6.

Control de Inventarios

Proceso de Inventarios

En base a la investigación realizada basada en las políticas de inventarios de la

empresa Gerizim la cual tiene su sede central en San Pedro Sula dedicándose
al rubro de la fabricación y ventas de perfumería para todo tipo de clientes y
contando con otras sedes en diferentes puntos del departamento de Cortes y
siendo una empresa Líder en el rubro tanto en la zona norte como en otras zonas
del país en el mismo con un posicionamiento en el mercado de alto nivel en la
zona, debido a diferentes factores que le favorecen tales como: la calidad en sus
productos siendo este un aspecto fundamental para la empresa ya que ellos
dependerá el mantenimiento y retención de los clientes, otro punto a favor es la
calidad en atención al clientes siendo esta una empresa con la mejor atención a
sus usuarios basados en la rapidez y calidad y logística pero sobre todo, con
un manejo de inventarios estable que le ha ayudado a lograr su posicionamiento
ya que cuenta con tres personas encargadas en manejo de inventarios las cuales
han dado los mejores resultados en el manejo de sus políticas de trabajo a favor
de la empresa.

Las políticas de inventario de Gerizim están basadas en el desarrollo de la

calidad y el trabajo organizado, pues el objetivo principales de su política es tener
clientes satisfechos y abastecidos cabe recalcar que a pesar de no tener tantas
sucursales manejan dos tipos de inventarios una en cada una de las sucursales
y un almacenamiento centra ubicado en el barrio Paz Barahona de San Pedro
Sula el cual brinda todo el abastecimiento a mayoristas y minoristas de la zona,
sus ventas cada día aumenta debido a su variedad de productos siendo su
demanda principal los diferentes salones de belleza y plazas comerciales , las
cuales han sido un punto clave para el crecimiento de la empresa ya que esta
siempre ha buscado mantener satisfechos a sus clientes potenciales.

Tipo de Inventarios de Gerizim

En la actualizada la empresa está trabajando actualmente el Inventario de
productos Terminados, debido a su rubro que es la venta de productos de
perfumería los cuales son fabricados por la empresa, a través proveedores
Internacionales Suizos para luego fabricarlos en sus laboratorios de los centros
de distribución luego estos productos son ofrecidos a los clientes de la zona y
todos están aptos para la venta como ser, franquicias para jóvenes, hombres,
mujeres y niños de diferentes marcas.

Al momento de desarrollar este tipo de inventario se deben manejar la forma

matemática inicio de productos +Costo de bienes manufacturados-Costo de
Ventas en otras palabras los productos terminados son la cantidad de bienes
que se tienen en el inicio del periodo, así como también cualquier producto
manufacturado añadido durante cada periodo.

Así mismos se toman en cuenta que hay muchos factores que pueden
determinar la cantidad de productos terminados en el almacén. El
almacenamiento de productos terminados de Gerizim se mantienen todo el año
ya que no son producto defectuoso todos los líquidos tienen su proceso de vida
útil, así se toman en cuenta productos o fragancias que puede dañarse con
facilidad es por eso que se hace una clasificación de los productos en el
inventario a través del sistema digital de la empresa donde se diferencia los
productos almacenados a largo plazo y a corto plazo.

Método Utilizado por Gerizim en sus inventarios

Uno de los métodos más importantes que utiliza Gerizim para llevar cabo sus
políticas de inventarios es el método ABC ya que este le ayudado de gran
manera a tener un mejor control en sus materiales en el almacén gracias a su
clasificación evitando de esta manera perdidas y productos defectuoso,
debemos tomar en cuenta en este sentido que el establecimiento de políticas de
inventarios busca llevar un control de existencias a través de la especial atención
a la demanda de los productos, lo cual es manera de reducir costos ya que se
cuenta únicamente con lo que se va a necesitar. La clasificación ABC arroja que
los productos del grupo A son los que más demanda tiene y representan el menor
volumen de inventarios, mientras que al grupo C pertenecen la mayor cantidad
de productos, pero son los que menor demanda tienen; los productos del grupo
B son los que tienen una demanda media.

Es así como se logra un posicionamiento claro en las políticas de inventario en

ese sentido se dice que Los productos del grupo A son los que requieren un
control más riguroso, debido a la amplia demanda que poseen; los productos del
grupo B deben tener un control intermedio, serán revisados con menos
frecuencia que el grupo A. El grupo C son la mayoría de los productos, pero
debido a su demanda sus controles pueden menos rigurosos que los del grupo
A y B, esto basado en el tipo de empaque que se utiliza para poder mantener el
producto en un lugar fresco y seguro.

7. Sistema de Información (Usos y beneficios)

Gerizim utiliza un sistema de información en donde se cumple la función del
ingreso de las ventas, y también va enlazado a un historial de las ventas, es decir
cada que se vende un producto se va rebajando del inventario, dicho sistema no
está enlazado con las demás tiendas de este modo cada vez que se realiza una
venta la misma es registrada en la tienda donde se hace la venta. Cada una de
las tiendas tiene su base de datos de manera separada, y también controlan sus
inventarios de la misma manera. Cabe mencionar que la base central de Paz
Barahona realiza un levantamiento de reporte en cada una de las tiendas para
unificar la información en relación a ventas y existencia de inventarios.

Propuesta de Mejora ara el

sistema de información de
Gerizim

Implementar una base de Los sistemas de

dato que enlace todas las información se enlacen con
tiendas los sistemas de
proveedores

Crear un Módulo de
reprocesamiento de pedidos
donde se registre el pedido de
los clientes y a su vez se
realicen los procesos de
validación, revisión y los
procesos de alerta.
8. Pronósticos de demanda (Proceso y Métodos)
Actualmente Gerizim no cuenta con un pronóstico de la demanda como tal, sino
que funciona como un sistema de reabastecimiento que se basa únicamente en
la reposición de las existencias de los inventarios es decir que si se venden 10
esencias de dicho aroma deben reponerse.

Propuesta de Mejora para el

pronóstico de la demanda de
Gerizim

Un pronóstico de la demanda
basado en un método de
proyección histórico y con una
técnica de ajuste exponencial

Con lo que se
pretende

Obtener niveles de Determinar un

demanda basados pronóstico para el
en información próximo mes o ya
histórica sobre las sea ya sea todo el
ventas año.

Revisar correcciones
del pronóstico de la
demanda atravez del
seguimiento del
análisis.
9. Embalaje y Empaque
Las esencias se envasan en pequeños botes de plástico de una onza, en el caso
del embalaje se manejan en sestas de plásticos. En este caso la empresa por
ser pequeña utiliza esta metodología de empaque y embalaje.
Se propone manipular en caja las esencias con el fin de maximizar los tiempos
que se toman en mover el producto ya que en cajas cabe mayor cantidad de
esencias y pueden ser trasportadas de una manera más segura hasta su lugar
de destino y con esto ahorran tiempo y dinero.
 10. Acción Correctora
Estas acciones son las que ayuda en la mejora de la empresa es por es Gerizim
trabaja en el desarrollo de acciones que ayuden a mejorar su trabajo de manera
que la empresa logre un desarrollo y un buen posicionamiento en el mercado
para eso se hizo el análisis y un resumen de cómo trabaja las acciones
correctivas la empresa las cuales se presentan a continuación.

Ajustes Menores

Fallas de Inventario

Para este caso la empresa ha preparado el dominar dos tipos de inventarios el

cual le permitirá tener un mejor control en la organización de sus fragancias
logrando a través de esta acción correctora el desarrollo de manera eficiente en
sus inventarios y así mismo trabajar en el reordenamiento del producto y
controlar de manera eficiente.

Fallas de laboratorio

Para trabajar esta acción correctora en la cadena logística Gerizim tiene

desarrollado un plan de contingencias que permite trabajar el proceso de
desarrollo por problemas de líquidos y su manual de trabajo el cual permite la
practica de laboratorio con ciertas condiciones.

Ordenamiento de Frascos

Se toma en cuenta como un ajuste menor de la acción corretora ya que este nos
ayuda a trabajar el desarrollo y ejecución de la planificación en bases a la
ubicación de los productos es por eso por lo que se toma en cuenta el
reordenamiento de frascos separados los de vidrio de los de plástico invitando
situación que se plantean en el plan de contingencias.

Fallas de líquidos

El laboratorio de Gerizim no esta preparado como para trabajar fragancias en

cantidad es por eso que se hacen ajustes menores basados en la producción de
menor escala por fragancia, es decir, se trabajan tantas horas en la elaboración
de una fragancia y así sucesivamente de manera que se pueda cumplir la
demanda de parte de los consumidores ya sea mayoristas o minoristas.
Replaneación mayor

Fallas de reabastecimiento por el proveedor

En el momento en que sucede estos se debe trabajar en una replaneación es

decir Gerizim es una empresa con proveedores Suizos es por eso que se toma
en cuenta el proceso en el que el proveedor falle para esto la empresa realiza
una replaneación de tantas aromas solicitadas a proveedores nacionales cabe
recalcar que el potencial y la calidad que tiene suiza no la tiene Honduras y que
el proveedor principal es Suiza por el tipo de aceites que mueve, hasta el
momento Gerizim no ha experimentado esta replaneación mayor lo cual ha
garantizado el buen desempeño de su proveedor principal.

Problemas de Distribución

Una replaneación mayor mas importante está en los problemas que se pueden
dar al momento de la distribución esto debido a que pueden suceder muchas
cosas como huelgas, robos, problemas de vehículos es aquí donde se replanean
acciones como ser ponerse en contacto con los clientes y trabajar en cambiar el
plan de manera que se le pueda brindar una atención adecuada y eficaz a los
clientes potenciales cuidando a través de este la imagen de la empresa como
tal.

Fallas de Producción

Cuando se ya se tiene planificado la cantidad de producción por día en muchas

ocasiones se han hecho replaneaciones en mayor cantidad por ejemplo cuando
la huelgas de Diciembre y Enero la empresa Gerizim tenía planificado la
producción de 10,000 fragancias mixtas las cuales no se pudieron elaborar por
la no movilización del recurso humano a los laboratorios es por eso que se hizo
una replaneación en los meses de marzo y abril donde la empresa debe nivelar
las 10,000 fragancias que no elaboraron en estos 2 meses de manera que se
puedan evitar perdidas grandes y al finalizar el año verificarlas en el nivel de
utilidades.
Excesos en el almacenamiento

La planificación de almacenamiento de Fragancias se tiene pero en ocasiones

ha pasado el se supera el nivel de almacenamiento es aquí donde entra en juego
una replaneación mayor basada en buscar alternativas y mejoras en ventas, por
ejemplo para el mes de Octubre se tenían encargadas mas 2 perfumes de parte
de dos distribuidores los cuales renunciaron en la empresa es aso donde se
desarrolló un replaneación de manera de hacer llegar estos productos ya que el
nivel de almacenamiento era demasiado extenso.

Plan de Contingencias

Con respecto al plan de Contingencias este ayuda a Gerizim a garantizar la

correcta y efectiva acción de los recursos internos, asignando responsabilidades,
dando prioridad en el uso de recursos. Especificando las acciones a seguir en
cada caso, en este sentido El personal de Gerizim deberá conocer y cumplir lo
descrito es este documento de manera que actúe de acuerdo con lo descrito y
lograr una acción coordinada. Las instituciones externas que tienen participación
en este plan deberán tener conocimiento del mismo.

De esta manera el Plan de contingencias nos permite: a) Responder rápida y

efectivamente ante cualquier situación de emergencia; b) Mitigar los efectos y
daños causados por eventos, esperados e inesperados, ocasionados por el
hombre o por la naturaleza; c) Preparar las medidas necesarias para salvar
vidas; evitar o minimizar los posibles daños o pérdidas de la propiedad. d) Que
el personal que labora en la empresa esté preparado para responder ante
cualquier emergencia que se presente utilizando los medios disponibles.

Alcance

El plan establece acciones, ante alguna de las contingencias que más adelante
se señalan que debe conocer y ejecutar todo el personal que trabaja en la
empresa y que debe seguir por indicación de personal responsable, quienes, se
encuentran de paso en la empresa.
Descripción del proceso

Definiciones

a) Alerta: Es un estado declarado.

b) Coordinador: Persona responsable de dirigir las actividades del plan de

emergencia.

c) Emergencia: Cualquier acontecimiento que se desencadene dentro del

recinto y su entorno e interrumpa el proceso normal de trabajo y genere
consecuencias negativas para el desarrollo de las funciones de los trabajadores.

d) Evacuación: Procedimiento obligatorio, ordenado, responsable, rápido y

rígido de desplazamientos masivos de los ocupantes de un recinto hacia la zona
de seguridad más próxima definida, frente a una emergencia real o simulada.

e) Incendio: Es una reacción química exotérmica descontrolada producto de la

combinación de gases y humos: Materiales, combustibles, oxígeno y una fuente
de calor, humos, gases y luz.

f) Plan Emergencias: Ordenamiento de disposiciones y elementos necesarios

propios del recinto, de su respectivo entorno inmediato, articulado de manera
que sea una respuesta eficaz frente a una emergencia.

g) Sismo: Es el desplazamiento brusco y de intensidad relativa de las zonas de

la corteza terrestre, con un potencial devastador.

h) Tsunami: o maremoto, es un evento complejo que involucra un grupo de olas

de gran energía y de tamaño variable que se producen cuando algún fenómeno
extraordinario desplaza verticalmente una gran masa de agua.

i) Artefacto explosivo: Se determinará como explosivo a todo paquete u objeto

extraño y de dudosa procedencia sin tener dueño aparente.

j) Vías de evacuación: Aquellas vías que estando siempre disponibles para

permitir la evacuación.
Responsabilidades

 El director de la emergencia es responsable de tomar las decisiones

estratégicas en la empresa SRI, solicitar y coordinar la ayuda externa y dirigir
las comunicaciones a los niveles superiores de la organización.

 El jefe de la emergencia es responsable de dar el aviso oportuno y veraz de

la emergencia, determinar las áreas que deberán evacuarse, las zonas de
seguridad a las cuales dirigirse, la coordinación en la intervención de los
equipos de apoyo, determinar y avisar la vuelta a la normalidad y, mantener
comunicación directa con el director de la emergencia.

 El personal de Encargados de turno es responsable de comunicar al jefe de

la emergencia los antecedentes de que disponga relacionados con cualquier
problema que hubiese detectado o que le hubiese sido informado como
consecuencia de una Emergencia que afectase al recinto de Zona Franca.

 Los coordinadores de Emergencia son responsables de actuar

coordinadamente según lo establezca el jefe de la Emergencia.

 El personal es responsable de actuar en la emergencia según la preparación

recibida.

 Relación autoridades del recinto conforme al Organigrama siguiente:

 Comité de Emergencias Gerente General

Sub Gerente de Operaciones

Director de la
emergencia. Sub Gerente de Admón. y Finanzas

Jefe de Sucursal
Jefes de Emergencia
Jefe de Centro Comercial

Ercargados de Encargados Jefe Ecargados de Distribuidores Locales

Laboratorio de Bodegas Seguridad Distribución

Seguridad Mantención
Operarios

Evacuación Aseo

Actividades Previas

a) Todos los participantes que involucra el presente Plan de

contingencias deben conocer cada una de sus funciones y
responsabilidades en caso de que ocurra una emergencia. Para esto
se definirán tareas y funciones específicas para cada área.

b) Los sistemas de control, tales como: Extintores, Redes

Húmedas, Rociadores, Botiquín, etc., se deben encontrar en
perfecto estado de mantenimiento. Se realizará un control de los
equipos a utilizar en una emergencia de forma trimestral, el registro
del control se adjuntará a la carpeta del Plan de contingencias y se
indicará cualquier anomalía detectada dando solución
inmediatamente.
 c) Mantener libres de obstáculos las vías de evacuación y el acceso
a los equipos de extinción de incendios

Acciones que realizar según plan de contingencias de Gerizim

1. Las distintas contingencias requerirán la intervención de

personas y medios para garantizar en todo momento la seguridad de las
personas y operaciones:

 La alerta será de la forma más rápida posible que pondrá en

acción a los equipos de emergencia.

 La alarma para la evacuación de las distintas áreas de la

empresa será a viva voz. Para estos efectos se deberá
mencionar la clasificación de la emergencia que
corresponde y así evitar un estado de pánico en el personal.

 La intervención se lleva a cabo para el control de las

emergencias.

 El apoyo para la recepción e información a los servicios de

ayuda exterior (Bomberos, Policía preventiva, Policía Local,
611, etc.)
2. El llamado a los equipos de apoyo externo lo realizará el personal
de seguridad o en su efecto el jefe de área del lugar siniestrado en un
caso de incendio. Los números telefónicos a tener en cuenta serán los
registrados en un mural los que serán publicados en las áreas de trabajo
y el canal a utilizar para coordinar las acciones será el canal establecido
en caso de Emergencia quedando suspendidas las comunicaciones de
operaciones hasta finalizar la emergencia.
3. Una vez declara la emergencia, esta pasará a completo control
del Jefe de Emergencia según organigrama anterior
 4. En caso de emergencias la zona de seguridad será designada
según el caso y que estará alejada totalmente del peligro presente.

Plan de Contingencia
El desarrollo de la práctica constante permitirá a los trabajadores vivir
experiencias que los lleve a comprender y a actuar de cierta forma en
determinadas situaciones de emergencias, de manera tal que su reacción ante
esta sea de manera segura y sin riesgos a su integridad.

Se realizarán simulacros según se establezca en los programas y en ellos se

deberán desplegar todas las situaciones que se pueden presentar en una
emergencia.

Evacuación

En caso de que se proceda a evacuar las instalaciones, las salidas de

emergencia serán las indicadas a través de letreros relacionados.

Las zonas de seguridad de las distintas áreas serán las designadas y que estará
alejada totalmente del peligro que esté presente.

El plan se pondrá en ejecución bajo las siguientes circunstancias;

a) Incendio.
b) Amenaza de artefacto explosivo.
c) Sismo.
d) Tsunami.
e) Robos

En el siguiente anexo presentamos un plano del recinto de Gerizim con sus

respectivas entradas y salidas de emergencia por cualquier situación que pueda
pasar en diferentes áreas de la empresa buscando de esta manera el bienestar
de los recursos tanto humanos como materiales
Conclusiones
1. El mantener un inventario que cumpla con las funciones básicas y
estandarizadas de manera que el trabajo que se desarrolla sea eficiente
ha permitido a Gerizim lograr un posicionamiento amplio en el mercado
logrando ampliar sus distribuidores y llegando a muchos lugares brindado
calidad y rapidez en sus productos y desarrollando una cadena logística
empresarial en un buen nivel.
2. Desarrollar en Gerizim Acciones correctoras ha sido una de las
estrategias claves de trabajo ya que desarrollar ajustes menores a
permitido evitar pérdidas en sus productos, así mismo trabajar la
replaneación mayor ha sido fundamental en cambio de planes que se han
generado por situaciones que han obstaculizado realizar acciones de
valor y un plan de contingencia que cumple con todos los estándares para
que la empresa este protegida ante cualquier situación que pueda
suceder ya sea de parte del personal de la empresa.

Recomendaciones:
Crear urgentemente un plan de embalaje que cumpla con las características
necesarias para realizar el producto de manera eficaz y efectiva en tiempo y
forma de manera que se puedan cumplir los objetivos principales de la empresa.

Diseñar un pronostico de ventas de manera que los datos sean reales en la

demanda y de este modo llegar a evitar quedarse sin productos en las bodegas
de almacenamiento.

Nota: Arnold quedo a cargo de los puntos 7,8 y9 ya

que son más cortos así mismo las dos recomendaciones