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SISTEMAS DE CONTABILIDAD
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INTRODUCCIÓN
La complejidad que conlleva el día a día de una sociedad requiere que, a medida que
aumenta el tamaño de la empresa, el personal se especialice en una de las partes que
componen la gestión de la empresa. Una de estas partes es la contabilidad.
Ante las diferencias de criterio que se produzcan entre personas es esencial establecer un
manual de procedimientos contables. Un manual de esta índole es un instrumento de
información en el que se recogen, de forma secuencial y cronológica, las operaciones que
deben seguirse para la realización de las funciones del departamento contable. La manera
de archivar las facturas, la contabilización de bancos, el registro de alta de inmovilizado,
etc. Son ejemplos de operaciones que deben ser definidas para que se utilicen criterios
uniformes, de forma que su comprensión sea más clara. El manual debe asignar tareas a
cada uno de los empleados de la sociedad, asegurar el cumplimento de las políticas
internas y asegurar la fiabilidad y integridad de la información financiera.
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1. FUNCION DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y FORMULACION DE MANUALES
Los Procedimientos contables son procesos instructivos que se utilizan para el registro de
las transacciones u operaciones en los libros contables.
Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa,
es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como
procedimientos contables.
• Recepción de inventarios
• Ventas de productos
• Fabricación de productos
• Registro de estimaciones
• Destrucción de inventarios
.
Recepción de inventarios: consiste en recibir todas las mercancías que llegan a la
empresa, no importan tipo, características, calidad, tamaño, cantidad, valor, etc., deben
ser recibidas por el Recibidor de mercancías para ser revisado según las facturas de
compras.
Destrucción de inventarios: esto hace referencia a los desmedros por las mercaderías
malogradas que tuvo la empresa durante un periodo
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1.1. Contenido del manual
A) Organización contable
C) Sistemas de información
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pedido de compras y, al mismo tiempo, comunique al departamento de
tesorería que en los próximos meses se deberá pagar la factura del proveedor.
D) Criterios de registro
Esta parte es la razón de ser del manual. Se deben detallar los criterios básicos
de contabilización de las diferentes operaciones de la sociedad. El manual debe
contener la forma de contabilizar aquellas operaciones que resultan habituales
en el día a día de la sociedad.
E) Vías de revisión
F) Documentación de síntesis
Podríamos incluir un documento más, que sería el del cierre del ejercicio. En
este informe se deben reflejar con detalle las estimaciones contables que se
deben aplicar. Hablamos aquí de cálculos del valor en uso, provisiones por
deterioro, saldos a largo plazo.
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2. CONSTRUCCION DEL SISTEMAS
Para conseguir dicho objetivo, en este proceso se realizan las pruebas unitarias, las
pruebas de integración de los subsistemas y componentes y las pruebas del sistema, de
acuerdo al plan de pruebas establecido.
Al ser MÉTRICA Versión 3 una metodología que cubre tanto desarrollos estructurados
como orientados a objetos, las actividades de ambas aproximaciones están integradas en
una estructura común.
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TAREA PRODUCTOS PARTICIPANTES
CSI 1.1: Implantación de la Base de Datos Física o Equipo del Proyecto
Base de Datos Física o Sistema de Ficheros Administradores de Bases de
Ficheros Datos
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Generación del Código de los Componentes y Procedimientos (CSI 2), que se hace según
las especificaciones de construcción del sistema de información, y conforme al plan de
integración del sistema de información.
En esta actividad se realizan las pruebas unitarias de cada uno de los componentes
del sistema de información, una vez codificados, con el objeto de comprobar que su
estructura es correcta y que se ajustan a la funcionalidad establecida.
TÉCNICAS Y
TAREA PRODUCTOS PARTICIPANTES
PRÁCTICAS
CSI 3.1: Preparación del Entorno de pruebas Técnicos de
Entorno de Pruebas unitarias Sistemas
Unitarias Programadores
Ejecución de las Pruebas Unitarias (CSI 3), dónde se llevan a cabo las verificaciones
definidas en el plan de pruebas para cada uno de los componentes.
Esta actividad se realiza en paralelo a las actividades Generación del Código de los
Componentes y Procedimientos (CSI 2) y Ejecución de las Pruebas Unitarias (CSI 3).
Sin embargo, es necesario que los componentes objeto de las pruebas de
integración se hayan verificado de manera unitaria.
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TÉCNICAS Y
TAREA PRODUCTOS PARTICIPANTES
PRÁCTICAS
CSI 4.1: Preparación del Entorno de Pruebas de Técnicos de Sistemas
Entorno de Pruebas de Integración Técnicos de
Integración Comunicaciones
Equipo de
Arquitectura
Equipo del Proyecto
CSI 4.2: Realización de las Resultado de las Pruebas de Equipo del Proyecto
Pruebas de Integración Pruebas de Integración Integración
Ejecución de las Pruebas de Integración (CSI 4), que incluye la ejecución de las
verificaciones asociadas a los subsistemas y componentes, a partir de los componentes
verificados individualmente, y la evaluación de los resultados.
TÉCNICAS Y
TAREA PRODUCTOS PARTICIPANTES
PRÁCTICAS
CSI 5.1: Preparación del Entorno de Pruebas Técnicos de
Entorno de Pruebas del del Sistema Sistemas
Sistema Técnicos de
Comunicacion
es
Equipo de
Arquitectura
Equipo del
Proyecto
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CSI 5.3: Evaluación del Evaluación del Analistas
Resultado de las Pruebas Resultado de las Jefe de
del Sistema Pruebas del Sistema Proyecto
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La formación necesaria para que los usuarios finales sean capaces de utilizar el sistema de
forma satisfactoria se especifica en la actividad Definición de la Formación de Usuarios
Finales (CSI 7).
En esta actividad se establecen las necesidades de formación del usuario final, con el
objetivo de conseguir la explotación eficaz del nuevo sistema.
Para la definición de la formación hay que tener en cuenta las características funcionales y
técnicas propias del sistema de información, así como los requisitos relacionados con la
formación del usuario final, establecidos en la tarea Especificación de Requisitos de
Implantación (DSI 11.2).
Esquema de formación
Materiales y entornos de formación.
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procedimientos asociados, de acuerdo a las características del entorno de migración
especificado en el plan de migración y carga inicial de datos.
CSI 8.3: Realización y Evaluación Resultado de las Pruebas de Pruebas Unitarias Equipo del Proyecto
de las Pruebas de Migración y
Carga Inicial de Datos
Migración y Carga Inicial de Pruebas de
Datos Integración
Evaluación del Resultado de las
Pruebas de Migración y Carga
Inicial de Datos
Involucra a todas las actividades que se dan al pasar de un sistema viejo a uno nuevo. Pueden
encontrarse las siguientes situaciones al hablar de implantación del sistema:
1. Capacitación al personal.
El elemento del cual necesitamos para el buen funcionamiento y cumplimiento de los objetivos del
nuevo sistema se encuentra en la capacitación que tiene el personal para la adecuada operación y
confiabilidad del sistema.
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La capacitación deberá incluir a todos aquellos que de alguna u otra manera se encuentren
involucrados con el sistema, es decir, desde los técnicos, operarios y demás usuarios.
Esta capacitación involucra aspectos técnicos, referentes al equipo que se utilizará en las
operaciones rutinarias como extraordinarias, es decir, desde saber cómo encender el equipo,
usarlo, operarlo y el apagarlo. Deberá mencionarse los desperfectos que posiblemente se
presentarán, desde los más comunes hasta las situaciones más complicadas, su reconocimiento y
su solución.
Al capacitar a los usuarios del sistema deberá tomarse en cuenta los problemas no solo de
hardware, sino también de software. Por lo tanto es necesario tener la documentación
correspondiente a este tipo de fallas.
2. La aplicación del sistema que se refiere a la forma de impacto del sistema a la organización
(toma de decisiones).
El no incluir la capacitación es una determinante para que el sistema no genere los resultados
deseados, no solo hacia la organización, sino también desde el aspecto personal de cada usuario.
Además si a ello unimos el hecho de no contar con una adecuada documentación del sistema,
provocarán resultados no deseados, debido a que en muchas ocasiones esta documentación sirve
de consulta.
Debe haber una evaluación total de todos los elementos del sistema; ya sea en programas de
aplicación recién escritos o sus modificaciones, así como los nuevos manuales de procedimiento,
El nuevo hardware o interfaces del sistema, en todos los casos; No será suficiente una evaluación
aleatoria de prueba y error.
La evaluación se debe llevar a todo lo largo del desarrollo del sistema (no solo al final); Cumple con
el propósito de identificar aquellos problemas desconocidos, mas no demostrar la perfección de
un programa, de los manuales o del equipo.
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Aunque la evaluación es tediosa conforma una serie esencial de pasos que ayudan a garantizar la
calidad del sistema eventual. Es menos grave evaluar de antemano, que tener un sistema
pobremente valuado y que falle una vez instalado. La evaluación se lleva a cabo conforme
progresa el trabajo en los Subsistemas o módulos del programa. La evaluación se realiza a
diferentes niveles y a varios intervalos, aun antes de que el sistema entre en operación, Todos los
programas deben examinarse en cuento a su diseño y datos de prueba y verificar si los módulos se
enlazan entre sí, tal y como fue planeado.
También debe probarse el sistema trabajando como una unidad. Esto incluye la evaluación para
las interfaces entre los Subsistemas, la operación adecuada en la salida, la utilidad y comprensión
de la documentación del sistema y de la salida. Los programadores, analistas, operadores y
usuarios, todos ellos, juegan diferentes papeles en los diferentes aspectos de la evaluación.
La evaluación del hardware comúnmente se proporciona como servicio por parte de los
vendedores de equipo, quienes aran sus propias pruebas cuando se instale el equipo.
En la prueba del sistema se examinan los datos de entrada de procesamiento y los resultados para
localizar algunos problemas inesperados. Es preferible detectar cualquier falla o anomalía antes de
que la empresa ponga en marcha el nuevo sistema.
La prueba debe ser realizada por personas diferentes a aquellas que desarrollaron el sistema
(programadores), ya que de esta manera se asegura una mayor y más completa prueba, ya que es
imparcial, lo que origina un software más confiable y de más calidad.
Conversión de datos
Métodos de conversión:
Existen cuatro métodos para llevar a cabo una conversión de sistemas. Cada método debe ser
considerado a la luz de las ventajas que ofrece y los problemas que puede ocasionar, la conversión
de sistemas debe realizarse lo más rápidamente posible. Los periodos de conversión largos
aumentan la posible frustración y la dificultad de la tarea de las personas implicadas. Incluyendo
tanto a los analistas como a los usuarios.
Conversión en paralelo: (Sistemas paralelos) Con este enfoque, los usuarios siguen operando el
sistema anterior de la forma acostumbrada, pero también, comienzan a utilizar el sistema nuevo.
Este método es el enfoque de conversión más seguro, ya que garantiza que en caso de surgir
problemas, como errores en el procedimiento o incapacidad de manejar ciertos tipos de
transacciones en el nuevo sistema, la organización puede regresar al sistema anterior sin pérdida
de tiempo, ingresos o servicios
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Las desventajas de este tipo de enfoque son significativas ya que los costos se duplican porque
existen dos sistemas debido a la contratación de personal temporal para operar ambos sistemas,
también el sistema nuevo puede no tener un juicio justo.
Este sistema de conversión ofrece el plan de implantación más seguro si las cosas van mal, pero
los costos y riesgos de un juicio justo no pueden ser pasados por alto.
Conversión directa
Algunas de sus ventajas son que obliga a los usuarios a que hagan trabajar el nuevo sistema y hay
beneficios inmediatos de los nuevos métodos y controles.
Las desventajas que presenta son que no hay otro sistema al cual recurrir si surgen dificultades
con el nuevo y requiere de la más cuidadosa planeación.
Enfoque piloto: Se implanta una versión de trabajo del sistema a una parte de la organización. Con
base en la retroalimentación, se hacen cambios y el sistema se instala en el resto de la
organización mediante uno de los demás métodos.
Sus desventajas son que pueden dar la impresión de que el nuevo sistema no es confiable ni está
libre de errores.
Conversión por etapas: Se implanta el sistema de manera gradual a todos los usuarios. Las
ventajas que presenta son que permite a los primeros usuarios aprovechar las ventajas del
sistema, y permite la capacitación y la instalación sin uso innecesario de recursos. Sus ventajas
identificadas son un largo periodo de instalación, provoca la duda en el usuario.
3. Puesta en marcha
Esta etapa es la última del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, pero no es el fin del sistema.
Cuando el personal de sistemas verifica y pone en uso el equipo nuevo, se instala la nueva
aplicación, se entrena al personal que manejará el sistema y construyen los archivos de datos que
se necesiten. Cuando estas actividades terminan, entonces se dice que el sistema está puesto en
marcha. Los desarrolladores del sistema pueden escoger una parte (un área o departamento) de la
empresa para probar el nuevo sistema con sólo una o dos personas; a su vez este puede estar
trabajando en forma paralela con sistema anterior para comparar resultados (beneficios).
Una vez instalado, la aplicación se utilizará por muchos años, sin embargo, las empresas, el
personal y el medio ambiente cambiarán a través del tiempo. Por lo tanto, la aplicación necesitará
mantenimiento; es decir, se harán cambios y modificaciones al software, a los archivos y
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procedimientos para así cubrir los nuevos requerimientos de la empresa. La puesta en marcha es
un proceso continuo.
En algunas empresas se opta por mantener transitoriamente, elementos del antiguo sistema,
como contabilizar en el equipo nuevo y el viejo, aunque esto duplicar esfuerzos, pero va dando
confianza en el nuevo sistema. Así mismo, para que la implantación sea un éxito, las tareas y
procedimientos deben estar suficientemente explicitadas siendo incluso muy conveniente
elaborar el manual de procedimientos, ya que n caso de duda, la tendencia del trabajador será la
de retornar al antiguo sistema.
En el caso de empresas de nueva creación este problema no se da, aunque se deberá de tener una
mayor seguimiento ya que probablemente no se hayan podido realizar todas y cada una de las
operaciones que se iban a realizar, por lo que el sistema necesitará implementar modificaciones.
Por último, y en cualquiera de las situaciones, es importante realizar un seguimiento muy cercano
del sistema, para introducir mejoras en el mismo, y corregir deficiencias. Dicho seguimiento y
control consistirá en:
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4.- LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
La documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los
sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.
Otra definición sería la de registro físico, generalmente por escrito que contiene los
siguientes elementos:
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- Facilita el parámetro de referencia contra el cual se analizará y/o enjuiciará su
comportamiento real Elimina los riesgos de dependencia con respecto a
determinados individuos que conocen el sistema.
Concreto.
Ser preciso y definir los términos utilizados.
Utilizar párrafos cortos.
Utilizar títulos y subtítulos.
Utilizar formas activas en lugar de pasivas.
No emplear frases largas que presenten hechos distintos.
No hacer referencia a una información solamente con el número de referencia.
Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr
esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las características que tienen los
programas y la forma de acceder e introducir información.
Permite a los usuarios conocer el detalle de qué actividades ellos deberán desarrollar
para la consecución de los objetivos del sistema. Reúne la información, normas y
documentación necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la
aplicación desarrollada.
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Objetivos:
Instruir al usuario en el uso del sistema y la solución de los problemas que puedan
suceder en la operación
Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.
Servir como manual de aprendizaje.
Servir como manual de referencia.
Definir las funciones que debe realizar el usuario.
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.
Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionará con el sistema.
Definir los diferentes tipos de usuarios: se presentan los diferentes tipos de
usuarios que usarían el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.
Definir los módulos en que cada usuario participará: Se describen los módulos o
procesos que se ejecutarán por cada usuario en forma narrativa breve y clara.
Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quién va dirigido es decir, el
manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de
datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda
cualquier tipo de usuario.
Contenido:
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- Diagrama particular detallado.
Presentar gráficamente todos los pasos que se efectúen dentro del departamento usuario
a quien está dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de entrada, salida, los
resultados, revisiones y procesos manuales.
En este punto se explica en forma específica y detallada todas las operaciones que
aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular. Se analizan cada una
de las fases señalando:
En este punto se explica cómo iniciarse en el sistema y cómo se pueden utilizar sus
cualidades comunes. Esta documentación debe decir al usuario cómo salir de un problema
cuando las cosas funcionan mal.
- Manual De Referencia
Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con detalle las
cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las situaciones en que
surgen esos errores.
Como el usuario trabajará con documentos fuentes, éstos podrán tener un período de
retención y un destino especificado.
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4.2.- MANUAL DEL SISTEMA
Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que será función de la gerencia, de
acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar si lo expuesto en él satisface los
requerimientos del propio sistema. Una vez lograda la aprobación, se estará en
condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e ir integrando el resto de la
documentación.
El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la información necesaria
y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente dc consulta una vez que el
Sistema ha sido implantado.
Contenido:
B. Resumen Administrativo
C. Planteamiento
Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirán de partida al
desarrollo del análisis del sistema. Se debe mencionar:
Aquí se dejarán establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en forma clara y
precisa para evitar errores de interpretación.
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Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que inician las
operaciones del sistema así como la información detallada de aquellos conceptos que
serán los datos a captar por el sistema. Se deberán mencionar todos los datos que en
forma secundaria originan una entrada importante al sistema.
Ejemplo:
Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son necesarios para
poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripción, además de las cantidades
que se requieran.
Es necesario que exista una fecha probable de implantación cuya base será la terminación
de todas las actividades para la creación del sistema, tales como: análisis, programación,
elaboración de formas, y otros.
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Consideraciones Generales Del Nuevo Sistema
En este punto se deberá señalar las ventajas, desventajas, y principales diferencias del
nuevo sistema con el anterior, tales como seguridad, disminución de costo, ahorro de
tiempo, flexibilidad, confiabilidad y otros. Además, desarrollar en cualquier aspecto de la
propuesta del sistema que no file considerado en el desarrollo de los puntos antes
mencionados.
El Software nos permite generar las Estructuras del Registro de Compras Formato 8.1 y El
registro de Ventas 14.1, las estructuras permiten elaborar los archivos de Texto para el
PLE 3.0 y estas estructuras Interactúan con una Base de datos para realizar Consultas sea
que el software esté conectado en Red o en Local.
Las Estructuras están Elaboradas en Excel para que solo Copie y pegue la Información de
sus Libros Contables Respetando los parámetros en cada Campo y al Finalizar tendrá ya
sus Libros electrónicos para el PLE 3.0 de Uso Obligatorio.
Las Versiones del Software son constantemente actualizadas según las modificaciones que
pueda realizar SUNAT, y esto permite al Usuario tener su información Actualizada
También.
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Ventajas del Software de Contable:
Muchos los dueños de negocios están hartos de jugar "ruleta de riesgo" y quieren
liberarse de los sistemas que son dolorosamente lentos están desactualizadas o
que están cansados de tener que depender de los sistemas de sombra y una
tonelada de hojas de cálculo, pero muchos tienen miedo de dar el siguiente paso.
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CONCLUSION
Una vez organizado todo el Sistema Informativo Contable, sólo nos queda implantarlo.
Sobre este tema, hay que comentar que todo cambio en la empresa y especialmente si se
trata de aspectos administrativos, suele provocar un rechazo entre los miembros del
departamento especialmente si se introducen nuevos equipos y programas informáticos.
Por tanto, la transición de uno a otro modelo debe realizarse del modo más pedagógico
posible para con las personas que en él van a intervenir.
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BIBLIOGRAFIA
http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/procedimientos-contables-control-inventarios-
empresa.htm
Autor: Giovanny E. Gómez CONTABILIDAD 11 / 2001
http://aulavirtual.afige.es
http://manuel.cillero.es/doc/metrica-3/procesos-principales/csi/actividad-4
http://manuel.cillero.es/doc/metrica-3/procesos-principales/desarrollo/csi
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