UNIVERSIDAD DE HUANUCO

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

INFORME DE PRÁCTICA PRE PROFESIONAL N° I

TÍTULO:

“APOYO ADMINISTRATIVO
Presentado por:
EN LA GERENCIA MUNICIPAL DE LA
MUNICIPALIDAD
TRINIDAD DISTRITAL DE PILLCO MARCA”.
ADRIANO, Asiza

Docente Supervisor

LIC. MERCADO HUERTAS, JANETH ROSEMARY

Entidad Receptora

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PILLCO MARCA – HUÁNUCO - HUÁNUCO

Fecha de inicio: Fecha de término:

11 de agosto del 2017 20 de noviembre del 2017

HUANUCO – PERÚ

2017

pág. 1
 INDICE
INTRODUCCIÓN: ............................................................................................... 3

I. OBJETIVOS .............................................................................................. 4

II. ASPECTOS DE LA ENTIDAD RECEPTORA: .......................................... 4

2.1. Nombre o Razón Social: ........................................................................ 5

2.2. RUC: ...................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.3. Rubro ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.4. Ubicación: .............................................. ¡Error! Marcador no definido.

2.5. Estructura orgánica: ............................................................................... 6

2.5.1. ORGANIGRAMA ................................ ¡Error! Marcador no definido.

2.6. Reseña histórica de la empresa: ........................................................... 8

III. ASPECTOS DEL ÁREA DE PPP: .......................................................... 10

IV. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES O LABORES REALIZADAS .. 11

4.1. Actividades realizadas durante el periodo de prácticas.¡Error! Marcador no defini

4.2. Base teórica ......................................................................................... 21

4.2.1. servicio al cliente ................................... ¡Error! Marcador no definido.

4.2.2. Apoyo Administrativo ............................ ¡Error! Marcador no definido.

4.3. Logros y resultados ............................................................................. 23

CONCLUSIONES ............................................................................................. 23

RECOMENDACIONES………………………………………………………………25

ANEXOS ........................................................................................................... 25

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................. 29

pág. 2
 INTRODUCCIÓN:

El presente informe final de Practicas Pre Profesionales I, se justifica según

lo estipula el reglamento de prácticas pre profesionales. con la finalidad de
complementar mis estudios profesionales y obtener el grado de bachiller,
Consideré como centro de prácticas la Gerencia Municipal de la
Municipalidad Distrital de Pillco Marca, con el propósito de complementar y
aplicar mis conocimientos adquiridos en la universidad, aprender a ser
responsable y puntual con las tareas asignadas por la institución para ir
desarrollando un proyecto de mejora empresarial futura, y conocer las
estrategias a la solución de problemas que se presentan en la empresa.

El presente informe de prácticas es la síntesis de tres meses de prácticas

en la Municipalidad Distrital de Pillco Marca, se puede definir las actividades
realizadas como: recepcionar, registrar en el cuaderno de cargo y en el
sistema, archivar y dar salida a los documentos registrando en el cuaderno
de cargo y en el sistema y distribuirlos a las áreas correspondiente, controlar
los movimientos de ingreso y salida de los documentos facilitando a los
usuarios en la respuesta a sus documentos en cuanto a sus seguimientos.
Esta experiencia de las prácticas Pre Profesionales lo realicé porque es de
gran contribución para mi desarrollo profesional, ya que enriquecí los
conocimientos que obtuve a lo largo de mi carrera como estudiante en la
universidad para el mundo laboral que me aguarda.

En las Practicas Pre Profesionales I se utilizó el método deductivo ya que

va de lo general a lo particular, además se utilizó sistemático, ordenado y
metódico. En concreto, es un procedimiento que parte de una conclusión, ley
o principio general y desciende a los casos particulares, secuencias y
aplicaciones. En cuanto a la técnica se ha utilizado la observación: ya que
es un procedimiento de recolección de datos e información que consiste en
utilizar los sentidos para observar hechos y realidades sociales presentes.

En cuanto a las fuentes de información, para llevar a cabo la realización de

las Prácticas Pre Profesionales I se utilizó: las fuentes primarias: fueron las

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 Fuentes orales ya que mi jefe inmediato me dio a conocer las labores que
voy a realizar dentro de la organización. Y como fuentes secundarias en
donde tuve que consultar el internet, manual de administración pública, que
me dio a conocer como es la administración en la entidad público, y el
sistema integrado del sector público y así realizar un buen trabajo.

Las limitaciones más resaltantes fueron; la falta

de espacio físico en el área de prácticas de Gerencia Municipal, un espacio
muy pequeño, en caso en el que el Gerente se encontraba reuniones ya no
se podía desplazar, es una dificultad para poder realizar las funciones con
facilidad y con tal normalidad; la falta de personal de apoyo en el Área de
gerencia municipal, no se daba con mayor fluidez la salida de los
documentos para su trámite correspondiente, siendo el causante de malestar
y espera para los usuarios de no poder realizar sus actividades
correspondientes con mayor rapidez dentro de la entidad.

El proceso del trabajo se realizó en el área de Gerencia Municipal se ha

trabajado con la mayor eficiencia y minuciosamente recibiendo, ordenando,
distribuyendo y archivando los documentos de una manera adecuada, fue de
vital importancia ya que las funciones asignadas me permitieron satisfacer
las necesidades de los servidores públicos, como también a la población
pillcomarquina en diversos requerimientos solicitados.

I. OBJETIVOS

 Aplicar y reforzar los conocimientos teóricos – prácticos adquiridos en

la universidad, en el área de gerencia municipal.
 Recepcionar, distribuir y Archivar apropiadamente los documentos de
manera ordenada para el acceso de información repentina de las
diferentes áreas que sean solicitadas.
 Satisfacer las necesidades de los servidores públicos y la población
pillcomarquina.

II. ASPECTOS DE LA ENTIDAD RECEPTORA:

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 2.1. Nombre o Razón Social:

Municipalidad Distrital de Pillco Marca – Región Huánuco

2.2. RUC

20447367727
2.3. Rubro

Persona Jurídica

2.4 Ubicación

Jr. Juan Velasco Alvarado N° 1650- Cayhuayna- Pillco Marca-

Huánuco- Huánuco

CROQUIS DE UBICACIÓN

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2.5. Estructura orgánica:

Consejo Municipal Comisión de Regidores

Consejo de Coordinación Local

Distrital

Junta de delegados vecinales

Oficina de Control Comité Dist. De defensa civil

Institucional
Comité distrital de seguridad
ciudadana
Alcaldía
Procuraduría Pública
Comité de administración
Municipal programa vaso de leche

Comité de defensa de derechos

GERENCIA DE
SECRETARIA GENERAL Comité de vigilancia

Comité de coord. Distrital

Sub gerencia de
imagen institucional Consejo de coord. Distrital de la
mujer
Sub gerencia de
orientación y tramite
documentario Concejo distrital de la juventud
Gerencia Municipal
Sub gerencia de archivo
municipal

GERENCIA DE GERENCIA DE ASESORÍA GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y

ADMINISTRACION JURÍDICA PRESUPUESTO

Sub gerencia de recursos humanos

Oficina de programación e inversión

Sub gerencia de tesorería

Sub gerencia de contabilidad

Sub gerencia de logística

GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA DE

GERENCIA DE MEDIO
ADMINISTRACIÓN DESARROLLO SOCIAL INFRAESTRUCTURA Y
AMBIENTE
TRIBUTARIA Y ECONOMICO DESARROLLO
TERRITORIAL

Sub gerencia de desarrollo Sub gerencia de Sub gerencia de estudios y

Sub gerencia de recaudación
social y bienestar limpieza publica proyectos
tributaria
Sub gerencia de registro civil
Sub gerencia de obras y
Sub gerencia de liquidaciones
Sub gerencia de fiscalización Sub gerencia de desarrollo
parques y jardines
social y económico
tributaria
Sub gerencia de desarrollo

Sub gerencia de seguridad ciudadana e urbano rural y catastro

Sub gerencia de ejecución
institucional
La Municipalidad
coactivo Distrit Sub gerencia de defensa
Sub gerencia de DEMUNA civil

MUNICIPALIDAD DE CENTROS
POBLADOS
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A. órgano de gobierno

El órgano de gobierno es la máxima autoridad en el nivel jerárquico, está

integrado por un alcalde y siete regidores, su función principal es normativo y
fiscalización y apoyo a canalizar las gestiones de vecinos y dirigir la entidad,
supervisar sus actividades, reglamentar y aprobar políticos públicos locales en
general, ejercer funciones administrativas de la entidad, está constituido por lo
siguiente:

 Consejo Municipal (CM)

 Alcaldía (A)
 Gerencia Municipal (GM)
B. órganos de línea

Cuyas funciones es de formular, ejecutar y evaluar políticas públicas, y en general

realizar las actividades técnicas normativas y de ejecución necesarias para
cumplir con los objetivos de la entidad en el marco de las funciones de las normas
sustantivas, y está constituida por los siguientes:

 Gerencia de administración tributaria

 Gerencia de Desarrollo económico y económico

 Gerencia de medio ambiente

 Gerencia de Desarrollo de infraestructura y desarrollo territorial

C. órgano de apoyo

Está conformado por el proceso de gestión de los sistemas administrativos

gestión de talentos humanos, contabilidad, tesorería, abastecimiento y control
patrimonial, realizando las actividades técnicas normativas y de ejecución
necesario para cumplir con los objetivos de la entidad en el marco de las
funciones que las normas sustantivas atribuyen a estas.

 Gerencia de secretaria General

 Gerencia de asesoría jurídica

 Gerencia de planeamiento y presupuesto

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D. órganos desconcentrados

Son funciones de los órganos desconcentrados las asignadas en el ámbito

territorial determinado, actúan en representación y por delegación dentro del
territorio sobre el cual ejercen jurisdicción y se tiene lo siguiente:

 Municipalidades de Centros Poblados (MCP)

 Agencias Municipales (AM)

2.6. Reseña histórica de la empresa:

Los territorios de Cayhuayna, Marabamba, Andabamba, Vichaycoto, Unguymarán

y otros lugares que formaban parte del Pillco Mayo, (Janan Pillco) hoy conocido
como el Valle del Huallaga, durante el periodo colonial español se convirtieron en
tierras bajo el dominio de los españoles. Estas tierras se repartieron los españoles
bajo la denominación de Encomiendas. José Varallanos en su obra cumbre
Historia de Huánuco, señala que el primer encomendero de Huánuco fue Gómez
Arias Dávila, en consecuencia las tierras de Cayhuayna habrían pertenecido a
este conquistador español que participó también en la fundación y traslado de la
ciudad de Huánuco, por tales méritos le correspondía a Gómez Arias Dávila estas
tierras que le fueron otorgados por el rey de España en el año de 1549. Durante la
llegada de los españoles estas tierras pertenecieron a don Martín Alfonso de
Mercadillo, hermano de madre del conquistador español don Francisco Pizarro.

El territorio que actualmente ocupa Cayhuayna, el Janan Pillco del Ichog Pillco
Mayo, en épocas precolombinas pertenecieron al grupo étnico nativo Los Mazgos
y el Rurin Pillco estaban ocupados por los Chupachos.

Gómez Arias Dávila habría sido el primer encomendero que ocupó el

repartimiento de Chupachos, así pues Gómez Arias Dávila era el encomendero
del Valle del Huallaga, según el Titulo otorgado por el Virrey Conde de Nieva por
provisión del 1 de setiembre de 1548 que le otorgó la encomienda de los
Chupachos que inicialmente perteneció a Martín de Alcántara. Gómez Arias
Dávila muere en la ciudad de Huánuco el 30 de Julio de 1562, sus restos según
Varallanos yace en la Iglesia de San Francisco, donde está sepultado.

Cayhuayna, al igual que otros territorios de Huánuco, al morir Gómez Arias

Dávila, habría pasado por varios dueños, tales como: Ricardo Dávila Martel,
Bernardo Quiróz, hasta que el 5 de enero de 1563 le fue conferido por Conde de

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Nieva como heredero a Juan Arias Dávila, hijo menor que quedó bajo la tutela de
su madre doña María Castellón y de Lara, quien gestionó su reconocimiento como
sucesor en la encomienda de los Chupachos, tomando posesión el 1 de marzo de
1563.

En el año 1646, propietario de las tierras de Cayhuayna era uno de los hermanos
de Diego de las Casas, quien en escritura publica otorgada en la ciudad de Lima,
con fecha 5 de julio de 1646 vendió a Francisco Fernández de García,
convirtiéndose en dueño de las chacras de Cayhuayna, ubicadas en las afueras
de la ciudad de Huánuco.

De esta fecha hasta el periodo de la república se desconoce los posibles dueños

del territorio de Cayhuayna, una investigación especializada y minuciosa podrían
determinar en orden cronológico los dueños por la que pasó las tierras de
Cayhuayna.

Cayhuayna en los primeros años de la etapa republicana pasó a formar parte de

una Hacienda hasta el año de 1974. Cayhuayna pertenecía al terrateniente o
hacendado llamado Augusto Figueroa Villamil, el último de los que condujo esta
hacienda era la señora Sofía Figueroa.

Con la Ley de la Reforma Agraria, en el gobierno del Presidente de la República

el General Juan Velasco Alvarado fue afectado Cayhuayna, pasando en
consecuencia a formar parte de una empresa asociativa conducido por sus
trabajadores bajo la denominación de Cooperativa Agraria de Trabajadores
General “Juan Velasco Alvarado” que duró hasta el año de 1989.

III. ASPECTOS DEL ÁREA DE PPP:

Es responsable de conducir y efectuar los procesos técnicos administrativo. Está

a cargo del Gerente Municipal de nivel profesional, designado por el Alcalde

Distrital, con dependencia directa del Alcalde; ejerce las siguientes funciones:

Entre las funciones que se realiza en la mencionada área son:

 Planear las estrategias para impulsar el desarrollo de gestión municipal para

el cumplimiento de los objetivos aprobados en los planes de desarrollo.

pág. 9
 Programar, organizar, dirigir controlar y evaluar las actividades, técnico
administrativas de la municipalidad y los servicios públicos locales
 Supervisar y evaluar la gestión administrativa, financiera, económica de la
municipalidad mediante el análisis de los estados financieros y el
seguimiento de los planes, programas o proyectos de la municipalidad.
 Coordinar las acciones administrativas con los responsables de los Órganos
de Apoyo, Asesoría y Línea, a fin de lograr los objetivos institucionales.
 Supervisa la labor de los empleados de confianza.
 Proponer al Alcalde, proyectos de ordenanzas y acuerdos de concejo.
 Conducir reuniones periódicas de evaluación de la gestión y el cumplimiento
de metas establecidas a las unidades orgánicas.
 Presentar al Alcalde el presupuesto institucional del ejercicio, los estados
financieros del ejercicio vencido y la memoria anual de la municipalidad.
 Presentar al Alcalde los proyectos de normas, para su aprobación.
 Asesorar al Alcalde y a los miembros del concejo en los asuntos de su
competencia.
 Emitir Resoluciones de Gerencia Municipal aprobando directivas o
resolviendo asuntos administrativos en materias relacionadas con la gestión
municipal, de los servicios públicos locales, de las inversiones municipales,
así como en aquellas otras materias que le fuesen delegadas por el Alcalde.
Evaluar y supervisar los ingresos y egresos municipales, de acuerdo a la
normatividad vigente

 Cumplir con las demás disposiciones que le encargue el alcalde

3.1. Organigrama de la gerencia municipal

Gerencia Municipal

Secretaria

Practicante

pág. 10
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES O LABORES REALIZADAS

El proceso de las Prácticas Pre Profesionales I, ha consistido en el desarrollo de

una serie de actividades programadas mediante el cronograma de actividades
establecidas en el Plan de Prácticas I, lo cual, se desarrolló de manera ordenada
en cumplimiento del compromiso que se tuvo con la entidad pública a fin aportar
los conocimientos obtenidos en las aulas de clase. En ese sentido, es preciso
detallar las tareas realizadas durante el periodo de prácticas en la Municipalidad
Distrital de Pillco Marca – Huánuco.

4.1. ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO DE PRÁCTICA

4.1.1. Actividad N° 1: presentación de plan de prácticas pre profesional.

¿Qué es?

El Plan de Prácticas es un documento que nos permite planear las actividades

que se va desarrollar durante el periodo de prácticas dentro de la organización. Lo
cual, esto nos permitirá a cumplir los objetivos de una manera organizada y
secuencial las tareas programadas durante la permanencia en la empresa.

¿Cómo se dio?

Antes de presentación del PPP me dirigí a la supervisión para recabar la

información correspondiente sobre el proceso de prácticas y luego continué con el
procedimiento de acuerdo al Reglamento de Prácticas Pre Profesionales
establecido por la universidad.

¿Dónde?

La presentación de prácticas pre profesionales se dio Según el cronograma

establecido, en la municipalidad Distrital de Pillco Marca en word a continuación
se prosiguió a completar en el formato los datos del alumno, aspectos de la
entidad, aspecto del área de PPP, se ha identificado la situación problemática, se
describió el tema a desarrollar en la práctica, objetivos y por último se elaboró el
cronograma de actividades.

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¿Cuándo?

Luego de haber culminado con la elaboración del PPPI, se presentó un borrador a

la supervisión de Practicas Pre Profesionales, en la cual ha sido observado
algunos ítems, y esto ha sido corregido de acuerdo a la recomendación.

Métodos y técnicas

El método es sistemático, ordenado y metódico y la técnica utilizada es

conocimiento y observación.

Grado de participación

En esta actividad el grado de participación es en su totalidad, ya que mi persona

es quien ha elaborado y presentado el PPP.

4.1.2. Actividad N° 2: Apoyo en el ingreso y salida de documentos

(Solicitudes, Informes, Proveídos, Resoluciones Gerenciales, Resolución de
Alcaldía, Acuerdo de Consejo, oficios, Memorándums y Cartas).

¿Qué es?

Es el conjunto de operaciones de verificación y control de que se realiza a los

documentos remitidos por una persona natural o jurídica, son acciones
estrechamente vinculadas entre el usuario y el área correspondiente que realiza el
seguimiento oportuno de su trámite para el beneficio que le otorgue pertinente
para fines propios en determinación de responsabilidad y puntualidad siendo
óptima por mi persona ya que realizo la salida de los documentos pertinentes.

¿Cómo se dio?

El apoyo en recepcionar y seleccionar los documentos se dio cuando el área de

Gerencia Municipal se encarga de recepcionar los documentos de todas las
áreas para luego ser archivados de manera ordenada.

pág. 12
 ANEXO Nº 1

¿Dónde?

El apoyo administrativo en la recepción y salida de los documentos se dio en el

Área de Gerencia Municipal de la manera más eficiente y así los usuarios que
hagan su seguimiento obtenga respuesta con rapidez y se sienten satisfecho.

¿Cuándo?

El apoyo en recepción y salida de los documentos se dio durante el periodo de

Prácticas Pre Profesionales, la misma que se dio inicio el 11 de agosto del 2017
hasta el 20 de noviembre del 2017.

Problema Identificado

En el desarrollo de esta actividad no se ha encontrado serios problemas ya que

se ha contado con la supervisión permanente del Jefe inmediato de la entidad
receptora.

Métodos y técnicas

El método es sistemático y la técnica utilizada es la observación.

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Grado de participación

El grado de participación es en su mayor porcentaje, ya que mi persona es quien

ha realizado lo mencionado en la descripción

4.1.3. Actividad N° 3: Ordenar y Foliar los Documentos en Gestión

Administrativa

¿Qué es?

La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un

expediente. La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir
números, como tampoco adicionar subíndices. La foliación la llevará a cabo el
responsable de expediente. Los documentos deben estar debidamente foliados
iniciándose desde el número uno (1), el cual corresponde al primer folio del
documento que dio inicio al trámite.

¿Cómo se dio?

El foliado de los documentos se dio enumerando los folios (hojas y/o documentos,
sobres, etc. que integran el expediente) de acuerdo al orden en que aparecen en
el mismo. Esta indicación se realiza en el ángulo superior derecho, primero se
pone el número correspondiente y debajo, entre paréntesis con letras se aclara el
número.

pág. 14
 ANEXO N° 2

¿Dónde se dio?

Ordenar y foliar los documentos se dio en el Área de Gerencia municipal, ya que

permite controlar la salida de los documentos e informes de los usuarios de una
forma rápida y ordenada.

¿Cuándo?

La foliación y ordenación de los documentos, se ha realizado durante el periodo

de haber iniciado las prácticas, por lo que se ha cumplido fielmente lo programado
en el cronograma establecido del PPP.

Problema identificado

En la realización de la presente actividad no se ha encontrado serios problemas

ya que se ha contado con el apoyo permanente del Jefe inmediato de la entidad.

Métodos y técnicas

El método es ordenado y metódico y la técnica utilizada es el conocimiento y

observación.

pág. 15
Grado de participación

El grado de participación es en su mayor porcentaje, ya que mi persona es quien

ha realizado la actividad mencionado en la descripción.

4.1.4. Actividad N° 4 Distribuir los documentos a las áreas correspondientes

¿Qué es?

Los documentarios que son recepcionados en el área de gerencia municipal y

visado por el gerente se deben darse la salida y distribuir con rapidez a las áreas
correspondientes.

¿Cómo se dio?

Los documentos que llegan en el Área de Gerencia Municipal se recepcionan con

fecha, hora, número de folio, firma y con un proveído se da salida a las áreas
correspondientes en tiempo real.

ANEXO N° 3

pág. 16
¿Dónde se dio?

La recepción y la distribución de los documentos se dío en el área de Gerencia

Municipal, de una forma rápida y ordenada.

¿Cuándo se dío?

Fue realizado durante las prácticas, por lo que se ha cumplido lo programado en

el cronograma establecido en el PPP.

Problema identificado

Debido a la falta de personal de apoyo en el Área de Gerencia Municipal, los

trámites documentarios recepcionados no eran efectivamente distribuidos a la
fecha exacta se hacia 2 a 3 días después, o cuando el usuario lo requería.

Solución de la problemática

Desarrollando la labor con eficacia y eficiencia se pudo disminuir para el cual se

comprendió a los usuarios la rapidez en sus trámites por lo que requieran para
sus fines necesarios.

Métodos y técnicas

El método es ordenado y metódico y la técnica utilizada es la observación.

Grado de participación

En esta actividad el grado de participación es en un 50%, ya que mi persona es

quien ha dado recepción y distribuido los documentos en forma rápida y
ordenada.

4.1.5 Actividad N° 5: Mantener actualizado el cuaderno de cargos de

documentos

¿Qué es?

Consiste en realizar las anotaciones de los datos de los documentos

recepcionados en el cuaderno de registros según el orden del registro.

pág. 17
¿Cómo se dio?

Para el registro de los documentos se hiso el uso del cuaderno de apuntes que
contenía el número de registros y donde anotaba los datos de los documentos
como fecha, número de folio, número de expediente o proveído, informe, carta,
oficios, resolución gerencial, resolución de alcaldía, memorándums, nombre del
usuario responsable, asunto de los documentos respectivos, la salida del mismo
es con nombre del usuario los oficios, informes y cartas a las áreas de Gerencia
de Medio Ambiente, Gerencia de Administración, Gerencia de Tributación,
Gerencia asesoría jurídica, secretaria General,Gerencia de Desarrollo Social y
Económico y Alcaldía.

ANEXO N.° 4

pág. 18
¿Dónde se dio?

La realización del registro en el cuaderno de apuntes se realizó el área de

Gerencia Municipal.

¿Cuándo se dio?

El registro de los documentos en el cuaderno de apuntes, se dio durante el

periodo de Prácticas Pre Profesionales, la misma que se dio inicio el 11 de
diciembre del 2017 hasta el 20 de noviembre del 2017.

Problema identificado

En el desarrollo de esta actividad no se encontró ningún problema ya que se ha

contado con el apoyo y orientación constante del jefe inmediato.

Métodos y Técnicas

El método es ordenado y metódico y la técnica utilizada es el conocimiento y la

observación.

Grado de participación

El grado de participación es en su mayor porcentaje, ya que mi persona es quien

ha realizado la actividad mencionado en la descripción.

4.1.6 Actividad N° 6: Registrar en el sistema SOFMUNI documentos y trámite

del área.

¿Qué es?

Es ingresar en el sistema SOFTUMUNI todo los documentos remitidos por una

persona natural o jurídica para que quedan registrados, son acciones
estrechamente vinculadas entre el usuario y el área correspondiente que realiza el
seguimiento oportuno de su trámite. Para el beneficio de los usuarios cuando lo
requieran poder indicarles en que área se encuentra los documentos que
requiere.

¿Cómo se dio?

Se dio de manera ordenada y sistemática.

pág. 19
 ANEXO Nº 6

¿Dónde?

La realización del registro en el sistema SOFTMUNI se realizó el área de

Gerencia Municipal.

¿Cuándo?

El registro de los documentos en el cuaderno de apuntes, se dio durante el

periodo de Prácticas Pre Profesionales, la misma que se dio inicio el 11 de
diciembre del 2017 hasta el 20 de noviembre del 2017.

Métodos y técnicas

El método es sistemático, ordenado y metódico y la técnica utilizada es

conocimiento y observación.

Grado de participación

En esta actividad el grado de participación fue en un 30%, ya que la secretaria se

encargaba en un 70%.

4.1.7 Actividad Nº 7: presentación del informe final de PPP I

pág. 20
¿Qué es?

El informe final es el último proceso en el desarrollo de PPP, es un documento

donde menciona las actividades realizadas durante las Practicas Pre
Profesionales, según lo establecido en el plan de estudios del currículo vigente de
la universidad, llegando a ciertas conclusiones.

¿Cómo se ha elaborado?

La elaboración del presente informe fue de acuerdo a las actividades

desarrolladas, tomando en cuenta el cronograma de actividades establecidas en
el Plan de PPP, para lo cual se ha utilizado las fuentes de información primaria y
secundaria.

¿Dónde?

En la oficina de Gerencia Municipal en la Municipalidad Distrital de Pillco Marca –

Huánuco.

¿Cuándo?

El informe final se ha elaborado al concluir las Prácticas Pre Profesionales I, esto

con la finalidad de informar todas las actividades realizados en la organización, y
a su vez en cumplimiento del reglamento de la universidad.

Métodos y técnicas

El método utilizado es sistemático, ordenado.

Grado de participación

El grado de participación es en su totalidad, ya que mi persona es el quien ha

elaborado el informe final de las Practicas Pre Profesionales.

4.2. Base teórica

4.2.1. Servicio al cliente

A través del “acercamiento del gobierno a la gente”, los servidores públicos

deberían estar más capacitados para reconocer, interpretar y satisfacer de

pág. 21
manera precisa la necesidades y demandas ciudadanas de bienes y servicios.
(Evans 1997; Tendler 1997; Montero y Samuels 2004).

4.2.2. Apoyo Administrativo

Consiste en que el personal debe ser sumamente capacitado en desarrollar la

gestión administrativa para el cual será capaz de elaborar los documentos de
acuerdo a la entidad pública o privada para poder realizar sus funciones con
eficacia y eficiencia.

4.3. LOGROS Y RESULTADOS

 Respecto a la primera actividad puedo mencionar que, se ha logrado

concluir con la presentación del Plan de PPP en su debido momento con el
fin de continuar con el desarrollo de las demás actividades.

 Se logró reducir la cantidad de trabajos que tenía acumulados en la oficina,

se ha apoyado en recepcionar, seleccionar y archivar los documentos de
forma ordenada.

 Desarrollo un control permanente de los documentos para evitar pérdidas,

mantener en orden y actualizados el cuaderno de control me ayudaron a
poder administrar adecuadamente.

 Realice los procesos de recepción y distribución de los documentos de

manera ordenada y adecuada. Este procedimiento me ayudo a cuán labor
esencial cumple el servidor municipal para con los usuarios, así mismo se
comparte con todos los demás áreas.

 Una vez concluido las actividades programadas en el plan, se ha podido

mejorar las deficiencias encontradas en el área ya que se logró cumplir con
lo programado al 100% en su totalidad, todo esto gracias al apoyo del Jefe
inmediato de la Entidad Publico, y al final se procedió con la elaboración y
presentación de informe final de PPP.

pág. 22
CONCLUSIONES

 En cuanto a los objetivos dentro de éstos 3 meses de PPP I, mejore mis

conocimientos adquiridos en la universidad de las enseñanzas impartidas
por los docentes.
 En cuanto al apoyo administrativo en mencionada área se trató de resolver
los problemas desde un inicio en coordinación óptima con mi jefa inmediata
haciendo una labor muy eficiente y eficaz diariamente para brindar un mejor
servicio a los usuarios.

 Al formar parte de la Gerencia municipal pude detectar cuán labor esencial

cumple el servidor municipal para con los usuarios. Satisfaciendo las
necesidades de los servidores públicos y la población pillcomarquina.

pág. 23
RECOMENDACIONES

 Continuar brindando las oportunidades a los estudiantes quienes desean

realizar sus prácticas Pre Profesionales en la Entidad. Por otro lado,
continuar adquiriendo conocimiento nuevo e innovador porque no hay en
todo el mundo un triunfo verdadero que pueda separarse de la dignidad en el
vivir.

 Por parte de la gerencia de recursos humanos seguir capacitando a sus

colaboradores en gestión administrativa en la municipalidad para que
puedan afianzar correctamente en los documentos que los usuarios lo
requieran para evitar faltantes o pérdidas y posibles disgustos.

 Ampliar los ambientes reducidos para que los usuarios y empleados se

sienten cómodo y a gusto.

pág. 24
 ANEXOS

ANEXO Nº 1

ANEXO N° 2

pág. 25
ANEXO N° 3

ANEXO N° 4

pág. 26
ANEXO N° 5

ANEXO Nº 6

pág. 27
ANEXO Nº 7

ANEXO Nº 8

pág. 28
BIBLIOGRAFÍA

 Lic. Martin Gonzales Acuña (2016) Modulo de Administración Publica

 (2014) Manual de Organización y Funciones- Municipalidad Distrital de Pillco

Marca.

 www.monografias.com

pág. 29