 DEFINICIÓN:

 Se entienden como un conjunto de registros o documentos

destinados a la anotación de los hechos traducidos en
formulas contables a medida que se conoce.

 Un sistema contable por el número y disposición de los libros

contables se caracteriza por el número y disposición de los
libros contables necesarios para la organización, cumplimiento
de las normas legales.

 Son libros especiales donde se anotan o registran en

forma ordenada, analítica y justificada, las diversas operaciones
mercantiles que realiza una empresa, a fin de conocer la situación
económica financiera de la misma, en un determinado periodo de
tiempo.

 Los libros de contabilidad se pueden considerar como el arma

principal para la administración ya que sirve como
entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las
decisiones a tomarse. El empresario al consultar los libros de
contabilidad, determinará diariamente el volumen de su
negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un
negocio que afectan el valor de su patrimonio de forma escrita,
ordenada y unificada en fundamental, porque mediante ellos
podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley.
  LIBROS PRINCIPALES
 Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

 Libros obligatorios son:

a) Libro diario

b) Libro de Inventario y Cuentas Anuales

 Voluntarios:

a) Libro Mayor

b) Libros Auxiliares.

 EL LIBRO DIARIO:

 Es aquel en el que se registran todas las operaciones

comerciales una empresa, en orden cronológico (según fechas
en que se realizan la operación) proceso para el registro.

 El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas

a la actividad de la empresa.
 Es un documento que registra de forma cronológica las
transacciones económicas que una empresa realiza. Estas
transacciones están relacionadas con la actividad principal de la
firma.
 Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables,
según se vayan produciendo.
  Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día o, en
periodos no superiores a un mes, solo en caso de que las
actividades se hayan ido recogiendo en otros documentos.

IMPORTANCIA

El libro de diario ha de llevarse obligatoriamente por todo comerciante, según lo

señalado por el Código de Comercio en el artículo 32, además, ha de ser sellado y
presentado en el Registro Mercantil.
En cuanto a las características físicas del libro, deberá ser un libro empastado, de
folios y deberá estar sellado en todas sus páginas.

 PROCESO PARA EL REGISTRO

o Par registrar un asiento en el libro diario es necesario indicar los

siguientes datos:

 En todo asiento debe indicar la fecha en la que se efectúa la

operación.

 Nombre de la cuenta que se debita y la cantidad

 El nombre de la cuenta que se acredita y la cantidad

 Explicación corta de la operación comercial

 Nombre y numeración de los comprobantes que respaldan la

operación comercial
 COMPROBANTE DE DIARIO O CONTABILIDAD
o Es el resumen o totalización de las operaciones comerciales
para registrarlas en el libro diario o columnario según la
empresa.

 RAZÓN SOCIAL: Anotar el de la empresa.

 FECHA: se nota la fecha de la última del periodo en el cual se
realzaron las operaciones comerciales que se resumen.

 NUMERO: es el número que se designa al comprobante.

 CÓDIGO: se anota un número que las empresas utilizan para

identificar cada una de las cuentas.

 DETALLE: se escribe con mayúscula el nombre de las cuentas

que se efectúan con las operaciones comerciales que se están
resumiendo.
  PARCIAL: se utiliza esta columna para efectuar suma de
subcuentas.

 DEBE: se anota la cantidad que se debita frente al nombre de

la cuenta.

 HABER: se anota la cantidad que se crédita frente al nombre

de la cuenta.

NOTA:
Los recibos facturan y otros que respaldan las operaciones comerciales
deben anexarse al comprobante del diario.
El comprobante de diario de acuerdo a las exigencias de la empresa sea
diario, semanal o mensual.

 MODELOS DE LIBRE DE DIARIO

o DIARIO GENERAL DE DOS COLUMNAS O CONTINENTAL.

o DIARIO COLUMNARIO O AMERICANO

 ¿CÓMO SE ELABORA?

o El comprobante de diario es un documento que se elabora

resumiendo los asientos contables correspondiente a cada día
de labores en una empresa de negocio, y el cual se traslada los
libros principales, auxiliares y ficheros, justificando los asientos
en estos libros.

 PROCESO DE ELABORACIÓN

o Se resumen así:

 En una empresa de negocios se presenta determinado número

de transacciones o negociaciones cada día.

 En una hoja de borrador se hace los asientos simples o

compuestos correspondientes a estas transacciones, teniendo
presente que para cada transacción habrá un asiento contable.
Esto lo llamaremos análisis de las transacciones, teniendo
presente que para cada transacción es necesario tener a mano
el comprobante o comprobantes como facturas, recibos o
soportes que habrán resultado de cada negociación. Estos
 documentos pueden o no documentos negociables que sirvan
para justificar los asientos y el comprobante de diaria ante la
ley y las personas que en alguna forma tenga que ver con la
organización de la empresa.

 Estos asientos los hallamos un análisis de las mencionadas

transacciones comerciales y de los respectivos documentos
originados en las mismas, relacionado con las cuentas que
lleva la empresa, o deba llevar, con la partida doble y los
principios de contabilidad generalmente aceptados.

 Por último, resumiremos estos asientos simples y compuestos

de tal manera solo aparezca cada cuenta con un débito y/o
crédito.

 LIBRO MAYOR Y BALANCES

 Es el saldo de las cuentas principales que se toman del libro

diario columnario (generalmente son el movimiento de un periodo
dado).
 La forma de hacer el registro es la siguiente:

 Se forma el saldo o movimiento del libro diario, generalmente el primer

registro es el comprobante de apertura.
 Se registra el movimiento del periodo (débitos y créditos) y se hacen las
operaciones matemáticas pertinente. El saldo resultante será el saldo
anterior para el siguiente periodo dado.

 Una vez terminado el periodo contable, se registran los ajustes

(comprobante especial) para obtener e saldo real al final del ejercicio.
Este saldo nos permite elaborar los estados financieros y estados de
pérdidas y ganancias.

 Posteriormente se hará el registro de comprobante de cierre para

cancelar las cuentas nominales y obtener los saldos de las cuenta reales
o de balance y así obtener el balance general.

 LIBRO INVENTARIO Y BALANCE

 Toda empresa al iniciar sus actividades está en la obligación de elaborar

un inventario y un balance general para determinar su patrimonio
inicial, posteriormente; cada año debe repetir el mismo ejercicio
contable hará determinar los cambios patrimoniales.

 Bajo los principios de partida doble, encontramos en el la esencia de la

ecuación patrimonial:
ACTIVO=PASIVO + PATRIMONIO; por esto, su presentación depende de
la ubicación en el plan único de cuenta. En primer lugar los activos, los
pasivos y por ultimo las cuentas de capital y patrimonio.

 La forma de hacer el registro es :

 Inicialmente (asiento de apertura) se registran los activos, luego los

pasivos y finalmente las cuentas del patrimonio, todas ellas
dependiendo del inventario general y el comprobante de apertura
 trasladadas en formas sistemáticas, teniendo en cuenta la naturaleza de
las columnas.

 LIBROS DE INVENTARIO Y BALANCE

 Por lo general, el registro se puede hacer en forma global; pero hay

casos en los cuales se discrimina y especifica. Cuando se hace en forma
global se suele hacer anexos, para discriminar. Para cada periodo
contable o ejercicio se hará nuevamente el ejercicio de balance general.

 Otra forma de registrar en el libro de inventario y balances

 LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES

 “El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial

detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con
sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también
el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

 Un inventario es una relación valorada en unidades monetarias de todos

los bienes derechos y obligaciones contraídas por la empresa, en una
fecha determinada, para calcular por diferencia el patrimonio neto.
 Además de los inventarios se incluyen en este libro las cuentas anuales
que son:

 El Balance de situación

 Cuenta de Resultados

 La Memoria

 Estado de Cambios de Patrimonio Neto

 Estado de Flujos de Tesorería.

 LOS LIBROS CONTABLES Y LOS

COMERCIANTES

 COMERCIANTE MAYORISTA

 “Todo comerciante por mayor está obligado a llevar por lo menos 4

libros para contabilidad y correspondencia”, a saber:

 Libro diario

 Mayor y de cuentas

 Libro de inventario y balances

 Libro coplador de cartas

 COMERCIANTE MINORISTA

 Están obligados a solo llevar dos libros:

 Cuentas corrientes (en qué consisten sus operaciones diarias).

 Inventarios y balances(situación por lo menos cada dos años )

 LIBROS AUXILIARES

 Comprende el registro de las diferentes transacciones, que afectan a

una o varias subcuentas en particular. Ejemplo: cuando una empresa
tiene su dinero depositado en diferentes bancos (cuenta).El saldo de la
cuenta bancos en el mayor indica el total de dinero que tiene
depositado o sea la sumatoria de todos los saldos de las diferentes
subcuentas (registro de la cantidad que tiene depositado en cada
banco) para esto se utiliza lo que llamamos libros auxiliares.

 Cuando se necesite utilizar auxiliares para una cuenta del libro mayor,
se denomina cuenta control y a cada uno de las cuentas del auxiliar se
denomina subcuentas.

 Complementario a los principales libros de contabilidad. Su función es

registrar todas las operaciones y centralizarlas en el libro diario para
tener un único documento contable. Existen diferentes tipos: de caja,
remuneraciones, retenciones, clientes y compra y ventas.
AUXILIAR BANCO CENTRAL

AUXILIAR BANCO DE BOGOTA

  LIBROS ESPECIALES

 LIBRO DE VENCIMIENTOS

 Es el libro en el cual se registran un resumen por memorizado y

cronológico de las obligaciones en que incurren la empresa.

 LIBRO DE FACTURAS
 Es el libro que llevamos el registro de nuevas ventas(facturas)

 LIBRO AUXILIAR DE REMUNERACIONES

 Obligatorio para todo empleador con cinco o más trabajadores, en este
libro se debe llevar un registro de las remuneraciones y debe ser
timbrado por el SII.

 LIBRO DE COMPRAS Y VENTAS

 Requerido para los contribuyentes afectos al IVA, en él se debe llevar un
registro cronológico de las compras y ventas. También debe ser timbrado
por el SII.

 LIBRO FONDO DE UTILIDADES TRIBUTARIAS (FUT)

 Si eres contribuyente, permite llevar el control de las declaraciones de
rentas efectivas en primera categoría. En este libro se registra la historia
de las utilidades tributables y no tributables, las percibidas de sociedades
en las que se tenga participación, los retiros de utilidades tributarias
efectuados por los dueños o socios y los créditos asociados a dichas
utilidades.

 LIBRO DE ACTAS
“en el libro de actas se consigna a letra los acuerdos que se tiene en las juntas
expresando; las fechas, los asistentes, los votos. Estos tienen que ir
autorizados por la firma del gerente, directores administradores.

 LIBROS DE ENTRADA ORIGINAL

 LIBRO DE VENTAS
 Solo se registran las mercancías vendidas a crédito.

 LIBRO DE COMPRAS

 Solo se registran las mercancías compradas a crédito.

 ENTRADA A CAJA
 Cuando por cualquier motivo, entra a nuestra caja dinero

 LIBRO AUXILIAR DE ACREEDORES

 En la cuenta de acreedores anotaremos, todo lo que signifique una
deuda de la empresa, generalmente originada por la compra de
mercancías. Esta cuenta puede recibir otro nombre(cuentas por pagar o
proveedores nacionales)

 BALANCE DE COMPROBACION

 BALANCE MAYOR “LIBRO MAYOR Y DE BALANCES”

 Se llama balance de prueba o de comprobación a la relación de los

saldos débitos y créditos que tienen las cuentas dentro de la
contabilidad, en una fecha determinada.

 Objetivos: Establece y comprueba que la contabilidad que esté

debidamente cuadrada (partida doble).Lo anterior significa que lo
saldos débitos deben sumar igual que los créditos.

 El orden que debe presentar el balance de prueba es:

A. CUENTAS DEL ACTIVO

B. CUENTAS DE RESULTADO CON SALDO DEBITO

C. CUENTAS DEL PASIVO

D. CUENTASDEL CAPITAL

E. CUENTAS DE RESULTADO CON SALDO CREDITO

 Esto es tomando las cuentas control.

 BALANCE DE AUXILIARES

 Es la relación de las subcuentas que integran una cuenta, y la

comprobación consiste en que la suma de las subcuentas debe ser igual
a la cuenta.

 Ejemplo:

 Balance de comprobación para asientos contables

  LA IMPORTANCIA DE LOS LIBROS CONTABLES
 -En la actualidad el proceso de contar y registrar datos o hechos
económicos y financieros ha evolucionado, por el uso de nuevas
tecnologías, pero es preciso aclarar que siguen vigentes las reglas
básicas establecidas para ejecutar la contabilidad empresarial.
 A través de los contenidos desarrollados en el sitio podemos
observar que la utilización de los libros contables en las empresas
permiten llevar a cabo una correcta contabilidad.

 IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE

CONTABILIDAD

 Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica

del país. Desde el punto de vista jurídico permite registrar las
operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones
establecidas: en lo económico en base a los datos que
nos proporcionan se podrán realizar proyecciones de acuerdo a
una toma de decisiones coherente; en lo funcional nos conduce a
la realización de una buena administración. Su importancia radica:

I. PARA LA EMPRESA

 Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen

de la empresa.
 Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta
un periodo de tiempo determinado.

 Sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles han

sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y
comprobar el monto de los tributos a pagar.

 En líneas generales representan la fotografía de los

acontecimientos mercantiles de la empresa. Permiten registrar
 las entradas y salidas de los recursos de una empresa dando a
conocer los resultados de la gestión en un periodo determinado.

II. PARA LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

 Los libros y registros son de suma importancia en la

determinación de las obligaciones tributarias ya que a través de
las operaciones contables registradas encada libro o registro
tributario se puede verificar la buena o mala intencionalidad del
sujeto tributario y que en muchos de los casos deviene en una
contingencia tributaria. Es por ello que mediante el Art. 87 del TUO del
código tributario se ha determinado que
 Los administradores están en la obligación de facilitar las labores
de fiscalización llevando los libros de contabilidad u otros
registros exigidos por ley registrando las actividades u
operaciones que se vinculan con la tributación conforme a lo
establecido en las normas pertinentes.