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État des lieux de la dématérialisation
Les avantages et risques
liés à la dématérialisation
La dématérialisation présente certes des avantages non négligeables. Néanmoins, des difficultés techniques ou des
erreurs humaines peuvent survenir. Quels sont les avantages et les risques de la dématérialisation dans le cadre des
différentes procédures, des échanges en cours d’exécution, et de l’accès aux données ?
Marlyne George
Juriste associée du Cabinet TPC, ancienne directrice
de missions de conseils dans le domaine de l’énergie
pour des Clients publics et privés et ancienne Responsable
de service marchés
Didier Adda
Conseil en propriété industrielle (juriste), ancien acheteur
public intervenant principalement dans le domaine des TIC,
de l’innovation technologique et de la maintenance
d’installations techniques.
Mots clés
AAPC • Dépouillement des candidatures • Documents
financiers • Documents techniques • Open data • Règlement
de consultation
Contrats Publics – n° 167 - juillet-août 2016
F
ace à l’augmentation des tâches administratives des
bureaux des marchés et des volumes des documents
générés durant la passation et l’exécution des contrats,
la dématérialisation des procédures de consultation, de
l’exécution, et de la conservation temporaire voire définitive
des marchés publics et accords-cadres devient une réponse
technique de plus en plus opérationnelle.
La dématérialisation présente de forts avantages et de
moins en moins de risques. Néanmoins, la dématéria-
lisation de bout en bout, qui est l’objectif désormais à
atteindre dans le cadre de la réforme de la commande
publique, n’est pas à l’abri de difficultés techniques ou
d’erreurs humaines. L’informatique n’est qu’un outil
d’aide qui nécessite toujours la vigilance et le discerne-
ment de chaque intervenant autorisé dans le processus
­dématérialisé d’un projet de la commande publique.
L’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015(1) et le décret
n°  2016-360 du 25 mars 2016(2) édictent notamment les
règles relatives à la dématérialisation tout en faisant réfé-
rence à des textes contenant des dispositions en matière de
dématérialisation. Ces textes font basculer définitivement
les acteurs de la commande publique dans l’univers de la
dématérialisation. Ces textes sont complétés par plusieurs
guides émanant des pouvoirs publics et d’instances repré-
sentatives de fournisseurs. Le Guide de la «  dématériali-
sation des marchés publics » de la DAJ dans sa dernière
version(3) explicite la mise en œuvre de la dématériali-
sation dans le cadre de la procédure de consultation et
dans le cadre des paiements avec référence au Référen-
tiel Général de Sécurité (RGS)(4) et au Référentiel Général
(1)  Section 3 Communications électroniques, art. 46 § 1.
(2)  Art. 31, 32, 36, 40, 41, 42, 49, 53, 67, 70, 72, 81, 82, 84, 85, 86, 87,
101, 102, 105, 106, 107, 127.
(3)  Dématérialisation des marchés publics guide pratique version
2.0 – 2012.
(4)  Arrêté du 13 juin 2014 (NOR : PRMD1413745A), portant appro-
bation du référentiel général de sécurité et précisant les modalités
de mise en œuvre de la procédure de validation des certificats
électroniques modifié pour la période transitoire par un arrêté du
10 juin 2015 (NOR : PRMD1513894A).
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d’Interopérabilité (RGI)(5). Le Guide d’aide à la passation
des marchés publics dématérialisés, publié par l’OECP(6),
offre une approche pragmatique de dématérialisation. Le
Guide d’accompagnement des entreprises à la dématé-
rialisation des marchés publics du Medef(7) complète les
deux premiers Guides cités. La mise à jour de ces Guides
devrait permettre de compléter les conseils aux Acheteurs
et aux Opérateurs économiques désireux de participer
à des consultations. Leur mise à jour devrait prendre en
compte le futur Plan National de Dématérialisation de la
Commande publique qui a fait objet d’une consultation
en 2015(8). Selon la DAJ, ce plan sera «  un plan d’action
national propre à permettre dans les meilleures conditions
la dématérialisation des marchés publics et à favoriser
le développement des usages du numérique autour de la
commande publique »(9).
En parallèle, des plateformes de dématérialisation
vont plus loin que les spécifications formulées dans le
Guide de dématérialisation en permettant d’assurer des
échanges dans le cadre de l’exécution des marchés et des
accords-cadres. De même, des services en ligne assu-
rent un partage de la documentation du projet comme par
exemple dans les domaines des travaux neufs ou de réha-
bilitation. Des portails fournisseurs facilitent le suivi des
consommations en matière d’exploitation d’installations
thermiques, de suivi des interventions de maintenance
d’installations et d’équipements techniques avec possibi-
lité d’éventuel interfaçage avec la GMAO(10) des services
techniques...
Les avantages de la dématérialisation vont devenir plus
prépondérants que les inconvénients mais à condition
que les entités acheteuses mettent en œuvre les outils
informatisés performants pour minimiser les risques afin
que la gestion dématérialisée des dossiers de marchés et
d’accords-cadres présente peu de risques par rapport à
la gestion des dossiers papiers. La dématérialisation qui
concernait initialement les étapes ou documents régle-
mentaires de la passation des contrats, va couvrir à terme
l’initialisation des projets, la passation des contrats,
leur exécution jusqu’à la conservation sûrement tempo-
raire des dossiers voire à la mémorisation des éléments
techniques des projets nécessitant la rédaction de guide
interne pour aider les services à appréhender la déma-
térialisation. Parmi tous les aspects de la dématériali-
sation, certains aspects sont présentés ci-dessous avec
leurs avantages et/ou leurs risques.
(5)  Version 2.0 – décembre 2015.
(6)  Version 1.0 décembre 2015 du Groupe d’Etudes des Marchés
publié par l’Observatoire Economique de la Commande Publique
anciennement OEAP.
(7)  Version 2013.
(8)  La consultation a été « articulée en 10 propositions ordonnées
autour des différentes étapes de l’achat », ce plan procède de trois
axes fondamentaux : « la simplicité, la lisibilité et l’exemplarité ».
(9)  Ce plan s’inscrira dans la stratégie de transformation numé-
rique des administrations et le programme en faveur du dévelop-
pement de l’administration numérique territoriale.
(10)  GMAO : Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur.
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Dématérialisation des procédures
Les règles de base sont instaurées désormais dans le
décret n° 2016-360. Les événements d’une procédure, de
l’envoi de l’avis jusqu’à la notification, s’effectueront de
façon totalement dématérialisée à terme de bout en bout
à condition que les outils informatiques en la matière
soient interopérables et complétement opérationnels
chez les entités acheteuses. Un tel niveau futur de flux
immatériel n’interdira nullement aux intervenants auto-
risés d’imprimer des copies papier non pour « rematéria-
liser » les documents mais uniquement pour les analyser.
L’AAPC et/ou le règlement de consultation, doit(vent)
désormais édicter des règles de bonne gestion des
dépôts des candidatures, si la procédure le nécessite, et
des offres ainsi que des règles de gestion des incidents
dans le respect de la législation et de la réglementation
en vigueur, tout en tenant compte des recommandations
édictées dans les guides relatifs à la dématérialisation.
L’introduction de telles règles, dès la publication(11),
devrait permettre, en matière de dématérialisation, de
minimiser les risques d’incident ou de contestation de
décision de rejet de candidature ou d’offre.
La dématérialisation d’une procédure formalisée de bout
en bout concerne aussi l’analyse des candidatures et
des offres. Afin de faciliter l’analyse dématérialisée, le
rédacteur va introduire dans l’AAPC et/ou dans le règle-
ment de consultation mis en ligne dès la publication au
JOUE, la remise de documents électroniques exploitables
pour rendre possible une analyse dématérialisée comme
actuellement les catalogues électroniques(12). Selon les
guides de dématérialisation, les formats des documents
déposés sur le profil acheteur pouvaient être multiples.
Les textes actuels semblent privilégier l’original de l’acte
d’engagement et des autres documents de l’offre signés
par signature électronique sous format PDF normalisé
ISO(13) comme étant le seul format à la preuve incontes-
table. Or, ce format image ne permet pas d’assurer une
dématérialisation de l’analyse. Toutefois, dès le 1er juillet
2016, grâce à un règlement de l’UE(14), le mode de preuve
d’un écrit électronique semble plus simple. La réforme
récente (15)du « droit des contrats, du régime général et de
la preuve des obligations » n’a pas pris encore en compte
cette disposition dont l’entrée en vigueur à cette date
est connue depuis 2014 et qui permet d’utiliser d’autres
formats que la norme ISO en tant qu’original signé par
signature électronique.
(11)  Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, art. 38 et 39.
(12)  Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, art. 86 et 87.
(13)  Norme ISO 32000-1 format de document portable (PDF).
(14)  Règlement 910/2014/UE du 23 juillet 2014 sur l’identification
électronique et les services de confiance pour les transactions
électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la direc-
tive 1999/93/CE, art. 46 « Effets juridiques des documents électro-
niques  ». Cet article dispose  : «  L’effet juridique et la recevabilité
d’un document électronique comme preuve en justice ne peuvent
être refusés au seul motif que ce document se présente sous une
forme électronique ».
(15)  Ordonnance n°  2016-131 du 10  février 2016 portant réforme
du droit des contrats, du régime général et de la preuve des
obligations.
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Ainsi, si l’analyse des offres voire aussi des candidatures
est effectuée de façon dématérialisée sans rompre la
chaîne de dématérialisation, il apparaît désormais préfé-
rable de demander que les documents originaux, compo-
sant l’offre et signés par signature électronique, soient
transmis, via le profil acheteur, au format texte, tableur,
catalogue, plan, carte… selon la nature du projet. En effet,
si la dématérialisation se fait de bout en bout, il devient
nécessaire que les originaux, signés par signature électro-
nique, soient dans des formats de fichiers qui peuvent être
recopiés informatiquement, en respectant l’intégrité de
l’original signé. La copie servira pour analyser le contenu
des offres dans le cadre de l’automatisation de la collecte
et la comparaison des données, des prix notamment(16). Il
faut savoir que le fichier signé par signature électronique
est l’original et qu’il ne peut impérativement être modifié
par l’entité acheteuse. À l’heure actuelle, beaucoup d’en-
tités acheteuses demandent que les documents composant
l’offre soient transmis en format image en tant qu’originaux
signés électroniquement (PDF de préférence, JPEG, TIF…)
pour répondre aux exigences du Code civil en matière de
signature électronique d’originaux. L’analyse de ces docu-
ments au format image s’avère très souvent coûteuse en
resaisie avec des risques d’erreurs notamment financières
en augmentant la durée du dépouillement. Pour pallier de
tels inconvénients, de nombreux bureaux des marchés ou
des services techniques demandent aussi la copie de ces
fichiers dans un format de fichiers exploitables de type
RTF (texte), XLS tableur, DWG (plan)… html (texte)... lors
du dépôt sur le profil acheteur ou par messagerie après
l’ouverture des offres. Cette pratique présente des risques
obligeant les services, dès réception des versions exploi-
tables, de vérifier la conformité de la copie par rapport à
l’original signé électroniquement. La récente réponse
ministérielle(17) semble aller dans le sens de la simplifica-
tion des dépouillements en n’exigeant plus que les dépôts
des candidatures et des offres soient signés électronique-
ment avant l’attribution, facilitant ainsi la transmission de
documents exploitables.
La dématérialisation du dépouillement des candidatures
et offres via des copies numériques d’offres techniques
et financières et administratives(18) présente désormais
de forts avantages notamment pour les analyser et pour
rédiger notamment le rapport d’analyse des offres et de
présentation avec minimisation des éditions papier, des
erreurs de resaisie et un gain de temps.
La confidentialité est de mise afin de respecter les prin-
cipes de la commande publique(19), au niveau de l’accès
aux documents de la consultation en cours d’élabora-
tion avant leur mise en ligne, aux candidatures reçues et
aux offres reçues. Ainsi, tel qu’un dossier patient au sein
d’un hôpital, l’entité acheteuse va devoir mettre en place
(16)  Voir à ce sujet le «  4.3. Quels sont les formats de fichier à
utiliser ? » du Guide pratique de la Dématérialisation des marchés
publics version 2.0 - 2012.
(17)  Rép. min. n° 21405, JO Sénat 16 juin 2016, p. 2691.
(18)  Y compris l’acte d’engagement.
(19)  Article 1er de l’ordonnance n°  2015-899 du 23  juillet 2015  :
liberté d’accès à la commande publique, égalité de traitement des
candidats et transparence des procédures.
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un processus d’habilitation des intervenants autorisés
à la procédure avec ses niveaux de sécurité en tenant
compte du déroulement de la procédure retenue. La
­confidentialité concerne les bureaux des marchés voire
aussi les services achats quand ils existent, ainsi que
les membres des commissions des marchés. En effet,
les intervenants autorisés, de préférence du bureau des
marchés, qui détiennent les codes pour accéder aux plis
déposés, lors de l’ouverture du dossier déposé sur le
profil acheteur ne peuvent les communiquer sans accord
de l’autorité hiérarchique désignée à cet effet par la
direction de l’entité acheteuse.
Ainsi, un utilisateur d’un service ne peut accéder à un
DCE en cours d’élaboration, à une candidature ouverte ou
une offre ouverte qui ne le concerne pas, ni même à un
marché attribué en dehors des informations accessibles
par toute personne au JOUE, au BOAMP ou sur le profil
Acheteur de l’entité acheteuse(20). L’instauration des habi-
litations et la gestion des accès nécessitent de mettre en
place le circuit informatisé de la procédure de passation
des marchés et accords-cadres. Ce processus d’habili-
tation concerne à la fois le profil Acheteur mais aussi le
système d’information de l’entité acheteuse. Il faut éviter
le risque qu’un utilisateur du système d’information
puisse accéder à un ou plusieurs document(s) auquel il
n’a pas le droit d’accéder. La confidentialité est de mise
pour respecter l’égalité de traitement entre les candidats.
Cette remarque a été prise en compte par les fournis-
seurs de profils Acheteur. Comme actuellement dans
l’environnement papier, la diffusion d’une information
concernant une consultation en cours est interdite, et
présente des risques quant au bon déroulement de la
consultation et sa remise en cause par un candidat ou par
un soumissionnaire.
Les profils acheteurs servent à gérer aussi les questions des
candidats(21). Néanmoins, le profil acheteur doit permettre
aussi, en fonction des procédures formalisées choisies,
de gérer la transmission des offres intermédiaires(22) ou
des propositions intermédiaires(23), les offres finales ainsi
que des questions et réponses entre soumissionnaire(24) et
entité acheteuse et réciproquement. L’horodatage du profil
acheteur ainsi que le traçage sont juridiquement incontes-
tables alors que les échanges de courriels via les messa-
geries peuvent porter à contestations.
De plus, il est très important que l’accès aux offres
intermédiaires ou aux propositions intermédiaires, ainsi
que les demandes de précisions puissent être traités
avec réactivité par le ou les service(s) technique(s)
(20)  Cf. Plan national de dématérialisation des marchés publics  :
point 7.
(21)  §2 de l’article  13 de l’ordonnance n°  2015-899 du 23  juillet
2015  :  «  Un candidat est un opérateur économique qui demande
à participer ou est invité à participer à une procédure de passation
d’un marché public ».
(22)  Procédure concurrentielle avec négociation.
(23)  Procédure de dialogue compétitif.
(24)  §3 de l’article  13 de l’ordonnance n°  2015-899 du 23  juillet
2015  : un soumissionnaire est un opérateur économique qui
présente une offre dans le cadre d’une procédure de passation
d’un marché public.
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concerné(s). La bonne gestion des flux entre le profil
acheteur et le système d’information et de communica-
tion de l’entité acheteuse favorise cette réactivité tout en
gérant les accès autorisés et leur traçage en fonction de
chaque consultation voire à la limite par lot et en assurant
la sécurité du système notamment par un bon système
de gestion des accès de sauvegarde et un horodatage de
tiers de confiance. Si le système ne permet pas notam-
ment la réactivité ni la confidentialité ni la sécurité, alors
cet avantage se transformerait en risque.
Les échanges
au cours de l’exécution
Le titulaire et l’entité acheteuse vont avoir des échanges,
dès la notification du marché ou de l’accord-cadre qui les
lie. Ces échanges sont devenus de plus en plus nombreux
du fait d’internet et les documents techniques devien-
nent souvent volumineux, d’où la nécessité d’utiliser
des profils acheteurs ou des services en ligne sécurisés
­autorisant de tels flux et volumes.
La dématérialisation au cours de l’exécution présente des
avantages si l’entité acheteuse utilise un outil informa-
tique de gestion électronique de documents dit GED.
Ce type d’outil sert par exemple dans le cadre de la
gestion dématérialisée :
– à gérer les accès autorisés ;
– à tracer ces accès à l’outil et à chaque document ainsi
que l’introduction d’un document dans la base, avec
horodatage ;
– à sécuriser les documents en ne permettant pas :
•  de les modifier sauf à créer une nouvelle version
distincte de la précédente tout en gérant la chronologie
des versions ;
• de les supprimer,
– à sauvegarder sans écrasement de document ;
– …
La dématérialisation offre l’occasion aux entités ache-
teuses de mettre en place des procédures internes de
gestion de chaque projet dématérialisé tant au niveau
du bureau des marchés que des services achats et des
services techniques qui interviennent avec des règles
d’habilitation.
Il est possible, pour mettre en place une telle procédure
de gestion de la dématérialisation, de classer les docu-
ments échangés en au moins trois grandes catégories,
par exemple :
– les documents contractuels  : marché ou accord-cadre
(y compris les différentes annexes), marché subséquent,
commande, ordre de service, avenant… version origi-
nale non accessible même en lecture sauf bureau des
marchés, notifications…
– les documents financiers  : devis, bons de livraison,
procès-verbaux, décomptes, factures entrent aussi dans
l’ère de la dématérialisation mais bientôt et pour certains
dès 2017(25) au format électronique dont les formats ne
(25)  Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, art. 39.
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sont pas encore identifiés en dehors de ceux existants de
l’AIFE(26), les titres de recette, les mandats de dépense et
les bordereaux récapitulatifs(27). Entrent aussi dans ces
documents, les documents générés par le «  e-Procure-
ment » s’il est activé dans l’entité acheteuse… ;
– les documents techniques : spécifications techniques les
documents instaurés par la Loi MOP(28) comme pour les
travaux, les documents générés par le GMAO et les outils
de gestion du patrimoine, les plannings de réalisation (les
prévus et les réalisés), les échanges techniques, les notices
techniques… Ces documents vont permettre de disposer
d’un fond documentaire pendant la durée du marché ou de
l’accord-cadre mais aussi durant tout le cycle de vie d’un
bâtiment, d’une installation, d’un équipement…
Avec ces grandes catégories, il faut distinguer aux moins
trois grands types d’environnements accessibles.
Le premier concerne les documents originaux dématéria-
lisés formant les documents contractuels non modifiables
et uniquement gardés par le bureau des marchés en tant
que dépositaire, gardien et conservateur des documents
originaux. Cet environnement comprend aussi les originaux
des documents financiers dématérialisés faisant partie
intégrante du dossier de marché ou de l’accord-cadre,
en évitant tout doublon(29). Des documents techniques non
contractuels mais pouvant engager la responsabilité de
l’entité acheteuse ou de son titulaire peuvent faire partie
de cet environnement, si l’entité acheteuse le désire.
Le deuxième environnement recouvre toutes les copies
électroniques en image pour les documents constitutifs,
voire aussi en copie non image accessibles aux interve-
nants autorisés de l’entité acheteuse en fonction de leur
activité dans le processus d’activité dans la vie du marché
ou de l’accord-cadre.
Le troisième environnement recouvre l’ensemble des
documents partagés en commun entre titulaire et entité
acheteuse après que l’entité acheteuse ait décidé de
les mettre en commun. Cet environnement n’est pas
un espace partagé de travail mais une historisation des
documents techniques d’exécution gérée par l’entité
acheteuse. D’où l’utilité d’un paramétrage performant et
opérationnel et d’un navigateur ergonomique favorisant
une utilisation simple pour les intervenants autorisés
dans l’entité acheteuse et chez le titulaire. Cet environne-
ment ne peut être actualisé qu’après validation de chaque
nouveau document par l’entité acheteuse. À ce titre, le
destinataire de l’entité acheteuse, en validant la mise
en place dans la GED, mentionne la valeur qu’il compte
(26)  L’AIFE a mis en œuvre, depuis le 1er janvier 2012, une plate-
forme de dématérialisation des factures, Chorus Factures pour les
fournisseurs de l’État :
– le dépôt de factures en PDF (signé ou non signé) sur un portail ;
– la saisie de factures sur ce même portail ;
– la transmission de factures en Echange de données informatisé
(EDI), pour les fournisseurs au volume de factures important.
(27)  Les titres de recette, les mandats de dépenses et les borde-
reaux récapitulatifs sont dématérialisés dans le cadre du proto-
cole d’échanges standard (PES) (arrêté du 27  juin 2007 NOR  :
BCFR0750735A).
(28)  Loi n° 85-704 du 12 juillet 1985.
(29)  Cf. Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, art. 108.
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donner au document comme notamment, par exemple  :
validation, en attente de vérification, rejeté ou refusé…
Le titulaire ne peut que consulter les documents. Seul le
gestionnaire de la GED désigné pour le projet voire son
suppléant peut actualiser la GED.
Par contre, des entités acheteuses à fort potentiel d’achat
ont mis en place des solutions de «  e-Procurement  »
pour leurs achats de fournitures courantes mais aussi les
hôpitaux pour leurs achats volumineux de médicaments.
Ces solutions servent à gérer les approvisionnements de
la notification du marché ou de la commande jusqu’au
paiement des factures à condition que les contrôles des
livraisons et de la facturation s’effectuent facilement.
Néanmoins, comme dans les domaines des travaux, des
installations techniques, des équipements complexes, la
validation des prestations et le contrôle des facturations
ne sont pas toujours aisés. La facturation électronique,
telle qu’analysée aujourd’hui(30), ne peut pas toujours
permettre un contrôle facilement automatisable sauf
possibilité d’utiliser de l’EDI(31) en principe voire utiliser,
si cela s’avère possible, la reconnaissance de caractères
quand la facturation est structurée selon la même ergo-
nomie. Le portail chorus(32) va faciliter la transmission
des factures aux administrations et devrait permettre, à
terme, un contrôle plus automatisable des factures.
Ainsi, la dématérialisation sans gestion documentaire
organisée présente de nouveaux risques par rapport aux
risques actuels de la gestion papier.
Accès aux données de marché
et conservation des dossiers
Un « accès libre, direct et complet » aux données essen-
tielles des marchés et accords-cadres, listées à l’article
107 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, est à prévoir
d’ici le 1er octobre 2018, au plus tard, sur le profil acheteur
de chaque entité acheteuse. Cette obligation d’accès aux
données essentielles est de la compétence du bureau des
marchés. Ces données existent déjà dans la fiche déma-
térialisée de chaque contrat quand l’entité acheteuse
a mis en place un mode de gestion contractuelle par
fiche descriptive de chaque contrat. Toutefois, de telles
données sont très similaires à celles des avis d’attribu-
tion au JOUE des procédures formalisées.
En parallèle, les pouvoirs publics(33) ont mis en place un
référentiel des données marchés publics(34) et une version
documentaire, dite Beta(35) , afin que les données essen-
(30)  À ce sujet voir article : Th. Piette-Coudol, « Factures électro-
niques  : quelques clés pour la mise en œuvre  » MNTP, n°  5780,
5 septembre 2014.
(31)  EDI : Échanges de Données Informatisées sont des solutions
d’échanges informatiques normalisés ou standardisés.
(32)  Voir site de l’AIFE rubrique facturation électronique.
(33)  La mission Etalab fait partie de la Direction interministérielle
du numérique et du système d’information et de communication
de l’État (DINSIC) au sein du Secrétariat général pour la moderni-
sation de l’action publique. (etalab.gouv.fr).
(34)  Voir à ce sujet, le site data.gouv.fr (plateforme ouverte des
données publiques françaises).
(35)  Version beta n° 2016-31 du 28 avril 2016.
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tielles des données marchés publics soient disponibles
selon le principe de l’Open Data. La nécessité d’utiliser le
profil acheteur avec une accessibilité Open Data semble
l’exigence. Cette dernière va amener les fournisseurs de
profil acheteur à fournir un nouveau service en ligne en
Open Data. En matière de communication de données
ouvertes, les dispositions de l’article 107 du décret 2016
ne présentent aucune difficulté car aucune restriction
n’est à mettre en place concernant les données nomina-
tives(36) ni des données commerciales(37). Ni l’ordonnance
de 2015 ni le décret de 2016 ne précisent s’il est néces-
saire ou non d’exiger une licence « Open data » vis-à-vis
de celui qui désire réutiliser lesdites données.
Il est conseillé de soumettre à une licence ouverte cette
possibilité de réutilisation des données ouvertes afin que
soient notamment rappelées les dispositions légales et
réglementaires en la matière et obliger le réutilisateur
notamment :
– à mettre à jour fréquemment les données ;
– à ne pas s’approprier les données ouvertes ;
– à ne réutiliser lesdites données que dans le respect de
la législation et la règlementation en vigueur.
En conséquence, il est conseillé d’indiquer dans l’AAPC
ou le règlement de consultation que suite à la notification
du marché ou de l’accord-cadre, les données essentielles
seront en accès libre pour leur réutilisation sous licence
conformément au décret de 2016.
L’historisation de la procédure, des documents des
marchés et au-delà de l’ensemble des aspects tech-
niques du projet va devoir être dématérialisée :
– d’une part, du fait des exigences de la réforme(38) ;
– et d’autre part, pour optimiser la conservation des docu-
ments techniques au-delà de la durée du marché concerné
pour conserver les documents pour les constructions
neuves ou objet de réhabilitation, d’installations tech-
niques à cycle de vie long, par exemple.
La conservation des dossiers nécessite l’utilisation de la
GED nécessaire aux échanges (cf. 2 ci-dessus). En dehors
des aspects de bonne gestion informatique garantissant
des copies de sauvegarde des documents, la GED a pour
contrainte notamment la gestion des accessibilités autori-
sées et la conservation de l’intégrité des documents dans le
temps et leur non-destruction, sauf décisions de la direction
de l’entité acheteuse à l’issue de la période de conservation.
Le bureau des marchés va devenir un véritable conser-
vateur en la matière et le service informatique en sera
de ce fait son support. En effet, en tant que gardien des
originaux dématérialisés, le bureau des marchés :
– va veiller à rassembler tous les documents de la procé-
dure et du dossier ;
– va exiger du service informatique que les documents
restent en l’état pour être consultables voire copiables
sans aucune altération de leur intégrité au cours des
(36)  Code des relations entre le public et l’administration, art.
L. 311-6.
(37)  Code des relations entre le public et l’administration, art.
L. 311-6 ; ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015, art. 44.
(38)  Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, art. 108.
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 Dossier
État des lieux de la dématérialisation
durées règlementaires de conservation imposées par le
décret 2016-360(39). À titre de rappel, tout fichier signé par
signature électronique est l’original et il ne peut impéra-
tivement être modifié par l’entité acheteuse. Ainsi, tenter
de modifier un original signé par signature électronique
rend l’agent qui le modifie auteur de faux en écriture
publique et ces modifications ne rendent plus ce docu-
ment original  ; cette altération se vérifie au niveau des
informations comprises dans le fichier de la signature
électronique.
Pour éviter tout risque, le bureau s’assure que ces docu-
ments à conserver lui soient accessibles en permanence
dans la GED, qu’aucun autre utilisateur ne puisse y
accéder et qu’en cas d’obsolescence du ou des supports
sur lesquels ils sont installés, leur transfert s’effectuera
en conservant leur intégrité. À l’issue de cette durée de
conservation, le bureau des marchés pourra décider de
leur éventuelle destruction après accord de l’entité ache-
teuse, tout en respectant les procédures de destruction
légales et réglementaires propres aux documents admi-
nistratifs dématérialisés.
De plus, pour se protéger des risques informatiques, le
bureau va mentionner dans le ou les marché(s) et/ou
accord(s)-cadre(s) d’acquisition et de maintenance de la
GED :
– que la mise en service de la GED s’effectue progressi-
vement à commencer par les utilisations les plus simples
pour chaque intervenant autorisé afin d’atténuer le risque
de résistance au changement ;
– que les sauvegardes des documents intégrés dans la
solution GED s’effectuent sans pouvoir écraser tout docu-
ment original ou non ;
– qu’en cas de changement d’outil de GED, l’entité ache-
teuse puisse récupérer les fichiers dans leur format
d’origine avec leur arborescence tels que déposés dans
la GED et ce, dans le cadre du processus de réversibilité
avec éventuellement des tests annuels de vérifications.
Mise en place d’un guide pratique
interne de la dématérialisation
Beaucoup d’entités acheteuses ont déjà mis en œuvre des
chartes, des guides ou manuels de procédure de passa-
tion des marchés publics destinés aux services afin que
soient respectées les règles de la commande publique et
que soit mis en place un circuit de passation et d’exécu-
tion des marchés et accords-cadres. Ces documents ont
permis pour certains d’introduire des règles d’éthique
et de confidentialité. La dématérialisation nécessite de
compléter ces documents afin de mettre en place des
(39)  Cf. Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, art. 108.
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règles de gestion relatives à la dématérialisation, notam-
ment concernant les habilitations, une organisation du
classement documentaire unique, les modes d’accès, les
règles de gestion documentaire, les liens entre le profil
acheteur et l’outil de GED destiné aux services.
Pour faciliter la lecture du guide, il faut que la GED et le
profil acheteur soient simples à utiliser. Ainsi, dans le
guide, plus les règles d’utilisation apparaissent simples
et leur nombre faible et plus les intervenants autorisés
seront réceptifs et donc favorables à la dématérialisation.
Le risque en la matière est la lourdeur ou la complexité
de la GED mise en place et par conséquence du guide.
Les parties du guide réservées à la dématérialisation
servent aussi à exposer notamment :
– les objectifs opérationnels de la dématérialisation pour
inciter à utiliser les outils de dématérialisation comme
par exemple :
• l’accélération du traitement des procédures en
interne ;
• le gain de papier et la diminution des frais d’impres-
sion  ; la dématérialisation va permettre de réduire
considérablement l’usage du papier, sans pour autant
en supprimer son utilisation dès qu’il sera nécessaire,
notamment afin de pouvoir étudier certains documents ;
• la gestion des échéanciers des procédures et de
l’exécution ;
• la conservation des documents de façon centralisée
même au travers de plusieurs environnements en fonc-
tion du type d’autorisation ;
• l’accessibilité rapide aux documents avec possibilité
de copie électronique pour travailler ;
– les formats à utiliser pour la remise des candidatures et
des offres en fonction du type de projet et de procédures ;
– les règles d’utilisation de la GED ;
– les textes à compléter dans les AAPC et le règlement de
consultation par rapport aux mentions habituelles ;
– les recommandations d’utilisation des profils acheteurs
suite au retour d’expérience qui sera utilisé pour réactua-
liser le guide en fonction des bonnes pratiques avec par
exemple la limitation à dix ou vingt documents nécessitant
une signature électronique en préférant faire signer par
signature électronique une liste des documents au-delà
de dix à vingt documents ;
– les processus de tests périodiques :
• de la GED pour vérifier l’intégrité des documents, la
sécurité des accès… ;
• du profil acheteur pour vérifier si les AAPC et les
règlements de consultation expliquent bien comment
accéder et utiliser la plate-forme pour les candidats
potentiels avec de l’ajustement si le profil acheteur
évolue.
Contrats Publics – n° 167 - juillet-août 2016