PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO

1. Objetivo
Establecer un procedimiento que permita llevar un control eficiente de los
procesos de registro y control de los inventarios en los laboratorios de la escuela
profesional de ingeniería Agroindustrial de la Universidad Nacional de Trujillo, a
través de la distribución adecuada de las tareas y responsabilidades, además de
mantener el registro y documentación oportuna y suficiente de los movimientos
que se realicen en cada laboratorio.
2. Alcance
El control de inventarios contempla una serie de pasos que incluyen tanto el
ingreso y salidas de insumos y reactivos así como también la entrada y salida de
materiales, y las bajas de materiales y equipos por deterioro apreciable, inutilidad
u obsolescencia.
El control se realizará en todos los laboratorios de la escuela profesional de
ingeniería Agroindustrial de la Universidad Nacional de Trujillo.
 Laboratorio de Biotecnología y Microbiología de los Productos
Agroindustriales
 Laboratorio de Ingeniería de Procesos Agroindustriales
 Laboratorio de Tecnología de los Productos Agroindustriales
 Laboratorio de Análisis sensorial
 Laboratorio de No Alimentos
 Laboratorio de Biomoléculas
 Laboratorio Cereales y Leguminosas
El personal que tiene a su cargo la ejecución del proceso de control de los
inventarios son los encargados de cada uno de los laboratorios a través del
apoyo del docente responsable.
3. Procedimiento de entradas y salidas de insumos y reactivos
Para el control de entradas y salidas de insumos y reactivos se utilizara una
“formato de Control de Existencias”, este sistema debe registrar, para cada
producto, los ingresos y salidas de laboratorio. Cabe hacer notar que todos los
registros en la tarjeta de existencias, deben estar respaldados con el respectivo
documento que acredite el origen o destino de estos insumos y reactivos.
Un adecuado manejo de los inventarios de insumos y reactivos en los
laboratorios, permitirá llevar acabo un control eficiente, sobre la cantidad de
productos existentes en dicho laboratorio, además esto permitirá detectar
oportunamente la necesidad de nuevos requerimientos de insumos y reactivos.
Dentro de las funciones que realizara el encargado de cada uno de los
laboratorios para el control de entradas y salidas de insumos y reactivos son los
siguientes:
 1. Recepcionar e inspeccionar los insumos y reactivos que ingresan a
laboratorio.
2. verificar las cantidades de insumos y reactivos que están ingresando.
3. Registrar los insumos y/o reactivos que ingresan en la Tarjeta de Control
de Existencias, indicando la cantidad, procedencia de insumo y/o reactivo
y la fecha de ingreso.
4. Verificar la salidas de insumos y/ reactivos y registrar en Tarjeta de
Control de Existencias, indicando la cantidad, origen de insumo y/o
reactivo y la fecha de salida.
5. Registrar en la Tarjeta de Control de Existencias, indicando la cantidad,
origen de insumo y/o reactivo y la fecha de salida.
6. Registrar en la tarjeta de control de existencias la cantidad disponible de
reactivos y/o insumos en cada fecha que se haga un ingreso o salida.

LABORATORIO:

RESPONSABLE:

INSUMO ENTRADA SALIDA

Y/O CANTIDAD
FECHA CODIGO REACTIVO CANTIDAD ORIGEN CANTIDAD DESTINO DISPONIBLE

4. Control de requerimientos y uso de materiales y equipos

Para el control de requerimientos y uso de materiales y equipos se utilizará un
“formato de Control de Uso”, este sistema debe registrar, para cada producto, la
utilidad y funcionamiento en laboratorio. Cabe hacer notar que todos los registros
en la tarjeta, deben estar respaldados por el encargado de laboratorio, es decir,
una revisión antes y después de su respectivo uso.
Un adecuado manejo de los inventarios de materiales y equipos en los
laboratorios, permitirá llevar acabo un control eficiente, sobre la cantidad y
estado de materiales existentes en dicho laboratorio, además en cuanto a
equipos, permitirá detectar oportunamente algunos daños, mal funcionamiento y
necesidad de mantenimiento oportuno y a tiempo.
Dentro de las funciones que realizara el encargado de cada uno de los
laboratorios para el control de requerimientos y usos de equipos y materiales son
los siguientes:
 1. Inspeccionar antes de hacer entrega de los materiales y equipos.
2. Verificar las marcas y modelos que se están entregando.
3. Registrar que están en uso en la Tarjeta de Control de Uso, indicando la
cantidad, descripción del producto, quién se hace responsable del uso,
alguna observación que se pueda verificar y la fecha de entrega y la de
devolución.
4. Verificar y reportar en la devolución, identificando algún deterioro o daño
que haya sufrido el material o equipo durante su uso.
5. Ordenar nuevamente cada uno de los materiales entregados.
6. Registrar en la Tarjeta de Seguimiento para aquellas personas que
entregaron materiales o equipos con algún deterioro o daño.
Material Responsable Fecha de Fecha de
Cantidad Observaciones
o equipo del uso entrega devolución

5. Procedimiento de Bajas de materiales y equipos

Se realizarán las bajas de equipos y materiales por deterioro apreciable, inutilidad
u obsolescencia, que Son aquellos materiales y/o equipos que por su estado de
obsolescencia o inservibles, no son útiles en los laboratorios, ya que su reparación
es más costosa que adquirirlos nuevos. Una vez identificados y clasificados este
tipo de materiales y/o equipos, se deberán dar de baja de la base de datos de
inventarios.

1. Elaborar y estandarizar los respectivos formatos para el registro y control

de los bienes que se encuentran en desuso por su estado de
obsolescencia, daño o inservible.
2. Identificación del bien que se encuentra en desuso, obsolescencia, daño o
inservible.
3. Depurar y actualizar las bases de datos y dar de baja a los materiales y/o
equipos inservibles obsoletos existentes en el laboratorio.
4. Llenar el formato Bajas de materiales y equipos, indicando la fecha de baja
de dicho equipo y/o material.
5. Actualizar el inventario teniendo en cuenta las bajas de equipos y/o
materiales.

FORMATO DE BAJA DE EQUIPOS Y/ O MATERILES

REPORTE N°: FECHA:
NOMBRE DEL EQUIPO:
DESCRIPCION
 UBICACIÓN
MOTVO DE BAJA
COMO SE DETECTO

RESPONSABLE
OBSERVACIONES

6. Propuesta para un mayor control y seguimiento

Para llevar un mejor control y seguimiento del inventario a través del tiempo, se
sugiere hacer una sectorización y reordenamiento de los insumos, materiales y
equipos. Para esta sectorización se necesitará una clasificación de estos. Esta
clasificación se podría guiar a partir del material de composición y estado en caso
de los materiales. Para los insumos se podría realizar una clasificación usando
sus características químicas y también su potencialidad de riesgo. Y en cuanto
equipos mediante su función.
Para un mayor control y seguimiento, también recomendamos hacer una revisión
general al inicio de la semana (lunes) y al finalizar la semana (viernes).