Diario (Dr), Póliza de Ingresos (Ig),
Póliza de Egresos (Eg). Además podrás añadir otras clasificaciones
para clasificar las pólizas de acuerdo a tus necesidades
 Repercusiones: Recuerda que no se podrán eliminar los tipos de
pólizas mientras existan pólizas con este tipo en el periodo.

3.9 Catálogo de conceptos de pólizas

Ruta de Acceso:
 Menú Archivo, Pólizas, Conceptos de pólizas.
Qué es: Este catálogo te permite dar de alta y modificar los conceptos,
descripciones o razones que se utilizan para identificar una póliza y/o los
diferentes movimientos realizados en ésta. Para agregar un
concepto de póliza al catálogo utiliza el botón y con el
botón para modificar el concepto que diste de alta en esta
ventana.

3.10 Catálogo de pólizas

Ruta de Acceso:
 Menú Archivo, Pólizas.
Qué es: En este catálogo se encuentran las pólizas y todas sus

características, por omisión el sistema muestra información del Tipo de
póliza, Número, Fecha, Concepto o descripción de la póliza, los atributos
Auditada o Contabilizada; sin embargo puedes personalizar el catálogo
ocultando o mostrando las columnas según tus necesidades.
Manejo
Cómo funciona el proceso
Desde la ventana de consulta podrás:
 Exportar y copiar tu información de una manera más fácil.
 Filtrar, restaurar y hacer la búsqueda de pólizas.
 Realizar un copiado y pegado de pólizas.

Esta ventana consta de tres partes:
1. Cuentas con un módulo donde te mostrará los tipos de póliza

dados de alta en los parámetros de la empresa.
2. Además un módulo, el cual por omisión presenta información
sobre el Tipo de póliza, Número, Fecha de elaboración, Concepto
de la póliza, sistema de Origen; así como sus atributos; es decir si
están o no auditadas y/o contabilizadas; sin embargo podrás
personalizar dichas columnas de tal forma que el catálogo muestre
la información de acuerdo a tus necesidades.
Nota:
Si el registro se encuentra en color rojo, es una póliza que se cuadró con
una cuenta de cuadre. Esta cuenta es útil para saldar una póliza
automáticamente, en caso de que no se hayan terminado de capturar
todos sus registros.
3. Se tiene disponible un módulo en el cual se muestra el detalle de
la póliza; es decir al posicionarte sobre una póliza, en dicho
módulo se mostrarán los movimientos o partidas que se

registraron en la misma. Estas partidas contienen información

como: número de cuenta, tipo de cambio, concepto de la partida,
movimiento en el debe o haber, Departamento y la suma total de
los montos de las partidas.
Con la finalidad de que se identifique qué información se tiene
capturado en cada partida, en la consulta se muestra el identificador
color verde en la columna FP, el cual quiere decir que la partida cuenta
con información de forma de pago, y el identificador CF en color rojo,
identifica que la partida tiene asociado algún comprobante fiscal.
Para conocer el detalle de la partida deberá dar doble clic en el
identificador que desee. Con el menú Contextual también podrás
verificar el detalle de Operaciones con terceros, Operaciones con
ingresos cobrados, Forma de pago y Datos de los comprobantes.
En la parte inferior se presentan las pestañas correspondientes a los
meses de trabajo, haciendo clic en alguna de ellas, en la consulta verás
las pólizas correspondientes a ese periodo de trabajo.
Nota: También podrás Ordenar la información por columna de manera
ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro.

3.10.1 Alta / Modificación de pólizas

Alta de Poliza.
Ruta de Acceso:
 Menú Archivo, Pólizas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins.
 Desde la consulta de pólizas, barra de
herramientas, botón.
Qué es: Permite dar de alta las pólizas que contienen los movimientos
contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten
automáticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Estos
movimientos podrás consultarlos también en la consulta del catálogo de
cuentas.
Manejo
Parámetros de configuración que afectan.
Tasa de IVA default: Se asignará un porcentaje para calcular los
montos de IVA para operaciones con terceros.
Montos incluyen impuestos: Se asignará un porcentaje para aplicar
los montos el IVA en Ingresos y operaciones de terceros.
Captura de pólizas: Se habilitarán los parámetros para que puedas
definir la forma de manejo de las pólizas.
Cuenta de cuadre: La cuenta que servirá para cuadrar la póliza en
caso necesario.
Centro de costos: Si se encuentra activado, podrás asignar un centro
de costos a cada partida de la póliza.
Proyectos: Al activar el parámetro podrás asignar por cada partida un
proyecto.

Modificación de Póliza.
Ruta de Acceso:
 Menú Archivo, Pólizas (posicionarse en la póliza a cambiar)/ Menú
Edición, Modificar o Alt + BkSp.
 Desde la consulta de Pólizas, hacer doble clic sobre la póliza a
cambiar.
 Desde la consulta de pólizas, posicionarse sobre el registro, barra
de herramientas, oprimir el botón.
 Menú Archivo, Catálogo de cuentas y Catálogo de cuentas
departamentales, sobre una cuenta que contenga movimientos de
póliza, botón.
Qué es: Por medio de esta función se realizarán cambios a las pólizas
ya capturadas, y automáticamente afectarán las correcciones a los
auxiliares de las cuentas con movimientos modificados.

3.10.2 Barra de herramientas en el Alta de pólizas

BOTÓN DESCRIPCIÓN
Te permite contabilizar o grabar la póliza y limpia todos los campos para iniciar
una nueva captura.
Puedes editar las cuentas contables, es decir, te presentará el catálogo de

cuentas sin salir de la póliza.
Puedes insertar una partida dentro de la póliza, posicionándote en la línea donde

la quieras insertar.
Puedes eliminar una partida dentro de la póliza, posicionándote en la partida que

quieras borrar.
Puedes grabar la póliza que estás capturando como una póliza modelo.
Envía las pólizas modelo por correo electrónico.
Con este botón se puede desplegar en pantalla el contenido de la póliza que fue
grabada como modelo.
Permite copiar pólizas de otros periodos para contabilizarlas en el periodo actual

de trabajo.

Aquí podrás señalar que la póliza seleccionada en ese momento ya está revisada
por el auditor, y por lo tanto no podrá tener ningún cambio posterior. Este botón
estará disponible cuando se acceda a modificar la póliza.
Emite o imprime la póliza que estás dando de alta. Puedes elegir si la póliza se
generará en formato fto o qr2. Si elijes formato qr2, se mostrará la ventana de
Reporte de emisión de póliza, con fto se muestra la ventana de Emisión de
pólizas.
Muestra y/o te regresa a la primera póliza, sin necesidad de cerrar la ventana.

Este botón, sólo estará habilitado cuando estés en la ventana de cambios.
Desde el detalle de una póliza que ya fue grabada, este botón permite
desplazarte una póliza anterior, sin necesidad de salir de la ventana. Este botón
no estará disponible cuando estés dando de alta una póliza.
Desde el detalle de una póliza que ya fue grabada, este botón permite
desplazarte a la siguiente póliza, sin necesidad de salir de la ventana. Este botón
no estará disponible cuando estés dando de alta una póliza
Muestra la última póliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botón, sólo
estará habilitado cuando estés en la ventana de cambios.
Con este botón podrás cuadrar la póliza para que se pueda contabilizar.
Esta forma de cuadre es útil para saldar y/o cuadrar una póliza automáticamente
cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque
no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre
decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la
cuenta de cuadre, ésta será grabada con el estatus de "Pendiente" y se observará
en el catálogo de pólizas en color rojo, con el propósito de identificarla fácilmente
y posteriormente sea editada para continuar con su captura.
Para usar esta opción, deberás posicionarte sobre la última partida de la póliza y
crear una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y proporcionar alguna
cuenta del catálogo o la cuenta de cuadre definida en parámetros del sistema,
directamente en la columna "No. de cuenta", después selecciona el botón
"Cuadrar póliza".
Nota: Si deseas que la póliza ya no se visualice en rojo o sea considerada con
estatus de "Pendiente", deberás editar la póliza y eliminar la partida o seleccionar
otra cuenta donde se haya indicado la cuenta de cuadre, de lo contrario al
grabarse nuevamente, no perderá el atributo de "Pendiente".

Este botón para el alta de movimientos estará deshabilitado.

Este botón para la modificación de la póliza, servirá para configurar una cuenta
como una cuenta para llevar las deducciones de operaciones con terceros.
Desde la consulta de pólizas, este botón permitirá dar de alta una operación con
terceros a un movimiento en particular.
Este botón para el alta de movimientos estará deshabilitado.

Este botón para la modificación de la póliza, servirá para configurar una cuenta
como una cuenta para llevar los ingresos cobrados.
Desde la consulta de pólizas, este botón permitirá dar de alta una operación con
ingresos cobrados a un movimiento en particular.
Con este botón generas pólizas a partir de una plantilla y CFDI que agregues a la
póliza.
Este botón guarda la póliza como póliza privada.
Este botón muestra la información adicional bancaria del movimiento de la

cuenta.
Muestra la información de los datos de comprobante asignados al movimiento de

la cuenta.
Este botón se emplea para consultar los documentos asociados a la póliza, es

decir los CFDI’s de los cuales se armaron las partidas de las póliza y que serán
asociadas a esta al momento de grabar.

Te da la posibilidad de que puedas salir de la póliza sin grabarla

3.10.3 Operaciones con pólizas

3.10.4 Copiar y Pegar Pólizas
Ruta de Acceso:
 Menú Archivo, Pólizas, Pólizas / Menú Edición, Copiar o Pegar,
Ctrl+Ins o Shift+Ins.
 Desde el catálogo de Pólizas, oprimir el botón
(copiar), (pegar).
Qué es: Esta opción permitirá copiar y pegar pólizas dentro del catálogo
con el fin de utilizar las pólizas previamente dadas de alta, ya sea en el
mismo o en otro periodo.

3.10.5 Documentos asociados

3.10.6 Pólizas modelo y pólizas modelo inteligentes
3.11 Catálogo de tipos de activos
3.12 Catálogo de Activos
3.13 Tabla de I.N.P.C.

4. CONSULTAS
4.1 Consulta de catálogo de cuentas
4.2 Consulta de pólizas
4.3 Consulta de balanza de comprobación
4.4 Consulta de balanza de comprobación con departamentos
4.5 Consulta de auxiliares
4.6 Consulta de catálogos de activos
4.7 Consulta y validación de CFDIs y documentos asociados
5. PROCESOS
5.1 Administrador de periodos
5.1.1 Crear nuevos periodos
5.1.2 Eliminación de períodos
5.1.3 Traspaso de saldos
5.1.4 Auditar / Desauditar período
5.1.5 Directorio de trabajo
5.2 Borrado de Movimientos
5.3 Contabilización
5.4 Consolidación
5.5 Balanza anual
5.6 Póliza de ajuste cambiario
5.7 Póliza de cierre
5.8 Integración de pólizas
6. CONTABILIDAD ELECTRÓNICA
6.1 Definición
6.2 Configuración y definición de datos
6.2.1 Datos fiscales de proveedores y terceros
6.2.2 Configuración de catálogos
6.2.3 Captura de asientos contables

6.2.4 Generación de XML
7. EMISIÓN DE REPORTES
7.1 Generales
7.2 Especificar Impresora
7.3 Emisión de Reportes
7.4 Reporte de catálogo de cuentas
7.6 Reporte Emisión de Pólizas
7.7 Reporte Balanza de Comprobación
7.8 Reporte Diario General
7.9 Reporte de Auxiliares
7.10 Reporte de Catálogo de Activos Fijos
7.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos
7.12 Reportes Financieros
7.12.1 Balance General
7.12.2 Estado de Resultados
7.12.3 Libro Mayor
7.13 Reportes del Usuario
8. UTILERIAS
8.1 Respaldo de archivos
8.1.1 Generación de respaldo
8.1.2 Reinstalación de respaldo

AS
PE
L-
CO
I
NI
VE Sistema de Contabilidad Integral.
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
2. INSTALACIÓN DEL SISTEMA

2.1 Definición
2.2 Requisitos del sistema
2.3 Asistente de Instalación
2.4 Instalación en red
2.5 Activación del sistema
2.5.1 Activación en línea
2.5.2 Activar desde otro equipo.
3. CONFIGURACIÓN
3.1 Definición
3.2 Configuración de Parámetros
3.2.1 Datos de la empresa
3.2.2 Configuración de DB
3.2.3 Cuentas
3.2.4 Pólizas
3.2.5 Activos
3.2.6 Multimoneda
3.2.7 Fiscal
3.2.8 Aplicaciones asociadas
3.3 Datos de la empresa
3.4 Agregar empresa
3.5 Perfiles de Usuario
3.5.1 Perfiles predefinidos
3.5.2 Alta de usuarios
3.6 Preferencias

4. DECLARACIÓN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS

/ INGRESOS COBRADOS
4.1 Definición
4.2.1 Tasa de IVA default
4.2.2 Montos incluyen impuestos
4.2.3 Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura
4.3 Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT)
4.3.1 Datos fiscales de terceros
4.3.2 Cuentas para operaciones con terceros/Ingresos cobrados
4.3.3 Pólizas con cuentas de operaciones con terceros
4.3.4 Manejo de ISR e IVA retenido en la captura de Operaciones
con Terceros
4.4 Definición de cuentas de ingresos cobrados
4.4.1 Registro de Movimientos
4.4.2 Definición del periodo de causación de IVA
4.5 DIOT e Ingresos cobrados
4.5.1 En Pólizas
4.5.2 En Cuentas
4.5.3 DIOT e Ingresos cobrados Alta cíclica
4.5.4 DIOT e Ingresos cobrados Navegación cíclica
5. EMISIÓN DE REPORTES DIOT/INGRESOS COBRADOS

5.1 Reporte de operaciones con terceros
5.1.1 Barra de herramientas en Microsoft Excel
5.2 Reportes de ingresos cobrados
5.2.1 Ingresos cobrados
5.2.2 IVA Devuelto
5.3 Desglose IVA
5.3.1 IVA acreditable
5.3.2 IVA trasladado

5.4 Retenciones
5.4.1 Reporte de IVA e ISR retenido en DIOT
5.4.2 Reporte de IVA e ISR retenido en ingresos
6. MANEJO DE ACTIVOS
6.1 Depreciación Contable y Fiscal de Activos
6.1.1 Póliza de depreciación de activos
6.1.2 Parámetros de depreciación
6.1.3 Consulta de depreciación contable y fiscal
6.1.4 Detalle de depreciación contable y fiscal
6.1.5 Baja contable del activo
6.2 Reportes de depreciación contable
6.2.1 Reporte de depreciación contable
6.2.2 Reporte activos que ya no se deprecian
6.2.3 Reporte proyección de depreciación
6.2.4 Reporte conciliación de activos
6.3 Reportes de depreciación fiscal
6.3.1 Reporte con valores actualizados (factor anual)
6.3.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR)
6.3.3 Reporte deducción inmediata
6.4 Revaluación de activos
6.4.1 Proceso de revaluación
6.4.2 Parámetros de revaluación
6.4.3 Consulta de revaluación
6.4.4 Detalle de revaluación
6.4.5 Reporte de revaluación de activos fijos
7. AJUSTE ANUAL POR INFLACIÓN

7.1 Definición
7.1.1 Ingreso Acumulable
7.1.2 Deducción Autorizada

7.2 Tablas del I.N.P.C.

7.3 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación
7.3.1 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación de Ejercicios Completos
7.3.2 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación de Ejercicios Incompletos
8. UTILERIAS
8.1 Definición
8.2 Traducción de archivos
8.3 Conversión De Cuentas a Activos
8.4 Importación de archivos
8.4.1 Desde otras aplicaciones
8.5 Control de archivos

ASPEL-COI NIVEL INTERMEDIO

Objetivo.
Al término del este curso el participante tendrá los conocimientos

necesarios para realizar la instalación y configuración del sistema, así
como el manejo de Activos, depreciaciones y revaluaciones.
Conocerá también el manejo del DIOT (Declaración de Operaciones con

Terceros e IETU (Impuesto Empresarial a Tasa Única) dentro de Aspel-COI
7.0, además de los diferentes reportes financieros y consultas que
presenta el sistema para una mejor interpretación de la información.
Para un manejo más eficiente del sistema, se revisará la forma de

traducir información de versiones anteriores y la importación de
información desde la hoja de cálculo Microsoft Excel.
Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se
incluyen prácticas, para cuya realización se requiere:
1. Contar con el respaldo de datos del curso previo (Básico)

2. Tener vacío el directorio "Datos" o eliminar el directorio
"Empresa01"
La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos

corresponde a la versión llamada demo-educativa, la cual permite
registrar operaciones del 1 de Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de
2010, por lo que los movimientos que se registren tendrán que observar
este rango de fechas.
Es importante mencionar que el curso está dividido en 3 niveles: Básico,

Intermedio y Avanzado, en el nivel Avanzado se le dará continuidad a
esta segunda parte, en la que el participante obtendrá más
herramientas para explotar el sistema y la información en él

almacenada, por lo que otras funcionalidades se analizarán con mayor

detenimiento en el curso Avanzado.
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
2. INSTALACIÓN DEL SISTEMA

2.1 Definición
2.2 Requisitos del sistema
2.3 Asistente de Instalación
2.4 Instalación en red
2.5 Activación del sistema
2.5.1 Activación en línea
2.5.2 Activar desde otro equipo.

3. CONFIGURACIÓN.
3.1 Definición.
La configuración, es la capacidad que debe tener un sistema de poder
cambiar su forma de trabajo para adaptarse a situaciones y formas de
trabajo específicas de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos
antes de comenzar a trabajar:
a) Creación o traducción de archivos de datos.
b) Definición de parámetros del sistema.
c) Creación de perfiles de usuario.
3.2 Configuración de Parámetros/Parámetros del sistema.

Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Parámetros del sistema.
 Desde la barra de herramientas con el botón.
Qué es: Los parámetros del sistema son las modalidades de operación
con las que trabaja tu programa, las cuales puedes modificar para una
operación más adecuada a tus necesidades (tu sistema viene
configurado con algunas modalidades de operación básicas, las cuales
se adaptan al manejo común de las empresas mexicanas, pero puedes
modificarlas).

3.2.1 Datos de la empresa/Parámetros Datos de la empresa.
Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Datos de la
empresa.
 Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Datos de la
empresa.
Qué es: Aquí se muestra y configuras la información de los datos de la

empresa, es decir los datos generales como la razón social, dirección,
R.F.C, entre otros con la que el sistema se registró.
Campos Generales
CAMPO DESCRIPCIÓN
NO. DE Dato requerido para contabilidad electrónica: Muestra el número de
EMPRESA empresa con la que estás trabajando, este campo no se modifica.
NO. DE SERIE Número de serie de activación de Aspel- COI.
Dato requerido para contabilidad electrónica: Escribe el nombre o razón
RAZÓN social de la empresa a registrar. La razón social que se registre como Empresa 1
SOCIAL será la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete,
con todos los derechos sobre él.

Dirección Anota la ubicación de la empresa.

Población Anota la ubicación geográfica de la empresa.
R.F.C. Dato requerido para contabilidad electrónica: RFC del contribuyente que
envía los datos.
Registro Anota este dato el cual podrá ser impreso en algunos reportes, con lo que se
estatal tendrá información más completa.
Campos Fiscales
CAMPO DESCRIPCIÓN
TIPO DE PERSONA Selecciona la personalidad fiscal de la empresa.
TIPO DE EMPRESA Escribe la actividad principal o giro de la empresa.
FECHA DE Anota la fecha en que fue constituida la empresa, o con el botón
CONSTITUCIÓN
o F2 despliega el calendario para seleccionar la fecha
deseada.
NACIONALIDAD Indica la nacionalidad de la empresa.
TIPO DE RÉGIMEN Escribe el régimen fiscal al cual pertenece la empresa. Por
ejemplo: Pequeños Contribuyentes.
REPRESENTANTE
LEGAL
NOMBRE Nombre del representante legal
RFC RFC del representante legal
PODER NOTARIAL Escribe los datos que desees del Poder Notarial que acredite al
representante legal como tal.
CURP Anota la CURP del representante legal.

3.2.2 Configuración de DB/Parámetros Configuración de BD.
Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección
Configuración de BD
 Desde la barra de herramientas con el botón, Sección
Configuración BD.
Manejo:
Cómo funciona el proceso: En esta sección se configura el tipo de
conexión para trabajar con el sistema Aspel-COI. Por omisión el sistema
sugiere la base de datos Ejemplos, pero puedes cambiarla por la
Estándar u otra base de datos creada.

Se tiene la opción Configuración avanzada de base de datos, donde

se mostrarán las conexiones que puedes trabajar con el sistema Aspel-
COI y en el que podrás agregar una nueva conexión.
Conexión: En este campo se indicará la base de datos o la ruta donde
se encuentra la base de datos a trabajar.
Botón Configuración Avanzada de base de datos: Con este botón

se tiene la opción Configuración avanzada de base de datos, donde se
mostrarán las conexiones que puedes trabajar con el sistema Aspel-COI
y en el que podrás agregar una nueva conexión.
Ruta de archivos de trabajo: Establece una ruta para definir dónde se

localizan las hojas de cálculo, gráficas, configuración de reportes,
formatos, archivos de configuración y más. Por omisión se sugiere la ruta
C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Sistemas
Aspel\COI7.00\Datos1, pero puedes cambiarla. Para mayor información
de este manejo dirígete al tema Configura la base de datos.
Nota: Para trabajo en red hay que tomar en cuenta que tanto las
estaciones de trabajo como el servidor tengan acceso al directorio de
trabajo por que de lo contrario el sistema mostrará el mensaje Error "No
se encontró el directorio C:\Program Files\Common Files\Aspel\Sistemas
Aspel\COI7.00\Datos1\. Por favor verifica la existencia de dicho
directorio." Deberás indicar la ruta de red para que se pueda trabajar sin
conflictos de conexión con las estaciones de trabajo.
Documentos asociados:
 Botón Configuración del depósito: Con este botón podrás
establecer la configuración del depósito de documentos asociados.
Esta opción también se encuentra en el Menú Archivo, Validador
CFDI y documentos asociados, Configuración.

3.2.3 Cuentas/Parámetros de Cuentas.

Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Cuentas.
Cuentas.
CAMPO DESCRIPCIÓN
Dígitos por nivel Por omisión el sistema configura 4 dígitos para el primer nivel y para el
segundo y tercer niveles de 3 dígitos. Es importante que esta definición de
dígitos se realice antes de iniciar la operación del sistema, esto a fin de
evitar problemas originados por el cambio en la organización de tus
cuentas. La definición de un catálogo estándar o propio de tu empresa debe

hacerse al principio de operación, a fin de evitar problemas originados por el

cambio en la organización de tus cuentas.
CAPTURA DE CUENTAS
Cuentas con Activado
guion  Separa las cuentas por niveles añadiéndoles un guión. Este manejo es
automático ya que genera las separaciones aún cuando teclees
únicamente los números. Al momento de capturar tus cuentas no
necesitas teclear los ceros a la izquierda a partir de un guion,
pudiendo capturar la cuenta 0010-002-00144 como 10-2-14
Desactivado
 Las cuentas aparecen sin guiones.
 En la captura de cuentas, deberás teclear todos los dígitos que
tengan éstas.
Captura de Activado
saldo inicial  Te permite indicar el saldo inicial de una cuenta, siempre y cuando
sea al inicial una nueva contabilidad. Además de los saldos iniciales,
también podrás modificar la naturaleza de la cuenta definida por
omisión por el sistema.
Desactivado
 No podrás capturar los saldos iniciales de tus cuentas al momento de
darlas de alta. Sólo podrás afectarlas con una póliza de apertura, para
evitar cualquier tipo de descuadre.
Nota: Como es sabido, es más recomendable la alimentación de saldos de
las cuentas utilizando pólizas.
Manejo de Activado
departamentos  Puedes clasificar alguna o todas tus cuentas por centros de costo o
departamentos, es decir, pudiendo conocer el detalle de los ingresos
o egresos por el área de tu empresa que los generó.
 Para asignar departamentos a las cuentas contables, primero debes
dar de alta tu catálogo de departamentos, puedes dar de alta un
saldo inicial departamental para cada cuenta.
Desactivado
 Las cuentas departamentales se deshabilitarán al igual que los
catálogos, departamentos y balanza de comprobación con
departamentos.
Traspaso Activado
automático  El sistema hará un traspaso de ejercicio a ejercicio, cuando se
entre ejercicios agregue o modifique una cuenta ya sea en el catálogo o al generar
una póliza, al correr el proceso de contabilización, cuando se
agreguen cuentas departamentales, se efectúe un traspaso de saldos
desde el administrador de periodos, al modificar el saldo de una
póliza, al contabilizar una póliza.
Desactivado
 Solo hará traspaso entre los periodos del ejercicio actual y si
existieran ejercicios posteriores se marcará el último mes del ejercicio
actual, como se requiere en el traspaso, así podrás hacer su traspaso
manualmente desde el administrador de periodos.
Repercusiones - Posible problema
 Puede ocurrir que, después de haber creado el periodo de marzo, abril
y mayo (por ejemplo), des de alta una cuenta en febrero, pero con el
mismo número de una cuenta ya creada. Entonces, cuando esté

activo el parámetro Traspaso automático, habrás mezclado los saldos

de dos conceptos distintos. Por ello, se te recomienda que antes de
dar de alta una cuenta en un mes anterior, revises tu catálogo de
cuentas actual. También se aplica para las cuentas departamentales y
pólizas en caso de que su clave sea la misma.
 Cuando se ejecute el Borrado de movimientos en un periodo anterior
al de trabajo, el sistema no realizará el Traspaso automático y se
deberá correr el proceso de Traspaso de saldos.
Centro de Activado
costos/Etiqueta  Permite el manejo del catálogo de centros de costos, así como el
para centros de manejo en las pólizas permitiendo indicar el centro de costos al que
costos pertenece el movimiento.
 Podrás generar el reporte de los movimientos de los centros de
costos.
 Indica el nombre de la etiqueta por la cual se identificará a los centros
de costos. Esta podrá modificarse de acuerdo a tus necesidades y
podrás llamarla como requieras; Centro de Costos; Catálogo de
Centros de Costos, etc. de acuerdo a como tú la nombres en este
rubro quedará registrada en el sistema a nivel Menú/Archivo, y en
todos las opciones en las que se encuentre referenciada.
Desactivado
 No se podrá trabajar con el catálogo de centros de costos y agregar
centros de costos por partidas en las pólizas, además que no se
generará el reporte por centros de costos.
Proyectos/Etiqu Activado
eta para  Permite el manejo del catálogo de los proyectos, así como en las
proyectos pólizas, permitiendo indicar el proyecto por partida y así llevar un
mejor control de los movimientos para una mejor contabilidad.
 Podrás generar el reporte de los movimientos de los proyectos.
 Indica el nombre de la etiqueta por la cual se identificará a los
proyectos. Esta podrá modificarse de acuerdo a tus necesidades y
podrás llamarla como requieras; proyectos, Catálogo de proyectos,
Coordinación de Proyectos, , etc. de acuerdo a como tú la nombres en
este rubro quedará registrada en el sistema a nivel Menú/Archivo, y
en todos las opciones en las que se encuentre referenciada la opción.
Desactivado
 No se podrá trabajar con el catálogo de proyectos y agregarlos por
partidas en las pólizas, además que no se generará el reporte por
proyectos.
3.2.4 Pólizas/Parámetros de Pólizas.

Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Pólizas.
Pólizas.

Pestaña General
CAMPO DESCRIPCIÓN
CAPTURA DE PÓLIZAS
Número Activado
secuencial  Si sólo está activo el parámetro número secuencial, al dar
de alta una póliza automáticamente se le asignará un
número consecutivo considerando el tipo de póliza; esto es,
si la última póliza registrada para el tipo Ingresos
corresponde al número 16, al agregar otra de este mismo
tipo, el folio asignado será el número 17.
 En la captura de las pólizas este campo no podrá
modificarse.

Desactivado
 Puedes indicar manualmente el número de una nueva
póliza.
 Mientras esté desactivado este campo y el de folio único
podrás asignar un folio alfanumérico.
Folio único Este campo no estará disponible si no está habilitada la opción
"Número secuencial"
Activado
 Al dar de alta una nueva póliza, el sistema asignará un
número de póliza sin importar el tipo al que pertenezca, es
decir consecutivo.
 Si está activado el parámetro "Folio único", al dar de alta
una póliza automáticamente se le asignará un número
consecutivo sin importar el tipo de póliza; esto es, si la
última póliza para el tipo Ingresos corresponde al número 1
al agregar otra pero de tipo egresos, el folio asignado será
el número 2, y así sucesivamente sin importar el tipo de
póliza
Captura de folio único de pólizas
Desactivado
 El folio o número de póliza se asignará de acuerdo al estado
en que se encuentre el parámetro número secuencial.
Captura de folio inicial de pólizas
Sin decimales Activado
El sistema no considerará los decimales capturados en las pólizas
en los diferentes cálculos y procesos que realiza.
Desactivado
 El sistema permite capturar cantidades decimales en la
póliza, tanto en la columna DEBE como el HABER, donde
podrás capturar hasta 15 dígitos incluyendo el punto
decimal.
Nota: Si el manejo es mayor de 12 enteros y dos decimales, el
sistema puede presentar imprecisiones en los cálculos.
Contabilizar Activado
en línea  Al grabar las pólizas, el sistema afectará automáticamente
los saldos de las cuentas que se están utilizando.
Desactivado
 Al grabar una póliza, no se afectarán los saldos de las
cuentas correspondientes. Para actualizarlos, deberás
ejecutar el proceso de Contabilización.
Nota: Para ejecutar el proceso de Contabilización se requiere que
esté desactivado este parámetro.
Alta de Te permite dar de alta cuentas a dicho catálogo al momento de
cuentas en capturar una póliza (siempre y cuando las cuentas sean de detalle).
pólizas
Guardar Con este parámetro de configuración y la cuenta de cuadre
pólizas no definida, podrás cuadrar una póliza automáticamente. Esta cuenta
cuadradas es útil para saldar una póliza automáticamente, en caso de que no
se hayan terminado de capturar todos sus registros, si el sistema
detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de
cuadre, se observará en la consulta de pólizas el registro en color

rojo, con el propósito de identificarla fácilmente y posteriormente

sea editada para continuar con su captura. Cuenta de cuadre.
Especifica la cuenta que le servirá al sistema para cuadrar las
pólizas. Esta cuenta deberá ser de detalle. Con el botón de ayuda o
F2, podrás seleccionar de la consulta de cuentas, la cuenta que
servirá como cuenta de cuadre al capturar una póliza.
Mes de Si tu mes de cierre fiscal es en diciembre, al momento de crear el
ajuste siguiente periodo, se creará un mes de Ajuste, en el cual podrás
después de hacer pólizas de ajuste o registrar la póliza de cierre del ejercicio
sin que se mezcle la información del último mes capturado. Si
señalaste que trabajarás con el mes de ajuste y el mes de cierre
fiscal corresponde a diciembre, entonces el mes 13 se ubicará
entre diciembre y enero. Pero, si el mes de cierre es junio, entonces
el sistema localizará el mes de ajuste entre junio y julio.
Póliza Si se encuentra activado, al agregar un archivo de la póliza
dinámica/Indi dinámica mediante el proceso de Generación de póliza dinámica a
car la CFDI se tendrá la posibilidad de Asignarle una categoría al archivo
categoría de que se está agregando
un archivo
3.2.5 Activos/Parámetros de Activos.

Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Activos.
Activos.
Qué es: Al configurar la cuenta contable, el sistema te propondrá en la

partida correspondiente la cuenta en la póliza de activos.

CAMPO DESCRIPCIÓN
Cuenta En este campo deberás indicar la cuenta contable que el sistema sugerirá en la
Banco partida correspondiente a Banco, en la póliza de alta de activos.
Puedes utilizar la tecla F2 o el botón ayuda para seleccionar la cuenta en el
catálogo.
Cuenta IVA En este campo deberás indicar la cuenta contable que el sistema sugerirá en la
partida correspondiente a IVA, en la póliza de alta de activos.
Puedes utilizar la tecla F2 o el botón ayuda para seleccionar la cuenta en el
catálogo.
3.2.6 Multimoneda/Parámetros Multimoneda.
Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección

Multimoneda.
Multimoneda

CAMPO DESCRIPCIÓN
Trabajar Al activar este parámetro indicas al sistema que vas a trabajar con multimoneda y
con se activarán los campos correspondientes a dicho manejo:
monedas Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa: Puedes indicar que cada vez
extranjeras que entres al sistema se presente el Historial de tipos de cambio para almacenar
el tipo de cambio del día.
Proponer tipo de cambio en la captura de pólizas: Con este parámetro al
momento de capturar pólizas te sugiera el tipo de cambio registrado en el Historial
de tipos de cambio.
Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas. Al
momento de capturar la póliza si se elige una cuenta que maneje moneda
extranjera, los montos que se capturen se convertirán en la moneda base.
3.2.7 Fiscal/Parámetros Fiscal.

Ruta de Acceso.
 Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Fiscal.
 Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Fiscal.

CAMPO DESCRIPCIÓN
Tasa de IVA Es la tasa por omisión con la que el sistema calculará los impuestos tanto "Para
default operaciones con terceros" como "Para Ingresos cobrados" y se podrá definir una
tasa de IVA por cada opción: Tasa de IVA general, Tasa cero o Exento.
Para Desglose de ingresos
operaciones Captura de operaciones con terceros
con En el módulo de pólizas cuando se capture una cuenta que esté configurada para
terceros/Par trabajar con operaciones con terceros e ingresos cobrados la ventana de la
a Ingresos captura del desglose de impuestos, se mostrará con las cantidades calculadas en
cobrados donde se haya definido la tasa, de acuerdo a lo que se haya definido en los
parámetros.
Nota: Si se indica en este campo una tasa del 0% o Exento, en la captura de
operaciones con terceros y cobrados las columnas se mostrarán en ceros.
Montos En Operaciones con terceros. Selecciona este parámetro si el monto de la
incluyen operación manejado en el desglose de operaciones con terceros, ya tiene el
impuestos impuesto incluido. Si este parámetro esta deshabilitado, significa que el monto
de la operación no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el
valor de los actos será igual al monto de la operación.
En Ingresos cobrados. Selecciona este parámetro si el monto de la operación

manejado en el desglose de operaciones con ingresos cobrados, ya tiene el
impuesto incluido. Si este parámetro está deshabilitado, significa que el monto
de la operación no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el
valor de los actos será igual al monto de la operación.
Sugerir Estos parámetros sirven para definir que tasa por omisión se tomará para la
últimos captura del DIOT o el ingreso cobrado.

datos de Operaciones con terceros.- Este parámetro tiene tres posibles valores:
impuestos  No sugerir.- Indica al sistema que operará normalmente, es decir, el
utilizados en sistema no almacena ninguna información adicional a la que actualmente
captura se graba.
para:  Cuentas para ingresos cobrados.- Indica que deberá almacenar la
información de tasa de IVA por omisión, montos con IVA, % retención de
IVA, %retención del ISR en la cuenta de terceros, para que así en la
siguiente captura hacia esta cuenta de terceros el sistema pueda hacer
los cálculos automáticos de desglose de IVA, IVA retenido, ISR retenido.
 RFC de terceros.- Indica al sistema que será el RFC de terceros el
campo que utilice para almacenar la información de Tasa IVA default,
Montos con IVA, % retención de IVA y %retención del ISR y que con estos
hará los cálculos automáticos en subsecuentes capturas que utilicen en
ese mismo RFC.
Ingresos cobrados.- Este parámetro tiene dos posibles opciones:
 No sugerir.- El sistema operará normalmente, es decir, el sistema no
almacena ninguna información adicional a la que actualmente se graba.
 Cuentas definidas para ingresos cobrados.- El sistema llevará el
cálculo de los porcentajes de impuesto basados en una captura anterior
del ingreso cobrado y se grabará asociado a la cuenta para el control del
ingreso cobrado, además que se guardará en memoria si el monto incluye
impuesto y retenciones.
3.2.8 Aplicaciones asociadas/Parámetros Aplicaciones

Asociadas
Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Aplicaciones
Asociadas.
Aplicaciones Asociadas.
Qué es: Aquí puedes definir las aplicaciones que se activarán

automáticamente cuando elijas la opción Calculadora del Menú Utilerías,
Editor de textos (Editor de formatos del menú Archivos) o solicites una
Hoja de cálculo financiera o fiscal de las que te ofrece el sistema (en el
menú Reportes/Hojas de cálculo). Estas aplicaciones son importantes. El
contar con una calculadora te permitirá efectuar operaciones en
cualquier parte del sistema. El editor de formatos te ayuda a revisar en
una ventana los comandos que componen los formatos de reportes y
crear nuevos formatos. También puedes elegir las hojas de cálculo

prediseñadas, que te ayudarán a obtener resultados financieros y

fiscales de manera práctica y aprovechando la información que tienes
capturada de tu empresa.
CAMPOS DESCRIPCIÓN
ESCRIBA EL NOMBRE Y LA RUTA DE LA APLICACIÓN
Calculadora, Para poder tener acceso de las aplicaciones de calculadora, editor
Editor de de texto y la hoja de cálculo desde el sistema Aspel-COI, indica la
texto y Hoja ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada
de cálculo una de las aplicaciones que deseas utilizar para dichos fines, así
podrás tener acceso a ellas desde el sistema.
Consulta los siguientes temas para el manejo de las aplicaciones
asociadas:
Calculadora
Hoja de cálculo
Editor de textos: Este te servirá al momento de que desees
modificar un formato de algún reporte.
Modo alterno de Con esta opción podrás cambiar la configuración de la tecla Enter,
captura ya que su funcionamiento por omisión es el de validar o aceptar el
proceso, pero si activas esta opción, la tecla Enter se convertirá en
tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana
de captura.
Nota: Si está activada esta opción, al momento de que llegues a
algún botón Aceptar, la tecla Enter se convertirá en validación o
terminación del proceso, solamente será en este caso, volviendo

de nuevo a la función de Tabulador.

3.2.9 Contabilidad Electrónica/Parámetros Contabilidad

Electrónica.
Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Contabilidad
electrónica.
Contabilidad electrónica.
Qué es: Aquí se definen los datos para generar correctamente los
documentos fiscales (facturación electrónica). Estos datos en la mayoría
de los casos son solicitados al SAT previamente y siguiendo un proceso
minucioso e involucrando varios elementos.
CAMPO DESCRIPCIÓN
Certificad En dicho campo tienes que ingresar la ruta en la cual está almacenado
o el archivo que contiene el Certificado de tu Sello Digital (CSD) que el
SAT te proporcionó, el cual es un archivo electrónico con extensión *.cer

que está asociado a una llave pública con la identidad de su propietario.

Cuentas con el botón ayuda para elegir el certificado.
Atributo opcional que sirve para expresar el certificado de sello digital
que ampara al comprobante como texto, en formato base 64. Se vuelve
obligatorio si no se expresa el número del certificado.
Nota: Deberás indicar la ruta de red donde se encuentra el archivo
para que se pueda trabajar sin conflictos de conexión con las
estaciones de trabajo.
Llave Aquí necesitas especificar la ruta del lugar seguro en el que
privada resguardaste la llave privada de tu certificado de sello digital (CSD)
que es un archivo electrónico con extensión *.key. Cuentas con el botón
de ayuda para elegir el sello digital.
Nota: Deberás indicar la ruta de red donde se encuentra el achivo para
que se pueda trabajar sin conflictos de conexión con las estaciones de
trabajo.
Contrase Ingresa la clave que proporcionaste para encriptar tu llave privada
ña cuando generaste tu Firma Electrónica Avanzada con el programa
SOLCEDI (Solicitud de Certificado Digital).
Vigencia Campo informativo. Dado que el Certificado de los Sellos Digitales
tiene un periodo de validez se muestra la fecha en la que dicho
certificado estará vigente.
3.2.10 Buzón Contable/Parámetros Buzón Contable
Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Buzón
contable.
Buzón contable.
Qué es: Estos parámetros determinan la configuración para trabajar tu

buzón contable del sistema.


CAMPO DESCRIPCIÓN
Espacio Escribe el nombre del espacio al cual deseas acceder, para
consultar las operaciones
Usuario Escribe el nombre de usuario para el Espacio asignado.
Contraseña Escribe la contraseña de usuario, este campo se mostrará
encriptado.
Confirmar Vuelve a indicar la contraseña de usuario para verificar la
contraseña coincidencia de la contraseña.
Buzón Con el botón se mostrará la ventana con los buzones para
contable
elegir el buzón desde el cual se mostrará la información que tienes
en tu espacio en la Consulta de buzón. La información que se
muestra fue creada desde tu Espacio Aspel.
Botón Probar Este botón permite realizar la conexión al espacio Aspel.
conexión
Para Para saber como configurar eSPACIO Aspel dirígete a
configurar tu https://espacio.aspel.com.mx/.
eSPACIO
Aspel visita:
Para Para contratar eSPACIO Aspel visita
contratación http://www.aspel.com.mx/mx/serv_elec.exe/espacio.
visita:
3.3 Datos de la empresa
Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Datos de la empresa
Qué es: Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada
una empresa denominada "EMPRESA INVALIDA". Ésta es una empresa
ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 días que Aspel te otorga
como periodo de evaluación, posterior al vencimiento de dicho periodo
se solicitará la activación del sistema. Una vez que hayas activado tu
sistema, en esta sección podrás agregar hasta 99 empresas registrando
para cada una de ellas información fundamental. Es muy importante que
al activar tu sistema indiques el nombre de la razón social de tu
empresa, antes de iniciar tus operaciones con Aspel-COI 7.0. Una vez
que hayas activado tu sistema podrás modificar los datos de las
empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto
aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opción "Modificar"
disponible en el diálogo de selección de empresa.

3.4 Agregar empresa/Asistente para la configuración de Aspel-

COI para agregar una empresa.
Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Agregar empresa
 Menú Configuración, Datos de la empresa,
botón.
Qué es: El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar

fácilmente tu empresa, definiendo ciertos parámetros que son
indispensables para empezar a trabajar con el sistema Aspel-COI. Si eres
usuario de Aspel-COI de otras versiones (5.x y 6.0) el sistema te
permitirá traducir la información que tenías registrada en dicho sistema.
En términos generales mediante el asistente podrás:

 Configurar los datos de tu empresa.
 Si eres usuario de otras versiones podrás, importar y/o traducir los
parámetros de la empresa, datos de la misma y los perfiles de
usuarios.
 Definir los parámetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios,
así como definir sus perfiles (opciones a las que tendrán acceso).
 Crear tu base de datos.

3.5 Perfiles de Usuario

Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Perfiles de usuarios.
 Menú Utilerías, Perfiles de usuarios.
Nota: El acceso puede variar según el sistema Aspel que tengas
instalado.
Qué es: En este módulo se administran y controlan los usuarios,

contraseñas y permisos de acceso a cada una de las opciones de los
sistemas Aspel. Para una mejor administración de estos usuarios, se
proporciona un módulo principal, en el que podrás dar de alta los
usuarios que podrán activarse en cualquiera de los sistemas Aspel que
tengas instalados en tu equipo.

3.5.1
Perfiles
predefinidos/ Nuevo perfil predefinido

Ruta de Acceso:
 Menú Configuración, Perfiles de usuarios, sección Usuarios de la
empresa seleccionada, Menú contextual, Nuevo perfil predefinido.
 Menú Configuración, Perfiles de usuarios, con el botón.
Qué es: Esta opción te permitirá dar de alta perfiles predefinidos, para
que al agregar un usuario, su perfil se forme con base en un perfil
previamente definido. El objetivo de los perfiles predefinidos, es
ahorrarte tiempo en la definición de los diferentes permisos dado que en
algunas ocasiones varios usuarios pueden pertenecer al mismo puesto y
desempeñar las mismas funciones.
3.5.2 Alta de usuarios

Ruta de Acceso:

 Menú Configuración, Perfiles de usuarios, con el botón.

 Menú Configuración, Perfiles de usuarios, sección Usuarios
de la empresa seleccionada/ Menú contextual (botón derecho del ratón),
opción Nuevo usuario.
Qué es: En esta ventana podrás dar de alta al personal o usuarios que
podrán trabajar en los sistemas Aspel. Deberás proporcionar los datos
generales del usuario, así como el nombre del usuario y clave de acceso
a los sistemas.

3.6 Preferencias
Ruta de Acceso:
 Menú Configuración/Preferencias.
Esta opción permite configurar los aspectos necesarios para que el

usuario pueda trabajar de una forma ágil con ciertas aplicaciones
disponibles en el sistema.
Dentro del menú configuración/Preferencias se cuenta con dos opciones:

 Barra de herramientas: esta opción se utiliza para personalizar
la barra de herramientas, de manera que al agregar o quitar
botones se pueden ejecutar más rápido las operaciones del
sistema.
 Iconos grandes: Con esta opción, se podrá cambiar el tamaño de
los iconos del sistema.

4.
DECLARACIÓN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS /

INGRESOS COBRADOS
4.1 Definición
4.2.1 Tasa de IVA default
4.2.2 Montos incluyen impuestos
4.2.3 Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura
4.3 Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT)
4.3.1 Datos fiscales de terceros
4.3.2 Cuentas para operaciones con terceros/Ingresos cobrados
4.3.3 Pólizas con cuentas de operaciones con terceros
4.3.4 Manejo de ISR e IVA retenido en la captura de Operaciones
con Terceros
4.4 Definición de cuentas de ingresos cobrados
4.4.1 Registro de Movimientos
4.4.2 Definición del periodo de causación de IVA
4.5 DIOT e Ingresos cobrados
4.5.1 En Pólizas
4.5.2 En Cuentas
4.5.3 DIOT e Ingresos cobrados Alta cíclica
4.5.4 DIOT e Ingresos cobrados Navegación cíclica



5.2.2 IVA Devuelto
5.3 Desglose IVA
5.4 Retenciones
6.1.5 Baja contable del activo
6.2 Reportes de depreciación contable
6.2.1 Reporte de depreciación contable
6.2.2 Reporte activos que ya no se deprecian
6.2.3 Reporte proyección de depreciación
6.2.4 Reporte conciliación de activos
6.3 Reportes de depreciación fiscal
6.3.1 Reporte con valores actualizados (factor anual)
6.3.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR)
6.3.3 Reporte deducción inmediata
6.4 Revaluación de activos
6.4.1 Proceso de revaluación
6.4.2 Parámetros de revaluación
6.4.3 Consulta de revaluación
6.4.4 Detalle de revaluación
6.4.5 Reporte de revaluación de activos fijos
7. AJUSTE ANUAL POR INFLACIÓN

7.1 Definición
7.1.1 Ingreso Acumulable
7.1.2 Deducción Autorizada
7.2 Tablas del I.N.P.C.
7.3 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación
7.3.1 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación de Ejercicios Completos
7.3.2 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación de Ejercicios Incompletos
8. UTILERIAS

8.1 Definición
8.2 Traducción de archivos
8.3 Conversión De Cuentas a Activos
8.4 Importación de archivos
8.4.1 Desde otras aplicaciones
8.5 Control de archivos

AS
PE
L-
CO
I
NI
VE
L Sistema de Contabilidad Integral.
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
2. GRÁFICAS
2.1 Generales
2.2 Barra de herramientas de gráficas
2.2.1 Menú
2.2.2 Modificación de datos de la gráfica
2.2.3 Rotar a la izquierda
2.2.4 Rotar a la derecha
2.2.5 Copiar al Portapapeles
2.2.6 Imprimir
2.2.7 Actualizar gráfica
2.2.8 Grabar gráfica
2.3 Gráficas del usuario
3. CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS

3.1 Configuración de Etiquetas
3.2 Centro de Costos y Proyectos
3.3 Trabajando con centro de costos y proyectos
3.4 Reporte de movimientos por Proyectos y Centro de costos
3.5 Estado de resultados por Centro de costos y Proyectos
4. MANEJO DE PRESUPUESTOS
4.1 Definición
4.2 Creación del presupuesto por medio del sistema
4.3 Cargar presupuesto desde hoja de cálculo
4.4 Modificar Presupuesto Actual
4.5 Consulta de Presupuesto

4.6 Consulta de Presupuestos Departamentales

5. MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS

5.1 Personalización de consultas
5.2 Autofiltro en consultas
5.3 Exportación de consultas
5.4 Bitácora del sistema
6. INTERCAMBIO DINÁMICO DE DATOS

6.1 Copiado especial
6.2 Fórmulas
6.3 Asistente y barra de herramientas de Aspel-COI en Excel®
6.3.1 Generales
6.3.2 Listado de Funciones
6.3.3 Período de trabajo en COI
6.3.4 Selección de Departamentos, Proyectos y Centros de Costos.
6.4 Importador de catálogos desde Microsoft Excel
6.4.1 Catálogo de Cuentas y Cuentas departamentales
6.4.2 Activos fijos y Datos de Terceros
6.4.3 Importación de pólizas
7. HOJAS FISCALES Y FINANCIERAS

7.1 Definición
7.2 Hojas de cálculo financieras
7.3 Hojas de cálculo fiscales
8. RAZONES FINANCIERAS
8.1 Interpretación de razones financieras
8.2 Análisis de tendencias

8.3 Tipos de Razones

9.2.2 IVA Devuelto
9.3 Desglose IVA
9.4 Retenciones


ASPEL-SAE NIVEL AVANZADO

OBJETIVO
Al término de este curso el usuario tendrá los conocimientos y
herramientas que le permitirán administrar la información y obtener un
mayor provecho de ella, como es el diseño de gráficas, el intercambio
dinámico de datos con las hojas fiscales y financieras predefinidas del
sistema, todo esto para que el usuario cuente con los elementos
necesarios para poder adaptarlas y personalizarlas de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
Conocerá el uso de los centros de Costos y Proyectos, manejo de
Presupuestos, Activos, depreciaciones y reevaluaciones.
También podrá modificar y personalizar los reportes del sistema, lo que

permitirá explotar al máximo la información contable y financiera
suministrada de manera oportuna.
Se proporcionara una introducción al manejo de base de datos en
formato nativo (Firebird) y Microsoft SQL Server, lo cual brindará al
administrador del sistema los elementos necesarios para conocer la
estructura de la base de datos y realizar operaciones directamente en
las tablas del sistema.
Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se

incluyen prácticas, para cuya realización se requiere:
1. Contar con el respaldo de datos del curso previo (Intermedio).
2. Tener vacío el directorio “Datos” o eliminar el directorio
“Empresa01”.
La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos

corresponde a la versión llamada demo-educativa, la cual permite
registrar operaciones del 1 de Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de

2010, por lo que los movimientos que se registren tendrán que observar
este rango de fechas.

1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
2. GRÁFICAS
2.1 Generales
2.2 Barra de herramientas de gráficas
2.2.1 Menú
2.2.2 Modificación de datos de la gráfica
2.2.3 Rotar a la izquierda
2.2.4 Rotar a la derecha
2.2.5 Copiar al Portapapeles
2.2.6 Imprimir
2.2.7 Actualizar gráfica
2.2.8 Grabar gráfica
2.3 Gráficas del usuario
3. CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS

3.1 Configuración de Etiquetas
3.2 Centro de Costos y Proyectos
3.3 Trabajando con centro de costos y proyectos
3.4 Reporte de movimientos por Proyectos y Centro de costos
3.5 Estado de resultados por Centro de costos y Proyectos
4. MANEJO DE PRESUPUESTOS
4.1 Definición
4.2 Creación del presupuesto por medio del sistema
4.3 Cargar presupuesto desde hoja de cálculo
4.4 Modificar Presupuesto Actual
4.5 Consulta de Presupuesto
4.6 Consulta de Presupuestos Departamentales

5. MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS

5.1 Personalización de consultas
5.2 Autofiltro en consultas
5.3 Exportación de consultas
5.4 Bitácora del sistema
6. INTERCAMBIO DINÁMICO DE DATOS

6.1 Copiado especial
6.2 Fórmulas
6.3 Asistente y barra de herramientas de Aspel-COI en Excel®
6.3.1 Generales
6.3.2 Listado de Funciones
6.3.3 Período de trabajo en COI
6.3.4 Selección de Departamentos, Proyectos y Centros de Costos.
6.4 Importador de catálogos desde Microsoft Excel
6.4.1 Catálogo de Cuentas y Cuentas departamentales
6.4.2 Activos fijos y Datos de Terceros
6.4.3 Importación de pólizas
7. HOJAS FISCALES Y FINANCIERAS

7.1 Definición
7.2 Hojas de cálculo financieras
7.3 Hojas de cálculo fiscales
8. RAZONES FINANCIERAS
8.1 Interpretación de razones financieras
8.2 Análisis de tendencias
8.3 Tipos de Razones


9.2.2 IVA Devuelto
9.3 Desglose IVA
9.4 Retenciones


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INTECH-DIVISIÓN

Sistema de Contabilidad Integral.

Sistema de Contabilidad Integral.

3.8 Catálogo de tipos de pólizas

Sistema de Contabilidad Integral.

Sistema de Contabilidad Integral.

Sistema de Contabilidad Integral.

ASPEL-COI NIVEL BÁSICO

Es importante mencionar que el curso está dividido en 3 niveles: Básico,

Sistema de Contabilidad Integral.

El sistema ofrece varios catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se

En esta versión, se agrega un nuevo catálogo que permite manejar

Sistema de Contabilidad Integral.

También se cuenta con dos módulos para clasificar la información de una

ASPEL-COI asegura la información almacenada y generada en el

Los reportes financieros más importantes como son: Balanza de

A partir de la información de activos capturada se podrán generar los

Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la

Sistema de Contabilidad Integral.

COI, evitando así la doble captura y facilitando la elaboración de

Para una administración integral y eficiente, ASPEL-COI mantiene

1.2 Objetivo del Curso

Al termino de este curso el participante tendrá los conocimientos

Conocerá también el manejo del DIOT (Declaración Informativa de

Es importante mencionar que el curso está dividido en 2 niveles:

Sistema de Contabilidad Integral.

Sistema de Contabilidad Integral.

2.2 Abrir empresa.

Sistema de Contabilidad Integral.

Sistema de Contabilidad Integral.

2.3 Instalación de la Base de Datos/Asistente para la

Qué es: El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar

En términos generales mediante el asistente podrás:

Sistema de Contabilidad Integral.

momento sin que esto afecte la configuración de la empresa, ya

Paso2.- Selecciona la opción que requieras.

Sistema de Contabilidad Integral.

 Crear una nueva base de datos: El asistente creará una nueva

 Traducir de una versión anterior: Con lo generado en una

Sistema de Contabilidad Integral.

Observación: Todos los pasos del asistente tienen como finalidad

2.4 Cambio de período/Administrador de periodos.

Qué es: En este módulo se encuentran los periodos dados de alta en la

Sistema de Contabilidad Integral.

2.5 Cerrar Empresa

Observaciones: Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices

Sistema de Contabilidad Integral.

Qué es: Esta opción te permite terminar definitivamente la sesión del

Sistema de Contabilidad Integral.

2.7 Barra de herramientas.

Qué es: Es un conjunto de botones, que se encuentran agrupados en la

Sistema de Contabilidad Integral.

Observaciones: El sistema asigna en forma predeterminada la función

2.8 Teclas de Acceso rápido.

Qué es: Son las combinaciones de teclas que te ayudarán a obtener un

Manejo, cómo funciona el proceso.

Sistema de Contabilidad Integral.

Ejemplo: Edición" como se puede observar la letra "E" se encuentra

2. También existen teclas de acceso rápido que se presentan frente a

Sistema de Contabilidad Integral.

de las funciones de la barra de menú, las cuales te indican las

Sistema de Contabilidad Integral.

3. En las ventanas de captura también existen teclas de acceso