22 Motivos y Ventajas para usar Telefonía IP en tu Empresa

En la historia de la tecnología ha sucedido muchas veces. Productos que tenían una

presencia casi universal, de los que a su vez dependían negocios ligados a esos productos,
desaparecen casi de la noche a la mañana.

La tecnología es así: de repente alguien inventa un producto que supone un cambio radical
y en lugar de ser un avance gradual, aporta tantas ventajas que el mercado apuesta por él de
forma masiva. Incluso los potenciales compradores del producto que se está quedando
obsoleto se suben al carro del nuevo producto antes que comprar algo que, pese a
solucionar sus necesidades, ven que pronto va a quedar en fuera de juego.

Un ejemplo muy claro y cercano lo tenemos en los videos domésticos. Hace diez años, por
poner una fecha, prácticamente el 100% de los hogares tenían un video. Muchos usuarios
jamás llegaron a sacarle partido y era muy frecuente encontrarse el reloj del video
parpadeando porque se había ido la luz y nadie sabía configurar de nuevo la hora.

Aunque todavía existen en muchos hogares, aunque es cierto que con un uso cada vez más
marginal, apenas se venden ya equipos de video domésticos. El DVD arrasó en el mercado
como sistema de reproducción por su superior calidad, posibilidades, duración del soporte,
ausencia de problemas, etc y los discos duros han reemplazado a la función de grabación de
los videos domésticos.

Hoy en las empresas ocurre lo mismo con los sistemas telefónicos. Durante décadas,
cualquier empresa que tuviera varias líneas tenía que comprar una cara y complicada de
configurar centralita y a menudo pasar por el peaje de comprar extensiones de la misma
marca.

Hoy en día el sistema telefónico de una empresa que quiera funcionar de forma eficiente se
basa en soluciones informáticas que son más flexibles, baratas y potentes que una central
telefónica. Utilizando los protocolos de red, la llamada Voz sobre IP (VoIP) permite
integrar los equipos informáticos con el sistema telefónico para dotar de unas prestaciones
increíbles hace unos años a cualquier empresa.

Si te preguntas qué puede aportar la Voz sobre IP a tu empresa, he aquí algunas de sus
ventajas:

1. Integración con el Sistema Informático:

Es posible realizar y recibir llamadas desde los ordenadores y también se puede utilizar un
teléfono IP similar a tu teléfono actual, pero que está comunicado con el ordenador,
permitiendo marcar desde el navegador web, el programa de contactos o la aplicación de
gestión. Ahorra tiempo y no vuelvas a equivocarte marcando. Al recibir una llamada, el
ordenador puede abrir de forma automática la ficha de la persona que está efectuando la
llamada.
2. Ahorro de costes:

Al utilizar la conexión a Internet, podemos prescindir de líneas adicionales, que tienen un

coste mensual elevado. Además el sistema permite utilizar aquel operador de Voz sobre IP
que más nos interese en cada momento, logrando ahorros de hasta el 90% en el consumo
telefónico.

3. Eficiencia en la localización de personas:

La solución permite saber si una persona está en su puesto, localizable en su smartphone o

no quiere ser molestada. Si una empresa tiene varias oficinas o delegaciones, cualquier
persona de una de ellas puede llamar directamente a cualquier persona de la otra, sin pasar
por centralitas ni operadoras, y sabiendo de antemano si está o no en su puesto.

4. Facilita el teletrabajo:

Cualquier empleado puede tener un teléfono IP en su casa, conectado a su banda ancha.

Para el sistema será una extensión más, que tendrá las mismas posibilidades que las
extensiones ubicadas en la propia empresa.

5. Integración de SmartPhones:

Si la empresa utiliza smartphones, se puede utilizar la cuota de datos o una red wifi para
hacer y recibir llamadas a través de la centralita IP. Desde el smartphone podemos saber
qué usuarios están operativos.

6. Libertad en la elección del operador:

Sólo es necesario disponer de conexión a Internet. Nos da igual qué operador dé el servicio.
Las llamadas a la red telefónica se configuran para utilizar cualquier operador de VoIP, con
el objetivo de aprovechar las tarifas más baratas.

7. Libertad en la elección de Equipos:

A diferencia de las centralitas basadas en hardware, no obliga a utilizar teléfonos ni

aparatos de una marca concreta, teniendo así una gama mucho más amplia de opciones.

8. Aprovechamiento del equipamiento existente:

Si es necesario o conveniente, se pueden aprovechar los teléfonos existentes, aunque no

tendrán las mismas prestaciones que los teléfonos IP.

9. Facilidad de instalación:

Se instala en un servidor Windows, así que no requiere conocer un entorno nuevo como
Linux, y es fácilmente integrable en el resto de la instalación informática de la mayoría de
empresas. Todo el sistema utiliza el cableado de red ya existente, permitiendo así un rápido
despliegue.

10. Posibilidad de grabación de llamadas:

Siempre que informemos de ello es posible grabar todas las llamadas. Podemos así analizar
la forma en que se atiende a los clientes, cómo se cierra una venta o aclarar un
malentendido.

11. Operadora virtual:

Facilita a tus interlocutores hablar con la persona correcta. La operadora virtual es capaz de
atender varias las llamadas entrantes al mismo tiempo. Desvía a la operadora “humana”
sólo aquellas llamadas que realmente necesitan ser atendidas por un ser humano.

12. Fácil Multiconferencia:

Olvídate de complicadas secuencias en el teclado para establecer multiconferencias.

Arrastra en pantalla para crear una comunicación entre todos los usuarios que quieras.

13. Rutas por uso, fechas y horas:

Configura fácilmente cómo se enrutan las llamadas, desvía llamadas de unos teléfonos a
otros (o incluso de una delegación a otra) si la extensión está en uso, no contesta o está de
fiesta. Configura también diferentes normas en función de la hora del día, ajustándose al
horario de cada departamento u oficina.

14. Mejora en la atención al Cliente:

Evita a tus clientes tener que esperar a ser atendidos oyendo molestas melodías. Puedes
configurar la solución para que si, pasados unos segundos, nadie ha atendido la llamada, se
ofrezca a quien nos llama la posibilidad de colgar y ser llamado en cuanto su interlocutor
quede disponible. El sistema respeta el turno de esa llamada en la cola de llamadas y
cuando le tocaría ser atendida, devuelve la llamada y establece la comunicación.

15. Información para la toma de decisiones:

Podrás conocer el tiempo medio de espera de tus clientes y cuantas llamadas recibes,
permitiéndote así tomar decisiones en el tamaño de tu equipo de atención al cliente.

16. Recepción de Faxes por email:

Aunque cada vez menos, el fax se sigue usando. Pero recibir faxes en papel es caro y poco
seguro (cualquier persona puede leer el contenido de un fax recibido en la empresa). Con
una centralita IP se pueden recibir los faxes como fichero PDF en la dirección electrónica
que se indique. Si es necesario se pueden imprimir o reenviar por correo electrónico a la
persona que corresponda.

17. Recepción de mensajes de voz por email:

Si no es posible establecer comunicación con una persona, es posible dejar un mensaje que
llegará por e-mail como fichero adjunto de audio. Olvídate del buzón de voz.

18. Fácil crecimiento:

Al ser un programa, no es necesario comprar tarjetas de líneas ni extensiones. No existe

límite al crecimiento del sistema telefónico.

19. No queda Obsoleta:

La solución recibe frecuentes actualizaciones, incorporando nuevas prestaciones por

sugerencias de los clientes. El sistema de comunicaciones de tu empresa no se quedará así
obsoleto (como les ocurre a las centralitas tradicionales).

20. Tranquilidad frente a averías:

Imáginas el trastorno si tu centralita actual se avería. Con una solución IP puedes tener una
copia de seguridad de todo el sistema y, en caso de avería del ordenador, en minutos puede
estar en marcha en otro ordenador. También es posible instalarlo en una máquina virtual,
para mayor seguridad.

21. Soporte remoto:

Podemos realizar cualquier cambio en la configuración de forma remota y rápida, sin

necesidad de pagar desplazamientos de un técnico.

22. Sin inversión inicial y ahorro desde el primer mes:

La solución, incluyendo todo el equipamiento necesario (servidor Windows, SAI, software,

teléfonos… ) se puede financiar por renting. En la mayoría de ocasiones el ahorro en costes
fijos sumado al ahorro que se obtiene al utilizar operadores de VoIP es mucho mayor que la
cuota del renting, con lo que disfrutar de todas estas ventajas le sale a tu empresa por 0
euros.

¿Te hace falta algo más para convencerte de pasar a la Voz sobre IP?
Voz sobre IP

Voz sobre IP
Información básica

Obtenga una descripción general de la función de voz sobre

IP, y descubra cómo puede ahorrar dinero, mejorar la
seguridad y ofrecer una variedad de ventajas de
comunicaciones adicionales.

¿Qué es la voz sobre IP? ¿En qué se diferencia de las comunicaciones unificadas? ¿Y cómo
puede ayudar a su empresa?

La telefonía de voz sobre IP y el Protocolo de Internet (IP) cada vez son más populares
entre empresas y consumidores. La voz sobre IP proporciona a su empresa una base para
ofrecer aplicaciones de comunicaciones unificadas más avanzadas, incluyendo
videconferencias y conferencias en línea, que pueden transformar su forma de hacer
negocios.

Ventajas de la voz sobre IP

La voz sobre IP y las comunicaciones unificadas le permiten:

 Reducir los gastos de desplazamiento y formación, mediante el uso de

videoconferencias y conferencias en línea.
 Actualizar su sistema telefónico de acuerdo a sus necesidades.
 Tener un número de teléfono que suena a la vez en varios dispositivos, para ayudar
a sus empleados a estar conectados entre sí y con sus clientes.
 Reducir sus gastos telefónicos.
 Utilizar una sola red para voz y datos, simplificando la gestión y reduciendo costes.
 Acceder a las funciones de su sistema telefónico en casa o bien en las oficinas de
sus clientes, en aeropuertos, hoteles o en cualquier parte donde haya una conexión
de banda ancha.

Terminología útil relacionada con voz sobre IP

 Por voz sobre IP (VoIP) se entiende el método utilizado para transportar llamadas
telefónicas sobre una red IP de datos, ya sea que se trate de Internet o de la red
interna de una organización. Una de las principales ventajas de la voz sobre IP es la
posibilidad de reducir gastos ya que las llamadas telefónicas se transportan por la
red de datos en lugar de a través de la red de la compañía telefónica.
 La telefonía IP incluye el conjunto completo de servicios habilitados por VoIP,
como la interconexión de teléfonos para comunicaciones; servicios relacionados
como facturación y planes de marcación; y funciones básicas que pueden incluir
 conferencias, transferencia de llamadas, reenvío de llamadas y llamada en espera.
 Las comunicaciones IP admiten funciones como la mensajería unificada, los
centros de atención y manejo de contactos integrados y conferencias multimedia
con voz, datos y vídeo.
 Las Comunicaciones Unificadas elevan a las comunicaciones IP a un nivel
superior al utilizar tecnologías SIP (Protocolo de inicio de sesión), junto con
soluciones de movilidad, con el fin de unificar y simplificar todas las formas de
comunicación, con independencia del lugar, tiempo o dispositivo.

Servicios de voz por IP

Las funciones de voz sobre IP están disponibles en una variedad de servicios. Algunos
servicios básicos y gratuitos de voz sobre IP requieren que todas las partes estén en sus
ordenadores para recibir llamadas. Otros admiten llamadas desde un aparato telefónico
tradicional e incluso de un teléfono móvil a cualquier otro teléfono.

Equipos de voz sobre IP

Para voz sobre IP, es necesario tener una conexión a Internet de banda ancha, además de un
teléfono tradicional y un adaptador, o un teléfono habilitado para voz sobre IP o software
de voz sobre IP en el ordenador.

Calidad de servicio y seguridad de la voz sobre IP

La mayoría de los servicios de voz sobre IP para el consumidor utilizan Internet pública
para realizar llamadas. Pero muchas empresas utilizan voz sobre IP y comunicaciones
unificadas a través de sus redes privadas. Eso se debe a que las redes privadas
proporcionan una seguridad más robusta y una mejor calidad de servicio que Internet.

Comparación de la voz sobre IP con las comunicaciones unificadas

Los sistemas de comunicaciones unificadas ofrecen más funciones y beneficios que la voz
sobre IP. Reúnen todas las formas de comunicación independientemente de su ubicación,
de la hora o del dispositivo. Los faxes, correo electrónico y correo de voz se entregan todos
en la misma bandeja de entrada. Puede integrar sus sistemas de gestión de relaciones con
clientes (CRM) y sus sistemas telefónicos para mejorar el servicio al cliente y mucho más.