Auditoria 1

INSTITUTO DE DESARROLLO AGRARIO (IDA)
Carta de Gerencia CG 1-2007

Informe para aprobación
Firma Miembro
Independiente de
San José, 01 de agosto del 2008.
Señores
Instituto de Desarrollo Agrario (IDA)
Presente
Estimados señores:
Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la auditoría externa del Instituto de Desarrollo
Agrario (IDA) correspondiente al período 2007, y con base en ese examen efectuado observamos
ciertos aspectos referentes al Sistema de Control Interno y Procedimientos de Contabilidad, los
cuales sometemos a la consideración de ustedes en la Carta de Gerencia número CG1-2007.
Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden
apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como
principal protección contra posibles irregularidades que un examen de pruebas selectivas puede
no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en
particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los procedimientos
de contabilidad.
Agradecemos una vez más la colaboración recibida que nos han brindado los funcionarios y
empleados del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA), y estamos en la mejor disposición de
ampliar o aclarar el informe que se adjunta en una sesión conjunta de trabajo.
DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS

CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS
Lic. Gerardo Montero Martínez

Contador Público Autorizado N° 1649
Póliza de Fidelidad N° R-1 153
Vence el 30 de setiembre del 2008
“Exento del timbre de Ley 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, por
disposición de su artículo número 8”.
Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 2

Firma Miembro
Independiente de
TRABAJO REALIZADO
Los aspectos más importantes revisados fueron los siguientes:
Ambiente de Control
 Procedimos a dar lectura a las actas de la Junta Directiva para el período que terminó el 31
diciembre del 2007, estudiamos aspectos relevantes a fin de determinar acuerdos que
pudieran tener un efecto importante en el resultado de la auditoría.
 Solicitamos la lista de informes de Auditoría Interna emitidos durante el periodo 2007, esto
con el fin de ampliar nuestro criterio y verificar las acciones realizadas como parte de la
aplicación de procedimientos de control interno institucional.
 Solicitamos los informes de la Contraloría General de la República.
Efectivo en Caja y Bancos
 Revisamos las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes en moneda

nacional mantenidas por la Institución en el Sistema Bancario Nacional, al 31 de diciembre
del 2007.
 En todas estas cuentas revisamos que los saldos mostrados en la conciliación bancaria,
coincidieran con su respectivo saldo en la cuenta mayor y con el estado de cuenta bancario
a la misma fecha de corte.
 Revisamos la antigüedad de las partidas conciliatorias y dimos seguimiento a las gestiones

realizadas por la Administración para documentar y registrar las partidas pendientes.
 Confeccionamos y enviamos confirmaciones de saldos directamente a los bancos con el fin

de comprobar la información contenida en las conciliaciones.
Inversiones en Valores
 Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2007.
 Solicitamos confirmaciones de saldos.
 Realizamos un recálculo de ingresos por intereses sobre inversiones.

 Verificamos el saldo de intereses por cobrar.
 Verificamos la concentración de las inversiones.

Firma Miembro
Independiente de
Documentos y Cuentas por Cobrar
 Analizamos las cuentas o partidas más importantes que componen este rubro y revisamos la
variación ocurrida durante el período de revisión.
 Analizamos la suficiencia de la estimación para cuentas incobrables.
 Efectuamos un muestreo, para realizar un análisis de cobros posteriores.
 Verificamos la razonabilidad de los saldos mediante confirmaciones enviadas directamente a los

deudores.
Gastos Pagados por Anticipado
 Verificamos la cobertura de los seguros para la salvaguarda de los activos de la Institución.
 Investigamos el origen de las partidas y su naturaleza.
Propiedad, Planta y Equipo
 Revisamos de forma selectiva las adiciones y retiros del período.
 Practicamos un cálculo global de depreciación.
 Solicitamos la conciliación del registro auxiliar contable con el inventario físico que se ha
venido realizando.
 Solicitamos la conciliación del registro auxiliar de los terrenos en reserva con los datos
oficiales del Registro Público.
Otros Activos

Firma Miembro
Independiente de
 Solicitamos información sobre la naturaleza de estas cuentas.
 Revisamos cobros posteriores.
Cuentas y Documentos por Pagar y Otros Pasivos
 Realizamos pruebas analíticas al saldo de los gastos acumulados por pagar.
 Solicitamos información sobre la naturaleza de estas cuentas.
 Revisamos pagos posteriores.
Patrimonio
 Realizamos un análisis de los ajustes aplicados directamente al superávit acumulado.
 Analizamos movimientos importantes.
Ingresos
 Solicitamos el presupuesto y ejecución presupuestaria, además de analizar la conciliación

del Presupuesto con la Contabilidad.
 Realizamos el cálculo global de los ingresos por intereses.
 Determinamos la razonabilidad de los ingresos por impuestos indirectos y las subvenciones

del Estado.
Gastos

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Independiente de
 Analizamos el cumplimiento del presupuesto con respecto a los gastos reales del período a
fin de determinar variaciones importantes o desviaciones significativas.
 Realizamos un muestreo monetario con el software de auditoría ‘Audit Command

Language’ (ACL) para revisar la documentación soporte de los gastos administrativos y
demás gastos.
 Realizamos un análisis de las planillas reportadas a la Caja Costarricense de Seguro Social y

lo confrontamos con los montos registrados contablemente, a fin de determinar la
razonabilidad del gasto por sueldos.
 Solicitamos el presupuesto y ejecución presupuestaria, además de analizar la conciliación

del Presupuesto con la Contabilidad.

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Independiente de
HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
HALLAZGO 1: MAL ESTADO DE BODEGA UTILIZADA PARA ARCHIVAR LA

DOCUMENTACION
CONDICIÓN:
La Institución no cuenta con un local apto para manejar la documentación soporte de sus
transacciones ni una persona encargada de darle orden y mantenimiento, por lo que la
información que respalda las operaciones contables se encuentra deteriorada, con exceso de
humedad, roedores, suciedad e inseguridad en su estructura física.
CRITERIO:
Un control interno razonable requiere de procedimientos adecuados para la custodia, manejo y

protección de la documentación que respalda las transacciones de la Institución.
CAUSA:
La administración no ha considerado necesario tomar una medida para salvaguardar de forma

adecuada la información.
EFECTO:
La Institución se expone al riesgo de que se produzcan pérdidas de documentos importantes o

el total de sus archivos. Ante requerimientos internos o externos de la documentación como la
Contraloría General de la República, de existir alguna pérdida de información, la Institución
podría verse afectada con sanciones.
RECOMENDACIÓN:
Evaluar la posibilidad de cambiar la estructura física donde se encuentra almacenada la

documentación y asignar algún funcionario que se encargue de ordenar y dar el mantenimiento
adecuado de dicha documentación así como la distribución del material educativo que se
encuentra en esas bodegas que no forma parte de la documentación de IDA pero se encuentra
ocupando espacio físico en esta bodega.

Firma Miembro
Independiente de
HALLAZGO 2: REGISTRO AUXILIAR CONTABLE DE ACTIVOS CON

ACTIVOS EN DESUSO
CONDICIÓN:
El registro auxiliar de activos fijos del Instituto, mantiene registrados activos con antigüedad
superior a 15 años, los cuales no existe una certeza de que existan físicamente o de que los
mismos estén en uso par parte de la Institución. Como ejemplo de ello, la Unidad de Control de
Activos, realizó un levantamiento físico el cual presenta diferencias con dicho auxiliar, en vista
de que no todos los activos fueron determinados físicamente.
CRITERIO:
El registro auxiliar contable, debe reflejar en su saldo la información concerniente a los activos
que efectivamente posee la institución y que se encuentran en uso, excluyendo aquellos activos
dañados, obsoletos, o que ya no se encuentren físicamente.
CAUSA:
No se ha realizado una depuración del registro auxiliar de activos, ya que existen activos con
hasta más de 30 años de antigüedad, que no han sido excluidos oportunamente de dicho
registro.
EFECTO:
No se tiene una certeza razonable del saldo de los activos fijo que efectivamente posee la
institución y que se encuentren en uso.
RECOMENDACIÓN:
Realizar una depuración del registro auxiliar contable, con el fin de que el mismo refleje el
saldo razonable de los activos fijos de la entidad y asi mismo este sirva como una herramienta
para el control de los activos.

Firma Miembro
Independiente de
HALLAZGO 3: ACTIVOS EN MAL ESTADO PENDIENTES DE DESECHAR EN

DIRECCION SUBREGIONAL CHOROTEGA
CONDICIÓN:
En la oficina de la subregión de Cañas existen activos en mal estado que no han sido
desechados y se encuentran incluidos en los registros contables.
CRITERIO:
Un control interno razonable requiere de procedimientos adecuados para el control de activos

así como inventarios físicos dos veces por año con el fin de mantener y actualizar en el registro
contable los activos que se encuentran en uso.
CAUSA:
Las regionales y subregionales realizan intercambio de activos entre ellos y solo le envían copia
a oficinas centrales y no en todas las ocasiones, asimismo no se informa oportunamente sobre
los activos que están fuera de uso.
EFECTO:
Los inventarios de activos de las subregiones no concuerdan con el control de la oficina

regional. Los activos por desechar se encuentran ocupando espacio físico en oficinas del IDA
Cañas sin contar aún con un visto bueno para su respectiva destrucción.
RECOMENDACIÓN:
Realizar un inventario físico para obtener un conocimiento exacto de cuanto es el activo listo
para desechar o destruir, posterior a esto solicitar a oficinas centrales un aval para que el
asesor legal de la región prepare el acta de destrucción y realice el trámite necesario. Además
es conveniente realizar inventarios dos veces por año para que el control de activos se
encuentre actualizado.
HALLAZGO 4: NO HAY CONTROL DE ACTIVOS ACTUALIZADOS EN LA

REGION Y SUB REGIONES DE HEREDIA

Firma Miembro
Independiente de
CONDICIÓN:
No existe un control de activos actualizado en la oficina regional de Heredia y sus respectivas

subregionales que permita conocer los activos que se encuentran asignados a dichas oficinas.
Ningún funcionario tiene conocimiento de cual fue la última fecha de actualización de dicho
auxiliar, por lo que no existe certeza de su razonabilidad.
CRITERIO:
Un control interno razonable requiere de procedimientos adecuados para el control de activos

así como inventarios físicos dos veces por año.
CAUSA:
No se tiene un control confiable de los activos ya que no se sabe cuándo fue la última vez que
estos fueron inventariados. Se nos dijo que el director regional comentaría este tema con
nosotros pero no se hizo presente.
EFECTO:
Al no existir un control de activos y un inventario, no se puede conocer con certeza si han

existido robos de activos, si estos están siendo utilizados correctamente, y si están asignados
bajo la responsabilidad de los funcionarios que los tienen en uso.
RECOMENDACIÓN:
La administración debe hacer una actualización del control de activos mediante un inventario
que de una certeza de cuales son los activos que realmente se encuentra asignados a la oficina
regional.
HALLAZGO 5: FALTANTE DE CAJA CHICA EN LA SUB REGION DE SAN

CARLOS
CONDICIÓN:

Firma Miembro
Independiente de
Al realizar el arqueo de caja chica en la oficina subregional de San Carlos se determinó que
existía un faltante de ¢30.000 ya que no se utilizó un vale o comprobante para justificar el
dinero que se utilizó para la compra de combustible, por lo que en el momento del arqueo no
estaba documentado.
CRITERIO:
Es deber de los funcionarios responsables de los fondos rotatorios y caja chica cumplir con el
reglamento de caja chica específicamente el artículo 16.
CAUSA:
No teníamos ningún comprobante firmado por un funcionario que nos indicara que el dinero
que faltaba en caja efectivamente había sido entregado para compra de combustible.
EFECTO:
El manejo de los comprobantes justificantes para el fondo de caja chica es obligatorio según el
reglamento de operación de fondos, por lo que esta práctica corresponde a un incumplimiento
de lo establecido en el reglamento de caja chica en el artículo 16.
RECOMENDACIÓN:
Velar por el adecuado manejo de la caja chica así como del cumplimiento del reglamento de
caja chica y tener cuidado especial con el consecutivo de los vales ya que todo egreso en este
fondo debe estar respaldado por un comprobante.

Firma Miembro
Independiente de
OTROS ASUNTOS A INFORMAR
ASUNTO 1: FINCAS EN CONDICIONES QUE IMPIDEN SU ASIGNACIÓN
El Departamento Formación de Asentamientos no nos suministró la lista de las fincas adquiridas en

años anteriores, que presentan circunstancias que impiden su asignación para los propósitos para los
que fueron adquiridas, y que por consiguiente presentan deterioro en su valor al 31 de diciembre del
2007, por lo que desconocemos cualquier ajuste, reclasificación o revelación que fuera necesario de
habérsenos suministrado dicha información.
RECOMENDACIÓN:
Girar las instrucciones para identificar cuales fincas presentan estas condiciones, y evaluar el efecto
que esto pueda tener en el valor de las mismas registrado en los estados financieros. Así mismo,
determinar la necesidad de reclasificar dichas propiedades a una cuenta distinta a la de terrenos en
reserva, en vista de que los mismos ya no serán usados para programas de asentamientos, por lo que
su propósito difiere de los terrenos registrados en esta partida.
ASUNTO 2: FONDO DE FAO SUSTRAIDO EN EL 2001 EN LA DIRECCION

REGIONAL CENTRAL
En los registros contables se encuentra asignado a la Región Central un fondo de FAO el cual
fue sustraído en el 2001 y aun no ha sido retirado como fondo de la dirección.
La administración ha realizado los trámites para retirar la asignación de este fondo ya que fue
sustraído desde el 2001 sin embargo en oficinas centrales no le han dado una solución a dicho
problema.
RECOMENDACIÓN:
Realizar las gestiones necesarias para hacer el ajuste contable y pasar por perdida el antes
citado fondo que es por un monto de ¢446 868.

Firma Miembro
Independiente de
SEGUIMIENTO A CARTA DE GERENCIA CG 1-2006
En
Pendiente Proceso Corregido
HALLAZGO 1: PARTIDAS SIN MOVIMIENTO DESDE

HACE MÁS DE CINCO AÑOS
CONDICIÓN:
Al 31 de diciembre del 2006 los saldos de las siguientes cuentas no

presentan movimientos desde hace más de cinco años:
X
Detalle Saldo
Depósitos expropiación de fincas ¢ 135.789.415

Depósitos por cobrar 30.055.610
Contratos adjudicatarios por cobrar 572.798
Fincas en proceso de colonización 40.495.513
Total ¢ 206.913.336
HALLAZGO 2: CUSTODIA DEFICIENTE DE LOS

RESPALDOS CONTABLES
CONDICIÓN:
Como parte de nuestra revisión visitamos la bodega ubicada en La

Florida de Tibás, donde entre otros documentos, se guarda la X
información contable de la Institución. Determinamos que esta
bodega no cuenta con las condiciones mínimas para la adecuada
custodia de la información, dado que no existe una persona
encargada del recibo y la entrega de los documentos.
HALLAZGO 3: DEPOSITOS POR APLICAR POR PARTIDAS X

ANTIGUAS NO IDENTIFICADAS
Firma Miembro
Independiente de
En
CONDICION:
Al revisar las cuentas de depósitos recibidos, encontramos partidas

contabilizadas temporalmente mientras se localiza su procedencia,
las cuales con el tiempo se han acumulado sin lograr identificar el
origen de las transacciones y sin aplicar a sus cuentas respectivas.
Al 31 de diciembre del 2006, el saldo registrado por este concepto
alcanza un total de ¢75.705.502.
HALLAZGO 4: FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE LA

ESTIMACIÓN PARA INCOBRABLES
CONDICION:
X
No existe un análisis de antigüedad de saldos para las cuentas
“Documentos por Cobrar IDA” y “Préstamos por Cobrar Caja
Agraria”. Por esta razón el saldo de la estimación por incobrables,
que al 31 de diciembre del 2006 asciende a ¢156.070.968, no se
encuentra actualizado.
HALLAZGO 5: DIFERENCIA ENTRE REGISTROS

AUXILIARES DE CAJA AGRARIA CON
EL MAYOR GENERAL CONTABLE
CONDICION:
Al 31 de diciembre del 2006 existen las siguientes diferencias entre X

los registros auxiliares de documentos por cobrar de la Caja Agraria
con el mayor general contable:
Registro
Cuenta Detalle auxiliar Mayor general Diferencia
Documentos por cobrar Caja
2500-100 Agraria ¢566.242.504 ¢501.517.963 ¢50.636.876
HALLAZGO 6: FALTA DE UNA CONCILIACIÓN DEL X

REGISTRO AUXILIAR DE COMPRA DE
FINCAS DEL DEPARTAMENTO DE
ORDENAMIENTO AGRARIO CON LOS
DATOS OFICIALES DEL REGISTRO

Firma Miembro
Independiente de
En
PÚBLICO
CONDICIÓN:
Al 31 de diciembre del 2006 el Departamento de Ordenamiento Agrario

no cuenta con un estudio actualizado, certificado y debidamente
conciliado de los terrenos del control de propiedades de esa dependencia
con los datos oficiales del Registro Público, que permita a su vez la
conciliación con el registro auxiliar contable.
HALLAZGO 7: LOS INVENTARIOS DE LA UNIDAD DE

CONTROL DE ACTIVOS NO SE CONCILIAN
CON EL REGISTRO AUXILIAR CONTABLE
CONDICIÓN:
X
El Departamento Administrativo no cuenta con una conciliación de los
inventarios físicos de activos realizados por la Unidad de Control de
Activos con el registro auxiliar contable de la cuenta “propiedad, planta y
equipo”.
HALLAZGO 8: NO EXISTE UN INVENTARIO FÍSICO DE LA

CUENTA “ACTIVOS ADQUIRIDOS EN
FINCAS RECURSOS IDA”
CONDICIÓN: X
Al 31 de diciembre del 2006 no existe un inventario físico para la

cuenta “Activos adquiridos en fincas recursos IDA”, cuyo saldo a
esa fecha asciende a ¢202.271.596.
OTROS ASUNTOS A INFORMAR X
HALLAZGO 1: CUENTA “VARIOS ACREEDORES DE CAJA

AGRARIA” SIN REGISTRO AUXILIAR
CONDICIÓN:
A la fecha de nuestra revisión, pudimos determinar que la cuenta “Varios

Firma Miembro
Independiente de
En
acreedores” incluye un rubro denominado “Parceleros Varios Períodos
Anteriores” por un monto de ¢6.616.232. No se nos suministró el
registro auxiliar que conforma este monto acumulado al 31 de diciembre
del 2006.
HALLAZGO 2: FALTA LA ACTUALIZACIÓN DE FIRMAS EN

LAS CUENTAS CORRIENTES
CONDICIÓN:
Al revisar las confirmaciones enviadas por los bancos, determinamos que

a la fecha aparecen personas autorizadas para firmar en las cuentas X
corrientes que ya no laboran para la Institución. Ejemplos de lo anterior
se presentan seguidamente:
Banco Firma aún autorizada Número de cédula
Banco Nacional Cordero Quesada Marco 3-201-310
Banco de Costa Rica Cordero Quesada Marco 3-201-310
Seguimiento a visitas regionales
Pendiente En Proceso Corregido
1. DIRECCIÓN REGIONAL PACIFICO CENTRAL (OROTINA)
HALLAZGO 1: NO SE UTILIZA SELLO DE “PAGADO CON X

CHEQUE NÚMERO___ “EN LOS
COMPROBANTES DE CHEQUES

Firma Miembro
Independiente de

CONDICION:
En nuestra revisión del control interno en la Dirección Pacífico Central y

Sub-Regional de Orotina, observamos que no se aplica de forma consistente
el sellar los comprobantes de cheques con el sello de ¨Pagado con cheque
número _¨.
HALLAZGO 2: NO SE UTILIZAN LOS FORMULARIOS

INDICADOS EN EL REGLAMENTO DE CAJA
CHICA
CONDICIÓN:
Al realizar nuestra visita a la Dirección Regional Pacífico Central y realizar

el arqueo a la caja chica, se determinó que se entregaron sumas de dinero
sin contar con un respectivo comprobante o vale de caja autorizado.
Además no se da el debido uso del formulario de “Requisiciones”.
A continuación se presentan algunos ejemplos de facturas en cuestión:
NUMERO FECHA NOMBRE DETALLE MONTO

--- 18/09/2007 Vale (sin documento) 16.500,00
--- 18/09/2007 Vale (sin documento) compra hojas impresión 12.320,00
--- 18/09/2007 Vale (sin documento) pago placa 263-587 50.000,00
257263 18/09/2007 sin nombre Azúcar 870,00
74698 18/09/2007 Mini Súper El Nance varios (galletas-frescos) 6.260,01
298225 08/09/2007 Coop. Productores Leche Parásito 15.680,00
38170 17/09/2007 Purdy Motor revisión vehículo 51.591,19
185565 21/08/2007 Naviera Tambor paquera ferry 5.700,00
1479 22/08/2007 Ready Rentacars, S.A. Remolque 35.000,00
92417 17/08/2007 sin nombre cartucho tinta 7.500,00
HALLAZGO 3: LAS CONCILIACIONES BANCARIAS NO SON X
FIRMADAS CONSISTENTEMENTE POR LAS
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN SU
Firma Miembro
Independiente de

REALIZACION.
CONDICION:
Al efectuar la revisión de las conciliaciones bancarias en la Dirección

Pacífico Central durante el período auditado, se observó que las mismas
carecían de la firma de hecho por y revisado por.
2- DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL

HALLAZGO 2: COMPROBANTES DE CHEQUES NO SE
SELLAN CON “PAGADO CON CHEQUE
NÚMERO___ “
CONDICIÓN:
Al realizar nuestra revisión del control interno en la Dirección Central y

Sub-Regional de Cartago, observamos que no se aplica de forma
X
consistente el sellar los comprobantes de cheques con el sello de ¨Pagado
con cheque número _¨.
HALLAZGO 3: LA DIRECCION REGIONAL CENTRAL NO

CUENTA CON SU PROPIA ASESORIA LEGAL.
CONDICIÓN:
X
Durante nuestra visita realizada a la Dirección Regional Central y Sub-
Región de Cartago, se pudo constatar que ésta no cuenta con su propia
asesoría legal.
3. DIRECCIÓN REGIONAL CHOROTEGA

HALLAZGO 1: COMPROBANTES DE CHEQUES NO SE X
SELLAN CON “PAGADO CON CHEQUE
NÚMERO___ “
CONDICION:

Firma Miembro
Independiente de

Al realizar nuestra revisión del control interno en la Sub-Regional de
Liberia, observamos que no se aplica de forma consistente el sellar los
comprobantes de cheques con el sello de “Pagado con cheque número _”.
4. DIRECCIÓN REGIONAL DE HEREDIA

HALLAZGO 2: EXPEDIENTES SIN NÚMERO DE FOLIO
CONSECUTIVO
CONDICIÓN:
X
En las oficinas de las Sub-Regionales de Horquetas y La Virgen se
encontraron que los expedientes de asentamientos no cuentan con número
de folio consecutivo.
HALLAZGO 3: DOCUMENTACION SOPORTE DE LOS X
EXPEDIENTES SE ENCUENTRA
INCOMPLETA O INEXISTENTE.
En las oficinas de las Sub-Regionales de Horquetas y La Virgen se

encontraron en los expedientes de asentamientos inconsistencias en la
documentación soporte, tal y como se detalla a continuación:
No se nos proporcionó un procedimiento para la confección de los

expedientes. Según los encargados la documentación mínima es:
1-) Fotocopia del plano

2-) Fotocopia de adjudicación
3-) Fotocopia de escritura (si tuviese)
4-) Fotocopia cédula
5-) Fotocopia trámites al predio
Revisión de expedientes Sub-Región Horquetas:

Fotocopia
Fotocopia del Fotocopia de Fotocopia de Fotocopi trámites al
Nombre Asentamientos plano adjudicación escritura a cédula predio
Jorge Ruiz Matarrita Díaz Personales número 11   Sin escritura  X

José Alberto Arroyo Castro Granja número 3 X   X X
Daysi Ramona Ruiz Trejos Los lirios número 19 X   X X
IDA Las flores número 13   Sin fotocopia X 
Revisión de expedientes Sub-Región la Virgen:

Fotocopia
acuerdo Fotocopia
Junta Fotocopia de Fotocopia de Fotocopia trámites al
Nombre Asentamientos Directiva adjudicación escritura cédula predio

Firma Miembro
Independiente de

Bejarano Rodríguez G. El Paraíso número 36   Sin escritura X X
Jesús Nuñez López El Paraíso número 13   Sin escritura X 
Domingo Mora A Tres Rosales número 2     X
Merlyn Fernando Arce El Campesino número 5   Sin fotocopia X X
5. DIRECCIÓN REGIONAL BRUNCA

HALLAZGO 1: REGISTROS AUXILIARES DE ACTIVOS
DESACTUALIZADOS
CONDICIÓN: X
En las oficinas de la Dirección Regional Brunca no se nos proporcionó el

detalle debidamente actualizado de los activos asignados a los usuarios.
HALLAZGO 2: DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DE CAJAS
CHICAS.
CONDICIÓN:
X
Al momento de realizar los arqueos de la caja chica de la Regional
comprobamos que los vales utilizados no poseen numeración consecutiva.
6. DIRECCIÓN REGIONAL HUETAR NORTE

HALLAZGO 1: ACTIVO TRASLADADO A SUB-REGIONAL
SIN EL DOCUMENTO DE TRASLADO
RESPECTIVO
CONDICION:
X
Al realizar un muestreo selectivo de activos se determinó que la impresora
matriz de punto con número de placa 596 que según el listado de activos
suministrado por la administración de la Dirección Regional Huetar Norte
se encuentra asignada a esta oficina, fue enviada a la sub-regional de
Guatuso, sin embargo no se elaboró el respectivo formulario de traslado
que mantiene y exige elaborar la administración del IDA.
HALLAZGO 2: DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DE CAJAS X

CHICAS DE LA REGIONAL Y LA SUB-
REGIONAL DE CIUDAD QUESADA.
CONDICIÓN:
Al momento de realizar los arqueos de la caja chica de la Regional

Firma Miembro
Independiente de

comprobamos que los vales utilizados no están en un block pre-numerados
y que no se utilizan requisiciones para la cancelación de facturas.
HALLAZGO 3: REGISTROS AUXILIARES DE ACTIVOS
DESACTUALIZADOS
CONDICIÓN:
En las oficinas de las Regionales Huetar Norte y la Sub-Regional Ciudad

Quesada no se nos proporcionó el detalle debidamente actualizado de los
activos asignados a los usuarios. X
HALLAZGO 4: DOCUMENTACION SOPORTE DE LOS

EXPEDIENTES SE ENCUENTRA
INCOMPLETA O INEXISTENTE.
CONDICIÓN:
En las oficinas de las Sub-Regional de Ciudad Quesada se encontraron

expedientes de asentamientos con inconsistencias en la documentación
soporte.
No se nos proporciono un procedimiento para la confección de los

expedientes. Según los encargados la documentación mínima es: X
1-) Fotocopia del plano

2-) Fotocopia de adjudicación
3-) Fotocopia de escritura (si tuviese)
4-) Fotocopia cédula
5-) Fotocopia trámites al predio
Fotocopia
Fotocopia de Fotocopia
acuerdo Junta adjudicació Fotocopia de Fotocopia trámites al
Nombre Asentamientos Directiva n escritura cédula predio
Carlos Rojas Lobo Javillos número 13   Sin escritura X X

Vitalia Campos La Amistad número 15-2    X 
Freddy García R Monte HOREB, número 40   Sin escritura X X
José Zamora Vega Efraín Araya número 3 X X Sin escritura X 

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Independiente de

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DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS

Lic. Gerardo Montero Martínez

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Efectivo en Caja y Bancos

 Revisamos las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes en moneda

 Revisamos la antigüedad de las partidas conciliatorias y dimos seguimiento a las gestiones

 Confeccionamos y enviamos confirmaciones de saldos directamente a los bancos con el fin

 Realizamos un recálculo de ingresos por intereses sobre inversiones.

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Documentos y Cuentas por Cobrar

 Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2007.

 Analizamos la suficiencia de la estimación para cuentas incobrables.

 Efectuamos un muestreo, para realizar un análisis de cobros posteriores.

 Verificamos la razonabilidad de los saldos mediante confirmaciones enviadas directamente a los

Gastos Pagados por Anticipado

 Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2007.

 Verificamos la cobertura de los seguros para la salvaguarda de los activos de la Institución.

 Investigamos el origen de las partidas y su naturaleza.

Propiedad, Planta y Equipo

 Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2007.

 Revisamos de forma selectiva las adiciones y retiros del período.

 Practicamos un cálculo global de depreciación.

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 Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2007.

 Solicitamos información sobre la naturaleza de estas cuentas.

 Revisamos cobros posteriores.

Cuentas y Documentos por Pagar y Otros Pasivos

 Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2007.

 Realizamos pruebas analíticas al saldo de los gastos acumulados por pagar.

 Solicitamos información sobre la naturaleza de estas cuentas.

 Revisamos pagos posteriores.

 Realizamos un análisis de los ajustes aplicados directamente al superávit acumulado.

 Analizamos movimientos importantes.

 Solicitamos el presupuesto y ejecución presupuestaria, además de analizar la conciliación

 Realizamos el cálculo global de los ingresos por intereses.

 Determinamos la razonabilidad de los ingresos por impuestos indirectos y las subvenciones

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 Realizamos un muestreo monetario con el software de auditoría ‘Audit Command

 Realizamos un análisis de las planillas reportadas a la Caja Costarricense de Seguro Social y

 Solicitamos el presupuesto y ejecución presupuestaria, además de analizar la conciliación

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HALLAZGO 1: MAL ESTADO DE BODEGA UTILIZADA PARA ARCHIVAR LA

Un control interno razonable requiere de procedimientos adecuados para la custodia, manejo y

La administración no ha considerado necesario tomar una medida para salvaguardar de forma

La Institución se expone al riesgo de que se produzcan pérdidas de documentos importantes o

Evaluar la posibilidad de cambiar la estructura física donde se encuentra almacenada la

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HALLAZGO 2: REGISTRO AUXILIAR CONTABLE DE ACTIVOS CON

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HALLAZGO 3: ACTIVOS EN MAL ESTADO PENDIENTES DE DESECHAR EN

Un control interno razonable requiere de procedimientos adecuados para el control de activos

Los inventarios de activos de las subregiones no concuerdan con el control de la oficina

HALLAZGO 4: NO HAY CONTROL DE ACTIVOS ACTUALIZADOS EN LA

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No existe un control de activos actualizado en la oficina regional de Heredia y sus respectivas

Un control interno razonable requiere de procedimientos adecuados para el control de activos

Al no existir un control de activos y un inventario, no se puede conocer con certeza si han

HALLAZGO 5: FALTANTE DE CAJA CHICA EN LA SUB REGION DE SAN

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