Capitulo = & Formularios En este capitulo trataremos: @ Crear formularios @ Ulilizar ol asistente de formularios ‘@ Modificar las propiedades de los formularios @ Agregar campos a un formulario y modificar sus propiedades.MeenOfeeress SENT tente para formularios Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar 0 mostrar los datos de una tabla 0 consutta. Los formularios se pueden usar ara controlar el acceso a los datos, como qué campos 0 filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sdlo algunos de los ‘campos de una tabla que contiene numerosos campos. SI se proporciona a esos usuarios un formulario con silo esos campos, les sera mas facil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes. As Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y dcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visuaimente atractivo, resultard més agradable y més eficaz trabajar con una base de datos, ademas de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorectos. Para seleccionar ‘con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creacion de formulario que Access 2007 presenta. Asimismo, permite definir cémo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de més de una tabla 0 consulta siempre y ‘cuando defina con antelacién las relaciones entre las tablas y consultas. Para hacer uso del asistente para formularios haga lo siguiente: 1. Enla ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Mas formularios y, a continuacién, en Asistente para formularios. 2. Siga las instrucciones que figuran en las paginas del Asistente para formularios. Si desea indluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga dic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pagina del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demas campos que desee incluiren el formulario. A continuacién, haga clic en y Siguiente o Finalizar. oa 3. Enla ultima pagina del asistente, haga clic en Finalizar. Actividad 1: Crear un formulario basado en la tabla Categorias En la base de datos Club de video StarCentro, usted crearé un formulario que muestre los datos de la tabla Categoria, el disefio final debe ser el sigulerte: 3 fete lolol a-ty lacategore Deserpeion Ragiste Wes >S=enan Capttulo Vil: Formularios ‘Siga los siguientes pasos: 4. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botén Mas formularios y seleccione Asistente para formularios de la lista que se muestra. 2. En el paso 1 del asistente seleccione la tabla Categoria, note que también puede elegir consultas para disefiar formularios. Luego haga clic en >> para seleccionar todos sus campos los mismos que serdn incluidos en el formulario. Haga clic en siguiente. creado nur enelferies? te gt dence race a 5. Se le sugiere Categoria como titulo del formulario; déjelo asi y haga clic en dl botén finalizar.ry SENATI La forma en la que se muestran los datos en los formularios asi como sus posibilidades de edicién y actualizacién dependen de un conjunto de propiedades. En la Actividad 1 hemos creado un formulario haciendo uso del asistente, para modificar sus propiedades debemos abrir este formulario en modo disefio, realice las siguientes acciones: 1. Abra el formulario en vista disefto. Puede hacer clic derecho sobre él y activar el comando Vista Diserio. me

lol RE S| 1 Ninguno D Asignsdo 5} | racturaco Pecida . JAgctaca ‘| Haga clic en la flecha para que se muestre la lista desplegable. 2 Haga clic en una opcién dela lista desplegable. Crear un cuadro combinado mediante un asistente 4. Haga clic con el botén secundario del mouse (ratén) en el formuario en el panel de exploracién y, a continuacion, haga dlic en Vista Disefio. 2. Enla ficha Disefio, enel grupo Controles, asegirese de que Usar asistentes para controles| este seleccionado. 3. Haga clic en la herramienta Cuadro combinado 2. 4. En el formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar el cuadro combinado. 5. Cuando el asistente pregunte cémo desea obtener los valores de! control, siga uno de estos procedimientos: + Sidesea mostrar los datos actuales de un origen de registros, haga clic ‘en Quiero que el cuadro de lista/cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta + Si desea mostrar una lista fia de valores que cambiarén raras veces, haga clic en Escribiré los valores quo desee. + Sidesea que el control realice una operacion de bisqueda en vez de funcionar como una herramienta de entrada de datos, haga clic en Buscar un registro en el formulario segin el valor que he seleccionado en el cuadro de lista o cuadro combinado. De este modo, se crea un control independiente con una macro incrustada que realice una operacién de busqueda baséndose en el valor especificado por el usuario..... fin 6. Siga las instrucciones para espectficar cémo deben aparecer los valores. 7. Siha seleccionado una de las dos primeras opciones que figuran en la primera pagina del asistente, se le preguntara qué debe hacer Access cuando se seleccione un valor. Siga uno de estos procedimientos: + Para crear un control independiente (control no enlazado: control que no esta conectado con un campo de una tabla, consulta o instruccién ‘SQL subyacente. Un control no enlazado se suele ublizar para mostrar texto informativo o Imagenes decorativas.), haga dic en Recordar el valor para utilizarlo mas adelante. De este modo, Access recordara el valor seleccionado hasta que el usuario lo cambie o cierre el formuario, pero no escribird el valor en ninguna tabla. + Para crear un control dependiente (control enlazado: control utilizado en un formulatio, informe o pagina de acceso a datos para mostrar 0 modificar los datos de una tabla, consulta o instruccién SQL. La propiedad OrigenDelContro! (Contro!Source) del control almacena el nombre del campo al que se enaientra enbzado.), haga clic en Almacenar el valor en el campo y, a continuacién, seleccione el campo al que desee enlazar el control. 8. Haga clic en Siguiente y escriba una etiqueta para el control. Esta etiqueta se mostrara junto al control ¢ »\ 9. Haga clic en Finalizar. Actividad 3: Crear Formulario Videos Se le solicta crear un formulario para la Tabla Videos, en la base de datos Club de Videos StarCentro. Tener en cuenta que la tabla videos tiene datos que provienen de otra tabla, por elemplo el IdCategoria, es un dato que esta almacenado en la ‘abla Categorias. En los primeros capitulos se establecié una relacién entre estas ‘ablas. 1. Con la base de datos Club de Videos StarCentro abierta. Haga dic en el botén Formulario en blanco del grupo Formularios de la ficha Crea 2 De la lista de campos de la tabla Videos haga doble dlic sobre el campo Video. 3. Acontinuacién vamos a crear un cuadro combinado que permita seleccionar bb categoria a la que pertenece un determinado video. En este paso lo més sencillo seria arrastrar de la Lista de campos el campo WCategoria, ya que si hemos establecido las relaciones_y hemos creado ‘campos de biisqueda deberia mostrarse aulomaticamente un Control cuadro ‘combinado en el formulario..e Capttulo Vil: Formularios ~ 5. Sin embargo, explicaremos como crear un control Cuadro combinado usando el asistente para controles. 6 Eh la ficha Disefio, en el grupo Controles, asegirese de que Usar asistentes para controles esté seleccionado. Haga clic en la herramienta Cuadro combinado 3 8 En el formuario, haga clic en el lugar donde desee colocar el cuadro ‘combinado. Aparece el Asistente para cuadros combinados ~ 9. Seleccione el primer botén de opcién y pulse Siguiente 10. En el siguiente paso seleccione la tabla Categorias y pulse Siguiente e Dette amides tardeesan danbe p 11. Haga doble clic en el campo Descripcion para selecdonato a la lista de ‘Campos seleccionados. Pulse Siguiente 12. En este paso si lo desea puede establecer un Teaser pera los registros que ‘seran mostrados en el cuadro combinado, luego pulse Siguiente istente para cuadros eombinados j uk apr er oo on } net agit cat cen rin een $ 48. Modifique el ancho de la columna si lo desea, asegirese que /a casita de \erficacién Ocultar la columna clave (recomendado) este activa, y pulse ‘Siguiente. y 75.ane pa casos conbiodor J Rutande dees engnb chess en ‘Sone een clbrs dvesoas ese é [Planters cmea cove Geveens) 14. Seleccién el botén Almacenar el valor en el campo y en la lista seleccione el campo IdCategorias. Puise Siguiente. ns 15. En el Gitimo paso escriba un nombre para la etiqueta que acompafiara al cuadro combinado en este caso. freusares comrades jorias y pulse Finalizar. Sodeseasttaeeadl anion [wy 16. Haga doble clic en el campo IdGenero de la Lista de Campos de la tabla Videos, se deberd insertar un cuadro combinado, de no ser asi, proceda a Gear usted el cuadro combinado segin lo visio en pasos anteriores. El dsefio final del formulario debe ser el mostrado en la imagen. oviceo: Categoria ‘irene Wdcenero: TERROR Desciipcion: artes 13 Stock 10 Foto: 17. Guarde el formulario con el nombre Videos pC, 76wr SENATI Vamos © Capttulo Vil: Formul le a modificar el formulario Clientes creado en la actividad 2 para hacer que muestre un cuadro combinado en el campo Sexo, en lugar de! cuadro de texto. En este ca siguient 1 2. ingresaremos los datos manuamente al cuadro combinado. Proceda de la te forma: Abra el fornulario Clientes en vista disefio, de la base de datos Giub de Videos StarCentro, creado en la actividad 2. Elimine el control cuadio de texto para el campo Sexo. | x is En la ficha Disefio, en el grupo Controles, asegirese de que Usar asistentos para controles esté selecoionado. Haga olic en la herramienta Cuadro combinado En el formulrio, haga clic en el lugar donde desee colocar el cuadro combinado. En el asisiente seleccione el la segunda opcion Escril desee y pulse Siguiente. los valores que En Namero de columnas escriba 2, para mostrar dos columnas. Escriba los datos segéin muestra la | ise Siguiente. OAL ep En este paso se le solicita {Qué columna contiene los datos que desea guardar?, elja la Col 1, esto quiere decir que cada vez que el usuario seleccione un elemento de! cuadro combinado el valor que se almacenara sera Mo F. Pulse Siguiente . € Conens diponibies: Seleccione Almacenar el valor en el campo y de la lista seleccione el campo Sexo. Pulse Siguiente \ 7sexo ft P| = = 11. Grabe el formulario. A continuacién proceda de la misma forma para el control Estado civil. Busqueda de registros en un formulario A continuacién crearemos un formulario que nos ayude a realizar biisquedas de nuestros datos mediante un cuadro comtinado. Realice los siguientes pasos: 1. Seleccione la tabla Videos y ha continuacién utilice el botén Formulario del grupo Formularios en la ficha Crear, para crear un formulario automaticamente. = Basco =] 5 Nine 2. Acontinuacién cambie a la Vista Disefio para modificar el formulario. 3. La tabla Videos tiene una relacién uno a varios con la tabla Detalles por eso se hha insertado en la parte inferior una Hoja de datos, por el momento no es necesario esta hoja de datos, por lo tanto la 4. Haga clic en el botén Titulo del grupo Controles en la ficha Diserio, para mostrar el ftulo del formulario en la seccién Encabezado oN det B ye A |= 3 BaGGO bad 2-5 & 5. Agegue a la seccién Encabezado un control Cuadro combinado. 6. Enel asistente para controles elija la tercera opcin y puse Siguiente. tenet vee oe ‘ e eee ey2s, wasn lh 7. En Campos disponibles seleccione el campo pe Deseripelon para agregarlo a la lista de Campos disponil teense nn poe 8. Si lo desea puede modificar el ancho de la columna para mostrar los datos correctamente. Pulse siguiente. 9. Escriba una etiqueta para el campo en este caso Ingrese una Descripci Pulse Finaiizar. ea” 10. Grabe el formulario con el nombre Busqueda de Videos. Formularios continuos Los formularios continuos permiten que sean vistos los detalles de mas de un registro simulténeamente, tal como se aprecia en la siguiente ilustracién.fn al oa Cee ON Ce Ree MEME ERS Ce Try Se le soicita crear, en la base de datos Club de Video StarCentro, un Formulario ‘continuo que muestre los registros de la tabla Empleados. 1. Haga clic em la tabla Empleados y ejecute el asistente para formularios. 2. Seleccione todos los campos de la tabla empleados y pulse Siguiente. 3. Ella la distribucién Tabulary pulse Siguiente. 4. Seleccione el estilo que usted desee y pulse Siguiente. 5. Escriba un titulo para su formulario en este caso escriba Empleados de Club de Videos StarCentro y pulse Finalizar 6. Active la Vista disefio para modificar el Formutario 7. Para la seccion Detalle, Cambie el ancho de las cajas de texto y cambie su posicion 8. Para la seccién Encabezado, Modfique las efquetas. Algunas necesitan que cambie su texto, otr coloque en negrta. 9. Para la seccién del Pie a. Amplie la seccién arrastrando el puntero desde la parte inferior de la banda. b. Haga clic en el control Cuadro de textodel cuadro de herramientas y luego haga clic en la seccién Pie def formulario. c. Modifique el texto de la etiqueta para que diga “Registros Mostrados” d. Cambie la propiedad Origen de datos de! cuadro de texto que acaba de crear para sea =Cuenta(IdEmpleaco) 10. Cambie las propiedades del formulario a. Establezca la propiedad Barras de desplazamiento al valor Sdio vertical i La propiedad Botones de desplazamienio debe estar confgurads en ‘su alineacién, otras su posicién y todas que las ©. Cambie la propiedad Pemitir Agragar a No (ficha Datos en la Hoja de propiedades) 11. Muestre la vista Formulario.© Sena Coote vt Fel Subformularios Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro de! formulario se denomina subformulario. Una combinacidn de formulario y subformulario se denomina a veces formulario jerarquico, formulario principardetalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son sobre todo eficaoes cuando se desea mostrar datos de tablas, © consultas que quardan una relacién uno a varios. Por ejemplo, puede orear un formulario que contiene un subformulsrio para mostrar los datos de una tabla denominada Categorias y de otra tabla denominada Productos. Los datos de la tabla Categorias representan el lado "uno" de la relacién. Los datos de la tabla Productos constinjen ef lado "vros" de lm relactn, ya que cada oxtegora tene més de un producto le Nesuiner caternins [as 2] ‘chang —® Guarand FancAstica Cervera Sasnuateh__~ Regio: Ade 12)> HH |G 1 El formulario principal muestra los datos de! lado “uno” de la relacion. 2. El subformulario muestra los datos del lado "varios" de la relaci6n. En este tipo de formularos, el formulario principal y el subformulario estan vinculados de modo que el sutformulario presenta solo los registros que estan relacionados con el registro activo dal formulario principal. Por ejemplo, cuando el formulario principal muestra la categoria Bebidas, el subfomulario muestra s6io los productos de la categoria Bebidas. Si el formulario y el subformulario no estuviesen vinculados, el subformulario mostraria todos los productos y no solo los de la categoria Bebidas. Con este procedimionto se crea una nueva combinacién de formulario y subformulario mediante el Asistente para formularios. 4. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, hapecte en Mas formularios y, a continuacién, en Asistente para formularios. = 2. En la primera pagina del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccione una tabla 0 consulta En este ejemplo, para crear un formulario denominado Categorias que muestre los Videos de cada categoria en un subformulario, seleccione Tabla: Categorias (el lado ‘uno* de la relaci6n uno a varios). No importa la tabla o consutta que elija primero. 3. Haga doble clic en los campos de esta tabla. 4. En la misma pagina del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccione otra tabla de la lista. En este ejemplo, seleccione la tabla Videos (e! lado "varios" de la relacién uno a varios). 5. Haga doble clic en los campos de esta tabla que desee incluir. 6. Cuando haga clic en Siguiente, suponiendo que ha definido corredamente las relaciones antes de iniciar el asistente, éste preguntaré 2Cémo desea ver losCB vrestom 10. ry SENATI datos?, es decir, por qué tabla o consulta. En este ejemplo, para crear el formulario Categorias, haga clic en Por Categorias. El asistente mostrara un pequefio diagrama del formulario. El cuadro de la parte inferior del formulario representa el subformuario. En la parte inferior de la pagina del asistente, seleccione la opcién Formulario, con subformularios y haga clic en Siguiente. En la pagina gQué distribucién desea aplicar al subformulario? del asistente, haga clic en Tabular o en Hoja de datos dependiendo del disefio que desee para el subformulario. Ambos estilos de disefio ordenan los datos del subformulario en filas y columnas, pero un disefio tabular se puede personalizar con mas facilidad. Se puede agregar color, graficos y otros elementos de formato a un subformulario tabular, mientras que una hoja de datos es mas compacta, como la vista de hoja de datos de una tabla. Una vez hecha la seleccion, haga clic en Si En la pagina eQué estilo desea aplicar? del asistente, seleccione un estilo de formato para el formulario. Si eligié Tabular en la pagina anterior, el estilo de formato que elija también se aplicara al subformulario. Una vez hecha la seleccion, haga clic en Siguiente. En la pagina final del asistente, escriva los titulos que deseo para bs formularios. Access asigna nombres a los formularios segtin los titulos que escriba, y etiqueta el subformulario de acuerdo con los titulos que escriba para el subformulario. sons v.00© Capttulo Vil: Formularios > 9h » > 10. 1 En la base de datos Club de Videos StarCentro, seleccione la tabla Boletas y ejecute el asistente para formubsrios. Seleccione todos los campos de la tabla Boleta. Luego seleccione la tabla Detalle y elie todos los campos menos /dBoleta. Pulse Siguiente Seleccione Por bobtas. Asegurese que el botén de opcién Formularios on subjormularios esta seleccionado y pulse Siguiente. Elia la dstribucién Tabular y pulse Siguiente Elija_un estilo (el estilo usado en la imagen es Windows Vista) y pulse Siguiente. Escriba el Titulo: Boletas en Club de Videos StarCentro y luego haga clic en el bot6n Finalizar. El formulario se muestra en la vista Formulario, para modificar su disefio. yy conseguir la forma presentada en la imagen cambie a la vista Disofio. Para poder organzar el subformulario insertado en la parte inferior selecciénelo y luego haga clic en el botén Quitar @"= del grupo Disefio de Controles de la ficha Organizar. Haga dic dentro del subformulario y organice los controles adecuadamente para conseguir la apariencia deseada, algunos controles del subformulario necesitan cambiar de tamafio. poe 4 7 Lo ea ia i. ne ie 5 : D is UR { | PRN RPA ce poet Para crear el campo calculado Total, haga espacio en el subformulario para insertar un Cuadro de texto a la seccién Detalle del subformulario. Luego en la seccién Encabezado proceda de la misma manera para insertar un control Ftiqueta. (Sino puede mover los controles dentro del subformuario quite e! disefo de los controles segin lo explicado en el - Seleccione el cuadro de texto creado en el paso anterior y muestre sus Propiedades. Seleccione su propiedad Origen de! Control (en la ficha Datos) y haga clic el botén para abrir e| Generador de expresiones:42. En el Generador de expresiones disefe la expresién mostrada en la imagen y pulse aceptar. Pube ENTER para termnar de ingresar el texto ala propiedad Origen del control. [Generada: de expresbnes (cents) * Prec] sr -faf-> cof vol no coms) «| em eaadeanm | a cenaitaa ows Fag } radars | conte Pata B:nromes Brancines 419. En la seccién Pie del Formulario inserte un Cuacko de Texto y muestre sus propiedades ioe que puede pulsar F4 para mostrar las aren ree Wt 44. Ubique la propiedad Origen ‘del’ control y abra el Generador de jones. A continuacién disefe Ia expresion mostrada: Le cuslalsesobelel spelingh gil 15. Seleccione la propiedad Formato del cuadro de texto y seleccione el formato moneda. 16. Cambie el texto de la Etiqueta que acomparia al cuadro de texto anterior "Sub Total”. 17. Guarde y ejecute el formulario.SENATI Capttulo Vil: Formularios Formularios divididos Un formulario dividido es una caracteristica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Las dos vistas estén conectadas al mismo origen de datos y estan en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar répidamente un registro y, a continuacion, usar la parte correspondiente al formulario para ver 0 editar el registro. La parte correspondiente al formulario puede servir como un encabezado atractivo y funcional de la parte comespondiente ala hoja de datos. Mediante el siguiente procedimiento se crea un nuevo formulatio dividido desde cero. El formulario se basa en una tabla 0 consulta que se selecciona en el panel de exploradién o que esta abierta en la vista Hoja de datos. 1. En el panel de exploracién, haga dic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla 0 consulta en la vista Hoja de datos. 2. Enla ficha Crear, en el grupo Formut a ios, haga clic en Formulario dividido. Formularios de Varios elementos Este tipo de formularios permite mostrar miitiples registros en una hoja de datos, con un registro por fila. El procedimiento basico para crear este ipo de formulario es el siguiente: 4. En el panel de exploracion, haga clic en Ia tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. 2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Varios elementos. ‘Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentaciin. En la vista Presentacién, se pueden realizar cambios de disefio en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede alustar el tamafio de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario..a. Zs ee LMM ode 4. go6mo se cambia el texto que aparece en la barra de titulo de un formulario? 2. {Qué ventajas proporciona crear cuadros combinados de biisqueda en la vista hoja de datos de las tablas? 3. Cémo se crear un cuadro de texto calculado? ECémo se cambia el formato de un formulario? 5. ~Qué debe hacer para que un formulario muestre las secciones Encabezado y Pie de formulario? 6. ECémo se amplia el alto de la seccién Detalle de un formulario? 7. C6mo se crea un formulario continuo? 8. Crearel siguiente formulari = Videos Iovideo dcategenae ecenero Desenicion 4 » 2 Normat i= f aeigacs nes toe i Genero: fr DDoseipcion: TERROR |/Rj idcenero ~ [pexerp saga =f Z Ib “TERROR rie AACCION js oRAMA “ comica \s INFANTIL 2 (Nuevo) i NAAN AS. Ramee TEE TT