MOTIVACIÓN, COMUNICACIÓN, P-SS-004

VERSION 01
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
CACM S.A.S VIGENCIA: ABRIL 2017

1. OBTIVO

Establecer las pautas de motivación, comunicación, participación y consulta, tanto

interna como externa, en materia de SSTA. Así como establecer los mecanismos
de actuación, para que cualquier trabajador, contratista, visitante o parte
interesada realice consultas y participe en la identificación de peligros y aspectos
ambientales como también en la prevención y control de riesgos laborales e
impactos ambientales.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las actuaciones de motivación,

comunicación, consulta y participación en materia de SSTA y calidad realizadas en
la empresa, también aplica a todos los trabajadores y contratistas, que presten sus
servicios para la empresa, en los términos contenidos en el presente
procedimiento, también cubre la comunicación interna entre los diversos niveles
de la organización y desde el recibo de una comunicación externa hasta su
respuesta.

3. RESPONSABILIDAD

Coordinador de SSTA

4. DEFINICIONES

Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes

términos:

COMUNICACIÓN: Proceso de transferencia de información interactiva a través de

diferentes canales.

COMUNICACIÓN INTERNA: Proceso a través del cual se generan acciones y

programas que informan, divulgan, permiten establecer relaciones y conllevan a la
participación de las diferentes áreas de la Organización.

COMUNICACIÓN EXTERNA: Tipo de comunicación que proviene de una parte

interesada externa y debe ser respondida. Al responderla se busca establecer y
fortalecer vínculos de la Organización con las comunidades u otras partes
interesadas ubicadas en su área de operación.
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MOTIVACIÓN: La motivación es la ilusión de las personas por algo o hacer algo.

La motivación es la cualidad más importante que te dará éxito, si no hay
motivación no habrá ilusión y mucho menos éxito.
CONSULTA: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.

PARTICIPACIÓN: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea,

decisión, organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido.

INQUIETUD: Solicitud o consulta realizada en forma verbal o escrita que busca

obtener información o aclarar algún aspecto sobre un tema específico.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 COMUNICACIÓN

5.1.1 COMUNICACIÓN DESCENDENTE

La Gerencia de CACM S.A.S., en conjunto con la Coordinación de SSTA, define

políticas, objetivos, metas y planes acerca de la prevención de riesgos laborales e
impactos ambientales, como también todo lo relacionado con el SG-SSTA y a su
vez deciden las formaciones y gestiones a llevar a cabo en estos temas;

La comunicación la realiza la Coordinación de SSTA, directamente al personal

administrativo y el personal operativo transmitiendo información al personal acerca
de estos temas. Para ello se utilizarán las vías de comunicación instauradas en la
empresa como son:
 Verbal.
 Correos electrónicos.
 Carteleras.
 Llamadas telefónicas.
 Folletos informativos.
 Presentaciones.

5.1.2 COMUNICACIÓN ASCENDENTE

El personal Operativo debe comunicar a sus superiores, según el caso, utilizando

los mismos canales de comunicación, cualquier sugerencia o aspecto destacable
que aprecie en su puesto o área de trabajo será orientado a la detección de
peligros e impactos y sugerencias para su eliminación, minimización y control.
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El coordinación de SSTA, será quien planteará sugerencias y acciones a llevar a

cabo dependiendo del tema, y según aplicación, la Coordinación de SSTA
comunicará al Gerente quien será el encargado de tomar decisiones y dar
sugerencias; el personal administrativo se comunicara directamente con la
Gerencia y estos a su vez también se comunicarán directamente con ellos.

5.1.3 COMUNICACIÓN EXTERNA

El Coordinador del proyecto es responsables de:

 Generar y aprobar las comunicaciones a proveedores y contratistas

 Recibir, documentar, responder y llevar a cabo el seguimiento a las
comunicaciones pertinentes de las partes interesadas.
 Preparar y difundir la respectiva información a organizaciones e individuos
ajenos a la empresa.

6. PROCESO DE CONSULTA Y PARTICIPACIÓN

La Gerencia de la empresa por medio de mecanismos de consulta hará participe a

los trabajadores de la adopción de las decisiones relativas a:

 Desarrollo y revisión de políticas y objetivos Integrales

 La planificación y la organización del trabajo en la empresa y la introducción
de nuevas tecnologías.
 La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y
prevención, incluida la designación de trabajadores o el recurso a un
servicio de prevención ajeno.
 La designación de trabajadores encargados de las medidas de emergencia.
 La identificación de peligros y aspectos, valoración de riesgos e impactos y
determinación de controles.
 Los procedimientos de información y documentación.
 La investigación de incidentes.
 Cualquier otra acción que pueda tener efectos sustanciales sobre la SSTA.

Existe un plazo de 15 días, que una vez transcurridos, si no ha habido reclamación

alguna por parte de los trabajadores, la Gerencia y la Coordinación SSTA de la
empresa presupone la conformidad de los consultados, ya que no ha habido
reclamaciones. En caso de que los trabajadores den su opinión a la consulta será
estudiada y valorada por la Gerencia.
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6. PROCESO DE MOTIVACIÓN

La motivación en la empresa, es uno de los factores claves del éxito en la relación

laboral, mediante su implementación se logra que los empleados mejoren su nivel
de compromiso en el ámbito laboral, personal y familiar.

Teniendo en cuenta lo anterior para la empresa, es de vital importancia que sus

empleados se involucren en actividades que permitan no solo su desarrollo
laboral, sino que también trascienda a la parte formativa y afectiva, permitiéndoles
desarrollar su capacidad de liderazgo y mejoramiento permanente.

Todas las propuestas deben de ser consideradas, teniendo en cuenta la escala de

reconocimientos, establecida para tal fin. Los reconocimientos deben tener el
carácter: oportuno, personalizado y público (en las carteleras informativas de la
empresa).

Con el fin de llevar a cabo este propósito, la empresa establece los siguientes
criterios que contribuirán al óptimo desarrollo de dichas actividades de motivación,
difusión e incentivos:

 Reconocimiento del mejor empleado de la compañía, teniendo en cuenta a

aquel que tenga los mejores resultados en las evaluaciones de desempeño
para su cargo.

 Actividades sociales, culturales y de integración, será una actividad de la

empresa realizar eventos que involucren e integren a los empleados
durante su permanencia, para lo cual realizará actividades que cultiven y
afiancen sentimientos de identidad y pertenencia hacia el trabajo y su
empresa.

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Para verificar el cumplimiento, de las actividades en el programa propuesto,
utilizaremos los indicadores de cobertura, e indicadores de efectividad señalados
en las siguientes ecuaciones:
INDICADORES DE COBERTURA (IC) INDICADORES DE EFICACIO (IC)
IR: Inspecciones realizadas CC: Condiciones corregidas
IP: Inspecciones programadas CD: Condiciones detectadas
𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝐼𝑅 𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝐶𝐶
𝐼𝐶 = 𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝐼𝑃 𝑥100 𝐼𝐸 = 𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝐶𝐷 𝑥100
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CONTROL DE DOCUMENTOS

REVISION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

1. Creación del documento ABRIL 2017

Elaboro: Revisó: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma: