DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC-ISO 9001

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CRISTIAN CAMILO ORTIZ YARA 1019063395

CASO DE ESTUDIO: CONFECCIONES S.A.

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya determinó el mapa de procesos
de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la documentación. Sin embargo,
en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación unívoca y las versiones
a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario documentar el
procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos
formatos que no han sido formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información documentada
o montar los procedimientos operativos?

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique su

respuesta.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa Confecciones S.A., que
cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al procedimiento mencionado en el punto
anterior.

RESPUESTA:

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información
documentada o montar los procedimientos operativos?

Lo primero que haría es diseñar el procedimiento de control de la información antes de montar los procedimientos
operativos. Aunque hay instrucciones de trabajo, dejaría que estas se fueran realizando y estaría atento a las mejoras que
se podrían realizar, documentándolas para que una vez se dé una fecha de emisión, el sistema se encuentre lo más
adecuado posible a los procesos. Es decir, podría darse el caso de que se monten los procedimientos operativos y
rápidamente requieran de acciones correctivas y esto significa una inversión de recursos humanos, económicos y de
tiempo perdidos.

Recordemos que el cualquier sistema conlleva en sí mismo el ciclo PHVA, por lo cual primero se debe planear antes de
hacer y lo ideal sería que los procedimientos ya estén diseñados antes de implementarlos. Por lo tanto diseñaría el
procedimiento de control de la información primero.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique

su respuesta.

El procedimiento de control de la información documentada corresponde a los procesos estratégicos porque un sistema
de la gestión de la calidad es responsabilidad de la alta gerencia, quien define los valores, la política y los objetivos de su
empresa.

En los procesos estratégicos se ve la empresa desde una perspectiva alejada de toda la compañía, donde se puede ver
como se relacionan y funcionan cada uno de los procesos. Es como ver una imagen de lejos y poder utilizar el zoom para
acercarse y detallar cada parte de la misma y con esto tomar acciones correctivas, generando los documentos que
soportan todo el trabajo que se está realizando para responder de manera, no solo eficaz, sino eficiente y optima al medio
que rodea la compañía, cumpliendo con la misión de la misma.

3. Propuesta de procedimiento para el control de la documentación

A continuación se muestra una propuesta ligera sobre la como debería llevarse el control de la documentación en la
compañía:

 Para los documentos correspondientes a la planeación del sistema de gestión se utilizaran en el código las siglas
SGC, seguidas por un guion y luego las siglas del nombre del documento.

Por ejemplo, la política de calidad se codificara de la siguiente manera: SGC-PC, los objetivos de calidad se
codificaran de la siguiente manera: SGC-OC

El documento debe ser rotulado tal y como se especifica a continuación:

 Al finalizar el contenido del documento se debe encontrar dos cláusulas, la primera para el control de divulgación
y acceso y la segunda para la revisión y cambios. El documento debe finalizar con un mensaje que dé a entender
que ha sido revisado y aprobado por la persona encargada y al finalizar incluya su firma.

 Para los documentos correspondientes a la ejecución del sistema se codificaran de la siguiente forma: primero las
siglas del proceso al cual corresponden, seguidos por dos siglas del área, seguido por las siglas del nombre del
programa y finalmente se colocan las siglas del título del documento, todos separadas por un guion.

Por ejemplo, el Programa de Capacitación en Diseño y Manufactura con el documento Manual para la selección
de Modelos y Telas se codificara de la siguiente manera: PM-DP-PCDM-MSMT (Procesos Misionales- Diseño y
Patronaje- Programa de Capacitación en Diseño y Manufactura- Manual para la selección de Modelos y Telas)

El documento debe ser rotulado tal y como se especifica a continuación:

Al finalizar el contenido del documento se debe encontrar dos cláusulas, la primera para el control de divulgación
y acceso y la segunda para la revisión y cambios. El documento debe finalizar con un mensaje que dé a entender
que ha sido revisado y aprobado por la persona encargada y al finalizar incluya su firma.

Ejemplo de documento:
Siglas de procesos y áreas:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS (PE)

a. Gestión Gerencial (GG)
b. Gestión de la Calidad (GC)

2. PROCESOS MISIONALES (PM)

a. Diseño y patronaje (DP)
b. Extendido, marcado y corte (EMC)
c. Confección, revisado y etiquetado (CRE)
d. Acabados (AC)

3. PROCESOS DE APOYO (PA)

a. Clientes (CL)
b. Compras (CO)
c. Mantenimiento (MA)
d. Talento humano (TH)