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Sugerencia de mejora ERP Softland

 Guías de Entrada del sistema Inventario y Facturación no son transferidas a la


Contabilidad.

Esto se debe a que actualmente transferir la información de la entrada a bodega a la


contabilidad es una opción que debe seleccionar el digitador de la entrada. Si esta opción
no es seleccionada, el comprobante de ingreso se realiza en la existencia, pero no en la
contabilidad, provocando un descuadre entre ambos.

Se sugiere ver la posibilidad que la contabilización directa este de forma predeterminada


al momento de realizar un ingreso.

 Guías de entrada Vigentes al realizar ingreso, pero al ser traspasadas a la contabilidad,


se encuentran Pendientes.

Cada vez que se realiza un ingreso, a pesar de que el digitador seleccione la opción
“Estado VIGENTE”, cuando esta es traspasada a la contabilidad esta queda en estado
pendiente. Esto provoca que tarjeta de existencia reconozca la entrada, pero la
contabilidad no hasta que sea cambiado el estado de forma manual. Actualmente esto se
debe realizar por cada folio ingresado. Si el folio se encuentra en estado pendiente, la
contabilidad no lo reconoce.
Ej. Ingreso Bodega:

Traspaso a la contabilidad:
Se sugiere ver la opción de que cuando la guía de entrada sea traspasada a la contabilidad,
esta quede de forma predeterminada “Vigente”.

 Descuentos no traspasados a la tarjeta de existencia.

Los descuentos que son ingresados de forma manual en el comprobante de ingreso de


guías en el sistema de inventario y facturación, o a través de la orden de compra, no son
reflejados en la tarjeta de existencia, provocando que tenga un valor mayor versus la
contabilidad. A pesar que existe un aviso en el cual se indica que los descuentos a nivel de
totales no afectan a los costos de los productos, los digitadores pueden manipular esta
opción.

Se sugiere ver la posibilidad de dejar desactivado la opción de ingreso de descuentos de


forma manual. A su vez solicitar a los digitadores de las órdenes de compra, que el
descuento sea digitado directamente en el valor unitario si es posible.

 Guías de ingreso eliminados de la tarjeta de existencia, pero no de la contabilidad

Actualmente cuando un digitador por alguna razón debe eliminar una guía de entrada (ya
sea por error en la digitación u otro motivo), cuando realiza esta acción, este ingreso es
eliminado de la tarjeta de existencia, pero en la contabilidad queda su comprobante
vigente, provocando una diferencia entre la existencia vs la contabilidad. A pesar que
existe una advertencia en el sistema de ingresos de guía que indica que se debe eliminar
de forma manual el comprobante de ingreso a la contabilidad, en algunos casos no es
realizado.

Se sugiere ver la posibilidad que cuando sea eliminado la guía de entrada, sea eliminado a
su vez automáticamente de la contabilidad.

 Errores en los folios correlativos entre la guía de entrada y la contabilidad

Cuando se realiza una guía de entrada en módulo de inventario y facturación,


normalmente el correlativo es generado de forma automática. Pero al momento de
traspasar la información a la contabilidad, ocurre que el folio que asigna automáticamente
el sistema no es el mismo entre la guía de entrada y la contabilidad. Si el digitador no se da
cuenta de este error, esto provoca que al momento de cruzar la información con el libro
mayor no coincidan los folios entre existencia y contabilidad.
Se sugiere ver la posibilidad de que el sistema por defecto entregue el mismo folio entre la
guía de entrada y la contabilidad.

 Consignaciones

Actualmente las consignaciones no es posible ingresarlas al sistema de inventario y


facturación, ya que no existe una opción en la cual la bodega de consignación no trasfiera
las existencias al balance. Es necesario capacitar y habilitar la opción de consignaciones
para que los usuarios puedan generar directamente el vale de consumo de estos y la
información sea transferida tanto a la contabilidad como al registro de existencia. Hoy
cuando existe movimiento en una bodega de consignación, se realiza de forma manual la
entrada y salida. El problema que se puede generar es que si el digitador realiza la entrada
y no la salida, deja con stock positivo la existencia en la bodega principal y alterando la
realidad del producto.

 Comprobación de DTE en Softland

Debido a que el portal GETDTE (BCN) no se comunica con Softland, la verificación de


facturas ingresadas a la contabilidad se debe realizar de forma manual.
En el módulo de tesorería y proveedores, existe la opción de la contabilización de DTE
directamente a la contabilidad:

Actualmente esta opción se encuentra desactivada, por lo que se sugiere ver la opción de
activar y utilizar este sistema de contabilización de facturas, para reducir los procesos
manuales de ingresos de facturas si es posible, los cuales pueden llevar a errores en la
digitación.

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