Calcular días de

vacaciones en Excel
Los trabajadores de una empresa tienen derecho a un período vacacional
anual, y dependiendo de las leyes laborables de cada país, se establece un
método para calcular los días de vacaciones a los que tiene derecho el
trabajador.

En la gran mayoría de los países, el cálculo de los días de vacaciones se

basa en la antigüedad que tiene un empleado dentro de la empresa y por lo
tanto, a mayor antigüedad, mayor será el número de días de vacaciones a los
que tenga derecho una persona.

Ejemplo de cálculo de días de vacaciones

Como ejemplo tomaré la Ley Federal del Trabajo en México que estipula que
los trabajadores con más de un año de serviciopodrán disfrutar de un periodo
vacacional de seis días laborales el cual aumentará en dos días cada año
hasta llegar a doce. Después del cuarto año de servicio el aumento será de
dos días de vacaciones por cada cinco años. Esta regla la podemos resumir de
la siguiente manera:

 1 año de servicio = 6 días de vacaciones.

 2 años de servicio = 8 días de vacaciones.
 3 años de servicio = 10 días de vacaciones.
 4 años de servicio = 12 días de vacaciones.
 De 5 a 9 años de servicio = 14 días de vacaciones.
 De 10 a 14 años de servicio = 16 días de vacaciones.
 De 15 a 19 años de servicio = 18 días de vacaciones.
 De 20 a 24 años de servicio = 20 días de vacaciones.
 De 25 a 29 años de servicio = 22 días de vacaciones.

Aunque nuestro ejemplo de cálculo de días de vacaciones estará basado

en las leyes mexicanas, seguramente podrás adaptar el ejemplo al caso
particular de tu país, solo debes poner especial atención en el primer paso que
es traducir la regla anterior a una tabla de equivalencias.

Tabla de equivalencia de días de vacaciones

Para poder calcular los días de vacaciones en Excel será necesario traducir
la regla establecida por la ley laboral haciendo una equivalencia entre los años
de servicio (antigüedad) y los días de vacaciones correspondientes. Es así
como he llegado a la siguiente tabla de datos que refleja todo el detalle de la
regla descrita anteriormente:

La creación de esta tabla es de suma importancia porque será nuestra

referencia para obtener los días de vacaciones que corresponden a cada
trabajador de acuerdo a su antigüedad. Un requisito indispensable en la
construcción de esta tabla es que la primera columna (Antigüedad) debe estar
ordenada de manera ascendente o de lo contrario la fórmula que utilizaremos
posteriormente devolverá resultados erróneos.

También es importante mencionar que para los rangos de años indicados en la

regla, es suficiente con colocar el límite inferior. Por ejemplo, la regla dice que
de 5 a 9 años se tiene derecho a 14 días de vacaciones y en la tabla solo he
colocado el valor 5 con su equivalencia de 14 días de vacaciones. En los
siguientes pasos verás que esa línea será suficiente para cubrir el rango entre
5 y 9 años de servicio.

Calcular la antigüedad de un empleado

Ahora que hemos creado la tabla de equivalencias podremos realizar al
siguiente cálculo que es la antigüedad de una persona dentro de la empresa.
Este cálculo se obtiene a partir de la fecha de contratación por lo que es
indispensable tener ese dato para cada empleado. En la siguiente imagen
puedes observar la información de ejemplo para tres empleados:
Para obtener la antigüedad de Hugo utilizaré la función SIFECHA de la
siguiente manera:

=SIFECHA(E2, HOY(), "y")

El primer argumento de la función es la fecha de contratación. El segundo

argumento es la fecha del día de hoy y el tercer argumento indicará a la
función que obtenga la diferencia entre ambas fechas en años. Al copiar la
fórmula hacia abajo obtengo la antigüedad en años para cada empleado:

La función SIFECHA devuelve los años cumplidos y no una mera diferencia

entre el número de años y por esa razón, Hugo tendrá 5 años de antigüedad
hasta el 10 de agosto del 2014. Si quieres saber un poco más sobre esta
función te recomiendo leer La función SIFECHA en Excel.

Calcular los días de vacaciones en Excel

El paso final es encontrar el valor de la columna F (Antigüedad) dentro de la
columna A y obtener el valor correspondiente de la columna B que son los días
de vacaciones. Esto es un trabajo para la función BUSCARV y solo debemos
de poner especial atención a su cuarto argumento:
=BUSCARV(F2, A2:B10, 2, VERDADERO)

Cuando utilizamos la función BUSCARV es muy común indicar el valor

FALSO en su cuarto argumento para indicar una búsqueda exacta pero ahora
necesitamos realizar una búsqueda aproximada ya que existen rangos en los
años de servicio. Cuando hacemos una búsqueda aproximada y la función
BUSCARV no encuentra el valor indicado, devolverá el valor inmediato inferior.
Observa el resultado de utilizar la fórmula propuesta:

Para Hugo obtenemos 12 días de vacaciones ya que es el valor que coincide

exactamente con la fila de los 4 años de antigüedad dentro de la tabla. Sin
embargo, al buscar el valor equivalente a los 12 años de servicio de Paco, la
función BUSCARV no encuentra un valor exacto por lo que devuelve el valor
inmediato inferior a 12 que es la fila de 10 años la cual tiene asociado el valor
de 16 días de vacaciones. Lo mismo sucede al obtener los días de vacaciones
para Luis, la función BUSCARV devuelve el valor correspondiente a la fila de
20 años que son precisamente los 20 días de vacaciones que le corresponden.

Es así como la búsqueda aproximada de la función BUSCARV nos ayuda a

implementar fácilmente una búsqueda dentro de rangos numéricos y de esta
manera obtener los días de vacaciones en Excel para cada uno de los
empleados en nuestro ejemplo. Si quieres saber un poco más sobre el cuarto
argumento de la función BUSCARV consulta el siguiente artículo: El argumento
Ordenado de la función BUSCARV.

Para finalizar quiero decir que el valor predeterminado del cuarto argumento de
la función BUSCARV es precisamente VERDADERO por lo que podríamos
omitirlo por completo de nuestra fórmula y seguir obteniendo los mismos días
de vacaciones. Solo he insistido en el valor VERDADERO para marcar la
diferencia con el valor FALSO que generalmente utilizamos al realizar
búsquedas exactas. En la siguiente fórmula puedes observar que no está
presente el cuarto argumento y sin embargo seguimos obteniendo los mismos
resultados anteriores para los días de vacaciones: