INFORME:
ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE COMPRAS.
Con el propósito de aplicar y transferir
el aprendizaje desarrollado a partir de
la comprensión e interpretación de las
temáticas tratadas en la presente
actividad, realice un informe donde
describa las actividades que se
desarrollan en un proceso normal de
compras. En el informe además de
describir las actividades, debe incluir
un cuadro en el cual relacione los
documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que
se generarían en el desarrollo del
proceso.
SOLUCIÓN
Proceso normal de compras esclarece
lo siguiente: se hace adquisición de
insumos o bien llamados como
materias primas, importantes para
función pertinente de una organización
de ahí la relación con la gestión de
calidad es de suma importancia; una
entrada para muchos de los procesos,
es el departamento de compras desde
la ISO 9001, procesos de carácter
misionales como procesos de carácter
de apoyo que ejerce una organización.
Su gestión impacta directamente en los
resultados que busca la empresa
porque su importancia va ajustada
principalmente a los resultados
económicos de la empresa, la calidad
del producto final, la satisfacción del
cliente y la confianza del cliente interno
respectivamente.
¿Cómo sería la gestión del
proceso de compras?
1. Identificar los productos
críticos a comprar: Los
productos críticos son aquellos
que hacen parte del negocio
pero con ellos van relacionado
aspectos negativos hacia el
mismo, al identificar que
productos son críticos se debe
seguir una reagrupación de
aspectos que son característicos
de dichos productos o servicio
que comercializa la empresa, y
con ello entablar diferencias
entre un producto crítico y no
crítico, también a qué proceso
pertenece y el producto final, es
importante resaltar si el
producto impacta, si se compra
en paquetes, como también
resultaría provechoso mostrar
cómo sería el carácter crítico
que estos poseen, si bien se
puede llamar índice de
criticidad.
2. Definir especificaciones del
producto a comprar: en toda
organización se deben
establecer y de forma definida la
 metodología y compras de habla con el
responsabilidades para
comunicar las necesidades de
compra a los proveedores para
realizar las compras y que la
metodología sea transmitida al
proveedor. las especificaciones
para el proceso de compra están
encadenados con requisitos de
manera definida: Por ejemplo,
cantidad, material, forma,
medidas, fechas, etc. Dichos
requisitos son muy variables en
función del sector y necesidades
de la organización.
3. Planear las compras: A partir
de la previsión de lo que se
pretende vender, se abastece de
lo que lo principal que se
necesita para así brindarlo de
una mejor forma. Para los
programas de compras se
emplea pronóstico de demanda
definido y con ello se induce a
notar el tipo de ganancia el cual
establece la comercialización de
un producto más que otro, dado
que los tipos de productos
ofrecen un tipo de demanda
dependiendo los gustos de los
compradores, adicional a los
anterior, es importante las
cantidades a comprar y el
momento justo que se debe
realizar dicha acción de compra.
Mantener los puntos claros es lo
que encamina a realizar
acciones y con ello la mejora en
cuanto a negociaciones si de
proveedor a fin de obtener
descuentos, permite disminuir
inconvenientes en el inventario
que se realice y aumentar una
directa mejorar el tratamiento
que se le brinda al producto en
comercialización, en caso de las
características entre ellos
encajan materiales delicados y
los que tiempo corto plazo como
los que se pueden vencerse
estando en comercialización.
4. Evaluar y seleccionar
proveedores: Toda empresas u
organización en funcionamiento
inmediato deben disponer
siempre de una lista destacada
en donde se encuentran
seleccionados los proveedores
capaces de poseer funciones
suficientes para satisfacer las
necesidades de compra que
brinda la empresa o en algunos
casos organizaciones amplias.
Para dicha selección de un
proveedor, la organización debe
aplicar una evaluación que
permita resaltar las funciones
de capacidad de hacer el
suministro directo de los
productos para comercializar ya
obtenidos por la empresa, como
las empresas aparte pueden
ofrecer productos hay otras
cuya características de servicios,
lo cual lo mencionado
anteriormente también aplica a
empresas que brinden servicios.
Con dicha evaluación se deben
seguir criterios en la escogencia
de los proveedores destacados y
esto lleva a la breve
consideración pertinente que
tiene la organización, Una forma
sencilla de realizar esta
evaluación es obtener un índice
de calidad de cada proveedor,
este resultado puede mostrar la
cantidad de incidencias o no
conformidades de cada uno de
los proveedores entre la
cantidad de pedidos de servidos.
por ejemplo, que se encuentre
ubicado en un lugar
determinado, que tenga las
certificaciones requeridas, ser
un proveedor oficial, etc. Así es
como se rectifica la comodidad y
beneficio de ciertos proveedores
que son los que trabajaran con
dicha organización, pero
también es importante tener en
cuenta que toda empresa en
proceso de selección de
proveedores, la selección debe
realizarse de manera periódica,
considerado semestralmente se
realiza la reevaluación a los
proveedores, con el fin de
determinar si continúan o no en
el listado de proveedores, para
futuras adquisiciones., esto
depende del comportamiento en
general de los proveedores
contratados. Los datos de
evaluación deben ser
incorporados al listado de
proveedores para poder utilizar
esta información en el momento
de elegir a un proveedor.
5. Realizar el trámite de compra:
Una vez ha sido seleccionado el
proveedor, el Jefe de Compra
elabora lo que se le llama la
"Orden de compra" y obtiene la
autorización del ordenador del
gasto, asegurándose de contar
con la aprobación de la Junta
Directiva
6. Verificar el producto
comprado: Los productos que
han sido entregados por los
proveedores previamente
seleccionados deben seguir
supervisión previa como la
verificados y/o inspeccionados
antes de ser incluidos en los
procesos de la organización.
Siempre se debe realizar dicha
acción antes mencionada al
recibido solicitado, realizándose
una breve inspección, prueba,
ensayo, entre otros aspectos
necesarios del producto. Una
práctica muy útil es comparar lo
especificado en la factura con lo
que se tiene en el espacio físico
dado que si se encuentra una
anomalía en aquello que no
coincide, puede considerarse
como puntos considerados
negativos en la eficiencia de
proveedor, según las
disposiciones de la empresa.
Recuerda dejar evidencias, los
registros como: Solicitud de
 Pedido, Orden de Compra, permitido por la norma, pues
Matriz comparativa de esta específica que el tipo y
cotizaciones, Listado de grado de control sobre el
Proveedores, Solicitud de proveedor depende del impacto
revisión y/o elaboración de sobre el producto final.
contratos y convenios; aspectos
que son esencial en toda 8. Tomar acciones en el proceso
verificación. de compra (correctivas,
preventivas y mejora): La
7. Re-evaluar proveedores: la medición del proceso de
mayoría de las organizaciones compras nos permitirá tomar
tienen alrededor de cientos de acciones para las respectivas
proveedores y sin embargo, los correcciones y con ello la
clasifican por proveedor de consecuente mejora para la
carácter crítico o no crítico en contribución al equilibrio
función de su impacto en el esencial de toda empresa,
sistema de gestión de calidad. resaltando que tener riesgos
Por lo que establecen criterios asociados a la compra hacen
como evaluaciones para más fácil el esclarecimiento de
considerar un proveedor acciones correctivas y
crítico y a estos proveedores les preventivas que podemos
hacen la evaluación de adelantar.
desempeño, lo cual puede ser

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

 INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características Requisitos legales, y normas internacionales,

específicas del producto o servicio a vender, aspectos donde acoplan las características estándares
cuantitativos/cualitativos pertenecientes a dicho que debe tener cada producto.
producto a vender, producto a comprar, cantidad,
criticidad entre otros
Documento cargado con las metodologías del proceso Catálogos de los equipos, necesarios para
de compra y subcontrataciones. obtener el producto o/y servicio a realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de la
selección y evaluación de proveedores que hacen parte materia prima o insumos, con las cuales se
de la empresa y los que están en el proceso evaluativo. obtendrá el producto o/y servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como Orden de compra, facturas y Registros de lo
el plazo solicitado, así como otros condicionantes comprado
(presupuestos, plazos de entrega, características del
producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos,
como el proceso de la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen
claramente el producto, para la aprobación del
producto, del sistema de calidad, para la cualificación
del personal, procedimientos, procesos y equipo, el
plazo solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la aprobación
del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación

con la finalidad de asegurar que los productos y
servicios cumplen con los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la
hoja de pedido de subcontratación, formato de la hoja
de evaluación de proveedor, que son el registro de la
información solicitada a los proveedores para su
aceptación, formato de la hoja de no conformidad de
producto (para compras), formato de la hoja de no
conformidad de servicio (para subcontrataciones).