ESCUELA DE INGENIERÍA AUTOMOTRIZ

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

UNIDAD I

INTRODUCCION A LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
 IDENTIFICACION DE NECESIDADES
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La IDENTIFICACION DE
NECESIDADES es la fase inicial del
ciclo de vida de un proyecto, el cual
inicia con el reconocimiento de:
 UNA NECESIDAD.
 UN PROBLEMA.
 UNA OPORTUNIDAD.
Y termina con la emisión de una
SOLICITU D DE PROPUESTA
(SDP).
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 PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACION DE UNA
NECESIDAD
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. Recopilar toda la información necesaria para definir con claridad

en qué consiste la necesidad, problema u oportunidad:
 En qué consiste.
 Qué dimensión tiene ( dónde, cuándo, en qué
circunstancias…).
 Qué efectos está produciendo y cómo han ido evolucionando
en el tiempo.
2. Qué beneficios podría aportar su solución.
 Para quienes.
 De qué cuantía.
 Cómo se medirán.
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 PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACION DE
UNA NECESIDAD
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
3. Qué características y límites debe tener la solución que se proponga, los
cuáles funcionarán como bases para la SDP.
 COSTO.
 TIEMPO.
 BENEFICIOS.
 TANGIBLES O CUANTIFICABLES.
 INTANGIBLES O CUALITATIVOS.

 FACILIDAD PARA APROVECHAR LO QUE YA SE TIENE.

 AUTONOMIA PARA DARLE SEGUIMIENTO SIN AYUDA EXTERNA.
Una vez determinado lo anterior, por cada necesidad, problema u
oportunidad detectada, se podrán evaluar y decidir cuál o cuáles deberán
CONVERTIRSE EN PROYECTOS.

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 LA PREPARACION DE UNA SOLICITUD DE
PROPUESTA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
El propósito de una SOLICITUD DE PROPUESTA es describir en
forma amplia y detallada lo que desea obtener el cliente con el
proyecto
Una solicitud de propuesta debe incluir:
1. OBJETIVOS DEL PROYECTO: Resultados o
productos que deben alcanzar con el proyecto.
2. DESCRIPCION DEL TRABAJO (DDT): Alcance
del proyecto, exponiendo en forma muy general
las tareas que el cliente desea que realice el
contratista o el equipo de proyecto, para
alcanzar el objetivo.
3. REQUISITOS DEL CLIENTE: Se refieren a las
especificaciones de calidad del trabajo que se
exigirán en el proyecto.
5
 LA PREPARACION DE UNA SOLICITUD DE
PROPUESTA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

4. ESPECIFICACION DE LAS ENTREGAS QUE

DEBEN HACER EL CONTRATISTA O EL EQUIPO
DE PROYECTO: Elementos o contenidos que
deberá entregar el contratista o equipo de proyecto
al cliente: reportes, folletos, carpetas, discos para
computadora…
5. INFORMACION QUE EL CLIENTE ENTREGARA
AL CONTRATISTA O AL EQUIPO DE
PROYECTO, BAJO EL COMPROMISO DE
CONFIDENCIALIDAD.
6. APROBACIONES QUE DEBERA OTORGAR EL
CLIENTE. Por ejemplo, aprobación de programas,
metodologías, presupuestos…
7. TIPO DE CONTRATO QUE SE DEBERA
ENTREGAR AL CLIENTE, HACIENDO CONSTAR
LAS OBLIGACIONES CONTRATADAS. 6
 LA PREPARACION DE UNA SOLICITUD DE
PROPUESTA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

8. PRECIO MAXIMO QUE DEBERA TENER EL

PROYECTO Y FORMA DE PAGO QUE SE
PREFIERE POR PARTE DEL CLIENTE. Por
ejemplo, 25 % al aceptarse el contrato y 75 %
contra la entrega total del trabajo.
9. FECHA MAXIMA DE ENTREGA DEL TRABAJO.

10. CRITERIOS DE EVALUACION:

a) Experiencia en proyectos similares.

b) Metodología y enfoque técnico.
c) Programa de trabajo y fecha de entrega.
d) Precio y forma de pago.
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 FACTORES DECISIVOS PARA EL EXITO DE UNA
SDP
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
1. Definir claramente la necesidad antes de preparar una
solicitud de propuesta.
2. Se elegirá la necesidad, problema u oportunidad que
aporte mayores beneficios en relación con el costo y
consecuencias.
3. Definir un proceso y factores de evaluación de
necesidades, así como un Comité Evaluador.
4. Una buena SDP permite a los contratistas o equipo de
proyecto, preparar propuestas ajustadas a la necesidad
del cliente en forma completa y ajustada a presupuesto.
5. La SDP debe incluir una descripción del trabajo, de las exigencias del cliente,
de las entregas previstas y los criterios con los que se evaluarán las
propuestas presentadas.
6. La empresa deberá elaborar sus formatos de SDP, para que las propuestas
puedan ser evaluadas con criterios uniformes y justos.
7. Los contratistas o equipos de proyecto deben recibir la misma información por
parte del cliente. 8
 LICITAR O NO LICITAR POR PARTE DEL
CONTRATISTA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. Competencia:
• ¿ Qué otros contratistas podrán presentar también una propuesta
como respuesta a la SDP ?
• ¿ Cuál es su posición en el mercado ?
• ¿ Tienen ventaja competitiva debido a esfuerzos de mercadeo previos
a la SDP o por su trabajo anterior con el cliente
2. Riesgo:
• ¿ Existe el riesgo de que el proyecto no se autorice ?
• ¿ Desea realmente la empresa dar a concurso el proyecto u obtener
información ?
• ¿ Tiene experiencia compradora el cliente ?
3. Misión:
• ¿ El proyecto sería coherente con la misión del negocio o le llevaría a
dispersión de recursos ?
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 LICITAR O NO LICITAR POR PARTE DEL
CONTRATISTA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
4. Ampliación de capacidades y mercado:

• ¿ El proyecto propuesto proporcionaría al contratista la oportunidad de

ampliar o mejorar sus capacidades ?
• ¿ El proyecto realizado mejorará el atractivo de su currículum ?
• ¿ La rentabilidad que se obtuviera permitiría invertir en la ampliación de
la empresa ?
5. Historia de servicio a la empresa:
• ¿ Qué imagen tiene el contratista con el cliente en razón de servicios
o productos que le ha suministrado en el pasado ?
• ¿ Qué referencias podría obtener el cliente acerca del contratista ?
6. Recursos para la propuesta:

• ¿ Existe el riesgo de que el proyecto no se autorice ?

• ¿ Desea realmente la empresa dar a concurso el proyecto u obtener
información ?
• ¿ Tiene experiencia compradora el cliente ? 10
 LA PREPARACION DE LA PROPUESTA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

SECCION
TECNICA

CONTENIDO DE SECCION
LA PROPUESTA ADMINISTRATIVA

SECCION DE
COSTOS

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 LA SECCION TECNICA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
OBJETIVO: Convencer al cliente de que el contratista o equipo de proyecto
comprende la necesidad o el problema y que puede proporcionarle la solución
menos riesgosa y más benéfica.

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 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

En esta parte de la propuesta, el contratista o equipo de

3. BENEFICIO PARA proyecto debe expresar en la forma más explícita los
EL CLIENTE: beneficios:
 CUANTITATIVOS: Por ejemplo: ahorro en costos,
reducción de tiempos, reducción de inventarios,
incremento de servicio al cliente, reducción de
desperdicios…

 CUALITATIVOS: Por ejemplo, formación de capital

intelectual, adquisición de experiencia, mejoría en trabajo
de equipo, formación de futuros líderes de proyecto…

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 LA SECCION ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
OBJETIVO: Convencer al cliente de que puede hacer el trabajo propuesto ( el
proyecto) y lograr los resultados deseados.

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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

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 LA SECCION DE COSTOS
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
OBJETIVO: Convencer al cliente de que el precio o costo del proyecto para el
cliente es realista y razonable.
1. COSTOS DE MANO DE OBRA: Salarios u honorarios de las personas que
trabajarán en el proyecto, incluyendo cargas
sociales y prestaciones.
Puede presentarse por etapas, para mayor
claridad y comprensión.
2. MATERIALES: Incluye todo tipo de materiales que se requieran.
Igual que los anteriores, pueden presentarse por
etapas, para mayor claridad y comprensión.
3. SUBCONTRATISTAS Y ASESORES: Honorarios de subcontratistas y asesores que
será necesario utilizar para el proyecto.
Se justificará su conveniencia y los beneficios que
aportará su intervención.
4. ALQUILER DE EQUIPOS E Incluye el costo del alquiler de equipos,
INSTALACIONES: instalaciones, herramientas que serán necesarias
para el proyecto.
5. VIAJES: Incluye los viáticos que será necesario erogar.

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 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
6. DOCUMENTACION: Costo de impresión de manuales, dibujos, informes,
publicaciones, videos…
7. GASTOS Se calcula un porcentaje sobre la suma de los costos
INDIRECTOS: anteriores y se añade al presupuesto. Este porcentaje será
suficiente para cubrir los gastos de operación del contratista.
Obviamente, esta partida no existirá cuando se utiliza un
equipo interno de proyecto.
8. AUMENTOS: En el caso de proyectos que abarquen tiempos largos, en
épocas de economías rápidamente cambiantes. Deberán
proponerse índices para el ajuste de precios, por ejemplo:
aumentos de la inflación general, o inflación al fabricante,
inflación en determinada rama de negocios, paridad
monetaria…
9.CONTINGENCIAS: Es una cantidad o reserva administrativa que el contratista
quiera incluir para cubrir lo inesperado.
10. HONORARIOS O Las partidas anteriores, son costos. Ahora el contratista
UTILIDADES: añadirá sus honorarios, es decir, la utilidad que pretende
obtener por la ejecución del proyecto.
Obviamente esta partida no existirá cuando se trabaja con
equipo interno de proyecto.
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 LA EVALUACION DE LA PROPUESTA
POR PARTE DEL CLIENTE
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Los clientes evalúan las propuestas en diferentes
formas:
• Algunos, observan primero los precios de las
diversas propuestas y seleccionan por ejemplo,
sólo las tres de precios más bajos, para proceder
después a una evaluación técnica.
• Otros, eliminan inicialmente las propuestas con
precios que exceden a sus presupuestos o
aquellas otras, cuya sección técnica no cumpla con
todos los requisitos establecidos en la SDP., para
proceder luego a evaluarlas en base a factores de
evaluación bien definidos.
• En otras ocasiones se evalúan las propuestas
técnicas y administrativas, sin tomar en cuenta el
costo. Después, las que alcancen mayor
puntuación en la revisión técnico / administrativa,
se evalúan ya nada más en cuanto a sus costos.
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 CRITERIOS MAS USUALES USADOS POR LOS
CLIENTES PARA EVALUAR PROPUESTAS
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
• Cumplimiento de la descripción del trabajo y los requisitos del cliente,
establecidos en la SDP.
• Comprensión por parte del proyectista del problema o necesidad del cliente.
• La adecuación y practicidad del enfoque propuesto por el proyectista para
solucionar el problema.
• Experiencia y referencias obtenidas del proyectista en proyectos similares.
• Experiencia del personal clave que será asignado a trabajar en el proyecto.
• Capacidad administrativa, incluyendo la capacidad del proyectista para planear y
controlar el proyecto.
• Realismo del programa del proyectista.
• Metodología y realismo para calcular los precios.
• Competitividad del precio ( en un juicio de costo beneficio).

Muchas veces es conveniente pedir a las personas que presentaron propuestas, el

que hagan, además de la presentación escrita del proyecto, una presentación oral de
las mismas, para que el cliente tenga oportunidad de ampliar información
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 EJEMPLO DE TABLA PARA LA EVALUACION DE
PROPUESTAS
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Proyecto: Fecha de recibido:
Presentado por: Fecha de evaluación:

Califique los siguientes criterios con base en una escala de 1 ( bajo ) a 10 ( alto )

CRITERIOS DE PONDERACION CALIFICACION PUNTOS COMENTARIOS

EVALUACION A B A POR B

1. ENFOQUE. 30 4 120 Descripción superficial de

la metodología
2. EXPERIENCIA. 30 3 90 Poca experiencia con
empresas industriales.
3. PRECIO. 30 9 270 Ofrece el precio más bajo
respaldado por datos.

4. PROGRAMA. 10 5 50 El programa es demasiado

optimista.
SUMA TOTAL: 100 530

Ventajas de esta propuesta; Es la que ofrece el precio más bajo, por tener
los gastos de operación más bajos entre los candidatos 20
 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Desventajas de esta propuesta; Es la que refleja los gastos de

operación más bajos, pero habrá que verificar que ello no sea
a causa de tener personal con sueldos bajos por tener poca
experiencia e instalaciones y equipo que no respalden
suficientemente al proyecto.

Comentarios y sugerencias: Se sugiere visitarle en sus

instalaciones para verificar personalmente sus condiciones de
operación.
Entrar más a detalle sobre la metodología que utilizó para calcular los
tiempos y verificar el realismo de sus proyecciones.

Nombre y firma del evaluador

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 FACTORES DECISIVOS PARA EXITO DE UNA
PROPUESTA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

• Estudiar a fondo la SDP y ampliarla en una entrevista

personal con los clientes principales del proyecto.
• La propuesta deberá responder punto por punto a todos
los requisitos de la SDP. ( calidad es el grado en que se
satisfacen las necesidades y expectativas del cliente al
primer intento y siempre ).
• Es importante que la propuesta resalte los factores
únicos que la diferencian de las de los competidores.
• Las propuestas deben ser realistas. No ofrecer o
prometer lo que no se podrá cumplir.
• Deberá redactarse de manera sencilla, sin utilizar
complicaciones técnicas que obscurezcan su
comprensión para el cliente, el cual puede no ser un
técnico en la materia.
• Deberá acompañarse de testimonios de calidad y
experiencia que avalen la competencia del proyectista. 22
 FACTORES A PREVER EN EL CONTRATO CON UN
PROYECTISTA EXTERNO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

• Rescisión si se descubre falsedad dolosa en los costos

• Cómo resolver incremento en los costos o demoras en los programas
• Necesidad de que el cliente apruebe previamente a contratistas que
intervendrán en el proyecto.
• Información que será proporcionada por el cliente al proyectista.
• Compromiso de confidencialidad del proyectista respecto de la
información recibida.
• Respeto a patentes y marcas.
• Condiciones en que se dará por rescindido el contrato y forma de
liquidarlo.
• Condiciones de pago y forma de resolver retrasos en el pago.
• Pago de primas si se termina anticipadamente el proyecto con la calidad
contratada.
• Penalidades si no se termina el proyecto en los tiempos previstos.
• Cómo tratar los cambios al proyecto sea por parte del cliente o del
proyectista
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 EJERCICIO PARA FIJACION DEL CONOCIMIENTO

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. Señale al menos tres factores que los contratistas 1.

tienen que tomar en cuenta para licitar o no ante una 2.
SDP: 3.
2. Defina en que consiste un propuesta y cuál es su
propósito:
3. Señale qué propósito tiene la parte técnica de una
propuesta y qué debe contener:

4. Señale qué propósito tiene la parte administrativa de

una propuesta y qué debe contener:

5. Señale que finalidad tiene la parte de costos de una

propuesta y qué debe contener:
6. Explique cómo se evalúan las propuestas por parte
del cliente.
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