“Año del Buen Servicio Ciudadano”

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y

ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AUTORES:

- GAMEZ JAVIER, JESSICA

- FLORES SANCHEZ, DORIS
- LIZARBE MESAJIL, LUIS
- SALHUA ORELLANA, MARGARETH

DOCENTE:

- RALLI MAGIPO LIZBETH GIOVANNA

CAÑETE-PERU

2017
 JEM EMPRESA DE TRANSPORTES EDWIN SAC

RUC 20491337827

J.E.M. Empresa de Transportes Edwin SAC" es una empresa dedicada al rubro de transportes de carga a

nivel nacional constituida con la clara convicción de brindarle un servicio de calidad, acorde a las necesidades

y exigencias que nuestros clientes se merecen.

La excelencia en la calidad de cada uno de nuestros servicios es el resultado del trabajo en conjunto de todo

el equipo de "J.E.M. Empresa de Transportes Edwin SAC", esto nos permite mantenernos firmes y estables

dentro del mercado, ofreciéndole puntualidad, garantía, solución práctica y rápida a cualquier problema de

transporte y sobre todo precios razonables y negociables.

Con atención personalizada adaptada a cada necesidad, disponibilidad de servicios inmediatos y presupuestos

sostenidos que garantizan confiabilidad.

 COMUNICACIÓN DE PRUEBAS DE CARGO Y DESCARGO

CARTA DE OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS

Cañete 03 de Noviembre de 2017

SEÑORES:
JEM EMPRESA DE TRANSPORTES EDWIN SAC
ATENCION: EDWIN BENDEZU MARTICORENA
GERENTE GENERAL

Muy señor nuestro:

Por este conducto reciba nuestro informe previo a la auditoria interna, sobre aquellas situaciones que

observamos en nuestra revisión del 24 de al 27 de octubre de 2017. Las observaciones y sugerencias serán de

gran trascendencia para su organización, así como los comentarios, a fin de que se den las instrucciones

necesarias al personal que corresponda para las correcciones del ejercicio 2017 que serán las bases para el 2018,

ejercicio en el cual no deberán existir tantas deficiencias. Dichas observaciones y sugerencias están por separado

a la presente, sin embargo, se requiere el apoyo total de la jefatura, para no incurrir en vicios operativos y

administrativos y así poder contribuir a que la organización logre sus planes y estrategias a corto y largo plazo.

Atentamente,

Jessica Gámez Javier

Auditora Externa-Uladech
 ANEXO I

1. Observación: A pesar de la política establecida por la empresa de pagar por caja chica sólo los
comprobantes por cantidades menores de S/500.00 (quinientos con 00/100 soles), encontramos en
nuestro arqueo un comprobante de pago (Factura 001-269 por el servicio mantenimiento de motor) por
S/1,000.00 (un mil con 00/100 soles.).
Además existe dos facturas n°001-256 y 001-257 al Proveedor Autopasa EIRL por el abastecimiento de
combustible por el monto de S/3600 y S/3800 respectivamente cancelados en efectivo con vales de
salida de caja chica.
Sugerencia: La Tesorera debe respetar el límite establecido.
Según la Ley 28194 de Bancarización art 4° debe utilizarse medios de pago (cheques, depósitos en
cuentas, giros, transferencias) a partir de S/3500 o $1000.

2. Observación: Los vales provisionales de caja chica no los aprueba un empleado de alta jerarquía.
Sugerencia: Todo vale provisional debe ser aprobado por el contador o gerente general de la empresa.

3. Observación: Algunos comprobantes de caja chica los prepararon a lápiz.

Sugerencia: Debido a la facilidad de una alteración, la empresa debe prohibir la expedición de
comprobantes hechos a lápiz.

4. Observación: La empresa no efectúa arqueos al cajero durante el ejercicio económico.

Sugerencia: El Gerente o Contador debe dar instrucciones al área contable para que efectúe arqueos a
la tesorera, al menos dos veces al año.

5. Observación: La Tesorera destruyó los originales de algunos recibos de caja chica.

Sugerencia: El Administrador debe dirigir un memorándum a la Tesorera para que conserve los originales
de los recibos de caja para un mayor control.

6. Observación: Los conductores de la empresa tomaron vacaciones del 1 al 30 de setiembre y

suspendieron labores.
Sugerencia: Se sugiere a la empresa que el periodo de vacaciones no se dé en la fecha antes indicada,
sino que debe elaborarse un calendario de vacaciones en el que no se pierdan los servicios.

7. Observación: El establecimiento de la empresa no está asegurado y a costo histórico vale $50,000.00

(cincuenta mil con 00/100 dólares americanos), más otros conceptos.
Sugerencia: Sugerimos al Gerente de la empresa asegurar el establecimiento, porque en caso de
siniestro o robo a la empresa tendría un problema económico muy fuerte.

8. Observación: Según la Organización en el organigrama las líneas de autoridad no están bien definidas
pues se encuentra en revisión y la descripción de los puestos no se proporciona al momento de ingresar
a la empresa entonces el empleado no recibe capacitación en cuanto a las funciones que debe
desempeñar en su puesto. El reglamento Interno se encuentra desactualizado
Sugerencia: Se propone que la junta de accionistas de la empresa presente propuestas de posibles
organigramas que se adecuen a las necesidades de la institución.
Es importante dar a conocer al trabajador una inducción por medio de un manual, folleto o u video para
que se informe del puesto al que fue contratado. Actualizar el MOF.

Es todo en cuanto tengo que informar.

Pd. Levantar las observaciones con un plazo de 7 días hábiles.

 COMUNICACIÓN DE DESCARGO

Cañete, 10 de Noviembre del 2017

A través de la presente comunicamos el descargo de las observaciones realizadas en la Auditoria interna

por los alumnos de la Universidad, expresamos lo siguiente:

1. Descargo con respecto a la Observación N°1: La Tesorera justifica el pago por caja chica de S/1000
autorizada por única vez por el Administrador a través de un mail del 28.08.17 se adjunta el correo.
Las facturas pagadas sin ser bancarizadas es una falta grave de parte de la Tesorera, por ello ha sido
amonestada de manera escrita según memo n° 01-985-2017

2. Descargo con respecto a la Observación N°2: A partir de la fecha no se pagará sin la firma de
autorización de los jefes inmediatos, se mandó un correo a todo el personal de la empresa para su
conocimiento y organización.

3. Descargo con respecto a la Observación N°3: Todos los comprobantes serán escritos legiblemente
con lapicero, la Tesorera fue amonestada de manera escrita según memo n° 01-986-2017.

4. Descargo con respecto a la Observación N°4: La Junta de directorio acordó realizar arqueo de caja
cada semestre en cualquier día de la semana sin previo aviso realizado por el Contador de la empresa.

5. Descargo con respecto a la Observación N°5: la Tesorera fue amonestada de manera escrita según
memo n° 01-987-2017. Si existe reincidencia en el mismo tema será suspendida por 3 días hábiles.

6. Descargo con respecto a la Observación N°6: La encargada de Recursos Humanos presentará

mensualmente un cronograma de las vacaciones pendientes de todo el personal para organizar la salida
de cada uno de ellos de manera que no perjudique las labores de la empresa.
7. Descargo con respecto a la Observación N°7: La empresa esta contactándose con la Aseguradora
Pacifico para cotizar un seguro contra robos e incendios para el establecimiento. Se adjunta las
cotizaciones de diversas aseguradoras (positiva, rimac, pacifico).

8. Descargo con respecto a la Observación N°8: La Administración esta reorganizando su MOF para
mayor detalle se adjunta el avance de los mismos (reglamento Interno, manual de seguridad y salud).