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LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO

(Actividad 1)

CESAR AUGUSTO CASTILLO Aprendiz

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Junio

2018

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea con técnicas manuales o tecnologías que permiten alcanzar cuotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

La organización en una empresa es indispensable para el éxito y el progreso de la misma, y la administración documental hace parte de esta organización donde se involucran todos los componentes de la empresa para tener la información a la mano y disponible en un orden que se pueda acceder fácilmente a ellos. En cuanto a las ventajas que aporta nos muestra un beneficio importante en el que todos los documentos están controlados y centralizados.

Ley 80 de 1987 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y en el cual se destacan las siguientes funciones para salvaguardar los documentos que están en el AGN.

Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.para salvaguardar los documentos que están en el AGN. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios

Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta directiva.documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. Formular, orientar, coordinar y controlar la

Formular, orientar, coordinar y controlar la Política Nacional de Archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivo.y programas que sobre la materia adopte la junta directiva. Promover la organización y fortalecimiento de

Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revisten especial importancia cultural o histórica.sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivo.

La importancia de lo anterior es que la gestión documental va de la mano con las iniciativas de gobierno y la adopción de tecnologías de la información y la comunicación en la administración pública, como pate de la obligación del estado de ofrecer al ciudadano servicios de calidad y transparencia.

También resaltando la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) en donde podemos encontramos las instalaciones para los archivos (Art. 13), se debe garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de los archivos. Acuerdo 037 de 2002, especificaciones técnicas y requerimientos para la contratación de los servicios de depósitos, custodias, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. Por otro lado, los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiente, almacenamiento, seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales, Sistemas de Información y Servicios.

En conclusión, los archivos son la memoria de un país, un profundo sentido de pertenencia y una fuerte identidad nacional se dan cuando los ciudadanos conoces el pasado de la nación, y es por eso que los archivos deben tener el ciclo de vida donde los documentos tengan un buen manejo, para que al momento de ser solicitados y manipulados no tengan ningún riesgo ni perdida, de igual forma tener un acceso fácil a ellos.