Las 3 principales cuestiones de la tabla pivote de Excel resueltas

He mostrado mi webinar de Pivot Free a más de 40,000 personas en los últimos años y
continuamente recibo las mismas preguntas de los asistentes a mi seminario web
sobre los pequeños problemas que tienen al usar una tabla dinámica.
Quiero poner estos problemas en la cama para que pueda salir y usar una tabla
dinámica para analizar muchos datos y crear cuadros de mandos interactivos con
métricas empresariales clave, en lugar de preocuparse por estos pequeños matices.
Entonces, en este rápido tutorial, te mostraré cómo:

Tabla de contenidos
Consejo 1: suma en lugar de contar
Consejo 2: Formatos de número fijo
Consejo 3: actualización automática

N.º 1 SUMA EN CUANTO A CONTAR

La queja número 1 que recibo es "¿Por qué mis valores se muestran como un Conteo
en lugar de como una suma?"
Bueno, hay tres razones por las cuales este es el caso.
1. Hay celdas en blanco en su columna de valores dentro de su conjunto de datos; o
2. Hay celdas de "texto" en su columna de valores dentro de su conjunto de datos; o
3. Un campo de Valores está Agrupado dentro de su Tabla de Pivote.

1. CELDAS EN BLANCO (S):

Entonces, si tiene al menos una celda en blanco en una columna Valores, Excel
automáticamente piensa que toda la columna está basada en texto. Muy estúpido,
pero así es como piensa.
2. CELDA DE TEXTO (S):

Además, si tiene una celda que está formateada como Texto dentro de
su columna Valores, entonces también causará que cuente en lugar de sumar. Esto
generalmente ocurre cuando descargas datos de tu ERP o sistema externo y arroja
números formateados como texto, por ejemplo, 382821P

Obtenemos el molesto recuento de ventas a continuación:

Eche un vistazo a los siguientes tutoriales que le muestran cómo ubicar
celdas en blanco.

Encuentra celdas en blanco en Excel con un color

En Excel puede tener un conjunto de datos que proviene de una fuente externa que no
siempre está formateada a su gusto.
Una de las cosas más comunes que puede encontrar son celdas en blanco en sus datos
de Excel que pueden dificultar su análisis, especialmente si está utilizando una tabla
dinámica para analizar los datos.
Para encontrar estas celdas en blanco molestas en Excel, deberá resaltar todo su
conjunto de datos (CTRL + *) y abrir el acceso directo Ir a : CTRL + G> Especial>
espacios en blanco.
Luego puede completar las celdas en blanco con un color rojo y filtrar por ese mismo
color para ver las celdas en blanco y tomar alguna acción de formateo.
Te muestro lo fácil que se puede hacer a continuación.
EXCEL REVISIÓN:
PASO 1: Tendrá que ingresar un valor o un cero dentro de esta celda
en blanco o con formato de texto
PASO 2: Diríjase a su tabla pivote, haga clic en el recuento de
... y arrástralo fuera del área de valores
PASO 3: Actualiza tu tabla pivote
PASO 4: Suelta una vez más el campo Valores (VENTAS) en el área
de Valores

3. VALORES AGRUPADOS
Digamos que coloca un campo Valores (p. Ej., Ventas) en las Etiquetas
Fila / Columna y luego lo Agrupa.
Cuando coloca el mismo campo Valores en el área de Valores, también
obtendrá un Conteo de ...
EXCEL REVISIÓN:
PASO 1: haga clic con el botón derecho en los valores agrupados en la
tabla dinámica y elija Desagrupar:
PASO 2: Arrastre el recuento de ventas fuera del área de valores y
suelte para eliminarlo

PASO 3: Suelta una vez más el campo VENTAS en el área de Valores

¡Ahora mostrará una suma de VENTAS !
NB . A veces necesitará ubicar la tabla dinámica que tiene los valores
agrupados. El campo VENTAS puede no ser evidente que está
Agrupado, especialmente si no está seleccionado en las etiquetas Fila /
Columna.
Puede necesitar arrastrar y soltar este campo desde los campos de tabla
dinámica y en el área Etiquetas de fila / columna para confirmar que está
agrupado.

# 2 FORMATOS DE NÚMEROS FIJOS

La solicitud no.2 que obtengo es "¿Hay alguna manera de tener un
formato de valor predeterminado en la tabla dinámica para que no
tengamos que formatear siempre los valores cada vez que creamos una
tabla dinámica?"
Bueno, sí, hay ... ¡algo así!
Cuando creas una nueva tabla dinámica, siempre formateará las celdas
sin comas ni puntos decimales, lo cual es muy difícil de leer,
especialmente si tienes números positivos y negativos que llegan a los
millones.
Aquí te muestro cómo superar este problema.

EXCEL REVISIÓN:
PASO 1: haga clic dentro de su tabla pivote y vaya a Herramientas
pivotables> Analizar / Opciones> Seleccionar> Tabla pivote
completa
PASO 2: Vuelva a PivotTAble Tools> Analyze / Options> Select y esta
vez elija laopción Values

PASO 3: Presione CTRL + 1, que abrirá elcuadro de diálogo Formato de

celdas
PASO 4: elija la categoría Número y seleccione el formato que desea ,
luego presione OK :
¡Tu tabla pivote ahora está formateada!

Ahora puede colocar más campos de valores (como números de

TRANSACCIONES) en el área Valores y también mantendrá el mismo
formato:

¡También puede copiar y pegar esta tabla dinámica y reorganizarla y el

formato se mantendrá!
Cool hey.

# 3 REFRESH AUTOMÁTICO
Actualizar algunos Pivot Table puede ser complicado para algunos
usuarios.
Las personas olvidan que cada vez que su fuente de datos se actualiza,
también necesitará Actualizar su tabla dinámica para que se actualice y
refleje los cambios.
Mucha gente pregunta si hay una manera de actualizar automáticamente
una tabla dinámica, que obtengo por completo.
Aquí te muestro un par de formas en que puedes hacer esto.

1. ACTUALIZAR LA MESA PIVOTE DESPUÉS DE LA

APERTURA:

Esta es una gran característica que la mayoría de la gente desconoce.

Le permite actualizar sus tablas dinámicas tan pronto como abra su libro de Excel.
Esto es excelente si los datos de su tabla pivote están vinculados a otro libro de trabajo
que recibe actualizaciones de sus colegas y solo puede ver el informe de la tabla
pivote.

EXCEL REVISIÓN:

PASO 1: haga clic con el botón derecho en su tabla dinámica y elija Opciones de tabla
pivote :
PASO 2: Seleccione la pestaña Datos y marque la casilla "Actualizar datos al abrir el
archivo" y OK

¡Cada mañana que abre su libro de trabajo de Excel, puede estar seguro de que se
actualiza la tabla dinámica!

2. ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA CADA X MINUTOS:

Si tiene su conjunto de datos vinculado en una fuente de datos externa, puede

actualizar automáticamente cada x minutos.
Sus datos pueden almacenarse en una fuente de datos externa como Access, un sitio
web, SQL Server, Azure Marketplace, etc.

EXCEL REVISIÓN:

PASO 1: si sus datos se almacenan externamente, deberá hacer clic en su tabla

dinámica y ir a Propiedades (esto solo estará habilitado para la selección si tiene una
fuente de datos externa)
PASO 2: Esto abrirá las Propiedades de la conexión y tendrá que
seleccionar la casilla Actualizar cada y configurar manualmente la
hora y presionar OK.

Ahora puede sentarse y disfrutar de una taza de café mientras su Pivot

Table se actualiza cada pocos minutos :)

Espero que hayas disfrutado este artículo y que ahora puedas superar
estos pequeños matices y gastar tu valioso tiempo donde sea necesario,
analizando tus datos y haciendo informes perspicaces con tu tabla

pivote.
Siéntase libre de comentar a continuación y hágame saber qué temas de
Pivot Table tiene y los resolveré por usted.
Aclamaciones
John