GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Sérgio Cabral

SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL

Régis Fichtner

SUBSECRETRIA DE GESTÃO DA CASA CIVIL

Marco Antonio Horta Pereira

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Paulo Knauss

ELABORAÇÃO

Cristiane Nunes Virginio

Daniela Galdina Machado
Daniela Santos da Silva Mendonça
Mariana Batista do Nascimento
Nádia Dévaki Pena Garcia
Patricia de Mello Silva
Raiza Viana Barboza Nunes

Coordenação do Programa de Gestão de Documentos - PGD

Praia de Botafogo, 480
Rio de Janeiro - RJ
1 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO
 SUMÁRIO
1. OBJETIVOS E DEFINIÇÕES .................................................................................... 3
1.1 OBJETIVOS ................................................................................................................. 3
1.2 DEFINIÇÕES ............................................................................................................... 3

2. IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO ............................................................................... 3

3. CONSULTA DE CÓDIGO DE ASSUNTOS ............................................................... 5

4. INCLUSÃO DE PROCESSOS .................................................................................. 8

5. CARGA E TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS .......................................................... 10

6. INCLUSÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................. 12

7. CARGA E TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS.........................................................15

8. EMISSÃO DE GUIA DE REMESSA ELETRÔNICA ................................................ 17

9. RECEBIMENTO DE GUIA DE REMESSA ELETRÔNICA ...................................... 21

1. OBJETIVOS E DEFINIÇÕES

1.1 OBJETIVOS
Este guia tem como finalidade definir as ações necessárias para incluir
processos e documentos, dar carga de processos e documentos, gerar e
receber guias de remessa eletrônica, respeitando a sistemática da numeração
única de protocolo do Sistema UPO.
1.2 DEFINIÇÕES
SISTEMA UPO – Sistema de controle de documentos administrativos do
Estado do Rio de Janeiro.

NUMERAÇÃO ÚNICA DE PROTOCOLO - é a sistemática de identificação

numérica de cada Unidade Protocoladora, vinculando-as ao seu respectivo
Órgão.

GUIA DE REMESSA ELETRÔNICA - Guia de remessa que registra as

movimentações dos processos e dos documentos eletronicamente.

2. IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO
 Acessar o site do PRODERJ (www.proderj.rj.gov.br) e clicar no item
Portal Corporativo; O digitar diretamente na barra de endereços do
navegador o link: https://marianinha.proderj.rj.gov.br/jsp/;

 Preencher os campos:
 USUÁRIO - Conjunto de letras recebidas via email
 SENHA - Tamanho de 4 a 8 Posições - A primeira posição
SEMPRE será alfabética e as demais alfanuméricas.
 GRUPO - Grupo ao qual pertence a sua secretaria ou seu órgão;

3 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO

Clicar em CONFIRMA:

Obs.: No primeiro acesso de cada usuário, a senha padrão são os 8 primeiros

dígitos do CPF. Neste primeiro acesso uma nova senha deverá ser cadastrada
no sistema. Quando as senhas expirarem cadastrar uma nova senha.

 Clicar em APLICAÇÕES DISPONÍVEIS _ UPO;

 Preencher os campos:
 ÓRGÃO - Sigla do órgão
 PROTOCOLO - Sigla do setor
 OPERADOR - Sigla indicativa do nome
 SENHA NUMÉRICA - Senha numérica de até três dígitos
 Clicar em CONFIRMA:

Obs.: No primeiro acesso de cada usuário, a senha padrão é 000. Clicar em

nova senha e cadastra uma nova senha.

3. CONSULTA DE CÓDIGO DE ASSUNTOS

A consulta dos códigos de assuntos do UPO deve ser a primeira operação

antes de realizar inclusão de documentos ou de processos.

A consulta pode ser feita de duas maneiras:

 Por índice - consulta por palavra chave referente ao assunto do
processo ou documento. Deve ser feito sem a colocação de acentos ou
caracteres especiais.
 Por assunto novo
5 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO
3.1 Consulta por índice

 Clicar em TAREFAS ADMINISTRATIVAS, selecionar a opção

TABELAS e a opção CONSULTA ÍNDICE;

 Preencher o campo índice com a palavra chave do assunto sem

caracteres especiais. Ex: "classificação", para encontrar "Plano de
Classificação".
3.2 Consulta por assunto novo:

 Clicar em TAREFAS ADMINISTRATIVAS, selecionar a opção

TABELAS e a opção CONSULTA ASSUNTO NOVO;

7 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO

4. INCLUSÃO DE PROCESSOS

 Clicar no campo INCLUSÃO e selecionar a opção NUM AUTOMÁTICO;

 Preencher campos
 DOC GERADOR - Preencher os dados do documento gerador do
processo;
 SIGILO – Selecionar se o processo possui grau de sigilo (campo não
obrigatório);
 INTERESSADO – Informar o interessado (pessoa física ou jurídica);
 ASSUNTO – Informar o código do assunto do processo (o código é
disponibilizado pelo UPO por meio da tabela de assunto)
 OBSERVAÇÃO – Informar caso haja alguma observação que seja
relevante e que possa ser amplamente divulgada (campo não
obrigatório);
 COMPLEMENTO - Campo complementar da observação (campo não
obrigatório);
 PALAVRAS CHAVE - Preencher com palavras chave que possam
auxiliar na busca do processo (campo não obrigatório);
 TRAMITAÇÃO - Preencher com a sigla do órgão para qual o processo
vai ser enviado;
 NUM. GUIA – Preenchido automaticamente pelo sistema;
  ÓRGÃO GERADOR – Preencher a sigla do órgão caso a origem do
documento seja diferente do órgão de tramitação;
 GERA GUIA – Preencher com a letra N;
 ETIQUETA - Preencher com a letra N;
 DESPACHO – Preencher com informações sobre encaminhamento ou
ação do documento;
Clicar ENTER.

9 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO

OBS: Caso não saiba a sigla do órgão ou setor, digitar no campo menor a sigla
“AJ” e tecle “Enter” para abrir a relação de órgãos e setores para
preenchimento do campo

5. CARGA E TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS

 Clicar no campo TRANS. PROC/ DOC e selecionar a opção CARGA;

 Preencher em CARGA DE PROCESSO os dados para sua localização:

 TIPO - Selecionar a opção PROCESSO;

 ORIGEM – Preencher o código do Órgão de origem do processo e o
código da Unidade Protocoladora. Ex: E-12/001, E-06/005;
 NÚMERO – Preencher o número do processo;
 COMPLEMENTO – Campo não utilizado;
 ANO – Preencher o ano do processo;
Clicar em CONFIRMA;

 Preencher os dados para TRAMITAÇÃO nos seguintes campos:

 ÓRGÃO – Preencher a sigla do Órgão ou Setor para o qual seguirá o

processo;
 NUM. GUIA – Preenchido automaticamente pelo sistema;
 ÓRGÃO GERADOR – Preencher a sigla do órgão caso a origem do
processo seja diferente do órgão de tramitação;
 GERA GUIA – Selecionar a opção “SIM”;
 DESPACHO – Preencher com informações sobre encaminhamento ou
ação do processo;
 TIPO DE EMISSÃO – Selecionar a opção “ELETRÔNICA” para o envio
da Guia de Remessa eletrônica de tramitação do processo;
 DESEJA IMPRIMIR (EMITIR) DE GUIA DE REMESSA? – Selecionar a
opção “INTERNET” ou “NÃO” para o envio posterior dos processos de
um mesmo Órgão;

11 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO

OBS: Caso não saiba a sigla do órgão ou setor, digitar no campo menor a sigla
“AJ” e tecle “Enter” para abrir a relação de órgãos e setores para
preenchimento do campo. No caso de envio de vários processos para um
mesmo Órgão, pode-se optar por fazer uma única Guia de Remessa,
constando diferentes tipos processos.

Clicar em CONFIRMA;

6. INCLUSÃO DE DOCUMENTOS

 Clicar no campo INCLUSÃO e selecionar a opção DOCUMENTO;

Obs: Para iniciar a operação é necessário selecionar o código do tipo do
documento que será inserido no UPO; Em casos de dúvida clicar "?";

 Preencher os campos:
 DOC GERADOR - Preencher os dados do documento que está sendo
incluído;
 SIGILO – Selecionar se o processo possui grau de sigilo (campo não
obrigatório);
 INTERESSADO – Informar o interessado (pessoa física ou jurídica);
 ASSUNTO – Informar o código do assunto do documento (o código é
disponibilizado por meio da tabela de assunto)
 OBSERVAÇÃO – Informar caso haja alguma observação que seja
relevante e que possa ser amplamente divulgada (campo não obrigatório);
 COMPLEMENTO - Campo complementar da observação (campo não
obrigatório);
 PALAVRAS CHAVE - Preencher com palavras chave que possam auxiliar
na busca do processo (campo não obrigatório);
 TRAMITAÇÃO - Preencher com a sigla do órgão para qual o processo vai
ser enviado;
 NUM. GUIA – Preenchido automaticamente pelo sistema;
 ÓRGÃO GERADOR – Preencher a sigla do órgão caso a origem do
documento seja diferente do órgão de tramitação (campo não obrigatório);
 GERA GUIA – Clicar em sim;

13 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO

 TIPO DE EMISSÃO – Selecionar a opção “ELETRÔNICA” para o envio da
Guia de Remessa eletrônica de tramitação do documento; Ou selecionar
a opção "IMPRESSA" para tramitação em papel do documento.
 DESPACHO – Preencher com informações sobre encaminhamento ou
ação do documento(campo não obrigatório);DESEJA IMPRIMIR GUIA DE
REMESSA? – Selecionar a opção “INTERNET” ou “NÃO” para quando for
Guia de Remessa Eletrônica;

Clicar em CONFIRMA;
7. CARGA E TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS

 Clicar no campo TRANS. DOC GERADOR e selecionar a opção

CARGA;

 Preencher os campos:
 TIPO - Selecionar código do tipo do documento (código disponibilizado
pelo UPO ao clicar na interrogação);
 ÓRGÃO – Preencher a sigla do Órgão de origem do documento
 SETOR – Preencher a sigla do setor que emitiu o documento;
 NÚMERO – Preencher o número do documento (nº. sequencial dado
pelo próprio órgão, o UPO NÃO EMITE nº. de documentos);
 ANO – Preencher o ano do documento:

15 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO

 Clicar em CONFIRMA;

 Preencher os dados para TRAMITAÇÃO nos seguintes campos:

 ÓRGÃO – Preencher a sigla do Órgão ou Setor para o qual seguirá o

processo;
 NUM. GUIA – Preenchido automaticamente pelo sistema;
 ÓRGÃO GERADOR – Preencher a sigla do órgão caso a origem do
processo seja diferente do órgão de tramitação;
 GERA GUIA – Selecionar a opção “SIM”;
 DESPACHO – Preencher com informações sobre encaminhamento ou
ação do processo;
 TIPO DE EMISSÃO – Selecionar a opção “ELETRÔNICA” para o envio
da Guia de Remessa eletrônica; Ou selecionar a opção "IMPRESSA"
para tramitação em papel.
 DESEJA IMPRIMIR AUTOMATICAMENTE? - Caso tenha optado pela
guia de remessa eletrônica selecionar a opção não. Ao escolher a opção
impressa, selecionar a opção "INTERNET". A guia será impressa
automaticamente.
Clicar em CONFIRMA;

8. EMISSÃO DE GUIA DE REMESSA ELETRÔNICA

 Clicar no campo GUIA VIA INTERNET e selecionar a opção desejada;

Obs.: O sistema permite a emissão da guia por Processo/Documento, por

Documento Gerador e por Órgão e permite também reemitir uma guia
anteriormente emitida.

17 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO

 Para emissão por PROCESSO, preencher campos:

 TIPO - Selecionar a opção processo;

 TIPO DE EMISSÃO - Selecionar a opção "Eletrônica"
 ORIGEM – Preencher a origem do processo, isto é, o código da
secretaria mais o número da Unidade Protocoladora; Ex: E-09/001
 NÚMERO – Preencher o número do processo;
 COMPLEMENTO –Não preencher este campo para os processos
gerados em 2013;
 ANO – Preencher o ano do processo;
 CÓDIGO DA IMPRESSORA - Não preencher este campo;
 NÚMERO DE VIAS - Não preencher este campo;

 Para emissão por DOCUMENTO, preencher campos:

 TIPO - Preencher com o código do documento;

 TIPO DE EMISSÃO - Selecionar a opção "Eletrônica"
 ÓRGÃO – Preencher com a sigla do órgão;
 UNIDADE ADMINISTRATIVA - Preencher a sigla do setor cadastrada
na produção do documento:
 NÚMERO – Preencher o número do documento;
  ANO – Preencher o ano do processo;
 CÓDIGO DA IMPRESSORA - Não preencher este campo;
 NÚMERO DE VIAS - Não preencher este campo;

 Para emissão por ÓRGÃO, preencher campos:

 ÓRGÃO - Preencher com a palavra TUDO;

 TIPO DE EMISSÃO - Selecionar a opção "Eletrônica"
 CÓDIGO DA IMPRESSORA - Não preencher este campo;
 NÚMERO DE VIAS - Não preencher este campo;

19 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO

 Será aberta uma nova janela informando o número da guia de remessa.
9. RECEBIMENTO DE GUIA DE REMESSA ELETRÔNICA
 Clicar no campo TAREFAS ADMINISTRATIVAS e selecionar a opção
GUIA ELETRÔNICA;

Obs: O sistema permite o recebimento da guia de remessa eletrônica pelo

número do processo, pelo número do documento ou pelo código da guia


21 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO
 Recebimento pelo NÚMERO DO PROCESSO

 TIPO DE REGISTRO- Selecionar a opção processo;

 ORIGEM – Preencher a origem do processo, isto é, o código da
secretaria mais o número da Unidade Protocoladora; Ex: E-09/001
 NÚMERO – Preencher o número do processo;
 COMPLEMENTO –Não preencher este campo para os processos
gerados em 2013;
 ANO – Preencher o ano do processo;

 Recebimento pelo NÚMERO DO DOCUMENTO

 TIPO - Preencher com o código do documento;

 ÓRGÃO – Preencher com a sigla do órgão;
 SETOR - Preencher a sigla do setor cadastrada na produção do
documento:
 NÚMERO – Preencher o número do documento;
 ANO – Preencher o ano do documento;

 Recebimento pelo CÓDIGO DA GUIA

 ÓRGÃO - Preencher com a sigla do órgão;

 PROTOCOLO - Preencher a sigla do setor que emitiu a guia;
 NÚMERO – Preencher o número do documento;
 ANO – Preencher o ano da guia emitida;
23 | GUIA DE UTILIZAÇÃO DO UPO