MODULO III

CONTROL INTERNO PASIVO PATRIMONIO

Préstamos y Sobregiros Bancarios:
Préstamo Bancario:
Es el préstamo concedido por una entidad crediticia por el cual generalmente se
transmite dinero, para su utilización temporal por el préstamomediante pago de
intereses y unas comisiones.
A pesar de utilizar la expresión "préstamo bancario", no nos referiremos
únicamente a los préstamos concedidos por los bancos, sino, como es
usual,también a los formalizados por los demás sujetos que median en el mercado
del crédito de dinero.
En la actualidad, junto a los Bancos ejercen la actividad bancaria otras "entidades
de crédito";fundamentalmente, las Cajas de Ahorro y las Cooperativas de crédito.
Como es sabido, estas empresas tienen "como actividad típica y habitual recibir
fondos del público en forma de depósito, préstamo, cesióntemporal de activos
financieros u otras análogas que lleven aparejada la obligación de restitución,
aplicándolos por cuenta propia a la concesión de créditos u operaciones de
análoga naturaleza"Sobregiro Bancario:

Un sobregiro bancario ocurre cuando los cargos efectuados por el banco en la

Cuenta Corriente por concepto de Cheques Pagados y Notas de Débito son
superiores al monto de los Depósitosy Notas de Créditos abonadas, es decir, que
la empresa en ese momento no dispone dinero en el banco y al contrario le esta
debiendo al banco el excedente pagado por él. En este caso la empresa tieneun
saldo acreedor que constituye un Pasivo Corriente

Los conceptos básicos de contabilidad, en esta oportunidad abordaremos el

sobregiro bancario.

El sobregiro bancario hace referencia a los pagos que hace el banco que exceden
el saldo de la cuenta del cuentahabiente.

Cuando una empresa abre una cuenta corriente con un determinado valor, puede
girar cheques por un valor que sea igual o inferior al que tiene en saldo de la
cuenta, pero en algunos casos, el banco autoriza a girar cheques por un valor
superior al saldo en la cuenta corriente y es allí cuando se produce el sobregiro
bancario.

Si se abre una cuenta corriente por valor de Bs.10.000.000, es de suponer que no

se pueden girar cheques que superen Bs10.000.000, pero si al banco lo autoriza,
se pueden girar cheques por Bs.12.000.000 (por ejemplo), caso en el cual se
produce un sobregiro de Bs.2.000.000.
Es allí cuando decimos que tenemos la cuenta bancaria en rojo, porque en lugar
de tener dinero allí guardado estamos debiendo, de modo que lo que en principio
era un activo, con el sobregiro se convierte en un pasivo.

Contablemente, cuando se abre una cuenta corriente se realiza el siguiente

registro:

Cuenta Debito Crédito

111005 10.000.000
110505 10.000.000

Cuando giramos un cheque para pagar a un proveedor, el registro es el siguiente:

Cuenta Debito Crédito

220505 12.000.000
111005 10.000.000
210505 2.000.000

Nótese que de bancos sólo hemos retirado Bs,10.000.000 puesto que eso es lo
que hay; los otros dos millones los hemos llevado como una obligación financiera,
puesto que el banco nos ha prestado dos millones que hacía falta para pagar el
cheque, que es precisamente el sobregiro bancario.

El saldo rojo de una cuenta se da cuando el valor retirado es superior al saldo que
tiene. Así por ejemplo si el saldo de la cuenta bancos es de 10.000.0000 y le
acreditamos 12.000.000, tendremos un saldo negativo de 2.000.000, algo que no
se puede presentar así, por lo que se debe reclasificar a un pasivo como en efecto
corresponde.

* Presentación en el Balance General.

 Cuando una Empresa opera con una sola cuenta bancaria el Sobregiro se
presenta en el PasivoCorriente, como la primera partida del mismo.
 Cuando tiene varias cuentas corrientes o bancarias, una o más con Sobregiro y
unas o más con saldos disponibles, se presentaran las primeras en el Pasivo
Corriente y las otras en el Activo Corriente.
Cuentas por Pagar:
Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y
servicios que compra a crédito. Llevar un registro...

Cuentas por Pagar:

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes

materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de
activos fijos o contratación de inversiones en proceso.
 Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por
Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por
Pagar a Largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos
por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por
cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago
de moras o indemnizaciones.

Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico,
deben reclasificarse a Corto

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

 Cuentas por Pagar

 Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de

autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.

 Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y

pendientes de pago según controles contables, con los de los
suministradores.

 Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores

contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de
Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago,
cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.

 Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por

Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar
saldos envejecidos.

 Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben

desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado;
así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.

 Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores

deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por
lo realmente recibido.
 Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de
todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con
los de las cuentas de control correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

 Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

 Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor

analítico por deudores.
 Verificación de los documentos en los expedientes de pago por
acreedores (proveedores).
 Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la
naturaleza de estas cuentas).
 Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de
30 días).
 Verificar los convenios de pagos suscritos.

 Cuentas por Pagar Diversas.

 Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta,

clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre
contable así como analizar por edades para determinar las
envejecidas(más de días).
 Verificar los documentos justificantes de las obligaciones
pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones
y convenios de pago.
 Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor
en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en
la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo
Circulante.

 Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

 Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran

esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analítico
por acreedores.
 Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se
incluyan exclusivamente los que exceden de un año.
 Comprobar los documentos en los expedientes de pago
(contratos, convenios, etc).
  Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los
acreedores.
 Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así
como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta
cuenta).

 Definición de retención

 Retención, del latín retentĭo, es la acción y efecto de retener (conservar
algo, impedir que se mueva o salga, interrumpir su curso normal). En la
biología, la noción de retención hace referencia a la dificultad fisiológica
para eliminar los líquidos del organismo.

 La noción de retención también se utiliza en la economía y las finanzas
para nombrar a la parte retenida de un ingreso, sueldo, etc. Dicho
porcentaje suele ser apropiado por el Estado bajo diversos conceptos,
como un impuesto. La modalidad suele utilizarse para evitar las distorsiones
del mercado o para redistribuir la riqueza cuando un sector aprovecha las
ventajas comparativas de un país. Por ejemplo: si un sector gana millones
de dólares ya que el tipo de cambio vigente le permite exportar toda su
producción, el gobierno puede establecer una retención y luego destinar
dicho dinero a otros sectores que pueden sacar provecho de la política
cambiaria.
Concepto de Pasivo Contable: para la contabilidad, es lo que una empresa o persona natural,
adeuda a otros al momento de presentar el Balance General Contable. Esta deuda puede ser de
compromisos monetarios o como obligaciones para proporcionar bienes o servicios en el futuro.

Tipos y Clasificación de Pasivos Contables

- Venezuela

Concepto de Pasivo Contable: para la contabilidad, es lo que una empresa o persona

natural, adeuda a otros al momento de presentar el Balance General Contable. Esta deuda
puede ser de compromisos monetarios o como obligaciones para proporcionar bienes o
servicios en el futuro.

Conceptos, Definición, Tipos y Clasificación de las Cuentas de Pasivos Contables en

Venezuela:

- Pasivos a Corto Plazo o Circulante: son las deudas u obligaciones que se deben pagar o
liquidar dentro de un año o dentro del ciclo de operaciones.
- Pasivo a Largo Plazo: son las deudas u obligaciones que serán pagadas o liquidadas en
un plazo superior a un año a partir de la fecha de los estados financieros.

- Pasivo Diferido: también conocido como créditos diferidos, es la cuenta que incluye los
productos cobrados anticipadamente, como son, las rentas cobradas por adelantado, los
intereses descontados al otorgar los créditos o cobrados anticipadamente, etc.

- Pasivo Garantizado: es un préstamo que fue obtenido mediante la entrega de activos

como garantía.

- Pasivos Devengados: son los intereses devengados sobre los créditos y que aún no se
vence su fecha de pago.

- Pasivos Acumulados: son cuando los intereses del punto anterior se acumulan o se
retienen para ser pagados junto con el principal, a la fecha de vencimiento del préstamo.

- Pasivos Exigibles a La Vista: son los depósitos en efectivo que reciben los bancos en
cuentas de ahorro y corriente, de los cuales sus cuentahabientes o depositantes pueden
disponer en cualquier momento.

- Pasivo Exigible: son todas las deudas u obligaciones que se tienen con personas naturales
o jurídicas.

- Pasivo No Exigible: son formados por el Capital Social y Las Reservas, son pasivos,
porque pertenecen a los accionistas, pero no es exigible a la empresa su devolución.

- Pasivo Contingente: es una obligación que no es segura al cien por ciento pero puede
producirse en un futuro previsible. Un ejemplo puede ser un litigio, donde la empresa no
conoce cómo va a terminar, pero puede verse obligada a pagar una cantidad de dinero si lo
pierde.

- Pasivos Laborables: son las obligaciones que la empresa debe pagar a los trabajadores
por concepto de prestaciones laborales.

- Pasivo Total: representa la suma de todas la cuentas de pasivos, capital y reservas de la

empresa.
PASIVOS LABORALES

Los pasivos laborales comprenden las sumas de dinero que la empresa debe pagar a los
trabajadores por concepto de prestaciones laborales, tales como: indemnización,aguinaldo, bono
14 y vacaciones. El pasivo laboral puede registrarse en una cuenta que se llama Reserva para
Prestaciones Laborales o bien Reserva para Pasivo Laboral.

El pasivo laboral es la deudaimplícita acumulada por cada trabajador en caso que la empresa
tuviera que despedirle en un determinado momento.
La reserva de lo que la empresa pagará a sus empleados a largo plazo, como primas deantigüedad,
primas de vacaciones, fondos de pensiones, etc.

PASIVOS CONTRACTUALES

Término utilizado en el área de la contabilidad, Auditoría y contabilidad financiera.

Los importes insolutos de los créditos a largo Plazo que provienen de contratos firmados
por préstamos refaccionarios, hipotecarios o de cualquier otro tipo (según la legislación
sobre la materia de cada país) forman parte del Pasivo contractual, ya que constan en un
contrato extendido generalmente en escritura pública otorgada ante un notario o ante un
corredor público.

Definición de sujeto pasivo TRIBUTARIO

El sujeto pasivo es la persona física o jurídica que hace frente al pago de una
obligación

Recuerda que como empresario tienes ciertas obligaciones de cara a la Hacienda

pública. Puedes descubrir más en nuestra Guía para Pequeñas Empresas.

Es aquella persona física o jurídica obligada al cumplimiento de las obligaciones

tributarias, puede ser como contribuyente o como responsable.

Hablamos de sujeto pasivo como deudor cuando una persona en una transacción
económica se obliga voluntariamente al pago de una obligación a cambio de
adquirir un bien o un servicio.

En cuanto a impuestos, el sujeto pasivo es el que genera el hecho económico por

el que paga impuestos, según establece la ley.

Definición de contribuyente

Es aquella persona física o jurídica en la que recae el pago del impuesto o tributo
y, por tanto, está obligada a cumplir y hacer cumplir las obligaciones tributarias.

El objetivo del contribuyente es pagar los impuestos a la Hacienda Pública para

financiar al Estado y disfrutar de los servicios públicos que ofrece.

Diferencias entre sujeto pasivo y contribuyente

La diferencia entre ambos radica en la naturaleza del impuesto, es decir, si es

directo o indirecto.
Siguiendo con esto, el contribuyente es la persona llamada a soportar el tributo
sobre su capacidad económica, quien soporta la carga económica; por su lado, el
sujeto pasivo es el deudor del tributo.

Para comprenderlo mejor vamos a ilustrar ambos conceptos con un ejemplo:

En cuanto al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas el sujeto pasivo y el

contribuyente son la misma persona.

Por el contrario, en cuanto al Impuesto del IVA, el sujeto pasivo es la empresa que
vende un producto, mientras que el contribuyente es el consumidor final del
producto, al ser quien paga realmente el impuesto.

¿Qué es el patrimonio?
Podemos definir el patrimonio como el conjunto de bienes, derechos y
obligaciones que tiene una persona o empresa.

Los Bienes son los elementos materiales e inmateriales con que cuenta la
empresa. Por ejemplo, la maquinaria, el dinero que tenga en caja, las existencias
de productos o los locales que posea.

Los Derechos permiten a la empresa ejercer una facultad. Por ejemplo, son
derechos, los préstamos que tenga concedidos, o las cantidades adeudadas por
sus clientes.

Las Obligaciones, por el contrario, representan responsabilidades a las que debe

hacer frente la empresa. Son ejemplos de obligaciones las deudas que tenga
contraídas la empresa con los bancos, con sus trabajadores o con la
Administración.

Denominaremos Patrimonio Neto de la empresa o Neto Patrimonial al resultado

de practicar la siguiente operación:

Patrimonio Neto = Bienes + Derechos - Obligaciones.

Ejemplo: imaginemos que una empresa tiene:

- Dinero en caja y bancos 13.000

- Edificios valorados en 450.000

- Vehículos valorados en 110.000

- Le deben sus clientes 33.000

 - A su vez él debe al banco un préstamo que pidió 28.000

- Y también debe a sus proveedores 17.000

- Su patrimonio NETO en este caso es de (13.000 + 450.000 + 110.000 + 33.000)

- (28.000+17.000) = 561.000 euros.

Desde el punto de vista contable todos los elementos patrimoniales pueden ser
agrupados en tres grandes apartados que se denominan: Activo, Pasivo y Neto.

El Activo esta formado por los bienes y derechos de la empresa

El Pasivo exigible está formado por las obligaciones

El Patrimonio Neto está formado por el Activo menos el Pasivo.

A su vez el Pasivo más el Patrimonio Neto forman el conjunto del Pasivo de la

empresa.

Esta situación se representa por medio de dos grandes masas patrimoniales.

ACTIVO = PASIVO

PASIVO A CORTO PLAZO

OBJETIVO PRINCIPAL DE LA AUDITORIA DE LOS PASIVOS

Es cerciorarse de que todos los pasivos han sido contraídos a nombre de la

empresa, se han registrado y valuado adecuadamente, son razonables,
corresponden a obligaciones reales y estén pendientes de cubrir.
Esto es con objeto de evitar que se registren obligaciones que no sean de la
empresa, como contratos de servicios a nombre de terceros. (Prestamos
bancarios, de funcionarios, luz, teléfono, renta, etc)
Determinar si existen garantías otorgadas, gravámenes o restricciones y,
Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.
Los pasivos a cargo de las empresas constituyen un factor relevante en la
determinación de los resultados, por lo que debe hacerse la revelación y
presentación que se indican en las NIA.

PROCEDIMIENTO RECOMENDADO PARA LA AUDITORIA DE LOS PASIVOS

DE UNA EMPRESA
La Confirmación: Se refiere a la obtención de comunicación escrita de
instituciones que hayan otorgado créditos, proveedores, acreedores, entidades
filiales, abogados, etc.
Es fundamental la confirmación de los pasivos ya que es la única fuente externa
que tiene el auditor para conocer la existencia de obligaciones que pudieran
afectar a la empresa.
Es conveniente que en los renglones susceptibles de hacerlo, se solicite además
un estado de cuenta, el que permitirá comprobar el saldo y el registro de las
transacciones anotadas en el mismo.
Asimismo como se hace en los procedimientos del efectivo, debe hacerse con el
pasivo para solicitar también información sobre cualquier otro saldo a favor y a
cargo de la empresa revisada. Comúnmente los bancos informan de las
existencias de créditos, préstamos u otras operaciones de las cuales se derive una
obligación.

VENTAJAS QUE OFRECE AL AUDITOR A LA HORA DE ELABORAR UN

LISTADO DE CUENTAS Y EFECTOS POR PAGAR

1. Permite una vigilancia y control a la cuenta a estudiar;

2. Simplificación del tiempo, ya que a través de un listado se puede
seleccionar de manera sencilla el proveedor o acreedor a revisar, estudiar y
evaluar.

¿PARA QUE SE ENVIAN CIRCULARES A LOS ACREEDORES?

Los envíos de circulares constituyen una valiosa ayuda para el auditor, en su labor
de determinar el pasivo de la compañía, ya que a través de ellas se corroboran y
comprueba el o los números de comprobantes o facturas, monto de las
obligaciones y la emisión de dichos documentos.

¿POR QUE SE HAN DE INVESTIGAR LOS INTERESES Y DEMAS

OBLIGACIONES POR PAGAR?

Estos rubros se investigan ya que por tener una pequeña magnitud dentro del
balance general no son registrados a tiempo y por lo tanto se omiten como el
caso de los intereses que su costo a menudo es muy insignificante a corto plazo, y
prefieren registrarlo al final. Y por tal motivo el auditor revisa estas cuentas para
ver si fueron asentadas en las fechas previstas.
 ¿POR QUE SE HAN DE INVESTIGAR LAS OBLIGACIONES
INMEDIATEMNETE DESPUES DEL CIERRE DEL EJERCICIO?

Estas se han de investigar para comprobar la existencia y el valor de las

propiedades de cualquier negociación, y determinarlas, lo que le asegurara de que
las obligaciones a cargo de la empresa figuran íntegramente en el balance que
examina. Por ejemplo, si observa que existe una cuenta relativa a cierto préstamo
bancario, supone, por asociación de ideas, la existencia también de intereses, y en
vista de ello, procura cerciorase de que los acumulados en la fecha del balance
han sido registrados en la contabilidad. Del mismo modo tomaría en consideración
los intereses al comprobar el saldo de la cuenta de obligaciones hipotecarias, y el
mismo método seguiría en el caso de los valores realizables, los documentos por
cobrar.

¿QUE SON LOS PASIVOS CONTINGENTES? COMO SE DETECTAN E

INVESTIGAN
PASIVOS CONTINGENTES:

No es un pasivo. En lugar de esto es un pasivo potencial (posible), que depende

de un evento futuro que surge de una transacción anterior. Algunas veces tiene
una cifra definida, pero por lo general, poseen un valor indefinido. Y si una
obligación es altamente probable (tiene una alta probabilidad de que ocurra) deja
de ser contingente aun si su valor debe ser estimado. Para resumir existen
pasivos definidos de valor estimado (garantías de productos, pensiones). También
existen pasivos contingentes de bien sea valores definidos (garantía de una letra)
o de valores estimados (un pleito sobre ISLR).
PRESENTACIÓN DE LOS PASIVOS CONTINGENTES

PRESENTACIÓN ABREVIADA: Se refiere cuando se incluye en el cuerpo de un

estado financiero, pero su valor (en caso de que exista) no se incluye en los
totales. Inevitablemente, una presentación abreviada se acompaña por una nota a
pie de página explicativa.
LITIGIOS: Es una nota suplementaria de media pagina

¿COMO SE DETECTAN? A través de la obtención de información verbal y

examinando contratos, etc. Y es conveniente en todos los casos tener una
conversación sobre el particular con la dirección de la empresa, por lo que se
refiere a contingencias, y si es necesario deberá recurrirse a la discusión del
problema con los abogados del negocio, de quienes, si es oportuno y prudente,
deberá obtenerse confirmación escrita con respecto al estado de litigio y
probabilidades de perdidas no previstas.

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPRAS RESPUESTAS DEL CLIENTE
 Preguntas SI NO OBSERVACIONES

¿El pasivo por compras se captura en un documento

en el momento en que se reciben las mercancías,
verificando por conteo u otro medio la cantidad
recibida?
¿Ese documento anterior esta prenumerado?
¿los documentos anteriores se valúan en base al
precio acordado?
¿Se sumarizan los documentos anteriores y el total se
registra en mayor?
¿Los cheques se sumarizan y los totales se registran
en mayor?
¿Las compras se autorizan (dejando evidencia
ejemplo en copia de orden de compra por un
funcionario). La decisión de autorización se puede
basar en un requisición del departamento, reposición
de stock, programa de compras, etc?
¿El documento donde se capturó la mercancía
entregada (compras) se firma de recibido por la
persona que efectuó el conteo (o su supervisor)?
Las facturas para pago se revisan contra:
a) ¿Documento de captura de la mercancía recibida?
b) ¿Qué el documento anterior este firmado de recibido
c) ¿precio según factura vs. Precio acordado (ejemplo,
orden de compra, contrato, etc.?
d) ¿Aplicaciones de notas de créditos (por devoluciones
o reclamaciones)?
e) ¿Qué la compra fue autorizada (ejemplo, firma en
orden recompra)?
¿Se deja evidencia de que los pasos anteriores se
siguieron (ejemplo, utilizando sellos iniciando los
pasos, firmando, etc)?
¿Los Cheques se preparan una vez que la
documentación ha sido revisada y autorizada para
pago?
¿En el momento de la firma se tiene la
documentación enfrente y se examina (concuerde el
importe y beneficiario)?
Quien revisa las facturas para pago es diferente de
quien:
a) ¿autoriza las compras?
b) ¿prepara los documentos de captura de la mercancía
recibida?
c) ¿codifica, sumariza y registra los documentos
anteriores?
¿Quién prepara los documentos de captura de la
 mercancía recibida es diferente de quien autoriza la
compra?
Las chequeras se encuentran:
a) ¿bien custodiado?
b) ¿Los cheques cancelados se controlan
adecuadamente?
¿La documentación se cancela de pagado?
¿Los cheques una vez firmados se envían o se
entregan a los beneficiarios?
Quien prepara y firma los cheques (incluyendo
traspasos bancarios) es diferente a quien:
a) ¿prepara los documentos donde se capturan las
mercancías recibidas?
b) Revisa las facturas para pago
c) Prepara las nominas
d) ¿autoriza para pago facturas y otros conceptos?
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO RESPUESTAS DEL CLIENTE
DEVOLUCIONES
Preguntas SI NO OBSERVACIONES
¿Las devoluciones o reclamaciones sobre compras se
capturan en un documento en el momento en que se
efectúan (devoluciones) o se conozcan
(reclamaciones)
¿Ese documento anterior esta prenumerado?
¿Se valúan los documentos anteriores en base al
precio o importe pactado?
¿e codifican los documentos anteriores?
¿esumarizan los documentos anteriores y el total se
registra en mayor?
Se comparan las notas de crédito recibidas de los
proveedores contra los documentos anteriores, en
caso de diferencias se obtiene las correcciones
respectivas, se codifica y se registra en mayor?
¿Quién prepara los documentos de captura de las
devoluciones o reclamaciones es diferente de quien
revisa las facturas para pago?
¿Existe un seguimiento (ejemplo, algún tipo de
registro, archivo temporal, etc) para obtener de los
proveedores las notas de crédito respectivas por las
devoluciones o reclamaciones presentadas?
Otra persona revisa los motivos por los cuales no se
han recibido las notas de crédito respectivas, en un
periodo razonable?.
Publicado por Auditoria III
PROBLEMATICA DE LAS MERCANCIAS RECIBIDAS EN CONSIGNACION
Una de las problemáticas mas comunes es en la declaración del impuesto al valor agregado,
cuando el representante o mandante no realizo el pago del impuesto por el monto de la
venta o de la prestación oportunamente, allí el consignatario será responsable solidario del
pago del impuesto, teniendo acción para repetir lo pagado.

DESCRIPCION AMPLIA DE ¿COMO SE INVESTIGAN LAS COMPRAS?

Objetivo: Tiene como propósito examinar y evaluar si la función de compras se realiza en

la cantidad, calidad, tiempo y a precios adecuados para determinar su eficiencia y eficacia.
Para esto deberán examinarse sistemáticamente los procedimientos de requisición de
materiales, orden de compras, las forma utilizadas, verificar si se realizan diversa
cotizaciones, si existe un directorio de proveedores, si se reciben catálogos y folletos y
utilización que se les da.

Plan de la Auditoria estará comprendido en dos áreas que permitirá revisar esta área
funcional y la cual se puede estructurar de la siguiente manera: organización y
abastecimiento.

En el área de la ORGANIZACIÓN se examinara lo relativo a:

Responsabilidad de la Función de Compras: aquí se identifican los artículos cuya
adquisición es responsabilidad exclusiva del departamento de compra: de esta
manera se fija una clara delineación de la responsabilidad.
Información: Esta actividad es importante para que el departamento de compras
alcance sus objetivos; consiste en mantener registros de compras, precios,
existencias (máximas y mínimas), así como del consumo normal junto con la
cantidad económica de pedidos. Mantener registros de proveedores y de empresas
de transportes en sus tarifas de fletes; asimismo, mantener archivos de
especificaciones, catálogos y materiales excedentes.
Procuración: Esta actividad consiste en llevar a cabo aspectos como: verificar
solicitudes, conseguir cotizaciones, seleccionar proveedores, entrevistar
vendedores, negociar contratos y verificar condiciones légales, programas
compras y entregas, expedir pedidos de compras, verificar el recibo de materiales,
verificar facturas, realizar ajustes con proveedores por materiales rechazados o
defectuosos.
Investigación: Consiste en llevar a cabo estudios sobre el mercado y los materiales
con el propósito de encontrar materiales o componentes de sustitución; efectuar
análisis de costos como base para decisiones; investigar fuentes de abastecimientos;
ayudar a desarrollar y a mantener sobre bases actualizadas y especificaciones para
los nuevos productos, así como los ya establecidos.
En el área de ABASTECIMIENTOS se examinara lo relativo a:
Operación:es el examen de procedimientos, formas, actividades, que estimulan la
acción de compras. El auditor debe investigar que elementos dan origen a las
requisiciones. Los elementos que debe verificar residen en las operaciones
comunes de los departamentos de compras, por ejemplo: recepción de
requisiciones, autorización de compras, condiciones de compra, ajustes con los
proveedores, operación de almacenamiento de materiales y abastecimiento,
verificación de facturas, venta de desechos, registros. la investigación de cada una
de estas actividades produce una información de valor en la evaluación de la
efectividad del departamento de compras.
Análisis de Costo y Tiempo: este factor establece una relación consistente entre los
pedidos y la medición de su costo, determinando sus variaciones en periodos de
tiempos definidos. El Análisis del tiempo consiste en determinar las demoras en
sufrir pedidos, las demoras en fabricación por falta de materiales, etc.
Planeación de Compras: en este factor se abarcan los aspectos siguientes:
Programar la demanda futura de materiales, determinar las oportunidades de
precios más económicos, determinar el cálculo de niveles de inventario; planear la
utilización de espacios para almacenamiento; supervisar constantemente las
cantidades y los puntos de las requisiciones, tiempo de reposición manejo de
materiales. El auditor mide la eficiencia de las compras tomando una muestra al
azar de las requisiciones de compras y pedidos, se clasifica por valor en dinero, por
nivel de autorización. Y dicho análisis será revelador.
Políticas: La labor del auditor es hacer notar ciertas características distintas de las
políticas; es necesario que están reflejen los objetivos y planes del departamento;
deben ser flexibles y dejar un margen de discreción; estarán sujetas a una
interpretación amplia; deben establecerse por escrito y darse a conocer a todo el
personal del departamento. Finalmente, es necesario que se revisen y actualicen
con regularidad. Por lo tanto, el auditor medirá la efectividad de las políticas
establecidas, comparando esta con su aplicación y mediante su examen de los
resultados prácticos, y proponiendo las recomendaciones al respecto.