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Version Windows
TABLE DES MATIERES
Introduction 3
Accès au logiciel 4
Module Ecritures 8
Module Editions 11
Journaux
Grand livre sur écran
Grand livre sur imprimante
Balance générale
Journal Centralisateur
Situation des comptes
Balance exercice précédent
Journal paraphé (ou journal général)
Module analytique 15
Module TVA 19
Module Utilitaires 20
Période de l’exercice
Identification
Paramétrage
Mot de passe
Réparation index
Clôture de l’exercice
Clôture mensuelle
Remplacement journaux
Remplacement de comptes
Transfert vers Excel
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INTRODUCTION
Cette nouvelle version développée pour l’environnement Windows (Quelle que soit la
version) a été sensiblement améliorée et enrichie à partir des remarques exprimées par
plusieurs centaines d’utilisateurs des versions précédentes.
REMARQUE GENERALE
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ACCES AU LOGICIEL
Pour accéder au logiciel COMPTA-JBS, cliquez deux fois sur l’icône créée pendant
l’installation. Ce qui vous donne accès à l’écran ci-dessous (Fig.1) vous invitant à saisir votre
mot de passe.
Fig. 1
Vous pouvez à tout moment modifier votre mot de passe. Pour ceci utilisez la rubrique
[Mot de passe] du module [Utilitaires].
Saisissez donc votre mot de passe sans laisser d'espace entre chaque caractère puis
validez à l'aide de la touche [Entrée]. (Par sécurité, le mot de passe n'apparaît pas à
l'écran).
Ceci vous donne accès au « menu » suivant qui permet de gérer vos différents dossiers
(Fig.2)
Vous pouvez par exemple créer un dossier que vous nommerez TEST et qui vous
permettra de vous familiariser avec votre nouveau logiciel avant de créer le dossier qui
vous permettra de tenir votre propre comptabilité.
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Fig.2
Il est conseillé d’utiliser cettre rubrique en fin d’exercice, afin de garder une copie
intacte de l’exercice en cours et de procéder à la cloture de l’exercice dans le
nouveau dossier créé.
5
• Cliquez sur Valider
Accès à un dossier
Fig.3
• Cliquez sur le dossier à traiter dans la liste des dossiers proposés (Fig.4)
• Cliquez à l’aide du bouton droit de la souris (ou échap) pour avoir accès au
dossier choisi.
Fig. 4
6
Ceci vous donne accès au « Menu général » du logiciel (Fig.5)
Fig.5
Ce menu est constitué de plusieurs modules, et chaque module est constitué d'une ou
plusieurs rubriques accessibles par simple clic de la souris
La présente documentation respecte l'ordre défini par le menu général qui a été conçu
suivant la logique d'utilisation quotidienne de votre logiciel de comptabilité. Il est
néanmoins conseillé pour une première utilisation de se référer en premier lieu aux
rubriques suivantes :
• Module [Codes journaux] pour codifier les journaux où seront saisies les
écritures
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MODULE ECRITURES
Fig.6
Les « boutons » du bas de l’écran vous offrent les choix suivants auxquels vous
avez accès en cliquant sur l’option choisie.
[Saisie]
Ce n° est supposé avoir déjà été créé dans le plan comptable (voir module
[PLAN COMPTABLE]) ; néanmoins vous avez la possibilité de créer un
compte en cours de saisie. En effet, si vous saisissez un N° de compte qui
n'existe pas dans le plan comptable, il vous sera donné la possibilité de le
créer :
8
Si vous ne désirez pas créer le compte ( erreur de saisie par exemple) vous
pouvez vous positionner sur le compte du plan comptable que vous désirez
utiliser puis revenir à l'écran de saisie en cliquant sur le bouton droit
Remarque: Si le N° du compte saisi existe dans le plan comptable, son libellé
apparaîtra provisoirement dans la colonne "Libellé" vous permettant ainsi de
vous assurez que c'est bien le compte que vous vouliez utiliser.
• Saisir la contre partie (les remarques précédentes concernant le 1er compte saisi
sont
valables également pour le compte de contre partie)
• Le montant de l'opération
[Consulter journal]
Cette option permet de consulter les écritures d’un mois et d’un journal à déterminer
ou l’écriture ayant une référence donnée dans un journal choisi
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• Saisir le mois ou la référence à consulter
• Cliquez sur le journal à consulter puis cliquer sur le bouton droit de la
souris
pour avoir accès au écritures correspondantes.
Vous pouvez vous déplacer dans la fenêtre de consultation à l'aide des « ascenseurs »
se trouvant
sur le bord droit de la fenêtre de consultation.
[Modifier / Insérer]
Une fois les modifications apportées appuyez sur Echap (ou boutton
droit de la souris) pour quitter l'écriture en cours
Vous serez ensuite invités à poursuivre les modifications ou à revenir à l’écran initial.
[Supprimer Pièce]
Attention: Rubrique à utiliser pour supprimer une pièce entière. Pour supprimer une
seule ligne d'une écriture comptable, utilisez la rubrique ci-dessus [Modifier / Insérer ]
et saisir 0 dans la colonne Montant. La ligne en question est alors suppriméé dés que
vous quittez l'écriture ( à l'aide de la touche Echap ou boutton droit).
[Consulter compte]
Cette rubrique de consultation mutli-critères effectue une recherche dans toute la base
de données des écritures selon les critères chosiis.
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MODULE EDITIONS
Fig.7
JOURNAUX
Cette rubrique permet de lister les écritures passées dans les journaux auxiliaires (Caisse,
Banques etc..) pour un mois donné.
En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous serez invités à imprimer le journal choisi.
Cliquez sur [OK] si vous souhaitez l’imprimer ou sur [Annuler] dans le cas contraire.
Cette option permet de consulter les écritures passées avec un compte donné.
• Saisir le N° du compte choisi.
• Préciser la période à éditer
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• Préciser si vous souhaitez une édition normale (c’est à dire avec l’ensemble des
écritures) ou avec lettrage (valable pour les comptes clients et fournisseurs. Les
écritures lettrés n’apparaissent pas alors, ce qui permet de repérer les factures
impayées)
• Cliquer sur le bouton droit de la souris
Remarque : Vous pouvez afficher uniquement les écritures d’un montant donné ou
dont le libellé ou la colonne lettrage contient un texte donné à préciser.
Lorsque vous avez fini de consulter le tableau affiché, cliquez sur le bouton droit de la souris
pour consulter les écritures d'un autre compte (à l'aide des boutons de « navigation »
<Suivant> et <Précèdent> ) ou pour revenir au menu général.
Cette rubrique permet d'éditer le grand livre des comptes pour une fourchette de
comptes choisis ou pour un seul compte
• Préciser si vous souhaitez une édition normale (c’est à dire avec l’ensemble des
écritures) ou avec lettrage (valable pour les comptes clients et fournisseurs. Les
écritures lettrés n’apparaissent pas alors, ce qui permet de repérer les factures
impayées)
• Précisez si vous souhaitez faire apparaître la colonne référence au moment de
l’impression.
• Cliquer sur le bouton droit de la souris
BALANCE GENERALE
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seront regroupés sur une seule ligne ainsi que les comptes fournisseurs. Pour cela
cliquez sur [Non] devant l’option Edition avec détail Clients-fournisseurs.
JOURNAL CENTRALISATEUR
Cette rubrique permet de totaliser pour un mois donné les mouvements (débits et crédits) de
chaque journal. Il suffit de saisir le mois en question (de 1 à 12).
Les « boutons » en bas de l'écran vous permettent, respectivement, de consulter les comptes
suivant ou précédents du plan comptable, de passer directement à un autre compte, d’imprimer
la situation du compte ou de revenir au menu précèdent
Vous donne directement accès à un tableau affichant la liste des comptes du plan
comptable et vous permettant de saisir les soldes de chaque compte à la date de la
clôture de l’exercice précèdent.
Remarque :Le seul rôle de cette balance est d’ « alimenter » la dernière colonne des
états fiscaux (Actif, passif, CPC, et détail du CPC). Cette rubrique ne devrait être
utilisée normalement que lors d’une première utilisation du logiciel COMPTA-JBS.
Pour les exercices suivants, cette balance est générée automatiquement après la clôture
de l’exercice. Néanmoins vous y aurez toujours accès pour d’éventuelles corrections.
Cette rubrique permet d’éditer le journal qui sera joint au document paraphé par le
tribunal et qui doit être tenu par chaque entreprise.
BALANCE COMPRATIVE
Permet en fin d'exercice d'afficher les soldes des comptes de l'année en cours et de
l'exercice précédent avec les écarts en valeur et en pourcentage
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LIASSE FISCALE
Fig. 8
Ce module permet l'édition de l'ensemble de la liasse fiscale aussi bien pour le modèle
Normal que simplifié.
Le choix du modèle de bilan se fait dans la rubrique [Couverture], se placer alors sur le
champ modèle du bilan et le modifier à l’aide de la barre Espace.
Avant chaque édition des états de syntèse, il faut utiliser la rubrique [Traitement
Bilan].
TRAITEMENT BILAN
Cette opération traite l'ensemble des écritures saisies afin d'éditer les états de synthèse.
Remarque: Vous pouvez à tout moment éditer le bilan de votre entreprise. Il n'est pas
nécessaire d'attendre la fin de l'exercice. Par ailleurs, si vous avez ajouté, modifié ou
supprimé des écritures vous aurez besoin d' utiliser à nouveau la rubrique [Traitement
Bilan] avant une nouvelle édition des états de synthèse.
Tous les états pourront être consultés à l’écran avant d’avoir la possibilité de les
imprimer.
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MODULE ANALYTIQUE
Ce module permet de créer [Nouveau] les comptes spécifiques à votre entreprise qui
seront intégrés au plan comptable déjà pré installé, de modifier le libellé d’un compte
[Modifier] , de supprimer un compte (à condition qu’il ne soit pas déjà mouvementé)
[Supprimer] ou d'obtenir un listing du plan comptable sur écran ou sur imprimante.
[Lister] (Fig.9)
Fig.9
Remarque : Il faudra notamment cliquer sur [Modifier] pour saisi les libéllées des
comptes associés aux différentes banques de votre entreprise (sous comptes du
comptes 514100000 : Par exemple SGMB pour le compte 5141010000 pour la 1ere
banque, BMCI pour le compte 5141020000 pour la 2eme banque...
Ensuite allez dans le module [Journaux] pour renommer de la même façon les journaux
correspondant à ces différentes banques ( Par exemple le journal B1 pour la 1ere
banque avec SGMB comme libéllé et le comptes 5141010000 comme compte associé
et le journal B2 pour la 2eme banque avec BMCI comme libéllé et le compte
5141020000 comme compte associé…)
[Nouveau]
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Si vous essayez de saisir un compte déjà existant, le système affichera son libellé ainsi
qu'un message d'erreur. Appuyez simplement sur la touche [Entrée] pour revenir en
mode saisie (ou cliquez à l’aide du bouton droit de la souris)
Vous pourrez aussi imposer un signe (Débit ou Crédit) à un compte dont le solde est
toujours débiteur ou toujours créditeur (Le compte Caisse par exemple est toujours
débiteur), mais c’est une information, facultative qui pourra être utilisée pour
contrôler la saisie de vos écritures.
Vous choisissez le signe à imposer à votre compte en appuyant sur la Barre Espace.
(Ne rien saisir pour les comptes qui peuvent être aussi bien débiteurs que créditeurs)
Ne rien saisir dans la rubrique Analytique à moins que vous n’utilisiez ce compte pour
votre saisie analytique.
[Lister]
Cette option liste le plan comptable à l'écran. puis vous donne la possibilité de
l’imprimer après avoir cliqué sur le bouton droit de la souris
[Modifier]
Si malgré tout vous souhaitez changer le N° d'un compte, vous devrez d'abord le
supprimer (S'il n'est pas mouvementé !) puis le recréer avec un nouveau numéro.
[Supprimer]
Ce module vous permet de créer, de modifier ou de supprimer les journaux que vous
utilisez dans le module [ECRITURES]
Fig.10
[Nouveau]
• Saisir le code du journal
• Saisir son libellé
• Eventuellement saisir son compte associé. Ce compte doit
exister dans le plan comptable, sinon referez vous au
module [PLAN COMPTABLE] pour le créer.
Dans cette liste vous pouvez affecter un mot de passe à un journal particulier
pour réserver sa saisie à un utilisteur précis.
Exemple: Si vous cochez "Avec saisie règlement" pour le journal Achat et que vous cochez
"Proposé pour règlement" pour le journal Caisse, Chaque fois qe vous aurez saisi une écriture
dans le journal achats, le logiciel générera automatiquement l'écriture du reglement dans le
journal Caisse juste en appuyant sur la touche F5 après la saisie de l'écriture achats.
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(fig. 11)
Modifier]
[Supprimer]
Pour supprimer un journal.
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MODULE TVA
Ce module est facultatif, pour l’activer il faut saisir le régime de TVA de votre entreprise
(Encaissement ou débit) dans La rubrique [Fait générateur]. Utiliser la Barre Espace
pour changer le mode déclaration de TVA.
Une fois activé, le module TVA vous permettra d’éditer en fin de mois ou de trimestre votre
déclaration de TVA ainsi que l’état de déduction qui l’accompagne.
Ces deux états sont alimentés directement par la saisie de vos écritures (Banque ou caisse dans
le cas du régime à l’encaissement).
A chaque saisie vous serez invités à compléter le tableau ci-dessous où il faut principalement
saisir le N° de la ligne qui figure sur votre imprimé de déclaration afin que le logiciel puisse
reconnaître le taux de TVA à appliquer à l’opération saisie.
Fig.12
19
MODULE UTILITAIRES
Fig.13
PERIODE EXERCICE
Cette rubrique vous permet de définir la période de votre exercice (En général du 1er
janvier au 31 Décembre de l'année en cours).
PARAMETRAGE
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• Edition balance au Format portrait A4 : La balance est imprimée en mode
[Portrait] sur papier au format A4. Si vous décochez cette rubrique elle sera
imprimée en mode [Paysage] c’est à dire à l’horizontale.
• Saisie par mois : Si cette rubrique est activée la saisie est effectuée
mois par mois. C’est à dire qu’il y a un contrôle sur la date de l’écriture en
cours de saisie . Si la rubrique est désactivée la saisie est plus souple puisque vous
pouvez passer d’un mois à l’autre d’un même journal plus facilement.
• Liste des dossiers par exercice. Utile surtout pour les fiduciaires. Permet de
lister les dossiers correspondant à un exercice donné.
• Editer Bon à payer dans journal d'achats. Si vous cochez cette rubrique, à
chaque écriture dans le journal d'achat, un Bon à payer pour le suvi de la facture
fournisseur est édité.
Les rubriques de droite concernent les comptes les plus fréquemment utilisés dans les
journaux [Achats] et [Ventes]. Et qui seront générés automatiquement (proposés et
non imposés) lors de la saisie dans l’un de ces journaux. Voir le Module [Ecritures].
MOTS DE PASSE
Si vous voulez réserver les tâches "critiques" à un utilisateur précis. Saisissez des mots
de passe utilisateur et administrateur différents. Sinon vous pouvez garder le même
mot de passe pour les 2.
Les tâches appelées critiques sont: La suppression d'un dossier, la clôture de fin
d'exercice, le changement de mot de passe
Si vous ne désirez pas changer de mot de passe, cliquez directement sur le bouton
droit de la souris.
REPARATION INDEX
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CLOTURE DE L'EXERCICE
Cette rubrique vous permet de supprimer toutes les écritures de l'exercice en cours,
la mise à zéro des soldes des comptes des classes 6,7 (et 8 éventuellement) et génère
le report des soldes des comptes de la classe 1 à la classe 5 ainsi que les écritures "A
nouveaux" dans le journal 01.
CLOTURE MENSUELLE
Une fois le mois à clôturer choisi, le système vous demandera de confirmer cette
clôture, si vous choisissez d'effectuer cette opération, vous serez invités à entrer votre
mot de passe. (Le mot de passe est le même qui vous a permis d'accéder au logiciel).
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