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PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
2014
ESTADO DO CEARÁ
PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
Suyane Pinheiro
Diretora da Divisão Sistemas de Gestão- Seplag
Mônica Andrade
Analista Judiciário – SGP
Jackeline Recamonde
Apoio à Gestão - SGP
ESTADO DO CEARÁ
PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
1. INTRODUÇÃO ................................................................................................................................ 5
2. DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA ............................................................. 5
3. PRINCIPAIS CONCEITOS ............................................................................................................ 6
4. SERVIÇOS QUE PODEM SER TERCEIRIZADOS ................................................................... 7
5. FORMA DE CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS ........................................ 9
6. ETAPAS DO PROCESSO DE TERCEIRIZAÇÃO.................................................................... 11
7. MONITORAMENTO DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS................................................... 15
8. DIREITOS DAS EMPRESAS CONTRATADAS ....................................................................... 17
9. RETENÇÕES LEGAIS EXISTENTES NOS CONTRATOS .................................................... 22
10. PROCESSOS EXISTENTES NO NÚCLEO DE TERCEIRIZAÇÃO ..................................... 23
11. FLUXO DE PREENCHIMENTO DE VAGA .............................................................................. 27
12. FLUXO DE MUDANÇA DE LOTAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS ............................................. 30
13. FLUXO DE DEVOLUÇÃO/SUBSTITUIÇÃO DE FUNCIONÁRIOS .................................... 33
14. FLUXO DE FATURAMENTO MENSAL ................................................................................... 36
15. FLUXO DE REAJUSTE ECONÔMICO E FINANCEIRO DOS CONTRATOS ................... 42
16. FLUXO DO REEQUILÍBRIO ECONÔMICO E FINANCEIRO DOS CONTRATOS ......... 49
17. LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA ......................................................... 52
17.1 LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA - FÉRIAS E 1/3 FÉRIAS ................. 53
17.2 LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA – RESCISÃO ................................... 58
17.3 LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA – 13º SALÁRIO ............................... 64
18. FLUXO DE SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS ................................................................................ 69
19. FLUXO DE RESSARCIMENTO DE DIÁRIAS ......................................................................... 73
20. FLUXO DE CONTROLE DE FREQUÊNCIA ........................................................................... 78
21. SUBPROCESSO DE PAGAMENTO ........................................................................................... 80
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
1. INTRODUÇÃO
Espera-se que os assuntos abordados sirvam como um padrão para nortear o bom
andamento das atividades, com vistas a uma melhor prestação de serviços tanto por parte do
Poder Judiciário Estadual como por parte das empresas contratadas.
3. PRINCIPAIS CONCEITOS
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usuário;
II - direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas
contratadas;
III - promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da
contratada, mediante a utilização destes em atividades distintas
daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função
específica para a qual o trabalhador foi contratado; e
IV - considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores
eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação,
especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens”
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5.1 Licitação
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6.1 Planejamento
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• obrigações da Contratante;
• qualificação técnica da empresa.
6.2 Licitação
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6.3 Contratação
Salienta-se que o contrato a ser firmado deve estar de acordo com o disposto no
edital de licitação e na proposta da contratada.
A vigência do contrato se refere a sua duração e deve ser sempre por prazo
determinado, sendo vedado, por meio da Lei 8.666/93, em seu §3º, um prazo de vigência
indeterminado. A lei ainda afirma que para os casos de contratos de prestação de serviços,
estes terão início a partir da data de sua assinatura e vigência de 12 (doze) meses, podendo ser
prorrogados por iguais e sucessivos períodos, não ultrapassando um total de 60 (sessenta)
meses.
O artigo 67 da lei de licitações determina que a execução dos contratos deva ser
acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração, que deverá ser
formalmente designado. De acordo com a IN 02/2008:
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É a pessoa designada pela contratada para ser o responsável pelo controle efetivo
dos funcionários terceirizados, fazendo o papel de um fiscal por parte da contratada. O
preposto é quem deve resolver os problemas ocorridos no decorrer da prestação dos serviços,
bem como apresentar as soluções. No TJCE, é o preposto da contratada o encarregado de
cadastrar as digitais no relógio de ponto, entrega dos contracheques para os terceirizados,
envio das freqüências, recebimento de atestados médicos e etc.
A defesa enviada pela empresa será encaminhada à SGP que deverá responder se
aceita ou não os argumentos da contratada, por meio de análise prévia do Núcleo de
Terceirização.
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Para que a gestão do contrato ocorra de forma eficiente, é necessário que o gestor
conheça e respeite os direitos das empresas contratadas, constantes na Lei 8.666/93. A seguir,
seguem alguns direitos das empresas a serem observados durante a gestão e acompanhamento
dos contratos:
• pontualidade no pagamento de suas prestações, na forma de sua exigibilidade:
...
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...
“Art. 5º...
§ 1° Os créditos a que se referem este artigo terão seus valores
corrigidos por critérios previstos no ato convocatório e que lhes
preservem o valor.
“Art. 40...
XI - critério de reajuste, que deverá retratar a variação efetiva do
custo de produção, admitida a adoção de índices específicos ou
setoriais, desde a data prevista para apresentação da proposta, ou do
orçamento a que essa proposta se referir, até a data do adimplemento
de cada parcela;...”
“Art. 40...
XIV - condições de pagamento, prevendo:
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“Art. 56...
...
Art. 65. Os contratos regidos por esta Lei poderão ser alterados, com
as devidas justificativas, nos seguintes casos:
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§ 7° (VETADO).
...
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Sempre que solicitado por uma área, o terceirizado poderá ter sua lotação alterada,
desde que autorizado pelo Presidente do TJCE, após manifestação do gestor da atual lotação.
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Cabe ressaltar que sempre que a empresa solicitar essa liberação, deverá fazê-la
por meio de abertura de processo no Serviço de Protocolo.
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Após o pagamento de diárias para o terceirizado, por parte da empresa, esta tem o
direito de receber de volta o valor pago, a título de restituição, desde que comprovado o
pagamento.
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ENTRADAS: SAÍDAS:
• Ofício/Memorando de solicitação de • Informação de contratação;
contratação. • Ofício à empresa de terceirização;
• Carta de Apresentação;
• Declaração de Não Parentesco;
• Declaração de Não Cumulação de Cargo
Público;
• Carta de encaminhamento.
SISTEMAS:
• CPA;
• Sistema de Gestão de Recursos
Humanos (GRH);
• Editor de texto.
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ENTRADAS: SAÍDAS:
• Ofício/Memorando de solicitação de • Mudança de lotação no sistema.
mudança de lotação.
SISTEMAS:
• CPA;
• Sistema de Gestão de Recursos
Humanos (GRH);
• Editor de texto.
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ENTRADAS: SAÍDAS:
• Memorando/Ofício de solicitação de • Informação de devolução/substituição;
devolução/substituição. • Ofício de devolução/substituição.
SISTEMAS:
• CPA;
• Sistema de Gestão de Recursos
Humanos (GRH);
• Editor de texto.
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ENTRADAS: SAÍDAS:
• Ofício solicitando pagamento; • Planilha Informação;
• Planilha Informação e planilha • Planilha Controle.
Controle com os valores solicitados
pela empresa terceirizada para
pagamento;
• Folha de pagamento do mês anterior;
• Arquivo SEFIP (competência mês
anterior);
• Guia da Previdência Social
(competência do mês anterior);
• Guia do Recolhimento do FGTS
(competência do mês do anterior);
• Crítica de Retorno dos Colaboradores
Terceirizados e Substitutos
(comprovando o pagamento do mês
anterior);
• Certidão Negativa de Débitos Federais;
• Certidão Negativa de Débitos
Estaduais;
• Certidão Negativa de Débitos
Municipais;
• Certificado de Regularidade do FGTS;
• Certidão Negativa de Débitos
Previdenciários;
• Certidão Negativa de Débitos
Trabalhistas;
• Comprovante de pagamento de vale-
refeição dos terceirizados e substitutos
(referente ao mês do faturamento);
• Comprovante de pagamento de vale-
transporte dos terceirizados e
substitutos (referente ao mês do
faturamento);
• Contrato e Aditivos.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc.
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ENTRADAS: SAÍDAS:
• Ofício de solicitação de reajuste. • Planilha base de custo do contrato;
• Contrato; • Planilha dotação orçamentária;
• Aditivos anteriores; • Informação explicando os cálculos da
• Leis; planilha base de custo;
• Convenção Coletiva de Trabalho; e • Memorando solicitando dotação
• Outros instrumentos que causaram reajuste. orçamentária;
• Dotação Orçamentária; e
• Aditivo ao contrato publicado.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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ENTRADAS: SAÍDAS:
• Contrato e aditivo do novo valor do contrato; • Planilha Informação da diferença a
• Planilha de custo do novo valor do contrato; ser paga regionalizada;
• Faturamentos mensais pagos sem reajuste • Planilha Composição da diferença
(levando em consideração o período por região;
compreendido no aditivo); • Memorando solicitando o
• Comprovante de pagamento dos salários e pagamento da diferença.
benefícios reajustados.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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1. As certidões devem estar atualizadas de acordo com o prazo de validade de cada uma.
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Obs.: Existem duas fontes pagadoras no Poder Judiciário do Ceará: Fundo Especial de
Reaparelhamento e Modernização do Judiciário (Fermoju) e Tesouro Estadual. A depender do
contrato, o pagamento poderá ser feito pelo Departamento de Execução Orçamentária e
Financeira (Fermoju) ou Departamento Financeiro (Tesouro Estadual).
ENTRADAS: SAÍDAS:
• Ofício solicitando a liberação dos • Informação e Planilha contendo os
valores referentes a férias e a 1/3 de nomes dos colaboradores terceirizados
férias; que saíram de férias, com o valor a
• Planilha com nomes dos colaboradores liberar de cada um e o valor total.
terceirizados, valor solicitado de cada
empregado, aviso de férias, recibo de
férias, guia de recolhimento do FGTS e
guia da Previdência Social dos meses
correspondentes às férias;
• Crítica de Retorno comprovando o
pagamento das férias;
• Certidão Negativa de Débitos:
Trabalhistas, Previdenciários, Federais,
Municipais e Estaduais;
• Certificado de Regularidade do FGTS;
• Contrato e Aditivos.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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ENTRADAS: SAÍDAS:
• Ofício solicitando a liberação dos valores • Informação e Planilha contendo os
referentes às rescisões nomes dos colaboradores terceirizados
• Planilha com os nomes dos colaboradores que rescindiram o contrato, com o
terceirizados e o valor solicitado de cada valor a liberar de cada um e o valor
empregado; total da planilha.
• Termo de Rescisão;
• Guia de recolhimento rescisório do FGTS
e demonstrativo do trabalhador de
recolhimento FGTS rescisório de cada
colaborador;
• Guia de recolhimento do FGTS e guia da
Previdência Social dos meses
correspondentes às rescisões;
• Crítica de Retorno comprovando o
pagamento do valor da rescisão;
• Certidão Negativa de Débitos
Trabalhistas;
• Certidão Negativa de Débitos
Previdenciários;
• Certidão Negativa de Débitos Municipais;
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
• Certificado de Regularidade do FGTS;
• Certidão Negativa de Débitos Federais;
• Contrato e Aditivos.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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ENTRADAS: SAÍDAS:
• Ofício solicitando a liberação dos • Informação e Planilha contendo os nomes
valores referentes ao 13º salário; dos colaboradores terceirizados que
• Planilha com os nomes dos receberam 13º salário, com o valor a
colaboradores terceirizados e o valor liberar de cada um e o valor total.
solicitado de cada empregado;
• Folha de pagamento do 13º salário;
• Guia de recolhimento do FGTS e guia da
Previdência Social correspondentes ao
13º salário;
• Crítica de Retorno comprovando o
pagamento do 13º salário;
• Certidão Negativa de Débitos
Previdenciários,
• Certidão Negativa de Débitos
Municipais;
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
• Certificado de Regularidade do FGTS;
• Certidão Negativa de Débitos Federais;
• Certidão Negativa de Débitos
Trabalhistas;
• Contrato e Aditivos.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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ENTRADAS: SAÍDAS:
• Memorando/ofício de solicitação de • Ofício de solicitação de diárias.
diárias;
• Requisição de diárias;
• Atesto de diárias.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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ENTRADAS: SAÍDAS:
• Planilha com o valor total a ressarcir; • Planilha Informação e Planilha anexo
• Planilha com o nome dos colaboradores, controle com o nome dos colaboradores
período das diárias e o valor para cada terceirizados, período das diárias e valor
funcionário; de cada funcionário e o valor total a
• Ofícios assinados por servidores do pagar à empresa.
tribunal de justiça com autorização das
diárias;
• Comprovante de pagamento das diárias
aos colaboradores terceirizados;
• Certidão Negativa de Débitos
Trabalhistas;
• Certidão Negativa de Débitos
Previdenciários;
• Certidão Negativa de Débitos
Municipais;
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
• Certificado de Regularidade do FGTS;
• Certidão Negativa de Débitos Federais;
• Contrato e Aditivos.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc.
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1. A Planilha Anexo Controle deve ser assinada por servidor do Núcleo de Terceirização e pelo
Diretor da Divisão de Pessoal.
1. A planilha informação deve ser assinada pelo Diretor do Departamento de Gestão de Pessoas
e pelo Secretário de Gestão de Pessoas.
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SISTEMAS:
• Calc
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